Modul Les Excel

MODUL PANDUAN MICROSOFT EXCEL 2007

Created by: Muhammad Nafi’urohman (Arie)

0838 2902 4545

Page | 5

BAB 2

Review Tentang Excel

2.1 Mengenal Sel dan Range

Yang disebut sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Misalnya sel A1, berarti

perpotongan antara kolom A baris ke-1, sel G7 berarti perpotongan antara kolom G dengan baris ke-7.

Range adalah sekelompok sel. Misalnya range A1:C3, berarti sekelompok sel dimulai dari A1, A2, A3,

B1, B2, B3 dan C1, C2, C3. Range C3:F6 berarti sel-sel C3, C4, C5, C6, D3, D4, D5, D6 dan E3, E4, E5, E6,

serta F3, F4, F5 dan F6.

2.1.1 Alamat Sel Relatif

Setiap sel memiliki alamat, seperti yang telah disinggung di atas, sel A1, yaitu sel yang berada pada

kolom A baris ke-1. Alamat sel bisa bersifat relative, semi relative, absolute, atau semi absolute.

Alamat sel relative adalah alamat sel yang jika disalin (copy) akan menyesuaikan dengan tempat atau

lokasi yang baru. Perhatikan contoh penerapan alamat sel relative melalui gambar berikut ini. rumus

pada alamat sel F6 yang disalin dari rumus di alamat sel F5 adalah =D6*E6. Setelah disalin pada F7

menjadi =D7*E7. Jika disalin ke sel F8, akan menjadi =D8*E8, dst.

2.1.2 Sel Semi Absolut

Penulisan alamat sel relative berbeda dengan sel semi absolute. Pada sel semi absolute ada tanda $ di

salah satu posisi; kolom atau baris. Dengan kata lain, semi absolute dibagi menjadi dua:

Absolute kolom, misalnya: $A1.

Absolut baris, misalnya: A$1.

Gambar 2.1

Contoh Penerapan Alamat

Sel Relatif



0838 2902 4545

Page | 6

Alamat sel absolute kolom (contoh $A1) jika disalin ke posisi baru, kolom yang bersangkutan selalu

tetap, sedangkan baris akan berubah sesuai dengan posisi baru.

Pada gambar di atas, sel C5, disitu terdapat rumus =$B5+C$4, yaitu menjumlahkan isi sel B5 dengan isi

sel C4. Jika rumus tersebut disalin ke sel D5, rumus akan berubah menjadi =$B5+D$4. Jika disalin lagi

ke sel E5, rumus akan berubah lagi menjadi =$B5+E$4, dst.

Sementara jika rumus di sel C5 disalin ke sel di bawahnya, yaitu sel C6, rumus akan berubah menjadi

=$B6+C$4. Kemudian, jika disalin lagi ke sel C7, rumus akan berubah menjadi =$B7+C$4, dst.

Kesimpulnanya, untuk alamat sel $B5, jika disalin ke kanan, alamat kolom B masih tetap terkunci,

sedangkan untuk alamat sel $4, jika disalin ke sel-sel di bawahnya akan tetap terkunci di baris 4.

2.1.3 Sel Absolut

Beda dengan sel semi absolute, sel absolute berarti sel tersebut baik kolom maupun barisnya terkunci

(absolute kolom dan baris). Sebagai contoh $C$4, jika sel tersebut disalin, posisi baris dan kolomnya

tetap.

Pada sel C7 gambar di atas, terdapat formula =B7*$C$4. Formula tersebut mengandung alamat sel

absolute, yaitu $C$4. Jika formula tersebut disalin ke sel-sel di bawahnya atau bahkan ke sel yang

Gambar 2.2


Sel Semi Absolut

Gambar 2.3


Sel Absolut



0838 2902 4545

Page | 7

berada di kolom lain, misalnya: kolom F, maka alamat sel tersebut akan tetap terkunci, yang berubah

hanya alamat sel relatifnya saja, dalam hal ini adalah B7.

2.1.4 Referensi Sel

Penulisan rumus dalam suatu sel biasanya mengacu ke data yang terdapat dalam sel lain yang biasa

disebut dengan istilah referensi sel.

Penerapan rumus pada contoh studi kasus di atas, mengacu ke suatu sel dalam lembar kerja atau

sheet yang sama. Prinsipnya, rumus pada suatu sel dapat mengacu ke alamat sel yang lain dalam sheet

yang sama, sheet yang beralinan, atau bahkan dalam alamat sel buku kerja atau file yang berbeda.

Prosedur pengisian data dengan referensi alamat sel dalam sheet yang berbeda adalah sebagai

berikut:

1. Pastikan Anda berada di sheet tujuan atau sheet tujuan telah aktif.

2. Arahkan penunjuk sel pada alamat sel yang menjadi tujuan dan ketik tanda = (sama dengan).

3. Klik tab sheet sumber, lalu arahkan penunjuk sel ke alamat sel sumber, akhiri dengan klik

tombol Enter.

Penulisan rumus dengan mengacu ke file lain (dikatakan sebagai referensi eksternal) pada dasarnya

tidak berbeda dengan pembahasan referensi ke sheet lain, seperti telah diajarkan di atas. File atau

buku kerja yang saling berhubungan harus diaktifkan terlebih dahulu, baru referensi antar sel antar

buku kerja dapat dilakukan. Referensi sel bukan hanya dilakukan untuk menyalin isian data suatu sel,

tetapi juga dapat digunakan untuk menuliskan rumus antar sheet atau antar file atau workbook.

2.2 Range

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, bahwa range adalah sel atau sekelompok sel yang ditandai

dengan alamat sel pada posisi kiri atas dan posisi kanan bawah. Bekerja dengan Excel hampir

dipastikan tidak terlepas dari operasi matematika yang pada dasarnya adalah operasi antar sel atau

antar range. Berikut ini penjelasan yang terkait dengan range.

2.2.1 Memilih Range Menggunakan Tombol Shift

Anda dapat memilih atau menyorot suatu range (misalkan: A5:B10) dengan menggunakan tombol

Shift yang ditekan bersamaan dengan mengarahkan tombol anak panah keyboard mulai dari sel A5 ke

sel B10. Cara kedua adalah menekan tombol Shift bersamaan dengan Mouse, dengan cara klik pada sel

A5, tekan tombol Shift dilanjutkan geser Mouse ke sel B10.



0838 2902 4545

Page | 8

2.2.2 Memberi Nama Range

Anda dapat member nama sebuah range (misalkan: B2:B13) yang berisi urutan nama bulan dengan

nama BULAN untuk memudahkan pembacaan suatu data tanpa harus menyebut B2:B13.

Prosedur pemberian nama sebuah range adalah sebagai berikut:

1. Pilih atau sorot range B2:B13

2. Pilih dan klik tombol menu Define Name > Define Name yang terdapat pada group Define

Names dalam ribbon Formulas. Kotak dialog atau jendela New Name ditampilkan.

Lakukan pengisian dan pemilihan data berikut:

Field Name: diisi dengan nama range yang dikehendaki. Jika Anda tidak memberi nama,

isian sel pertama ditawarkan sebagai nama range.

Field Scope: klik drop-down dan pilih penggunaan range tersebut. Workbook yang berarti

berlaku pada semua buku kerja/file atau sheet berarti hanya berlaku untuk sheet

tertentu.

Gambar 2.4

Contoh Range

Gambar 2.5

Menu Define Name

Gambar 2.6

Kotak Dialog atau

Jendela New Name



0838 2902 4545

Page | 9

Field Comment: jika diperlukan (bersifat opsional), Anda dapat memberikan keterangan

tentang range tersebut.

Field Refers to: jika Anda telah memblok range, field ini secara otomatis terisi range

tersebut. Bagian ini digunakan untuk menetapkan range data yang akan diberi nama,

gunakan tombol pemilih untuk menentukannya.

Klik tombol perintah OK, range tersebut telah diberi nama BULAN.

Pemberian nama range selain dengan prosedur

tersebut, juga dapat dilakukan dengan prosedur seperti

dijelaskan melalui gambar berikut ini.

Nama range yang telah anda buat, ditempatkan oleh Excel dalam suatu tempat yang

dinamakan Name Manager. Anda dapat melihat nama range tersebut dengan klik tombol

Name Manager yang terdapat dalam group Define names. Salah satu contoh dapat dilihat

melalui gambar berikut ini.

Gambar 2.7

Memberi Nama

Suatu Range

1. Sorot atau blok range B2:B13

2. Klik drop-down pada Name Box

3. Ketik nama range, akhiri dengan

Menekan tombol Enter

Gambar 2.8

Contoh tampilan

jendela Name manager.



0838 2902 4545

Page | 10

Selain dengan cara di atas, Anda dapat melihat nama range yang telah dibuat dengan klik

drop-down pada Name Box.

2.2.3 Mengubah Isi dan Menghapus Nama Range

Anda dapat mengubah (edit) isi range yang telah diberi nama. Selain itu, nama range yang

tidak diperlukan, dapat dihapus. Untuk mengubah atau menghapus nama range dapat

dilakukan dengan mengaktifkan kotak dialog Name Manager.

Prosedur untuk mengubah isi suatu range yang telah diberi nama adalah sebagai berikut:

1. Aktifkan jendela atau kotak dialog Name Manager dengan klik tombol Name Manager

yang terdapat dalam group Define Names.

2. Pilih nama range yang akan dirubah datanya. Klik tombol perintah Edit (jendela/kotak

dialog Edit Name ditampilkan). Lakukan perubahan pada kotak dialog tersebut, untuk

mengubah range data klik tombol pemilih. Akhiri dengan klik tombol perintah OK.

Prosedur untuk menghapus nama range adalah sebagai berikut:

1. Aktifkan jendela atau kotak dialog Name Manager dengan klik tombol Name Manager

yang terdapat dalam group Define Names.

2. Pilih nama range yang akan dihapus, klik tombol perintah Delete. Excel akan menampilkan

sebuah jendela berisi konfirmasi salah satu contoh dapat dilihat melalui gambar berikut

ini.

3. Klik tombol perintah OK jika akan menghapus nama range atau Cancel jika akan

membatalkan penghapusan nama range.

2.3 Formula dan Rumus

Formula atau rumus adalah instruksi matematis dalam suatu sel/range pada lembar kerja

dengan operator aritmatik +, -, /, *, dan ^. Rumus bisa juga berarti alat untuk melakukan

penghitungan terhadap nilai yang ada pada sel tertentu seperti penambahan, pengurangan,

perkalian, pembagian, atau bahkan analis data pada lembar kerja.

Gambar 2.9

Contoh tampilan

jendela konfirmasi.



0838 2902 4545

Page | 11

Formula yang terdiri dari beberapa macam operator aritmatik, akan diproses oleh Excel sesuai

hirarki atau urutan prioritas sebagai berikut:

Untuk perhitungan yang berada di dalam kurung akan diproses lebih dulu oleh

Excel.

Perpangkatan (^), perkalian (*)

Penambahan (+), atau pengurangan (-)

Contoh: Dalam gambar berikut ini pada sel F3 terdapat rumus =D3*E3. Artinya, isi sel D3

dikalikan dengan isi sel E3 dan hasilnya ditempatkan di sel F3.

Prosedur penulisan rumus tersebut adalah sebagai berikut:

1. Arahkan atau klik Mouse pada sel F3.

2. Ketik tanda = (sama dengan).

3. Pilih atau klik sel D3.

4. Ketik tanda * (kali).

5. Pilih atau klik sel E3.

6. Akhiri dengan tekan tombol Enter.

Penulisan rumus dengan cara menunjuk atau mengacu ke alamat sel akan dapat memperkecil

kemungkinan salah ketik. Jika isi sel tersebut digeser atau diperbarui isinya, rumus yang

mengacu ke sel tersebut akan berubah secara otomatis.

2.4 Fungsi

Anda telah mengenal bagaimana membuat atau menyusun suatu rumus sesuai dengan

kebutuhan Anda. Penerapan pada berbagai kasus, pengguna sering kesulitan untuk menyusun

sebuah rumus karena tingkat kompleksitas variable yang mungkin harus dirangkai. Fungsi

merupakan jenis formula khusus siap pakai yang disediakan oleh Excel. Excel menyediakan

banyak sekali fungsi yang dibuat dengan tujuan untuk menyederhanakan perhitungan.

Gambar 2.10

Contoh penulisan

rumus



0838 2902 4545

Page | 12

Terdapat ratusan fungsi siap pakai, seperti fungsi tanggal dan waktu, matematika dan

trigonometri, statistic, financial, lookup dan referensi, database atau teks. Untuk memperjelas

pemahaman mengenai fungsi, perhatikan ilustrasi berikut ini.

Perhatikan contoh di atas terutama pada sel G2. Untuk mengetahui jumlah nilai yang ada

mulai dari sel B2 sampai dengan F2 dan hasilnya diletakkan di sel G2. Jika penjumlahan

dilakukan dengan rumus, caranya dengan menuliskan =B2+C2+D2+E2+F2, kemudian tekan

tombol <Enter>. Anda dapat membayangkan begitu panjang rumus yang harus diketik jika isi

sel yang akan dijumlahkan berderet mulai dari sel A1 sampai dengan A20.

Untuk mengatasi persoalan tersebut, Anda dapat menggunakan fungsi =SUM. Tempatkan

penunjuk sel pada G2 lalu ketik =SUM(B2:F2). Penjelasn tentang fungsi akan dibahas dalam

satu bab tersendiri.

2.5 Fungsi Terapan Excel

Salah satu keunggulan yang dimiliki Excel adalah tersedianya beragam fungsi yang dapat

digunakan oleh pengguna dalam menyelesaikan berbagai persoalan yang dihadapinya.

Fungsi tersebut terbagi dalam beberapa kategori seperti ditunjukkan dalam group Function

Library pada ribbon Formula berikut ini:

Berikut sebagian penjelasan singkat masing-masing kategori fungsi yang dimiliki program

aplikasi Excel:

1. Fungsi Matematika dan Trigonometri (Math & Trig).

Fungsi ini digunakan untuk perhitungan berupa penambahan, pengurangan, pangkat,

akar, menghitung pembulatan angka, sudut, sinus, cosines, tangent, hiperbola, dsb.

2. Fungsi Logika (Logical).

Fungsi ini digunakan untuk menentukan suatu test logika untuk dikerjakan dan

menampilkan hasil proses berupa TRUE (benar yang diberi nilai 1) atau FALSE (salah yang

diberi nilai 0).

Gambar 2.11

Contoh penulisan fungsi

Gambar 2.12

Kategori fungsi



0838 2902 4545

Page | 13

3. Fungsi Tanggal dan Waktu (Date & Time)

Fungsi ini digunakan untuk melakukan penghitungan waktu berdasarkan jam, menit,

detik, hari, bulan, dan tahun.

4. Fungsi Finansial (Financial).

Fungsi ini digunakan untuk menghitung kelayakakan investasi, penyusutan (depresiasi)

aktiva tetap, surat berharga, menghitung pinjaman (angsuran beserta bunga).

5. Fungsi Lookup dan Referensi (Lookup & Reference).

Digunakan untuk menampilkan informasi berdasarkan pembacaan dari suatu table atau

criteria tertentu dalam suatu table/daftar.

6. Fungsi Statistika (Statistical).

Fungsi ini digunakan untuk melakukan berbagai operasi perhitungan statistic meliputi

rata-rata, median, standar deviasi, dsb.

7. Fungsi Teks (Text).

Fungsi ini digunakan untuk mendapatkan informasi tentang teks yang tersimpan dalam

sel tertentu.

8. Fungsi Informasi (Information).

Fungsi ini digunakan untuk mendapatkan informasi yang terdapat pada sel tertentu.

2.6 Penjelasan Masing-masing Fungsi

Meskipun Excel dilengkapi dengan ratusan fungsi untuk menyelesaikan berbagai kasus, tetapi

dari ratusan fungsi tersebut hanya sebagian yang biasa digunakan oleh pengguna Excel.

Pembahasan bab ini akan mengupas penjelasan beberapa fungsi terapan untuk

menyelesaikan berbagai persoalan sehari-hari yang Anda hadapi.

Sistematika pembahasan dikelompokkan sesuai dengan kategori fungsi.

2.6.1 Fungsi Matematika dan Trigonometri

Beberapa fungsi yang masuk kategori fungsi Matematika dan Trigonometri ini adalah sebagai

berikut:



0838 2902 4545

Page | 14

2.6.1.1 Fungsi SUM

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan data numeric (angka/bilangan) yang terdapat

pada beberapa sel atau range.

Bentuk penulisan fungsi adalah:

=SUM(number1;number2; ……………)

Keterangan:

Number berisi sel/range berisi angka/bilangan, nilai logika, atau teks yang mewakili

bilangan. Anda bisa mengisi sampai dengan 255 argumen atau range data.

2.6.1.2 Fungsi SUMIF

Fungsi SUMIF digunakan untuk menjumlahkan data numeric (angka/bilangan) pada suatu

range sesuai dengan criteria yang telah ditetapkan.

Bentuk penulisan fungsi adalah sebagai berikut:

=SUMIF(range;criteria;sum_range)

Keterangan:

range, berisi sekelompok data yang sejenis dengan data criteria.

Gambar 2.13

Contoh penerapan

fungsi SUM

Gambar 2.14

Contoh penerapan

fungsi SUMIF



0838 2902 4545

Page | 15

criteria, menetapkan criteria dengan menyebut criteria atau syarat yang digunakan oleh

excel untuk memilih record data sebagai dasar perhitungan. Criteria dalam contoh kasus

dapat dipilih dengan menempatkan penunjuk sel pada F15.

sum_range, range data angka yang akan dijumlahkan.

2.6.1.3 Fungsi SUMIFS

Fungsi SUMIFS digunakan untuk menjumlahkan data numeric (angka/bilangan) pada suatu

range sesuai dengan beberapa criteria yang telah ditetapkan (fungsi SUMIFS hanya satu

criteria).


=SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2)

Keterangan:

sum_range, range data angka yang akan dijumlahkan.

criteria_range, range yang berisi sekelompok data dengan data criteria.

criteria, menetapkan criteria dengan menyebutkan criteria atau syarat digunakan oleh

Excel untuk memilih record data sebagai dasar perhitungan.

Excel mengizinkan Anda untuk menetapkan criteria range dan criteria sebanyak 127. Dalam

contoh studi kasus, Anda dapat memilih 2 kriteria, pertama pada alamat sel F22 dan criteria

kedua pada alamat sel F23. Penerapan studi kasus menggambarkan total nilai transaksi pada

suatu wilayah dan yang dilakukan oleh wiraniaga tertentu.

Gambar 2.15

Contoh penerapan

fungsi SUMIFS



0838 2902 4545

Page | 16

2.6.1.4 Fungsi SUMPRODUCT

Fungsi SUMPRODUCT mengasilkan perkalian data numeric (bilangan/angka) antar array, lalu

data tersebut akan dijumlahkan. Jika data hanya terdapat dalam satu array, data akan

dijumlahkan.


=SUMPRODUCT(array1,array2,…,array255)

Keterangan:

array, berisi data angka/bilangan yang akan dikalikan dan dijumlahkan atau hanya

dijumlahkan.

Contoh studi kasus di atas menunjukkan data dalam dua array yang akan dikalikan dan

selanjutnya hasil dijumlahkan.

2.6.1.5 Fungsi SUBTOTAL

Fungsi SUBTOTAL menghasilkan nilai subtotal suatu data berdasarkan nomor fungsi yang

dipilih atau ditetapkan.

Gambar 2.16

Contoh penerapan

fungsi SUMPRODUCT



0838 2902 4545

Page | 17

Bentuk penulisan fungsi sebagai berikut:

=SUBTOTAL(function_number,ref1,….)

Keterangan:

function_number, angka atau bilangan (dalam kasus terdapat pada sel G16 yang dapat

dipilih) mulai dari 1 s.d. 11 yang menyatakan fungsi untuk operasi subtotal. Fungsi antara

lain untuk mencari angka rata-rata, nilai terbesar, terkecil, jumlah data yang dihitung, dsb.

ref, range dari suatu database yang akan di subtotal, Excel mengizinkan sampai dengan

254 range data.

2.6.1.6 Fungsi ROUNDUP

Fungsi ROUNDUP untuk membulatkan ke atas suatu bilangan yang argumennya ditunjukkan

oleh jumlah digit pembulatan yang dikehendaki. Bentuk penulisan fungsi sbb:

=ROUNDUP(number,num_digits)

Gambar 2.17

Contoh penerapan

fungsi SUBTOTAL



0838 2902 4545

Page | 18

Gambar 2.17

Contoh penerapan

fungsi ROUNDUP

Modul Les Excel

Documents

Transcript of Modul Les Excel