5/20/2013

1

Endang supardi

NAMADrs. ENDANG SUPARDI, M.SiTEMPAT TANGGAL LAHIRBANDUNG, 08 MEI 1959NIP195905081987031002GOLONGANIV /CPANGKATPembina Muda UtamaJABATAN FUNGSIONALLektor KepalaTELEPON022-2786176; HP. 08122163692EMAILendangsupardi59@yahoo.com

ALAMAT KANTOR

Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran

Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis

Universitas Pendidikan Indonesia

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229

Telepon/Fax. (022) 2002254

ALAMAT RUMAH

Jl. Mutiara I No. 4 (Lama) Rt. 01/05 Lembang

Ds.Lembang, Kec. Lembang

5/20/2013

2

MAU DIAPAKAN DOKUMEN SEBANYAK INI ?

by Abdul Main

PENGERTIAN ARSIP

ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima

oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU

No. 43/2009)

5/20/2013

3

ARSIP DINAMIS DAN ARSIP STATIS

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh

pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,

telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara

langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional

Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

ARSIP BERDASARKAN FUNGSINYA

ARSIP

DINAMIS

(RECORD)

STATIS

(ARCHIEVE)

AKTIF

INAKTIF

DIKIRIM KE

ARSIPNAS

(DISIMPAN PERMANEN)

5/20/2013

4

KEARSIPAN

RECORD

WARKAT/

NASKAH

FILE

ARSIPPENYUSUTAN

ARSIP

INAKTIF/

ABADIAny paper, book,

photograph, microfilm,

map, drawing, chart,

card, magnetic tape, or

any copy or print-out

thereof, that has been

generated or received

by a company or its

operating units or its

successor as evidence

of its activities or

because of information

contained therein

Penyimpanan, penemuan

kembali, peminjaman,

pemeliharaan,

pengendalian, penyusutan

dan pemusnahan

- Arsip Dinamis

- Arsip Statis

Memindahkan, memus

nahkan, menyerahkan

ke Arsip Nasional (PP

No. 34/1979)

NILAI GUNA ARSIP

ALFRED ?Administrative Value

Legal Value

Fiscal Value

Research Value

Educational Value

Documentary Value

5/20/2013

5

NILAI GUNA ARSIP (Menurut Milton Reitzfeld, 1959).

AL-PROHF:

Administrative Values

Legal Values

Policy Values

Research Values

Operating Values

Historical Values

Fiscal Values

MANAJEMEN KEARSIPAN

Aktivitas penyelenggaraan arsip sejakdiciptakan hingga arsip tersebutdimusnahkan/ dilestarikan.

Manajemen Kearsipan selalu berkaitandengan dua hal:1. Pengendalian arsip yang masih digunakan

untuk operasional sehari-hari (manajemenarsip dinamis)

2. Pengendalian arsip yang tidak digunakandalam operasional sehari-hari (manajemenarsip statis)

5/20/2013

6

TUJUAN MANAJEMEN KEARSIPAN

(Record management)

Menyelenggarakan pengurusan arsip

yang bermutu melalui program seleksi

yang mantap secara efektif dan efisien

sehingga tercipta kondisi kearsipan

dalam suatu lembaga/instansi yang

berkualitas.

(E. Martono, 1987).

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

Yaitu manajemen kearsipan dengan obyek arsip dinamis yang mempunyai unsur-unsur manajemen, yang meliputi kegiatan:

1. Sortir dan pengurusan surat masuk2. Sortir dan follow up pengurusan surat

keluar3. Pengendalian surat masuk, surat keluar

dan prosedur filing (Klasifikasi, kode dan indeks)

4. Penyimpanan dan penemuan kembali arsip

5. Pengamanan dan pemeliharaan6. Penyusutan dan pemusnahan arsip.

5/20/2013

7

1. SORTIR SURAT MASUK

HAL-HAL YANG PERLU

DIPERTIMBANGKAN ADALAH

MEMPERHATIKAN SIFAT SURAT:

1. Surat biasa, yaitu surat yang tidak

memerlukan tindak lanjut.

2. Surat penting.

3. Surat rahasia dan sangat rahasia.

1. SORTIR SURAT MASUK

Surat penting adalah:1. Memerlukan procesing lebih lanjut.

2. Isinya mengandung makna akan mempengaruhi kegiatan serta kehiduoan organisasi.

3. Isinya dapat menimbulkan hak, bukti, status sehingga tidak dapat diganti apabila hilang.

4. Isinya menimbulkan akibat financial.

5. Isinya mengandung kebijaksanaan, konsep serta keputusan tertentu.

6. Isinya mengandung nilai historis.

5/20/2013

8

2. SORTIR DAN FOLLOW UP PENGURUSAN

SURAT KELUAR

Sifat Surat keluar dibedakan menjadi: rahasia, penting, biasa.

Kelengkapan surat meliputi: jumlah lampiran, jenis lampiran, tanda tangan, stempel, tanggal dan nomr surat, pencatatan seperlunya dalam kartu-kartu pencatatan surat keluar.

Teknik pengiriman surat dibedakan menjadi: kilat, amat segera, segera, kilat khusus, biasa, lewat udara atau lewat laut, dengan kurir atau langsung.

3. PENGENDALIAN SURAT MASUK, SURAT

KELUAR DAN PROSEDUR FILING

Meliputi kegiatan:

Klasifikasi

Kode

Indeks

Penyimpanan dalam filing cabinet

Penyusunan dan pemusnahan surat

5/20/2013

9

4. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Sistem filing

Sistem temu kembali

FILING ADALAH proses

pengklasifikasi, mengatur

dan menyimpan arsip, agar

arsip tersebut dapat secara

cepat ditemukan pada saat

dibutuhkan.

PROSEDUR FILING:

Pemeriksaan arsip

Mengindeks (nama, subyek,

geografis, kronologis, nomor)

Memberi tanda

(pengkodean).

Mensortir arsip

Menyimpan.

5. PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN

Pengamanan fisik (menjaga fisik arsip

tetap baik, bebas dari gangguan, seperti

kelapukan, terkena air, api, rayap, dsb.

Pengamanan informasi yang terkandung

di dalamnya (mengamankan arsip dari

pihak yang tidak berkepentingan)

5/20/2013

10

6. PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP.

Menyiangi (weeding)

Meretensi, yaitu mengeluarkan arsip

dari susunannnya dengan terlebih

dahulu membuat Jadwal Retensi Arsip

(JRA)

MANAJEMEN ARSIP STATIS

MELIPUTI KEGIATAN:

1. PELAYANAN DEPO ARSIP

2. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN

ARSIP

3. INVENTARISASI ARSIP

4. PELAYANAN ARSIP KEPADA PARA

PEMAKAI UNTUK BERBAGAI

KEPERLUAN

5. PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP

5/20/2013

11

1. PELAYANAN DEPO ARSIP

Depo arsip adalah tempat penyimpanan

arsip statis dengan mengutamakan agar

fisik arsip tidak rusak sehingga informasi

yang dikandung dalam arsip tersebut

tidak hilang.

2. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP

Pemeliharaan dan perawatan fisik arsip

Pemeliharaan dan perawatan nilai

informasi yang terkadung dalam arsip.

5/20/2013

12

3. INVENTARISASI ARSIP

Inventarisasi berarti memberi tanda atau identifikasi terhadap arsip statis sehingga mudah dikenali.

Prinsip-prinsip inventarisasi:1. Prinsip asal-usul

2. Prinsip aturan asli

3. Prinsip nilai guna

4. Prinsip restorasi

5. Prinsip fungsional

6. Prinsip organisasi

7. Prinsip pokok masalah (subyek)

4. PELAYANAN ARSIP

Meyiapkan petugas

Membuat aturan, prosedur dan tata

tertib pelayanan arsip statis

5/20/2013

13

5. PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP

Menerbitkan informasi arsip tertentu

secara berkala

Hal-hal yang harus dijelaskan dalam

informasi tsb, misalnya:

Informasi tentang sejarah

Informasi tentang teknik pengaturan/

perawatan arsip

Peminjaman/ pemakaian arsip

Penyebarluasan sistem kearsipan, dll.

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

Suatu daftar yang memuat kebijaksanaantentang seberapa jauh sekelompk arsipdapat dimusnahkan atau disimpan.

Menunjukkan jangka waktu masing-masingarsip disimpan pada file aktif sebelumdipindah ke pusat peyimpanan arsip (file inaktif)

Menunjukkan jangka waktu penyimpanansekelompok arsip sebelum dimusnahkanatau dipindahkan ke ARSIPNAS.

5/20/2013

14

KEGUNAAN JRA

MEMISAHKAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF PADA

TEMPAT PENYIMPANAN YANG BERBEDA

MEMUDAHKAN PENGELOLAAN DAN

PENGAWASAN

MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA

MEMUDAHKAN PEMINDAHAN ARSIP YANG

BERNILAI PERMANEN KE ARSIPNAS

MENYELAMATKAN ARSIP YANG BERSIFAT

PERMANEN

PENYUSUNAN JADWAL

RETENSI ARSIP

1. PENDEKATAN PENENTUAN JANGKA

WAKTU RETENSI ARSIP

2. RENCANA JADWAL RENTENSI

3. BENTUK JADWAL RETENSI

5/20/2013

15

CONTOH TABEL JRA

POKOK

MASALAH

MASALAH PERINCIAN JANGKA

WAKTU

PENYIMPANAN

NILAI

SEMENTA

RA

PERMANEN

Kepegawaian Pengadaan

pegawai

Lamaran

penyaringa

n

Aktif 8.Th

Inaktif 8. Th

dst

DASAR HUKUM JRA

KEPUTUSAN MENTERI AGAMA RI

NOMOR: 111 tahun 1999 tentang

PENYEMPURNAAN LAMPIRAN KMA

681/1997 TENTANG PEDOMAN

JADUAL RETENSI ARSIP DI

LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA.

5/20/2013

16

TUJUAN ARSIP

Sebagai referensi bila diperlukan suatu

keterangan tertentu

Data/informasi pendukung pengambilan

keputusan

Bukti untuk keterangan-keterangan vital

SIKLUS HIDUP ARSIP

Tahap penciptaan

Tahap pemanfaatan (Filing)

Tahap penyimpanan dan penemuan

kembali (storage and retrieval)

Tahap pemindahan

Tahap pemusnahan

5/20/2013

17

GEJALA KURANG EFEKTIFNYA SISTEM

KEARSIPAN

Sulit ditemukan kembali (retrieval) saat

diperlukan

Hilang

Banjir arsip

Makan tempat

SISTEM FILING (PENYIMPANAN ARSIP)

FILING ADALAH proses pengklasifikasi,

mengatur dan menyimpan arsip, agar

arsip tersebut dapat secara cepat

ditemukan pada saat dibutuhkan.

5/20/2013

18

Prosedur filing (penyimpanan)

Pemeriksaan arsip

Mengindeks (nama, subyek, geografis,

kronologis, nomor)

Memberi tanda (pengkodean).

Mensortir arsip

Menyimpan.

SISTEM PENYIMPANAN

SISTEM ABJAD

SISTEM SUBJEK (PERIHAL)

SISTEM NOMOR (ANGKA)

SISTEM GEOGRAFIS (MENURUT DAERAH)

SISTEM KRONOLOGIS (URUT TANGGAL MASUK)

5/20/2013

19

PENANGANAN SURAT

(MAIL HANDLING)

SURAT MASUK SURAT KELUAR

Penerimaan

Penyortiran

Pembukaan

amplop

Pembacaan

Pengarahan

Penyampaian

ke unit/pejabat

pengolah

Sarana Pencatatan :

Buku Agenda

Kartu Kendali

Draf/Konsep/Final

Pengiriman

Pencatatan

KEGIATAN LAIN

PENGETIKAN PENGGANDAAN PENDEKTEAN/PELATINAN PEREKAMAN PENGHITUNGAN PEMFORMULIRANPERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI

PENGEPAKAN DAN PENGIRIMAN PELAYANAN TELPON PENERIMAAN TAMU & PENERANGAN PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT KETERTIBAN KEAMANAN & KESELAMATAN KERJA PELAYANAN PERJALANAN PELAPORAN

5/20/2013

20

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

LIHAT FILE: WORD

TERIMAKASIH