PENDEKATAN PROSES ISO 9001: 2008

Baik ISO 9001 maupun ISO/TS 16949, keduanya mensyaratkan adanya pendekatan berdasarkan proses pada saat membuat quality management system. Bagi suatu organisasi untuk dapat berfungsi efektif, harus dapat mengidentifikasi dan mengelola berbagai aktivitas yang terkait.

Suatu aktivitas yang memerlukan sumber daya dan dikelola sedemikian sehingga dapat mengubah input menjadi output dapat disebut sebagai PROSES. Seringkali output dari suatu proses langsung menjadi input untuk prosesberikutnya. Aplikasi sistem dari berbagai proses yang dilengkapi dengan identifikasi dan interaksi antar proses dan manajemen, dapat disebut sebagai “process approach”

Tujuan dari process approach adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai objective atau sasarannya. Dalam konteks ISO 9001:2008 ini berarti mencapai kepuasan customer dengan memenuhi persyaratan customer.  Keuntungan dari penerapan sistem process approach adalah:

Proses-proses menjadi terintegrasi sehingga memungkinkan untuk menghasilkan output yang diinginkan.

Dapat fokus dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses. Sebagai bukti kepercayaan customer dan pihak lain yang berkepentingan

mengenai performance organisasi yang konsisten. Transparansi dari proses-proses yang ada. Biaya lebih muran dan cycle time lebih singkat dengan pemakaian sumber daya

yang efektif. Hasil akhir lebih konsisten, dapat diterka dan diperbaiki. Misalnya dengan

penerapan sistem inspeksi statistik. Sebagai sarana untuk menentukan prioritas perbaikan. Melibatkan partisipasi banyak orang dan klarifikasi tanggung jawabnya.

Pada umumnya suatu proses dapat digambarkan sebagai perubahan input menjadi output.

Sedangkan efektivitas dan efisiensi dapat didefinisikan sebagai berikut.

Efektivitas suatu proses adalah kemampuannya untuk mencapai hasil yang diinginkan, atau sesuai spesifikasi.

Efisiensi suatu proses adalah perbandingkan antara hasil yang dicapai terhadap sumber daya yang digunakan.

Input dan output yang diharapkan, dapat berwujud (tangible), misalnya alat, material, komponen, ataupun tidak berwujud (intangible), misalnya energi, informasi. Output dapat juga berupa produk samping yang tidak diharapkan, misalnya sampah atau polusi.

Setiap proses mempunyai customer dan pihak lain yang berkepentingan, baik internal maupun eksternal, dimanacustomer mempunyai kebutuhan dan harapan tertentu terhadap outputnya. Suatu sistem harus disiapkan untuk mengumpulkan data mengenai performance proses untuk dianalisa apakah perlu dilakukan perbaikan, baik berupa corrective action ataupun improvement. Setiap proses harus dapat mendukung target dan sasaran organisasi dan dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi.

Model pendekatan proses pada quality management system dapat digambarkan dalam skema berikut.

Ilustrasi ini menunjukkan bahwa customer memegang peranan penting dalam menentukan input. Kemudian organisasi harus memonitor kepuasan customer sebagai feedback untuk perbaikan proses. Model diatas meliputi semua persyaratan ISO-9001:2008 ataupun ISO/TS 16949, tetapi tidak memberikan gambaran proses yang lebih detail, melainkan hanya gambaran umum.

Pendekatan proses merupakan cara yang cukup jitu untuk mengorganisir dan mengelola aktivitas-aktivitas yangada agar dapat memberikan nilai bagi customer. Pada umumnya organisasi mempunyai struktur atau hirarki vertikal, dimana tanggung jawab terhadap output dibagi dalam beberapa unit fungsional. Customer akhir tidak selalu kelihatan atau samar-samar dalam semua fungsi yang terlibat. Konsekuensinya, problem yang terjadi di area abu-abu tidak akan menjadi prioritas perbaikan. Area abu-abu adalah area dimana suatu aktivitas dikerjakan oleh lebih dari 1 fungsi yang overlapping, sehingga kadangkala ada aktivitas yang tidak jelas penanggung jawabnya.Setiap area akan mengutamakan sasaran bagiannya sendiri. Akibatnya improvement yang

dapat memberi efek bagi customer tidak terjadi, karena semua tindakan berfokus pada fungsi atau bagian dan bukan pada output.

Pendekatan proses menggunakan sistem manajemen horizontal, menyeberangi batasan-batasan diantara berbagaifungsi yang ada dan menyatukan fokus ke arah sasaran utama organisasi. Performance organisasi dapat diperbaiki melalui pendekatan proses ini. Proses-proses ini diatur melalui sistem dengan cara membuat network atau hubungan antar proses dan interaksinya. Output dari satu proses mungkin akan menjadi input untuk proses-proses lainnya dan saling dihubungkan hingga akhirnya membentuk network. Pembahasan mengenai ini akan saya tuliskan di artikel berikutnya mengenai business process mapping.