Pas Administrasi Sekolah

PPaakkeett AApplliikkaassii SSeekkoollaahh ((PPAASS))

JJeennjjaanngg PPeennddiiddiikkaann SSMMAA

DDookkuummeennttaassii SSiisstteemm

MMaannuuaall AApplliikkaassii IImmppoorrtt ddaann EEkkssppoorr DDaattaa

Departemen Pendidikan Nasional

Ditjen Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Atas

2007

DEPDIKNAS Manual Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA Paket Aplikasi Sekolah - SMA

Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data

DAFTAR ISI

1 APLIKASI IMPORT .........................................................................................................1

1.1 CARA MENJALANKAN APLIKASI IMPORT ...................................................................................1 1.2 LANGKAH-LANGKAH MENGGUNAKAN APLIKASI IMPORT.................................................................2

2 EKSPOR DATA ................................................................................................................5

2.1 QUERY DENGAN SATU TABLE ...............................................................................................5 2.2 QUERY DENGAN DUA ATAU LEBIH TABLE.................................................................................9

Revisi : 0.1


Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data

1 Aplikasi Import

Aplikasi Import digunakan untuk memindahkan data dari text file dengan format

tertentu (.csv) kedalam database secara langsung.

Sebelum melakukan import data, format untuk text file (.csv), atau biasanya diolah

dengan menggunakan Microsoft Excel haruslah disesuaikan dengan contoh format yang

telah disediakan dalam folder “Impor” yang dapat dilihat pada direktori instalasi PAS.

Catatan :

Aplikasi Import haruslah dilakukan oleh user “Administrator”

Untuk melakukan import data, jumlah file yang dibuat haruslah satu file (.csv) per

subbagian. Misalnya satu file “buku.csv” untuk data buku, satu file “biodata siswa.csv”

untuk biodata siswa. Anda tidak dapat menyimpan seluruh data dalam satu file untuk

melakukan import seperti data buku, alat pendidikan, perlengkapan sekolah yang

disimpan dalam satu file “sarana.csv” kemudian melakukan import data.

Import data dapat dilakukan berulang-ulang selama data yang diimport berbeda.

Jika sewaktu melakukan import terjadi kesalahan / error, maka data yang diimport pada

waktu tersebut tidak akan masuk kedalam database.

1.1 Cara Menjalankan Aplikasi Import

Aplikasi Import dapat dijalankan melalui shortcut pada desktop komputer atau

melalui start menu pada bagian “Paket Aplikasi Sekolah - SMA”, keduanya memiliki nama “09

PAS - Import”.

Setelah aplikasi import dijalankan, pertama kali akan muncul window login aplikasi

seperti gambar dibawah ini.

Masukkan User Name dan Password kemudian klik tombol Login. Jika ingin keluar

dari aplikasi, klik tombol Cancel.

Nama File : 10 Manual Aplikasi Import dan Ekspor Data Hal. 1 Revisi : 0.1



Akan muncul window aplikasi import seperti gambar dibawah ini.

1.2 Langkah-Langkah Menggunakan Aplikasi Import

Berikut akan dijelaskan mengenai langkah-langkah dalam menggunakan aplikasi

import. Sebagai contoh, dalam manual ini akan melakukan import data siswa menggunakan

file “02_01_Biodata_Siswa.csv”.

Langkah-Langkah yang dijelaskan berikut ini berlaku untuk semua data yang dapat

diimport.

1. Pilih file (.csv) yang akan diimport dengan menekan tombol “...”.

2. Akan muncul window seperti berikut.




3. Pilih lokasi file (.csv) yang akan diimport, kemudian tekan tombol “Open” untuk memilih

file yang akan diimport.

4. Setelah file (.csv) dipilih, maka pada window aplikasi import akan muncul tombol “Import

to...”.

5. Klik pada tombol “Import to...”, akan muncul window seperti gambar berikut.




6. Pilih tujuan import, dalam contoh ini menggunakan data siswa yang terdapat pada

bagian “06 Kesiswaan >> 02 Siswa >> 01 Biodata Siswa”, kemudian klik tombol

“Import”

7. Jika data berhasil diimport, akan muncul konfirmasi bahwa data telah selesai diimport.

8. Tekan tombol “Keluar” pada window aplikasi import jika tidak ada lagi data yang akan

diimport.




2 Ekspor Data

2.1 Query Dengan Satu Table

Berikut dijelaskan langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan ekspor data dari

database pas_sma ke dalam format cell dalam Microsoft Excel.

Prerequisite :

Microsoft Office Excel 2000 atau yang lebih tinggi.

Microsoft Query, aplikasi ini dapat diinstal melalui cd-rom Microsoft Office.

Langkah-langkah :

1. Bukalah aplikasi Microsoft Excel.

2. Untuk Microsoft Excel 2003, pilih menu “Data >> Import External Data >> New

Database Query …”, seperti gambar berikut ini:

3. Berikutnya akan muncul window pemilihan sumber data untuk database. Pilih “pas_sma”

sebagai database sumber, lalu klik tombol OK.




4. Kemudian pilih tabel atau kolom dari tabel yang akan di ekspor. Misalkan dalam contoh

ini akan mengekspor data siswa yang berada pada tabel “t_siswa”. Pilih kolom pada

tabel “T_SISWA” pada bagian “Available tables and columns” (kiri) yang akan di

tampilkan, kemudian klik tombol panah ‘>’ untuk memindahkannya ke bagian “Columns

in your query” (kanan). Klik tombol Next untuk melanjutkan.

5. Selanjutnya akan ditampilkan window “Query Wizard – Filter Data” yang berfungsi untuk

menentukan kriteria query. Jika ingin memilah data yang ditampilkan berdasarkan

kriteria tertentu seperti menampilkan siswa dengan jenis kelamin laki-laki saja, atau

menampilkan siswa laki-laki yang lahir sebelum tahun tertentu, maka dapat

melakukannya di window ini, jika tidak cukup klik tombol Next untuk ke proses

selanjutnya. Sebagai contohnya, kita akan menampilkan data siswa dengan jenis kelamin

laki-laki yang lahir sebelum tahun 1990.




a. Pada bagian “Column to filter:” pilih KD_JNS_KELAMIN, yang akan mengaktifkan

bagian “Only include rows where” (kanan).

b. Berilah klausa “equals” pada field pertama dan “1” (yang berarti kode untuk jenis

kelamin laki-laki) pada field ke dua, seperti tampilan berikut ini.

c. Kemudian pilih TGL_LAHIR pada bagian kiri, dan isilah dengan “is less than or equal

to” : “01-01-1990” pada bagian kanan, seperti tampilan berikut.

d. Klik Next untuk melanjutkan ke proses selanjutnya.

6. Window berikutnya “Query Wizard – Sort Order”, akan meminta kriteria pengurutan data

yang di inginkan. Pilih “NIS” dengan urutan “Ascending” untuk mengurutkan data dari

kecil ke besar, pada field “Sort by”. Klik tombol Next untuk melanjutkan.




7. Pilih opsi “Return Data to Microsoft Excel” untuk menampilkan data pada Microsoft Excel.

Klik tombol Finish untuk melanjutkan.

8. Selanjutnya Excel akan meminta untuk menentukan posisi pertama dari tabel dimana

data akan ditampilkan. Klik pada baris ‘1’ dan kolom ‘A’ di Microsoft Excel untuk

menampilkan data dimulai dari nama tabel berada pada baris ‘1’. Lalu klik tombol OK.




2.2 Query Dengan Dua Atau Lebih Table

Pada contoh sebelumnya saat melakukan query pada satu tabel. Sementara itu

beberapa tabel terkadang mengacu pada tabel-tabel lainnya. Seperti pada contoh diatas

pada kolom KD_AGAMA, KD_GOLONGAN_DARAH masih dalam bentuk kode. Untuk itu akan

dilakukan query dengan mengikutkan tabel-tabel terkait untuk menampilkan data tidak

dalam bentuk kode lagi.

Langkah-langkah :

1. Lakukan langkah-langkah 1, 2, dan 3, sama seperti pada contoh diatas.

2. Langkah selanjutnya, pilih kolom-kolom pada tabel T_SISWA yang ingin di tampilkan

kecuali untuk kolom KD_AGAMA diganti dengan kolom NM_AGAMA yang terdapat pada

tabel R_AGAMA dan untuk kolom KD_GOLONGAN_DARAH diganti dengan

NM_GOLONGAN_DARAH yang terdapat pada tabel R_GOLONGAN_DARAH. Klik tombol

Next untuk melanjutkan.




3. Jika muncul window peringatan dari Microsoft Query, cukup klik tombol OK untuk

melanjutkan.

4. Selanjutnya hubungkan ke tiga tabel tersebut. Tabel R_AGAMA.KD_AGAMA dengan

T_SISWA.KD_AGAMA dan Tabel R_GOLONGAN_DARAH.KD_GOLONGAN_DARAH dengan

T_SISWA.KD_GOLONGAN_DARAH, sehingga akan tampak seperti gambar di bawah ini.

5. Kemudian pilih menu “File >> Return Data to Microsoft Excel” untuk menampilkan data

ke Microsoft Excel.

Selanjutnya Excel akan meminta untuk menentukan posisi pertama dari tabel dimana data

akan ditampilkan. Klik pada baris ‘1’ dan kolom ‘A’ di Microsoft Excel untuk menampilkan

data dimulai dari nama tabel berada pada baris ‘1’. Lalu klik tombol OK.


Pas Administrasi Sekolah

Documents

Transcript of Pas Administrasi Sekolah