Panduan Awal Paket Aplikasi Sekolah(Pas) - Smk

PANDUAN SINGKAT TAHAP AWAL PAS SMK Versi 1.0

1.1. PERSIAPAN INSTALASI

A. Persiapan Hardware

Pada dasarnya PAS bisa dijalankan hanya dengan spesifikasi komputer yang minimum, tapi

tentunya semakin tinggi spesifikasi dari komputer yang dipakai akan semakin baik. Apabila

Sekolah bermaksud akan menginstall PAS dalam jaringan LAN maupun Intranet di Sekolah maka

spesifikasi komputer yang akan difungsikan sebagai server juga harus menunjang.

Di bawah ini contoh spesifikasi komputer server untuk Jaringan LAN :

- Processor : Intel Pentium IV

- Harddisk : 80 GB

- RAM (Memory) : 1 GB

- CD Room Drive

B. Persiapan Software

Untuk menjalankan aplikasi PAS SMK diperlukan bebarapa perangkat lunak yaitu Sistem

Operasi Windows .

BAB 2

PENGENALAN DAN PENGOPERASIAN

APLIKASI PAS-SMK

1.1 Membuka Modul PAS SMK

Untuk membuka modul Aplikasi PAS SMK bukalah Shortcut PAS SMK di desktop atau terlebih

dahulu buka browser Mozilla atau Opera Lalu pada address bar ketikan url berikut : http

://localhost:5773/passmk, sehingga muncul page login.

(Gbr. Page login aplikasi PAS SMK)

Utamanya aplikasi PAS SMK ini mempunyai 5 level user akses yaitu admin, kurikulum,

kesiswaan, tu, dan guru. Yang dimana masing-masing level mempunyai hak akses yang

berbeda. Untuk login ke aplikasi masukan username dan password lalu klik tombol “Masuk

ke aplikasi”

Adapun beberapa default username dan password yang telah disediakan adalah :

Username = usersmk

Password = rahasia

Password

Nama User

Jika sukses login, selanjutnya pilih Tahun Ajaran dan Semeseter sesuai yang diinginkan

atau yang berlaku lalu klik tombol “OK”.

(Gbr. pemilihan “Masa Ajaran”)

Setelah berhasil login, Anda akan berada pada page home dari aplikasi PAS SMK.

(Gbr. page home aplikasi PAS SMK)

Keterangan :

Header Identitas Sekolah, terdiri dari logo, nama dan alamat sekolah. Informasi yang

terlapat pada layout Header Indentitas Sekolah disesuaikan dengan data indentitas

sekolah yang terisi.

Menu utama aplikasi PAS, PAS SMK terdiri dari 3 menu utama yaitu Menu, Pengaturan

dan Akun. Untuk membuka Sub Menu klik pada Menu Utama :

Menu utama aplikasi PAS SMK

Header Identitas Sekolah

Panel Kiri

Panel Kanan Content Isi Aplikasi PAS SMK

(Gbr Preview Sub Menu Aplikasi PAS SMK)

Manipulasi Data 1

Untuk melakukan manipulasi data yang terdiri dari Tambah data, Edit data, dan

Hapus data. Caranya adalah dijabarkan sebagai berikut :

o Tambah data, Untuk mengisi data. Klik icon tambah data, kemudian form

input akan menjadi kosong. Entrikan data pada form yang tersedia, pastikan

semua field berwarna merah telah terisi data, kemudian Klik icon simpan

data untuk melakukan penyimpanan field ke database.

o Edit data, pada form yang fieldnya telah terisi data. Ubah field-field tersebut

dengan data-data yang sesuai pastikan field berwarna merah tetap terisi.

Setelah itu Klik icon simpan edit.

o Hapus data, pada form yang fieldnya telah terisi data, klik tombol hapus

data. Muncul dialog pesan sukses dihapus.

(Gbr. Konfirm sukses hapus data)

Manipulasi Data 2

Manipulasi Data tipe ke dua, ini berlaku pada frame bawah.

Rumus umum dan contohnya sebagai berikut :

o Tambah data, Untuk mengisi data. Klik icon tambah data, kemudian akan

muncul dialog isi form. Entrikan data pada form yang tersedia, pastikan semua

field berwarna merah telah terisi data, kemudian Klik tombol Simpan untuk

melakukan penyimpanan field ke database.

( Contoh Form Dialog )

o Edit data, pada list form diframe bawah. Klik link [Edit]/[Lihat], akan muncul

dialog form dengan form yang fieldnya telah terisi data. Ubah field-field

tersebut dengan data-data yang sesuai pastikan field berwarna merah tetap

terisi. Setelah itu Klik tombol Simpan untuk melakukan pengeditan .

Frame Atas

Frame Bawah

(Contoh Datalist Form)

o Hapus data, pada list form diframe bawah. Klik link [Hapus] untuk

melakukan penghapusan data. Muncul dialog pesan sukses dihapus.

Toolbar Aplikasi PAS SMK

Agar proses mengisi data berjalan lancer, pelajari menu toolbar aplikasi PAS SMK :

First, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke awal posisi.

Previous, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke

record sebelumnya.

Next, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke record

selanjutnya.

Last, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke posisi akhir.

Refresh, icon , berfungsi untuk merefresh data agar diload secara benar.

Tambah Data, icon , berfungsi untuk mengosongkan form agar

kemudian form tersebut fieldnya diisi.

Simpan Data, Icon , berfungsi untuk menyimpan data ke

database dari form field yang terisi.

Edit Simpan, Icon , berfungsi untuk menyimpan data yang diedit

pada record yang aktif.

Hapus Data, Icon , berfungsi untuk menghapus data pada record

yang aktif.

Find, Icon , berfungsi mempercepat pencarian data berdasarkan criteria yang

diinginkan.

BAB 3

PERSIAPAN PENGENTRIAN DATA

APLIKASI PAS-SMK

3.1 Mengenal Jenis dan Karakter Data

Secara garis besar data-data di dalam PAS teridiri dari tiga jenis yaitu :

Data Referensi

Data Referensi dalam system ini adalah data-data yang akan mendukung data

master. Data Referensi merupakan data yang dinamis dayang dapat diubah atau

diganti. Yang termasuk Data Referensi adalah Data Administrasi Sekolah, Referensi

Tingkat Sekolah, Referensi Periodikal.

Data Referensi karakter pengisiannya dapat bolah-bali, artinya ketika kita sedang

berada ditengah atau diakhir sebuah Tahun Ajaran kemudian data referensi yang

kita butuhkan belum tersedia maka kita dapat kembali ke menu awal referensi untuk

menambahkan. Dalam membangun Database PAS, Data Referensi inilah yang

pertama kali harus diisikan.

Data Master

Data Master adalah Data pokok didialam system ini. Data Master terdiri dari Data

Kepegawaian, Data Kesiswaan, Data Kurikulum.

Data Master karakter pengisiannya harus runut, artinya harus sudah ada data

acuannya (data Referensinya sudah diisi). Maka Data master ini urutan pengisiannya

setelah Data Referensi selesai diisikan.

Data Transaksional

Data Transaksional adalah data pencatatan transaksi akademik yang berjalan ketika

PAS sudah operasional. Data Transaksional mengacu pada Data Master dan Data

Referensi. Data Transaksional meliputi Data perpindahan siswa, Data perilaku Siswa,

Data Pembayaran Siswa, Data Nilai Siswa, dll.

Data Transaksional karakter pengisiannya juga harus runut, artinya sudah ada acuan

data Referensinya dan juga Data Masternya. Misalnya untuk dapat mengisi Data

Nilai Siswa, maka data Referensi Hari Belajar, Jadwal Pelajaran, Penugasan Guru

Mengajar sudah harus diisi, kemudian Data Master berupa Data Guru dan Data

Siswa juga harus sudah diisi. Jadi Data Transaksional dapat diisi setelah Data

Referensi dan Data Master sudah diisi.

Catatan :

Urutan pengisian Database PAS adalah mengisi Data Referensi dilanjutkan Data

Master kemudian Data Transaksional. Pelanggaran terhadap urutan pengisian data

seperti yang dijelaskan diatas dapat menyebabkan Kesalahan Operasional,

sehingga system tidak berjalan/ error.

3.2 Methode Pengisian Data

Secara teknis pengisian dta ke dalam Database PAS SMK dapat digolongkan kedalam

tiga cara :

1. Entri Manual

Data di entri satu persatu langsung ke aplikasi. Dengan cara ini dibutuhkan waktu

yang cukup lama.

2. Impor Data

Data dimasukan ke dalam Database melalui fasilitas impor data. Dengan fasilitas ini

proses memasukan data menjadi lebih cepat.

3. Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Sebagian data dientri manual sebagian lagi di impor. Data juga memanfaatkan

jaringan LAN (Local Area Network) jika PAS sudah diinstall dalam jaringan yang

terdiri dari Server dan beberapa Client. Beberapa computer Client dapat mengentri

data secara bersamaan dengen syarat bekerja pada tahap yang sama. Contohnya

ketika mengisi data siswa dapat bagi tugas. Missal Client 1 mengentri data siswa X 1,

Client 2 mengentri data siswa X 2 dan seterusnya. Tidak dibenarkan jika beberapa

computer Client bekerja bersamaan tetapi mengerjakan modul yang berlainan, contoh

Client 1 mengentri data referensi kemudian client 2 mengentri data siswa. Hal ini

akan menyebabkan kesalahan operasional karena data yang masuk ke dalam

Database tidak sesuai dengan uturan pengentrian data.

3.3 Penyiapan Data Awal

Data-data awal sebaiknya sudah diatur sedemikian rupa disesuaikan dengan yang

dikehendaki, contohnya data kepegawaian sudah diurutkan dari Kepala Sekolah

kemudian diteruskan Guru berdasarkan golongannya, kemudian data-data siswa sudah

dibagi dan dikelompokkan berdasarkan rombelnya dan seterusnya. Apabila ada data-

data yang kurang lengkap atau datanya belum tersedia maka segera dilengkapi,

misalnya data alamat atau tanggal lahir yang belum lengkap, golongan darah yang

belum ada, dll. Pengaturan data diawal ini dilakukan sebab jika data sudah masuk ke

dalam database pengaturannya akan lebih sulit.

Data yang besar seperti data kepegawaian dan data kesiswaan akan sangat membantu

jika tersedia data digital (excel), jadi dapat memanfaatkan fasilitas impor data (akan

dibahas lebih lanjut di impor data).

BAB 4

ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR SEKOLAH

APLIKASI PAS-SMK

Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Sekolah.

1. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.1) Umum > (1.1.1.7)

Kelompok Program

Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK


Kelompok Keahlian

Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK. Untuk melakukan

penambahan atau mengedit data, pada frame atas klik link Lihat. Secara otomatis

frame bawah akan menyesuaikan datanya.

Keterangan :

Untuk memanipulasi Data, Buka Bab 2 > Manipulasi Data

1 Untuk melakukan Tambah, Edit, Hapus Data.


Kompetensi Keahlian

Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK

Keterangan :



Keterangan :



4. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.2) Administrasi Sekolah >

(1.1.2.8) Jenis Ruangan

Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Ruangan Sekolah .


(1.1.2.10) Perlengkapan Sekolah

Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Perlengkapan

Sekolah/ Tab Perlengkapan KBM.

Keterangan :



Untuk menentukan perlengkapan Sekolah/Perlengkapan KBM bisa dibedakan dengan

cara menceklist checkbox KBM.


(1.1.2.11) Jenis Buku Pegangan

Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Buku Sekolah.

ENTRI DATA ADMINISTRASI SEKOLAH

APLIKASI PAS-SMK

Berikut akan diuraikan urutan/alur pengisian data dalam membangaun Database PAS.

Pengisian Data dimulai dari data Administrasi Sekolah, silahkan dibuka modul PAS no.

(02) Administrasi Sekolah. Klik modul (02). Administrasi Sekolah dibawah sub menu utama.

Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Administrasi Sekolah.

Keterangan :



Keterangan :



(Gbr. Tampilan Sub Modul 02 Administrasi Sekolah)

1.1 Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah

Klik pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah, akan ditampilkan data-

data Identitas Sekolah. Bagi Sekolah yang sudah terdaftar, maka data Identitas

Sekolah otomatis sudah terisi, tinggal melengkapi dan/atau mengkoreksi data-data

yang ada disesuaikan dengan data di Sekolah.

Sedangkan bagi sekolah yang belum terdaftar, maka data Sekolah masih kosong

dan harus mulai dengan mengisikan data Identitas Sekolah yang baru.

(Gbr. Form Pembentukan Identitas Sekolah)

Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan data-data

yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan berwarna

merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan penyimpanan.

Sedangkan untuk data sekolah dengan kondisi field telah terisi, ubahlah data-data

yang terisi yang ditidak sesuai, kemudian klik tombol Edit SImpan untuk mengubah

dan menyimpan data tersebut.

1.1.1 SK Negeri / SK Swasta

Setelah data sekolah terisi, teruskan pengisian data mengenai SK Negeri / SK

Swasta yang berada di kolom bawah atau kolom tab. Klik salah satu tab SK

Negeri/SK Swasta (disesuaikan dengan SK sekolah) lalu klik tombol Tambah Data.

Kolom Tab

(Gbr. Pembentukan Identitas Sekolah >> SK Negeri)

(Gbr. Pembentukan Identitas Sekolah >> SK Swasta)

Entrikan data yang sesuai pada dialog form yang muncul, setelah itu klik tombol

Simpan.

1.2 Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah

Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah, pada sub modul ini sekolah diminta

untuk mengisikan data mengenai kegiatan sekolah dan saldo awal sekolah. Tidak

difungsikan untuk melakukan perubahan Identitas Sekolah, karena sudah terkordinir

pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah.

1.2.1 Kegiatan Sekolah

Diisi dengan agenda kegiatan yang diselenggarakan oleh Sekolah yang

bersifat terbuka baik untuk sekolah lai atau masayarakat umum. Misalnya

penyelenggaraan Praktek Kerja Industri , Seminar Terbuka, Perlombaan

Olahraga, Workshop, dll. Caranya : klik tab Kegiatan Sekolah lalu klik

tambah data.

(Gbr. Pemeliharaan Identitas Sekolah >> Kegiatan Sekolah)

Entrikan kegiatan sekolah pada dialog form yang muncul setelah itu klik

tombol Simpan.

(Gbr. List hasil input kegiatan sekolah)

1.2.2 Saldo Awal Sekolah

Diisi dengan data saldo awal keuangan sekolah pada awal Tahun Ajaran

berjalan, (Jika PAS diinstall pada Tahun Ajaran 2011/2012, maka yang

diisikan adalah saldo awal pada bulan juli 2011). Saldo Awal ini hanya perlu

sekali mengisi, karena saldo awal untuk Tahun Ajaran selanjutnya secara

system akan terisi dengan sendirinya dengan fungsi dari Tutup Anggaran.

(Gbr. Saldo Awal Sekolah)

1.2.3 Rekening Bank Sekolah

Diisi dengan data Rekening Bank Sekolah. Diisi mulai dari Nama Bank, No

Rekening dan Atas Nama.

(Gbr. Rekening Bank Sekolah)

1.3 Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah

Klik pada Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah. Fasilitas Sekolah yang dimaksud adalah

seluruh sarana dan prasarana yang dimilik Sekolah. Terdiri dari Properti Sekolah,

Perlengkapan Sekolah, Perlengkapan KBM, Ruangan Sekolah, Pemakaian Listrik,

Buku, Alat Pendidikan.

Catatan :

Di Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah terdapat beberapa tab mengenai point

fasilitas sekolah yang harus diisi. Cara mengisi point-point tersebut adalah :

Klik tab yang fieldnya ingin diisi, sebagai contoh tab Properti Sekolah lalu

klik tombol tambah data. Akan muncul dialog form isi.

(Gbr. Fasilitas Sekolah >> Properti Sekolah)

Isi field yang tersedia terutama field dengan warna text merah setelah itu klik

tombol Simpan. Untuk mengubah data, pada datalist klik link Edit lalu akan

muncul dialog form isi, ubahlah dengan data yang sesuai lalu klik tombol

Simpan untuk menyimpannya kembali.

(Gbr. Datalist Tab Properti Sekolah)

Sedangkan untuk menghapusnya cukup dengan mengklik link Hapus pada

datalist tersebut. Cara ini berlaku untuk semua tab.

1.3.1 Properti Sekolah

Diisi dengan data penggunaan lahan sekolah, seperti penggunaan lahan untuk

bangunan sekolah, halaman/taman, lapangan olah raga dan lainnya.

(Gbr. Datalist Tab Properti Sekolah)

1.3.2 Perlengkapan Sekolah

Diisi dengan data sarana/perlengkapan sekolah secara umum.

(Gbr. Datalist Tab Perlengkapan Sekolah)

1.3.3 Perlengkapan KBM

Diisi data sarana/perlengkapan untuk kegiatan belajar mengajar. Terdapat

perbedaan dimana perlengkapan akan digolongkan menjadi 2 yaitu

perlengkapan sekolah dan perlengkapan KBM. Untuk membedakannya dapat

dicontohkan : computer di ruang TU adalah perlengkapan sekolah sedangkan

computer di Lab. Komputer adalah perlengkapan KBM. Meja Guru di ruang

guru adalah perlengkapan sekolah sedangkan Meja Guru di Kelas adalah

perlengkapan KBM.

(Gbr. Perlengkapan Kegiatan Belajar Mengajar “KBM”)

1.3.4 Ruangan Sekolah

Data Ruangan Sekolah WAJIB UNTUK DIISI, utamanya ruangan teori/kelas

untuk seluruh rombel di sekolah. Prioritaskan mengisi data ruangan yang

dipakai sebagai ruang teori/kelas untuk seluruh rombel dahulu baru jenis

ruang yang lain. Data Ruang Teori/Kelas untuk seluruh rombel akan dipakai

sebagai data acuan ketika membuat rombel siswa.

(Gbr. Ruangan Sekolah)

Tab ini berhubungan dengan pembentukan rombel yang membutuhkan kelas

sebagai referensi utamanya.

1.3.5 Pemakaian Listrik

Diisi data mengenai teknis pemakaian listrik di Sekolah.

(Gbr. Pemakaian Listrik)

Hanya dapat diisi satu record karena berkaitan dengan Sub Modul (2.4.1)

cetak LISM Individu Sekolah bagian F Pemakaian Listrik hanya tersedia satu

pilihan sumber listrik .

1.3.6 Buku Sekolah

Diisi data mengenai koleksi Buku yang dimiliki sekolah.

(Gbr. Buku Sekolah)

1.3.7 Alat Pendidikan

Diisi data mengenai alat-alat pendidikan yang belum dimiliki oleh sekolah

(Gbr. Alat Pendidikan).

1.4 Sub Modul (2.7) Lokasi Peta

Klik pada Sub Modul (2.7) Lokasi Peta Sekolah. Modul ini terintegrasi dengan API

dari googlemap. Sehingga untuk dapat menunjuk pada peta, computer harus

terkoneksi dengan internet. Namun jika tidak terkoneksi maka bisa diisi pada textbox

koordinat X dan koordinat Y.

Pada tahap ini, proses pengisian modul (02). Administrasi Sekolah menjadi acuan

pada output PAS berupa cetak E-formulir Identitas Sekolah di Sub Modul (2.4)

Formulir Sekolah (Rombongan Belajar menyusul). dan Output berupa data grafik

yang diperuntukan fasilitas sekolah.

(Gbr. Modul 02 Administrasi Sekolah beserta sub modulnya)

(Gbr. Contoh Hasil Cetak LISM)

(Gbr. Macam-macam Grafik Fasilitas Sekolah)

BAB 5

ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR DATA PEGAWAI

APLIKASI PAS-SMK

Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Data Pegawai.

1. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.3) Administrasi Kepegawian

Mulai dari modul (1.1.3.12) Fakultas , (1.1.3.13) Organisasi, (1.1.3.14) Kesejahteraan,

(1.1.3.15) Jenis Beasiswa, (1.1.3.16) Portofolio, (1.1.3.17) Bahasa Keahlian, (1.1.3.18)

Penyelenggara Bahasa, (1.1.3.19) Jenis Tunjangan.

Dimana modul-modul diatas akan berhubungan dengan Administrasi Kepegawaian.

ENTRI DATA KEPEGAWAIAN

APLIKASI PAS-SMK

Selanjutnya pengisian data-data kepegawaian, buka modul PAS (03). Administrasi

Kepegawaian.

(Gbr. Menu Sub Modul “03” Administrasi Kepegawaian)

Pegawai terdiri dari Guru (termasuk Kepala Sekolah) dan Tenaga Administrasi. Aturlah data

Kepegawaian terlebih dahulu, data disusun Kepala Sekolah yang pertama baru guru yang lain.

Demikian juga data Tenaga Administrasi, Kepala TU yang pertama dientri. Pengaturan ini

dimaksudkan agar cetak PAS untuk data kepegawain sudah urut sesuai dengan yang

dikehendaki.

Pengisian data kepegawaian ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara :

a. Entri Manual

b. Impor Data

c. Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Catatan :

Mengenai penjelasan atau maksud dari 3 cara diatas silahkan kembali baca BAB 3.

Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam database

PAS disesuaikan dengan kondisi di sekolah.

Entri Manual Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal

1. Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru

Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan data awal >> (3.1.1) Data awal guru. Cara

pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan

data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan

berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan

penyimpanan.

Sedangkan untuk melakukan pengeditan dengan kondisi field telah terisi, ubahlah data-

data yang terisi yang tidak sesuai, kemudian klik tombol Edit Simpan untuk mengubah


Entrikan Biodata Kepala Sekolah terlebih dahulu bari biodata Guru yang lain sesuai

urutan yang sudah dibuat. Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data lagi

jika ingin menambahkan data baru.

(Gbr. Biodata Guru)

Setelah mengisi biodata utama, selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata Guru

yaitu Data Keluarga, Data Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan,

Penataran dan Riwayat Mengajar.

a. Keluarga

Untuk mengisi data Keluarga. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab

Keluarga dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru,

muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah.

entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan

untuk melakukan penyimpanan.

Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist tab keluarga klik link edit, muncul dialog

form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai

klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.

Untuk menghapus data, pada datalist tab keluarga kolom aksi klik link Hapus.

(Gbr. Keluarga Data Awal Guru)

b. Pendidikan Formal

Diisikan dengan riwayat pendidikan mulai dari pendidikan dasar sampai pendidikan

terakhir. Untuk mengisi data pendidikan formal. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data

awal guru. Klik tab Pendidikan Formal dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk

mulai menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri

terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang

telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.

Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form dengan

field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik tombol


Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.

(Gbr. Pendidikan Formal Data Awal Guru)

c. Riwayat Pangkat

Diisikan dengan riwayat pangkat guru, minimal diisikan pangkat terakhir. Untuk mengisi

data riwayat pangkat. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab

Riwayat Pangkat dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan

data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan

text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol

Simpan untuk melakukan penyimpanan.





(Gbr. Riwayat Pangkat Data Awal Guru)

Setelah Riwayat Pangkat Guru diisi, maka Buku Induk Register Pegawai (3.3.2) Identitas

Guru dapat ditampilkan.

(Gbr. Buku Induk Register Pegawai)

Catatan :

Apabila Riwayat Pangkat belum diisi maka Sub Modul (3.3.2) Identitas Guru Tidak

dapat tampil.

d. Riwayat Jabatan

Minimal diisi dengan Riwayat Jabatan terakhir. Untuk mengisi data riwayat jabatan.

Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Riwayat Jabatan dibawah,

lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form

dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-data

yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan

penyimpanan.





(Gbr. Riwayat Jabatan Data Awal Guru)

Jika Riwayat Jabatan Guru sudah diisi, maka Guru tersebut akan masuk dalam Daftar

Guru di (3.3.1) Daftar Guru.

(Gbr. Daftar Guru)

Catatan :

Daftar Riwayat Jabatan WAJIB untuk diisi, Guru yang riwayat jabatannya belum diisi

keberadaannya belum diakui oleh PAS SMK. Cetak Daftar Guru di Sub Modul (3.3.1)

Daftar Guru tidak tampil.

Untuk riwayat jabatan Kepala Sekolah, Jabatan Pegawai harus dipilih Kepala Sekolah.

Penetapan riwayat jabatan Kepala Sekolah berkaitan dengan ditampilkannya identitas

Kepala Sekolah di beberapa cetak laporan PAS, contohnya di cetak LISM individu

Sekolah (2.4) Cetak LISM.

e. Penataran

Diisi dengan data penataran yang pernah diikuti oleh Guru/Kepala Sekolah. Untuk

mengisi data penataran. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab

Penataran dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data

baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text

merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol

Simpan untuk melakukan penyimpanan.





(Gbr. Penataran Data Awal Guru)

f. Riwayat Mengajar

Diisi data riwayat mengajar dari Guru yang bersangkutan. Untuk mengisi data Riwayat

Mengajar. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Riwayat Mengajar

dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul

dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan

data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk

melakukan penyimpanan.





(Gbr. Riwayat Mengajar Data Awal Guru)

Catatan :

Data-data Guru akan menjadi input untuk Sub Modul (1.3.1.5) Rombel, (1.3.2.1)

Penugasan Guru Mengajar, (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Juga data acuan untuk laporan

PAS : Cetak LISM (2.4), (2.4.2) Individu Guru, (2.5) Cetak Profil Sekolah), (6.3.4) Cetak

Rapot dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan

Kepegawaian.

2. Sub Modul (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi

Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan data awal >> (3.1.2) Data Awal Tenaga

Administrasi. Cara pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan

data baru, entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama

field dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk

melakukan penyimpanan.




Entrikan terlebih dahulu Biodata Kepala TU baru biodata Tenaga Administrasi yang lain

sesuai urutan yang sudah dibuat. Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah

Data lagi jika ingin menambahkan data baru.

(Gbr. Biodata Tenaga Administrasi)

Untuk pengisian data di sub modul Keluarga, Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat,

Riwayat Jabatan dan Penataran untuk Tenaga Administrasi tata caranya sama dengan

pengisian di Data Awal Guru.

Catatan :

Data Tenaga Administrasi akan menjadi data acuan untuk laporan PAS : Cetak LISM Sub

Modul (2.4) Cetak LISM, (2.5) Cetak Profil Guru, dan macam-macam laporan

kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.

Entri Manual Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk

Sub Modul (3.2.1) Guru Aktif

Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Guru. Tanda Checklist menandakan

Guru Aktif, Apabila ada Guru yang pension atau pindah maka status keaktifannya

yang di-non aktifkan. Caranya : klik menu (03) Administrasi Kepegawaian >> Sub

Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk >> (3.2.1) Guru Aktif. Hilangkan tanda

checklist di kolom Aktif pada record Guru yang pension/pindah, klik pada checkbox,

setelah tanda checklist hilang >> klik tombol Edit Simpan.

Jadi Guru yang pensiun atau pindah data-datanya masih tetap tersimpan / ada di

sub modul (3.1.1) Data Awal Guru, tetapi sudah tidak lagi akrif di system. Hal ini

ditandai dengan hilangnya data guru yang pensiun/pindah data daftar guru di sub

modul (3.1.1) Daftar Guru Aktif.

(Gbr. Guru Aktif)

Sub Modul (3.1.2) Tenaga Administrasi Aktif

Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Tenaga Administrasi. Tata cara

menon-aktifkan Tenaga Administrasi sama dengan menon-aktifkan Guru seperti yang

sudah dijelaskan diatas.

Entri Manual Sub Modul (3.1.2) Guru Portofolio atau (3.1.4) Staff Portofolio

Sub Modul (3.1.2)/(3.1.4) , dibedakan berdasarkan fungsi guru dan staff.

Isi tab mulai dari tab Karya Tulis, Pengembangan Profesi, Penghargaan,

Kesejahteraan dan Pelindungan, Beasiswa, Penulisan Buku, Studi Banding, Diklat, Tes

Bahasa, Info Tunjangan.

Sub Modul (3.3.8) Pegawai Pensiun

Pegawai yang status keaktifannya di non aktifkan, datanya akan masuk di sub modul

(3.3.8) Pegawai Pensiun

Catatan :

Data Guru yang tersimpan di dalam database PAS tidak dapat dihapus Perlakuan

Guru yang pensiun atau pindah statusnya di nonaktifkan. Guru dengan status non

aktif, data-datanya tetap ada Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru. Tetapi di hapus

dari daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru.

Sub Modul (3.4.1) Kebutuhan Guru

Berfungsi mencatat kebutuhan Guru per mata pelajaran. Caranya : klik Sub Modul

(3.4) Data Lain >> (3.4.1) Kebutuhan Guru >> klik tombol Tambah Data, isi field

yang tersedia dengan data yang sesuai. Setelah selesai mengisi klik tombol Simpan

Data.

(Gbr. Kebutuhan Guru)

Data yang diisikan di Sub Modul ini menjadi input Cetak Laporan Kepegawaian di

Sub Modul (3.3.7) Kebutuhan Guru

(Gbr. Laporan Kebutuhan Guru)

Output data kepegawaian dapat dilihat di Sub Modul (3.3) Cetak Laporan

Kepegawaian. Adapun beberapa laporan kepegawaian seperti berikut :

(Gbr. Sub Modul Cetak Laporan Kepegawain)

(Gbr. Macam-macam laporan kepegawaian)

BAB 6

ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR DATA SISWA

APLIKASI PAS-SMK

Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Data Siswa.

Sub Modul (1.2.3.2) Sekolah Setingkat

Sub Modul ini berisi data SMA/SMK se-Kabupaten/Kota setempat. Data Sekolah

setingkat diperlukan sebagai data referensi ketika ada siswa yang pindah ke

SMA/SMK lain. Salah satu data yang dibutuhkan adalah record SMA/SMK tujuan

bagi siswa yang akan pindah dan record asal SMA/SMk bagi siswa pindahan.

Entrikan data sekolah setingkat yang se-kabupaten/kota setempat. Dengan cara Klik

tombol Tambah Data, isikan data pada field yang tersedia yang muncul pada dialog

form, pastikan field dengan warna merah terisi, klik tombol Simpan untuk melakukan

penyimpanan. Untuk mengedit data pada datalist klik link Edit lalu ubahlah data

yang muncul di field dialog yang muncul, klik tombol Simpan untuk menyimpannya

kembali. Sedangkan, untuk menghapus data didatalist klik link Hapus.

(Gbr. Sekolah Setingkat)

Sub Modul ini berhubungan dengan biodata siswa pindahan di Sub Modul (5.2.1)

Data Siswa >> Data Pindah Sekolah.

Sub Modul (1.2.3.3) Penyakit

Diisi dengan macam-macam penyakit yang diderita oleh siswa. Data penyakit adalah

acuan data Riwayat sakit dari siswa sebagai kelengkapan Biodata Siswa.

(Gbr. Penyakit)

Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Riwayat Sakit.

Sub Modul (1.2.3.4) Hobi

Diisi dengan macam-macam jenis hobi dari siswa. Hobi siswa digolongkan kedalam

beberapa kelompok yaitu : Seni, Olah Raga, dan Organisasi. Cara pengisian : klik

link Lihat pada kelompok hoby yang diinginkan. Lalu pada tab Referensi Hoby :

Jenis Hoby klik tombol Tambah Data, isikan data pada field yang tersedia yang

muncul pada dialog form, pastikan field dengan warna merah terisi, klik tombol

Simpan untuk melakukan penyimpanan. Untuk mengedit data pada datalist klik link

Edit lalu ubahlah data yang muncul di field dialog yang muncul, klik tombol Simpan

untuk menyimpannya kembali. Sedangkan, untuk menghapus data didatalist klik link

Hapus.

(Gbr. Hobi)

Apabila Hobi siswa tidak dapat dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi yang sudah

ada, maka dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi Lain-lain. Caranya : klik link Lihat

pada record Lain-lain >> Klik tombol Tambah Data pada tab dibawahnya >> pada

dialog form yang muncul isi semua field >> klik tombol Simpan untuk menyimpan

data.

Sub Modul ini berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >>

Hobi.

Sub Modul (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua

Berisi data referensi untuk jenis profesi/pekerjaan orang tua siswa yang

dikelompokkan berdasarkan golongannya. Jenis pekerjaan yang belum ada dapat

ditambahkan di poin Lain-lain.

(Gbr. Pekerjaan Orang Tua)

Cara untuk menambahkannya : klik link Lihat pada record Lain-lain >> Klik tombol

Tambah Data pada tab dibawahnya >> pada dialog form yang muncul isi semua

field >> klik tombol Simpan untuk menyimpan data.

Sub Modul ini berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >>

Data Ayah/Ibu/Wali.

Catatan :

Data mengenai Penyakit, Hobi dan Pekerjaan Orang Tua adalah data pendukung /

pelengkap Biodata Siswa dan Biodata Calon Siswa.

ENTRI DATA KESISWAAN

APLIKASI PAS-SMK

Selanjutnya pengisian data-data kepegawaian, buka modul PAS (05). Administrasi

Kepegawaian.

(Gbr. Menu Sub Modul “05” Administrasi Siswa dan Alumni)

Modul (05) Administrasi Siswa dan Alumni, mencakup data siswa maupun data alumni sekolah.

Siswa yang aktif, ataupun cuti/putus sekolah.

Pengisian data kesiswaan ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara :

d. Entri Manual

e. Impor Data

f. Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Catatan :

Mengenai penjelasan atau maksud dari 3 cara diatas silahkan kembali baca BAB 3.

Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam database

PAS disesuaikan dengan kondisi di sekolah.

Entri Manual Sub Modul (5.1) Pembentukan Data Awal

3. Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru

Klik Sub Modul (5.1) Pembentukan data awal >> (5.1.1) Data awal siswa baru. Cara

pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan

data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan

berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan

penyimpanan.




Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data lagi jika ingin menambahkan

data baru.

(Gbr. Biodata SIswa)

Setelah mengisi biodata utama, selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata Guru

yaitu Data Keluarga (Ayah, Ibu, Wali) , Data STTB, Data Hobi Seni, Data Hobi Olahraga,

Data Hobi Organisasi, Data Hobi Lain dan Riwayat Sakit.

Untuk Melakukan transaksional data siswa cuti, siswa pindah sekolah, siswa putus sekolah

berada pada modul (5.2) Pemeliharaan Data Induk > (5.2.1) Data Siswa.

Untuk melihat cetak e-formulir data siswa bisa dilihat pada modul (5.3) Cetak Laporan

Siswa > (5.3.2) Buku Induk Siswa.

Untuk Saat Ini, Panduan Singkat PAS SMK dicukupkan. Perubahan sesuai dengan

pengembangan selanjutnya.

Panduan Awal Paket Aplikasi Sekolah(Pas) - Smk

Documents

Transcript of Panduan Awal Paket Aplikasi Sekolah(Pas) - Smk