Sistem Penyimpanan Arsip Aktif
-
Upload
anita-handayani -
Category
Documents
-
view
5.257 -
download
7
description
Transcript of Sistem Penyimpanan Arsip Aktif
SISTEM SISTEM PENYIMPANAN PENYIMPANAN ARSIP AKTIFARSIP AKTIF
nooryaninooryani
• SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SISTEM PENYIMPANAN ARSIP AKTIF ADA TIGA BENTUK:AKTIF ADA TIGA BENTUK:
SENTRALISASISENTRALISASI
DESENTRALISASIDESENTRALISASI
GABUNGANGABUNGAN
SENTRALISASISENTRALISASI Sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat di satu Sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat di satu
tempat.tempat.
Keuntungan Sentralisasi:Keuntungan Sentralisasi: Memberikan prosedur yang konsisten.Memberikan prosedur yang konsisten. Jelas penanggungjawabnya.Jelas penanggungjawabnya. Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama.Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama. Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja / Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja /
departemen.departemen. Meminimalkan duplikasi arsip aktif.Meminimalkan duplikasi arsip aktif. Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara
lebih baik.lebih baik. Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif.Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif. Memberikan cara penemuan arsip sekali jalanMemberikan cara penemuan arsip sekali jalan
Kelemahan Sentralisasi :Kelemahan Sentralisasi : Sentralisasi pada organisasi yang besar akan dihadapkan pada Sentralisasi pada organisasi yang besar akan dihadapkan pada
masalah keterlambatan penanganan arsip aktif, yang justru masalah keterlambatan penanganan arsip aktif, yang justru berakibat pada in efisiensi dan in efektifitas.berakibat pada in efisiensi dan in efektifitas.
DESENTRALISASIDESENTRALISASI Sistem penyimpanan arsip aktif di masing-masing unit kerja Sistem penyimpanan arsip aktif di masing-masing unit kerja
/ departemen./ departemen.
Masalah yang berkaitan dengan sistem desentralisasi adalah :Masalah yang berkaitan dengan sistem desentralisasi adalah : Masing-masing unit kerja mempunyai cara penyimpanan Masing-masing unit kerja mempunyai cara penyimpanan
sendiri-sendiri sehingga tidak ada keseragaman dalam sendiri-sendiri sehingga tidak ada keseragaman dalam sistem pengelolaan arsip aktif secara keseluruhan.sistem pengelolaan arsip aktif secara keseluruhan.
Masing-masing departemen/unit kerja menyimpan arsipnya Masing-masing departemen/unit kerja menyimpan arsipnya sendiri-sendiri ini menyebabkan tidak semua arsip yang sendiri-sendiri ini menyebabkan tidak semua arsip yang berkaitan disimpan secara bersama.berkaitan disimpan secara bersama.
Mendukung kearah praktek penyimpanan duplikasi arsip Mendukung kearah praktek penyimpanan duplikasi arsip aktif.aktif.
Penggunaan peralatan tidak secara maksimum, karena Penggunaan peralatan tidak secara maksimum, karena setiap unit kerja akan melakukan pengadaan peralatan setiap unit kerja akan melakukan pengadaan peralatan sendiri-sendiri.sendiri-sendiri.
Masing-masing departemen/unit kerja menyimpan arsip Masing-masing departemen/unit kerja menyimpan arsip dengan cara yang berbeda-beda, oleh karena itu jaminan dengan cara yang berbeda-beda, oleh karena itu jaminan atas keamanan arsip kurang optimal.atas keamanan arsip kurang optimal.
• Desentralisasi sesuai untuk kondisi :Desentralisasi sesuai untuk kondisi :
a)a) Jika informasi yang diperlukan hanya yang Jika informasi yang diperlukan hanya yang diciptakan oleh satu unit kerja.diciptakan oleh satu unit kerja.
b)b) Volume arsip yang ada di unit-unit kerja sangat Volume arsip yang ada di unit-unit kerja sangat besar.besar.
c)c) Organisasi yang besar yaitu memiliki unit-unit Organisasi yang besar yaitu memiliki unit-unit kerja yang kompleks.kerja yang kompleks.
KOMBINASIKOMBINASI(GABUNGAN ANTARA (GABUNGAN ANTARA
SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI)SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI) Sistem penyimpanan arsip aktif yang memperbolehkan unit-unit kerja Sistem penyimpanan arsip aktif yang memperbolehkan unit-unit kerja
mengelola arsip aktifnya di bawah kontrol sistem sentralisasi.mengelola arsip aktifnya di bawah kontrol sistem sentralisasi.
Keuntungan Sistem Kombinasi :Keuntungan Sistem Kombinasi :
a)a) KeseragamanKeseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali.sistem penyimpanan dan penemuan kembali.
b)b) Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip.Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip.c)c) Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan efektif.Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan efektif.d)d) Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan
penyusutan arsip.penyusutan arsip.e)e) Memberikan perasaan “aman” bagi manajemen atau pengelola arsip.Memberikan perasaan “aman” bagi manajemen atau pengelola arsip.
Kelemahan :Kelemahan :a)a) Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul pada Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul pada
sistem kombinasi.sistem kombinasi.b)b) Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu
kesatuan.kesatuan.
KESIMPULANKESIMPULAN
• Penentuan dalam sistem penyimpanan Penentuan dalam sistem penyimpanan arsip aktif suatu organisasi / lembaga arsip aktif suatu organisasi / lembaga tergantung pada kebutuhan organisasi tergantung pada kebutuhan organisasi , besar kecilnya organisasi., besar kecilnya organisasi.
• Kalau kita melihat ketiga bentuk Kalau kita melihat ketiga bentuk tersebut, nampaknya sistem tersebut, nampaknya sistem penyimpanan arsip aktif kombinasilah penyimpanan arsip aktif kombinasilah yang sesuai dan telah di terapkan IPB. yang sesuai dan telah di terapkan IPB.
PENATAAN ARSIP AKTIFPENATAAN ARSIP AKTIF
SISTEM PENATAAN ARSIP ADA SISTEM PENATAAN ARSIP ADA BEBERAPA MACAM YAITU :BEBERAPA MACAM YAITU :
• KRONOLOGISKRONOLOGIS• ABJADABJAD• SUBJEK ( MASALAH) SUBJEK ( MASALAH) • NOMORNOMOR
• KRONOLOGIS : KRONOLOGIS : Arsip yang disimpan berdasarkan Arsip yang disimpan berdasarkan
kronologi waktu, yaitu tanggal, kronologi waktu, yaitu tanggal, bulan dan tahun surat tersebut bulan dan tahun surat tersebut dikeluarkan.dikeluarkan.
• ABJAD :ABJAD : Arsip yang disimpan berdasarkan Arsip yang disimpan berdasarkan
abdjad, biasanya dipergunakan di abdjad, biasanya dipergunakan di bagian kepegawaian untuk bagian kepegawaian untuk menyimpan arsip perorangan.menyimpan arsip perorangan.
• SUBJEK (MASALAH)SUBJEK (MASALAH) Arsip yang disimpan berdasarkan Arsip yang disimpan berdasarkan
subjek / masalah / perihal / kode subjek / masalah / perihal / kode surat. surat.
• NOMOR NOMOR Arsip yang disimpan berdasarkan Arsip yang disimpan berdasarkan
nomor.nomor.
KESIMPULANKESIMPULAN
• Setelah kita uraikan keempat sistem penataan arsip Setelah kita uraikan keempat sistem penataan arsip tersebut, nampaknya sistem penataan arsip tersebut, nampaknya sistem penataan arsip berdasarkan subjek (masalah) sangat mudah berdasarkan subjek (masalah) sangat mudah diterapkan, dan untuk penemuan kembali lebih cepat diterapkan, dan untuk penemuan kembali lebih cepat dibandingkan dengan sistem yang lain. Sistem ini dibandingkan dengan sistem yang lain. Sistem ini berlaku untuk penyimpanan arsip yang bersifat umum. berlaku untuk penyimpanan arsip yang bersifat umum.
• Sistem abjad lebih sesuai untuk penyimpanan arsip Sistem abjad lebih sesuai untuk penyimpanan arsip perorangan di bagian kepegawaian.perorangan di bagian kepegawaian.
• Berdasarkan pengalaman penulis, penyimpanan arsip Berdasarkan pengalaman penulis, penyimpanan arsip berdasarkan kronologis ataupun nomor, sangat berdasarkan kronologis ataupun nomor, sangat menyulitkan kita pada saat kita mencari kembali arsip menyulitkan kita pada saat kita mencari kembali arsip itu pada saat diperlukan. Karena kita harus membaca itu pada saat diperlukan. Karena kita harus membaca agenda surat, atau membuka satu persatu arsip yang agenda surat, atau membuka satu persatu arsip yang telah disimpan.telah disimpan.
Langkah-Langkah Penataan Langkah-Langkah Penataan Arsip Berdasarkan Masalah Arsip Berdasarkan Masalah
– Kita tentukan lebih dahulu skema arsip yang akan Kita tentukan lebih dahulu skema arsip yang akan
kita gunakan.kita gunakan.– Arsip kita pilah – pilah berdasarkan skema yang Arsip kita pilah – pilah berdasarkan skema yang
kita gunakan, dalam hal ini adalah sesuai dengan kita gunakan, dalam hal ini adalah sesuai dengan kode surat (permasalahan).kode surat (permasalahan).
– Kemudian kita urutkan berdasarkan tanggal, bulan Kemudian kita urutkan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun.dan tahun.
– Kemudian kita masukkan arsip ke dalam folder/box Kemudian kita masukkan arsip ke dalam folder/box file/ map. file/ map.
– Dalam penyimpanan folder/box file/map diurutkan Dalam penyimpanan folder/box file/map diurutkan sesuai dengan nomor yang telah ditentukan.sesuai dengan nomor yang telah ditentukan.
SKEMA ARSIP SKEMA ARSIP
• Skema arsip sederhana yang kita gunakan Skema arsip sederhana yang kita gunakan adalah berdasarkan kode surat yang adalah berdasarkan kode surat yang sudah berlaku di IPB,yaitu sudah berlaku di IPB,yaitu NomoNomo
rrPerihal ArsipPerihal Arsip KodeKode
001001 Hubungan MasyarakatHubungan Masyarakat HMHM
002002 Kerjasama Luar NegeriKerjasama Luar Negeri LNLN
003003 Organisasi dan Tata KerjaOrganisasi dan Tata Kerja OTOT
004004 PerlengkapanPerlengkapan LKLK
005005 PerencanaanPerencanaan PRPR
006006 KetatausahaanKetatausahaan TUTU
007007 KepegawaianKepegawaian KPKP
NomorNomor Perihal ArsipPerihal Arsip KodeKode
008008 KeuanganKeuangan KUKU
009009 HukumHukum HKHK
010010 KelembagaanKelembagaan KLKL
011011 Prasarana dan Sarana AkademikPrasarana dan Sarana Akademik PSPS
012012 PenelitianPenelitian PLPL
013013 Pengabdian pada MasyarakatPengabdian pada Masyarakat PMPM
014014 Kuliah Kerja Nyata/ Kuliah Kerja Kuliah Kerja Nyata/ Kuliah Kerja ProfesiProfesi
KKKK
015015 Pengembangan PerpustakaanPengembangan Perpustakaan PKPK
016016 KemahasiswaanKemahasiswaan KMKM
017017 Pendidikan dan PengajaranPendidikan dan Pengajaran PPPP
018018 Lain-lainLain-lain LLLL
SKEMA ARSIP YANG LEBIH SKEMA ARSIP YANG LEBIH RINCIRINCI
Kalau kita ingin menggunakan skema arsip yang Kalau kita ingin menggunakan skema arsip yang
lebih lebih rinci lagi, maka dari masing-masing perihal kita rinci lagi, maka dari masing-masing perihal kita
pecah pecah lagi lebih detail.lagi lebih detail.
Keuntungannya : pada saat mencari kembali arsip Keuntungannya : pada saat mencari kembali arsip yang diperlukan akan lebih cepat ditemukan.yang diperlukan akan lebih cepat ditemukan.
Contoh :Contoh :NomorNomor Perihal ArsipPerihal Arsip Kode Kode
SuratSuratTempat Tempat
PenyimpananPenyimpanan
001001 Hubungan MasyarakatHubungan Masyarakat
001.01. Kerjasama dalam 001.01. Kerjasama dalam NegeriNegeri
001.02. Magang001.02. Magang
001.03. Seminar/Lokakarya001.03. Seminar/Lokakarya
HMHM
501.A.01.001.501.A.01.001.0101
501.A.01.001.501.A.01.001.0202
501.A.01.001.501.A.01.001.0303
002002 Kerjasama Luar NegeriKerjasama Luar Negeri
002.01. Seminar ke Luar 002.01. Seminar ke Luar NegeriNegeri
002.02. Kunjungan dari dan 002.02. Kunjungan dari dan ke Luar ke Luar
Negeri Negeri
LNLN
501.A.01.002.501.A.01.002.0101
501.A.02.002.501.A.02.002.0202
NomorNomor Perihal ArsipPerihal Arsip Kode Kode SuratSurat
Tempat Tempat PenyimpananPenyimpanan
007007 KepegawaianKepegawaian
007.01. Surat Tugas007.01. Surat Tugas
007.02. Sertifikasi Dosen007.02. Sertifikasi Dosen
007.03. Pengusulan 007.03. Pengusulan Kenaikan PangkatKenaikan Pangkat
KPKP
501.A.01.007.501.A.01.007.0101
501.A.01.007.501.A.01.007.0202
501.A.01.007.501.A.01.007.0303
017017 Pendidikan dan PengajaranPendidikan dan Pengajaran
017.01. Nilai Mahasiswa017.01. Nilai Mahasiswa
017.02. Jadwal Kuliah dan 017.02. Jadwal Kuliah dan UjianUjian
017.03. Seminar Mahasiswa017.03. Seminar Mahasiswa
PPPP
501.A.02.017.501.A.02.017.0101
501.A.02.017.501.A.02.017.0202
501.A.02.017.501.A.02.017.0303
• Keterangan :Keterangan :
501 = Kode Ruangan501 = Kode Ruangan
A = Kode Filling Cabinet / Rak penyimpan arsipA = Kode Filling Cabinet / Rak penyimpan arsip
01 = Kode Laci Filling Cabinet / Rak penyimpan arsip01 = Kode Laci Filling Cabinet / Rak penyimpan arsip
001 = Kode permasalahan arsip001 = Kode permasalahan arsip
01 = Kode nomor urut arsip yang disimpan01 = Kode nomor urut arsip yang disimpan
• Skema arsip tersebut hanya contoh, bisa Skema arsip tersebut hanya contoh, bisa dikembangkan lagi sesuai dengan kebutuhan unit dikembangkan lagi sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing.kerja masing-masing.
__________________________________________________Sumber : 1. Modul Manajemen Arsip Aktif, Pusdiklat ANRI, Tahun 2006 Sumber : 1. Modul Manajemen Arsip Aktif, Pusdiklat ANRI, Tahun 2006
2. Laporan Praktek Kerja Lapangan Kearsipan di Departemen2. Laporan Praktek Kerja Lapangan Kearsipan di Departemen
Proteksi Tanaman Faperta IPB Tahun 2008.Proteksi Tanaman Faperta IPB Tahun 2008.
Ada beberapa hal yang bisa menambah wawasan saya mengenai Ada beberapa hal yang bisa menambah wawasan saya mengenai
arsip setelah mengikuti pelatihan jabatan fungsional kearsipan arsip setelah mengikuti pelatihan jabatan fungsional kearsipan tingkat ahli di Pusdiklat ANRI bulan Juli tahun 2008 lalu , yaitu :tingkat ahli di Pusdiklat ANRI bulan Juli tahun 2008 lalu , yaitu :
Selama ini kita menganggap arsip itu tidak begitu penting, bahkan Selama ini kita menganggap arsip itu tidak begitu penting, bahkan menurut opini dalam masyarakat arsip identik dengan sampah, atau menurut opini dalam masyarakat arsip identik dengan sampah, atau tumpukan kertas yang tak berguna. Tetapi setelah mengikuti tumpukan kertas yang tak berguna. Tetapi setelah mengikuti pelatihan ini terbukalah wawasan saya bahwa arsip itu sangat pelatihan ini terbukalah wawasan saya bahwa arsip itu sangat penting, bahkan arsip terutama arsip aktif merupakan salah satu penting, bahkan arsip terutama arsip aktif merupakan salah satu bahan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam bahan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.suatu organisasi.
Pada saat kami berkunjung ke ANRI, saya sempat kaget juga betapa Pada saat kami berkunjung ke ANRI, saya sempat kaget juga betapa mereka memperlakukan arsip dengan sangat serius, bahkan arsip mereka memperlakukan arsip dengan sangat serius, bahkan arsip yang ratusan tahun masih tersimpan dengan rapi.yang ratusan tahun masih tersimpan dengan rapi.
Jabatan fungsional arsiparis bisa dijadikan pertimbangan apabila kita Jabatan fungsional arsiparis bisa dijadikan pertimbangan apabila kita ingin naik pangkat yang lebih tinggi, sementara saat ini pangkat ingin naik pangkat yang lebih tinggi, sementara saat ini pangkat sudah pada posisi puncak. Bagi tenaga kependidikan yang memiliki sudah pada posisi puncak. Bagi tenaga kependidikan yang memiliki ijazah terakhir SLTA bisa mencapai ke golongan III/d, sedangkan bagi ijazah terakhir SLTA bisa mencapai ke golongan III/d, sedangkan bagi S1 bisa mencapai ke golongan IV.S1 bisa mencapai ke golongan IV.
Tak ada gading yang tak retakTak ada gading yang tak retak
Terima Kasih Terima Kasih Semoga BermanfaatSemoga Bermanfaat