muhammad bagus novandi-skripsi-fakultas ilmu budaya-naskah ...

PROSES KEGIATAN PEMINDAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF : STUDI KASUS KEMENTERIAN PERTANIAN REPUBLIK INDONESIA

Muhammad Bagus Novandi, Anon Mirmani

Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Kampus Baru UI Depok, Jawa Barat , 16424, Indonesia

[email protected]

Abstrak

Penelitian ini membahas mengenai proses pemindahan arsip dinamis inaktif di dalam lingkungan Kementerian Pertanian RI. Kegiatan pemindahan ini dimulai dari unit pengolah kepada Unit Kearsipan I, kemudian dilanjutkan dari Unit Kearsipan I ke Unit Kearsipan Kementerian. Dalam proses pemindahan antara unit pengolah ke Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan I ke Unit Kearsipan Kementerian, memiliki kesamaan tata cara dan tahapan. Kementerian Pertanian RI menggunakan sebuah SOP dalam melaksanakan kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktifnya tersebut. SOP ini digunakan untuk membuat suatu keseragaman proses pemindahan arsip yang ada di lingkungan Kementerian Pertanian RI. Namun, pada praktiknya, unit pengolah seringkali tidak melaksanakan kegiatan pemindahan arsip ini sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip Kementerian Pertanian RI. Hal ini disebabkan oleh belum adanya kesadaran akan pentingnya arsip dari masing-masing unit pengolah. Selain itu, belum adanya Surat Keputusan resmi mengenai tugas unit kearsipan di lingkungan Kementerian Pertanian RI membuat unit pengolah merasa belum ada peraturan yang baku dan khusus untuk melaksanakan kegiatan pemindahan sesuai dengan SOP yang telah diberikan.

Kata kunci: Pemindahan, arsip dinamis inaktif, JRA, Kementerian Pertanian RI.

Transfer Inactive Records : Case Study Ministry of Agriculture Republic of Indonesia

Abstract

This thesis is discussing about transfer inactive records process surrounding Ministry of Agriculture Republic of Indonesia. This activity started by unit pengolah to Unit Kearsipan I, then Unit Kearsipan I to Unit Kearsipan Kementerian. In order to doing this process, both of them (unit pengolah to Unit Kearsipan I and Unit Kearsipan I to Unit Kearsipan Kementerian) have the same way or stage. Ministry of Agriculture Republic of Indonesia using a procedure standard or SOP to execute their own inactive records. The goal of this procedure standard is to make similarity when implement transfer inactive records in Kementerian Pertanian RI. However, the fact is unit pengolah oftentimes not following this instruction. This cause by they have no records awareness of each unit pengolah. In addition, there is no legal statement from Ministry of Agriculture Republic of Indonesia to implement this procedure, and finally, unit pengolah do not want to follow this procedure

Key word: Transfer, inactive records, JRA, Ministry of Agriculture Republic of Indonesia

Pendahuluan

Organisasi merupakan suatu kelompok orang yang memiliki visi yang sama. Segala bentuk

organisasi, baik organisasi pemerintahan, kemasyarakatan, ataupun swasta pasti memiliki

Proses kegiatan ..., Muhammad Bagus Novandi, FIB UI, 2016

sebuah tujuan yang ingin dicapai. Suatu organisasi dalam melakukan tugas dan fungsinya

haruslah memiliki landasan bahwa pentingnya sebuah informasi. Oleh sebab itu segala

kegiatan di sebuah oganisasi harus terdapat rekamannya, karena informasi yang terekam

merupakan alat bukti yang sangat penting apabila diperlukan di masa mendatang.

Sebuah informasi dan catatan terekam dalam berbagai media dinamakan rekod. Rekod

disebut juga arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip

yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari, sedangkan arsip dinamis inaktif adalah

arsip yang frekuensi penggunaanya sudah berkurang.

Arsip dinamis dapat dikatakan sebagai memori dari sebuah organisasi, karena didalamnya

terkandung informasi yang bisa menjadi bukti kegiatan, kebijakan maupun transaksi. Arsip

yang tercipta akan mendukung suatu kegiatan yang sedang dilakukan dan juga akan menjadi

bukti kegiatan bilamana kegiatan tersebut telah selesai. Mengingat pentingnya arsip bagi

penunjang kegiatan suatu organisasi dan pengambilan keputusan oleh pemimpin, perlu

adanya suatu sistem pengelolaan arsip yang baik, sehingga seluruh proses kegiatan dapat

terekam dan bisa menjadi bahan pengkajian terhadap kinerja suatu lembaga. Pengelolaan

arsip dikatakan baik bilamana sudah sistematis, efektif dan efisien.

Seiring dengan berjalannya waktu dan juga banyaknya kegiatan yang telah dilakukan pada

suatu organisasi, maka semakin banyak pula arsip yang tercipta. Hal ini tidak bisa didiamkan

begitu saja karena disamping menyita tempat, tenaga dan waktu, informasi yang bersifat

penting pun dapat hilang. Mengetahui pentingnya sebuah arsip, seringkali masih ditemukan

organisasi yang mengabaikan pengelolaan arsip yang diikuti beberapa alasan, seperti

kurangnya sumber daya manusia yang mempunyai latar belakang pendidikan yang

mendukung, tidak ada sarana dan prasarana pendukung, tidak ada pemahaman mengenai

pentingnya arsip, besarnya biaya yang dikeluarkan dalam pengelolaan arsip, tidak adanya

prosedur manual yang dikeluarkan suatu instansi, dan jumlah arsip yang terus meningkat

yang disebabkan oleh semakin kompleksnya suatu kegiatan yang terjadi di sebuah organisasi.

Oleh sebab itu, setiap organisasi harus melaksanakan penyelenggaraan kearsipan. Menurut

Undang-Undang nomor 43 tahun 2009, yang dimaksud penyelenggaraan kearsipan adalah

keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam

suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan

sarana, serta sumber daya lainnya. Sesuai dengan Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009,

setiap badan publik diharuskan untuk melaksanakan penyelenggaraan kearsipan nasional


yang komprehensif dan terpadu. Kementerian Pertanian Republik Indonesia, sebagai induk

organisasi dalam sektor pertanian di Indonesia tentunya harus ikut melaksanakan

penyelenggaraan kearsipan.

Semakin berkembangnya teknologi dan informasi, kegiatan di Kementerian Pertanian

semakin kompleks. Hal ini tentunya akan menimbulkan peningkatan jumlah arsip dinamis.

Seiring dengan peningkatan jumlah arsip dinamis, maka akan ada penurunan nilai guna arsip

dinamis tersebut yang nantinya akan merubah status dinamis aktif menjadi inaktif. Arsip

dinamis inaktif tidak selamanya bisa disimpan di unit pengolah, karena akan menghambat

temu kembali arsip dinamis aktif sehingga dapat menghambat proses pemenuhan informasi

dalam kegiatan yang sedang berlangsung tersebut.

Oleh sebab itu setiap organisasi perlu melakukan kegiatan penyusutan atau pengurangan arsip

dinamis inaktif seperti yang tercantum pada Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012, bahwa

yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan

cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang

tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Dalam kegiatan penyusutan arsip, salah satunya yaitu proses pemindahan arsip dinamis

inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Proses pemindahan arsip dilakukan setelah

adanya penilaian berdasarkan nilai gunanya. Penilaian tersebut dilakukan berdasarkan

pedoman Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya akan disebut JRA. Berdasarkan penjelasan

ini, maka perlu diketahui bagaimana proses kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktif dari

Unit kearsipan Direktorat Jenderal Kementerian Pertanian ke Unit Kearsipan Kementerian

Pertanian; kendala apa saja dalam melakukan pemindahan arsip dinamis inaktif. Tujuan yang

ingin dicapai dalam penelitian ini yaitu mendapatkan gambaran proses pemindahan arsip

dinamis inaktif di Kementerian Pertanian Republik Indonesia.

Tinjauan Teoritis

Penyusutan Arsip

Penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya

atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Arsip-arsip yang

tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sebaiknya dimusnahkan agar tersedia tempat

penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang masih

mempunyai nilai kegunaan. Menurut PP No. 28 Tahun 2012, penyusutan arsip adalah


kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah

ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip

statis kepada lembaga kearsipan.

Adapun menurut Kennedy (1998), penyusutan sebagai suatu proses yang berkaitan dengan

implementasi keputusan penilaian yang meliputi penyimpanan, pemusnahan, migrasi (alih

media) dan pemindahan arsip. Menurut Widodo (2009) prosedur penyusutan nilai guna arsip

dilakukan ketika frekuensi kegunaan arsip sudah mulai berkurang atau sudah tidak memiliki

nilai guna sama sekali bagi lembaga pencipta arsip. Hal lain yang perlu diperhatikan pula

dalam proses penilaian arsip menurut Sudjono (2007) adalah:

1. Memperhatikan hubungan antara berkas yang satu dengan yang lain;

2. Penilaian berdasarkan kegiatan dokumentasi organisasi yang bersangkutan;

3. Memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan dan memperhatikan kedudukan

masing-masing unit organisasi, struktur pemerintahan dan kegiatannya; dan

4. Memperhitungkan biaya pemeliharaannya.

Pemindahan Arsip

Menurut PP No. 28 Tahun 2012, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip

dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip

yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Dalam

kegiatan penyusutan arsip, salah satunya adalah kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktif

dari unit pengolah ke unit kearsipan. Tujuan dari pemindahan ini dimaksudkan agar tidak

terjadi penumpukan arsip dinamis inaktif di unit pengolah. Lanjut menurut PP No. 28 Tahun

2012 menyatakan bahwa pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara

dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di

lingkungan lembaga negara yang bersangkutan.

Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilalui dalam kegiatan pemindahan arsip inaktif

menurut ANRI (2002) :

1) Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah


Tahap ini berkaitan dengan penilaian arsip dan kebijakan pimpinan yang biasanya sudah

tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip yang memuat periode pemindahan arsip secara

berkelanjutan.

2) Menentukan arsip yang akan pindah

Tahap ini merupakan pengaplikasian dari JRA yang ada. Arsiparis yang berada di unit

kearsipan akan menyeleksi arsip-arsip yang akan dipindahkan berdasarkan JRA. Hasil dari

penyeleksian ini akan berupa daftar arsip yang akan dipindahkan, yang harus disampaikan ke

pimpinan yang berwenang untuk memperoleh persetujuan.

3) Menyiapkan arsip yang akan pindah

Persiapan arsip yang akan dipindahkan termasuk melengkapi formulir yang dibutuhkan serta

penataan ke dalam boks. Setelah pimpinan menyetujui, maka arsiparis perlu menyiapkan

formulir atau daftar dengan kolom-kolom yang lebih kurang memuat keterangan tentang:

nama series arsip, deskripsinya, tahun, retensi dan nomor boks.

4) Penyiapan ruang simpan

Arsiparis di pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang dan alat simpan secara antisipatif.

Sehingga tidak terjadi suatu arsip telah dipindah ke pusat arsip namun tidak tersedia ruang

dan alat penyimpanannya.

5) Penerimaan

Penerimaan arsip dinamis inaktif dari setiap unit pengolah dilakukan oleh arsiparis di unit

kearsipan. Pada tahapan ini arsiparis penerima harus mengecek terlebih dahulu

kelengkapannya, kondisinya, kesesuaiannya dengan daftarnya agar tidak ada kesalahpahaman

di waktu mendatang. Pada tahapan ini juga harus terdapat berita acara pemindahan yang

menyatakan bahwa arsip dinamis inaktif udah berpindah tangan. Dalam setiap pemindahan

arsip disertakan DPA dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap 2 (dua), satu untuk

pusat arsip dan satu lagi untuk unit pengolah

Metode Penelitian

Jenis penelitian yang dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif dengan metode studi

kasus. Pendekatan kualitatif merupakan penelitian yang berhubungan dengan ide, persepsi,

pendapat, kepercayaan orang yang akan diteliti dan kesemuanya itu tidak bisa diukur dengan

angka. Dengan penelitian ini, teori yang digunakan tidak dipaksakan untuk memperoleh

gambaran seutuhnya mengenai suatu hal menurut pandangan manusia yang diteliti (Sulistyo-


Basuki, 2006). Penelitian dilakukan pada lingkup Unit Kearsipan I yang selanjutnya akan

disebut UK I, yaitu UK I dari Direktorat Jenderal Hortikultura, Direktorat Jenderal Tanaman

Pangan, Direktorat Jenderal Perkebunan, dan Unit Kearsipan Kementerian Pertanian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi kasus dan difokuskan pada

masalah penelitian mengenai pemindahan arsip dinamis inaktif di lingkungan Kementerian

Pertanian. Studi kasus adalah salah satu tradisi penelitian kualitatif yang dibatasi oleh sebuah

waktu dan tempat untuk meneliti peristiwa, program, aktivitas, dll., secara mendalam dengan

mendapatkan informasi dari berbagai sumber.

Data penelitian diperoleh melalui wawancara dengan lima informan (nama disamarkan,

antara lain Mas Andi, Mas Budi dan Mas Candra sebagai Arsiparis UK I Direktorat Jenderal

Kementerian Pertanian, Ibu Putri sebagai Kasubbag Kearsipan Kementerian Pertanian dan

Mba Desi sebagai Arsiparis Unit Kearsipan Kementerian Pertanian). Peneliti menggunakan

pedoman wawancara dalam melakukan wawancara. Selain dari hasil wawancara, peneliti

juga melakukan observasi serta analisis dokumen. Setelah data didapatkan, kemudian data

direduksi, dianalisis, data disajikan, dan terakhir ditarik kesimpulan.

Pembahasan

1. Persiapan

Langkah pertama dalam pemindahan arsip dari unit pengolah ke Unit Kearsipan I adalah

mempersiapkan arsip dinamis yang berstatus inaktif. Pada tahapan ini arsip dinamis yang

berada di unit pengolah harus sudah ditentukan apakah sudah bisa dipindahkan ke Unit

Kearsipan I atau masih digunakan dalam kegiatan operasionalnya. Penentuan status dari arsip

dinamis tersebut dilakukan dengan cara mengidentifikasi retensi arsip sebagaimana yang

telah tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip atau JRA. Pada saat ini, Kementerian Pertanian

masih menggunakan JRA Kementerian Pertanian tahun 2006. JRA yang paling terbaru sudah

dibuat pada tahun 2015, namun hingga saat ini masih menunggu persetujuan dari ANRI.

Di dalam JRA menyatakan bahwa masa aktif dari sebuah arsip dinamis rata-rata satu sampai

dua tahun. Kemudian arsip berstatus inaktif dan dapat dipindahkan ke Unit Kearsipan I.

Tugas mempersiapkan arsip yang akan dipindahkan adalah tugas unit pengolah itu sendiri

sebagai Unit Kearsipan II.


Dari ketiga informan yang sudah diteliti, didapati bahwa unit pengolah tidak melakukan

pengelolaan arsip sebagaimana mestinya, hal itu terbukti dengan banyaknya arsip dengan

kondisi yang kacau. Hal ini tidak sesuai dengan PP No. 28 Tahun 2012 Pasal 29 bahwa

pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Dalam pernyataan lain

juga ditemukan bahwa arsip yang dipindahkan tidak sesuai dengan masa retensinya. Dalam

JRA yang digunakan di lingkungan Kementerian Pertanian bahwa rata-rata retensi arsip

adalah satu sampai dua tahun sebelum akhirnya bisa dipindahkan ke Unit Kearsipan I. Hal ini

tidak sesuai dengan pernyataan ANRI (2002), bahwa tahap ini merupakan pengaplikasian

dari JRA yang ada.

2. Penerimaan

Tahap selanjutnya yaitu penerimaan arsip oleh arsiparis yang berada di Unit Kearsipan I.

Sebelumnya pihak Unit Kearsipan I menandatangani Berita Acara Pemindahan yang

menandakan bahwa pihak Unit Kearsipan I sudah menyetujui akan menerima arsip yang akan

dipindahkan. Adanya BAP ini menandakan adanya kesepakatan antara unit yang

memindahkan arsipnya dan unit yang menerima. Hal ini sesuai dengan pernyataan ANRI

(2002) bahwa ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang

disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit kerja suatu instansi

untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan arsip

inaktif.

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya pada tahap persiapan, masih sebagian besar unit

pengolah memindahkan arsipnya karena sudah tidak tersedianya tempat untuk menyimpan

arsip-arsip tersebut. Hal ini mengakibatkan Unit Kearsipan I menerima arsip yang tidak

teratur. Banyak arsip yang diterima dalam keadaan kacau dengan ditandakannya terdapat

banyak duplikasi arsip dan barang non-arsip.

Berdasarkan hasil wawancara, tidak semua arsip yang diterima dengan keadaan kacau,

beberapa unit pengolah melaksanakan pemindahan arsipnya sesuai dengan prosedur yang

ditetapkan. Oleh sebab itu, arsiparis Unit Kearsipan I membagi dua kategori arsip dalam

penanganan selanjutnya yaitu arsip kacau dan arsip teratur. Arsip yang baru diterima ini

kemudian akan diletakkan di ruang transit sebelum ditindak lebih lanjut.

3. Pemeriksaan


Setelah arsip-arsip dinamis inaktif diterima oleh Unit Kearsipan I maka tahap selanjutnya

adalah pemeriksaan kelengkapan arsip sesuai dengan daftar arsip, kondisi arsip, tingkat

keaslian arsip. Menurut ANRI (2002), pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus

dilaksanakan dalam rangka akan menyimpan arsip. Pada tahap ini arsiparis pada Unit

Kearsipan I kembali mengecek apakah arsip-arsip tersebut sudah berstatus inaktif.

Pengecekan kembali menggunakan JRA Kementerian Pertanian tahun 2006. Hal ini sudah

sesuai dengan pernyataan ANRI (2002) bahwa pada tahap ini arsiparis penerima harus

mengecek terlebih dahulu kelengkapannya, kondisinya, kesesuaiannya dengan daftarnya

agar tidak ada kesalahpahaman diwaktu mendatang. Menurut Barthos (2005), dengan adanya

penentuan jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan inaktif ini akan lebih mempermudah

dalam penyusutan pemindahan file aktif (satuan kerja) ke Pusat Penyimpanan Arsip, serta

pula akan diketahui dengan pasti kapan berakhirnya jangka penyimpanan arsip inaktif untuk

segera dipindahkan ke ANRI, atau dimusnahkan.

4. Pemilahan

Tahapan selanjutnya adalah pemilahan arsip. Pemilahan dilakukan dengan memilah arsip dari

barang-barang yang bersifat non-arsip dan duplikasi arsip yang berlebihan. Berdasarkan hasil

wawancara, kegiatan pemilahan arsip sudah dilaksanakan. Pemilahan akan membuat

penyimpanan arsip dinamis inaktif lebih efektif dan efisien karena tidak akan memakan

banyak tempat karena tidak perlu menyimpan yang tidak berguna. Barang non-arsip yang

seringkali ditemukan adalah amplop dan map kosong. Hal ini selaras dengan pernyataan

Barthos (2005), bahwa yang tergolong dalam non-arsip antara lain amplop, map, blanko-

blanko formulir dan sebagainya. Untuk bahan yang dianggap non-arsip dapat segera langsung

dipisahkan dan dimusnahkan. Menurut responden juga arsip yang berbentuk undangan dapat

langsung dimusnahkan jika sudah berumur dua tahun. Pada tahapan ini juga arsip

dikelompokkan sesuai dengan tahun pembuatannya. Debu dan kotoran yang terdapat pada

arsip mengharuskan arsiparis untuk menggunakan masker wajah. Penggunaaan masker wajah

wajib dilakukan untuk menghindari terhirupnya debu dan kotoran. Selain itu juga dalam

tahapan ini arsiparis harus sangat teliti dalam melaksanakan pemilahan yang nantinya akan

sangat berguna dalam penentuan apakah arsip tersebut masih layak simpan, diperlukan

sebagai bahan pertanggung jawaban atau dapat dimusnahkan.

Perpustakaan Pelita memiliki faktor pendukung dalam menjalankan fungsinya. Berikut

merupakan beberapa faktor pendukung yang dimiliki perpustakaan Pelita:


5. Pengklasifikasian

Di lingkungan Kementerian Pertanian pola klasifikasi arsip sudah diatur dalam Peraturan

Menteri Pertanian Republik Indonesia nomor 121/PERMENTAN/OT.140/10/2014 tentang

Klasifikasi Arsip Kementerian Pertanian. Klasifikasi arsip mempunyai peranan penting dan

strategis dalam pengelolaan arsip dinamis termasuk didalamnya tata naskah dinas, khususnya

pada tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip. Dalam tahap penciptaan arsip,

klasifikasi berperan dalam pemberian identitas terhadap naskah dinas yaitu penomoran

naskah dinas. Sedangkan dalam tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip, klasifikasi arsip

berperan dalam sistem pemberkasan arsip (filling system), sehingga akan mempermudah

dalam proses temu kembali arsip. Oleh karena itu, menurut PP No. 28 Tahun 2012,

mewajibkan kepada setiap arsip Kementerian/Lembaga, Pemerintah Daerah dan Perguruan

Tinggi untuk menyusun klasifikasi arsip

Klasifikasi arsip Kementerian Pertanian disusun dengan memperhatikan fungsi-fungsi

Kementerian Pertanian yang dikelompokan dalam fungsi fasilitatif dan fungsi substantif,

dengan menggunakan sistem pengkodean alfa numerik yaitu kombinasi huruf dan angka,

serta disusun secara berjenjang mulai dari Pokok Masalah, Sub Masalah dan Sub-sub

masalah/Kegiatan.

Menurut hasil wawancara, dapat diketahui bahwa Unit Kearsipan I melakukan

pengklasifikasian arsip berdasakan Pola Klasifikasi Kementerian Pertanian. Menurut Amsyah

(2005) kode klasifikasi tersebut merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah

sehingga mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari organisasi.

Pengklasifikasian arsip merupakan kegiatan pengelompokkan arsip atas dasar persamaan

yang ada. Pengklasifikasian arsip juga merupakan dasar dalam penataan arsip yang

sistematis, sehingga akan memudahkan proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Namun pada pelaksanaannya, kegiatan pengklasifikasian belum mengikuti sepenuhnya dari

yang tertera dalam Pola Klasifikasi Arsip Kementerian Pertanian. Dari lima digit yang harus

dicantumkan, hanya dua digit yang terdepan saja yang diterapkan. Pernyataan lain

menyebutkan bahwa Pola Klasifikasi pada saat ini masih terus dikembangkan agar dapat

mewakili semua arsip yang tercipta dan dapat menjadi panduan yang resmi dalam

pengelolaan arsip.

6. Pendeskripsian


Tahap selanjutnya adalah pendeskripsian. Pada tahap ini arsip dideskripsikan dalam bentuk

manual maupun ke sistem komputer. Kegiatan registrasi menjadi suatu alat bukti bahwa arsip

dinamis tersebut telah tercipta. Di dalam ISO 15489-1 : 2001, tahap pendeskripsian ini

disebut registrasi.

Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui bahwa kegiatan pendeskripsian arsip sudah

dilaksanakan di tiap-tiap Unit Kearsipan I. Tahapan pertama pendeskripsian ialah

mengelompokan terlebih dahulu arsip sesuai dengan pokok masalah yang sebelumnya sudah

ditentukan pada kegiatan pengklasifikasian. Kegiatan pengelompokan ini tentunya akan

sangat membantu dalam proses temu kembali arsip bilamana arsip dibutuhkan kembali.

Dalam pelaksanaan pendeskripsian arsip, ketiga Unit Kearsipan I berusaha mengisi

sekomprehensif mungkin dengan mengikuti format seperti di daftar arsip. Pendeskripsian

secara manual memiliki peranan yang penting. Data yang diinput secara manual ini menjadi

data cadangan apabila data yang berada di komputer hilang, sehingga keberadaan arsip tetap

dapat teridentifikasi.

Hal ini selaras dengan ISO 15489-1 : 2001, registrasi adalah kegiatan untuk memberi rekod

sebuah identifikasi unik ketika berada dalam sistem. Spesifikasi registrasi harus memenuhi

metadata minimum berikut ini :

a) Penanda unik yang diberikan dari sistem

b) Tanggal dan waktu registrasi

c) Judul atau deskripsi singkat

d) Pengarang (perorangan atau badan korporasi), pengirim atau penerima

Registrasi yang lebih rinci berhubungan dengan deskripsi informasi tentang konteks, dan isi

dari rekod dan hubungannya dengan rekod lainnya.

7. Penataan Arsip dalam Boks

Setelah arsip dideskripsi secara komprehensif, tahapan selanjutnya adalah menata arsip

berdasarkan masalah dan tahun penciptaannya kemudian disimpan di dalam boks arsip. Pada

setiap boks harus diberi label nomor boks serta kode klasifikasi arsip.

Boks arsip yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif di lingkungan

Kementerian Pertanian memiliki dimensi yang sama. Pada boks arsip terdapat beberapa hal

yang harus diisi, diantaranya Kode Klasifikasi, Masalah/Sub Masalah, Rincian Arsip, Tahun

dan Nomor Boks. Berikut adalah hasil wawancara mengenai penataan dalam boks.

Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui bahwa penataan dan penyimpanan arsip

disusun berdasarkan masalah dan tahunnya. Setiap organisasi memiliki kebijakan yang


berbeda-beda dalam penataan arsipnya. Hal tersebut tidak menjadi masalah asalkan tidak

menyulitkan dalam penemuan kembali arsip. Jika arsip sudah tertata dengan baik di dalam

boks, tahap selanjutnya adalah penyimpanan boks arsip ke dalam Roll O’Pack. Sesuai dengan

pernyataan Richardson (2012) bahwa arsip dinamis yang telah diinput data konten informasi

didalamnya, akan disimpan di ruang penyimpanan menurut nomor klasifikasinya.

Hambatan yang dialami perpustakaan Pelita antaralain:

8. Pembuatan Daftar Arsip

Daftar arsip merupakan hasil akhir yang diperoleh setelah melewati serangkaian proses

pemindahan arsip dinamis inaktif. Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan deskripsi

arsip yang telah dilakukan sebelumnya. Format daftar pertelaan arsip tidaklah berbeda jauh

dengan uraian yang ada dalam deskripsi arsip.

Berdasarkan hasil wawancara, pembuatan Daftar Arsip tidak jauh berbeda dengan pada saat

mendeskripsikan arsip. Namun pada Daftar Arsip terdapat kolom rinci untuk arsip keuangan

dan lokasi penyimpanan sudah diketahui karena pembuatan DPA dilakukan setelah arsip

sudah tersimpan. Dengan adanya daftar pertelaan arsip tersebut, arsiparis dapat mengetahui

keseluruhan arsip yang telah diproses serta memudahkan pencarian arsip ketika ingin

dipinjam. Dari tiga responden, dua diantaranya menggunakan microsoft excel dalam

pembuatan DPA. Satu Unit Kearsipan I sudah menggunakan aplikasi. Penggunaan aplikasi

ini tentunya akan mempermudah kinerja arsiparis Unit Kearsipan I dalam pengelolaan arsip

dinamis inaktif. Menurut ANRI (2002), daftar pertelaan adalah suatu istilah untuk penamaan

finding aids (alat bantu penemuan arsip). Dengan dibuatnya DPA ini menandakan bahwa

pelaksanaan pemindahan arsip dari unit pengolah ke Unit Kearsipan I telah selesai. Tahap

selanjutnya adalah arsip dinamis inaktif akan disimpan sesuai dengan masa retensinya. Jika

masa retensinya sudah habis maka harus dilaksanakan pemindahan arsip dari Unit Kearsipan

I ke Unit Kearsipan Kementerian.

Kendala yang dialami dalam pemindahan arsip dinamis inaktif antaralain :

1. Kurangnya kesadaran unit pengolah akan pengelolaan arsip

Menurut SOP yang berlaku menyatakan bahwa unit pengolah atau Unit Kearsipan II adalah

unit kearsipan yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip yang berada di

lingkungannya. Namun pada pelaksanaannya unit pengolah masih sering kali memindahkan

arsip dinamis inaktifnya dalam keadaan yang kacau. Hal ini tentu saja akan membuat

arsiparis di Unit Kearsipan menjadi kewalahan dalam pengelolaan selanjutnya.


2. Kurangnya SDM dan Kapasitas Ruangan

Menurut penuturan dari responden, kendala lain yang ditemukan adalah kurangnya SDM dan

kapasitas ruangan. Arsip dinamis inaktif yang diterima oleh Unit Kearsipan I sering kali

dalam keadaan yang kacau dengan volume yang banyak. Hal ini menyebabkan beban kerja

arsiparis menjadi bertambah. Oleh sebab itu terkadang arsiparis menggunakan jasa pihak

ketiga. Jumlah arsip dinamis inaktif yang diterima tidak sebanding dengan kapasitas ruang

transit sehingga arsip diletakan seadanya. Penyimpanan dengan keadaan seadanya ini akan

membuat resiko kerusakan arsip menjadi besar. Arsip yang rusak akan menyebabkan

informasi yang terkandung didalamnya menjadi hilang.

Kesimpulan

Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan I dari

tiga Direktorat Jenderal Kementerian Pertanian sudah dilaksanakan, namun pelaksanaannya

masih tidak sesuai dari Standar Operasional Prosedur yang ditetapkan. Di dalam SOP

tersebut tercantum bahwa pelaksanaan persiapan pemindahan arsip yang meliputi

penyeleksian dan pembuatan daftar arsip pindah dilakukan oleh unit pengolah terkait. Namun

pada pelaksanaannya, kerap kali unit pengolah memindahkan arsipnya dalam keadaan yang

kacau. Keadaan arsip yang kacau ini membuat kewalahan para arsiparis yang berada di Unit

Kearsipan I sebagai pihak penerima arsip dari unit pengolah yang berada di lingkungannya.

Penelitian ini ditemukan beberapa kendala dalam pelaksanaan pemindahan arsip dinamis

inaktif di lingkungan Kementerian Pertanian. Kendala yang cukup berat adalah minimnya

kesadaran dari unit pengolah dalam pengelolaan arsip di unit kerjanya. Tidak adanya

kesadaran ini membuat pihak unit pengolah menyepelekan arsip yang mereka ciptakan

sehingga membuat arsip menjadi kacau. Arsip dengan keadaan yang kacau dan minimnya

SDM membuat arsiparis di Unit Kearsipan I menjadi kewalahan dalam penanganan arsip

dinamis inaktif. Kendala lain yang ditemukan adalah minimnya ruang penyimpanan. Arsip

dinamis inaktif yang belum mendapatkan penanganan disimpan seadanya tanpa memikirkan

akan resiko yang dapat membuat kondisi arsip menjadi rusak.

Saran

Saran yang diberikan kepada Kementerian Pertanian untuk pelaksanaan pemindahan arsip

dinamis inaktif antaralain:


1. Pelaksanaan sosialisasi harus lebih optimal demi lebih menyadarkan bahwa pentingnya

sebuah pengelolaan arsip dinamis di unit pengolah. Sosialisasi dapat berbentuk bimbingan

teknis dengan mengundang beberapa narasumber yang kompeten, dan dilakukan secara

berkala.

2. Sarana dan prasarana pengelolaan arsip pun harus ditambah. Mengingat fisilitas yang

minim membuat arsip mengalami penumpukan di Unit Kearsipan I yang tentunya akan

menghambat kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif.

3. Perlu adanya aturan yang lebih mendasar dalam pengelolaan arsip di Unit Kearsipan II

sebagai unit pengolah, adanya aturan ini tentunya akan membuat unit pengolah lebih sadar

akan pentingnya pengelolaan arsip.

Daftar Referensi

Amsyah, Zulkifli. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia PustakaUtama. Arsip Nasional Republik Indonesia. (2002). Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta. International Standard Organization ISO 15489-1. (2001). Information and Documentation-

Records Management

Mirmani, Anon. (2009). Pengantar Kearsipan. Jakarta : Universitas Terbuka Perka ANRI No. 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada

Lembaga Negara Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Richardson, Blake. (2012). Record management for dummies. USA : Sage Publications.


muhammad bagus novandi-skripsi-fakultas ilmu budaya-naskah ...

Documents

Transcript of muhammad bagus novandi-skripsi-fakultas ilmu budaya-naskah ...