Pedoman Umum Sistem Administrasi Pelma 2012-2013

PEDOMAN UMUM SISTEM ADMINISTRASI

PELAYANAN MAHASISWA - PUSAT KEROHANIAN

“Menghadirkan pemimpin-pemimpin keluarga, gereja, bangsa yang

mengaktualisasikan integritas kristiani dan menjadi saksi Kristus di

seluruh aspek kehidupan”

“Menjadikan insan Kristus yang dewasa dan berdedikasi dalam iman,

ilmu dan pengabdian”

UNIVERSITAS KRISTEN PETRA

SURABAYA

2012 - 2013

1

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa – Pusat Kerohanian -

Pedoman Umum Sistem Administrasi

Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian Universitas Kristen Petra

2012 / 2013

1. Sistem Surat Menyurat

Surat adalah salah satu alat komunikasi baik dengan pihak dalam maupun luar yang

paling sering digunakan. Karena itu, surat haruslah menggunakan bahasa yang benar dan

sopan, jelas dalam penyampaian informasi, serta rapi dan memenuhi standar surat resmi

suatu organisasi.

Untuk menunjang hal tersebut di atas, maka dibuatlah Pedoman Pembuatan Surat

(terlampir) yang mengatur beberapa hal mendasar dan bersifat standar dalam pembuatan

surat di Pelayanan Mahasiswa - Pusat Kerohanian UK Petra.

A. Alur Surat Menyurat

1. Untuk Kegiatan Rutin

:

a. Sekbid memasukkan surat yang telah dicetak ke Kotak Surat Mentah, minimal 2

minggu sebelum surat tersebut diperlukan.

b. Sekretariat akan memeriksa surat tersebut, bila masih perlu direvisi, akan

dimasukkan ke Kotak Surat Revisi untuk diambil dan direvisi oleh Sekbid,

kemudian dimasukkan lagi ke Kotak Surat Mentah. Bila tidak ada revisi,

sekretariat akan langsung memasukkan ke Kotak Surat Terima.

c. Sekum mengambil dan menandatangani surat, meminta tanda tangan Ketum dan

menyetempel dan memasukkan ke Kotak Surat Fix.

d. Sekbid/Sekprog dapat mengambil surat tersebut di Kotak Surat Fix paling lama 3

hari setelah surat dimasukkan ke Kotak Surat Mentah dan selanjutnya

menyerahkan pada Pusroh (Kak Yanti) untuk diserahkan pada Kapusroh

e. Sekbid dapat mengambil surat tersebut di Pusroh paling lama 2 hari setelah

diberikan pada Pusroh.

Sebaiknya, sebelum surat tersebut dicetak sudah dikonsultasikan lewat email

terlebih dahulu kepada Sekretariat untuk mengefisiensikan penggunaan kertas dan

waktu sirkulasi surat.

2


Sekertaris Bidang Ketua UmumSekertaris UmumSekretariat

2. Untuk Kegiatan Insidentil

Sama dengan surat untuk kegiatan rutin, tetapi Sekertaris Bidang diganti

dengan Sekertaris Program, dan surat yang dimasukkan ke Kotak Surat Mentah harus

sudah ditandatangani oleh Sekertaris Program dan Ketua Program.

2. Sistem Proposal

Semua kegiatan yang diselenggarakan Pelma harus dikerjakan dengan sungguh-sungguh

untuk mencapai visi dan misi Pelma. Oleh karena itu, proposal yang merupakan proses

perencanaan awal harus meneguhkan pengimplementasian visi dan misi Pelma dalam

kegiatan tersebut terkait realita yang ditangkap dan tujuan yang ingin dicapai. Lewat

proposal juga harus didapatkan gambaran jelas mengenai kegiatan yang akan dilakukan

beserta biayanya. Format proposal dapat dilihat di lampiran 2.

A. Fungsi Proposal

1. Menjadi sarana penuangan penangkapan visi dan realita oleh panitia program.

2. Alat kontrol BPH Pelma untuk memastikan setiap program yang dijalankan benar-

benar sesuai dengan visi dan misi Pelma.

3. Informasi resmi ke Pusroh mengenai keberadaan kegiatan, tanggal pelaksanaan, dll.

4. Pencairan dana untuk kegiatan tersebut.

5. Informasi bagi pembicara mengenai latar belakang, tujuan, susunan acara, dll.

6. Peminjaman ruangan dan benda-benda tertentu

B. Alur Proposal

1. Proposal resmi yang sudah ditandatangani oleh Sekertaris Program dan Ketua

Program dimasukkan ke Kotak Proposal Mentah minimal 1 bulan sebelum hari H.

2. Sekum akan memeriksa proposal tersebut, bila masih perlu direvisi, akan dimasukkan

ke Kotak Proposal Revisi untuk diambil dan direvisi oleh Sekertaris dan Ketua

Program, kemudian dimasukkan lagi ke Kotak Proposal Mentah. Bila tidak ada revisi,

Sekum akan langsung menandatangani dan memasukkan ke Kotak Proposal Terima.

3. Ketum mengambil, memeriksa, dan menandatangani proposal tersebut, dan

dimasukkan ke Kotak Proposal Fix.

4. Sekertaris program mengambil proposal tersebut dan menyerahkan ke Pusroh (Kak

Yanti) untuk diserahkan pada Kapusroh.

3


Sekertaris Program Ketua Program Sekum KetumSekretariat

Proses perencanaan kegiatan sudah harus selesai dan disetujui maksimal 2 minggu

sebelum hari H. Sisa waktu 2 minggu dapat digunakan untuk mempersiapkan teknis

pelaksanaan.

Untuk meminimalisir tertundanya sebuah program karena keterlambatan pembuatan

proposal, maka proposal bayangan untuk seluruh program Pelma harus diserahkan

kepada Sekum melalui email minimal 1 bulan setelah Musyawarah Kerja dilaksanakan.

Untuk lebih jelasnya mengenai alur proposal dapat dilihat di diagram alir berikut.

4


3. Sistem Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Evaluasi Kegiatan

Setiap kegiatan baik rutin maupun insidentil yang telah dilaksanakan harus

dipertanggungjawabkan, dievaluasi dan dilaporkan dengan tujuan untuk:

Mempertanggungjawabkan keseluruhan kegiatan pada Pusroh, sekaligus mengevaluasi

kekurangan dan kelebihan kegiatan tersebut untuk pengembangan di periode berikutnya.

Mengetahui tingkat keberhasilan kegiatan Pelayanan Mahasiswa.

Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan Pelayanan Mahasiswa.

Untuk program rutin, bisa langsung disadari kekurangan dan masalah yang terjadi

sehingga bisa langsung dilakukan perbaikan untuk pelaksanaan berikutnya.

A. Jenis - Jenis Laporan Pertanggungjawaban

1. Laporan pertanggungjawaban kegiatan insidentil, diserahkan pada Sekum maksimal

dua minggu setelah pelaksanaan. Untuk program rutin, LPJ kegiatan diserahkan

setiap akhir semester. Format LPJ kegiatan dapat dilihat pada lampiran 3.

2. LPJ keuangan, diserahkan pada Bendahara Umum maksimal 1 minggu setelah

pelaksanaan, juga untuk program rutin. Formatnya dapat diminta langsung pada

Bendahara Umum.

B. Jenis - Jenis Laporan Evaluasi.

1. Laporan evaluasi kegiatan rutin bidang setiap bulan, diserahkan pada Sekretariat

setiap tanggal 10 bulan depannya. Formatnya dapat dilihat pada lampiran 4.

2. Notulen rapat bidang, diserahkan pada Sekretariat setiap tanggal 10 bulan depannya.

Format notulen dapat dilihat pada lampiran 5.

3. Notulen rapat panitia kegiatan insidentil, dilampirkan bersama dengan LPJ.

C. Alur Penyerahan LPJ

1. LPJ Kegiatan

2. LPJ Keuangan

C. Alur Penyerahan Laporan Evaluasi

5


Sekertaris Bidang / Panitia Sekertaris Umum Ketua Umum

Sekertaris Bidang / Panitia Sekretariat

Bendahara Bidang / Panitia Bendahara Umum Pusroh

Ketua Umum

4. Sistem Pengarsipan

Dalam setiap kegiatan yang dilakukan, terdapat berkas–berkas yang perlu diarsipkan dan

diserahkan ke Sekretariat dan Pusat Kerohanian dalam bentuk soft copy beserta LPJ

Kegiatan.

A. Fungsi Pengarsipan

1. Sebagai dokumentasi kegiatan yang telah dijalankan.

2. Menunjang data untuk evaluasi.

3. Memudahkan dalam pembuatan laporan kegiatan.

4. Membantu proses follow up peserta kegiatan.

5. Menjadi masukan bagi panitia program serupa ke depan bila diadakan lagi.

Mengingat fungsi tersebut sangat penting dalam menunjang pelayanan, maka diharapkan

dalam setiap kegiatan yang dilakukan, berkas-berkasnya hendaknya diarsipkan secara rapi

dengan folder yang terstruktur.

B. Hal-Hal yang Perlu Diarsipkan (softcopy)

1. Surat keluar

2. Surat masuk

3. Proposal

4. Slide progress report rapat pleno

5. Notulen rapat

6. Rundown Acara

7. Data peserta

8. Form-form

9. Slide Materi

10.Hal-hal lain yang dipandang perlu.

6


Lampiran 1

Pedoman Pembuatan Surat

1. Ketentuan Umum

Jenis dan ukuran huruf : Times New Roman, 12

Menggunakan kertas F4 (folio) dengan margin kiri = kanan = bawah = 2,5cm

Untuk keperluan kop surat, margin atas diberi jarak 5 cm.

Bahasa Inggris harus dicetak miring (italic)

Untuk keperluan tanda tangan, diberi 3 baris dengan spasi barisnya 1 (bukan 1,5). Jadi

dari Soli Deo Gloria sampai Kapusroh semuanya diberi spasi baris 1.

2. Bentuk dan Susunan Surat

No. : …………………….. [ Tanggal]

Lamp. : …………………….

Hal :……………………..

Yth.

……….

di ……….

Salam dalam kasih Tuhan Yesus Kristus,

Melalui surat ini, kami dari Pelayanan Mahasiswa-Pusat Kerohanian Universitas Kristen

Petra / Panitia xxxxxxxx ……………………………………………………………………..

Demikianlah …………. kami. Atas perhatian Bapak/Ibu/Sdr, kami mengucapkan terima

kasih. Tuhan memberkati.

Soli Deo Gloria,+++

[ tanda tangan ] [ tanda tangan ]+

Mengetahui,+++

[ tanda tangan ]Tembusan : (bila perlu)

1. Yth. …..

2. Yth. …..

7


A. Penomoran Surat Umum

Format penomoran surat umum adalah sebagai berikut :

1. Bidang

No: [no]/[jenis surat]/[Bidang]-Pelma/PK-UKP/[bulan]/[tahun]

2. Kepanitiaan

No: [no]/[jenis surat]/[Kepanitiaan]-Pelma/PK-UKP/[bulan]/[tahun]

Keterangan :

a. Nomor Surat

1. Penomoran surat dimulai dari nomor 001, dan bertambah terus secara kontinu

sampai periode kepengurusan berakhir.

2. Penomoran surat terdiri dari 3 digit angka, contoh : 001.

3. Penomoran surat untuk jenis surat SKI, SKE dan SKP digabung menjadi satu.

4. Penomoran surat untuk setiap kepanitiaan tidak diakumulasi, melainkan dimulai

lagi dari 001.

b. Jenis Surat

Jenis surat dibedakan menjadi 3 ( tiga ), yaitu :

1. SKI ( Surat Keluar Intern Pusat Kerohanian )

Ditujukan kepada orang / lembaga di luar bidang / kepanitiaan yang

bersangkutan, tetapi masih berada di dalam struktur Pusat Kerohanian UK Petra.

Contoh : Surat dari Bidang Misi kepada Ketua Bidang Pembinaan.

Surat dari Panitia Kama kepada Kepala Pusat Kerohanian

2. SKE ( Surat Keluar Ekstern Pusat Kerohanian )

Ditujukan kepada orang / lembaga di luar Pusat Kerohanian, tetapi masih di

dalam lingkup UK Petra.

Contoh : Surat dari Bidang Misi kepada Kepala BAKA.

Surat dari Panitia Regar kepada Himasitra

3. SKP ( Surat Keluar Petra )

Ditujukan kepada orang / lembaga di luar UK Petra.

Contoh : Surat dari Bidang Persekutuan kepada pembicara di luar Petra.

Surat dari Panitia CSMC kepada PMK Universitas lain.

8


c. Nama Bidang / Kepanitiaan

1. Bidang

Bidang Pengkaderan = Bid.Pengkaderan

Bidang Misi = Bid.Misi

Bidang Pembinaan = Bid.Pembinaan

Bidang Persekutuan = Bid.Persekutuan

Bidang Multimedia = Bid.Multimedia

Tim Litbang = Litbang

Badan Pengurus Harian = BPH

2. Kepanitiaan

Nama kepanitiaan dapat dibuat oleh panitia itu sendiri. Penulisannya diawali

dengan huruf P- dan diikuti dengan nama kepanitiaan tersebut.

Contoh : Untuk kepanitiaan Seminar Refleksi Iman, dapat dipakai nama P-OH.

Untuk kepanitiaan WTSP, dapat dipakai nama P-WTSP.

d. Pelma

Kata Pelma menunjukkan bahwa bidang / kepanitiaan yang bersangkutan termasuk

dalam struktur Pelayanan Mahasiswa.

e. PK–UKP

Kata PK–UKP menunjukkan bahwa bidang / kepanitiaan yang bersangkutan

termasuk dalam struktur Pusat Kerohanian - Universitas Kristen Petra.

f. Bulan

Bulan pembuatan surat ditulis dalam bentuk angka Romawi, yaitu I, II, … , XII.

g. Tahun

Tahun pembuatan surat dicantumkan dalam bentuk 2 digit terakhir menggunakan

angka Arab. Contoh : Tahun 2012 ditulis sebagai 12

Contoh Penomoran Surat

a. Surat undangan presentasi hasil penelitian dari Tim Litbang, ditujukan kepada BPH

Kabid Pelma, nomor 014, tanggal 10 Oktober 2012 (kegiatan rutin).

No.: 014/SKI/Litbang-Pelma/PK–UKP/X/12

9


b. Surat undangan Persekutuan Pelayan dari Bidang Pengkaderan, ditujukan kepada

ketua LK-Sinergi, nomor 23, tanggal 9 Maret 2013 (kegiatan rutin).

No.: 014/SKI/Bid. Pengkaderan-Pelma/PK–UKP/III/13

c. Surat undangan Petra Discipleship Night, ditujukan kepada BEM, nomor 014,

tanggal 10 Novemver 2012 (kegiatan insidentil).

No.: 014/SKE/P-PDN-Pelma/PK–UKP/XI/12

d. Surat dari panitia Seminar Refleksi Iman kepada pembicara seminar, nomor 043,

tanggal 19 Oktober 2012 (kegiatan insidentil).

No.: 043/SKP/P-SRI-Pelma/PK–UKP/X/12

B. Penomoran Surat Khusus

Surat khusus ini dikeluarkan hanya oleh Badan Pengurus Harian Pelayanan Mahasiswa.

Format penomoran surat khusus :

No. : [no]/[jenis surat]-Pelma/PK–UKP/[bulan]/[tahun]

Keterangan :

a. Nomor Surat

Sama dengan surat administrasi biasa, hanya urutannya yang terpisah (tidak

digabung menjadi satu) dari penomoran surat untuk administrasi biasa.

b. Jenis Surat

Jenis surat khusus dibedakan menjadi 3 ( tiga ), yaitu :

1. KEP ( Surat Keputusan )

Surat Keputusan ini dikeluarkan untuk menyatakan keputusan yang diambil oleh

Pelayanan Mahasiswa terkait permasalahan tertentu yang memerlukan keputusan

formal.

2. KET ( Surat Keterangan )

Surat Keterangan ini dikeluarkan untuk keperluan–keperluan tertentu, dengan

batas waktu penggunaan terbatas serta dengan tujuan tertentu. Misalnya

keterangan mengikuti suatu kegiatan.

3. PEN ( Surat Pernyataan )

Surat Pernyataan ini dikeluarkan sebagai suatu pernyataan sikap yang diambil

oleh Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian UK Petra terhadap suatu

permasalahan.

10


c. Pelma

(Sama dengan penomoran surat umum)

d. PK – UKP


e. Bulan


f. Tahun


C. Penanggalan Surat

Tanggal pembuatan surat dicantumkan di sudut kanan atas surat sejajar dengan nomor

surat. Penanggalan menggunakan kalender Masehi dengan urutan tanggal, bulan, tahun.

D. Lampiran

Hanya ditulis bila ada yang dilampirkan. Yang dituliskan adalah jumlah lampiran. Bila

surat tidak memiliki lampiran, maka dari nomor surat langsung dilanjutkan ke hal.

E. Hal

Perihal surat harus digaris-bawah dan ditulis dengan singkat dan jelas.

F. Alamat Surat

“Kepada” digunakan hanya bila surat dialamatkan kepada sebuah instansi (bukan

orang). Sedangkan bila surat dialamatkan pada pribadi / orang tertentu, langsung

menggunakan “Yth”.

Contoh :

Yth.

Bpk/Ibu/Sdr [nama orang dan gelar] (Bila memiliki gelar seperti Ir., Ev., Dr., maka

tidak perlu menggunakan Bpk/Ibu/Sdr. Bila yang dituliskan adalah jabatan, maka

langsung ditulis jabatannya saja. Misal: Kepala UPPK, Rektor UK Petra)

Di tempat (bisa langsung dituliskan alamatnya bila diketahui. Untuk jenis surat SKP,

diusahakan memiliki alamat yang jelas)

11


G. Penandatanganan Surat

Tata letak tanda tangan disesuaikan dengan jabatan orang yang bersangkutan :

Semakin ke kiri berarti semakin tinggi jabatannya.

Semakin ke bawah berarti semakin tinggi jabatannya.

Format dan Tata Letak Penandatangan Surat

1. Untuk Kegiatan Rutin:

Soli Deo Gloria,+++

Evie Santoso Kevin Tjoanda Ketua Umum Sekretaris Umum

Mengetahui,+++

Bedjo Lie, S.E., M.Div., Th.M.Kepala Pusat Kerohanian

2. Untuk Kegiatan Insidentil:

Soli Deo Gloria,+++

Samantha Christy Samuel Christianto Ketua Panitia Sekretaris Panitia

+++


Mengetahui,

+++


Catatan : Untuk program insidentil yang tidak memiliki Sekertaris Program, maka cukup

ditandatangani oleh Ketua Programnya. Misal Yearbook Pelma, Penelitian, dll.

12


3. Contoh Surat

A. Surat Undangan Kegiatan Rutin

No. : 001/SKE/Bid.Persekutuan-Pelma/PK-UKP/VIII/12 2 Agustus 2012

Hal : Undangan Kebaktian Universitas Perdana

Yth.

Ketua BEM

Di tempat


Melalui surat ini kami dari Pelayanan Mahasiswa – Pusat Kerohanian UK Petra

mengundang semua pengurus dan fungsionaris lembaga kemahasiswaan dan sinergi baik dari

BEM, MPM, BPMF, HIMA, UKM dan PTPIP untuk mengikuti Kebaktian Universitas perdana

dengan tema “ Walking With God in Our Campus“, yang akan dibawakan oleh Ev. Magdalena

Pranata Santoso dan diselenggarakan pada :

Hari, tanggal : Senin, 06 Agustus 2012

Waktu : 11.40 – 12.30 WIB

Tempat : Auditorium Universitas Kristen Petra

Demikianlah undangan kami. Atas perhatian Saudari kami mengucapkan terima kasih. Tuhan

memberkati.

Soli Deo Gloria+++


Mengetahui,

+++


13


B. Surat Undangan Kegiatan Insidentil

No. : 013/SKE/P-PDN-Pelma/PK-UKP/V/12 7 Mei 2012

Hal : Undangan Petra Discipleship Night

Yth.

Ketua BEM

Di tempat


Melalui surat ini kami dari Panitia Petra Discipleship Night mengundang wakil dari

lembaga kemahasiswaan sebanyak 40 orang yang terdiri dari MPM, BPMF, HIMA, dan UKM

untuk mengikuti acara Petra Discipleship Night dengan tema “The Cost of Discipleship“, yang

akan dibawakan oleh Ir. Jonathan Parapak. Acara ini akan diadakan pada :

Hari, tanggal : Selasa, 13 Mei 2012

Waktu : 18.00 – 21.00 WIB

Tempat : AVT.502

Demikian undangan kami. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih. Tuhan

memberkati.

Soli Deo Gloria,+++


+++


Mengetahui,

+++


14


C. Surat Pembicara Kegiatan Rutin

No. : 030/SKE/Bid.Pembinaan-Pelma/PK-UKP/X/12 10 Oktober 2012

Lamp. : 1 (satu) lembar

Hal : Permohonan menjadi Pembicara

Yth.

Sdr. Evelin Angkouw

Di tempat


Melalui surat ini, kami dari Pelayanan Mahasiswa – Pusat Kerohanian UK Petra

mengajukan permohonan kepada Saudara untuk menjadi pembicara dalam Pembinaan

Pemimpin Kelompok Kecil yang akan diadakan pada :

Hari, tanggal : Senin, 12 Oktober 2012

Pukul : 17.30 – 19.30 WIB

Tempat : Gedung D. 204 Universitas Kristen Petra

Tujuan : Terlampir

Demikianlah permohonan kami. Atas perhatian dan kerja sama Saudara kami mengucapkan

terima kasih. Tuhan memberkati.

Soli Deo Gloria,+++


Mengetahui,+++


15


Lamp. 1

Surat No. 030/SKE/Bid.Pembinaan-Pelma/PK-UKP/X/12

Tema : “ Membangun Komitmen ”

Tujuan Umum Pelaksanaan :

1. PKK mengerti makna komitmen dalam ber-KTB.

2. PKK memahami pentingnya membangun komitmen dalam sebuah KTB.

Tujuan Khusus Pelaksanaan :

1. PKK mampu memiliki komitmen yang konsisten dan membangun komitmen

pribadi dalam ber-KTB.

2. PKK memiliki kemampuan untuk membangkitkan komitmen AKK yang

dipimpinnya dalam dalam ber-KTB dan dalam hal pertumbuhannya.

3. PKK dapat memotivasi AKK yang mulai undur.

16


D. Surat Peminjaman Kegiatan Insidentil

No. : 004/SKE/P-PDN-Pelma/PK-UKP/IX/12 8 September 2012

Hal : Permohonan peminjaman LCD

Yth.

Kepala Pusat Komputer

Di tempat

Salam dalam kasih Tuhan Yesus Kristus

Melalui surat ini, kami dari Panitia Petra Discipleship Night mengajukan permohonan

peminjaman LCD yang akan digunakan pada :

Hari, tanggal : Sabtu, 14 dan 21 September 2012

Waktu : 08.00 – 13.00 WIB

Tempat : AVT.503

Acara : Petra Discipleship Night

Demikianlah permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan


Soli Deo Gloria,+++


+++


Mengetahui,

+++


17


E. Surat Permohonan SKKK

No : 010/SKE/P-KAMA-Pelma/PK-UKP/II/13 11 Februari 2013

Lamp : 2 (dua) lembar

Hal : Permohonan SKKK

Yth.

Kepala BAKA

di tempat


Melalui surat ini, kami Panitia Kamp Mahasiswa 2013 mengajukan permohonan SKKK

kepada mahasiswa-mahasiswa yang namanya terlampir dalam daftar peserta Kamp yang

diadakan pada:

Hari / tanggal : Senin-Jumat, 28 Januari-1 Februari 2013

Tempat : Hotel Nirwana, Batu

Tingkat organisasi : Universitas

Lingkup kegiatan : Intern

Demikianlah permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan


Soli Deo Gloria,+++


+++


Mengetahui,

+++

Bedjo Lie, S.E., M.Div., M.Th.Kepala Pusat Kerohanian

18


F. Surat Permohonan Data Penelitian

No. : 004/SKE/Litbang-Pelma/PK-UKP/IX/12 8 September 2012

Hal : Permohonan Data Mahasiswa

Yth.

Kepala BAAk

Di tempat

Salam dalam kasih Tuhan Yesus Kristus

Melalui surat ini, kami dari Pelayanan Mahasiswa - Pusat Kerohanian mengajukan

permohonan data mahasiswa aktif UK Petra angkatan 2011 dan 2012 untuk keperluan Riset

“Penerapan Nilai LIGHT di Universitas Kristen Petra”. Adapun data yang kami perlukan adalah

NRP, nama mahasiswa, agama, asal daerah, asal SMA, nomor HP dan nomor telepon rumah.

Data yang dipercayakan akan kami jaga kerahasiaannya dan tidak akan dipergunakan untuk

kepentingan lain.

Demikianlah permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan


Soli Deo Gloria,+++


Mengetahui,

+++


19


Lampiran 2. Format Proposal

PROPOSAL

“ NAMA KEGIATAN tahun “

I LATAR BELAKANG

Untuk menajamkan realita yang ditangkap oleh panitia sehingga diperlukan program ini.

Latar belakang harus ditulis dengan pembahasan dari hal-hal umum ke khusus. berisi

pemaparan masalah, pendefinisian konsep, penyebab, pemaparan kondisi ideal, kaitan

dengan visi pelma, dll. Visi Pelma harus didalami oleh setiap pengurus dalam hal ini

Ketua Program, dan dicantumkan secara utuh di latar belakang.

Berikut adalah panduan pembuatan latar belakang. Tidak kaku dan tidak harus diikuti.

Masalah/fenomena/realita apa yang terjadi dan dampaknya. Apa kaitannya dengan visi

Pelma, bagaimana kaprog memahami visi Pelma dan kenapa masalah/fenomena/realita

tersebut adalah masalah, terutama bagi visi Pelma

Penyebab masalah tersebut bisa terjadi. Apa yang tidak ideal, apa yang kurang

sehingga mengakibatkan masalah tersebut.

Elaborasi penyebab dari masalah tadi.

Kenapa masalah-masalah tersebut perlu dijawab. Apa yang bisa terjadi bila masalah

tersebut terselesaikan, dampak positifnya, potensi yang ditimbulkan. Disini bisa

dikaitkan juga dengan visi Pelma

Cara menjawab masalah tadi. Ya lewat program ini. Apa harapan setelahnya.

Pandangan umum terhadap keterkaitan dengan rangkaian program / kegiatan sebelum

atau sesudah kegiatan ini berjalan.

II TUJUAN UMUM

Berisi tujuan diadakannya program. Apa yang diinginkan bisa terjadi lewat program ini.

Pemahaman apa yang timbul, pengetahuan apa yang bertambah, kesadaran atau semangat

apa yang muncul, kondisi apa yang tercipta, dll. Dibuat per poin. Tujuan sangat terkait

dengan latar belakang.

III TUJUAN KHUSUS

Merupakan penjabaran yang lebih spesifik dari tujuan umum dan ketercapaiannya dapat

diukur lewat pengamatan, bukti fisik, dll. Dibuat per poin. Misal peserta menuliskan apa,

peserta bergabung dalam pelayanan, dll.

20


IV NAMA KEGIATAN

Nama :

Tema : (Bila perlu, bisa menyusul)

V MEKANISME DAN DESAIN

Dibuat dalam bentuk paragraf, menceritakan bentuk dari program dan kegiatan apa saja

yang akan dilakukan dalam program tersebut beserta cara melakukan dan tujuannya per

kegiatan. Jadi lewat poin ini pengurus diharapkan mampu membayangkan, merencanakan,

dan mempersiapkan desain program secara umum.

VI RENCANA EVALUASI KEGIATAN

Mengevaluasi kegiatan apakah sudah memenuhi tujuan khusus. Metode evaluasinya bisa

saja berbeda sesuai rapat evaluasi / perbedaan tolok ukur keberhasilan. Dibuat per poin

dengan disertai penjelasan mengenai defenisi metode dan alasan pemilihan metode.

Contoh :

1. Angket evaluasi acara

Pengevaluasian berdasarkan angket evaluasi yang diiisi oleh peserta pada akhir acara.

Dijelaskan tujuan angket, apa yang ingin diketahui dari angket tersebut.

2. Pre dan Post Test

Pengevaluasian berdasarkan test yang diberikan pada peserta di awal dan akhir sesi.

Dijelaskan apa tujuan pre dan post test ini.

3. Observasi

Pengevaluasian berdasarkan hasil pengamatan kepada peserta pada saat acara

berlangsung atau setelahnya. Dijelaskan aspek apa yang akan diobservasi, oleh siapa.

4. Evaluasi dari pembicara

Pengevaluasian berdasarkan catatan hasil wawancara semi terstruktur dengan

pembicara.

5. Lembar refleksi peserta

6. Lembar kerja / tugas peserta yang dikumpulkan.

7. Pengisian lembar komitmen

VII PELAKSANAAN

Hari/tanggal : (Untuk program rutin, cukup hari pelaksanaan dan frekuensi pelaksanaan

Waktu :

Tempat : (bisa menyusul)

21


VIII PESERTA

Sasaran : spesifikasi peserta. Siapa saja yang diharapkan mengikuti acara ini.

Target : jumlah peserta.

Strategi pencapaian target

IX PENYELENGGARA

Nama bidang, dan jika ada kerjasama dengan pihak lain harus juga dicantumkan. Misalnya

Bidang Pembinaan Pelayanan Mahasiswa – Pusat Kerohanian – UK Petra bekerjasama

dengan Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia Surabaya

X PENANGGUNG JAWAB

Nama ketua program, statusnya (Pengurus Pelayanan Mahasiswa Periode 2012-2013)

Nomor telepon : nomor HP ketua program

XI RENCANA PEMBICARA (Bila perlu)

(untuk pembicara baru CV harus dilampirkan. Bisa menyusul)

XII SUSUNAN ACARA (Bila perlu)

(boleh terlampir, bisa menyusul)

XIII MATERI (Bila perlu)

(boleh terlampir, bisa menyusul)

XIV SUSUNAN PANITIA (Bila perlu)

XV RENCANA ANGGARAN

Jumlah uang terakhir harus di satu halaman dengan penutup dan pengesahan.

Pemasukan :

Kontribusi Peserta …org x @ Rp….. = ….

Kontribusi Panitia …org x @ Rp….. = ….

Platform Universitas (sesuai platform dari Pusroh) = ….

Sumbangan (bila ada) = ….

Pencarian Dana (bila ada) = …. +

22


Total Pemasukan = ….

Pengeluaran :

513320 Honor Pembicara =….

532200 Fotocopy dan Cetak = ….

532300 Konsumsi =….

532620 Biaya Dekorasi dan Perlengkapan = …. +

Dst…

Total Pengeluaran = …. -

Defisit/Surplus (usahakan tidak ada) = ….

Terbilang : …. (misal enam juta tujuh ratus lima puluh ribu Rupiah)

XVI PENUTUP

Demikian proposal xxxxx ini kami buat, besar harapan kami agar kegiatan ini

dapat terselenggara untuk kemuliaan Tuhan. Atas perhatian dan kerja samanya kami

mengucapkan terima kasih.

Soli Deo Gloria

Surabaya, ………….

Pelaksana Kegiatan,+++


+++


Mengetahui,

+++


XVII LAMPIRAN

23


Lampiran 3

Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

“NAMA KEGIATAN tahun”

I NAMA KEGIATAN

Nama :

Tema : (Bila perlu, bisa menyusul)

II TINGKAT KEGIATAN (Pilih salah satu antara intern atau ekstern)

Intern : Fakultas, Jurusan, Unit, Universitas

Ekstern : Surabaya : lingkup GERBANGKERTOSUSILO

Regional : lingkup Jawa atau Jawa Bali (minimal mewakili 3 propinsi)

Nasional : minimal mewakili 14 propinsi

Internasional : minimal mewakili ASEAN

III PENYELENGGARA

Nama bidang, dan jika ada kerjasama dengan pihak lain harus juga dicantumkan. Misalnya

Bidang Pembinaan Pelayanan Mahasiswa – Pusat Kerohanian – UK Petra bekerjasama

dengan Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia Surabaya

IV PELAKSANAAN

Hari/tanggal :)

Waktu :

Tempat :

V HASIL DAN EVALUASI

a. Kepanitiaan [teknis pelaksanaan kegiatan]

Dibuat BPH program dan koordinator setiap divisi, dengan format

1. Ketua

Pra Pelaksanaan

a. Yang dilakukan

b. Kendala

24


c. Solusi

Pelaksanaan

Idem pra pelaksanaan

Pasca Pelaksanaan

Idem pra pelaksanaan

Saran

Dst utk BPH dan divisi-divisi lain.

Bila pelaksanaan kegiatan insidentil lebih dari satu hari, maka evaluasi kepanitiaan

dibuat per hari. Untuk program rutin, maka dibuat cuma sekali secara keseluruhan

selama satu semester, tapi diambil hal-hal yang paling penting untuk dievaluasi.

b. Hasil Kegiatan

1. Serapan Materi [evaluasi pencapaian tujuan, TUP & TKP]

2. Jumlah Peserta

Jumlah peserta yang ditargetkan :

Jumlah peserta yang daftar :

Jumlah peserta yang hadir : (bila perlu, peserta yang hadir dapat

dispesifikan, berdasarkan angkatan, asal

universitas, status di universitas, dll.)

Persentase keberhasilan : peserta yang hadir dibagi target peserta dikali

100%, beserta alasannya mengapa terjadi

seperti itu

c. Evaluasi, Hambatan & Saran Keseluruhan [oleh ketua, untuk pelaksanaan kegiatan

yang sama berikutnya]

d. Follow Up

Proses lanjutan apa yang diharapkan akan dijalani oleh peserta, dan bagaimana cara

melakukan follow up tersebut.

VI I ANGGARAN

a. Rencana Pemasukan :

b Realisasi Pemasukan :

c. Rencana Pengeluaran :

d. Realisasi Pengeluaran :

e. Sisa : (realisasi pemasukan kurang realisasi pengeluaran)

25


VIII PENUTUP

Demikian pertanggungjawaban dan evaluasi kami atas kegiatan xxxxx yang telah

kami kerjakan. Semoga nama Tuhan dipermuliakan.

Soli Deo Gloria

Surabaya, ………….

Pelaksana Kegiatan,+++


+++


+Mengetahui,

+++


IX LAMPIRAN

Dibuat di halaman baru (terpisah dari halaman yang berisi penutup). Yang dilampirkan

adalah daftar peserta, materi (untuk kamp maka dilampirkan nama sesi, pembicara, TUP

dan TKP setiap sesi), dokumentasi, notulen rapat, rekapitulasi angket evaluasi, hasil-hasil

pre dan post test, evaluasi dari pembicara, susunan panitia, dll.

26


Lampiran 4

Format Laporan Evaluasi Kegiatan Rutin

LAPORAN EVALUASI

” Nama Kegiatan ”

”Bulan ............”

I NAMA KEGIATAN

Idem proposal

II PENYELENGGARA

Idem proposal

III PELAKSANAAN

Idem Proposal, tapi diberi tanggal yang jelas (tidak cuma frekuensi)

IV HASIL DAN EVALUASI

a. Teknis Kegiatan

Pra Pelaksanaan

Bagaimana situasi persiapan kegiatan, kondisi apa yang terjadi, kelancaran proses

persiapan, masalah-masalah apa yang muncul, kesalahan yang terjadi, dan solusinya.

Pelaksanaan

Idem pra pelaksanaan, ditambah ketercapaian tujuan kegiatan.

b. Peserta

Jumlah peserta yang ditargetkan :

Jumlah peserta yang daftar :

Jumlah peserta yang hadir : (bila perlu, peserta yang hadir dapat dispesifikan,

berdasarkan angkatan, asal universitas, status di

universitas, dll.)

Persentase keberhasilan : peserta yang hadir dibagi target peserta dikali

100%, beserta alasannya.

V SARAN KESELURUHAN

Untuk pelaksanaan kegiatan serupa bulan berikutnya.

27


Lampiran 5.

Format Notulen Rapat

Notulen Rapat

BPH

Hari, Tgl : Waktu : Tempat :

Agenda Rapat:

Peserta Rapat:

Anthony

Lesthia

Lesi

Evelin

Eka

Kevin

Pembawa renungan : Pemimpin rapat :

Hasil Rapat

28


29


Pedoman Umum Sistem Administrasi Pelma 2012-2013

Documents

Transcript of Pedoman Umum Sistem Administrasi Pelma 2012-2013