Peng. Biaya 1.REV

PROSEDUR PENGENDALIAN BIAYA PROYEK

No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku

Halaman : dari

1.0 TUJUAN

1.1. Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran biaya proyek untuk mengoptimalkan kontribusi.

1.2. Mengendalikan sisa penerimaan dan sisa pengeluaran proyek yang ada untuk kelangsungan perusahaan.

2.0 LINGKUP

Berlaku untuk semua proyek.

3.0 REFERENSI

3.1. Dokumen RAP

3.2. Prosedur Seleksi & Evaluasi Subkontraktor - (PR – CDH – 2)

3.3. Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data Proyek - (PR – PRJ – 1)

3.4. Prosedur Pembelian Barang - (PR - LDH - 1)

4.0 ISTILAH DAN SINGKATAN

4.1 CDH : Cost Control Departemen Head

4.2 LDH : Logistic Departemen Head

4.3 FNA : Finance & Accounting Departemen Head

4.4 PM : Project Manager

4.5 SM : Site Manager

4.6 RAP : Rencana Anggaran Pelaksanaan

4.7 SPM : Surat Permintaan Material

4.8 SPB : Surat Penerimaan Barang

4.9 SPK : Surat Perintah Kerja

4.10 OP : Order Pembelian

4.11. QS : Quantity Surveyor

4.12. SI : Site Instruction

5.0 KETENTUAN UMUM

5.1. CDH mengevaluasi apakah kontribusi proyek cenderung meningkat / menurun setiap bulan.

5.2. CDH dan PM mengevaluasi penerimaan dan pengeluaran proyek setiap bulan dengan mengisi Form Laporan Bulanan – Eavaluasi Proyek Berjalan (FM – CDH – 1 – 8).


No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku

Halaman : dari

6.0 URUTAN KERJA DAN TANGGUNG JAWAB

1. Penerimaan Proyek

2. Pengeluaran Biaya Proyek

a. Pengeluarana Biaya Sub Kontraktor

b. Pengeluaran Biaya Material (Supplier)

c. Pengeluaran Biaya Preliminaries dan Upah

1. Penerimaan Proyek

Pelaku Kegiatan Rekaman

PM / QS

6.1 a. Membuat / mengajukan Progress Bulanan ke Owner untuk tagihan.

b. Menghitung Pekerjaan Tambah / Kurang (SI) yang masih dalam lingkup kontrak ke Owner.

c. Menghitung Volume Bersama dengan Owner / Direksi lapangan untuk proyek “ Remeasure “.

Progress Bulanan

Variation OrderPerhitungan pekerjaan

tambah / kurang

Final Measurement

6.2 a. Memproses progress ke Owner sampai mendapatkan persetujuan progress/ payment certificate.

b. Menyerahkan progress bulanan / payment certificate yang telah disetujui Owner ke CDH.

CDH

6.3 Menerima progress bulanan dan Payment Certificate yang sudah disetujui Owner dari PM.

Progress Bulanan

6.4 a. Membukukan tagihan ke Owner yang “BELUM TERBAYAR” dan yang “SUDAH TERBAYAR” dalam Daftar Tagihan.

b. Memonitor tagihan ke Owner.

Daftar Tagihan Progress

(FM – CDH – 1 – 1)

6.5 Memberikan Payment Certificate yang telah disetujui Owner ke FNA untuk secepatnya dibuatkan kuitansi tagihan.

Buku Ekspedisi

2. Pengeluaran Biaya Proyek

a. Pengeluaran Biaya Sub Kontraktor



No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku

Halaman : dari

SUBKONTRAKTOR

6.1 a. Mengajukan progress pekerjaan yang telah diselesaikan pada periode tertentu sesuai dengan kondisi yang telah ditetapkan dalam SPK.

b. Pengajuan Progress ditujukan kepada PM dalam bentuk BQ Progress.



No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku

Halaman : dari

PM

6.2 a. Menerima dokumen progress pekerjaan dari Subkontraktor.

b. Menyiapkan segala dokumen yang diperlukan untuk rencana memeriksa dokumen progress pekerjaan Subkontraktor.

BQ Progress dari Subkontraktor

6.3 a. Proses pemeriksaan BQ Progress Subkontraktor dengan aktual pekerjaan yang telah dicapai.

b. Apabila pengajuan progress tidak sesuai atau terlalu banyak menyimpang dari keadaan sebenarnya, maka BQ Progress tersebut dikembalikan ke Subkontraktor.

c. Apabila hasil pemeriksaan bersama telah sesuai dengan kenyataan yang telah dikerjakan Subkontraktor, maka PM akan membuat Berita Acara Pembayaran.

Berita Acara Pembayaran

(FM – CDH – 1 – 2)

PM

6.4 a. Membuat Berita Acara Progress lapangan dan ditanda tangani kedua belah pihak.

b. Membuat Risalah pembayaran terhadap progress yang dicapai Subkontraktor untuk menunjukkan nilai nominalnya yang harus ditagihkan dalam kwitansi.

d. Memasukkan ke dalam Rekapitulasi Monitoring Subkontraktor untuk mengetahui perbandingan terhadap SPK Subkontraktor.

e. Memberikan Berita Acara dan Risalah Pembayaran ke Subkontraktor.

Berita Acara Pembayaran

(FM – CDH – 1 – 2)

Risalah Pembayaran

(FM – CDH – 1 – 3)

Monitoring Sub Kontraktor

(FM – CDH – 1 – 4)

Buku Ekspedisi

SUBKONTRAKTOR

6.5 a. Menerima Berita Acara dan Risalah Pembayaran untuk segera dibuatkan kwitansi yang sesuai dengan Risalah.

b. Membuat tagihan dan mengirim ke kantor

(CDH) ,tagihan terdiri dari :- Kwitansi- Berita Acara asli- Risalah Pembayaran asli- Faktur Pajak (bila ada)- Copy SPK

CDH

6.6 a. Menerima dokumen tagihan dari Sub Kontraktor dan memberikan tanda terima kwitansi.

b. Memeriksa kelengkapan dan kebenaran

terhadap SPK.

c. Memeriksa kesesuaian Dokumen Tagihan dengan SPK.

Tanda Terima Kwitansi

(FM – CDH – 1 – 5)



No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku

Halaman : dari

CDH

6.7 a. Kontrol pembayaran Subkontraktor terhadap tagihan ke Owner (Progress ke Owner) diharuskan progress ke Owner lebih besar dari progress ke Subkontraktor

b. Apabila tidak sesuai dokumen kembali ke PM untuk ditindak lanjuti ke Subkontraktor yang bersangkutan.

c. Apabila sudah sesuai bisa dikelompokkan dalam Daftar SPK Subkontraktor yang sudah diputuskan, menjadi 2 (dua) kelompok : kelompok “Tagihan Berkwitansi” dan“ Sisa Kontrak” (kontrol biaya Subkontraktor)

Daftar Tagihan Progress

(FM – CDH – 1 – 1)

Monitoring Sub Kontraktor

(FM – CDH – 1 – 4)

6.8 a. Memonitor sisa Subkontraktor yang belum diputuskan sesuai RAP Sub Kontraktor setiap bulan.

b. Mengoptimalkan porsi Subkontraktor dalam evaluasi RAP.

6.9 Memberikan dokumen tagihan Subkontraktor yang sudah diperiksa dan sudah benar ke FNA untuk pelaksanaan pembayaran.

Buku Ekspedisi

b. Pengeluaran Biaya Material (Supplier)


SUPPLIER

6.1 a. Mengajukan tagihan ke kantor dengan kelengkapan :- Copy PO- Surat jalan- SPB Asli- Kwitansi bermaterai- Faktur PPN (bila ada)

Dokumen Tagihan

CDH

6.2 a. Menerima dokumen tagihan dari Supplier.

b. Memeriksa kelengkapannya sesuai persyaratan yang telah ditentukan.

Tanda Terima Kwitansi

(FM – CDH – 1 – 5)

LDH

6.3 a. Menerima dokumen tagihan Supplier dari CDH.

b. Memeriksa dokumen tagihan Supplier dibandingkan / dichek terhadap OP yang pernah di fax terhadap aktual yang dikirim.

c. Segera membuatkan Rekapitulasi Tagihan setelah dokumen pembayaran Supplier diperiksa dan dimintakan tanda tangan ke OMR.

Buku Ekspedisi

Rekapitulasi Tagihan


No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku

Halaman : dari


LDH

6.4 a. Apabila tidak sesuai checking bersama Supplier.

b. Apabila sesuai dokumen dikirim ke proyek untuk diterima/ disetujui PM dan segera dikembalikan ke LDH.

Buku Ekspedisi

PM

6.5 a. Menerima dokumen tagihan Supplier dari LDH.

b. Memeriksa dan menanda tangani Rekapitulasi Tagihan.

c. Dokumen dikembalikan ke LDH.

LDH

6.6 a. Terima dokumen dari PRJ.

b. Mendokumentasikan Rekapitulasi Tagihan.

c. Dokumen tagihan Supplier dikirim ke

CDH.

Buku Ekspedisi

CDH

6.7 a. Menerima dokumen tagihan dari LDH.

b. Mengelompokkan Daftar PO Material yang sudah diputuskan menjadi 2 (dua) kelompok yaitu :Kelompok tagihan berkwitansi dan kelompok sisa kontrak PO material.

Buku Ekspedisi

Rekapitulasi Tagihan Supplier

(FM – CDH – 1 – 6)

CDH6.8. Dokumen sudah siap untuk pembayaran

dan segera dikirim ke FNA.Buku Ekspedisi

c. Pengeluaran Biaya Preliminaries dan Upah


PROYEK / SM

6.1 Memeriksa SPK upah Mandor / opname lapangan diparaf, diajukan ke PM untuk disetujui.

PM

6.2 Menerima SPk upah Mandor untuk disetujui.

6.3. a. Memeriksa SPK upah Mandor terhadap RAP (Budgeting proyek) yang telah ditetapkan.

b. Apabila tidak disetujui, kembali lagi ke SM untuk diproses ulang.

c. Menandatangani opname lapangan apabila telah setuju (opname sesuai dengan pekerjaan yang telah dicapai).


No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku

Halaman : dari


PM

6.4 a. Mengirim SPK Mandor dan Opname Upah Mandor yang telah disetujui ke CDH sebagai acuan permintaan dana opname.

b. Membuat permintaan dana untuk kebutuhan di proyek (Kas Proyek) setiap hari Rabu / Kamis.

c. Membuat pertanggungan kas proyek minggu sebelumnya (rekonsiliasi Kas) sebelum mengajukan permintaan dana.

Permintaan dana(FM – CDH – 1 – 7)

Rekonsiliasi

CDH

6.5 Terima dokumen opname upah Mandor, Permintaan Dana Kas Proyek dan Rekonsiliasi dari proyek.

6.6 a. Memeriksa dokumen opname upah Mandor terhadap RAP (Budgeting) yang telah ditentukan.

b. Memonitoring biaya yang dikeluarkan proyek baik SPK Mandor / kas proyek terhadap RAP upah.

c. Apabila tidak sesuai terhadap RAP akan dikonfirmasi ulang ke PRJ untuk dimintakan kejelasannya.

Monitoring Upah

CDH

6.7 Memberikan dokumen permintaan dana ke FNA, sebagai opname dan permintaan dana proyek yang siap realisasi.

7.0 PENGECUALIAN

7.1 Untuk Proyek Kerja Sama Operasi (Joint Operation), keterlibatan CDH tergantung Kesepakatan Kerja Sama Operasi.

8.0 LAMPIRAN

8.1 Flowchart Penerimaan Proyek

8.2 Flowchart Proses Pengeluaran Biaya Proyek (Sub Kontraktor)

8.3 Flowchart Proses Pengeluaran Biaya Proyek (Material)

8.4 Flowchart Proses Pengeluaran Biaya Proyek (Upah dan Prelim)

8.5 Surat Permintaan Material (SPM) - (FM – LDH – 1 – 1)

8.6 Surat Penerimaan Barang (SPB) - (FM – LDH – 1 – 2)

8.7 Daftar Tagihan Progress - (FM – CDH – 1 – 1)

8.8 Berita Acara Pembayaran - (FM – CDH – 1 – 2)

8.9 Risalah Pembayaran - (FM – CDH – 1 – 3)

8.10 Monitoring Sub Kontraktor - (FM – CDH – 1 – 4)

8.11 Tanda Terima Kwitansi - (FM – CDH – 1 – 5)

8.12 Rekapitulasi Tagihan Supplier - (FM – CDH – 1 – 6)

8.13 Permintaan Dana - (FM – CDH – 1 – 7)


No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku

Halaman : dari

8.14 Laporan Bulanan – Evaluasi Proyek Berjalan - (FM – CDH – 1 – 8)

Peng. Biaya 1.REV

Documents

Transcript of Peng. Biaya 1.REV