Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

download Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

of 8

Transcript of Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

  • 5/13/2018 Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

    1/8

    PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)DALAM SISTEM INFORMASI

    Darwis, Datu Rizal AsraIPusat Standarisasi - LIPI

    INTISARISistem informasi di samping sebagai alat dan [asilitator juga dapat mempermudahpengembangan proses di dalam suatu organisasi. Untuk itu perlu dilakukan suatuperencanaan sistem irformasi yang baik dan tidak bisa dilepaskan dariperencanaan secaramenyeluruh dari suatu sistem organisasi. Total Quality Management (TQM) meruoakanseperangkat praktik yang bersifat strategis dan jangka panjang yang memungkinkanmanajemen untuk menyampaikan usulan-usulan perbaikan berkesinambungan.Pengembangan Sistem informasi secara teknis sangat relevan dengan prinsip penerapanTQM pada suatu organisasi. Penerapan TQM pada sitem informasi dapat memberikankeuntungan dan manfaat yang sangat berarti bagifungsi manajemen secara terpadu di dalamorganisasi maupun unit sistem informasi flu sendiri. Pada tulisan ini ditunjukan beberapastrategi yang harus dipertimbangkan dalam menerapkan prinsip-prinsip TQM pada unitsistem informasi

    ABSTRACTInformation system besided as tools and catalisator also can easly to develope processes inan organization. However, It need to make a good planning for information system thatconnect with the whole of information system planning of an organization. Total QualityManagement as a set of strategic practices and have a longpriode that give possibility formanagement to give continuouse improvement proposales. Information System developmenttecnically very relevance with the principt of TQM implementation in aT!organization. TQMimplementation in information system csn gibe significancce oportuAities for integretedmanagement funtions in sn orgsnozation. This paper shows some strategcs to imply theprincipt ofTQM in information system unit.

    1 PENDAHULUANTotal Quality Management (TQM) masih menjadi sesuatu yang kontroversial, karenakesulitan dalam hal mempraktekkannya Ada yang mengatakan TQM sebagai alternatifbam manaiernen, tapi ada pula yang meIihatnya sebagai lompatan manajemen menujukesuksesan. Faktor-faktor penyebab keberhasilan atau kegagalan penerapan TQMsangat sulit diidentifikasikan, karena penerapan TQM sangat spesifik dengan kondisiperusahaan yang menerapkannya. Sehingga masing-masing perusahaan yangmenerapkan TQM berbeda daIam mendefinisikan TQM. Sistem Informasi merupakansatu unit organisasi dalam perusahaan yang memegang peranan penting sebagai alatkomunikasi yang konsisten bagi unit-unit organisasi lainnya pada perusahaan. Padadekade terakhir ini aplikasi Teknologi Informasi sangat membantu praktek-praktekpenerapan TQM pada perusahaan memberikan tantangan bagi unit pengelola sistem

    ISSN 0852 - 002 X, PPI - KIM 2000 384

  • 5/13/2018 Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

    2/8

    informasi itu sendiri untuk menerapkan praktek-praktek TQM Tulisan in i akanmencoba menjelaskan sejarah TQM, pengertian TQM dan penerapannya pada sisteminformasi

    2 SEJARAH TQMKonsep mutu dan pengendalian mutu dimulai dari industri yang memproduksi senjatadan peralatan militer pada perang dunia kedua dan secara konsisten ditangani olehmiIiter yang telah distandarkan dalam MIL-Q-5923 dan kemudian rvrrL-Q- 9858.Setelah kalah perang Jepang mulai lagi membangun negaranya dengan mempelajarikonsep pengendalian mutu di negara-negara barat terutama Amerika. Pada tahun 1950Dr. Edwards Deming dari Amerika datang ke Jepang untuk memperkenalkan teknik-teknik pengendalian mutu produk. Masyarakat industri dan ilmuan Jepang sangatantusias untuk membangun kembali negaranya dari kekalahan perang dunia kedua,sehingga pengendalian mutu dikembangkan dari teknik pengendalian mutu produk: keteknik perbaikan mutu produk yang jauh meninggalkan sistem pengendalian mutuAmerika dan Eropah, dan lebih jauh kepada teknik perbaikan semua aspek operasionalperusahaan menjadi Pengendalian Mutu Terpadu (TQC) yang pada akhimya sekarangini dikenal sebagai Manajemen Mutu Terpadu (TQM).Perusahaan Amerika dan Barat umumnya tidak menyadari kecendrungan pengaruhsistem mutu. Mereka terpaku pada keyakinan bahwa pesaing Jepang lebih bersaingpada harga, bukan persaingan mutu. Menurut Juran perbedaan mutu antara keduanyadapat dilihat pada gambar berikut

    MUTU Jepang

    Barat

    1 9 5 0 1 9 6 0 1 9 7 0 1 9 8 0 2000

    Gambar 1 : Mutu Jepang dan Barat : suatu

    3 PENGERTIAN TQMTQM adalah pendekatan manajemen dari suatu organisasi yang berpusat pada mutuberdasarkan partisipasi dari semua anggota dan bertujuan untuk keberhasilan dalamjangka waktu yang lama melalui kepuasan pelanggan dan memberi keuntungan kepada. semua anggota organisasi. Pengendalian mutu adalah sebuah sistem yang secaraekonomi memproduksi barang atau jasa sesuai dengan mutu yang disyaratkan olehpelanggan.

    ISSN 0852 - 002 X PPI - KIM 2000 385

  • 5/13/2018 Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

    3/8

    Untuk menjalankan pengendalian mutu (QC) secara efektif seluruh stafperusahaan darieksekutif ke manajer dan supervisor ke pekerja lapangan hams berpartisipasi danbekerja sarna di dalamnya. Pengendalian mutu yang melaksanakan cara ini disebutCompany Wide Quality Control (CWQC) atau Total Quality Management (TQM).Pakar TQM dan Pemikirannya1) Edwards Deming, keberhasilannya dalam memimpin revolusi mutu di Jepangmembuat namanya diabadikan dalam Deming Prize, sebagai penghargaan tertinggiprestasi manajemen mutu perusahaan di Jepang. Menurut Deming, usaha yang baikbelumlah cukup diperlukan program yang hams dijalank:an sepenuh hati. Setiaporang melakukan yangterbaik belumlah jawabannya namun setiap orang perIumengatakan apa yang hams dilakukan.Perubahan yang drastis perIu dilakukan dantanggung jawab perubahan terletak pada manajer.

    2) J.M Juran, rnendefinisikan mutu sebagai "fitness for use" yang dirinci dalam limapilar utama, yaitu quality of design, quality of conformance, availability, safety andfield use. Untuk mencapainya Juran mengembangkan suatu pendekatan menyeluruh,mulai dari desain sampai pemasok. Dalam trilogi Juran dikemukakan bahwa,kualitas dikelola dengan menggunakan tiga proses manajerial yaitu planning,control dan improvement, yang kemudian di Jepang dikenal sebagai PDCA (plan,Do, Check, Action).

    3) Kaoru Ishikawa, sebagai penggagas Gugus Kendali Mutu (GKM) denganmengembangkan "Ishikawa Cause and Effect Diagram" atau dikenal sebagai"fishbone diagram" Istilah yang digunakannya Company-Wide Quality Controlmenjadi dasar pendekatan Total Quality Management (TQM). Penerapan statistikuntuk Quality Assurance diungkapkannya secara praktis tanpa formula matematisyang rumit sehingga amat disukai. Sebagai tokoh TQM di Jepang ia memilikifalsafah, "utamakan membangun manusianya, bam kem_udianmembuat barang"

    ':4) Profesor Kume, TQM adalah pendekatan manjemen yang bertujuan untukkeberhasilan dalam membantu membangun pertumbuhan yang stabil dari sebuahorganisasi dengan mengikutsertakan anggotanya yang secara ekonomi menghasilkanmutu yang diinginkan pelanggan.

    4 PENERAPANTQMUmumnya ada dua alasan mengapa perusahaan menerapkan TQM, alasan pertamaadalah bahwa perusahaan tersebut berhasrat untuk mempelajari teori manajemen ataumanajemen bersifat sain untuk meningkatkan daya saingnya. Alasan kedua adalahbahwa perusahaan tersebut mempertimbangkan TQM sebagai sebuah alat manjemenyang efektif untuk menanggulangi persoalan mutu produk atau kesulitan yang dihadapi.Dalam banyakhal alasan untuk menerapkan TQM di sebuah perusahaan adalah untuk

    ISSN 0852 - 002 X; PPI - KIM 2000 386

  • 5/13/2018 Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

    4/8

    meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan mutu produk atau perbaikantingkat manajemen.Prinsip penerapan TQM di perusahaan adalah sbb:

    1) Bekerja dengan rotasi siklus PDCA2) Penilaian berdasarkan fakta3) Menggunakan alat statistik

    4.1 Bekerja dengan rotasi siklus PDCADi dalam TQM selalu ditekankan bahwa kerja dalam perusahaan hams dilakukandengan rotasi siklus PDCA Untuk perbaikan, apa pertama sekali yang hamsdikerjakan adalah untuk menguasai kondisi yang ada. Kemudian menilai kondisitersebut dengan kesadaran mutu dan kesadaran permasalahan, kemudian mencaribagian-bagian yang harus diperbaiki.Perencanaan (plan)Membuat rencana kerja yang akan dilakukan sebelum memelai bekerja. Dalamperencaan digunakan pedoman yang sangat efektip yaitu 5W IH yang meliputi:1) Apa (What)Rencana apa yang akan dibuat, produk apa, bagaimana spesifikasinya, apabahannnya, menggunakan mesin apa, dsb.

    2) Siapa (Who)Siapa yang hams membuat rencana, siapa yang bertanggung jawab perencanaan,untuk siapa rencana tersebut, siapa yang melaksanakan, bagaimana kualifikasipelaksana, siapa yang bertangung jawab dalam pelaksanaan, siapa yang memesan,siapa yang memeriksa rencana, siapa yang memeriksa hasilnya, dsb. '

    3) Kapan (When)Berapa lama rencana dapat diselesaikan, kapan rene ana selesai, kapan pelaksanaandimulai, berapa lama pelaksanaan akan berlangsung, kapan pelaksanaan selesai,kapan diadakan pemeriksaan hasil, kapan diadakan perencanaan kembali, dsb.

    4) Dimana (Where)Dimana pereneanaan dibuat, dimana pelaksanaan dibuat, dimana diperoleh bahanbaku, dimana lokasi mesin-mesin, dimana pasar yang dituju, dimana pemeriksaanhasil dilakukan, dsb.

    5) Mengapa (Why)Mengapa pereneanaan ini hams dibuat, alasan-alasan tentang pemilihan rencana,alasan-alasan tentang pemilihan caradalam pelaksanaan., dsb.

    6) Bagaimana (How)Bagaimana perencanaan bisa dibuat, kebutuhan apa yang diperlukan dalamperencanaan, bagaimana eara pelaksanaan dari reneana, bagaimana basil bisadiperiksa, bagaimana diadakan koreksi bisa dilakukan, dsb.

    Pelaksaan (Do)Bekerja dengan pelaksanaan yang telah dibuat.Peineriksaan (Check)

    ISSN 0852 - 002 X PP/ - KIM 2000 387

  • 5/13/2018 Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

    5/8

    Pemeriksaan hasil kerja dengan cara membandingkan dengan pereneaan yang telahdibuat sebelumnya.Perbaikan (Action)Mengadakan perbaikan dan peningkatan untuk perencanaan yang akan datang.Proses siklus PDCA berlangsung dengan didasari oleh kesadaran akan mutu. Prosessiklus PDCA merupakan proses peningkatan yang kontinyu dan terus menerus danberlangsung diseluruh bagian dan mekanisme perusahaan. Siklus PDCA dari tiap-tiapkegiatan berlangsung bersama-sama dan harrnonis dalam menuju suatu peningkatansiklus PDCA keseluruhan perusahaan.8 Langkah pemecahan masalah dengan PDCA

    A. Perencanaan (plan)1. Penentuan mengenai persoalan yang ada2. Meneari sebab dari persoalan yang timbul3. Meneliti sebab yang paling mungkin4. Pemecahan masalah

    B. Pelaksanaan (Do)5. Menentukan jadwal pelaksanaan

    C. Pemeriksaan (Check)6. Hasil dari pelaksanaan diperiksa

    D. Perbaikan (Action)7. Standardisasi8. Pencatatan sisa problem lain yang belum terpeeahkan.

    Dalam melaksanakan langkah-langkah tersebut digunakan 7 tools statsitik.4.2 Penilaianberdasarkan faktaAda dua cara untuk mengenal kondisi yang ada dalam perusahaan, Yang pertamaadalah tingkat absolut dari sebuah item., dan cara kedua .adalah kecendrungan daritingkat item tersebut. Digunakan banyak gambar untuk menilai kondisi perusahaan.Laporan keuntungan dan kerugian dan lembaran keseimbangan menunjukkan hasilakhir operasional. Penyebaran pasar juga menunjukkan p enerirn aan akh ir pelanggan.Dalam TQM, untuk mencapai hasil yang lebih baik, faktor-faktor yang diperhatikanadalah QCDSM (Quality, Costs, Delivery, Safety, and Mora!). Hams mengenal situasinyata dari faktor-faktor tersebut, dengan kata lain fakta dan penilaian tingkatperusahaan dibandingkan dengan keperluan pelanggan atau tingkat produksi atau jasaperusahaan pesaing dan penilaian tingkat perbaikan dari kecendrungan tiap-tiap faktor.4.3 Menggunakan alat-alat statistikMenggunakan data untuk mengenal kondisi yang ada atau menilai tingkat operasi,diperlukan pengetahuan statistik sederhana. Ada banyak alat statistik dalam TQM, dandasar TQM adalah konsep dispersi. Hasil nyata dari operasi pasti mempunyai dispersi.Jika ada suatu masalah dalam beberapa proses seharusnya dikumpulkan data aktual dandapatkan kondisi yang ada dengan cara yang tepat dari penggunaan metoda statistik.

    ISSN 0852 - 002X, PPI- KIM 2000 388

  • 5/13/2018 Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

    6/8

    Dibandingkan dengan standar, dengan pasti diketahui perbaikan apa yang perlu.Seperti diutarakan di atas selalu diambil dua tindakan, pertama adalah untukmemperbaiki bagian yang keluar dari toleransi dan kedua adalah memperbaiki prosesuntuk menghilangkan penyebab. Operasional selalu mempunyai dispersi. Walaupunhasil-hasil berbeda dari hasil sebelumnya, jika ia dalam dispersi normal, maka kita tidakdapat menyalahkan orang yang mengerjakannya. Kadang-kadang kenyataan in i selaludilupakan.

    5 STRUKTUR PENERAPAN TQMDikatakan bahwa TQM mempunyai 3 pilar yang besar, yaitu: Manajemen kebijakan,manajemen harlan, dan kegiatan gugus kendali mutu. Seluruh operasional perusahaandimulai dengan visi atau kumpulan target manajemen puncak yang akan menjadi pokokpersoalan seperti sebuah bentuk kebijakan dan kebijakan tersebut berkembang menjadirencana kegiatan dari unit-unit operasi oleh manajemen menengah. Kemudian semuastaf dan pekerja lapangan akan melaksanakan reneana tsb. Selama operasi banyakbagian-bagian manajemen terlibat. Pembagian manajemen akan diiluti masing-masingbagian atau seksi, manajemen produksi oleh seksi yang terkait, manajemen fungsionalseperti mutu, biaya, pengantaran, keselamatan, moral dan standardisasi akan diikutidalam banyak hal. TQM adalah sebuah praktek perbaikan, Orang yang bertanggungjawab untuk perbaikan adalah semua orang di dalam perusahaan dari manajer puncakhingga pekerja lapangan. Banyak siklus PDCA akan berotasi dalam sebuah perusahaan.Manajemen kebijakan adalah siklus yang paling besar termasuk seluruh perusahaan,dan siklus QCC, PDCA, akan merupakan sebuah siklus yang keeil dalam sebuahbidang kerja,

    6 SISTEM INFORMASISistem informasi merupakan kumpulan dari komponen-komponen (perangkat keras,perangkat lunak, dataiinformasi, prosedur, komunikasi, dan user) yang salingberhubungan untuk menangkap, memproses, menyimpan, memelihara, danmenyampaikan informasi. Sistem informasi dapat merupakan suatu organisasi sendiridisamping juga umumnya sebagai bagian dari suatu organisasi. Sistem informasimanajemen terdiri dari beberapa subsistem antara lain: sistem informasi akuntansi,sistem infonnasi personalia, sistem informasi pemasaran, sistem informasi pembelian,sistem informasi persediaan, sistem informasi distribusi dll. Siklus pengenbangan sisteminformasi terdiri dari : pereneanaan, pengembangan sistem, dan evalusi. Siklus hiiduppengembangan sistern terdiri dari survey. analisis, desain, pembuatan, implementasi,pemeliharaan ).

    6 PENERAPAN TQM PADA SISTEM INFORMASIMedia penyarnpaian barang dan jasa berkualitas adalah melalui perbaikan proses.Perbaikan proses secara terus menerus merupakan perinsip penerapan TQM. Salah

    ISSN 0852 - 002X . PPI- KIM 2000 389

  • 5/13/2018 Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

    7/8

    satu faktor yang penting dalam penerapan TQM adalah peranan Teknologi Infonnasi,khususnya dalam pengurangan waktu siklus. Oleh karena itu efektifitas kinerjapenerapan TQM semakin tergantung pada penerapan Teknologi Infonnasi untukmendukung secara efisien kerja sarna seroua fungsi manajernen untuk memberikanbarang atau jasa yang memuaskan pelanggannya.

    7 MANFAAT YANG DIPEROLEH PERUSAHAANPENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI DARIPada umumnya seseorang meraih manfaat ini dengan cara menjamin bahwa semuausaha perbaikan proses yang signifikan mencakup suatu penilaian tentang bagairnanamemanfaatkan teknologi informasi dan kemudian dengan cara merancang aplikasi agarroenghasilkan manfaat-rnanfaat tersebut.1 Kornputer memperpendek jalur komunikasi, contoh adalah surat elektronik danpembuatan laporan, diamana jarak atau letak georafis sudah tidak rnenjadi masalahlagi dalam kornunikasi antar unit organisasi.

    2 Aplikasi berbasis kornputer dapat dirancang untuk memastikan bahwa informasiyang benar tersedia pada tempat dan waktu yang tepat, manfaatnya memberikanpengurangan waktu siklus dan pelayanan yang lebih cepat.

    3 Komputer dapat mengumpulkan data transaksi dan data mengenai bagaimanaproses dikeIjakan kemudian melakukan analisis statistik dasar untuk kepentinganuser.

    4 Kornputer membantu meningkatkan kepedulian terhadap lingkungan. Aplikasipertama dan yang sampai sekarang masih berkembang berfungsi melakukan analisiskuantitatif dan memasuki database yang dimiliki perusahaan-perusahaan lain gunabelajar lebih banyak tentang pesaing dan pelanggan.

    5 Komputer memungkinkan pemberian jasa barn untuk mencapai keunggulankompetitif atas para pesaing. Komputer dapar dihubungkan dengan bank sehinggapara pelanggan dapat mernbayar barang-barang dan jasa yang mereka bell.

    6 Kornputer dapat rnernberikan pandangan yang lebih luas tentang pelanggan danclient. Ketika rnengembangkan jumlah dan komleksitas sistern kornputer melaluipenambahan database dan pemrosesan bertingkat (misalnya pada tingkat mikrokemudian mainframe) semakin besar pula kemungkinan untuk menggabungkansitem-sistem kornputer tersebut guna menyediakan hubungan yang menghasilkanpandangan yang lebih lengkap tentang pelanggan dan proses.

    7 Kornputer meningkatkan pelayanan dan operasi. Pelayanan perbaikan dewasa inisering diawasi dan dikelola melalui kornputer. Paket-paket disampaikan dengandisertai bar code yang berfungsi sebagai mekanisme pelacakan.

    8. KESIl.\1PULANQ Penerapan TQM. semakin banyak oleh semua tipe organisasi dalam dunia industri.Sistem informasi merupakan kunci keberhasilan penerapan TQM pada organisasiapapun. Oleh karena itu sistem informasi diharapkan sebagai pendukung dan jugadiharapkan untuk menerapkan strategi TQM daIam departemennya sendiri oleh

    ISSN 0852 ~ 002 X, PPI ~ KIM 2000 390

  • 5/13/2018 Penerapan Tqm Dalam Sistem Informasi

    8/8

    karena alasan-alasan yang sarna. Teknik manajemen proses yang teratur yangterlihat disekeliling kita tidak lain merupakan pergeseran fundamental dalampraktek manajemen. Hal ini menunjukkan sarna signifikannya dengan penerapanTeknologi Informasi itu sendiridalam era infonnasi sekarang ini.[J .Sistem informasi harus dan telah menjadi pusat transformasi mutu yang sedangberlangsung adalah bukanlah suatu pemikiran yang sia-sia, Survei terakhir inimenunjukkan bahwa 59% responden sistem informasi sedang melaksanakanstrategi perbaiakn proses. Sebagian besar eksekutif sistem informasi jugamelaporkan nahwa mereka mengharapkan manfaat yang signifiakan daripendekatan tersebut dalam organisasi sisteminformasi.[J Pada sisi lain banyak penolakan terhadap penerapan TQM dalarn sistem informasiyang disebabkan oleh karena kurangnya pengetahuan tentang TQM, engganmenerapkan kebiasaan-kebiasaan barn dan cara-cara bam serta tidak terpadunyasistem informasi suatu perusahaan. Masalah lain adalah tidak adanya softwarepengendalian mutu secara statistik yang benar-benar baik agar dapat berfungsisebagaialat bagi sistem informasi dalammenerapkan TQM

    ISSN 0852 - 002X PPI- KIM 2000 391