Pelayanan Publik

Pelayanan Publik

Kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik

Diambil dari Materi Bapak Ditha Wiradiputra, SH, ME

Standar Pelayanan

Tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat mudah, terjangkau, dan terukur.


Pentingnya Standar Pelayanan Publik

Penyelenggara berkewajiban menyusun dan menetapkan standar pelayanan dengan memperhatikan kemampuan penyelenggara, kebutuhan masyarakat, dan kondisi lingkungan (Pasal 20 ayat (1) UU No.25 Tahun 2009)

penyelenggara atau pelaksana yang melanggar ketentuan di atas dikenai sanksi pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Pasal 54 ayat (8) UU No.25 Tahun 2009)


Dalam menyusun dan menetapkan standar pelayanan, penyelenggara wajib mengikutsertakan masyarakat dan pihak terkait (Pasal 20 ayat (2) UU No.25 Tahun 2009)


Standar Pelayanan Publik Biro Umum

Tugas: Melaksanakan urusan administrasi kepegawaian, pengembangan pegawai, urusan keuangan, kerumahtanggaan dan tata usaha pimpinan dan keprotokolan.

Fungsi:a. Pelaksanaan urusan administrasi kepegawaian,

pengembangan pegawaib. Pelaksanaan urusan keuanganc. Pelaksanaan urusan kerumahtanggaan; dan administrasi

kerumahtangggad. Pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan dan keprotokolan

Kegiatan Layanan

Pelaksanaan urusan administrasi kepegawaian, pengembanganpegawai: Diklat; Sosialisasi Peraturan; pengadaan CPNS; Penetapan NIP; Pembuatan Keputusan Pengangkatan CPNS, CPNS menjadi PNS; Pengujian kesehatan CPNS; Pembuatan KARPEG, KARIS/KARSU, TAPERUM ; Pelayanan proses cuti: tahunan, sakit, alas an penting, bersalin, besar, CTLN; Proses keluarnya DP3; Penyediaan DUK; Proses kenaikan pangkat, gaji berkala Proses Keputusan pensiun; Proses pelanggaran disiplin; Proses pengangkatan dalam jabatan struktural dan fungsional; Proses penerimaan dan pengembalian pegawai dari instansi luar; Proses perpindahan ke instansi lain; Proses pemberhentian atas permintaan sendiri.

Kegiatan Layanan

Pelaksanaan urusan keuangan : Proses UP, TUPProses SP2D, SPM; Verifikasi SPJ kegiatan satkerFasilitasi sosialisasi peraturan perundang-

undanganFasilitasi konsultasi dengan KemenkeuFasilitasi pendampingan kegiatanFasilitasi rapat/diklatFasilitasi pertemuan-pertemuan Fasilitasi penyusunan laporanFasilitasi rekonsiliasi laporan keuanganFasilitasi penyusunan laporan keuangan

Kegiatan Layanan

Pelaksanaan urusan kerumahtanggaan; dan administrasi kerumahtanggga:

Pendistribusian kendaraan dinas dan BBMPengelolaan BMNRekonsiliasi laporan BMNProses pengadaan barang dan jasaPengelolaan urusan keamanan,

kebersihan, sarana dan prasarana kantor, rumah dinas menteri

Pelayanan urusan rapat

Kegiatan Layanan

Pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan dan keprotokolan:

Pengelolaan surat masuk, surat keluarPendistribusianPengarsipanLayanan Protokol PimpinanPenerimaan tamu pimpinanPelayanan Administrasi PimpinanPenjadwalan kegiatan pimpinanPengurusan kegiatan pimpinanPenyiapan bahan pimpinanPenanganan informasi telepon, fax,

internet

Standar Pelayanan.

1 VISI PELAYANAN Menjadi Unit Organisasi yang handal dalam Mewujudkan Pelayanan Prima

2 MISI PELAYANAN Memberikan pelayanan yang optimal dalam urusan Kepegawaian, Keuangan, Rumah Tangga dan Tata Usaha.

3 JENIS/PRODUK PELAYANAN

1. Pengadaan BMN2. Pemeliharaan BMN3. Penghapusan BMN4. Layanan rapat-rapat, sarana prasarana kantor5. UP, TUP,6. SP2D, SPM, 7. verifikasi8. Perpindahan PNS 9. Penomoran surat, Keputusan, Permen,10.Permintaan Pembawa Acara11.Pendistribusian Dokumen12.Pengarsipan13.Layanan Protokol PimpinanPenerimaan tamu

pimpinan14.Penjadwalan kegiatan pimpinan15.Pengurusan kegiatan pimpinan16.Penyiapan bahan pimpinan

4 MAKLUMAT PELAYANAN

Semua jenis pelayanan akan diusahan optimal

5 MEKANISME PENGADUAN

Tulis surat, telepon ,sms kepada Karo Umum 3809451/3805563 ext 141, atau kepada Kabag pada telepon/pesawat:1. Kabag Kepegawaian: 021

348345732. Kabag Keuangan: 021

348345653. Kabag Rumah Tangga: ext.

166/1544. Kabag Tata Usaha: ext.

193/153

PELAYANAN PRODUK PRODUK PENGHAPUSAN BMN

1

PROSEDUR

a. Permohonan dari Satker menulis surat kepada

Kepala Biro Umum untuk /penghapusan BMN.b. Kepala Biro Umum memerintahkan Kabag Rumah

Tangga ( Kabag RT) untuk memproses pengapusan BMN

c. Kabag RT memerintahkan Kasubag Pengelolaan BMN untuk proses penghapusan BMN

d. Kasubag Pengelolaan BMN melaksanakan penghapusan BMN

e. Kasubag Pengelolaan BMN berkoordinasi dengan Satker yang mengajukan pengahapusan BMN

f. Pemohon mendapat pelayanan Kasubag Pengelolaan BMN

2 PERSYARATAN Permohonan dengan tertulis

3 BIAYA / TARIF Tidak dikenakan biaya

4 WAKTU 1 minggu

PELAYANAN PRODUK PRODUK PENGADAAN BMN

1

PROSEDUR

a. Permohonan dari Satker menulis surat

kepada Kepala Biro Umum untuk pengadaan BMN.

b. Kepala Biro Umum memerintahkan kepada Kabag Rumah Tangga ( Kabag RT) untuk memproses pengadaan BMN

c. Kabag RT memerintahkan Kasubag Pengelolaan BMN untuk proses pengadaan BMN

d. Kasubag Pengelolaan BMN melaksanakan pengadaan BMN berkoordinasi dengan Kasubag Urusan dalam dan Kasubag Pengadaan Barang dan Jasa.

e. Apabila pengadaan tidak bisa dilaksanakan Kasubag Pengelolaan BMN menyampaikan kepada Satker pemohon bahwa tidak bisa dilayani.

f. Apabila pengadaan bisa dilaksanakan Kasubag Pengelolaan BMN berkoordinasi dengan Satker yang mengajukan pengadaan BMN

g. Pemohon mendapat pelayanan Kasubag Pengelolaan BMN



4 WAKTU 1 minggu

PELAYANAN PRODUK PRODUK PEMELIHARAAN BMN

1

PROSEDUR

a. Permohonan dari Satker menulis surat

kepada Kepala Biro Umum untuk pemeliharaan BMN.

b. Kepala Biro Umum memerintahkan Kabag Rumah Tangga ( Kabag RT) untuk memproses pemeliharaan BMN

c. Kabag RT memerintahkan Kasubag Pengelolaan BMN untuk proses pemeliharaan BMN

d. Kasubag Pengelolaan BMN melaksanakan pemeliharaan BMN

e. Kasubag Pengelolaan BMN berkoordinasi dengan Satker yang mengajukan pemeliharaan BMN

f. Pemohon mendapat pelayanan Kasubag Pengelolaan BMN



4 WAKTU 1 minggu

PELAYANAN RAPAT-RAPAT, SARANA PRASARANA KANTOR

1

PROSEDUR

a. Permohonan dari Satker menulis surat kepada

Kepala Biro Umum untuk Layanan rapat-rapat, sarana prasarana kantor.

b. Kepala Biro Umum memerintahkan kepada Kabag Rumah Tangga ( Kabag RT) untuk memproses Layanan rapat-rapat, sarana prasarana kantor

c. Kabag RT memerintahkan Kasubag Urusan Dalam untuk proses Layanan rapat-rapat, sarana prasarana kantor.

d. Kasubag Urusan Dalammemerintahkan kepada staf untuk menulis permintaan ruang rapat pada papan jadwal ruang rapat, pembelian konsumsi rapat, penyiapan sarana perkantoran

e. Staf melaksanakan pencatatan permintaan ruang rapat, pembelian konsumsi rapat, pmenyiapkan sarana prasarana kantor sesuai permintaan pemohon apabila tersedia.

f. Apabila tidak tersedia Kasubag Urusan Dalam menyampaikan kepada Satker pemohon bahwa tidak bisa dilayani.

g. Apabila bisa dilayani Kasubag Urusan Dalam menyediakan sesuai permohonan Satker.

h. Pemohon mendapat pelayanan ruang rapat, konsumsi dan sarana prasarana kantor.



4 WAKTU 1 hari

PELAYANAN PRODUK PENOMORAN SURAT, KEPUTUSAN, PERMEN

1

PROSEDUR

a. Permohonan penomeran (Surat Biasa, Keputusan,

Permen, Surat Undangan, Surat Penugasan, Naskah Kerjasama (MOU) dari Unit kerja kepada Kasubag Persuratan

b. kasubag Persuratan membaca dan meneliti surat telah memenuhi Peraturan Menteri Negara PP dan PA nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas KPP dan PA

c. Kasubag persuratan meneliti apakah (Surat Biasa, Keputusan, Permen, Surat Undangan, Surat Penugasan, Naskah Kerjasama (MOU) sudah ditandatangani pejabat yang berwenang menandantanganinya

d. Staf memeriksa (Surat Biasa, Keputusan, Permen, Surat Undangan, Surat Penugasan, Naskah Kerjasama (MOU)dan memastikan sudah sesuai aturan

e. Staf mencatat pada buku agenda dan memberi nomor sesuai dengan jenis surat (Surat Biasa, Keputusan, Permen, Surat Undangan, Surat Penugasan, naskah Kerjasama (MOU)

f. Staf membubuhkan stempel dinas atau stempel jabatan sesuai aturan

g. Staf meminta satu copy untuk arsiph. pemohon menerima nomor dan distempel pada (Surat

Biasa, Keputusan, Permen, Surat Undangan, Surat Penugasan, Naskah Kerjasama (MOU).

2 PERSYARATAN Permohonan dengan secara lisan


4 WAKTU 1 jam

PELAYANAN PRODUK PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN KELUAR INSTANSI KPP DAN PA

1

PROSEDUR

a. Pemohon dari Unit kerja mengajukan

ke kasubag persuratan untuk pendistribusian dokumen dalam rangka kegiatan ke luar Instansi KPP dan PA

b. Kasubag menerima dokumen yang akan didistribusikan dari unit

c. Kasubag meneruskan ke staf untuk memilah dokumen berdasar kelompok alamat yang dituju

d. Kasubag persuratan meminta staf untuk mendistribusikan

e. Staf mendistribusikan dokumen sesuai alamat yang dituju

f. Pemohon menerima tanda terima dokumen yang sudah terkirim

PERSYARATAN Permohonan secara lisan, secara tertulis


4 WAKTU 1 hari

PELAYANAN PRODUK PERMINTAAN ARSIP

1

PROSEDUR

a. Permohonan dari Unit kerja

mengajukan permintaan arsip ke kasubag persuratan

b. Kasubag persuratan meminta staf untuk mencari arsip yang dibutuhkan

c. Staf mencari arsip sesui pengelompokan penyimpanan arsip

d. Staf meminta untuk mengopy Arsip e. Pemohon menerima copy arsip

PERSYARATAN Permohonan secara lisan, secara tertulis, melalui telepon


4 WAKTU 1 jam

PELAYANAN PRODUK PERMINTAAN PEMBAWA ACARA

1

PROSEDUR

a. Pemohon dari Unit kerja mengirim surat

permohonan ke Kepala Biro Umum meminta Pembawa Acara untuk kegiatan

b. Kabag TU menerima disposisi dari Kabiro Umum untuk ditindak lanjuti

c. Kabag TU menghubung salah satu Pembawa Acara dan memastikan untuk berkenan menjadi petugas Pembawa Acara pada kegiatan tersebut

d. Kabag TU menindaklanjuti membuat surat yang berisi pemberitahuan yang bertugas menjadi Pembawa Acara

e. Surat pemberitahuan dikirim ke unit/pemohon dengan tembusan pejabat yang menandatangani surat permohonan Pembawa Acara dan petugas Pembawa Acara

f. Unit/pemohon dan petugas Pembawa Acara menerima surat pemberitahuan petugas Pembawa Acara

g. Pemohon menerima informasi nama Pembawa Acara

3 PERSYARATAN Surat Permohonan 4 BIAYA / TARIF Tidak dikenakan biaya

5 WAKTU 2 hari

PELAYANAN PRODUK PROTOKOLER PENANDATANGANAN NASKAH KESEPAKATAN BERSAMA (MOU)

1

PROSEDUR

a. Pemohon dari Unit kerja membuat surat ke Kepala Biro

Umum mengenai permohonan permintaan Protokol untuk kegiatan Penandatanganan Kesepakatan Bersama (MOU) antara KPP dan PA dengan K/L terkait

b. Kepala Biro umum mendisposis ke Kabag TU untuk menindaklanjuti

c. Kabag TU mendisposisikan ke Kasubag Protokol dan Kasubag TU Menteri untuk menindaklanjuti

d. Kasubag Protokol koordinasi dengan Kasubag Tata Usaha Menteri tentang susunan acara MOU

e. Kasubag protokol melaporkan ke Kabiro Umum dan Kabag TU mengenai susunan acara.

f. Kabag TU dan Kasubag Protokol koordinasi dengan K /L terkait, dengan melakukan rapat

g. Kabag TU dan Kasubag Protokol Koordinasi dengan TU Menteri mengenai materi yang akan ditandatangani

h. Kabag TU, Kasubag Protokol dan Staf Protokol melakukanGladibersih sehari sebelumnya

i. Kabag TU koordinasi dengan Kabag Rumah Tangga untuk persiapan sarana dan prasarana kegiatan sebelum acara dimulai

j. Kabag TU, Kasubag Protokol dan staf dan mengatur /mempersiapkan dan meyakinkan bahwa segala sudah siap

k. Prorokol memastikan hadirin sudah siap dan Menteri segera hadir di ruangan bersama Menteri dari K/L terkait

dan acara segera dimulail. Pelaksanaan Penandatanganan MOUm. Pemohon Menerima layanan Protokol

PERSYARATAN Surat Permohonan


4 WAKTU 3 hari

PELAYANAN PENJADWALAN KEGIATAN MENTERI.

1. PROSEDUR a. Pemohon dari Unit kerja internal (ex.Kedeputian) dan eksternal

(Kementerian/Lembaga) atau institusi lain mengajukan permohonan

kehadiran Menteri untuk memberikan sambutan/keynote

speech/arahan, membuka atau menutup acara

b. Sekretaris Kementerian membaca permohonan dan memberikan

catatan, kemudian disampaikan kepada Ibu Menteri melalui TU Menteri

c. TU Menteri mengagendakan surat permohonan dan diberi lembar

disposisi, kemudian disampaikan kepada Ibu Menteri

d. TU Menteri mencatat disposisi Menteri pada buku agenda, kemudian

berkas surat permohonan difotocopy dan diserahkan kepada Kasubag

TU Menteri

e. Kasubag TU Menteri mencatat permohonan kehadiran pada jadwal

kegiatan Menteri

f. Kasubag TU Menteri menyampaikan konfirmasi kesediaan kehadiran

Menteri. Apabila Ibu Menteri berhalangan hadir, maka akan

dikonfirmasikan wakil Menteri sesuai disposisi Menteri dengan

catatan:bila panitia/pihak penyelenggara mengharapkan wakil.

g. Pemohon mendapat layanan untuk memberikan sambutan/keynote

speech/arahan, membuka atau menutup acara

2. PERSYARATAN Surat Permohonan

3. BIAYA/TARIF Tidak dikenakan biaya

4. WAKTU 1. hari

PELAYANAN PENYIAPAN MATERI MENTERI.

1. PROSEDUR a. Pemohon dari Unit kerja internal (ex.Kedeputian) dan eksternal

(Kementerian/Lembaga) atau institusi lain mengajukan permohonan

kata sambutan, keynote speech atau paparan/makalah

b. Sekretaris Kementerian membaca permohonan dan memberikan

catatan/disposisi kepada unit kerja terkait untuk menyiapkan materi

dengan diCckan kepada Ibu Menteri

c. Unit kerja terkait menyampaikan draft materi menteri kepada

Sekretaris Kementerian untuk dikoreksi terlebih dahulu sebelum

disampaikan kepada Ibu Menteri

d. TU Menteri menerima draft final materi menteri dari TU Sekretaris

Menteri, lalu men-tiknet materi tersebut, kemudian disampaikan

kepada Ibu Menteri

e. Ibu Menteri menandatangani materi yang sudah ditiknet

f. TU Menteri menggandakan materi yang sudah ditandatangani oleh Ibu

Menteri sebanyak dua rangkap untuk disampaikan kepada unit kerja

terkait yang menyiapkan materi dan arsip TU Menteri, sedangkan

berkas asli disampaikan kembali kepada Ibu Menteri (via Ajudan).

g. Pemohon menerima kata sambutan, keynote speech atau

paparan/makalah

2. PERSYARATAN Surat Permohonan

3. BIAYA/TARIF Tidak dikenakan biaya

4. WAKTU 1 hari

PELAYANAN PRODUK LAYANAN PROSES UP, TUP

1 PROSEDUR a. Pemohon dari unit kerja/Satker

meminta/mengajukan pencairan UP/TUP kepada Kabag Keuangan

b. Kabag Keuangan memerintahkan Kasubag SPM untuk memproses penerbitan SPM UP/TUP

c. Kasubag SPM memproses penerbitan SPM dan memintakan tanda tangan kabag Keuangan

d. Kabag Keuangan menandatangani SPM dan menyerahkan kepada satker untuk mengirim ke KPPN

e. Staf Bagian Keuangan mengambil SP2D dan menyerahkan kepada Satker

f. Apabila jenis produk layanan berupa barang, maka satker yang meminta layanan dapat mengambilnya kepada Staf Bagian Keuangan yang melayani.

g. Pemohon menerima SP2D2 PERSYARATAN Surat Permintaan Pembayaran UP/TUP3 BIAYA/TARIF Tidak dikenakan biaya4 WAKTU 5 (lima) hari apabila dokumen pengajuan lengkap dan

benar.

1 PROSEDUR a. Pemohon dari unit kerja/Satker meminta/mengajukan pencairan UP/TUP kepada Kabag Keuangan

b. Kabag Keuangan memerintahkan Kasubag SPM untuk memproses penerbitan SPM UP/TUP

c. Kasubag SPM memproses penerbitan SPM dan memintakan tanda tangan kabag Keuangan

d. Kabag Keuangan menandatangani SPM dan menyerahkan kepada satker untuk mengirim ke KPPN



g. Pemohon menerima SP2D2 PERSYARATAN Surat Permintaan Pembayaran UP/TUP

3 BIAYA/TARIF Tidak dikenakan biaya

4 WAKTU 5 (lima) hari apabila dokumen pengajuan lengkap dan benar.

PELAYANAN PRODUK LAYANAN PROSES SP2D, SPM

1 PROSEDUR a. Pemohon dari Satker kepada Kabag

Keuangan untuk pengambilan SP2D/SPM

b. Kabag Keuangan memerintahkan Kasubag SPM untuk pengambilan SP2D

c. Kasubag SPM memerintahkan staf untuk mengambil SP2D

d. Staf mengambil SP2D, mencatat dan menggandakan



g. Pemohon menerima SP2D2 PERSYARATAN Tanda terima pengiriman SPM dari KPPN


4 WAKTU 1 (satu) hari

PELAYANAN PRODUK LAYANAN VERIFIKASI SPJ KEGIATAN SATKER

1 PROSEDUR a. Pemohon dari Satker mengirim SPJ kegiatan

kepada Kabag Keuangan b. Kabag Keuangan memerintahkan Kasubag SPM

untuk melakukan verifikasi atas SPJ kegiatan Satker tersebut

c. Kasubag SPM memerintahkan Verifikator untuk melakukan verifikasi atas SPJ kegiatan Satker tersebut

d. Verifikator melakukan verifikasi atas SPJ Satker, jika ditemukan kesalahan maka akan dikembalikan kepada Satker, jika benar maka langsung dimasukkan dalam arsip disatukan dengan dokumen SPM/SP2D.

e. Staf bagian Keuangan akan menghubungi Satker apabila berkas SPJ dikembalikan.


g. Pemohon menerima dokumen SPM/SP2D2 PERSYARATAN Penyampaian berkas SPJ kegiatan disertai tanda terima

penyerahan berkas dari Staf Bagian keuangan.


4 WAKTU 1 (satu) hari atau tergantung tebal tipisnya berkas SPJ.

PELAYANAN PRODUK LAYANAN : FASILITASI PENDAMPINGAN KEGIATAN

1 PROSEDUR a. Permohonan dari Satker kepada Kepala Biro Umum untuk mengijinkan Staf mengikuti kegiatan Satker

b. Kepala Biro Umum mendisposisi Kabag Keuangan tentang penunjukan staf

c. Kabag Keuangan menunjuk staf untuk ikut dalam kegiatan Satker

d. Kabag Keuangan menginformasikan Staf yang ditunjuk kepada Satker

e. Staf yang ditunjuk melaksanakan tugas dalam kegiatan Satker

f. Apabila jenis produk layanan berupa barang, maka Ssatker dapat mengambil pada Staf Bagian Keuangan yang ditunjuk

g. Pemohon menerima pendampingan dari staf keuangan

2 PERSYARATAN Adanya permintaan Satker untuk menunjuk staf dalam kegiatan Satker.


4 WAKTU 2 hari

PELAYANAN PRODUK PNS PINDAH

1 PROSEDUR 1. Permohonan PNS yang mau pindah secara hirarkis ke Instansi yang dituju/menerima;

2. Apabila Instansi yang dituju membutuhkan pegawai dan menyetujui permohonan tersebut, maka Pejabat Pembina Kepegawaian yang dituju menyurati kepada Pejabat Pembina Kepegawaian asal, untuk meminta persetujuan;

3. Karena disetujui untuk pindah, maka Pejabat Pembina Kepegawaian Instansi asal membuat surat pernyataan persetujuan;

4. Berdasarkan pernyataan persetujuan tersebut, Instansi yang menerima/membutuhkan mengusulkan pindah antar Instansi dengan melampirkan :

Surat permintaan persetujuan Instansi yang menerima

Surat pernyataan persetujuan dari Instansi asal Surat keputusan pangkat terakhir

Nota Usul surat pengantar usul pindah Instansi diajukan oleh Instansi yang menerima, dan ditujukan kepada Kepala BKN Pusat/Kantor Regional BKN sesuai dengan wilayah kerjanya.

2 PERSYARATAN Surat permohonan


4 WAKTU 3 (tiga) hari

Pelayanan Publik

Documents

Transcript of Pelayanan Publik