Pengelolaan Arsip Berbasis TIK

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

Ruang Lingkup

AGENDAMATERI1Teknologi Informasi2Peraturan Perundang-undangan3Arsip Berbasis TIK4Pengelolaan Arsip Berbasis TIK5Ketentuan Fungsional Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis TIK6Implementasi Ketentuan Fungsional Pengelolaan Arsip7Sistem Informasi Kearsipan Dinamis [SIKD]: Suatu Model

Materi I:

TEKNOLOGI INFORMASI

1) PENGERTIAN SEPUTAR TEKNOLOGI INFORMASISistem Informasi ( SI ) /Information System ( IS )Teknologi Informasi dan Komunikasi ( TIK ) /Information and Communication Technology ( ICT)Manajemen Informasi ( MI ) /Information Management ( IM )Seperangkat hardware, software, peralatan, kebijakan dan orang, yang menyimpan, memproses dan menyediakan akses informasiStudi atau penggunaan proses teknologi untuk menyimpan informasi dan menyediakannyaSuatu bidang profesional yang memberikan perhatian pada pengoptimalisasian penggunaan informasi, dengan menggunakan pendekatan sosial dan teknik

2) PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASIMainframePersonal Computer( PC )Client/Server( LAN )Internet

MENGAPA KOMPUTER DIPAKAI?KecepatanKetepatanDaya tampung data yang besarAndal, terutama untuk proses yang berulang-ulang

3) PENGGUNAAN KOMPUTER

PengelolaanArsipTeknologiInformasi & KomunikasiOtomasi KearsipanPengelolaan Arsip Elektronik4) PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI TERHADAP KEARSIPANPENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

PenciptaanPenggunaanPemeliharaanPenyusutanPenyerahanPelestarianPelayanan5) OTOMASI PENGELOLAAN ARSIP

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) TERHADAP MANAJEMEN ARSIPKomunikasi/DiseminasiPreservasiPemindahan/TransferAksesPemeliharaanMedia Penyimpanan

CaraPenyimpanan

PenilaianPenciptaan

TIK memiliki dampak yang kuat terhadap manajemen arsip Perlu peningkatan dan penyebaran tanggung jawab dalam manajemen arsipPerlu peningkatan anggaranSemakin meningkatnya risiko Perlu keseriusan dalam mengubah manajemenPerlu perencanaan strategis

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtualDari gedung ke server Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIPPenemuan kembali yang efisien Kontrol aksesAkses jarak jauhOn-line Finding Aid EAD: Encoded Archival Description

DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASIDAN DISEMINASI ARSIPPenggunaan intranet dan internetPenggunaan surat elektronik (e-mail)Penggunaan situs-web (website dan portal)Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatanteknologi informasi dan komunikasi (TIK)

TUGAS KELOMPOKBagaimana pengaruh dan dampak TIK di lingkungan kerja anda?Bagaimana reaksi pegawai terhadap penggunaan TIK dalam pekerjaan mereka?Bagaimana kebijakan pimpinan terhadap penggunaan TIK dalam pekerjaan?

Materi II:

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

SKNLAMPIRAN II INSTRUKSI PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2003

KERANGKA ARSITEKTUR E-GOVERNMENT

UU No. 8 Thn 1997 tentang Dokumen PerusahaanUU No. 11 Thn 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE)UU No. 14 Thn 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP)UU No. 25 Thn 2009 tentang Pelayanan PublikUU lain yang secara substantif berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan nasionalPP No. 28 Thn 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Thn 2009 tentang Kearsipan

MEDIAPELAKUKOMUNIKASIPESANSALURANPELAKUKOMUNIKASIKONTEKS TEKNOLOGIKONTEKS ADMINISTRASIDIMENSI RUANGBerbasis TIK: UU 11/2009 ITE Pengelolaan: UU 43/2009 KearsipanPenggunaan: UU 14/2008 KIPUU 25/2009 Pelayanan PublikDIMENSI WAKTUCopyright MIM | All rights reserved

Copyright MIM | All rights reserved

SISTEMPENGELOLAANARSIP HIBRIDABerbasis TIK

TUGAS KELOMPOKBerikan peraturan perundangan-undangan dalam instansi anda yang terkait dengan pengelolaan arsip dan informasi?Jelaskan pengelolaan arsip yang ada di instansi anda.Bagaimana penerapan TIK dalam pengelolaan arsip di instansi anda?

Materi III:

ARSIP BERBASIS TIK

LAHIRNYA ARSIP ELEKTRONIK

Semua sumber arsip!

2) PENGERTIAN ARSIPArsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.Definisi Hukum (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009)Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.Informasi yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh sebuah organisasi atau orang, menurut kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnisDefinisi ISO 15489: Records Management

Untuk apa arsip dikelola ?

Bagaimana arsip yang baik?

Apanya arsip yang harus dipelihara?

3) DEFINISI ARSIP ELEKTRONIKARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms, 1984.:Machine-Readable Record: Coded information which to be understood, must be translated by a computer.(Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer)International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic Records, Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (1997:24)... an electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer.(... arsip elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan menggunakan komputer digital.)

InterPARES 2 Project Book (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems: Experiential, Interactive and Dynamic Records, 2008:787)An analogue or digital record that is carried by an electrical conductor and requires the use of electronic equipment to be intelligible by a person. (Arsip analog atau arsip digital yang dibawa oleh sebuah konduktor listrik dan memerlukan penggunaan peralatan elektronik agar dapat dipahami oleh manusia).Pemerintah Federal Amerika Serikat (36 CFR 1234.2):Electronic record means any information that is recorded in a form that only a computer can process and that satisfies the definition of a Federal record in 44 U.S.C. 3301. (Arsip elektronik adalah informasi yang direkam dalam bentuk yang hanya komputer yang dapat memprosesnya dan memenuhi rumusan arsip dari Pemerintah Federal sebagaimana terdapat dalam 44 U.S.C. 3301.)

William Saffady (Managing Electronic Records, 2002:180)An record that contains machine-readable, as opposed to human readable, information.(Arsip yang berisi informasi terbacakan mesin, yang berbeda dengan arsip terbacakan manusia.)Richard Pearce-Moses (A Glossary of Archival and Records Terminology, 2005:141)Data or information that has been captured and fixed for storage and manipulation in an automated system and that requires the use of the system to render it intelligible by a person. (Data atau informasi yang telah terjaring dan sesuai untuk penyimpanan dan manipulasi dalam sistem otomasi serta membutuhkan penggunaan sistem agar dapat dipahami oleh manusia.)

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Pasal 1Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. (4) Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti yang dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

4) KARAKTERISTIK ARSIP ELEKTRONIKA = 01000001

NOKARAKTERISTIKARSIP TRADISIONALARSIP ELEKTRONIK1Perekaman & simbol yang digunakan Isi direkam pada suatu media (kertas, dll.) dan menggunakan simbol-simbol (alphabet, gambar-gambar, dll.) yang dapat secara langsung dibaca oleh manusia.Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses (dibaca) oleh manusia karena direpresentasikan oleh simbol (binary digits) yang harus diterjemahkan terlebih dahulu untuk bisa dibaca oleh manusia.

NOKARAKTERISTIKARSIP TRADISIONALARSIP ELEKTRONIK2Hubungan antara isi dan media Isi yang terekam pada suatu media (seperti selembar kertas) tidak dapat dipisahkan dari medianya. Isi yang terekam pada suatu media (seperti sebuah disket) dapat dipisahkan dari medianya.

NOKARAKTERISTIKARSIP TRADISIONALARSIP ELEKTRONIK3Karakteristik struktur fisik dan logik Struktur fisik dapat terlihat langsung oleh pengguna.

Struktur tersebut merupakan bagian integral dari suatu dokumen dan merupakan satu kriteria utama untuk pemeriksaan autentisitasnya. Struktur fisik tidak dapat langsung terlihat, dan biasanya tidak diketahui oleh pengguna awam. Setiap kali arsip tersebut dipindahkan ke sarana lainnya, struktur fisiknya dapat berubah. Pengguna akan selalu memerlukan suatu sistem komputer yang mampu untuk membaca struktur fisik tersebut.

NOKARAKTERISTIKARSIP TRADISIONALARSIP ELEKTRONIK3Karakteristik struktur fisik dan logik

( lanjutan )Diperlukan adanya suatu struktur logik yang memungkinkan komputer untuk mengidentifikasi setiap arsip dan untuk merepresentasikan elemen-elemen dari struktur internal arsip (seperti margin, spasi, paragrap, dll.) Umumnya, struktur logik dari suatu arsip elektronik sering merupakan struktur yang dibuat oleh pembuatnya pada layar komputer. Agar dapat dianggap lengkap dan autentik, arsip harus dipelihara strukturnya dengan berbagai cara, dan sistem komputer yang ada harus dapat membuatnya lagi saat pentransformasian arsip tersebut ke suatu format yang terbaca manusia.

NOKARAKTERISTIKARSIP TRADISIONALARSIP ELEKTRONIK4Metadata Metadata membentuk hubungan antara suatu arsip dengan konteks fungsional dan administratifnya Selain konteks fungsional dan administratif, metadata arsip elektronik juga menunjukkan bagaimana informasi direkam/dibuat.

NOKARAKTERISTIKARSIP TRADISIONALARSIP ELEKTRONIK5Pengidentifikasian arsip Dapat dilakukan dengan melihat fisik arsip secara langsung. Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, melainkan dari suatu entitas logik yang merupakan hasil dan yang memberikan bukti dari suatu aktivitas atau transaksi.

NOKARAKTERISTIKARSIP TRADISIONALARSIP ELEKTRONIK6Pelestarian arsip Pelestarian arsip tradisional berarti menyimpan fisik unit arsip (lembaran kertas, dsb.) dengan kondisi yang sebaik mungkin untuk menghindari kerusakan dan untuk memperbaiki kerusakan bilamana hal tersebut terjadi. Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi yang sebaik mungkin. Namun bagaimanapun juga, dalam kaitannya dengan media, arsip elektronik akan tetap terancam keberadaanya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama. Selain itu, karena perkembangan teknologi informasi yang cepat, banyak sistem komputer yang menjadi usang dalam jangka waktu yang relatif lebih singkat.

Arsip ElektronikNilai arsip ditentukan oleh konten, bukan format!

Brad Houston, UWM Libraries, 2007

Arsip ElektronikArsip KertasPesan e-mail messageMemo, suratTemplat e-formulirKopi master formulirBasisdataKartu katalog/deskripsiTugas mahasiswa (di-email)Tugas mahasiswa diserahkan di kelas atau melalui posLog pesan instanMemo konversasi

Brad Houston, UWM Libraries, 2007

Keberadaan arsip elektronik sangat tergantung pada lingkungan elektroniknyaKeusangan teknologi ( perangkat lunak & keras )Mudah dimanipulasi dan rusak Pengaksesan dan pengkopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya dikontrolSangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronikKontroversi aspek legal dari arsip elektronik5) PERMASALAHAN ARSIP ELEKTRONIK

Kegagalan organisasi dalam menjalankan arsip elektronikBerkaitan dengan manajemen dan teknologiKurang koordinasi antara manajemen arsip kertas dan arsip elektronikKetidakmampuan/tidak praktis dalam memelihara standar khususKehilangan akses terhadap arsip dinasKehilangan arsipCepatnya penyebaran kontrol dokumen kepada pengguna (user)Peningkatan penggunaan sarana komunikasi baruPeningkatan munculnya media campuran

Berkaitan dengan fungsi stafArsiparis/staf yang bekerja di kearsipan dinamis dan statis sering tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi modernStaf TI tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi berbasis teks, manajemen arsip dinamis dan statisStaf TI tidak sensitif terhadap kebutuhan arsip lembagaBerkurangnya kontrol sekretariat terhadap arsip kertas dan sistem arsip kertasPengguna tidak sadar terhadap perubahan perannya

Pengaturan hukumProblem yang dihadapi secara umumPelindungan hukum bagi konsumen dalam transaksiPelindungan data pribadiPengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian Problem yang dihadapi dalam bidang kearsipanBermacam media yang akan disimpanTeknologi mesin yang akan dipakaiSistem pengolahanSistem penyimpananSistem penemuan kembaliMigrasi dari generasi lama ke generasi baru

6) STRATEGI DALAM MENGHADAPI PERMASALAHAN Menghubungkan antara informasi, teknologi dan tugas pokok organisasi Menilai kembali peran dan peraturan untuk mengelola aset dan informasi organisasiMenjadikan teknologi informasi untuk membuat standar dalam pembuatan sistem arsip

Persyaratan yang harus dimiliki Ada keuntungan dalam investasi teknologi informasi untuk tujuan bisnisnyaPengertian organisasi dan akuntabilitas manajerial, baik internal dan eksternalKemudahan untuk menemukan kegiatan saat ini & kegiatan di masa laluKelanjutan operasional Kemudahan untuk mengakses informasiTanggung jawab yang lebih besar dalam manajemen informasi (akses, privasi, kerahasiaan)7) IMPLEMENTASI STRATEGI ORGANISASI

Langkah-langkah yang harus dilakukanMembuat komitmen untuk memecahkan isu-isuMembentuk kelompok kebijaksanaan fungsionalMengidentifikasi sistem beresiko tinggi & aplikasiMengembangkan action plan untuk bidang beresiko tinggiMensosialisasikan isu kebijaksanaan dan solusiMelakukan langkah awal kendali kerusakanMenentukan strategi untuk kemudahan pemasangan kembali dan memperkecil biayaMembentuk tim multi-disiplin untuk mendisain sistem jaringanMerancang dan mengembangkan transisi ke media elektronikMendisain manajemen penyusutan ke dalam sistem

TUGAS KELOMPOKBerikan jenis arsip berbasis TIK yang tercipta di instansi anda?Bagaimana posisi arsip berbasis TIK terhadap arsip jenis lain yang tercipta di instansi anda?Masalah apa saja yang timbul dengan adanya arsip berbasis TIK di instansi anda?

Materi IV:

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

MENGAPA PERLU PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK?Kita hidup dalam sebuah Web dokumen sejak masyarakat mulai masuk dalam lingkungan teknologi: kartu-kartu identitas dengan barcode untuk bertransaksi dengan bank (ATM) atau perpustakaan; e-tiket bus, kereta api, atau kapal terbang; email atau SMS; novel atau ensiklopedia; CD musik; floppy disk untuk conference proceeding; home video atau DVD film; koran; dsb.Semakin tinggi pertumbuhan volume arsip elektronik dalam organisasi.Semakin bervariasi jenis teknologi informasi yang digunakan oleh pegawai/staf seperti word processing, text retrieval, e-mail, basisdata.

Inpres Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pembangunan E-Government (pemerintah yang diharapkan)Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk menciptakan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Pasal 5 ayat (3)Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem Elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang ini.LANDASAN PERLUNYA PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 7Badan Publik wajib menyediakan, memberikan, dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik selain informasi publik yang dikecualikan sesuai ketentuanBadan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan.Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 40 ayat (1)Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: (a) andal; (b) sistematis; (c) utuh; menyeluruh; dan (d) sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.Memenuhi tuntutan top management akan kecepatan dan ketepatan.Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server).Meningkatkan pelayanan umum/public service.Menempatkan arsiparis secara proporsional dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan. Mendukung pembangunan information society dan bidang spesialis informasi (information specialist) akan berkembang.Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih accountable menuju good governance.Peluang kerja sama internasional akan lebih terbuka.MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

PENGERTIAN PENGELOLAAN ARSIPDalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang KearsipanPasal 125. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.26. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Records Management (RM)Traditional Records ManagementElectronic Records Management (ERM)Electronic Recordkeeping[ERK](All Media, Including Paper)(Electronic Only)----- MANUAL ---------- AUTOMATED -----National Archives and Records Administration

MANAJAMEN ARSIP BERBASIS TIKBerdasarkan ISO 15489: Records ManagementKERANGKALingkupReferensi Normatif3.Istilah dan DefinisiKeuntungan Manajemen Arsip (Dinamis)Perangkat PengaturanKebijakan dan Tanggung JawabKetentuan-ketentuan Manajemen ArsipPerancangan dan Implementasi Sistem KearsipanProses dan Kontrol Manajemen ArsipPemantauan dan PemeriksaanPelatihan

PROSES PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIKPenciptaan (make, receive), penyimpanan, pengiriman, dan temu balik (retrieve)Kaptur (capture) dan registrasiKlasifikasi arsipKlasifikasi keamanan dan aksesIdentifikasi penyusutan arsipPenyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktifPenyusutan arsipPenyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipanKontrol pengelolaan khazanah arsip statis oleh lembaga kearsipanPenggunaan arsip statis

Pembuatan dokumen/naskahPenciptaan arsipPenilaian arsipRegistrasi arsipKlasifikasi arsipPengaturan keamanan dan akses arsipPenyimpanan arsip aktif dan inaktifPreservasi arsipPenggunaan arsipPenyerahan kontrol pengelolaan arsip statisPenyimpanan dan kontrolPengelolaan arsip statisPenggunaan arsip statisKETENTUAN FUNGSIONALPENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

Alur kegiatan (business process)Tata naskah dinasMetadata Klasifikasi arsipTesaurusKlasifikasi keamanan dan akses arsipJadwal retensi arsipSistem penelusuran fisik arsip (physical file tracking system)Pengelolaan tugas (task management/workflow system)Dokumentasi sistemSARANA/INSTRUMENPENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

TUGAS KELOMPOKJelaskan apakah perlunya pengelolaan arsip berbasis TIK di instansi anda?Sarana/instrumen apa saja yang sudah tersedia dalam pengelolaan arsip berbasis TIK di instansi anda?Masalah apa saja yang mungkin timbul dengan adanya pengelolaan arsip berbasis TIK di instansi anda?

Materi V:

KETENTUAN FUNGSIONALSISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

3 Modul ICA Tahun 2008 dan ISO 16175 Tahun 2010Modul 1: Tinjauan dan Prinsip-prinsipModul 2: Pedoman dan Ketentuan Fungsional untuk Arsip di Lingkungan Perkantoran ElektronikModul 3: Pedoman dan Ketentuan Fungsional untuk Arsip dalam Sistem Bisnis

Prinsip-prinsip (ICA, Modul 1)Prinsip Terkait dengan ArsipInformasi fungsi dan tugas secara elektronik harus secara aktif dikelola dan dipelihara sebagai bukti terpercaya yang autentik kegiatan tersebutInformasi fungsi dan tugas harus dikaitkan dengan konteks kegiatannya melalui penggunaan metadataInformasi fungsi dan tugas harus dijaga dan harus tetap dapat diakses oleh pengguna yang berhak selama diperlukan. Informasi fungsi dan tugas harus disusutkan dengan cara yang terkelola, sistematis, dan auditabel.

Prinsip-prinsip (ICA, Modul 1)Prinsip Terkait dengan SistemSistem harus mendukung dengan baik pengelolaan informasi fungsi dan tugas serta proses kegiatanSistem untuk menangkap (capture) dan mengelola informasi fungsi dan tugas harus bergantung pada metadata standar sebagai bagian yang aktif, dinamis, dan integral dari proses pengolahan arsipSistem harus menjamin interoperabilitas di seluruh platform dan domain serta dari waktu ke waktuSistem harus mengandalkan sedapat mungkin pada standar terbuka dan netralitas teknologi

Prinsip-prinsip (ICA, Modul 1)Prinsip Terkait dengan SistemSistem harus memiliki kapasitas untuk impor dan ekspor massal dengan menggunakan format terbukaSistem harus menjaga informasi fungsi dan tugas dalam lingkungan yang amanSebanyak mungkin metadata harus dihasilkan oleh sistemHarus semudah mungkin bagi pengguna untuk membuat/menangkap arsip kegiatan fungsi dan tugas

Materi VI:

IMPLEMENTASI KETENTUAN FUNGSIONAL PENGELOLAAN ARSIP

Masalah Implementasi (ICA, Modul 1)Komponen keberhasilan pengelolaan informasi fungsi dan tugas secara elektronikKerangka kebijakanAnalisis proses kegiatanPengelolaan proyekPengelolaan perubahanPengelolaan risiko

Masalah Implementasi (ICA, Modul 1)Komponen keberhasilan pengelolaan informasi fungsi dan tugas secara elektronikKeberlanjutanPengembangan kapabilitasManajemen mutuManajemen konfigurasiManajemen organisasi

Riskio dan MitigasiRisiko pemilihan perangkat lunakRisiko pengembangan perangkat lunakRisiko kapabilitas teknis Risiko komunikasi Risiko dokumentasi risikoRisiko pengelolaan proyek Masalah Implementasi (ICA, Modul 1)

Risiko dan MitigasiRisiko Pelatihan Risiko terkait dengan penurunan awal dalam produktivitasRisiko pergantian staf Risiko skalabilitasPerubahan organisasi

Masalah Implementasi (ICA, Modul 1)

Keuangan dan Organisasi Keberlanjutan Sistem Elektronik Strategi akuisisiPengelolaan programArsitektur usahaAnalisis alternatifPengelolaan risikoTujuan KinerjaPengelolaan proyekPengelolaan perubahanMasalah Implementasi (ICA, Modul 1)

Materi VII:

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS (SIKD): SUATU MODEL

Aplikasi SIKD

Ketentuan Fungsional Aplikasi SIKDPengaturan awal, meliputi:Struktur organisasi dan penggunaKlasifikasi keamanan dan aksesKlasifikasi arsipJadwal retensi arsipPemberkasan

Pengolahan Arsip Dinamis:PenciptaanPenentuan dokumen yang akan ditangkap ke dalam sistem, registrasi dan klasifikasi, pemberkasan, penentuan JRA Penggunaan dan PemeliharaanKomunikasi resmi, akses, penyimpanan dan penangananPenyusutanPemindahan ke Pusat Arsip InaktifPemusnahanPenyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan

Ketentuan Fungsional Aplikasi SIKD

Terima Kasih

*******************************************************************The objectives of the project are to: enable better recordkeeping in organizations at all levels of government regardless of juridical domain; support the business needs of an organization by enabling greater effectiveness and efficiency of the operations; provide, through wider deployment of automated recordkeeping functionality, enhanced abilities to support auditing activities; improve capabilities to comply with statutory mandates specified in various information-related legislation (for example, data protection and privacy); ensure good governance (for example, accountability, transparency and enhanced service delivery) through good recordkeeping; increase general awareness of automated recordkeeping capabilities via the dissemination of key principles; and maximize cross-jurisdictional consistency regarding the articulation of recordkeeping functional requirements and to enable the global archival community to speak with one voice to the software vendor community.

The primary focus of this suite of guidelines and requirements is the creation and management of electronic records.

The suite of guidelines and functional requirements is organised into three modules: Module 1: Overview and Statement of Principles: background information, organisation, fundamental principles and additional context; Module 2: Guidelines and Functional Requirements for Records in Electronic Offices: a global high-level statement of core and optional requirements, including application guidelines and a compliance checklist; and Module 3: Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems: guidelines and generic core and optional functional requirements for records in business systems.

Module 2 is intended for use by organizations seeking to implement dedicated electronic records management systems. It is meant to be read in conjunction with Module 1.

Module 3 is intended for use by organizations wishing to incorporate records functionality into business systems. It is meant to be read in conjunction with Module 1.

in this occasion let me briefly explain only module 1 that give us an overview and statement principles of functional requirement for records in electronic office.*Keberhasilan organisasi memerlukan sistem informasi untuk membuat, menyimpan, dan menggunakan bukti autentik (yaitu arsip) dari kegiatan fungsi dan tugas untuk memenuhi kebutuhan fungsi dan tugas serta kewajiban hukum mereka.

Dalam lingkungan elektronik, pengembangan dan penerapan sistem tersebut harus didorong oleh kebutuhan fungsi dan tugas organisasi serta informasi berikut ini:Prinsip terkait dengan arsipInformasi fungsi dan tugas secara elektronik harus secara aktif dikelola dan dipelihara sebagai bukti terpercaya yang autentik kegiatan tersebut. karena proses kegiatan benar-benar menjadi lebih automatis, informasi elektronik yang dihasilkan oleh kegiatan tersebut yang dapat berfungsi sebagai bukti hanya transaksi dan keputusan tertentu. Pemeliharaan bukti ini dalam bentuk arsip yang tetap diperlukan untuk kelangsungan operasional dan akuntabilitas organisasi. Hal ini melibatkan indentifikasi sekumpulan informasi elektronik yang berfungsi sebagai arsip bukti.

Informasi fungsi dan tugas harus dikaitkan dengan konteks kegiatannya melalui penggunaan metadata Agar informasi memiliki kemampuan berfungsi sebagai arsip, perlu untuk menambang informasi dengan data tambahah (yaitu metadata) yang menempatkan dalam konteks pelaksanaani fungsi dan tugas serta lingkungan komputer di mana ia diciptakan. Dalam kasus sistem line-of-business mencapai transaksi yang seragam, konteks ini berasal dari sistem dan dokumentasi. Dalam sistem lain, bagaimana pun, informasi kontekstual tersebut harus ditambahkan untuk merekam seperti yang diperlukan untuk menyediakan arsip yang berumur panjang yang cukup untuk interpretasi dan untuk memaksimalkan nilai da utilitas sebagai bukti aktivitas fungsi dan tugas.

Informasi fungsi dan tugas harus dijaga dan harus tetap dapat diakses oleh pengguna yang berhak selama diperlukan Desain dan penyebaran perangkat lunak informasi fungsi dan tugas harus menjamin bahwa arsip dapat dicari, diambil, dan diberikan dalam format dan media yang dapat diakses selama diperlukan untuk tujuan fungsi dan tugas serta hukum. Dalam konteks ini, organisasi harus menghindari penyalahgunaan teknologi manajemen hak digital dan enkripsi.

Informasi fungsi dan tugas harus disusutkan dengan cara yang terkelola, sistematis, dan auditabel Sebuah tanda dari pengelolaan arsip yang tepat adalah jadwal retensi arsip dan penyusutan yang tepat terhadap arsip yang dihasilkan oleh proses kegiatan fungsi dan tugas sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sistem harus mampu untuk menyusutkan arsip dengan cara yang sistematis, auditabel, dan akuntabel sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

*Prinsip terkait dengan sistemSistem harus mendukung dengan baik pengelolaan informasi fungsi dan tugas serta proses kegiatan. Meskipun tidak selalu demikian, praktik pengolahan arsip merupakan bagian integral dari setiap proses kegiatan. Ketika mengautomatisasi setiap proses kegiatan, kita harus selalu mengevaluasi kelayakan integrasi dan perangkat lunak secara simultan.

Sistem untuk menangkap dan mengelola informasi fungsi dan tugas harus bergantung pada metada standar sebagai bagian yanga ktif, dinamis, dan integral dari proses pengolahan arsip. Solusi otomasi pengolahan arsip menawarkan kemampuan yang kuat untuk mengakses dan melampirkan informasi kontekstual standar, melaluu kosa kata dan taksonomi standar, untuk merekam konten pada waktu yang berbeda selama hidup arsip dinamis.

Sistem harus menjamin interoperabilitas di seluruh platform dan domain serta dari waktu ke waktu. Bukti elektronik, dalam bentuk arsip, sering memiliki ketentuan operasional atau yuridis untuk ketepatannya selama periode waktu yang dapat melebihi umur dari perangkat keras atau perangkat lunak yang menciptakannya. Dengan demikian, informasi arsip harus dapat disajikan dalam cara yang dapat dipahami dan dapat diubah, jika diperlukan, untuk migrasi ke platform teknologi lainnya.

Sistem harus mengandalkan sedapat mungkin pada standar terbuka dan netralitas teknologi, Banyak produk perangkat lunak yang membuat dan mengelola arsip yang dikembangkan dengan menggunakan implementasi proprietary. Ketergantungan perangkat keras dan perangkat lunak dapat memiliki efek buruk pada akses dan pelestarian materi arsip dalam jangka panjang. Penggunaan standar terbuka mengurangi ketergantungan teknologi.*Sistem harus memiliki kapasitas untukimpor dan ekspor massal dengan menggunakan format terbuka. Arsip elektronik yang dihasilkan dari proses kegiatan dan dikelola oleh perangkat lunak pengolahan arsip mungkin berisi ketergantungan perangkat jeras atau perangkat lunak. Perangkat lunak pengiolahan arsip idealnya harus memasukkan kemampuan untuk menghaous ketergantungan ini melalui dukungan untuk format ulang massal sebagai bagian dari kemampuan mengimpor atau mengekspor, atau minimal, melalui pengkodean non-proprietary metadata arsip.

Sistem harus menjaga informasi fungsi dan tugas dalam lingkungan yang aman. Untuk tujuan keamanan, sistem mengoptimalisasi proses kegiatan sering menyertakan pelindungan yang membatasi tindakan-tindakan individu tertentu yangd apat mengambil informasi elektronik (misalnya: melihat, mencetak, mengedit, menyalin, atau transmisi). Sistem tidak memperbolehkan modifikasi yang tidak sah untuk setiap arsip (termasuk metadata), dan kalaumodifikasi sah dilakukan maka harus didokumentasikan sepenuhnya.

Sebanyak mungkin metadata harus dihasilkan oleh sistem, Pengguna biasanya tidak mau terganggu alur kerja mereka lebih dari tiga kali dalam pemelihan tugas-tugas tambahan untuk melaksanakan kegiatan utama. Ini mungkin tidak praktis dan/atau tidak perlu untuk mengharapkan pengguna akhir untuk menginput banyak metadata. Sistem harus dirancang dan dilaksanakan dengan cara yang memungkinkan populasi autamatis metadata arsip.

Harus semudah mungin bagi pengguna untuk membuat/menangkap arsip kegiatan fungsu dan tugas Hal ini diperlukan untuk merancang sistem/perangkat lunak yang mengautomatisasi pengolahan arsip dengan cara, idealnya, yang membuat pengolahan arsip seperti umumnya tidak terlihat oleh pengguna akhir.**Perangkat lunak yang baik hanya salah satu komponen dari pengelolaan informasi fungsi dan tugas secara elektronik yang sukses dalam organisasi. Komponen lainnya meliputi:

Kerangka kebijakan Bersamaan dengan penyebaran perangkat lunak dan fungsionalitas pengolahan arsip, maka perlu untuk melakukan analisis pengelolaan informasi yang ada dari kebijakan keamana dan hukum untuk memangani bidang-bidang di mana revisi kebijakan mungkin perlu terjadi karena kesenjangan dalam kemampuan perangkat lunak. Ini termasuk kebijakan terkait dengan tanggung jawab pengolahan arsip untukberbagai kategori pegawai, jadwal retensi arsip, dan penyusutan. Terkait dengan kerangka kebijakan yang memandu dan mendukung fungsi dan tugas, perangkat lunak pengolahan informas yabg baik dapat menjad alat seperti skema klasifikasi dan model metadata

analisis proses kegiatan Ini adalah praktik yang disukai bahwa analisis proses idealnya harus mendahului setiap penyebaran TI termasuk mengientifikasi, mengartikulasi, dan potensial merelokasi peran dan tanggung jawab.. Pengelolaan proyek Setiap penyebaran TI memerlukan perencanaan yang cermat dan pemantauan di serangkaian tahap. Teknik pengelolaan proyek adalah kekuatan.

Pengelolaan perubahan Penyebaran automatisasi dala sebuah organisasi tidak hanya perubahan cara di mana proses kegiatan yang dicapai, namun peran dan tanggung jawab pengguna akhir sistem. Perhatian harus dilakukan untuk mempersiapkan komponen manusia yang memadai dalam setiap penyebaran TI untuk erubahan ini. Kegagalan dalam pelaksanaan perangkat lunak pengolahan arsip sering hasil dari kekurangan terutama dalam pengelolaan perubahan, dan bukan dari segala kekurangan dalam teknologi.

Pengelolaan risiko Seperti dengan penyebaran TI, keputusan untuk mengautomatisasi pengolahan arsi harus diberitahukan dengan analisis risiko yang terkait dengan analisis alternatif yang dirumuskan sebagai bagian dari kasus fungsi dan tugas. Penilaian risiko pasca-implementasi berkelanjutan harus dimasukkan ke dalam kerangka pengelolaan risiko di seluruh organisasi.*Perangkat lunak yang baik hanya salah satu komponen dari pengelolaan informasi fungsi dan tugas secara elektronik yang sukses dalam organisasi. Komponen lainnya meliputi:

Keberlanjutan Pengembangan dan pemeliharaan sistem automatis umumnya memerlukan penganggaran organisasi. Ketika mengautomatisasi pengolahan arsip, perhatian harus dilakukan, sebagai bagian dari pengembangan kasus fungsi dan tugas untuk automatisasi, untuk kelangsungan kegiatan yang sedang berlangsung, pelaksanaan, dan pemeliharaan sistem.

Pengembangan kapabilitas Perangkat lunak automatisasi membutuhkan organisasi untuk mengembangkan atau meningkatkan kapabilitas/kemampuan teknsi staf lini yang terkena dampak, dan yang lainnya dalam organisasi, yang dalam beberapa kasus mungkin tidak memiliki keakbraban dengan teknologi. Perhatian harus dilakukan untuk mengembangkan kapabilitas, serta kemampuan teknis organisasi yang diperlukan untuk mendukung dan mejaga upaya automatisasi.

manajemen mutu Penyebaran solusi atomatisasi memerlukan pengembangan, dalam sebuah organisasi, kemampuan untuk mengevaluasi dan menerima kinerja perangkat lunak menurut berbagai kriteria. Selain itu, kriteria yang berkaitan dengan dampak penyebaran perangkat lunak untuk proses kegiatan harus dikembangkan dan dievaluasi.

manajemen konfigurasi Perlu untuk menjamin bahwa perangkat lunak tidak hanya memiliki kemampuan pengolaha arsip yang diperlukan, tetapi kemampuan yang dikonfigurasi dengan benar dan sedemikian rupa yang memungkinkan untuk beroperasi tepat dalam infrastruktur TI organisasi.

Manajemen organisasi Sangat penting bahwa budaya organisasi memperkuat nilai dan pentingnya pengolahan arsip yang baik dan bahwa itu adalah sesuatu yang merupakan standar dari semua harapan pegawai,. Harapan tersebut perlu secara teratur diartikulasikan oleh pemimpin organisasi melalui saluran manajemen lini.

*Risiko biasanya terkait dengan penyebaran perangkat lunak pengolahan arsip terbagi ke dalam beberapa kategori. Beberapa di antaranya adalah:

Risiko pemilihan perangkat lunak Membuat tekad yang kuat, dari berbagai produk komersial, produk mana yang cocok untuk penyebaran dalam organisasi;

Risiko pengembangan perangkat lunak Mengalami kesulitan terkait dengan ketergantungan pada vendor atau pengembang perangkat lunak, termasuk penundaan dalam rilis perangkat lunak atau ketidakmampua vendor untuk dapat mendiagnosa dan memperbaiki masalah perangkat lunak;

Risiko kapabilitas teknis Tidak cukup akuntasi untuk kesulitan dalam mengintegrasikan perangat lunak pengelolaan arsip elektronik ke dalam infrastruktur TI organisasi;

Risiko komunikasi Ketidakmampuan untuk berkomunikasi secara efektif tentang kemajian dan/atau masalah mengenai penyebaran kepada pengguna akhir atau manajemen;

Risiko dokumentasi Ketidakmampuan untuk menerapkan program pengolahan arsip yang memadai terkait dengan upaya penyebaran perangat lunak;

Risiko pengelolaan proyek Ketidakmampuan untuk melacak dengan tepat jadwal atau pengeluaran sumber daya secara bersamaan yang dapat mengancam stabilitas keseluruhan proyek.

*Risiko biasanya terkait dengan penyebaran perangkat lunak pengolahan arsip terbagi ke dalam beberapa kategori. Beberapa di antaranya adalah:

Risiko pelatihan Pelatihan yang tidak efektif pada solusi perangkat lunak yang baru dapat menimbuilkan kesulitan bagi pengguna akhir penerima teknologi;

Risiko terkait dengan penurunan awal dalam produktivitas Sampai penggjna akhir menjadi akrab dengan proses automatisasi kegiatan baru, produktivitas secara keseluruhan awalnya mungkin tidak baik karena pengenalan inovasi perangkat lunak;

Risiko pergantian staf Perubahan baik dalam memperjuangkan manajemen senior atau dalam tanggung jawab personil kunci pelaksanaan, penyebaran perangkat lunak dapat memiliki efek buruk pada proyek secara keseluruhan;

Risiko skalabilitas Sejauh mana perangkat lunak mungkin perlu untuk meningkatkan penyebaran di seluruh organisasi perlu dipertimbangkan dan direncanakan pada tahap awal proyek; serta

Perubahan organisasi Lingkungan kegiatan sering berubah secara signifikan selama pengembangan atau kelangsungan pengolahan arsip atau sistem bisnis. Perubahan ini mungkin termasuk ukuran, struktur, proses kerja, fungsi dan mandat dari organisasi itu sendiri.*Setiap lingkungan yuridis mungkin telahmenetapkan proses yang dirancang untuk menjamin stabilitas keuangan dan organisasi daris etiap investasi modal. Meskipun berpotensi konseptual terlalu disederhanakan, totalitas yang terdiri dari analisis kasus kegiatan dapat dianggap sebagai sarana kolektif oleh organisasi yang menjamin stabilitas ini dalam kasus investasi TI, seperti perangkat lunak pengolahan arsip.

Dalam bentuk yang paling sederhana, kasus kegiatan mengartikulasikan berbagai analisis yang memperluat proposal analisis akuisis untuk pengeluaran nodal organisasi sesuai dengan strategi aset modal dan pengendalian persediaan investasi tersebut. Dalam hal pengolahan arsip akuisis perangkat lunak, seperti kasus kegiatan mungkin terdiri dari:

Sttrategi akuisisi Ringkasan dari kebutuhan pendanaan untuk tahap proyek (termasuk tahun fiskal ke depan); Pengelolaan program Penjabaran keanggotan dan tanggung jawab tim pengelolaan proyek; arsitektur usaha Delineasi bagaimana akuisisi perangkat lunak tertentu berhubungan dengan yang lain yang sudah ada dan direncanakan komponen TI dalam sebuah organisasi; analisis alternatif Menjelaskan alternatif yang dipertimbangkan, dan biaya siklus hidup dan pengembalian invenstasi yang terkait dengan masing-masing; pengelolaan risiko Menjelaskan risiko utama untuk alternatif terpilih, menunjukkan kemungkinan terjadinya dampak dan strategi mitigasi; Tujuan kinerja Mengartikulasikan tujuan strategis organisasi yang didukung oleh penyebaran diusulkan, termasuk langkah-langkah dasar yang ada dan peningkatan kinerja yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi metrik kinerja yang diusulkan; Pengelolaan proyek preservasi struktur rincian kerja secara terperinci menggambarkan prestasi dan biaya mencapai tonggak proyek besar; serta Pengelolaan perubahan Untuk garis kegiatan dan staf Bagian Arsip.

**Ini adalah model aplikasi pengelolaan arsip berbasis TIK yang dikembangkan oleh ANRI, yang merupakan integrasi dari pengelolaan arsip elektronik dan non-elektronik yang termasuk dalam sistem hibrida.

Integrasi dapat diimplementasikan dengan menciptakan profil arsip elektronik untuk merekam setiap arsip elektronik dan non-elektronik, membuat atau menerima dan sisihkan di sistem pusat arsip dan dengan membentuk repositori bagi profil arsip.

****

Pengelolaan Arsip Berbasis TIK

Documents

Transcript of Pengelolaan Arsip Berbasis TIK