PENERAPAN AKUNTANSI PADA PERUSAHAAN YANG SUDAH LAMA TERBENGKALAI

“Bagaimana cara mulai menerapkan akuntansi untuk perusahaan

yang sudah berjalan 12 tahun namun selama ini terbengkalai? “

seorang pembaca JAK bertanya. Duabelas tahun terbengkalai?

“Wow! Luar biasa,” saya pikir.

Luar biasa parahnya dan luar biasa berat tugasnya. Bayangkan anda

diminta untuk menelusuri transaksi beserta buktinya selama 12 tahun ke

belakang, apa mungkin bisa?

Jawabannya jelas: TAK MUNGKIN.

Kondisi seperti demikian memang terjadi di lingkungan bisnis yang nyata.

Bahkan kejadiannya cukup sering, terutama lumrah terjadi pada

perusahaan-perusahaan yang semula dimiliki oleh perorangan lalu

beubah menjadi persekutuan (CV atau PT). Tentunya dengan masa

terbengkalai yang berbeda-beda; ada yang terbengkalai 2 tahun, 3 tahun,

5 tahun, 7 tahun hingga 12 tahun seperti yang disampaikan oleh

penanya.

Nah, bagaimana jika anda dipercaya—entah sebagai pegawai atau

konsultan—untuk membereskan kondisi CHAOS seperti itu? Apa

yang akan anda lakukan?

Orang accounting, mungkin tak cerdas-cerdas amat. Tapi punya 2 sikap

dasar yang selalu dipegang, yakni (1) positive; dan (2) realistic. Ketika

menghadapi situasi di atas misalnya, betapapun sulitnya, menyerah

bukan pilihan. Namun di sisi lainnya, tetap realistis dalam memandang

setiap tantangan yang dihadapi.

Konkretnya. Di satu sisi anda tahu persis bahwa akuntansi perusahaan

yang terbengkalai tak bisa dibiarkan terus berlangsung, harus ada upaya

untuk menghentikan kondisi itu. Namun di sisi lainnya, anda juga

menyadari bahwa menelusuri data beserta bukti transaksi hingga 12

tahun ke belakang adalah MUSTAHIL.

Lalu, apa yang harus anda lakukan?

Dengan asumsi bahwa anda menguasai teknis akuntansi (hanya kesulitan

karena data terbengkalai bertahun-tahun), maka ada 2 tindakan besar

yang bisa segera dilakukan untuk mengatasi kondisi ini. Dua langkah

besar ini selanjutnya kita sebut “fase,” dan masing-masing fase terdiri

dari beberapa langkah penting yang harus anda eksekusi. Kita mulai

dengan fase pertama…

 

Fase-1. Menghentikan Kebiasaan Lama dan Mulai Menerapkan AkuntansiLupakan data yang terbengkalai hingga 12 tahun. Lupakan! Jangan

sampai tenaga dan perhatian anda habis terkuras hanya untuk

memikirkan bagaimana caranya menelusuri dan menyusun kembali data

hingga 12 tahun ke belakang. Tanamkan sikap berikut ini ke dalam pikiran

anda:

“Mau terbengkalai 12 tahun keq, 7 tahun keq, 5 tahun keq, BODO

AMAT. Yang penting sekarang aku harus menghentikan situasi ini

sesegera mungkin!”

Ada beberapa langkah penting yang harus anda lakukan untuk

sukses melewati fase pertama ini, sebagai berikut:

 

A. Menyusun Prosedur Akuntansi dan PajakAlasan pertama mengapa proses akuntansi selama ini terbengkalai

karena ketiadaan prosedur, sehingga pegawai yang ada tak tahu harus

berbuat apa ketika ada transaksi. Oleh sebab itu, maka langkah pertama

yang harus anda lakukan adalah membuat prosedur akuntansi dan pajak.

Idealnya setiap transaksi harus ada prosedurnya. Pada lingkungan usaha

kecil dan menengah, minimal memiliki prosedur berikut ini:

1. Prosedur Kas

2. Prosedur Penjualan

3. Prosedur Piutang

4. Prosedur Pembelian

5. Prosedur Utang

6. Prosedur Persediaan

7. Prosedur Aktiva Tetap

8. Prosedur Penggajian

9. Prosedur Perpajakan

10. Prosedur Pelaporan Keuangan

Dalam tulisan ini saya takkan memberikan panduan teknis cara membuat

prosedur akuntansi (lain kesempatan mungkin saya sajikan satu per satu).

Intinya, dalam setiap prosedur mesti mengandung perintah yang

mengharuskan staff pelaksana untuk melakukan 4 hal:

Otorisasi; Validasi; Pencatatan; dan Pengarsipan

…dengan benar, akurat dan cepat.

Alokasi Waktu: Mereka yang sudah berpengalaman membuat prosedur

bisa menyelesaikan semuanya hanya dalam waktu 1 hingga 2 hari. Jika

anda belum berpengalaman, mungkin butuh waktu 3 hingga 5 hari. Tak

apa-apa. Jalankan saja.

Tips: Jangan bikin prosedur yang rumit-rumit. Yang paling penting

mengandung keempat unsur di atas (otorisasi, validasi, pencatatan dan

pengarsipan). Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan susun dengan

urutan yang jelas (kronologis).

Catatan: Jika bisa menyertakan flowchart, bagus. Sebab ada kalanya

orang lebih mudah membaca perintah berbentuk visual. Namun jika tak

bisa (tak sempat), untuk sementara lupakan ide membuat flowchart. Buat

prosedur tertulis saja.

Pun demikian, sebagus apapun prosedur yang anda buat takkan ada

gunanya bila tak ada yang melaksanakan. Oleh sebab itu langkah penting

berikutnya adalah menentukan siapa yang akan melaksanakan masing-

masing printah yang ada di dalam masing-masing prosedur (baca langkah

berikutnya)

 

B. Menyiapkan Pegawai (Staffing)Setiap prosedur yang telah disusun pada langkah A di atas mungkin

dilakukan oleh satu orang atau beberapa staf, sesuai bagian dan

fungsinya. Untuk “Prosedur Kas” misalnya, di perusahaan kecil dan

menengah mungkin dirangkap oleh satu orang staf saja (biasanya

cashier), namun di perusahaan yang agak besar dilakukan oleh 2 orang

staf, yakni cashier dan cash accountant.

Formasi staffing yang paling memungkinkan semua prosedur akuntansi

dan pajak bisa dilaksanakan secara efektif, di lingkungan perusahaan kecil

dan menengah, minimal ada:

Cash Accountant Accounts Receivable Accountant Accounts Payable Accountant Fixed Asset Accountant Tax Accountant Chief Accountant

Asumsi: Purchasing, Shipping, Warehousing dilaksanakan oleh

departemen lain di luar akuntansi, entah mereka berdiri sendiri-sendiri

(dan bertanggung jawab langsung ke Financial Controller) atau di bawah

komando sebuah departemen tertentu (Keuangan misalnya.)

Bagaimanapun juga, anda seorang akuntan sehingga perlu bekerjasama

dengan HRD (bila ada) untuk menentukan formasi staffing yang akan

melaksanakan prosedur tersebut secara rutin setiap harinya. Jika tidak

ada HRD anda perlu berbicara dengan Direktur. Sebab pemberlakuan

prosedur sudah pasti akan mengubah fungsi dan tugas staff terkait secara

signifikan, yang artinya mungkin juga akan mengubah nilai gaji mereka.

Tantangan yang lumayan berat pada langkah ini adalah kemungkinan

akan adanya penolakan dari staff yang tugasnya berubah atau

bertambah. Untuk itu anda butuh support penuh dari HRD dan Direktur.

Kemungkinan terburuk yang bisa terjadi, bila ternyata semua staf sudah

dalam kondisi overload pekerjaan. Ada 2 pilihan yang bisa dipilih oleh

perusahaan:

merekrut staf baru, yang artinya menaikkan beban gaji; atau memindahkan staf dari luar bagian ke dalam departemen akuntansi, yang artinya perlu ditraining

terlebih dahulu.Manapun yang dipilih oleh perusahaan, yang paling penting bagi anda

untuk saat ini adalah memastikan semua prosedur harus bisa

dilaksanakan, entah oleh siapapun, sesegra mungkin.

Alokasi Waktu: Anda hanya butuh waktu satu sampai dua hari untuk

membereskan langkah ini.

Tips: Jika HRD atau direktur butuh waktu untuk memutuskan formasi

staffing, anda jangan menunggu. Jangan diam. Sembari menunggu

keputusan mereka, anda bisa lanjutkan ke langkah berikutnya.

 

C. Setup Peralatan Kerja (Hard and Software)Untuk bisa melaksanakan semua prosedur yang telah dibuat perlu

peralatan kerja, hard dan soft tools. Minimal computer, tentunya di atas

meja kerja yang di susun sedemikian rupa sehingga bisa bekerja dengan

efektif. Di dalam komputernya disertai software-software, entah itu

sebatas Microsoft Excel spreadsheet atau software akuntansi.

Ada beberapa langkah yang bisa anda lakukan di sini, antara lain:

1. Siapkan Piranti Kerja – Untuk melaksanakan prosedur validasi dan

otorisasi transaksi anda butuh beberapa macam stempel (misal: stempel

lunas), kwitansi, blanko-blanko, buku slip (faktur), dlsb. Pertimbangkan

dan diapkan apa-apa saja yang diperlukan.

2. Instalasi Komputer dan Network – Untuk melaksanakan prosedur

pencatatan transaksi, idealnya, masing-masing staf pelaksana dilengkapi

dengan komputer (desktop atau laptop). Akan lebih bagus jika semua

komputer tersambung dengan satu unit komputer server, sehingga semua

staff yang terlibat bisa saling berbagi data atau arsip digital yang

tersimpan di server. Untuk menyiapkan ini anda butuh orang IT, entah

internal atau pekerja paruh waktu eksternal.

3. Instalasi Software – Setelah instalasi komputer dan network, anda

perlu software-software. Jika menggunakan computer berbasis Windows,

Microsoft Excel mungkin sudah ada. Jika proses akuntansi rencananya

akan dilakukan secara manual Excel spreadsheet sudah cukup. Namun

jika ingin terotomatisasi, anda butuh software akuntansi. Berbagai macam

software akuntansi—dengan berbagai fitur—kini telah tersedia di pasaran.

Tinggal pilih mana yang dirasa paling sesuai dengan karakter operasional

perusahaan. Untuk instalasi software akuntansi anda bisa minta asistensi

kepada si penjual software. Jika mereka tidak menyediakan asistensi

instalasi, mungkin anda butuh pekerja lepas yang biasa melakukan setup

software akuntansi.

4. Siapkan Perangkat Arsip – Untuk melaksanakan prosedur

pengarsipan (penyimpanan bukti transaksi) fisik, anda butuh beberapa

perangkat. Antara lain: folder-folder dan almari/cabinet arsip. Untuk teknis

pengarsipan anda bisa baca tips “Cara Mengelola Arsip Akuntansi Agar

Rapid an Efektif” [ini].

Alokasi Waktu: Untuk merampungkan ini mungkin butuh waktu antara 5

hingga 7 hari.

Tips: Lakukan segala sesuatunya dengan cepat. Jika bisa mengejar

kualitas tanpa mengorbankan kecepatan, silahkan lakukan. Atau, fokus

pada kecepatan saja. Yang paling penting dalam hal ini adalah

memastikan semua alat berfungsi dengan baik tanpa hambatan. Nanti,

seiring berjalannya waktu anda bisa melakukan langkah-langkah

penyempurnaan.

Rekomendasi: Gunakanlah software akuntansi (jangan hanya Excel),

mengingat sudah banyak software yang harganya terjangkau dengan fitur

yang cukup lengkap. Lain daripada itu, disamping menyediakan

kemudahan dan kecepatan, penggunaan software juga menghasilkan

data yang lebih konsisten dibandingkan manual. Yang paling penting,

adalah memastikan setup awal chart of accounts dan neraca awal harus

benar terlebih dahulu (baca langkah berikutnya).

 

D. Setup Chart of Accounts dan Neraca AwalIni langkah yang super penting untuk bisa menghasilkan data dan laporan

keuangan yang akurat. Dengan asumsi bahwa anda menggunakan

software akuntansi, maka berikut adalah langkah-langkah yang perlu

anda lakukan:

1. Setup Chart of Account – Untuk menghasilkan laporan yang benar,

setiap transaksi dicatat ke dalam akun. Tanpa akun, anda tak bisa

melakukan pencatatan. Oleh sebab itu, menyiapkan akun-akun yang

diperlukan adalah langkah yang sangat penting, HARUS dilakukan.

Susunan akun-akun untuk menampung transaksi-transaksi keuangan

perusahaan disebut “CHART OF ACCOUNTS” (COA). Akun apa saja yang

anda butuhkan? Tergantung model laporan keuangan seperti apa yang

anda butuhkan (apakah sangat ringkas dan sederhana ATAU sangat

details dan kompleks?). Lihat contoh format Laporan Laba Rugi, Arus Kas

dan Neraca yang biasa digunakan, di bawah ini.

Ini contoh format Neraca:

Ini adalalah contoh format Laporan Laba/Rugi (jangan lihat angkanya):

Ini contoh format Laporan Arus Kas (jangan lihat angkanya):

Catatan: Mungkin anda perlu menambah atau mengurangi akun sesuai

dengan kebutuhan. Untuk contoh format Neraca yang lebih detail dan

kompleks silahkan lihat di [sini]. Namun sebagai permulaan saya

sarankan agar menggunakan yang ringkas dan sederhana saja, nanti bisa

dikembangkan di masa-masa berikutnya.

2. Setup Neraca Awal – Ini setup lainnya yang sangat menentukan

apakah upaya anda mulai menerapkan akuntansi akan berhasil atau

tidak, dan berpengaruh terhadap laporan yang akan dihasilkan kelak.

Kesalahan setup Neraca Awal akan terus tergulung dan terbawa ke tahun-

tahun buku berikutnya. Di antara semua langkah yang ada, di sinilah skill

teknik akuntansi anda sangat dibutuhkan. Bagaimana caranya menyusun

Neraca Awal? Ikuti langkah-langkah berikut ini:

Langkah-1. Buat Format Neraca – Jika anda menggunakan EXCEL

SPREADSHEET manual, buat FORMAT NERACA kosongan terlebih dahulu

(gunakan contoh format Neraca pada point-2 di atas). Jika menggunakan

SOFTWARE AKUNTANSI, format Neraca (termasuk Laba/Rugi dan Laporan

Arus Kas) biasanya sudah siap (built-in). Anda tinggal menjurnal saldo

awal untuk setiap akun yang ada di Neraca.

Langkah-2. Cari Saldo Akun – Perhatikan contoh format Neraca di atas.

Cari saldo per HARI INI untuk masing-masing akun yang ada di Neraca.

Misalnya: Untuk saldo akun “Kas” anda hitung nilai kas kecil per hari ini,

dan minta printout rekening Koran untuk saldo Kas Bank per hari ini.

Untuk saldo akun “Utang” anda lihat saldonya di “Buku Utang” atau

catatan “Utang” (jika punya). Untuk akun “Persediaan” anda hitung nilai

persediaan—baik yang ada di gudang, di toko/display, di ruang produksi

(jika pabrik), dlsb—per hari ini. Jika punya kartu stock lihat di kartu stock,

jika tidak berarti anda harus hitung fisik (stock opname). Begitu terus

sampai semua nilai saldo akun yang ada di Neraca diketahui. Ingat, “per

HARI INI”, artinya per tanggal Neraca dibuat. Jika ada yang saldonya tak

dapat diketahui, untuk sementara masukkan angka NOL.

Catatan (PENTING):

Khusus ASET TETAP, anda harus membuat DAFTAR ASET yang disertai

PERHITUNGAN PENYUSUTAN. Jika kesulitan menghitung penyusutan

karena tak tahu harga perolehan (harga belinya), anda gunakan harga

pasar (misal: mobil Toyota Avanza ex tahun 2007, saat itu harga pasarnya

berapa). Jika kesulitan menghitung penyusutan karena tak tahun tanggal

perolehan (tanggal pembeliannya), anda tanya pemilik perusahaan. Jika

mereka juga tak tahu, minta mereka mengira-ngira (tapi jangan anda

yang ngarang sendiri!). Yang anda akui sebagai SALDO ASET TETAP

adalah NILAI BUKU-nya (= Nilai Perolehan – Akumulasi Penyusutan).

Langkah-3. Masukkan Saldo Akun Ke Neraca – Jika menggunakan

Excel Spreadsheet, anda masukkan saldo masing-masing akun (yang

diperoleh pada langkah ke-2 di atas) ke masing-masing akun yang ada di

Neraca SECARA MANUAL (tinggal input saja). Jika menggunakan software

akuntansi, anda harus masukkan saldo dengan cara memasukkan jurnal.

Bagaimana jurnalnya? UNTUK SEMENTARA, semua akun kelompok “ASET”

(di sisi Debit) dilawankan dengan akun “MODAL” (di sisi kredit). Namun

hati-hati, jangan sampai nilai Modal lebih besar dari nilai yang tercantum

di AKTE PENDIRIAN PERUSAHAAN. Begitu nilai modal sama dengan yang

tercantum di akte pendirian perusahaan, anda berhenti! Jika masih ada

saldo akun kelompok aset yang belum dimasukkan, maka lawankan

dengan akun “UTANG” pada kelompok LIABILITAS (di sisi kerdit). Hati-hati

lagi, begitu total angka yang dimasukkan sama dengan nilai utang, anda

berhenti! Jika masih ada aset yang belum masuk, maka lawankan dengan

akun “LABA DITAHAN” pada kelompok “Ekuitas” (di sisi kredit).

Lakukan terus hingga Neraca dalam posisi balance. Dalam artian, total

nilai Aset sama dengan total nilai Utang+ Modal + Ekuitas, sehingga

persamaan akuntansi “ASET=LIABILITAS+EKUITAS” atau

“ASET=LIABILITAS+ MODAL+LABA DITAHAN” terpenuhi.

Alokasi Waktu: Point D ini mungkin memakan waktu hingga 1 minggu,

bahkan mungkin hingga 2 minggu, jika mengalami berbagai kesulitan.

Catatan (PENTING):

“Mengapa semua aset dilawankan dengan Modal terlebih dahulu

lalu disusul dengan Utang dan Laba Ditahan?” Mungkin ada yang

bertanya demikian.

Jawabannya: Sebab,LOGIKANYA, untuk membeli aset perusahaan

menggunakan dana yang sumbernya berasal dari modalnya terlebih

dahulu. Jika belum cukup, baru pakai pinajaman alias Utang. Jika aset

masih lebih tinggi nilainya setelah dilawankan dengan modal dan utang,

berarti perusahaan sempat memperoleh laba yang diakumulasikan pada

akun Laba Ditahan.

“APAKAH CARA INI DIBENARKAN?” Mungkin ada yang berpikir

demikian.

Sadari bahwa, NERACA awal yang anda hasilkan hanya mewakili nilai-nilai

saldo akun, dan besar kemungkinannya TIDAK mencerminkan sumber

pendanaan yang digunakan secara akurat. Namun hal ini TERPAKSA—

sekalilagi TERPAKSA—anda lakukan. Sebab anda tidak punya data

transaksi hingga 12 tahun atau 7 atau 5 tahun ke belakang, sementara di

sisi lainnya anda harus punya Neraca Awal untuk mulai menerapkan

akuntansi. Sekalilagi ini terpaksa anda lakukan. Sebab, TANPA

MELAKUKAN INI, SAMPAI KAPANPUN ANDA TAKKAN BISA MULAI

MENERAPKAN AKUNTANSI.

Prinsip yang berlaku di sini adalah: Lakukan apa yang bisa

dilakukan sekarang. Yang penting anda lakukan. Jangan hanya

dipikirkan.

Tanpa bermaksud mendahului ketentuan Tuhan, saya hanya ingin

mengingatkan bahwa, jika anda memilih menelusuri data dan mencari

bukti-bukti transaksi terlebih dahulu, baru kemudian mengubah kebiasaan

lama yang buruk, anda tak sekedar berspekulasi, melainkan SEDANG

MENGAMBIL PEKERJAAN MERUGI; menelusuri ke belakang belum tentu

berhasil, sementara sudah pasti akan membiarkan transaksi yang sedang

berjalan saat ini juga akan terbengkalai.

Menurut saya, lakukan cara di atas. Yang paling penting di sini: pastikan

nilai saldo yang anda masukkan ke neraca awal benar-benar

mencerminkan nilai sesungguhnya per hari ini (per tanggal Neraca

dibuat).

SUB-SUMMARY:Setelah melakukan semua langkah di atas, maka anda sudah punya:

Prosedur (point A) Staff untuk menjalankan prosedur (point B) Peralatan Kerja lengkap dengan Sofware (Point C) Chart Account dan Neraca Awal (Point D)

Sampai pada titik ini, upaya anda sudah mengalami kemajuan yang

signifikan. Setidaknya, you have the system on place! Dengan kata

lain, anda sudah siap untuk memulai babak baru, yakni menerapkan

akuntansi dengan sebaik-baiknya! Selanjutnya tinggal mulai menjalankan

prosedur akuntansi secara rutin setiap harinya (baca langkah berikutnya).

 

E. Menerapkan Prosedur (Test and Run)Oke. Neraca awal sudah ada di system (computer). Di langkah ini anda

tinggal mulai menjalankan prosedur yang telah anda buat di langkah

pertama (point A). Intinya: Semua transaksi harus:

diverifikasi; diotorisasi; dianalisa; dicatat; dan diarsipkan (bukti transaksinya)…

… sesuai dengan prosedur masing-masing jenis transaksi.

Tips: Sebelum mulai dijalankan, ada baiknya staf yang ada detraining

terlebih dahulu. Semacam SIMULASI SEDERHANA. Saat training, anda

harus benar-benar awasi. Dan jangan ada kompromi, prosedur harus

betul-betul 100 persen dijalankan. Jika ada hambatan, segera atasi,

jangan ditunda. Ini juga artinya, diawal-awal mungkin anda perlu kasi

contoh, staf hanya menyaksikan. Pada transaksi-transaksi berikutnya,

suruh staf jalankan sendiri, tapi anda harus ada di sebelah mereka. Kalau

perlu PEGANG TANGAN MEREKA saat pertamakali mencoba.

Aktivitas pengawasan JARAK DEKAT ini terus anda lakukan. Tergantung

anda dan team. Jika cepat belajar, mungkin prosedur (verifikasi, otorisasi,

pencatatan dan pengarsipan) sudah berjalan sepenuhnya dalam waktu 3

bulan. Jika banyak kesulitan, mungkin butuh waktu antara 6 bulan hingga

1 tahun.

Setelah berjalan sekitar 1 bulan, anda sudah harus mulai melakukan

evaluasi, terutama prosedur-prosedur yang ada (lihat langkah

berikutnya).

 

F. Mengevaluasi Prosedur (Review and Improve)Satu bulan pertama berjalan, mestinya anda sudah bisa melihat beberapa

hal penting, misalnya:

Apakah semua prosedur sudah berjalan atau ada yang sering lupa dijalankan? Apakah ada prosedur yang perlu disempurnakan? Apakah ada proses yang bisa dipercepat tanpa mengorbankan akurasi? Apakah perlu tambah atau ganti peralatan kerja? Apakah ada fitur software yang harus ditambahkan? Siapa diantara anggota team anda yang butuh training tambahan atau training khusus untuk

jenis transaksi tertentu? Siapa diantara anggota team anda yang lambat bekerja, siapa yang pelupa, siapa yang ceroboh,

siapa yang malas belajar, siapa yang tak serius menjalankan prosedur? Diantara mereka yang di atas, apakah bisa anda perbaiki atau terpakasa harus anda ganti?

(Utamakan perbaiki, sebab pada dasarnya semua orang bisa jika diajari dengan benar. Namun jika sangat terpaksa, sebagai leader anda harus bisa bersikap tegas, terutama terhadap mereka yang cenderung ignorant). 

Fase-2. Melakukan Penelusuran Ke BelakangJika anda sungguh-sungguh berupaya keras (dan disiplin) dalam

menjalankan semua langkah di sebelumnya, saya yakin anda akan

berhasil melewati fase pertama, yakni mengubah kebiasaan lama yang

melalaikan akuntansi menjadi taat proses akuntansi. Jika mampu

membuat semua system berjalan stabil dalam waktu 6 bulan, ANDA

HEBAT! Ini saja berhasil anda jalankan, sesungguhnya anda TELAH

MENGURANGI BEBAN PERUSAHAAN setidaknya 50 persen. Sekaligus

mengurangi beban psikologis anda setidaknya 70 persen!

Namun, pekerjaan anda belum selesai. Ingat, masih ada 12 atau 7 atau 5

tahun transaksi ke belakang.

Bagaimana caranya melakukan penelusuran ke belakang?

Lakukan penelusuran ke belakang per-BULAN-an.

Misalnya: Bulan ini April. Maka mulai dengan menelusuri transaksi untuk

bulan Maret 2014. Selesai Maret, mundur lagi ke Februari, lalu Januari

2014. Usai itu anda mundur terus, setidaknya hingga 3-5 tahu ke

belakang. Jika bisa hingga 7 tahun ke belakang, hebat. Lewat 7 tahun,

saran saya: ABAIKAN! Sudah tak ada perlunya. Sudah tak relevan.

Kapan pekerjaan menelusuri dilakukan?

Minta staf lembur setiap hari minimal 2 hingga 3 jam (anda sendiri

mungkin lembur 5 jam). Untuk mempercepat, ambil juga overtime setiap

akhir pekan, minimal 2 kali sebulan (kasih staf libur setidaknya 2 kali

sebulan.)

Menurut pengalaman saya, itulah satu-satunya cara yang bisa dilakukan

untuk mulai menerapkan akuntansi dengan baik, sekaligus membereskan

kekacauan hingga beberapa tahun ke belakang.

Yang perlu disadari, ini pelajaran pahit. Pengusaha (manajemen

perusahaan) mestinya telah mendapat pesan yang sangat jelas dari

upaya keras yang anda tunjukkan selama membenahi system. Anda dan

team juga bisa mengambil pelajaran dari sini, bahwa mengabaikan dan

melalaikan administrasi itu COSTLY!

Berat? Sulit?

Sudah pasti. Namun, kesulitan yang dihadapi adalah vitamin yang

menguatkan, mencerdaskan, menyehatkan, dan pastinya

mendewasakan. Siapapun yang berani (dan ikhlas) menghadapi

kesulitan, akan tumbuh dengan lebih cepat—naik kualitas dari

‘mediocre’ menjadi ‘exceptional’. Mudah-mudahan. Selamat

mencoba!