Manual PAS-senayan

31
Manual PAS Perpustakaan http://pas-zee.blogspot.com Manual PAS-Perpustakaan, Bagian 2A (Menggunakan modul impor ) Warning!!! Sebelum lanjut saya mau memperingatkan, manual ini walaupun diusahakan dibuat step by step tapi juga detail, sehingga untuk beberapa orang mungkin agak ruwet. Nah untuk itu, silahkan backup dulu DB PAS Anda. Oke, pada bagian ini, saya menggunakan PAS Versi 5.3 tanpa ada SIKAD di dalamnya, menggunakan komputer rakitan saya sendiri dengan Pentium 4 jadul, Windows XP SP3, Office 2007 yang alhamdulillah karena kebaikan Microsoft, asli. So, user SIKAd atau bukan, tetep bisa ikuti. Khusus yang user SIKAD, untuk Anda ada di Bagian 3, namun untuk mengetahui seluk beluk PAS – Perpustakaan silahkan ikuti juga bagian 2 ini. Manual ini diperuntukkan untuk perpustakaan yang sudah punya data digital baik itu dari software perpustakaan seperti senayan atau Otomigenx atau sekedar Excel, kalo Anda belum punya, mending pake yang bagian 1. Ekstrak data dari software lain Apabila Anda punya data buku di software lain, maka Anda harus dapat mengaksesnya supaya dapat dipindahkan ke Excel. Berikut akan saya jabarkan cara mendownload data dari Software Perpustakaan yang free yaitu Otomigenx dan Senayan Ekstrak data pustaka dari Senayan 1. Silahkan akses phpmyadmin server mysql dari situs website Senayan. Apabila, aplikasi senayan ada di hosting, maka Anda dapat mengaksesnya dengan password yang semestinya Anda sudah punya.

Transcript of Manual PAS-senayan

Page 1: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Manual PAS-Perpustakaan, Bagian 2A (Menggunakan modul impor )

Warning!!!

Sebelum lanjut saya mau memperingatkan, manual ini walaupun diusahakan

dibuat step by step tapi juga detail, sehingga untuk beberapa orang mungkin

agak ruwet. Nah untuk itu, silahkan backup dulu DB PAS Anda.

Oke, pada bagian ini, saya menggunakan PAS Versi 5.3 tanpa ada SIKAD di dalamnya, menggunakan

komputer rakitan saya sendiri dengan Pentium 4 jadul, Windows XP SP3, Office 2007 yang alhamdulillah

karena kebaikan Microsoft, asli. So, user SIKAd atau bukan, tetep bisa ikuti. Khusus yang user SIKAD,

untuk Anda ada di Bagian 3, namun untuk mengetahui seluk beluk PAS – Perpustakaan silahkan ikuti

juga bagian 2 ini.

Manual ini diperuntukkan untuk perpustakaan yang sudah punya data digital baik itu dari software

perpustakaan seperti senayan atau Otomigenx atau sekedar Excel, kalo Anda belum punya, mending

pake yang bagian 1.

Ekstrak data dari software lain Apabila Anda punya data buku di software lain, maka Anda harus dapat mengaksesnya supaya dapat

dipindahkan ke Excel. Berikut akan saya jabarkan cara mendownload data dari Software Perpustakaan

yang free yaitu Otomigenx dan Senayan

Ekstrak data pustaka dari Senayan

1. Silahkan akses phpmyadmin server mysql dari situs website Senayan. Apabila, aplikasi senayan

ada di hosting, maka Anda dapat mengaksesnya dengan password yang semestinya Anda sudah

punya.

Page 2: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Tampilan depan phpmyadmin

2. Klik tabel _senayan (atau yang sesuai dengan setting Anda sebelumnya)

Tampilan DB senayan di phpmyadmin

3. Klik icon Browse pada biblio, table Biblio berisi semua judul koleksi yang pernah diinputkan di

senayan

Page 3: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Isi table biblio

4. Klik Export untuk memindahkan ke Excel

Tampilan export

Page 4: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

5. Kemudian klik Go

6. Setelah Anda klik Go, akan muncul kotak dialog untuk download file Excel, klik OK

7. Setelah proses selesai, Anda bisa coba buka file biblio.xls, walaupun untuk saat ini blm perlu

Note:

Apabila menemui kotak warning ini:

Klik Yes , gpp kok, aman ☺

Page 5: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Ekstrak data pustaka dari Otomigenx

1. Silahkan akses phpmyadmin server mysql dari situs website Otomigenx. Apabila, aplikasi

senayan ada di hosting, maka Anda dapat mengaksesnya dengan password yang semestinya

Anda sudah punya.

Tampilan depan phpmyadmin

2. Klik tabel _perpus (atau yang sesuai dengan setting Anda sebelumnya)

Tampilan DB otomigenx

3. Klik icon BROWSE untuk tabel library. Tabel library berisi data pustaka yang pernah

dimasukkan di Otomigenx

Page 6: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Tampilan table library

4. Langkah 4-terakhir sama dengan bagian untuk senayan

Import data pustaka ke PAS

Tentang CONSTRAINT

Untuk import data buku ke PAS, Anda harus menggunakan file:

<drive>:\DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import\10_Perpustakaan\02_Bahan_Pustaka\

01_Bahan_Pustaka.xls

Page 7: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Data pada file ini akan masuk di table t_bahan_pustaka di DB PAS. Asumsi saya, Anda tidak

mempunyai program untuk mengakses shell MySQL. Sehingga, saya menggunakan Command

prompt untuk menunjukkan struktur dari t_bahan_pustaka.

Untuk mengambil (dump) dari table t_bahan_pustaka:

1. Klik start – run

2. Ketik cmd lalu tekan [ENTER]

3. Ketik perintah seperti berikut:

Page 8: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

4. Apabila tidak ada pesan kesalahan, Insya Allah di drive C, ada file yang namanya

bahan_pustaka.txt. File ini saya sertakan di 4 Shared.

5. Silahkan dibuka bahan_pustaka.txt

6. Yang saya ingin fokuskan disini adalah Constraint, bagi yang belum pernah dapet kelas RDBMS,

Constraint adalah batasan referensi record pada suatu tabel dimana record pada field harus

merupakan record pada tabel constraint. Contoh:

CONSTRAINT `FK_R_BAHASA_BP_T_BAHAN_PUSTAKA` FOREIGN KEY (`KD_BAHASA_BP`)

REFERENCES `r_bahasa_bp` (`KD_BAHASA_BP`) artinya

Semua record pada field KD_BAHASA_BP tabel t_bahan_pustaka ini, harus ada di field

KD_BAHASA_BP pada tabel r_bahasa_bp.

nah, asumsi inilah yang harus dicamkan ketika Anda berhadapan dengan field di file

impor(apapun itu) yang disertai keterangan “data dapat diimport dari tabel…”

Page 9: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Constraint untuk tabel t_bahan_pustaka

Kesimpulannya, sebelum fokus ke impor data buku, kita harus pastikan bahwa, tabel referensi yang

berkaitan dengan data yang akan diimpor sudah siap.

Impor Referensi DDC

Seperti pada bagian 1 kemaren, DDC isinya adalah angka. Kalau saya tidak salah tangkap dari yang saya

pelajari dari Mbak Marlina S yang ada di Perpustakaan Kementrian Perindustrian, setiap buku pasti

punya Call number dengan format:

xxx.yy HUS z

Dimana:

Xxx: DDC

Yy: angka lain yang merupakan kode sub DDC/ Sub ilmu (buku untuk membahas ini ada 4, tebel-tebel

banget saya pusing bacanya)

HUS: 3 huruf pertama dari penulisnya

Z: huruf pertama judul buku

Sekarang kita lihat file Excel hasil ekstraksi dari Otomigen dan Senayan:

Page 10: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Nah, berarti, sebelum Anda impor data buku, DDC mereka sudah harus ada lebih dulu di tabel

r_klasifikasi_bp

So, untuk amannya, Tabel DDC yang kemaren, harus dimasukkin semua. Buka file:

<drive>:\DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import\10_Perpustakaan\01_Referensi\

01_Klasifikasi_Bahan_Pustaka.xls

Page 11: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Silahkan siapkan untuk impor, lalu impor seperti biasa. Nah sekarang kabar buruknya. Panjang

karakter bahasan banyak yang lebih dari 50 karakter, sedangkan maksimal kolom bahasan hanya 50

karakter, jadi beberapa ada yg saya potong supaya dapat masuk.

Kurang lebih jadinya seperti ini:

File 01_Klasifikasi_Bahan_Pustaka.xls

File ini bisa Anda dapatkan di 4Shared saya. Kemudian silahkan ikuti prosedur Import seperti biasa

(hilangkan header, jadikan CSV-MSDOS, lalu import)

Page 12: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Hasil import

Tampilan di PAS-Perpustakaan

Page 13: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Impor Penerbit dari Otomigenx

Pada file 01_Bahan_Pustaka.xls kolom C, D, E, dan F referensi yang dimaksud sudah ada, sehingga Anda

tinggal menyesuaikan dengan koleksi-koleksi Anda. Nah, yang bikin pusing adalah kolom untuk referensi

penerbit.

Seperti pada bagian 1, semestinya Anda memasukkan satu persatu semua penerbit koleksi Anda, tapi

itu bakal bikin pening. Nah sekarang bagaimanakan cara impor penerbit? Anda mau memasukkan satu-

satu? Silahkan, kalau saya ndak mau ^_^

ok, sekarang kita akan coba dulu data yang dari Senayan

Ini data dari Otomigenx:

Untuk menyaring Penerbit nya saja:

1. Buka Microsoft Access 2007

2. Klik Blank Database

Page 14: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

3. Beri nama Perpus

4. Klik Create

Page 15: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

5. Sekarang kembali ke data kita di Excel

6. Klik di corner selector

7. Tekan [CTRL]+[C] atau Klik Copy

8. Kembali ke Access

9. Klik pada baris pertama Table1

Page 16: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

10.

11. Tekan [CTRL]+[V] atau Paste

12. Simpan, beri nama Tabel Buku

Page 17: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

13. Ok, table sudah dipaste di Access, next kita pisahkan Penerbit nya. Caranya sbb:

14. Klik Create kemudian Query Design

Page 18: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

15. Klik Add, lalu Close

16. Dobel klik pada LibraryPublisher

Page 19: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

17. Klik Totals

18. Klik Run!

19. Hasilnya….

Page 20: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

20. Buka file 02_Penerbit.xls yang ada di <drive:>\DEPDIKNAS\Paket aplikasi Sekolah –

sma\Import\10_Perpustakaan\01_Referensi

Page 21: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

21. Kembali ke Access

22. Tekan [CTRL-A]

23. Lalu klik kanan Copy atau tekan [CTRL]+[C]

24. Ke Excel lagi

25. Klik di B3

26. Tekan [CTRL]+[V]

Page 22: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

27. Klik Kanan pada libraryPublisher

28. Pilih Delete… � Shift Cells Up

29. Lalu dengan autoFill isi nomor untuk kd_penerbit

30. Klik kanan di kolom A, pilih Format Cells, lalu pilih Text

31. Perhatikan bahwa kolom nm_penerbit maksimal 50 karakter. Silahkan cek dulu menggunakan

formule =LEN(cell) untuk mengetahui jumlah karakter pada nama penerbit

Page 23: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

32. Yup, ternyata ada beberapa nama penerbit yang lebih dari 50 Karakter, silahkan diedit dulu,

sehingga maksima 50 karakter, kala saya saya kurangi karakternya, jadi Cuma ambil 50 karakter

pertama

33. Hilangkan kolom untuk menghitung karakter

34. Mulai ritual import (hilangkan header, simpan sebagai CSV MS DOS, lalu import)

Page 24: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Sebelum Import

Target Import

Page 25: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Hasil Import

Page 26: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Catatan:

Apabila boleh menyarankan, bahwa kolom bahasan pada r_klasifikasi_bp dan kolom nm_penerbit

pada r_penerbit seharusnya lebih dari 50 karakter. Anda telah lihat sendiri apa sebabnya. Semoga

di patch mendatang dapat diperbaiki.

Import Penerbit dari Senayan

Untuk sekolah yang pernah menggunakan Senayan untuk perpustakaannya, import penerbit akan lebih

mudah karena di senayan ada tabel untuk menyimpan nama penerbit.

1. Langkah awal adalah ekstrak tabel mst_publisher dari hosting dengan langkah yang pernah

dijelaskan di bagian awal modul ini

Hasil ekstrak tabel mst_publisher ke Excel

2. Buka file 02_Penerbit.xls yang ada di <drive:>\DEPDIKNAS\Paket aplikasi Sekolah –

sma\Import\10_Perpustakaan\01_Referensi

Page 27: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

3. Copy dari mst_publisher.xls ke 02_Penerbit.xls

Page 28: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

4. Bila perlu, cek dulu apakah ada nama penerbit yang lebih dari 50 karakter

5. Mulai ritual import (hilangkan header, simpan sebagai CSV MS DOS, lalu import)

Sebelum import

Target Import

Page 29: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Hasil Import

Page 30: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Import tempat terbit (Otomigenx)

Caranya sama dengan penerbit, untuk Otomigenx terdapat di kolom libraryCityPublished

Import tempat terbit (Senayan)

Sama juga dengan penerbit, tabel yang diekstrak adalah tabel mst_place.

Page 31: Manual PAS-senayan

Manual PAS Perpustakaan

http://pas-zee.blogspot.com

Nah dari sini Insya Allah Anda sudah bias mengimpor bukunya. Kalo masih ada yang kesusahan, kirim

email ke saya. Thanks

Gutlak

Zee