Menyusun Proposal

Sebelum

• Kumpulkan informasi tentang kebutuhan yang akan diutarakan

• Tengarai kebutuhan proyek– Staffing– Peralatan– Bahan

• Garis besar anggaran• Tentukan siapa yang akan menulis proposal

BAGAIMANA MEMULAINYA

• Mulailah lebih awal• Alasan harus jelas• Rencanakan: jangan “mengejar uang”• Bentuk kelompok kerja• Ikuti panduan• Sertakan surat pengantar

– Surat terpisah– Jangan lupa, nama, alamat, lembaga

• Ingat batas akhir

Kiat menulis proposal

• Buatlah argumen yang terpadu• Selalu mengingat rencana• Hindari jargon yang berlebihan• Pikirkan Penilai (reviewer)

– Tidak ada informasi yang tidak penting• Revisi• Minta orang lain membaca• Edit• Tunjukkan antusiasme

Bagian-bagian proposal

Rencana

Kebutuhan

EvaluasiMetoda

Ringkasan Anggaran

Pernyataan Ringkasan

• Mulai dengan ringkasan proposal.

• Jawab: Siapa, Apa, Bagaimana, Berapa?

• Mengapa ada kebutuhan?

• Bagaimana kita mengatasi kebutuhan ini?

• Ringkasan ini dikenal sebagai ringkasan eksekutif

Menengarai kebutuhan

• Bagaimana kita tahu adanya kebutuhan?

• Cari tahu usaha organisasi lain?• Apakah berjalan?

– Apa yang tleah dilakukan pada masa lalu? • Apakah proyek anda berbeda?

• Bagaimana proyek itu mengutarakan kebutuhan?

Tujuan dan sasaran

• Apa yang akan anda capai?• Daftarlah sasaran dan tujuan untuk mencapai

tujuan:– Sasaran: Meningkatkan jumlah remaja mengunjungi

Perpustakaan Umum– Tujuan:

• Menerbitkan profil perpustakaan umum di Majalah Remaja• Melaksanakan persentasi di SMA/SMK • Melaksanakan training penelusuran di Perpustakaan Umum

• Gunakan kata-kata aksi: Meningkatkan, mengurangi, mengembangkan

Tujuan Proyek

• Tujuan proyek berdasarkan hasil akhir proyek • Perubahan apa yang kita inginkan dengan proyek kita?• Siapa yang akan terpengaruh oleh perubahan ini?• Batasi secara jelas kelompok target dan penerima.• Ingat, apa yang akan kita capai harus spesifik.• Pilihlah tujuan yang realistik sehingga kita mampu

mencapai dan mengukurnya misalnya “meningkatkan pelayanan perpustakaan umum” terlalu luas, juga tujuan yang banyak akan sulit diukur.

Hasil yang diharapkan dan indikator pencapaian

• Hasil adalah perubahan yang akan dicapai proyek. Hasil harus fokus pada apa yang akan dilakukan proyek bukan pada proses untuk mencapainya. Tengariailah hasil yang diharapkan sebagai akibat dari kegiatan proyek.

Contoh tujuan proyek: • “Meningkatkan jumlah remaja

mengunjungi Perpustakaan Umum"

Gambaran kebutuhan atau kendala

• Dalam mengembangkan proposal proyek, gambarkan dengan jelas kebutuhan proyek dengan menggunakan data yang relevan dan terpercaya (Misalnya, laporan dan statistik terkini) dan gambarkan bagaimana proyek kita akan merespon kebutuhan atau kendala yang telah ditengarai. Termasuk garis besar lingkungan dan faktor-faktor yang mengarah pada kebutuhan proyek anda ajukan (Mis. Sosial ekonomi, politis dls.).

Rencana kegiatan

Rencana kegiatan harus mencakup: • Daftar semua kegiatan dan bahaimana masing masing kegiatan

mendukung tujuan proyek , termasuk jadwal kegiatan proyek dan siapa yang bertanggunjawab melaksanakannya.

• Berapa lama penyelesaian proyek (tanggal dimulai dan selesai)• Sumberdaya manusia, ketrampilan, sumberdaya keuangan setiap

kegiatan. • Bagaimana kita memantau dan mengevaluasi hasil dan keefektifan

proyek. • Realistislah berkaitan dengan waktu yang diperlukan untuk

penerapan proyek. Pastikan rekan kita setuju dengan garis waktu yang sesuai dengan kebutuhan dan keadaan.

Resiko dan kesempatan

• Tengarailah resiko dan peluang yang dapat diakibatkan oleh penyelesaian proyek yang berhasil. Termasuk faktor internal dan eksternal yang dapat meningkatkan atau memelihara pencapaian proyek dalam mencapai tujuan. Rincilah tindakan-tindakan yang diambil untuk menghindari resiko.

Keberalanjutan

• Taksirlah keberalanjutan jaka panjang dampak terhadap kelompok target dan penerima akhir, termasuk untuk pengulangan dan perpanjangan hasil dari kegiatan dan penyebaran informasi

• Apakah hasil yang diharapkan proyek itu berkelanjutan:• Secara finansial: Bagaimana kegiatan akan dibiayai jika pendanaan

berakhir? • Secara kelembagan: Apakah struktur membolehkan kegiatan untuk

berlanjut di tempat itu apa akhir tindakah kegiatan? Apakah akan ada kepemilikan lokal dari hasil kegiatan?

• Pada tingkat kebijkan (Bila dapat diterapkan): Apa dampak struktural dari kegiatan itu, misalnya akan mengarah pada legislasi, metoda, etika dll?

• Lingkungan (jika dapat diterapkan): Apakah kegiatan mempunyai dampak negatif/positif terhadap lingkungan?

Populasi/kawasan geografis

• Identifikasi kelompok target • Identifasi kawasan geografis• Gunakan data (contoh statistik) • Usahakan spesifik:

– Demografi– Data sosioekonomi– Informasi sensus- penduduk

• Pernyataan kebutuhan– Kita sangat memerlukan ……

Metodologi / Pendekatan

• Sediakan rasional untuk menyatakan tujuan dan rencana kerja dalam mencapainya.

• Masukkan pula pengalaman dengan metodologi, mengantisipasi kesulitan dan kejadian luarbiasa.

Jadwal/ timeline: Berikan kegiatan sesuai dengan waktu untuk mencapai tujuan.

Publikasi / Promosi

• Apa rencana kita untuk publikasi?

• Publikasi, Lieflets, Koran, Radio?

• Situs Web?

• Pameran?

• Membubuhkan pada program yang ada?

Personnel

• Mengidentifikasi semua personil proyek

• Memasukkan kualifikasi mereka yang terkait dengan pernyataan tanggungjawab dalam proyek

Menentukan data dasar

• Bagaimana kita menentukan titik awal”?

• Data dasar memungkinkan kita menentukan keberhasilan atau kegagalan proyek

Fasilitas / dukungan lembaga

• Gambarkan lembaga kita• Apa yang membuat lembaga kita unik?• Gambarkan pelayanan atau fasilitasnya • Rinci dukungan dari mitra kerja misalnya

perpustakaan lain, universitas, LSM dll.• Sumber dana lain• SUrat dukungan

Anggaran

Anggaran

Langkah 1

• Kontak kantor pemberi dana

Anggaran (cont.)

Langkah 2• Tekankan item dalam anggaran dengan naratif

– Dengan kata lain, masing-masing item yang muncul dalam anggaran harus dijabarkan dalam naratif

• Bagi anggaran menjadi beberapa bagian

Peralatan Rp. 15.000.000

Peralatan

Komputer personal # Rp. 14.500.000

Remote Mouse Rp. 500.000

Anggaran (cont.)

Langkah 3

• Pastikan bahwa donor setuju untuk membiayai item yang anda sebutkan. Bersiap-siap untuk wawancara.

Anggaran (cont.)

Langkah 4

• In – kind (sumbangan tidak dalam bentuk uang) harus disebutklan dalam proposal – Nyatakan dengan jelas bentuknya apa.

Anggaran (cont.)

Langkah 5

• Spesifikasi• Quotes• Upah per jam• Rincian upah• Perjalanan

– Kendaraan– Per diem

Anggaran (cont.)

Langkah 6

• Apakah anggaran realistik?– Tip: Perimbangkan waktu kinerja proyek

sehubungan dengan jumlah pengeluaran misalnya biaya produksi, komunikasi, perjalanan dls.

Anggaran(cont.)

Langkah 7

• Pastkan apakah angka yang dijumlahkan benar

• Pastikan anggaran yang kita ajukan tidak melebihi apa yang akan diberikan

Menyatupadukan:

• Judul: Buatlah deskriptif

• Masukkan daftar isi

• Jangan dijilid

• Lampiran:– Grafik, peta dll– Formulir evaluasi– DRH masing-masing anggota– Surat-surat pendukung

Latihan: Merencanakan

Program

Proposal Kegiatan Perpustakaan Umum

• Panjang 5-7 halaman

• Proposal:– Cover– Ringkasan Executive – pernyataan kebutuhan– Deskripsi Proyek– Anggaran– Kesimpulan

• Sertakan Surat pengantar

Ingat: Semua berawal dari

gagasan

Pertanyaan?