Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

21
SISTEM PENYIMPANAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP AKTIF ARSIP AKTIF nooryani nooryani

description

Sistem Penyimpanan Arsip Aktif, Pengarsipan

Transcript of Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

Page 1: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

SISTEM SISTEM PENYIMPANAN PENYIMPANAN ARSIP AKTIFARSIP AKTIF

nooryaninooryani

Page 2: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

• SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SISTEM PENYIMPANAN ARSIP AKTIF ADA TIGA BENTUK:AKTIF ADA TIGA BENTUK:

SENTRALISASISENTRALISASI

DESENTRALISASIDESENTRALISASI

GABUNGANGABUNGAN

Page 3: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

SENTRALISASISENTRALISASI Sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat di satu Sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat di satu

tempat.tempat.

Keuntungan Sentralisasi:Keuntungan Sentralisasi: Memberikan prosedur yang konsisten.Memberikan prosedur yang konsisten. Jelas penanggungjawabnya.Jelas penanggungjawabnya. Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama.Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama. Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja / Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja /

departemen.departemen. Meminimalkan duplikasi arsip aktif.Meminimalkan duplikasi arsip aktif. Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara

lebih baik.lebih baik. Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif.Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif. Memberikan cara penemuan arsip sekali jalanMemberikan cara penemuan arsip sekali jalan

Kelemahan Sentralisasi :Kelemahan Sentralisasi : Sentralisasi pada organisasi yang besar akan dihadapkan pada Sentralisasi pada organisasi yang besar akan dihadapkan pada

masalah keterlambatan penanganan arsip aktif, yang justru masalah keterlambatan penanganan arsip aktif, yang justru berakibat pada in efisiensi dan in efektifitas.berakibat pada in efisiensi dan in efektifitas.

Page 4: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

DESENTRALISASIDESENTRALISASI Sistem penyimpanan arsip aktif di masing-masing unit kerja Sistem penyimpanan arsip aktif di masing-masing unit kerja

/ departemen./ departemen.

Masalah yang berkaitan dengan sistem desentralisasi adalah :Masalah yang berkaitan dengan sistem desentralisasi adalah : Masing-masing unit kerja mempunyai cara penyimpanan Masing-masing unit kerja mempunyai cara penyimpanan

sendiri-sendiri sehingga tidak ada keseragaman dalam sendiri-sendiri sehingga tidak ada keseragaman dalam sistem pengelolaan arsip aktif secara keseluruhan.sistem pengelolaan arsip aktif secara keseluruhan.

Masing-masing departemen/unit kerja menyimpan arsipnya Masing-masing departemen/unit kerja menyimpan arsipnya sendiri-sendiri ini menyebabkan tidak semua arsip yang sendiri-sendiri ini menyebabkan tidak semua arsip yang berkaitan disimpan secara bersama.berkaitan disimpan secara bersama.

Mendukung kearah praktek penyimpanan duplikasi arsip Mendukung kearah praktek penyimpanan duplikasi arsip aktif.aktif.

Penggunaan peralatan tidak secara maksimum, karena Penggunaan peralatan tidak secara maksimum, karena setiap unit kerja akan melakukan pengadaan peralatan setiap unit kerja akan melakukan pengadaan peralatan sendiri-sendiri.sendiri-sendiri.

Masing-masing departemen/unit kerja menyimpan arsip Masing-masing departemen/unit kerja menyimpan arsip dengan cara yang berbeda-beda, oleh karena itu jaminan dengan cara yang berbeda-beda, oleh karena itu jaminan atas keamanan arsip kurang optimal.atas keamanan arsip kurang optimal.

Page 5: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

• Desentralisasi sesuai untuk kondisi :Desentralisasi sesuai untuk kondisi :

a)a) Jika informasi yang diperlukan hanya yang Jika informasi yang diperlukan hanya yang diciptakan oleh satu unit kerja.diciptakan oleh satu unit kerja.

b)b) Volume arsip yang ada di unit-unit kerja sangat Volume arsip yang ada di unit-unit kerja sangat besar.besar.

c)c) Organisasi yang besar yaitu memiliki unit-unit Organisasi yang besar yaitu memiliki unit-unit kerja yang kompleks.kerja yang kompleks.

Page 6: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

KOMBINASIKOMBINASI(GABUNGAN ANTARA (GABUNGAN ANTARA

SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI)SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI) Sistem penyimpanan arsip aktif yang memperbolehkan unit-unit kerja Sistem penyimpanan arsip aktif yang memperbolehkan unit-unit kerja

mengelola arsip aktifnya di bawah kontrol sistem sentralisasi.mengelola arsip aktifnya di bawah kontrol sistem sentralisasi.

Keuntungan Sistem Kombinasi :Keuntungan Sistem Kombinasi :

a)a) KeseragamanKeseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali.sistem penyimpanan dan penemuan kembali.

b)b) Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip.Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip.c)c) Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan efektif.Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan efektif.d)d) Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan

penyusutan arsip.penyusutan arsip.e)e) Memberikan perasaan “aman” bagi manajemen atau pengelola arsip.Memberikan perasaan “aman” bagi manajemen atau pengelola arsip.

Kelemahan :Kelemahan :a)a) Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul pada Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul pada

sistem kombinasi.sistem kombinasi.b)b) Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu

kesatuan.kesatuan.

Page 7: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

KESIMPULANKESIMPULAN

• Penentuan dalam sistem penyimpanan Penentuan dalam sistem penyimpanan arsip aktif suatu organisasi / lembaga arsip aktif suatu organisasi / lembaga tergantung pada kebutuhan organisasi tergantung pada kebutuhan organisasi , besar kecilnya organisasi., besar kecilnya organisasi.

• Kalau kita melihat ketiga bentuk Kalau kita melihat ketiga bentuk tersebut, nampaknya sistem tersebut, nampaknya sistem penyimpanan arsip aktif kombinasilah penyimpanan arsip aktif kombinasilah yang sesuai dan telah di terapkan IPB. yang sesuai dan telah di terapkan IPB.

Page 8: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

PENATAAN ARSIP AKTIFPENATAAN ARSIP AKTIF

Page 9: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

SISTEM PENATAAN ARSIP ADA SISTEM PENATAAN ARSIP ADA BEBERAPA MACAM YAITU :BEBERAPA MACAM YAITU :

• KRONOLOGISKRONOLOGIS• ABJADABJAD• SUBJEK ( MASALAH) SUBJEK ( MASALAH) • NOMORNOMOR

Page 10: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

• KRONOLOGIS : KRONOLOGIS : Arsip yang disimpan berdasarkan Arsip yang disimpan berdasarkan

kronologi waktu, yaitu tanggal, kronologi waktu, yaitu tanggal, bulan dan tahun surat tersebut bulan dan tahun surat tersebut dikeluarkan.dikeluarkan.

• ABJAD :ABJAD : Arsip yang disimpan berdasarkan Arsip yang disimpan berdasarkan

abdjad, biasanya dipergunakan di abdjad, biasanya dipergunakan di bagian kepegawaian untuk bagian kepegawaian untuk menyimpan arsip perorangan.menyimpan arsip perorangan.

Page 11: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

• SUBJEK (MASALAH)SUBJEK (MASALAH) Arsip yang disimpan berdasarkan Arsip yang disimpan berdasarkan

subjek / masalah / perihal / kode subjek / masalah / perihal / kode surat. surat.

• NOMOR NOMOR Arsip yang disimpan berdasarkan Arsip yang disimpan berdasarkan

nomor.nomor.

Page 12: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

KESIMPULANKESIMPULAN

• Setelah kita uraikan keempat sistem penataan arsip Setelah kita uraikan keempat sistem penataan arsip tersebut, nampaknya sistem penataan arsip tersebut, nampaknya sistem penataan arsip berdasarkan subjek (masalah) sangat mudah berdasarkan subjek (masalah) sangat mudah diterapkan, dan untuk penemuan kembali lebih cepat diterapkan, dan untuk penemuan kembali lebih cepat dibandingkan dengan sistem yang lain. Sistem ini dibandingkan dengan sistem yang lain. Sistem ini berlaku untuk penyimpanan arsip yang bersifat umum. berlaku untuk penyimpanan arsip yang bersifat umum.

• Sistem abjad lebih sesuai untuk penyimpanan arsip Sistem abjad lebih sesuai untuk penyimpanan arsip perorangan di bagian kepegawaian.perorangan di bagian kepegawaian.

• Berdasarkan pengalaman penulis, penyimpanan arsip Berdasarkan pengalaman penulis, penyimpanan arsip berdasarkan kronologis ataupun nomor, sangat berdasarkan kronologis ataupun nomor, sangat menyulitkan kita pada saat kita mencari kembali arsip menyulitkan kita pada saat kita mencari kembali arsip itu pada saat diperlukan. Karena kita harus membaca itu pada saat diperlukan. Karena kita harus membaca agenda surat, atau membuka satu persatu arsip yang agenda surat, atau membuka satu persatu arsip yang telah disimpan.telah disimpan.

Page 13: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

Langkah-Langkah Penataan Langkah-Langkah Penataan Arsip Berdasarkan Masalah Arsip Berdasarkan Masalah

– Kita tentukan lebih dahulu skema arsip yang akan Kita tentukan lebih dahulu skema arsip yang akan

kita gunakan.kita gunakan.– Arsip kita pilah – pilah berdasarkan skema yang Arsip kita pilah – pilah berdasarkan skema yang

kita gunakan, dalam hal ini adalah sesuai dengan kita gunakan, dalam hal ini adalah sesuai dengan kode surat (permasalahan).kode surat (permasalahan).

– Kemudian kita urutkan berdasarkan tanggal, bulan Kemudian kita urutkan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun.dan tahun.

– Kemudian kita masukkan arsip ke dalam folder/box Kemudian kita masukkan arsip ke dalam folder/box file/ map. file/ map.

– Dalam penyimpanan folder/box file/map diurutkan Dalam penyimpanan folder/box file/map diurutkan sesuai dengan nomor yang telah ditentukan.sesuai dengan nomor yang telah ditentukan.

Page 14: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

SKEMA ARSIP SKEMA ARSIP

• Skema arsip sederhana yang kita gunakan Skema arsip sederhana yang kita gunakan adalah berdasarkan kode surat yang adalah berdasarkan kode surat yang sudah berlaku di IPB,yaitu sudah berlaku di IPB,yaitu NomoNomo

rrPerihal ArsipPerihal Arsip KodeKode

001001 Hubungan MasyarakatHubungan Masyarakat HMHM

002002 Kerjasama Luar NegeriKerjasama Luar Negeri LNLN

003003 Organisasi dan Tata KerjaOrganisasi dan Tata Kerja OTOT

004004 PerlengkapanPerlengkapan LKLK

005005 PerencanaanPerencanaan PRPR

006006 KetatausahaanKetatausahaan TUTU

007007 KepegawaianKepegawaian KPKP

Page 15: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

NomorNomor Perihal ArsipPerihal Arsip KodeKode

008008 KeuanganKeuangan KUKU

009009 HukumHukum HKHK

010010 KelembagaanKelembagaan KLKL

011011 Prasarana dan Sarana AkademikPrasarana dan Sarana Akademik PSPS

012012 PenelitianPenelitian PLPL

013013 Pengabdian pada MasyarakatPengabdian pada Masyarakat PMPM

014014 Kuliah Kerja Nyata/ Kuliah Kerja Kuliah Kerja Nyata/ Kuliah Kerja ProfesiProfesi

KKKK

015015 Pengembangan PerpustakaanPengembangan Perpustakaan PKPK

016016 KemahasiswaanKemahasiswaan KMKM

017017 Pendidikan dan PengajaranPendidikan dan Pengajaran PPPP

018018 Lain-lainLain-lain LLLL

Page 16: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

SKEMA ARSIP YANG LEBIH SKEMA ARSIP YANG LEBIH RINCIRINCI

Kalau kita ingin menggunakan skema arsip yang Kalau kita ingin menggunakan skema arsip yang

lebih lebih rinci lagi, maka dari masing-masing perihal kita rinci lagi, maka dari masing-masing perihal kita

pecah pecah lagi lebih detail.lagi lebih detail.

Keuntungannya : pada saat mencari kembali arsip Keuntungannya : pada saat mencari kembali arsip yang diperlukan akan lebih cepat ditemukan.yang diperlukan akan lebih cepat ditemukan.

Page 17: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

Contoh :Contoh :NomorNomor Perihal ArsipPerihal Arsip Kode Kode

SuratSuratTempat Tempat

PenyimpananPenyimpanan

001001 Hubungan MasyarakatHubungan Masyarakat

001.01. Kerjasama dalam 001.01. Kerjasama dalam NegeriNegeri

001.02. Magang001.02. Magang

001.03. Seminar/Lokakarya001.03. Seminar/Lokakarya

HMHM

501.A.01.001.501.A.01.001.0101

501.A.01.001.501.A.01.001.0202

501.A.01.001.501.A.01.001.0303

002002 Kerjasama Luar NegeriKerjasama Luar Negeri

002.01. Seminar ke Luar 002.01. Seminar ke Luar NegeriNegeri

002.02. Kunjungan dari dan 002.02. Kunjungan dari dan ke Luar ke Luar

Negeri Negeri

LNLN

501.A.01.002.501.A.01.002.0101

501.A.02.002.501.A.02.002.0202

Page 18: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

NomorNomor Perihal ArsipPerihal Arsip Kode Kode SuratSurat

Tempat Tempat PenyimpananPenyimpanan

007007 KepegawaianKepegawaian

007.01. Surat Tugas007.01. Surat Tugas

007.02. Sertifikasi Dosen007.02. Sertifikasi Dosen

007.03. Pengusulan 007.03. Pengusulan Kenaikan PangkatKenaikan Pangkat

KPKP

501.A.01.007.501.A.01.007.0101

501.A.01.007.501.A.01.007.0202

501.A.01.007.501.A.01.007.0303

017017 Pendidikan dan PengajaranPendidikan dan Pengajaran

017.01. Nilai Mahasiswa017.01. Nilai Mahasiswa

017.02. Jadwal Kuliah dan 017.02. Jadwal Kuliah dan UjianUjian

017.03. Seminar Mahasiswa017.03. Seminar Mahasiswa

PPPP

501.A.02.017.501.A.02.017.0101

501.A.02.017.501.A.02.017.0202

501.A.02.017.501.A.02.017.0303

Page 19: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

• Keterangan :Keterangan :

501 = Kode Ruangan501 = Kode Ruangan

A = Kode Filling Cabinet / Rak penyimpan arsipA = Kode Filling Cabinet / Rak penyimpan arsip

01 = Kode Laci Filling Cabinet / Rak penyimpan arsip01 = Kode Laci Filling Cabinet / Rak penyimpan arsip

001 = Kode permasalahan arsip001 = Kode permasalahan arsip

01 = Kode nomor urut arsip yang disimpan01 = Kode nomor urut arsip yang disimpan

• Skema arsip tersebut hanya contoh, bisa Skema arsip tersebut hanya contoh, bisa dikembangkan lagi sesuai dengan kebutuhan unit dikembangkan lagi sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing.kerja masing-masing.

__________________________________________________Sumber : 1. Modul Manajemen Arsip Aktif, Pusdiklat ANRI, Tahun 2006 Sumber : 1. Modul Manajemen Arsip Aktif, Pusdiklat ANRI, Tahun 2006

2. Laporan Praktek Kerja Lapangan Kearsipan di Departemen2. Laporan Praktek Kerja Lapangan Kearsipan di Departemen

Proteksi Tanaman Faperta IPB Tahun 2008.Proteksi Tanaman Faperta IPB Tahun 2008.

Page 20: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

Ada beberapa hal yang bisa menambah wawasan saya mengenai Ada beberapa hal yang bisa menambah wawasan saya mengenai

arsip setelah mengikuti pelatihan jabatan fungsional kearsipan arsip setelah mengikuti pelatihan jabatan fungsional kearsipan tingkat ahli di Pusdiklat ANRI bulan Juli tahun 2008 lalu , yaitu :tingkat ahli di Pusdiklat ANRI bulan Juli tahun 2008 lalu , yaitu :

Selama ini kita menganggap arsip itu tidak begitu penting, bahkan Selama ini kita menganggap arsip itu tidak begitu penting, bahkan menurut opini dalam masyarakat arsip identik dengan sampah, atau menurut opini dalam masyarakat arsip identik dengan sampah, atau tumpukan kertas yang tak berguna. Tetapi setelah mengikuti tumpukan kertas yang tak berguna. Tetapi setelah mengikuti pelatihan ini terbukalah wawasan saya bahwa arsip itu sangat pelatihan ini terbukalah wawasan saya bahwa arsip itu sangat penting, bahkan arsip terutama arsip aktif merupakan salah satu penting, bahkan arsip terutama arsip aktif merupakan salah satu bahan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam bahan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.suatu organisasi.

Pada saat kami berkunjung ke ANRI, saya sempat kaget juga betapa Pada saat kami berkunjung ke ANRI, saya sempat kaget juga betapa mereka memperlakukan arsip dengan sangat serius, bahkan arsip mereka memperlakukan arsip dengan sangat serius, bahkan arsip yang ratusan tahun masih tersimpan dengan rapi.yang ratusan tahun masih tersimpan dengan rapi.

Jabatan fungsional arsiparis bisa dijadikan pertimbangan apabila kita Jabatan fungsional arsiparis bisa dijadikan pertimbangan apabila kita ingin naik pangkat yang lebih tinggi, sementara saat ini pangkat ingin naik pangkat yang lebih tinggi, sementara saat ini pangkat sudah pada posisi puncak. Bagi tenaga kependidikan yang memiliki sudah pada posisi puncak. Bagi tenaga kependidikan yang memiliki ijazah terakhir SLTA bisa mencapai ke golongan III/d, sedangkan bagi ijazah terakhir SLTA bisa mencapai ke golongan III/d, sedangkan bagi S1 bisa mencapai ke golongan IV.S1 bisa mencapai ke golongan IV.

Page 21: Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

Tak ada gading yang tak retakTak ada gading yang tak retak

Terima Kasih Terima Kasih Semoga BermanfaatSemoga Bermanfaat