Penanganan Surat Masuk Sistem Pola Lama (Agenda)

Disusun oleh:Antania Susanto

Nurul RasykaRahmadini

Tasya Asmara Pratiwi

Pengertian Sistem Pola Lama

Penanganan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan buku agenda. Kelebihan dari sistem buku agenda adalah lebih mudah dilacak

dan lebih praktis dalam pengisiannya.

Alat dan Perlengkapan

• Buku Agenda• Buku Ekspedisi• Stempel Agenda• Lembar Disposisi• Daftar Klasifikasi Indeks

Buku agenda adalah catatan tentang surat masuk dan surat keluar dalam waktu 1 tahun.

Tiga macam buku agenda:- Buku agenda tunggal - Buku agenda kembar

- Buku agenda berpasangan

Fungsi Buku Agenda:- Mencatat surat masuk dan

surat keluar- Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar selama 1

tahun- Untuk penomoran surat- Memudahkan pencarian

surat- Bukti historis

No. urut

Surat Masuk Surat Keluar Keterangan

Tgl. Terima

Dari Hal No. Surat Tgl. Surat Tgl. Kirim

kepada Hal No. Surat Tgl. Surat

01 7 Januari 2013

UD JayaJl. Riau no. 8Jakarta

Penawaran harga keramik

7/JY/I/13 3 Januari 2013

- - - - -

02 - - - - - 7 Jan 2013

PT JayaJl. Riau no. 8Jakarta

Permintaan penawaran harga

02/AS/I/2013

5 Januari 2013

03

04

Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirim oleh kurir atau

ekspeditur.Dua macam buku ekspedisi:- Buku ekspedisi intern- Buku ekspedisi eksternFungsi buku ekspedisi:

- Mencatat surat-surat yang dikirim

- Sebagai bukti penerimaan surat

No. Tgl. kirim Tgl. surat No. surat Kepada Hal Paraf Penerima

1. 7 Jan 2013 5 Jan 2013 02/AS/I/13 PT JayaJalan Riau no. 8Jakarta

Permintaan penawaran harga

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Fungsi stempel agenda:- Mengetahui kapan surat diterima

dan siapa yang menerima- Sebagai alat pengawasan

- Mengetahui kapan surat itu diteruskan ke unit pengolah

Stempel agenda adalah cap yang dibubuhkan pada surat masuk. Biasa

dicap pada bagian kanan atas ataupun dibawah tanggal.

Agno: 07Tgl. Terima: 14 – 1 - 2013Tgl. Kirim: 15 – 1 - 2013Paraf Penerima:

Fungsi lembar disposisi:- Mencatat tanggapan pimpinan- Mengetahui orang atau pejabat

yang ditunjuk pimpinan untuk menindaklanjuti surat

Lembar disposisi adalah lembar yang digunakan untuk mencatat

tanggapan pimpinan.

LEMBAR DISPOSISIBiasa Penting RahasiaIndeks/Subjek: Kode: B.1.1 Tgl. Surat: 3 Jan 2013PemasaranPenawaran

No. Surat: 7/JY/I/13

Isi ringkas/ Hal: Penawaran harga keramik

Dari: UD Jaya, Jl. Riau no. 8, Jakarta

Instruksi/Informasi/Permohonan Diteruskan kepada:1.2.

Catatan

Fungsi daftar klasifikasi indeks:- Memudahkan mengelompokkan

surat- Memberi kode masalah

- Memudahkan menyimpan- Memudahkan mencari

Daftar Klasifikasi indeks adalah daftar yang memuat pokok-pokok masalah suatu

organisasi beserta kodenya.

No Urut Tanggal Terima

Dari Hal No. Surat Tanggal Surat

Ket

No Urut Tanggal Terima

Kepada Hal No. Surat Tanggal Surat

Ket

BUKU AGENDA KEMBAR

BUKU AGENDA TUNGGAL

No Urut Tanggal M/K

Surat Dari/kepada Isi

ringkasan KetNomor Tanggal

Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sistem Agenda Dengan Asas Gabungan

LD

LDLDLD

LD

Bagian Umum/TU/Sekretariat Bagian/unit pengolah

Penerima Pencatat Pengarah Arsip TU pengolah Pimpinan Pelaksana

Konsep Balasan