Modul ms. office excel

21
MODUL MICROSOFT EXCEL 2003 17 Pengenalan Ms. Excel 2003 Microsoft excel 2003 merupakan versi setelah Microsoft excel 2000, Merupakan suatu program yang berguna untuk menyederhanakan tugas- tugas Akunting, Manajemen Database dan pembuatan grafik. Dalam Modul ini terdiri dari tujuan dan menguraikan kebutuhan pemakai Excel secara umum khususnya untuk kebutuhan guru SMA Negri 1 Purwokerto. Disertai latihan – latihan guna memudahkan anda jika belajar sendiri, mudah- mudahan bermanfaat. 1. Mengenal Tampilan Ms. Excel 2003 2. Bekerja dengan Worksheet dan Workbook 3. Memebuat Rumus – rumus sederhana 4. Mengelola database 5. Mencetak hasil pekerjaan MEMULAI MS.EXCEL 2003 Gamba r 01 Langkah – langkah mengaktifkan Ms. Excel Cara I 1. Klik tombol Start kemudian pilih All Programs Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

description

MODUL MS. OFFICE EXCEL

Transcript of Modul ms. office excel

Page 1: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

Pengenalan Ms. Excel 2003

Microsoft excel 2003 merupakan versi setelah Microsoft excel 2000, Merupakan suatu program yang berguna untuk menyederhanakan tugas- tugas Akunting, Manajemen Database dan pembuatan grafik. Dalam Modul ini terdiri dari tujuan dan menguraikan kebutuhan pemakai Excel secara umum khususnya untuk kebutuhan guru SMA Negri 1 Purwokerto. Disertai latihan – latihan guna memudahkan anda jika belajar sendiri, mudah-mudahan bermanfaat.

1. Mengenal Tampilan Ms. Excel 20032. Bekerja dengan Worksheet dan Workbook3. Memebuat Rumus – rumus sederhana4. Mengelola database5. Mencetak hasil pekerjaan

MEMULAI MS.EXCEL 2003

Gamba r 01

Langkah – langkah mengaktifkan Ms. ExcelCara I

1. Klik tombol Start kemudian pilih All Programs2. Klik / sorot Microsoft Office pilih Microsoft Office Excel 2003 sesuai dengan

G ambar 01 . Cara II

3. Double Klik Pada shortcut / gambar diatas4. Tekan Enter

Kemudian Muncul Tampilan Ms. Excel seperti pada gambar. 02

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 2: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

1. Mengenal Tampilan Ms. Excel 2003

Gambar. 02*)Untuk keterangan lebih lengkap, gambar 02 anda dapat menyimak dan mencatat penjelasan

dari Instruktur.

2. Bekerja dengan Workbook dan WorksheetMs. Excel terdiri dari buku kerja (workbook), workbook berisi beberapa lembar woorkseet. Sedangkan worksheet dapat diibaratkan sebagai satu lembar kertas yang sangat lebar, satu file berisi satu workbook.

A. WORKSEET Terdiri atas :Kolom : Kolom A sampai dengan IVBaris : 1 s/d 65536Cell : Pertemuan antara Baris dan Kolom

Contoh : cell A1 (kolom A, Baris 1)Pointer : Penunjuk selRange : Kumpulan beberapa Cell

Cintoh : cell A1:A10 ( terdiri dari cell A1 s/d A10 )

B. Jenis Data Pada Excel Data teks : data yang tidak mengandung nilai biasanya diawali:

Abjad ( a-z, A-Z, (, ), *, ^, %, $, &,” ) ‘ (petik tunggal)

Data Angka : data berupa angka tertentu dan tidak terdapat operasi matematika

Data Rumus : data yang diawali dengan tanda = (sama dengan)

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Menu Bar

Tool BarFormula Bar

Cell

Lembar kerja

Page 3: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

C. Memindahkan penunjuk sel / gerakan pointer Tombol Panah : bergerak antar sel PgUp/PgDn : menggulung satu layer keatas/bawah Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama Ctrl +Home : kembali ke kolom A1Dan masih banyak sekali tombol – tombol yang lain… untuk itu bapak / ibu silahkan simak dan catat penjelasan instruktur.

Untuk latihan coba pindahkan pointer ke alamat cell C5500 dengan cepat !!!D. Bekerja dengan cell

Memperbaiki kesalahan pengetikan dapat dilakukan dengan dua cara: Tekan F2 pada sel yang akan diperbaiki, kemudian lakukan perbaikan. Letakan pointer sel pada sel yang akan diperbaiki, kemudian ketik ulang

pada yang salah tadi. Letakan pointer pada sel yang akan diperbaiki, klik pada formula bar,

kemuadian perbaiki.

Menhapus isi sel Tekan delete pada sel yang akan dihapapus Klik kanan pada sel kemudian klik kanan pilih clear contents (gambar 03)

Gamabar. 03

Copy cell ke cell lain Klik cell yang akan dicopy, tempatkan pointer mouse pada kotak kecil pada

ujung kanan bawah sel, kemudian drag kebawah.( langkah ini juga berlaku untuk mengkopi hasil rumus )

Klik cell yang akan dicopy, klik kanan pilih Copy, pindahkan ke alamat sel yang diinginkan klik Paste

Memasukan serangkaian DataYang dimaksud serangkaian data adalah sejumlah data umum yang berurutan misalnya : angka, bulan, tahun dan bias juga sederetan angka berdasarkan contoh yang ada secara otomatis. Dengan menggunakan custom list. Contoh membat urutan bilangan 1, 2 dstKetik angka 1 tekan enterKetik angka 2 tekan enter, blog kedua bilangan tersebut kemudian dengan menggunakan fill handle drag kebawah

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

FILL HANDLE

Page 4: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

Membuat costum listCostum list adalah sederetan data yang belum dikenal Ms. Excel misal urutan nama hari dalam bahasa Indonesia.Caranya : Ketik sederetan data yang akan dijadikan costum listSenin

Selasa……Minggu

*) langkah diatas dapat juga diketik pada menu dialog costum lists pada kolom list entries Blog data tersebut diatas Pilih menu Tools, kemudian klik Option Klik Costum lists seperti gambar. 04 Pilih Import Pilih Add setelah selesai menginput data melalui list entries Klik Ok

Gambar. 04

Latihan 1 Buatlah Urutan Bilangan genap dan ganjil! Buatlah urutan nama-nama bulan Indonesia dan nama hari pasaran jawa Buatlah Tabel dibawah ini

DAFTAR NOMINASI SISWASMA NEGERI 1 KUNINGAN

TAHUN PELAJARAN 2010/2011

No NIS Nama Tempat Tanggal Lahir1 07.001 Dewi Persik Surabaya 15 April 19842 07.002 Dian Sastro Jakarta 9/25/19853 07.003 Hengki Kurniawan Surabaya 18 Agustus 1983

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 5: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

4 07.004 Julia Peres Bandung 5/12/19825 07.005 Kiki Farel Bandung 11/27/19866 07.006 Luna Maya Denpasar 12/25/19857 07.007 Sandra Dewi Bandung 16 Juli 19848 07.008 Syahrul Gunawan Bandung 8/9/19799 07.009 Tora Sudiro Purwokerto 12 Agustus 1975

10 07.010 Tukul Arwana Semarang 9/9/1968

Menyisipkan range / sel Sorot range atau sel yang akan digeser Klik kanan pilih insert

Menghapus range / sel Sorot range atau sel yang akan dihapus Klik kanan pilih delete

Memformat / menempatkan posisi teks pada cell Blok sel atau range yang akan diatur posisinya Pilih menu format kemudian pilih cells Kemudian muncul menu dialog seperti gambar. 05 Pilih Alignment

Gambar. 05

Horisontal : Mengatur posisi data / teks secara horizontalVertical : Mengatur posisi data / teks secara verticalOrientation : Mengatur orientasi data dan derajat posisi kemiringanText control : Mengatur posisi data terhadap sel atau rangenya

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 6: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

E. KOLOM DAN BARIS Merubah lebar kolom satu atau beberapa kolom

Sorot sejumlah kolom Pilih menu format, pilih column ( lihat gambar 06 )

Widt : dengan lebar tertentuAuto fit selection : berdasarkan isi pada sel paling lebarStandard Width : berdasarkan lebar standar Hide : menyembunyikan kolomUnhide : menampilkan kolom

Langkah diatas bisa juga diganti dengan yang lebih mudah, letakan pointer mouse pada garis batas antara kolom yang akan diperkecil/diperlebar kemudian drag kekanan, kekilri. Atau juga double klik langsung.

Menyisipkan kolom Sorot satu atau beberapa kolom Klik kanan kemudian insert

Menghapus kolom Sorot satu atau beberapa kolom Klik kanan kemudian delete

Gambar. 06

Merubah lebar, menyisipkan, menghapus dan menyembunyikan baris satu atau beberapa baris pada prinsipnya sama dengan perintah/langkah-langkah pada kolom.

Untuk latihan tambahkan satu kolom No Telephon pada latihan diatas !!

F. WORKBOOK File excel disebut karena dalam satu file dapat berisi lebih dari satu worksheet, setiap worksheet didalam excel secara default deberi nama sheet1, sheet2 dst. Kita juga dapat mengganti, memberi warna, mengatur penempatan, bahkan menyembunyikannya.

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 7: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

1. Mengganti nama worksheetAda tiga cara untuk mengganti nama sheet: Doble klik pada sheet yang akan diganti kemudian ganti nama baru Sorot sheet yang akan diganti, kemudian klik kanan pilih rename Pilih menu format, pilih sheet, klik renameSilahkan bapak ibu memilih cara yang paling mudah..

2. Memberi warna worksheetAda dua cara untuk memberi warna pad asheet Sorot sheet yang akan diganti warna, kemudian klik kanan pilih Tab Color Pilih menu format, pilih sheet, Tab color

3. Mengatur penempatan/urutan shet Tempatkan pointer mouse pada sheet, kemudian drag sesuai dengan

keinginan anda. 4. Menyembunyikan dan menampilakan worksheet

Ada 2 cara untuk menyembunyikan dan menampilkan sheet Sorot sheet yang akan disembunyikan, kemudian klik kanan pilih hide,

untuk menampilkan pilih Un Hide. Pilih menu format, pilih shet, hide dan un_hide untuk menampilkan.

5. Membuat Background pada sheet Sorot menu format, pilih sheet klik background( lihat gambar 07 )

Gambar. 07

Latihan 2 Untuk latihan cobalah rubahlah sheet 1,2,dan 3 menjadi latihan 1,2 dan 3

berilah warna yang berbeda pada tiap sheet-nya dan jangan lupa berilah background !!

Buatlah table di bawah ini dengan tampilan yang menarik dengan menggunakan fasilitas Format Cells.

Buatlah Daftar Hadir berdasar daftar table dibawa ini!

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Gunakan klik kanan untuk merubah sheet

Page 8: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

3. Membuat Rumus – Rumus Sederhan

Perhitungan dalam worksheet dapat dilakukan hanya dengan menulis rumus dalam sebuah sel. Apabila rumus yang dibuat lebih banyak dapat dilakukan dengan menyalin sebuah sel rumus ke sel yang lain, untuk tujuan tersebut kita harus membuat sebuah rumus satu saja supaya apabila dicopy memberikan hasil yang benar.

Ingat

“RUMUS DALAM EXCEL SELALU DIAWALI TANDA = ( sama dengan )”“PENGETIKAN RUMUS DAPAT DIKETIK PADA SEL ATAU PADA FORMULA BAR”

“PEMBUATAN RUMUS BISA JUGA MENGGUNAKAN MENU INSERT → Function”

Contoh sebuah rumus :=10*5 ( sebuah rumus tetapi tidak bias dicopy)=A2*5 (sebuah rumus dan bias dicopy )

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 9: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

A. OPERATOR DALAM RUMUS1. Operator Matematika

* : Perkalian ^ : Pangkat / : Pembagian + : Tambah - : Pengurangan

2. Operator Logika= : sama dengan<> : Tidak sama dengan< : Lebih Kecil<= : Kurang dari sama dengan>= : Lebih dari sama dengan

B. Sifat Alamat sel dalam rumus1. Relatif : Apabila dicopy akan berubah sesuai posisi kolom dan baris2. Absolut : Apabila dicopy tetap

C. Menggunakan Function WizardPenggunaan fungsi akan sangat membantu bapak / ibu dalam memilih sejumlah fungsi dan argumennya. Caranya :Tempatkan pointer pada sel tertentu kemudian tekan tanda =

Pilih menu Insert kemudian function / klik tool bar function kemudian muncul menu dialog seperti gambar. 08

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 10: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

Gambar. 08

D. Beberapa fungsi yang sering digunakan1. Fungsi statistic

=SUM(RANGE) : menghitung nilai total dalam range=AVERAGE(RANGE) : menghitung nilai rata-rata dalam range=MAX(RANGE) : mencari nilai tertinggi=MIN(RANGE) : mencari nilai terkecil=COUNT(RANGE) : mencari jumlah data=SUMIF() : mencari jumlah berdasar criteria tertentu=COUNTIF() : mencari jumlah data tertentu dengan syarat

2. Fungsi Logika=If(kondisi;pernyataan benar;pernyataan salah)=and(kondisi1;kondisi2;…)=or(kondisi1;kondisi2;…)=not(kondisi)

3. Fungsi TabelVlookup dan HlookupFungsi membaca table bantu untuk mengisi table utama=Vlookup(field kunci;range table;kolom ke..;false)=Hlookup(field kunci;range table;baris ke..;false)

Field kunci : sel data untuk patokan pencarian dalam table Range table : daerah table bantu tidak termasuk judul table Kolom/ baris : nomor posisi kolom/baris pada table bantu

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Toolbar function

function

Page 11: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

4. Fungsi Text=left(text;jumlah)=right(text;jumlah)=mid(text;posisi awal;jumlah)

5. Fungsi Tanggal=date(tahun;bulan;hari)=year(data tanggal)=Month(data tanggal)=Day(data tanggal)=now()

6. Fungsi jam=Time(jam;menit;detik)=Hour(data jam)=Minute(data jam)=Second()

Latihan 3DAFTAR NILAI SISWASMAN 1 KUNINGAN

TH 2010/2011

Kelas : X

NONO

NAMA L/PNILAI JUM

NILAIRATA-RATAINDUK UH1 UH2 UH3 UH4

1 15806 ALFELIA NUGKY P P 75 75 86 80

2 15808 ALIF NUR PATRIYA L 75 80 78 80

3 15719 ANTHONY HANS L 75 75 85 75

4 15589 AYU RAHAYu P 85 80 78 905 15764 AYU RIZQI P 80 80 90 866 15591 BIMA TRI SAKTI P 80 85 90 957 15766 CLARIN SETYA P 80 75 85 848 15636 DEFIANY P 80 75 84 85

9 15559 DIMAS ARIEF D L 75 85 80 80

10 15723 DWI MARGIYANI P 84 80 80 75

11 15642 FANDINATA A L 80 80 87 80

12 15597 FAUZIA NURUL P 85 85 86 80

13 15775 FITRIAN PRILA P 80 80 87 75

14 15520 FRANSISKUS A L 88 80 85 75

15 15687 FUNG LUKITO W L 79 80 80 75

JUMLAH NILAI TERINGGI NILAI TERENDAH NILAI RATA-RATA JUMLAH SISWA JULAH SISWA L JULAH SISWA P

Latihan 4

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 12: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

Latihan 5

Daftar Stock BarangBulan :Prosentase Laba : 0.1

Nama BarangStok Awal

Pembelian

Harga/unit

Total Pembeli

an

Total Penjual

anSisa Laba

Monitor VGA 25 20 500000 35 Genius Mause 75 50 45000 90 Printer Lx-800 42 55 650000 65 Meja Komputer 11 8 750000 6 Printer Hp 500+ 35 12 750000 25 Hard disk Coroner 80 30 655000 76

4. Mengelola databaseSalah satu pekerjaan yang sering dilakukan adalah mengelola daftar data (database). Pada database kegiatan yang kita lakukan antara lain mencari data berdasarkan syarat tertentu, menyaring data yang memenuhi syarat dan mengurutkan isi data. Untuk itu kita akan mencoba latihan mengolah data nilai siswa.A. Megurutkan Data

Sorot seluruh data beserta judulnya ( kecuali nomor urut )

Pilih menu Data klik SORT atau gunakan toolbar

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 13: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

Gambar. 9

Sort By : Pilih kolom yang akan diurutkan Ascending : Urut naik Decending : Urut turun

Then By : Boleh dipilih apabila pada pilihan pertama banyak data yang kembar

Pilih Header Row apabila table yang disorot termasuk judul Pilih No Header Row apabila table yang disorot tidak termasuk judul Pilih Tombol Options

Gambar 10.

First key sort order mengurutkan berdasarkan mode custom list tertentu Case sensitive membedakan huruf besar dan kecil Sort topto bottom mengurutkan dari atas ke bawah Sort left to right mengurutkan dari kiri ke kanan

B. FILTERFilter adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk menampilkan data yang sesuai dengan criteria sedangkan data yang tidak memenuhi syarat disembunyikan untuk sementara sampai ada perintah filter yang baru. Auto Filter

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 14: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

Gambar 11

Sorot sorot range atau table yang berisi database Pilih menu data kemudian pilih filter Klik auto filter seperti gambar

*) MENAMPILKAN DATA SESUAI KRITERIA TERTENTU

- Klik pada kolom yang akan dijadikan criteria- Pada dafta criteria akan tampil seperti gambar

disebelah- All menampilkan selurh data- Top 10 urutan 10 besar- Custom menampilkan record yang memenuhi

criteria tertentu- Blanks menampilkan record yang kosong- No Blanks menampilkan record yang tidak

kosong pada kolom 14riteria

Advanced Filter Filter data dimana kita harus menyiapkan criteria pada range tertentuSeperti contoh :

Gol StatusA B

Kriteria diatas untuk mencari data untuk golongan = A dan Status = B

Gambar 12

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 15: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

Untuk Latihan silahkan membuka file daftar nilai siswa masing-masing mata pelajaran urutkan dan buatlah rangking kelas!

5. Mencetak Hasil Pekerjaana. MENENTUKAN UKURAN KERTAS

Pilih menu File – Page Setup

Gambar 13

Pilih PageOrientationPortrait : Cetakan dalam bentuk mendatarLandscape : Cetakan dalam bentuk vertikalScalingAdjust to n : Skala hasil cetakanFit to n1 page(s) wide by n2 tall : dicetak n1 halaman ke kanan n2 halaman ke bawah Piper size : Ukuran kertasPrint Quality : Resolusi printerFirst Page Number : Nilai awal nomor halaman

b. MENENTUKAN MARGIN CETAKAN

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 16: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

Pilih menu File – Page Setup Pilih Margin Kemudian muncul menu dialog

Gambar 14

c. PILIHAN PENCETAKAN Pilih menu File – Page Setup Pilih Sheet

Print Area : Menentukan range Print Title : Menentukan range yang akan selalu tercetak

pada setiap halaman (diluar Print Area) Row to Repeat at Top : Menentukan baris yang akan dijadikan Print

Title Column to Repeat at Left : Menentukan kolom yang akan dijadikan

Print Title Print : Tambah cetakan

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]

Page 17: Modul ms. office excel

MODUL MICROSOFT EXCEL 2003

17

Gridlines : Mencetak garis pembantu Notes : Mencetak catatan sel pada akhir halaman Draft Quality : Mencetak dengan lebih cepat Black and white : Mencetak seluruh obyek dengan warna

hitam diatas putih Heading Row And Column : Mencetak ke kanan baru ke bawah

Page Order : Urutan pencetakan Down then Over : Mencetak ke bawah kemudian baru sebelah

kanan Over then Down : Mencetak ke kanan baru ke bawah

d. MULAI MENCETAK Sorot range yang akan dicetak Pilih menu File – Print

Gambar 16

Print What : Mencetak area yang dicetak Selection : Mencetak range yang disorot Selected Sheet(s) : Mencetak sheet yang dipilih Entire Workbook : Mencetak isi buku kerja Copies : Jumlah copy tiap halaman Page Range : Pilihan halaman All : Seluruh halaman Page(s) from n1 To n1 : Mulai halaman n1 sampai n2

*** Jika merk printer belum cocok pilih Print setup, jika tidak terdapat printer yang cocok pilih Program Manager - Control Panel – Ok***

Clarin Setya X.7 [ICT SMA NEGERI 1 KUNINGAN]