Modul pengajaran analisa perancangan sistem informasi

Modul Pengajaran APSI 1 | P a g e

MODUL PENGAJARAN

ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Disusun Oleh :

Apriyanto, M.Kom

200903200

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER

BINA SARANA INFORMATIKA

BOGOR 2014


KATA PENGANTAR

Puji syukur alhamdullillah, penyusun panjatkan kehadirat Allah, SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penyusun dapat

menyelesaikan modul pengajaran mata kuliah Analisa Perancangan Sistem Informasi ini.

Materi yang terkandung dalam modul pengajaran ini dibuat dengan sesederhana

mungkin sehingga mahasiswa mudah untuk mempelajari dan mempraktekkannya. Setelah

mempelajari materi ini mahasiswa diharapkan dapat membuat suatu perancangan sistem

yang berfungsi untuk pedoman pengembangan sistem baru yang akan di komputerisasikan.

Saya menyadari bahan ajar ini masih jauh dari sempurna dan mungkin juga banyak terdapat

kesalahan. Untuk itu saya sangat mengharapkan adanya saran dari semua pihak untuk dapat

lebih menyempurnakan modul pengajaran ini.

Akhir kata saya ucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu dalam penyusunan modul pengajaran ini dan semoga modul pengajaran ini

dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya para mahasiswa.

Bogor, Oktober 2014

Penyusun,

Apriyanto, M.Kom


DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ......................................................................................... i

DAFTAR ISI ....................................................................................................... ii

BAB I TERMINOLOGI ANALISA SISTEM................................................ 1

1.1. Definisi Sistem ................................................................................. 1

1.2. Karakteristik Sistem.......................................................................... 1

1.3. Klasifikasi Sistem............................................................................. 3

1.4. Jenis Jenis Sistem Informasi............................................................. 4

BAB II SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM .............................. 8

2.1. Perlunya Pengembangan Sistem....................................................... 8

2.2. Prinsip Pengembangan Sistem ......................................................... 9

2.3. Tahapan Pengembangan Sistem ...................................................... 9

2.4. Uraian Tahapan Pengembangan Sistem ........................................... 9

2.4.1. Perencanaan Sistem ............................................................... 9

2.4.2. Analisis Sistem .................................................................... 10

2.4.3. Perancangan Sistem ............................................................. 11

2.4.4. Evaluasi Dan Seleksi Sistem................................................ 11

2.4.5. Implementasi Sistem ........................................................... 12

BAB III DATA FLOW DIAGRAM ................................................................... 14

3.1. Definisi Data Flow Diagram ........................................................... 14

3.2. Komponen DFD ............................................................................. 15

3.2.1. External Entity (Kesatuan Luar) ......................................... 15

3.2.2. Process (Proses) ................................................................... 16

3.2.3. Data Flow (Arus Data) ....................................................... 17

3.2.4. Data Store (Simpanan Data) .............................................. 20

3.3. Aturan Pembuatan DFD ................................................................. 22

3.4. Langkah-Langkah Pembuatan DFD ................................................ 22

3.5. Level Dalam Data Flow Diagram ......………………………..….... 23

3.6. Studi Kasus Membuat DFD ...……………………………………. 25

BAB IV PERANCANGAN SISTEM SECARA UMUM .………………….... 28

4.1. Tujuan Perancangan Sistem Secara Umum ..................................... 28

4.2. Rancangan Output ….......…………............................................. 29

4.3. Rancangan Input ...….......…………............................................. 29

4.4. Rancangan Database ........…………............................................. 31

4.5. Rancangan Kontrol ..........…………............................................. 31

4.6. Rancangan Teknologi ......…………............................................. 33

BAB V PERANCANGAN SISTEM SECARA TERINCI ……………….... 35


5.1. Rancangan Output ….......…………............................................. 35

5.2. Pedoman Rancangan Laporan …..…............................................. 38

5.3. Alat-Alat Rancangan Output Terinci ............................................ 38

5.4. Mengatur Tata Letak Isi Output ...…............................................. 39

5.5. Dokumen Dasar ..............…………............................................. 39

BAB VI KAMUS DATA DAN STRUKTUR KODE …….........………….... 41

6.1. Pengertian Kamus Data ...…………............................................. 41

6.2. Elemen Pada Kamus Data ...........…............................................. 41

6.3. Mendefinisikan Struktur Data ...................................................... 44

6.4. Struktur Kode ..............................…............................................. 45

BAB VII ANALISA RANCANGAN PROGRAM ..............………………...... 48

7.1. Bagan Alir (Flowchart) .................................................................... 48

7.2. Bagan Terstruktur (Structured Chart) ............................................. 51

7.3. Struktur English Dan Pseudocode ................................................... 52

7.4. Tabel Keputusan (Decision Table)................................................... 57

7.5. Bagan HIPO ................................................................................... 59

BAB VIII ANALISA BIAYA DAN MANFAAT...................………………......62

8.1. Komponen Biaya Dan Manfaat ..................................................... 62

8.2. Metode Analisis Biaya/Manfaat .................................................... 64

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………. 69


BAB I

TERMINOLOGI ANALISA SISTEM

1.1. Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu pendekatan

yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan

sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran yang tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen

atau komponennya mendefiniskan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda

adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen

atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas.

Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari

beberapa subsistem dan subsistem dapat terdiri atas sub subsitem yang lebih kecilalagi.

Contohnya sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu

subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi

penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem

berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu sistem yang

terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil dan sistem

rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi.

Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem

bahan bakar dan seterusnya.

Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem terdiri

dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian

berinteraksi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan. Mobil terdiri dari bagian-bagian

sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut bergerak ke suatu arah.

Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah yang mana individu itu sendiri

merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem, kemudian bersatu

membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan. Keluarga itu sendiri merupakan

subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT merupakan subsistem dari Rukun Warga

(RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan, Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan,

dan demikian seterusnya.

1.2. Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem adalah input proses dan output. Sebuah sistem juga

mempunyai karakteristik/sifat sifat tertentu antara lain :

- Komponen. Suatu sistem terdiri atas sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan

bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-

elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap

sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau

subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk


menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan

sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan normal atau

mungkin sistem tersebut akan rusak sehingga tujuan sistem tidak tercapai

- Masukan Sistem (Input), yaitu energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat

beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai

contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan

untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi

informasi.

- Pengolahan Sistem (Proses), yaitu bagian yang berfungsi merubah masukan menjadi

keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-

bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah

data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang

dibutuhkan oleh manajemen.

- Keluaran Sistem (Output), yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

sebagai keluaran yang berguna dan juga sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan

masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem

komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan

hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

- Batasan Sistem ( Boundary ), yaitu ruang lingkup sistem yang merupakan daerah yang

membatasi antara sistem dengan sistem lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu

sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup

(scope) dari sistem tersebut.

- Lingkungan Luar Sistem ( Environment ), yaitu segala sesuatu yang ada diluar ruang

lingkup sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat

bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan

luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus

tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan

dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

- Penghubung Sistem ( Interface ), yaitu media yang menghubungkan sistem dengan

subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya

mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan

menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan

penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya

membentuk satu kesatuan.

- Tujuan Dan Sasaran Sistem. Setiap sistem memiliki tujuan (goals) dan sasaran

(objective) yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak

mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem

sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan


dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Gambar 1.1 Karakteristik Sistem

1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai

berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik

(physical sistem). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa

pemikiranpemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan

sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem

produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan

manusia (human made sistem) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses

alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia

adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan

interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine sistem atau ada

yang menyebut dengan man machine sistem. Sistem informasi merupakan contoh man

machine sistem, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan

manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak

tentu (probabilistic sistem) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah

dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,

sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari

sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program

yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem) dan sistem terbuka (open

sistem) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut


campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi

kenyataannya tidak ada sistem yang benarbenar tertutup, yang ada hanyalah relatively

closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah

sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini

menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem

yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya,

maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang

baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem

tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya

disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan, contohnya,

mendapatkan inputnya dari perusahaan listrik, dan menyediakan panas/dinginnya bagi

ruangan yang ditempatinya. Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang

tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya,

sistem tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.

1.4. Jenis Jenis Sistem Informasi

Jenis jenis sistem informasi dapat dikelompokkan berdasarkan bagian yang akan

dilayani. Berdasarkan hal tersebut maka jenis sistem informasi dikelompokkan sebagai

berikut :

- Level Organisasi, terdiri atas Transaction Processing System.

- Level Knowledge, terdiri dari Office Automation System dan pendukung Knowledge

Work System.

- Level Sistem Ahli, terdiri dari Sistem Informasi Manajemen dan Decision Suport

System.

- Level Manajemen Strategis, terdiri Executive Suport System, Group Decision Suport

System dan lebih umum dijelaskan Computer Supported Collaborative work System.

Gambar 1.2. Piramida Kelompok Sistem informasi


- Transaction Processing System (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk

memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan

inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus

mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer

secara manual. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa

berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau

digunakan oleh manajer. Sistem ini bekerja pada level organisasi operasional. Input pada

level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data,

melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar

lengkap dan ringkasan.

Sistem TPS tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan

lingkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk

memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka.

Dimana hal ini sangat penting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini

dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali. Transaction processing

systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan

bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems).

Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis,

seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing

systems menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun

eksternal. Contoh penggunaan TPS misalnya membuat pernyataan konsumen, cek gaji

karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan.

TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut

oleh Sistem Informasi Manajemen.

- Office Automation System

Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO).

Office Automation System mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan

pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informsi sedemikian rupa untuk

mentransformasikan data atau untu memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum

membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan, kadang-

kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word proessing,

spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan komunikasi melalui voice mail,

email, dan video confrencing.

Konsep OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information

Technology mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu

orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless)

dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan

meningkatkan produktivitas kerja. Secara sederhana konsep OAS menyambungkan

beberapa peralatan IT via sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap

workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai dapat saling berhubungan dengan

pemakainya lainnya melalui server tadi. Semua informasi dan dokumen disimpan didalam

server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur masing-

masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local Area Network)


dan Intranet serta Internet seorang pemakai akan dapat berkomunikasi dengan pemakai

lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu.

- Knowledge Work System

Knowledge Work Systems adalah sistem informasi yang membuat dan

mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi. Knowledge Work System mendukung

para pekerja professional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka

menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke

organisasi atau masyarakat.

- Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing

Systems, melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem

informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara

manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan

perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik, SIM

mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Transaction

Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan.

Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis data

menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan dan

menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan untuk

membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi

bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur tunggal.

- Decision Support System (DSS) Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision

Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional kerena keduanya sama-

sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM tradisional

kerena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di seluruh tahap-

tahapnya, meskipun keputusan aktual masih wewenang eklusif pembuat keputusan. DSS

lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya daripada SIM

tradisional.

Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :

- membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur

- mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

- meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari pada

efisiensinya.

Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah :

- kegiatan intelijen,

- kegiatan merancang,

- kegiatan memilih dan menelaah.

Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui

kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan tahapan dalam

perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah

sistem informasi, dimana informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal

maupun eksternal sehingga seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan

tepat. Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan,


mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk

dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian

kegiatan alternatif. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk

memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan

penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.

Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya

adalah sebagai berikut:

- Mengambil elemen-elemen informasi.

- Menaganalisis seluruh file.

- Menyiapkan laporan dari berbagai file.

- Memperkirakan dari akibat keputusan.

- Mengusulkan keputusan.

- Membuat keputusan.

- Executive Support System (ESS) Bila eksecutive beralih ke komputer, mereka seringnya mencari cara-cara yang bisa

membantu mereka membuat keputusan pada tingkat strategis. Executive Support System

(ESS) membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal

dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa

di akses seperti kantor. Meskipun ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan oleh TPS

dan SIM, ESS membantu pengguna mengatasi problem keputusan yang tidak terstruktur,

yang bukan aplikasi khusus, dengan menciptakan lingkungan yang kondusif untuk

memikirkan problem -problem strategis. ESS memperluas dan mendukung kemampuan

eksekutif, memungkinkan mereka membuat lingkungan tampak masuk akal.

- Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Supported

Collaboration Work Systems (CSCWS) Bila kelompok perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-

terstruktur dan tak-terstruktur, maka group Decision support System membuat suatu solusi.

Group Decision Support System (GDSS), yang digunakan di ruang khusus yang dilengkapi

dengan sejumlah konfigurasi yang berbeda-beda, memungkinkan anggota kelompok

berinteraksi dengan pendukung elektronik-seringnya dalam bentuk perangkat lunak khusus-

dan suatu fasilitator kelompok khusus. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok

bersama-samamenyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat,

kuesioner, konsultasi, dan skenario. Perangkat lunak GDSS dirancang untuk meminimalkan

perilaku kelompok negatif tertentu seperti kurangnya partisipasi berkaitan dengan

kekhawatiran atau tindakan balasan untuk menyatakan bahwa sudut pandang tidak dikenal,

domonasi oleh anggota kelompok vokal, dan pembuatan keputusan ‘group think’. Kadang-

kadang GDSS dibahas menurut istilah yang lebih umum Computer Supported

Collaborative Work (CSCW), yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut

‘groupware’ untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.


BAB II

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

2.1. Perlunya Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk

menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah

ada. Hal-hal yang menyebabkan perlunya pengembangan sistem :

a. Adanya permasalahan (problem) yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan

yang timbul dapat berupa :

- Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat

beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa

kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta

kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin; kesalahan-

kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data

kurang terjamin; tidak efisiennya operasi; tidak ditaatinya kebijaksanaan

manajemen yang telah ditetapkan

- Pertumbuhan Organisasi

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru.

Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas,

volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang

baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak

efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua

kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

b. Untuk meraih kesempatan (opportunities)

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer,

perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi

mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan

penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan

yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan

informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan

rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada.

Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan

jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang

pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

c. Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya

Perkembangan teknologi yang begitu cepat terkadang menyebabkan teknologi yang

sedang kita gunakan dirasakan sudah mulai ketinggalan jaman dan tidak mampu lagi

menjawab persoalan persoalan yang semakin banyak dan beragam.

d. Adanya instruksi-instruksi (directives) dari dalam dan luar organisasi

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari

dalam organisasi misalnya dari pimpinan perusahaan ataupun dari luar organisasi seperti

misalnya peraturan pemerintah.


Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-permasalahan

dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang lama

harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini

diantaranya adalah sebagai berikut :

Semakin banyaknya keluhan dari langganan;

Pengiriman barang yang sering tertunda;

Pembayaran gaji yang terlambat;

Laporan yang tidak tepat waktunya;

Isi laporan yang sering salah;

Tanggung jawab yang tidak jelas;

Waktu kerja yang berlebihan;

Kegiatan yang tumpang tindih;

Dan lain lain

2.2. Prinsip Pengembangan Sistem

Adapun prisnip pengembangan sistem antara lain :

- Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

- Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

- Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

- Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

- Proses pengembangan sistem tidak harus urut

- Jangan takut membatalkan proyek

- Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

2.3. Tahapan Pengembangan Sistem

Untuk membangun sebuah sistem diperlukan tahapan-tahapan yang terurut dan tertata

baik. Tahapan utama siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari :

1. Perencanaan Sistem ( Systems Planning)

2. Analisis Sistem (System Analysis)

3. Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Umum

4. Seleksi Sistem (System Selection)

5. Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Terinci

6. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation & Maintenance)

2.4. Uraian Tahapan Pengembangan Sistem

Dibawah ini akan dijelaskan uraian mengenai tahapan-tahapan yang diperlukan

dalam membangun sebuah sistem.

2.4.1. Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga

kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk

mendukung operasinya setelah diterapkan.

Perencanaan sistem dapat terdiri :

1. Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 s.d. 2 tahun

2. Perencanaan jangka panjang meliputi periode sampai dengan 5 tahun

Perencanaan sistem biasanya ditanggani oleh staf perencanaan sistem bila tidak ada dapat

juga dilakukan oleh departemen sistem.


Proses Perencanaan Sistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses utama yaitu sbb :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem

2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan dan dilakukan oleh komite

pengarah.

3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan dan dilakukan oleh analis sistem.

Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian ini adalah :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem

- Mengkaji tujuan,perencanaan strategi dan taktik perusahaan

- Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem

- Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

- Menetapkan kendala proyak-proyek sistem

- Menentukan proyek-proyek sistem prioritas

- Membuat laporan perencanaan sistem

- meminta persetujuan manajemen

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

- Menunjuk team analis

- Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3. Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan

- Melakukan studi kelayakan

- Menilai kelayakan proyek sistem

- Membuat usulan proyek sistem

- Meminta persetujuan manajemen.

2.4.2. Analisis Sistem

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi

yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-

kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis

dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan

di tahap selanjutnya.

Langkah-langkah di Analisis Sistem :

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah langkah yang

dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyeksistem yang akan dikembangkan di tahap

perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih

terinci.

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:

1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah

- Mengindentifikasikan penyebab masalah

- Mengidentifikasikan titik keputusan

- Mengidentifikasikan personil-personil kunci

2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

- Menentukan jenis penelitian

- Merencanakan jadual penelitian

- Mengatur jadual wawancara


- Mengatur jadual observasi

- Mengatur jadual pengambilan sampel

- Membuat penugasan penelitian

- Membuat agenda wawancara

- Mengumpulkan hasil penelitian

3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem

- Menganalisis kelemahan Sistem

- Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis, Tujuan :

- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis

oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen

- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan

selanjutnya .

2.4.3. Perancangan Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah

mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang

bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini

disebut dengan perancangan sistem.

Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu :

1. Perancangan sistem sec.umum/perancangan konseptual, perancangan

logikal/perancangan sec.makro

2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik.

Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut ini :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi

4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan

dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesalahan yang utuh dan berfungsi

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak

dan perangkat keras dari suatu sistem

Tahap perancangan sistem mempunyai 2 tujuan utama yaitu :

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada

pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

2.4.4. Evaluasi Dan Seleksi Sistem

Tahap seleksi sistem merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan

perangkat lunak untuk sistem informasi. Tugas ini membutuhkan pengetahuan yang cukup

bagi yang melaksanakannya supaya dapat memenuhi kebutuhan rancang-bangun yang telah

dilakukan. Pengetahuan yang dibutuhkan oleh pemilih sistem diantaranya adalah

pengetahuan tentang siapa-siapa yang menyediakan teknologi ini, cara pemilikannya dsb.

Pemilih sistem juga harus paham dengan teknik-teknik evaluasi untuk menyeleksi sistem.

Langkah-langkah menyeleksi dan memilih sistem :


1. Memilih penyedia teknologi.

Kebutuhan dari teknologi sistem dapat dikelompokkan dalam empat kategori sbb :

a. perangkat keras yang sifatnya umum

b. perangkat keras yang spesifik untuk suatu aplikasi

c. perangkat lunak yang sifatnya umum

d. perangkat lunak yang spesifik untuk suatu aplikasi

2. Meminta proposal dari penjual

Jika terdapat beberapa penyedia produk dan jasa yang mungkin dapat memenuhi

kebutuhan dari sistem dan tidak semua penyedia teknologi ini akan dipilih, maka

pemilih sistem perlu meminta proposal dari semua penyedia teknologi yang dipilih.

3. Menyaring penjual

Tidak semua proposal yang masuk akan dievaluasi semuanya. Hanya proposal yang

memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi. Proposal yang tidak memenuhi syarat

adalah proposal yang tidak sesuai.

4. Mengevaluasi penjual yang lolos saringan

Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang

lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi. Sebelum

itu perlu ditetapkan terlebih dahulu kriteria evaluasi yang akan dilakukan.

2.4.5. Implementasi Sistem

Setelah dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan

dipilih. Tiba saatnya, sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi sistem

merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk

juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi.

Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini :

1. Menerapkan rencana implementasi

Rencana Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang

dibutuhkan selama implementasi. Dalam rencana implementasi ini, semua biaya yang

akan dikeluarkan untuk kegiatan implemntasi perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran

biaya. Anggaran biaya ini selanjutnya juga berfungsi sebagai pengendalian terhadap

biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan

juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk skedul waktu. Skedul

waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi.

2. Melakukan kegiatan implementasi

- Pemilihan dan pelatihan personil

- Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak

- Pemrograman dan pengetesan program

- Pengetesan sistem

- Konversi sistem

3. Tindak lanjut implementasi

Analis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya seteleh sistem baru

diimplementasikan. Analis sistem masih perlu melakukan pengetesan penerimaan

sistem. Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan

sebelumnya. Jika pada pengetesan sebelumnya digunakan data test/semu, tapi pada

pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu

tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan user.


Siklus hidup pengembangan sistem dengan langkah-langkah utamanya adalah seperti pada

gambar beriktu ini,

Gambar 2.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem


BAB III

DATA FLOW DIAGRAM

3.1. Definisi Data Flow Diagram

DFD merupakan salah satu tool yang paling penting bagi seorang analis sistem.

Penggunaan DFD sebagai Modeling Tool‟ dipopulerkan Oleh Demacro & Yordan (1979)

dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metoda analisis sistem

terstruktur. DFD merupakan gambar pergerakan data antara entitas- entitas luar dan proses

proses serta data store dalam sebuah sistem. DFD merupakan perwakilan model logikal

yang menunjukkan APA yang dilakukan oleh sistem dan BUKAN BAGAIMANA ia

dilakukan. Versi bahasa Indonesia adalah Diagram Alir Data (DAD). Penggunaannya

sangat membantu utk memahami sistem secara logika, terstruktur & jelas. DFD dirancang

utk menunjukkan sistem yg terbagi-bagi menjadi sub sistem sub sistem. DFD juga

berfungsi sebagai alat komunikasi dg user, sehingga user dapat membayangkan cara kerja

& proses implementasi dari sistem yg akan dibangun.

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem

baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik

dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau

lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk,

tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena

dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD

juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Gambar 3.1. simbol DFD


Yang perlu diketahui tentang DFD adalah bahwa :

- DFD bukanlah flowchart

- DFD menggambarkan aliran data dalam sebuah sistem; data yang tersimpan;

dan proses dengan proses yang terhubung dengan data tersebut.

- Proses dalam DFD bisa berjalan secara paralel

- Tidak ada loop ataupun cabang dalam DFD

- DFD menggambarkan semua proses, walaupun proses tersebut terjadi dalam

waktu yang tidak bersamaan.

Kelebihan DFD :

- Adanya pembagian sistem ke dalam sub sub sistem berdasarkan alur data

pada sistem

- Adanya unsur unsur eksternal berupa sumber dan tujuan dari sistem

- Adanya data store dan alur data (arus data masuk dan keluar) pada sistem

- Dapat membantu para analis sistem untuk meringkas informasi tentang

sistem, mengetahui komponen kunci tentang sistem, dan membantu

perkembangan aplikasi secara bertahap.

Kelemahan DFD :

- DFD tidak menunjukkan komposisi alur data dalam sistem

- Tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dalam sistem

- Tidak menunjukkan proses keutusan (decision)

- Tidak menunjukkan kalkulasi dan kuantitas data dan atau proses

3.2. Komponen DFD

Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD adalah sebagai berikut :

1. External Entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)

2. Data Flow (arus data)

3. Process (proses)

4. Data Store (simpanan data)

3.2.1. External Entity (Kesatuan Luar)

Setiap sistem pasti mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan suatu

sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output

kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di

lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada

di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini :

- Suatu kantor, departemen, atau divisi dalam perusahaan teatpi di luar sistem yang

sedang dikembangkan.

- Orang atau sekelompok orang di organisasis tetapi di luar sistem yang sedang

dikembangkan.

- Suatu organisasi atau orang uang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan,

pemasok.

- Sistem infromasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan.

- Sumber asli dari suatu transaksi.

- Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.


Tentang External Entity (Entitas) adalah sebagai berikut :

- Digambarkan dengan simbol bujur sangkar

- Merupakan sumber atau tujuan dari aliran data

- Menggambarkan secara fisik, seseorang atau sekelompok orang atau sistem lain

- Merupakan lingkungan luar dari sistem

- Biasanya berupa kata benda

- Diberi tanda garis diagonal disudut kanan bawah yang menyatakan kalau entity

tersebut lebih dari satu

Simbol External Entity

3.2.2. Process (Proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data

yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses yang dapat

dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedang untuk logical data flow diagram

(LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat

ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak

dengan sudut sudutnya tumpul.

Simbol Proses

Tentang Process (Proses) adalah sebagai berikut :

- Digambarkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang

tegak dengan sudut sudutnya tumpul

- Nama Proses harus unik tidak boleh sama dengan proses proses yang lainnya

- Semua proses harus ada data yang masuk dan ada data yang keluar

- Menggambarkan kegiatan atau kerja yang dilakukan orang, mesin atau komputer

- Diberi nama dengan kata kerja dan diikuti objek

Setiap Proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi hal berikut ini :

1. Identifikasi proses

Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari

proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.

2. Nama proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses


harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses biasanya

berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja (misalnya menghitung, membuat,

membandingkan, memverifikasi, mempersiapkan, merekam dan lain sebagainya). Nama

dari proses diletakkan di bawah identifikasi proses di simbol proses.

3. Pemroses

Untuk PDFD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi juga

proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain sebagainya,

maka pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa atau dimana suatu

proses dilakukan. Untuk LDFD yang prosesnya hanya menunjukkan proses komputer

saja, maka pemroses dapat tidak disebutkan. Untuk LDFD bila pemroses akan

disebutkan dapat juga untuk menyebutkan nama dari program yang melakukan

prosesnya.

Kesalahan dalam penggambaran Proses yang sering terjadi yaitu :

1. Black Hole (Ada input tidak ada output)

2. Miracle / ajaib ( Ada output namun tidak ada input)

Beberapa kemungkinan arus data dalam proses (Process) antara lain :

1. Suatu proses menerima input dan menghasilkan satu output

2. Suatu proses menerima lebih dari satu input dan menghasilkan satu output

3. Suatu proses menerima satu input dan menghasilkan lebih dari satu output

4. Suatu proses harus menerima arus data masuk (input) dan menghasilkan arus data

keluar (output)

3.2.3. Data Flow (Arus Data)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir

diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity).

Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau

hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini :

a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan

b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem

c. Tampilan atau output di Iayar komputer yang dihasilkan oleh sistem

d. Masukan untuk komputer


e. Komunikasi ucapan

f. Surat-surat atau memo

g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file

h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda

i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain

Simbol Data Flow

Tentang Data Flow (Arus Data) adalah sebagai berikut :

- Digambarkan dengan simbol anak panah

- Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lainnya.

- Kepala tanda panah mengarah ke tujuan data

- Aliran data dapat menyebar atau menyatu

- Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama arus data

dituliskan disamping garis panahnya.

Gambar arus data yang mengalir dari external entity Pelanggan ke Proses Order Langganan

adalah dengan nama Order Langganan

Didalam menggambar arus data pada DFD perlu diperhatikan beberapa konsep

penggambarannya sebagai berikut :

- Konsep paket dari data (packet of data)

Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang sama,

maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal. Hal ini karena dua atau lebih

data tersebut mengalir bersamasama sebagai suatu paket. Data yang mengalir bersama-

sama harus ditunjukkan sebagai satu arus data, walaupun misalnya terdiri dari beberapa

dokumen.

Gambar Yang Salah


Gambar Yang Benar

Gambar Yang Benar

Dua buah arus data ini, order langganan dan pembayaran harus ditunjukkan sebagai arus

data tunggal karena dianggap dua buah data yang mengalir bersama ke satu tujuan.

- Arus Data Menyebar (diverging data flow)

Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah data dari sumber yang sama ke tujuan

yang berbeda.


Pada gambar terlihat bahwa arus data faktur pembayaran mempunyai sebanyak 3

tembusan, yaitu copy bukti pembayaran yang mengalir ke proses verifikasi kredit, bukti

pembayaran yang mengalir ke proses jurnal penerimaan dan daftar permintaan barang

yang mengalir ke bagian gudang. Konsep arus data yang menyebar ini menunjukkan

bahwa arus copy bukti pembayaran, bukti pembayaran dan daftar permintaan barang

merupakan arus data yang mempunyai struktur elemen yang sama, karena merupakan

hasil dari tembusan arus data faktur pembayaran.

- Arus Data Mengumpul (converging data flow)

Arus data yang mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari sumber

yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama.

Dari gambar tersebut proses pembuatan faktur dan pembuatan slip pengepakan

menghasilkan data faktur dan data slip pengepakan yang menuju ke tujuan yang sama

yaitu ke Pelanggan.

- Konsep sumber dan tujuan arus data

Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses (dapat

salah satu atau keduaduanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu

proses atau berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju ke suatu proses atau berasal

dari suatu proses dan menuju ke suatu proses). Konsep ini penting karena arus data

adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan suatu

proses.

3.2.4. Data Store (Simpanan Data)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai

berikut ini :

a. Suatu file atau database di sistem komputer

b. Suatu arsip atau catatan manual

c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang

d. Suatu tabel acuan manual

e. Suatu agenda atau buku


Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya, misalnya file langganan, file hutang,

file arsip faktur dan lain sebagainya. Untuk PDFD, supaya memperjelas simpanan data ini,

penjelasan mengenai media dari simpanan data perlu dicantumkan seperti misalnya buku

atau arsip, atau suatu kotak dan lain sebagainya. Sedang untuk LDFD, penjelasan ini dapat

digunakan untuk identifikasi dari simpanan data yang berguna sebagai acuan dalam

merancang database. Data Store diberi nama dengan kata benda

Simbol Data Flow

Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup

di salah satu ujungnya. Nama dari simpanan data menunjukkan nama dari filenya, misalnya

file Pelanggan, file Faktur dan lain sebagainya.

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada simpanan data (data store) adalah sebagai

berikut :

- Hanya proses saja yang berhubungan dengan data store, karena yang menggunakan

atau merubah data di data store adalah suatu proses

- Arus data yang menuju ke data store dari suatu proses menunjukkan proses update

terhadap data yang tersimpan pada data store. Update dapat berupa menambah atau

menyimpan record baru atau dokumen baru ke dalam data store, menghapus record,

merubah nilai data pada suatu record atau suatu dokumen yang ada pada data store

tersebut.

- Arus data yang berasal dari data store ke suatu proses menunjukkan bahwa proses

tersebut menggunakan data yang ada pada data store.

Update Data pada Simpanan Data


3.3. Aturan Pembuatan DFD

Beberapa hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan DFD adalah :

1. External entity tidak boleh terhubung langsung dengan external entity

2. Data store tidak boleh terhubung langsung dengan data store

3. External entity tidak boleh terhubung langsung dengan data store

4. Setiap proses minimal memiliki 1 data yang masuk dan 1 data yang keluar

5. Data flow tidak boleh terbelah/bercabang menjadi dua data flow yang berbeda

6. Aliran data harus diawali dan diakhiri oleh proses

7. Semua aliran data harus mempunyai tanda panah

8. Semua objek harus mempunyai nama

3.4. Langkah Langkah Pembuatan DFD

Langkah langkah membuat DFD adalah sebagai berikut :

- Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat di

sistem. Kesatuan luar ini merupakan kesatuan (entity) di luar sistem, karena di luar

bagian pengolahan data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus

data ke sistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari proses Identifikasikan

terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat di sistem. Kesatuan

luar ini merupakan kesatuan (entity) di luar sistem, karena di luar bagian pengolahan

data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data ke sistem

informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari proses sistem informasi, shingga

merupakan kesatuan di luar sistem informasi.

- Identifikasi input dan output yang berhubungan dengan kesatuan luar, misalnya seperti

contoh berikut,

- Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks. DFD merupakan alat untuk structured

analysis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali

secara garis besar (disebut dengan top level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian

yang lebih terinci (disebut dengan lower level). DFD yang pertama kali digambar adalah

level teratas (top level) dan diagram ini disebut context diagram. Dari context diagram

ini kemudian akan digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan overview

diagram (level 0). Tiap tiap proses di overview diagram akan digambar secara lebih

terinci lagi dan disebut dengan level 1. Tiap tiap proses di level 1 akan digambar

kembali dengan lebih terinci lagi dan disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap

tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi.


3.5. Level Dalam Data Flow Diagram

Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan

sistem dengan lingkungannya. Diagram ini hanya memuat satu proses, menunjukkan

sistem secara keseluruhan, dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal

yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari

sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana

untuk diciptakan.


2. Diagram Nol (diagram level-1)

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Merupakan diagram yang

menggambarkan datail proses-proses utama sistem dan alur datanya.

Merupakan penggambaran diagram konteks yang lebih rinci (overview diagram). Pada

diagram ini memuat penyimpanan data.

3. Diagram Detail

Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

Diagram ini dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail.

Proses pada diagram Nol yang dikembangkan disebut dengan parent process (proses

induk) dan diagram yang dihasilkannya disebut child diagram (diagram anak). Apabila

proses tersebut tidak dapat lagi dikembangkan disebut sebagai proses primitif.

Penomoran pada Proses dalam Data Flow Diagram seperti pada gambar berikut ini,


3.6. Studi Kasus Membuat DFD

DFD Penggajian

1. Identifikasi Sistem

1.1. Identifikasi data dan informasi

1.1.1. Identifikasi Data

a. Data Pegawai

b. Rekap data absensi

c. Rekap data lembur

d. Data jabatan

e. Upah per Jam

f. Upah lembur

1.1.2. Identifikasi Informasi

a. Laporan gaji pegawai

b. Slip gaji

2. Identifikasi Sumber Data dan Informasi

2.1. Identifikasi Sumber Data

a. Pegawai

b. Personalia

c. Direktur

2.2. Identifikasi Tujuan Informasi

d. Pegawai

e. Personalia

f. Direktur


Diagram Konteks Sistem Berjalan

Diagram Nol Sistem Berjalan


Diagram Detail 1.0. Pencatatan Data


BAB IV

PERANCANGAN SISTEM SECARA UMUM

4.1. Tujuan Perancangan Sistem Secara Umum

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara

umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan

persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan

komponen-komponen sistem informasi yang akan di desain secara rinci. Desain terinci

dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan

mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap

analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen.

Seperti halnya arsitek yang akan membangun rumah tempat tinggal, setelah arsitek

selesai melakukan analisis, maka arsitek mulai membuat sketsa secara garis besar kepada

calon pemakai rumah. Sketsa ini hanya dimaksudkan kepada calon pemakai rumah, bukan

kepada ahli teknik dan insinyur-insinyur teknik sipil yang akan membangun rumah ini.

Desain terinci yang memuat potongan-potongan gambar dengan ukuran ukurannya yang

terinci akan dibuat setelah desain secara umum ini disetujui oleh calon pemakai rumah.

Arsitek belum akan menggambar detail bangunannya dengan ukurannya terinci sebelum

bentuk dan susunan rumah itu sendiri disetujui oleh calon pemakai rumah.

Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam

bentuk physical systems dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart)

merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical systems. Simbol-

simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol terminal,

hard disk, laporan-laporan. Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada

user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.

Logical model dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow

diagram). Arus dari data di diagram arus data dapat dijelaskan dengan menggunakan

Kamus Data (data dictionary).

Sketsa dari physical systems dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya

sistem secara fisik akan diterapkan. Pengolahan data dari sistem informasi berbasis

komputer membutuhkan metode-metode dan prosedur-prosedur. Metode-metode dan

prosedur-prosedur ini merupakan bagian dari model sistem informasi (model prosedur)

yang akan mendefinisikan urut-urutan kegiatan untuk menghasilkan output dari input yang

ada. Metode (method) adalah suatu cara untuk melakukan suatu kegiatan. Suatu prosedur

merupakan rencana tahap demi tahap untuk menerapkan suatu metode. Bagan alir sistem

(systems flowchart) merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk

menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer ini. Seringkali

gambar bagan alir sistem untuk sistem informasi juga dapat digabung dengan bagan alir

formulir dalam perusahaan untuk menunjukkan hubungan dan prosedur antara sistem

informasi dengn sistem-sistem lainnya di perusahaan.

Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang

dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen

sistem informasi yang didesain adalah rancangan output, rancangan input, rancangan

database, rancangan kontrol dan rancangan teknologi


4.2. Rancangan Output

Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. lstilah

output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-macam

jenis. Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau

hasil di media lunak (berupa tampilan di layar monitor). Disamping itu output dapat berupa

hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media

seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini

adalah output yang berupa tampilan di media keras atau di layar monitor.

- Tipe Output

Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu :

1. Output Intern (internal output)

Adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini

akan tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau

dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-

laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya.

2. Output Ekstern (external output)

Adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya.

Contoh output ekstern adalah faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain

sebagainya. Banyak output ekstern ini dibuat di formulir yang sudah tercetak

sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya menambahkan bagianbagian

tertentu yang masih harus diisi.

- Format Output

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel

atau pabrik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel. Akan tetapi

sekarang dengan kemampuan teknologi komputer yang dapat menampilkan bentuk grafik,

maka output berupa grafik juga mulai banyak dihasilkan, terutama output untuk keperluan

manajemen tingkat menengah ke atas.

- Langkah-Langkah Rancangan Output Secara Umum

Desain output secara umum ini dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru

Output yang akan didesain dapat ditentukan dari diagram arus data, DAD, sistem baru

yang telah dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses ke

kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya.

2. Menentukan parameter dari output

Setelah output-output yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari

output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari output,

formatnya, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah tembusannya,

distribusinya dan periode output.

4.3. Rancangan Input

Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input device)

yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya. Alat input dapat

digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online input device). Alat

input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya

adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung

adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC

(keytocard), KTT (keytotape) dan KTD (keytodisk).


- Proses Input

Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau

tiga tahapan utama, yaitu :

1. Penangkapan data (data capture).

Merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang

dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan

bukti transaksi.

2. Penyiapan data (data preparation).

Yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh

mesin (machine readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau disk

magnetik)

3. Pemasukan data (data entry)

Merupakan proses membaca atau memasukkan data ke dalam komputer

- Tipe Input

Input dapat dikelompokkan ke dalam :

1. Input ekstern (external input)

Adalah input yang berasal dart luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian,

kwitansi-kwitansi dart luar organisasi.

2. Input intern (internal input)

Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur penjualan,

order penjualan dan lain sebagainya.

Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data

capture input intern.

- Langkah-Langkah Rancangan Input Secara Umum

Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar yang

digunakan untuk menangkap data, kodekode input yang digunakan dan bentuk dari

tampilan input di alat input. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu dilakukan

oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang akan didesain

secara rinci tersebut. Langkahlangkah ini adalah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru

Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.

Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses dan

bentuk tampilan input di alat input yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan

data.

2. Menentukan parameter dari input

Setelah input-input yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari

input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :

- bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian di alat input (dialog layar

terminal).

- sumber input

- jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan distribusinya alat

input yang digunakan

- volume input

- periode input


4.4. Rancangan Database

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak

tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting

di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para

pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system.

Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang

mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan

membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu

organisasi.

Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis adalah

mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem informasi. File-file

database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan

dalam bentuk diagram arus data. Langkah-langkah desain database secara umum adalah

sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru

File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.

2. Menentukan parameter dari file database

Setelah file file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file

selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :

- tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya.

- media file : hard disk, diskette atau pita magnetik

- organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, atau file akses langsung) atau

organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau hubungan field kunci dari file).

4.5. Rancangan Kontrol

Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan,

kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Pengendalian

yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan mencegah atau

menjaga terjadinya hal hal yang tidak diinginkan (kesalahan-kesalahan atau kecurangan-

kecurangan). Pengendalian intern juga dapat digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan

yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi.

Dalam pengembangan suatu sistem informasi, analis dan perancang sistem harus

memikirkan pengendalian yang ada atau yang akan diterapkannya. Sistem informasi

sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang

bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Apabila sistem tersebut

dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga halhal

yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya. Suatu sistem

harus dapat melindungi dirinya sendiri. Pengendalian yang baik merupakan cara bagi suatu

sistem informasi untuk melindungi dirinya dari hal-hal yang merugikan. Pengendalian

dalam sistem informasi dapat dikategorikan lebih lanjut ke dalam pengendalian umum

(general control) dan pengendalian aplikasi (application control).

- Pengendalian Secara Umum

Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi pengolahan data

yang terdiri dari :


1. Pengendalian organisasi

Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas

(segregatian of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibilities)

yang tegas.

2. Pengendalian dokumentasi

Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut :

a. Mempelajari cara mengoperasikan sistem

b. Sebagai bahan training

c. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut

d. Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari

e. Materi acuan bagi pemeriksa sistem

Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa :

a. Dokumentasi prosedur

Dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu,

seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur

pembuatan backup dan restore dan lain sebagainya.

b. Dokumentasi sistem

Menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data yang digambarkan dalam bagan

alir sistem (system flowchart) atau diagram arus data.

c. Dokumentasi program

Menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program

flowchart) atau dalam bentuk tabel keputusan (decision table) atau dalam bentuk

structured chart serta cetakan program. Dokumentasi program sangat dibutuhkan

oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program.

d. Dokumentasi operasi

Berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program.

Dokumentasi ini sangat berguna bagi operator.

e. Dokumentasi data

Berisi definisi-definisi dari itemitem data di dalam database yang digunakan oleh

sistem informasi. Dokumentasi data dapat dalam bentuk Kamus Data. Dokumentasi

data banyak dibutuhkan oleh Database Administrator dan pemeriksa sistem.

3. Pengendalian perangkat keras

Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan pengendalian yang

sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian

ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras

(hardware mulfunction). Pengendalian perangkat keras dapat berupa pemeriksaan pariti

(parity check), pemeriksaan gaung (echo check), pemeriksaan baca setelah rekam (read

after write check), pemeriksaan baca ulang (dual read check), pemeriksaan validitas

(validity check) dan pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check).

4. Pengendalian keamanan fisik

Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan

terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila

pengendalian keamanan fisik tidak dilakukan secara mestinya, maka dapat

mengakibatkan :

- menurunnya operasi kegiatan

- membahayakan sistem

- hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan


- hilangnya harta kekayaan milik perusahaan

5. Pengendalian keamanan data

Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang

tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan tidak diakses oleh orang yang

tidak berhak. Beberapa cara pengendalian telah banyak diterapkan untuk maksud ini,

diantaranya :

- dipergunakan data log

- proteksi file

- pembatasan pengaksesan (access restriction)

- data backup dan recovery

6. Pengendalian komunikasi

Jika sistem informasi menggunakan suatu network komunikasi untuk mentransmisikan

data dari satu tempat ke tempat lain, analis sistem harus memikirkan pengendalian untuk

ini. Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses

mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data

tersebut. Pengendalian ini ditujukan untuk menangani kesalahan transmisi dan

keamanan data sewaktu transmisi.

- Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama proses

pengolahan data berlangsung. Pengendalian aplikasi (application control) dapat

dikategorikan ke dalam :

1. Pengendalian masukan (input control)

Mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap,

terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses

pengolahannya.

2. Pengendalian pengolahan (processing control)

Tujuan dari pengendalian pengolahan ini adalah untuk mencegah kesalahankesalahan

yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke

dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena program aplikasi yang

digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan.

3. Pengendalian keluaran (output control)

Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam

dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk soft copy. Dalam

bentuk hard copy yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk laporan yang dicetak

menggunakan alat cetak (printer) dan dalam bentuk soft copy yang paling umum

adalah berbentuk tampilan di layar terminal.

4.6. Rancangan Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian

dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu perangkat keras

(hardware), perangkat lunak (software) dan teknisi (humanware atau brainware).

- Teknologi Perangkat Keras

Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari :

1. Alat masukan

Alat masukan (input device/input unit/ input equipment) adalah alat yang digunakan


untuk menerima masukan data juga untuk memasukkan program.

2. Alat pemroses

Adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang

dimasukkan lewat alat input yang hasilnya akan ditampilkan di alat output. Alat

pemroses terdiri dari central processor unit (CPU) dan main memory.

3. Alat output

Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam:

a. Tulisan, terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbolsimbol lain

b. Image, di dalam suatu bentuk grafik atau gambar

c. Suara, dalam bentuk musik atau omongan

d. Bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machinereadable form), dalam bentuk

simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti komputer.

4. Simpanan luar.

Simpanan luar dapat digolongkan ke dalam direct access storage device (DSSD) atau

alat simpanan pengaksesan langsung dan sequential access storage device (SASD) atau

alat simpanan pengaksesan urut.

- Teknologi Perangkat Lunak

Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam :

1. Perangkat lunak sistem operasi (operating system)

Yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari

sistem komputer.

2. Perangkat lunak bahasa (language software)

Yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis

dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh

komputer.

3. Perangkat lunak aplikasi (application software)

Yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk

menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.

- Teknologi Komunikasi Data Network adalah jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan sebuah atau

lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi dan alat komunikasi

membentuk satu sistem. Dengan network, komputer yang satu dapat menggunakan data di

komputer yang lain, dapat mencetak laporan di printer komputer yang lain, dapat memberi

berita ke komputer yang lain walaupun berlainan area.

Dalam tahap desain teknologi secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis sistem

adalah mengidentifikasi jenis dari teknologi yang dibutuhkan dan jumlahnya yang

diperlukan oleh sistem informasi.

a. Menentukan jenis teknologi untuk sistem baru

Untuk teknologi perangkat keras, analis sitem harus menentukan terlebih dahulu

peralatan apa yang akan digunakan di masing-masing proses dalam sistem informasi.

Untuk perangkat lunak, analis sistem dapat menentukan terlebih dahulu jenis kebutuhan

dari system software dan application software.

b. Menentukan jumlah dari teknologi.

Untuk perangkat keras, jumlah dari teknologi dapat ditentukan darai waktu yang tersedia

dan waktu standar masingmasing operasi yang akan menggunakan teknologi ini. Untuk

perangkat lunak, jumlah dari teknologi ini dapat ditentukan dari jumlah perangkat keras

yang dibutuhkan.


BAB V

PERANCANGAN SISTEM SECARA TERINCI

5.1. Rancangan Output

Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk

menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk

sistem yang baru. Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan

bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output tersebut. Desain output yang akan

dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan di media keras.

Tujuan Perancangan Output adalah mengubah data menjadi informasi yang

berkualitas dan dapat digunakan. Tujuan akhirnya adalah untuk proses pengambilan

keputusan. Informasi yang berkualitas dan dapat digunakan meliputi hal-hal berikut ini :

Accessibility : easy- to-use interfaces (kemudahan akses)

Timeliness : dibuat sesuai waktu untuk melakukan aksi (ketepatan waktu menghasilkan

informasi)

Relevance : menghindari detail yang berlebihan (sesuai kebutuhan)

Accuracy : bebas dari kesalahan (ketepatan nilai dari informasi)

Usability : sesuai dengan model mental / tipe kognitif user

Perancang output harus menyediakan suatu produk terhadap klien (end user) yang akan

menggunakan laporan. Perancang harus bertanya kepada klien, format output apa yang

sangat membantu dan sangat mungkin untuk digunakan.

- Macam-Macam Bentuk Laporan

1. Laporan Berbentuk Tabel

a) NOTICE REPORT

Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan

ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan agar

permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas, sehingga dapat langsung

ditangani. LAPORAN PENURUNAN PENJUALAN MENURUT

JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987

Contoh. Notice Report


b) EQUIPOISED REPORT

Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya

digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikan informasi yang berisi hal-hal

bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan. LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARU

DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989

Contoh. equipoised report

c) VARIANCE REPORT

Laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan

hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah : LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN

BULAN DESEMBER 1987

Contoh. Variance report

d) COMPARATIVE REPORT

Isi laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya

pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun

berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. NERACA

31 DESEMBER 1988

Contoh. Comparative report


2. Laporan Berbentuk Grafik

a) Bagan Garis

Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau

kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu:

1. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.

2. Dapat menunjukkan beberapa titik.

3. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.

4. Mudah dimengerti.

Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka

akan tampak ruwet.

2. Hanya terbatas pada 2 dimensi.

3. Spasi dapat menyesatkan.

b) Bagan Batang

Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-

batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan batang adalah

sebagai berikut:

1. Baik untuk perbandingan.

2. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.


Kelemahannya:

1. Terbatas hanya pada satu titik saja.

2. Spasi dapat menyesatkan.

c) Bagan Pastel

Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue

pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.

Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.

1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.


Kelemahannya :

1. Penggunaannya terbatas

2. Ketepatannya kurang

3. Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik

a) Bagan garis, b) Bagan batang, c) Bagan pastel


5.2. Pedoman Rancangan Laporan

1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu :

- Judul laporan.

- Tubuh laporan.

- Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grand total.

2. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik,

tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.

3. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin),sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm,

sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.

4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.

5. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal, atau

digaris bawahi.

6. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari

pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti.

7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "". Bila

urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan

dalam urutan yang terpenting.

8. Letakkan informasi yang mendetail di lammpiran dan gunakanlah penunjuk yang

mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi

detail tersebut.

9. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang

mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan

tersebut tidak ada.

10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan

untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.

11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.

12. Laporan harus sederhana tetapi jelas.

13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah dimengerti dan

dipahami oleh pemakainya.

14. Isi laporan harus akurat.

15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang

selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang

menggunakannya.

16. Laporan harus berguna

17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan

5.3. Alat-alat Rancangan Output Terinci

Dua buah alat desain sistem dapat digunakan untuk desain output terinci, yaitu

sebagai berikut :

1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan

suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output di

printer.

2. Kamus Data output yang merupakan pengembangan dari kamus dari arus data.

Kamus Data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang

akan disajikan di laporan.


5.4. Mengatur Tata Letak Isi Output

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari

output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan

pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun

bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari

output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi programmer akan

digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang

diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk menentukan posisi

kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi

output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer

layout chart) dan Kamus Data output.

Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi

harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha

membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input

terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama kali.

Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat

salah bahkan kurang. Pada bab ini akan dibahas desain input terinci untuk perancangan

dokumen dasar dan kodekode yang digunakan untuk input.

5.5. Dokumen Dasar

Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk

menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar

kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar

sangat penting di dalam arus data di sistem informasi. Dokumen dasar ini dapat

membantu di dalam penanganan arus data sebagai berikut :

1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap.

2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat

3. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu

persatu di dalam dokumen dasarnya.

4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir-

formulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau departemen-

departemen yang membutuhkannya.

5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi

yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail (pelacakan pemeriksaan).

6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung backup)dari file-

file data di komputer.

Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut

ini merupakan petunjukpetunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik,

sebagai berikut ini.

1. Kertas yang dipergunakan.

Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan

digunakan, yaitu sebagai berikut ini.

a. Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan.

b. Penampilan dari dokumen dasar.

c. Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani.

d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa oleh


pemakainya).

e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau

mengandung asam).

f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dicetak

dengan mesin.

g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar.

2. Ukuran dari dokumen dasar.

Usahakan ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang standar dan

banyak dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto (81/2" x 11") dan

ukuran folio (81/2" x 14"). Jika dokumen dasar lebih kecil dari ukuran kertas

standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang

kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi 2, dibagi 3, dibagi 4 dan sebagainya.

3. Warna yang digunakan.

Penggunaan warna akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan cepat

dokumen dasar yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang datanya

mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik ini adalah

warna yang cerah. Warnawarna gelap, seperti misalnya biru tua, hijau tua, merah tua,

coklat, ungu, hitam dan lain sebagainya sebaiknya dihindari untuk digunakan.

4. Judul dokumen dasar.

Dokumen dasar harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegunaan dari

dokumen dasar tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi jelas. Bila dokumen

dasar akan digunakan oleh pihak-pihak luar perusahaan, selain judul yang ada, maka

nama perusahaan sebaiknya juga dicantumkan.

5. Nomor dokumen dasar.

Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya. Nomor

dokumen dasar dapat diletakkan di pojok bawah kiri atau di pojok bawah kanan

(jangan di atas kiri, karena tertutup bila distaples dan jangan di atas kanan, karena

dapat membingungkan dengan nomor urut dokumen dasar). Nomor dokumen dasar

ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya. Misalnya nomor

dokumen dasar PJF01 dapat menunjukkan bahwa sumbernya dari departemen

penjualan (ditunjukan oleh kode PJ) dan jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1

(ditunjukkan oleh kode F01)

6. Nomor urut dokumen dasar.

Disamping nomor dokumen dasar, nomor unit dari masingmasing dokumen dasar

biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuan

pengendalian (dapat diketahui bila ada dokumen dasar yang hilang bila nomornya

meloncat), untuk pelacakan pemeriksaan dan untuk pengarsipan.


BAB VI

KAMUS DATA DAN STRUKTUR KODE

6.1. Pengertian Kamus Data

Kamus Data atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah systems

data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi

dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan Kamus Data, analis sistem dapat

mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus Data dibuat pada

tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap

perancangan sistem. Pada tahap analisis, Kamus Data dapat digunakan sebagai alat

komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di

sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan

oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, Kamus Data digunakan untuk

merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus Data dibuat

berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya

ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu

arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di Kamus Data. Gambar berikut ini

menunjukkan hubungam antara DFD dengan Kamus Data.

6.2. Elemen Pada Kamus Data

Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang

dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka Kamus Data harus memuat elemen (hal-

hal) berikut ini.

1. Nama arus data.

Karena Kamus Data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka

nama dari arus data juga harus dicatat di Kamus Data, sehingga mereka yang

membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data

tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di Kamus Data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu

ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau

departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan

langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedang bagian gudang

menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Balk faktur dan tembusan

permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai

struktur yang berbeda.

3. Bentuk data.

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir :

- dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di

suatu dokumen atau formulir;

- hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat

di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan

komputer;

- hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam

bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan bleb proses penerimanya; hasil


suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya

berbentuk suatu variabel;

- dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya

berupa suatu field (item data).

Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau

formulir; dokumen hasil cetakan computer; laporan terecetak; tampilan di layar

monitor; variabel; parameter; field.

Bentuk dari data ini perlu dicatat di Kamus Data, karena dapat digunakan untuk

mengelompokkan Kamus Data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

Kamus Data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau

formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem. Kamus Data yang

mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil

cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan

oleh sistem. Kamus Data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan

di layar monitor akan digunakan juga untuk merancang tampilan layar yang akan

dihasilkan oleh sistem. Kamus Data yang mencatat data yang mengalir dalam

bentuk parameter dan variabel akan digunakan untuk merancang proses dari

program. Kamus Data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen,

formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel

dan field akan digunakan untuk merancang database.

4. Arus data.

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di Kamus Data supaya memudahkan mencari

arus data ini di DFD.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di Kamus

Data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang

arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN

PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari

faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

6. Periode.

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

Kamus Data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data

harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan

laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di Kamus Data adalah tentang volume rata-rata dan

volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata

arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak

menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk

mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan

jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

8. Struktur data.

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di Kamus Data terdiri dari item

item data apa saja.

Contoh:


Kamus Data untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN dapat

dibuat dari DFD sebagai berikut:


6.3. Mendefinisikan Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemenelemen data yang disebut dengan item data,

sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan

nama dari itemitem datanya. Nama dari item data saja yang dicatat di KAMUS DATA

tidaklah cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur data tersebut, seperti

misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat

optional (dapat ada dan dapat tidak ada). Biasanya untuk menunjukkan

informasiinformasi tambahan ini di Kamus Data dipergunakan notasi-notasi sebagai

berikut ini :

Contoh dari penggunaan notasi ini misalnya adalah arus data LANGGANAN yang

mempunyai struktur data yang dapat ditulis sebagai berikut:

LANGGANAN terdiri dari:

KODE LANGGANAN

NAMA LANGGANAN = NAMA KECIL + (NAMA KELUARGA)

ALAMAT = JALAN + KOTA + KODE POS

(TELP)

PENGECER

GROSIR

BATAS KREDIT * jumlah kredit maksimum yang diijinkan

JUMLAH PIUTANG

Dari struktur data ini dapat diartikan bahwa arus data LANGGANAN

mempunyai elemenelemen data KODE LANGGANAN, NAMA

LANGGANAN yang terdiri dari NAMA KECIL dan NAMA KELUARGA

(optional, dapat ada dan dapat tidak ada), ALAMAT yang terdiri dari

JALAN, KOTA dan KODE POS, TELP (optional), jenis langganan apakah

salah satu dari PENGECER atau GROSIR, BATAS KREDIT yang

menunjukkan jumlah kredit maksimum yang diijinkan dan JUMLAH

PIUTANG.

Walaupun notasi untuk menggambarkan suatu struktur data ini cukup popular

dan banyak dibahas di buku-buku dan cukup mudah bagi analis sistem, tetapi

kenyataannya notasi ini tidaklah begitu mudah bagi pemakai sistem untuk

memahaminya. Kekurangan lainnya dari penggunaan notasi ini adalah tidak


menjelaskan tipe dari item datanya (apakah numerik, alphanumerik, alphabetik,

logicaldan lain sebagainya), tidak menjelaskan lebar dari datanya (maksimum berapa

digit atau berapa karakter) serta tidak menjelaskan jangkauan nilai data yang diijinkan.

Keterangan-keterangan ini sangat perlu dalam tahap perancangan sistem, terutama

dalam perancangan database.

6.4. Struktur Kode

Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke

dalam komputer, dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan

dengannya. Kode dapat terdiri dari kumpulan angka, huruf, karakter-karakter khusus

(misalnya %, /, #, $, &, :, dsb), simbol kode batang (bar code), warna, dan suara.

- Petunjuk Pembuatan Kode

Beberapa kemungkinan susunan angka, huruf, dan karakter-karakter khusus dapat

dirancang ke dalam bentuk kode. Di dalam merancang suatu kode hal-hal berikut ini

perlu diperhatikan:

- Harus mudah diingat

Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan

kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya. Misalnya QGX328

untuk matakuliah sistem informasi akan sangat sulit untuk diingat. Kode yang

terlalu panjang sebaiknya dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih pendek.

Misalnya kode 033614625035 akan lebih mudah diingat bila ditulis 033-614-625-

035

- Harus Unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak

ada kode yang kembar.

- Harus fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau

penambahan item baru apat tetap diwakili oleh kode.

- Harus Efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam

disimpanan luar komputer. Misalnya panjang dari kode cukup sepanjnag 4 digit saja

dan tidak akan efisien bila dipergunakan kode yang lebih dari 4 digit.

- Harus Konsisten

Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

Misalnya perusahaan hanya membeli barang dagangan dari seseorang pemasok saja,

maka dapat dipergunakan kode-kode barang yang sudah dipergunakan oleh

pemasok.

- Harus distandardisasi

Kode harus standardisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi.

Kode yang tidak standar akan melibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat

cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang mengunakan kode tersebut.

Misalnya kode untuk tanggal harus standar, yaitu tanggal, bulan dan tahun atau

bulan, tanggal dan tahun.

- Spasi dihindari

Spasi didalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan

didalam menggunakannya.

- Hindari karakter yang mirip


Karakter - karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya

tidak digunakan dalam kode. Misalnya huruf O, I, Z, S dan V dapat

membingungkan dengan angka 0, 1, 2, 5 dan huruf U

- Panjang kode harus sama

Masing - masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama. Misalnya

panjang dari kode adalah 6 digit, maka kode 8210E sebaiknya ditulis 08210E

- Tipe Kode

Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem informasi.

Tipe kode tersebut adalah :

a. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)

Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode ini dibuat

dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan

diwakili oleh kode ini. Umumnya kode mnemonik menggunakan huruf. Akan

tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka. Kebaikan dari kode ini

adalah mudah diingat, dan kelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu

panjang.

Contoh : P = Pria; W = Wanita.

b. Kode Urut (Sequential Code)

Kode urut disebut juga kode seri (serial code), merupakan kode yang nilainya urut

antara satu kode dengan kode berikutnya.

Contoh : 001 Kas

002 Piutang Dagang

003 Persediaan Produk Selesai

004 Persediaan Produk Dalam Proses

005 Persediaan Bahan Baku

c. Kode Blok (Block Code)

Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang

mencerminkan satu klasifikasi tertentu atau dasar pemakaian maksimum yang

diharapkan.

Contoh :

Dari blok-blok kode untuk masing-masing kelompok rekening utama, maka

rekening-rekening AKTIVA LANCAR dapat mempunyai kode diantara 1000

sampai dengan 1999 sebagai berikut :

1000 Kas

1100 Piutang Dagang

1200 Persediaan Produk Selesai

1210 Persediaan Produk Dalam Proses

1220 Persediaan Bahan Baku


d. Kode Group (Group Code)

Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode

mempunyai arti. Kalau anda mengamati buku – buku teks, maka akan terlihat

suatu kode yang disebut dengan ISBN(International Standard Book Number) yang

terdiri dari 10 digit terbagi dalam 4 field. ISBN merupakan kode group yang

masing – masing field mempunyai arti tertentu.

Contoh : Kode ISBN, NPM

e. Kode Desimal (Decimal Code)

Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai

dari angka 0 .. .9, atau 00 .. 99, tergantung dari banyaknya kelompok.

Contoh :

00 Aktiva Lancar

00100 Kas

00200 Piutang dagang

00300 Persediaan produk selesai.

01 Aktiva Tetap

01100 Tanah

01200 Bangunan Kantor

Contoh Pembuatan Struktur Kode


BAB VII

ANALISA RANCANGAN PROGRAM

7.1. Bagan Alir (Flowchart)

Bagan alir (flowchart) adalah bagan(chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam

program atau prosedur sistem secara logika. Flowchart adalah bagan yang

menggambarkan urutan instruksi untuk proses dengan komputer dan hubungan antara

suatu proses dengan proses lainnya dengan menggunakan simbol. Flowchart tidak

digunakan untuk menggambarkan urutan langkah untuk memecahkan masalah, tetapi

hanya untuk menggambarkan prosedur dalam sistem yang dibentuk. Bagan alir

digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu

akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti

pedoman-pedoman sebagai berikut :

1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari

suatu halaman.

2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.

4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang

mewakili suatu pekerjaan, misalnya:

"Persiapkan" dokumen

"Hitung" gaji 5. Masing-masing kegiatan dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya.

6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan

dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.

Simbol Simbol Flowchart


Kegunaan flowchart sama seperti halnya algoritma yaitu untuk menuliskan alur program

tetapi dalam bentuk gambar atau symbol.

a. Jenis jenis Flowchart

Ada 2 macam bagan alir yang akan dibahas di modul ini, yaitu sebagai berikut ini :

a. Bagan alir program (program flowchart).

b. Bagan alir sistem (systems flowchart).

a. Program Flowchart

Bagan alir program (program flow chart) merupakan bagan yang menjelaskan secara

rinci langkah langkah dari proses program. Bagan ini memperlihatkan urutan dan

hubungan proses dalam suatu program. Dengan adanya program flowchart maka urutan

proses di program menjadi lebih jelas, jika ada penambahan proses, maka dapat

dilakukan lebih mudah. Contoh program flowchart mencetak bilangan 1 sampai 10

seperti gambar berikut ini,

Contoh 1 Contoh 2


Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program

(program logic flow chart) dan bagan alir program komputer terinci (detail ed computer

program flow chart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-

tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alir logika program ini

dipersiapkan oleh analis sistem.

Dari contoh flowchart di atas terlihat bahwa program flowchart memberikan gambaran

secara rinci tentang urutan instrukdi yang disusun oleh pemrograman untuk diterapkan

ke computer. Setelah flowchart selesai disusun selanjutnya diterjemahkan ke bentuk

program dengan bahasa pemrograman, seperti, BASIC, PASCAL, dll.

b. Sistem Flowchart

Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus

pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari

prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang

dikerjakan di sistem. Bagan ini memperlihatkan urutan prosedur dan proses dari

beberapa file di dalam media tertentu. Melalui flowchart ini dapat terlihat jenis media

penyimpanan yang dipakai dalam pengolahan data. Selain itu juga menggambarkan file

yang dipakai sebagai input maupun output.

Contoh Sistem flowchart seperti gambar berikut ini,

Contoh 1 Contoh 2

Dari contoh flowchart di atas terlihat bahwa system flowchart menggambarkan

hubungan antara suatu file dengan file lainnya dan juga menggambarkan media yang

dipakai untuk setiap file. Jadi sistem flowchart dapat memberikan gambaran umum

mengenai sistem pengolahan data.


7.2. Bagan terstruktur (Structured Chart)

Bagan Terstruktur adalah mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari

sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul. Simbol Simbol

Dasar dari bagan terstruktur adalah sebagai berikut :

Terdapat dua model bagan terstruktur yaitu :

1. Transformed center, bagan ini menggambarkan sistem dalam tiga cabang.

- Cabang input (Afferent Branch) cabang yang akan menerima input dan

menentukan status input untuk siap diproses.

- Cabang proses (Transform Branch) cabang yang akan melakukan fungsi

utama dari sistem, yaitu memproses input yang dikirim dari cabang input.

- Cabang output (Efferent Branch) cabang yang akan memformat data menjadi

output.

Gambar dibawah ini mengilustrasikan bagan terstruktur, model dengan satu input

data A yang dimasukkan, diproses (ditransformasikan) menjadi data B yang

kemudian ditampilkan.

Contoh bagan struktur (Structure Chart) dengan model Transformed-centered :


2. Transaction centered, bagan ini menggambarkan suatu sistem yang menangani

beberapa tipe transaksi yang mempunyai jalur berbeda. Pada gambar dibawah ini

terdapat tiga buah proses. Masing-masing proses mengedit data secara terpisah yang

kemudian digunakan untuk update file induk yang juga berbeda. Setelah semua file-

file di-update, kemudian suatu jurnal dicetak untuk menunjukkan rincian dari masing-

masing transaksi berserta isi dari masing-masing record file induk sebelum dan

sesudah proses update.

Contoh transaction centered

7.3. Struktur English Dan Pseudocode

Structured English (SE) merupakan alat yang cukup efisien untuk menggambarkan

suatu algoritma. Pseudocode merupakan alternatif dari Structured English. Structured

English mirip dengan pseudocode. Karena kemiripan ini, maka SE dan pseudocode

sering dianggap sama. Structured English berbasiskan bahasa Inggris sehingga lebih

tepat digunakan untuk menggambarkan suatu algoritma yang akan dikomunikasikan

kepada pemakai sistem. Bentuk lain dari Structured English adalah structured Indonesia

yang berbasiskan bahasa Indonesia.

Pseudo berarti imitasi atau mirip atau menyerupai dab code menunjukan kode dari

program, berarti pseudocode adalah kode yang mirip dengan instruksi kode program

yang sebenarnya. Pseudocode berbasis pada bahasa pemrograman yang sesungguhnya

seperti COBOL, FORTRAN atau PASCAL. Sehingga lebih tepat digunakan untuk

menggambarkan algoritma yang akan dikomunikasikan kepada programmer.

Pseudocode akan memudahkan programmer untuk memahami dan menggunkannya,

karena mirip dengan kode-kode program sebenarnya. Pseudocode lebih terinci

dibandingkan dengan Structured English, seperti menjelaskan juga tentang pemberian

nilai awal dari suatu variabel, membuka dan menutup file, subscript atau tipe-tipe data

yang digunakan (misalnya real, integer, boolean) yang tidak disebutkan di Structured

English. Keterbatasan Structured English dan pseudocode adalah kurang baik untuk

menggambarkan algoritma yang banyak mengandung penyeleksian kondisi atau

keputusan (decision). Bagan Alir (Flowchart), Tabel Keputusan (decision Table) dan

Pohon Keputusan (Decision Tree) merupakan alat yang baik untuk menggambarkan

keputusan yang komplek.


Struktur English terdiri dari 3 macam struktur, yakni :

1. Struktur Urut (sequence structure)

2. Struktur Keputusan (decision structure)

3. Struktur Iterasi (iteration structure)

a. Struktur Urut

Struktur nini terdiri dari sebuah instruksi atau blok dari instruksi yang tidak

mempunyai perulangan atau keputusan di dalalamnya. Strukture ini disebut juga

struktur urut sederhana (simple sequence structure). Struktur ini semata-mata henya

berisi langkah-langkah yang urut saja, satu diikuti yang lainnya.

Contoh :

Structured Indonesia Baca data Jam-kerja

Hitung Gaji adalah Jam-kerja dikalikan Tarip

Tampilkan Gaji

Pseudocode Baca data Jam-kerja dari keyboard

Hitung Gaji = Jam-kerja * Tarip

Tampilkan Gaji di monitor

Kumpulan dari instruksi ini dapat juga dijadikan dalam suatu modul yang diberi

nama, misalkan PROSES-GAJI. Untuk menuliskan pseudocode yang memanggil

modul ini dapat ditulis DO PROSES-GAJI.

Pseudocode dapat ditulis lebih terinci didasarkan pada suatu bahasa pemrograman

tertentu. Misalnya BASIC.

Read Jam-kerja

Let Gaji = Jam-kerja * Tarip

Print Gaji

Pseudocode juga menunjukan proses membuka atau menutup file, meninisialisasi

nilai awal dan lain sebaginya yang tidak di sebutkan di Structured English atau

Structured Indonesia.

Contoh :

Hitung = 0

Hitung Hitung + Kuantitas

Hitung = 0 merupakan pemberian nilai awal 0 ke variabel Hitung.

b. Struktur Keputusan

Decision Structure (struktur keputusan) atau Selection Structure (struktur seleksi)

terdiri atas :

1. If - Then

2. If - Then - Else

3. Case

Struktur If - Then Structured English

If kondisi

Then tindakan

Structured Indonesia

Jika kondisi


maka tindakan

contoh : If Nilai lebih besar dari 60

Then tambah 1 ke Lulus

atau

Jika Nilai lebih besar dari 60

Maka tambah 1 ke Lulus

Pseudocode If kondisi Then

tindakan

Endif

Struktur If - Then - Else Structured English

If kondisi

Then tindakan-1

Else tindakan-2


Jika kondisi

Maka tindakan-1

Selainnya tindakan-2

Contoh : Jika Nilai lebih besar dari 60

Maka tambahkan 1 ke Lulus

Selainya tambahkan 1 ke Ulang

Pseudocode If kondisi Then

tindakan-1

Else

tindakan-2

Endif

Contoh : If Nilai > 60 Then

Lulus = Lulus + 1

Else

Ulang = Ulang + 1

Endif

Struktur Case Structured English

If kasus-1

Then tindakan-1

Else If kasus-2

Then tindakan-2

Else If kasus-3

Then tindakan-3

Else .....


Structured Indonesia Jika kasus-1

Maka tindakan-1

Selainnya JIka kasus-2

Maka tindakan-2

Selainnya JIka kasus-3

Maka tindakan-3

Selainya .....

Contoh :

Jika Umur kurang atau sama dengan 5

Maka Tunjangan adalah 5000

Selainya Jika Umur lebih dari 5 dan kurang dari 10


Selainya Umur lebih besar atau sama dengan 10


atau

Pilih kasus Umur

kurang atau sama dengan 5 maka Tunjangan adalah 5000

lebih dari 5 dan kurang dari 10 maka Tunjangan adalah 15000

lebih besar atau sama dengan 10 maka Tunjangan adalah 25000

Pseudocode Select kasus

Case (nilai-1) Perform tindakan-1



.........

Default Case Perform tindakan-n

Endselect

Contoh : Select Umur

Case (<=5) Perform Tunjangan = 5000

Case (> 5 dan < 10) Perform Tunjangan = 15000

Case (>= 10) Perform Tunjangan = 25000

Endselect

c. Iteration Structure Iteration Structure (struktur iterasi) atau Loop Structure (struktur Perulangan)

diterapkan pada situasi suatu instruksi atau group dari intruksi yang diproses

berulangkali sampai kondisi yang diinginkan sudah dipenuhi. Struktur ini terdiri atas

Struktur For, Struktur Repeat, dan Struktur Do-While

- Struktur For Structured English

For each item

tindakan


Untuk masing-masing item

tindakan


Contoh :

Baca Jumlah-barang

Untuk masing-masing barang

Baca Nilai-penjualan (Unit dan Harga)

Hitung Nilai-barang yaitu Unit dikalikan Harga

Tampilkan dalam satu baris hasilnya

Hitung Jumlah

Tampilkan nilai Jumlah

Pseudocode

Do indeks = awal To ahir

Perform tindakan

Enddo

Contoh :

Jumlah = 0

Baca Jumlah-barang dari monitor

Do I = 1 to Jumlah-barang

Read data Unit dan Harga dari Monitor

Nilai-barang = Unit * Harga

Tampilkan baris laporan di printer

Jumlah = Jumlah + Nilai-barang

Enddo

Tampilkan Jumlah di printer

- Struktur Repeat Structured English

Repeat Until kondisi

tindakan


Ulangi Hingga kondisi

tindakan

contoh :

Ulangi Hingga akhir dari file

Baca record dari file

Pseudocode

Repeat

Perform tindakan

Until kondisi

Contoh : Baca record pertama dari file

Repeat

If unit-terima > 0 then

Sisa = Awal + Terima

else

Sisa = Awal

endif

If Jual > 0 Then

Akhir = Sisa - Jual

Else


Akhir = Sisa

endif


Baca record selanjutnya dari file

Until akhir dari file

- Struktur Do-While Struktur ini jarang digunakan di Structure English dan banyak digunakan di

pseudocode. Bentuk umumnya adalah :

While kondisi Do

Perform tindakan

Endwhile

Contoh : Baca record pertama dari file

While belum akhir dari file Do

If unit-terima > 0 then

Sisa = Awal + Terima

else

Sisa = Awal

endif

If Jual > 0 Then

Akhir = Sisa - Jual

Else

Akhir = Sisa

endif


Baca record selanjutnya dari file

Endwhile

7.4. Tabel Keputusan (Decision Table)

Tabel keputusan adalah tabel yang digunakan sebagai alat bantu untuk

menyelesaikan logika didalam program yang terdiri dari baris dan kolom. Tabel

Keputusan terdiri dari 4 bagian utama, yaitu :

1. Condition stub: berisi kondisi-kondisi yang akan diseleksi.

2. Condition entry: Berisi kemungkinan-kemungkinan dari kondisi yang diseleksi, yaitu

terpenuhi(diberi simbol ‟Y‟) dan tidak terpenuhi(diberi simbol „T‟) setiap kondisi

yang diseleksi akan mempunyai dua kemungkinan kejadian, yaitu terpenuhi dan

tidak terpenuhi. Bila ada x kondisi yang diseleksi, maka akan terdapat N

kemungkinan kejadian, yaitu sebesar N = 2 X.

3. Action stub : Berisi pernyataan – pernyataan yang akan dikerjakan baik kondisi yang

diseleksi terpenuhi maupun tidak terpenuhi.

4. Action entry : digunakan untuk memberi tanda tindakan mana yang akan dilakukan

dan dimana yang tidak akan dilakukan.

Contoh langkah-langkah membuat Tabel keputusan :

Proses Pemesanan :

Potongan akan diberikan apabila pesanan barang melebihi atau sama dengan batas unit

minimal pesanan (batas minimal pesanan untuk mendapatkan potongan). Potongan ini

hanya berlaku bagi Dealer. Bila unit persediaan di gudang mencukupi, maka pesanan


akan dikirim semuanya tetapi apabila unit barang persediaan tidak mencukupi, maka

yang dikirim adalah unit barang yang ada dan kemudian dibuatkan catatan mengenai

kekurangannya (back order).

1. Menentukan kondisi yang akan diseleksi

Dari contoh diatas, terdapat 3 (tiga) kondisi yang akan diseleksi yaitu :

a. Apakah unit dipesan>= unit minimum potongan?

b. Apakah pemesannya dealer?

c. Apakah unit persediaan mencukupi?

2. Menentukan jumlah kemungkinan kejadian yang akan terjadi, yaitu sebanyak N=2n

=

2 3

= 8

3. Menentukan tindakan yang akan dilakukan. Dari contoh diatas, terdapat 5 (lima)

tindakan yang akan dilakukan yaitu :

a. Mendapatkan potongan

b. Tidak mendapat potongan

c. Kirim semua yang dipesan

d. Kirim yang ada saja

e. Buat catatan kekurangannya.

4. Mengisi Condition entry

Condition entry diisi sedemikian rupa sehingga semua kemungkinan kejadian bisa

terwakili, sebagai berikut:

5. Mengisi action entry

Action entry diisi kolom demi kolom dari kolom pertama sampai kolom ke N.

Misalnya untuk kolom yang pertama, semua kondisi terpenuhi, yaitu unit yang

dipesan melebihi unit minimum potongan, pemesannya adalah dealer dan unit

persediaan mencukupi, maka tindakan yang akan dilakukan adalah mendapatkan

potongan dan kirim semua yang dipesan. Pada kolom pertama ini kemudian baris

tindakan mendapatkan potongan dan baris tindakan kirim semua yang dipesan diberi

tanda sembarang(misalnya „X‟). Lakukanlah dengan cara yang sama sampai kolom

ke N. Akhirnya tabel keputusan tersebut akan berisi sebagai berikut:


Kolom nomer 5 dan 7 dapat digabung, karena tindakannya sama. Demikian juga

kolom 6 dan 8 dapat juga digabung, sehingga tabel keputusan menjadi:

Tampak kolom 5 dan 7 serta kolom 6 dan 8 hasil gabungan menunjukkan baik itu dealer

maupun tidak sudah tidak berpengaruh lagi, karena unit yang dipesan sudah lebih kecil

dari unit minimum yang sudah mendapatkan potongan.

7.5. Bagan HIPO

HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-Output): merupakan metodologi yang

dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi

program. Akan tetapi sekarang, HIPO juga banyak digunakan sebagai alat disain dan

teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem.

Sasaran HIPO, yaitu :

a. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi dari sistem

b. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program

c. Untuk menyediakan penjelasan dari Input dan Output pada masing-masing tiap

tingkatan dari HIPO.

d. Untuk menyediakan Ouput yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan

pemakai.

Diagram dalam paket HIPO

a. Visual Table Contents (VTOC): menggambarkan hubungan dari fungsi-fungsi di

sistem secara berjenjang. Bentuknya mirip seperti topology Tree (pohon) dalam

model topology.

Contoh :

Gambar N.1. VTOC

Gambar N.1 menunjukkan ada 7 buah fungsi didalam sistem

- Fungsi dengan nomor 1.0, 2.0, 3.0 merupakan tingkatan yg tertinggi

- Fungsi 2.1 dan 2.2 merupakan fungsi dibawah fungsi 2.0

- Fungsi 2.2.1 dan 2.2.2 merupakan fungsi dibawah fungsi 2.2

b. Overview Diagram: menunjukkan secara garis besar hubungan dari input, proses, dan

output. Bagian input menunjukkan item-item data yang akan digunakan oleh bagian


proses. Bagian proses berisi sejumlah langkah-langkah yang menggambarkan kerja

dari fungsi. Bagian output berisi dengan item-item data yang dihasilkan atau

dimodofikasi oleh langkah-langkah proses. Contohnya seperti gambar berikut ini,

Gambar Overview Diagram

c. Detail Diagrams: merupakan diagram tingkatan yang paling rendah di diagram HIPO.

Diagram ini berisi dengan elemen-elemen dasar dari paket yang menggambarkan

secara rinci kerja dari fungsi. Contoh Detail Diagram adalah seperti berikut ini,

Gambar Detail Diagram


Contoh HIPO Diagram


BAB VIII

ANALISA BIAYA DAN MANFAAT

8.1. Komponen Biaya Dan Manfaat

Analisa biaya dan manfaat (cost/benefit analysis) adalah teknik yang digunakan

untuk menilai layak atau tidaknya suatu sistem informasi yang dikembangkan. Teknik

ini disebut juga dengan analisis biaya/efektivitas (cost/effectiveness analysis). Tujuan

dari analisa biaya dan manfaat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada user

apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan dengan

biaya yang dikeluarkan. Komponen Analisa Biaya dan Manfaat terbagi atas komponen

biaya dan komponen manfaat

- Komponen Biaya

Biaya biaya dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Biaya pengadaan (procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan

dengan memperoleh perangkat keras. Yang termasuk biaya pengadaan ini adalah

sebagai berikut ini:

a. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras

b. Biaya pembelian atau sewa beli perangkat keras

c. Biaya instalasi perangkat keras

d. Biaya ruangan untuk perangkat keras(perbaikan ruangan,pemasangan AC)

e. Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras

f. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadan perangkat

keras.

Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-

tahun pertama sebelum sistem dioperasikan.

2. Biaya persiapan operasi ( start-up cost) berhubungan dengan semua biaya untuk

membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya-biaya persiapan awal

adalah sebagai berikut ini:

a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem

b. Biaya instalasi perangkat komunikasi

c. Biaya persiapan personil

d. Biaya reorganisasi

e. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi

Biaya-biaya persiapan operasi ini juga biasanya merupakan biaya-biaya yang terjadi

diawal-awal tahun sebelum sistem dioperasikan

3. Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan biaya-biaya untuk

mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk dengan biaya-biaya

proyek adalah sebagai berikut ini:

a. Biaya dalam tahap analisis sistem

1) Biaya untuk mengumpulkan data

2) Biaya dokumentasi

3) Biaya rapat


4) Biaya staff analis

5) Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem

b. Biaya dalam tahap desain sistem

1) Biaya dokumentasi

2) Biaya rapat

3) Biaya staff analis

4) Biaya staff pemrogram

5) Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi

6) Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap desain sistem.

c. Biaya dalam tahapan penerapan sistem

1) Biaya pembuatan formulir baru

2) Biaya konversi data

3) Biaya latihan personel

4) Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan sistem.

Bila sistem dikembangkan oleh konsultan diluar perusahaan, maka akan terjadi

tambahan biaya pengembangan sistem lainnya, yaitu biaya honor konsultan.

4. Biaya operasi (ongoing cost) dan biaya perawatan (maintenance cost). Biaya operasi

adalah biaya – biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem

dapat beroperasi. Biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat

sistem dalam masa operasinya.

Yang termasuk biaya operasi dan biaya perawatan sistem adalah sebagai berikut ini:

1) Biaya personil(operator,bagian adminitrasi,pustakawan data,pengawas data).

2) Biaya overhead(pemakaian telpon,listrik,asuransi,keamanan,suplies)

3) Biaya perawatan perangkat keras(reparasi,service)

4) Biaya perawatan perangkat lunak(modifikasi program, penambahan modul

program)

5) Biaya perawatan peralatan dan fasilitas

6) Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem

7) Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem

8) Biaya depresiasi(penyusutan)

- Komponen Manfaat

Manfaat dari suatu sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk

keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud (intangble

benefits). Keuntungan brujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan-

penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat diukur

secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berwujud diantaranya

adalah sebagai berikut:

- Pengurangan-pengurangan biaya operasi

- Pengurangan kesalahan-kesalhan proses

- Pengurangan biaya telekomunikasi

- Peningkatan penjualan

- Pengurangan biaya persediaan

- Pengurangan kredit tak tertagih


Keuntungan tak berujud adalah keuntungan-keuntungan yang sulit atau tidak mungkin

diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan – keuntungan ini diantranya adalah

sebagai berikut ini:

- Peningkatan pelayanan lebih baik kepada langanan

- Peningkatan kepuasan kerja personil

- Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik

8.2. Metode Analisis Biaya/Manfaat

Di dalam menganalisa suatu investasi terdapat dua lairan kas, yaitu aliran kas

keluar (cash outflow) dan aliran kas masuk (cas inflow). Untuk aliran kas masuk sering

dihubungkan dengan proceed, yaitu keuntungan bersih sesudah pajak ditambah dengan

depresiasi. Untuk melakukan analisis biaya/manfaat digunakan metode:

- Metode periode pengembalian (payback period)

Yaitu metode dengan menggunakan penilaian suatu proyek investasi dengan dasar

lamanya investasi tersebut dapat ditutup dengan aliran-aliran kas masuk.

- Metode pengembalian investasi (return of investmen)

Digunakan untuk pengembalian investasi yang digunakan untuk mengukur

prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang

dikeluarkan. Rumus metode ini adalah :

- Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value Method) Metode nilai sekarang bersih merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu

dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi

cash inflow atau arus dari uang. Berbeda dengan metode payback period dan return

on investment yang tidak memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of

money) atau time preference of money. Dalam metode ini satu rupiah nilai uang

sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari, karena uang

tersebut dapat diinvestasikan atau ditabung atau didepositokan dalam jangka waktu

tertentu dan akan mendapatkan tambahan keuntungan dari bunga. Net present value

dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan tingkat

bunga diskonto. Besarnya NPV dirumuskan sebagai berikut :

Jika NPV>0, maka investasi menguntungkan dan dapat diterima

Keterangan :

TM : Total Manfaat

TB : Total Biaya

Keterangan :

PP : Periode Pengembalian

NP : Nilai Proyek

P : Proceed

Keterangan :

NPV : Net Present Value

i : Tingkat Bung

n : Umur Proyek


- Metode Tingkat Pengembalian Internal

Metode yang juga memperhatikan nilai waktu dari uang, dimana yang dihitung

adalah tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah ni nilai sekarang dari tiap

proceed yang didiskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama besarnya dengan

nilai sekarang dari initial cashflow (nilai proyek). Rumus metode ini adalah sebagai

berikut :

Keterangan :

STUDI KASUS :

1. Suatu Proyek Sistem Informasi memiliki Nilai Proyek (NP) sebesar Rp. 50.000.000.-,

dengan umur ekonomis proyek selama 4 th, dimana proceed tetap yaitu Rp.

65.000.000.-setiap tahun. Tentukan nilai Periode Pengembaliannya.

2. Suatu Proyek Sistem Informasi memiliki Nilai Proyek (NP) sebesar Rp. 180.000.000.

dengan umur ekonomis proyek selama 4 th, serta tingkat bunga sebesar 21% dimana

proceed / cash inflow setiap tahunnya adalah sbb :

P th-1 35.000.000.-

P th-2 48.000.000.-

P th-3 61.000.000.-

P th-4 74.000.000.-

Sedangkan manfaat setiap tahunnya adalah sbb :

M th-1 48.000.000.-

M th-2 63.000.000.-

M th-3 78.000.000.-

M th-4 93.000.000.-

Sedangkan biaya setiap tahunnya adalah sbb :

B th-0 180.000.000.-

B th-1 33.000.000.-

B th-2 40.000.000.-

B th-3 53.000.000.-

B th-4 68.000.000.-

Tentukan :

a.Payback Period (Periode Pengembaliannya) !

b.Return Of Investmen (Pengembalian Investasi) !

c.Net Present Value (Nilai Sekarang Bersih) !


JAWABAN :

1. Dari soal nomor 1 diatas, Sebuah Proyek Sistem Informasi bernilai Rp.

150.000.000,-. Dan proceed/cash inflow tiap tahunnya adalah sama, yaitu sebesar

Rp. 65.000.000,-. - Metode Periode Pengembalian (PP):

PP = NP/P

Keterangan

PP : Periode Pengembalian

NP : Nilai Proyek

P : Proceed

Maka PP adalah :

Rp. 150.000.000 / Rp. 65.000.000,

= 2,30769230769230

Maka periode pengembalian investasi ini adalah :

Rp. 150.000.000,-/Rp. 65.000.000,- = 2,30769230769230

atau 2,31 tahun.

Ini berarti proyek investasi sistem informasi tersebut akan tertutup dalam waktu 2

tahun 3 bulan 1 hari.

2. a. Rumus Metode Periode Pengembalian (Payback Period Method / PP)

Bila cash inflow tiap tahun tidak sama besarnya, maka harus dihitung satu-

persatu sebagai berikut :

Berdasarkan data pada Lampiran-01 pada soal nomor 2, nilai proyek sistem

informasi adalah Rp. 180.000.000,-,dan umur ekonomis proyek tersebut adalah 4

tahun dan cash inflow setiap tahunnya adalah seperti berikut ini :

cash inflow tahun 1 sebesar Rp. 35.000.000,-




Maka payback period untuk investasi sistem informasi manajemen ini adalah :

Nilai investasi = Rp. 180.000.000,-

cash inflow tahun 1 = Rp. 35.000.000,-

Sisa investasi tahun 2 = Rp. 145.000.000,-

cash inflow tahun 2 = Rp. 48.000.000,-

Sisa investasi tahun 3 = Rp. 97.000.000,-

Sisa investasi tahun 3 sebesar Rp. 97.000.000,- terbuka oleh sebagian dari cash

inflow tahun 3 sebesar Rp. 61.000.000,-, yaitu

Rp. 97.000.000,- / Rp. 61.000.000,- = 1,59016393442623 atau 1,6 bagian.

Kesimpulannya adalah bahwa payback period investasi ini adalah 1 tahun 6

bulan. Dan kelayakan dari investasi ini dapat dilakukan dengan membandingkan

payback period yang ada dengan maximum payback period yang dianggap layak

yang telah tetapkan sebelumnya. Misalnya maximum payback period adalah 3

tahun, berarti investasi ini diterima.


b. Rumus Metode Pengembalian Investasi (Return Of Investmen / ROI) :

Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat

yang dihasilkan oleh suatu proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya.

Sedangkan return on investment dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan

rumus:

Keterangan :

TM : Total Manfaat

TB : Total Biaya

Berdasarkan data pada Lampiran-02 dan Data Lampiran - 03, diketahui bahwa total

manfaat dari Proyek Pengembangan Sistem Informasi dari Proyek tersebut adalah :

Manfaat tahun ke 1 = Rp. 48.000.000,-




Total Manfaat = Rp. 282.000.000,-

Sedang total biaya yang dikeluarkan adalah:

Biaya tahun ke 0 = Rp. 180.000.000,-

Biaya tahun ke 1 = Rp. 33.000.000,-




Total Biaya = Rp. 374.000.000,-

ROI untuk proyek ini adalah sebesar :

= ((Rp. 282.000.000,- – Rp. 374.000.000,-)/ Rp. 374.000.000,-) x 100%

= ((- Rp.92.000.000,-) / Rp. 374.000.000,-) x 100 %

= - 0,2459893048128342 x 100 %

= - 24,6 %

Apabila suatu proyek investasi mempunyai ROI lebih besar dari 0 maka proyek

tersebut dapat diterima. Pada proyek ini nilai ROI nya adalah - ,2459893048128342

atau -24,6%, ini berarti proyek ini tidak diterima, karena proyek ini akan

memberikan kerugian sebesar - 24,6 % dari total biaya investasinya.

c. Rumus Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value Method / NPV)

Metode nilai sekarang bersih merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu

dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi

cash inflow atau arus dari uang. Berbeda dengan metode payback period dan return

on investment yang tidak memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of

money) atau time preference of money. Dalam metode ini satu rupiah nilai uang

sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari, karena uang


tersebut dapat diinvestasikan atau ditabung atau didepositokan dalam jangka waktu

tertentu dan akan mendapatkan tambahan keuntungan dari bunga. Net present value

dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan tingkat

bunga diskonto.

Besarnya NPV dirumuskan sebagai berikut :

Keterangan :

NPV = net present value

i = tingkat suku bunga diskonto

n = umur proyek investasi

Bila nilai net present value > 0, berarti investasi menguntungkan dan dapat diterima.

Berdasarkan data Lampiran – 01 pada soal Nomo2r 2, akan coba dihitung besarnya

nilai NPV dengan tingkat suku bunga diskonto yang diasumsikan adalah sebesar

21% pertahun.

NPV = - 180.000.000 + ((35.000.000/(1+0,21)1) + (48.000.000/(1+0,21)2) +

(61.000.000/(1+0,21)3) + (74.000.000/(1+0,21)4))

NPV = - 180.000.000 + ((35.000.000/1,21) + (48.000.000/1,46) +

(61.000.000/1,77) + (74.000.000/(2,14))

NPV = - 180.000.000 + 28.925.619,8 + 32.876.712,3 + 34.463.276,8 +

34.579.439,3

NPV = - 49.154.951,8

Dari hasil perhitungan diatas diketahui bahwa nilai NPV untuk investasi Proyek

Pengembangan Sistem Informasi adalah sebesar Rp. - 49.154.951,8, ini berarti

bahwa nilai NPV proyek tersebut < 0 sehingga proyek tersebut tidak diterima.


DAFTAR PUSTAKA

A. Ziya Aktas. (1987). Structured Analysis & Design of Information Systems, NJ:

Prentice Hall

Burch, J.G. (1992). System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd &

Fraser Publishing Company.

I.T. Hawryszkiewycz. (1991). Introduction Systems Analysis and Design, Second

Edition, Prentice Hall

Jogiyanto, HM. 1995. Analisis dan Disain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur).

Yogyakarta : Penerbit Andi Offsett

John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski (1979). Information Systems :

Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons

Kenneth E. Kendall, Julie E. Kendall. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem Edisi Ke

5 Jilid 2. Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia.

Meilir Page-Jones. (1988). The Practical Guide to Structured Systems Design,

Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall

Prabantoro, Gatot. (2000). Mengukur Kelayakan Ekonomis Proyek Sistem Informasi

Manajemen Menggunakan Metode „Cost & Benefits Analysis‟ Dan Aplikasinya

Dengan MS EXCEL 2000 – Dosen Sistem Informasi Manajemen & Sains

Manajemen STIE Indonesia.

Raymond McLeod, Jr. (1979). Management Information System : A Study of

Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall

Modul pengajaran analisa perancangan sistem informasi

Technology

Transcript of Modul pengajaran analisa perancangan sistem informasi