MM FEB UB.140611doc · Manual mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Fakultas...
50
Manual Mutu FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
Transcript of MM FEB UB.140611doc · Manual mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Fakultas...
Manual Mutu
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG 2011
2
Manual Mutu Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : 00200 03000 Revisi : 2 Tanggal : 6 Juni 2011 Diajukan oleh : Pembantu Dekan I
ttd Dr. Khusnul Azhar, SE, ME.
Dikendalikan oleh : GUGUS JAMINAN MUTU Disetujui oleh : Dekan
ttd Gugus Irianto, SE, MSA, PhD, Ak.
3
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN......................................................................8
1.1 RuangLingkup................................................................8
1.2 Tujuan Manual Mutu.......................................................8
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU..........................9
3. ISTILAH DAN DEFINISI..................................................... 10
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU................................................ 11
4.1 Sekilas Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB...........................11
4.2 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB........12
4.3 Tupoksi Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB..........................18
4.4 Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB......18
4.5 Proses Bisnis..................................................................18
4.6 Sistem Dokumen dan Audit............................................19
4
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN....................................... 21
5.1 Komitmen Manajemen.................................................. .21
5.2 Penetapan dan Persyaratan Pelanggan............................ 22
5.3 Kepuasan Pelanggan....................... ............................. 23
5.4 Kebijakan Mutu............................................................. 25
5.5 Perencanaan Sistem Mutu............................................. 25
5.6 Sasaran Mutu............................................................... 26
5.7 Program Kerja Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB............... 27
5.8 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi................ 29
5.9 Tinjauan Manajemen.................................................... 29
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA.............................................30
6.1 Penyediaan Sumber Daya................................................30
6.2 Sumber Daya Manusia....................................................30
6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus)......... 31
6.4 Suasana Akademik....................................................... 32
5
7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN.................................. . 33
7.1 Perencanaan Program Layanan Pendidikan...................... 33
7.2 Pendidikan/Pengajaran.................................................. 33
7.3 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat............... 34
7.4 Peraturan Layanan Pendidikan....................................... 35
7.4.1 Pengendalian Ketentuan ..................................... 35
7.4.2 Validasi Proses .................................................. 36
7.4.3 Identifikasi dan Ketertelusuran...............................36
7.4.4 Properti Pelanggan.............................................. 36
7.4.5 Preservasi.............................................................37
7.5 Desain dan Pengembangan Kurikulum.............................37
7.5.1 Perencanaan Kurikulum.........................................37
7.5.2 Masukan Desain dan Pengembangan......................38
7.5.3 Output Desain dan Pengembangan.........................38
7.5.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan......................38
7.5.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan......................39
6
7.5.6 Validasi Desain dan Pengembangan........................39
7.5.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Kurikulum......40
7.6 Proses Terkait Mahasiswa................... ......................... 40
7.6.1 Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Pendidikan,
Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat.................................................. 41
7.6.2 Tinjauan Persyaratan Terkait PBM......................... 42
7.6.3 Komunikasi Mahasiswa......................................... 43
7.7 Realisasi Layanan Pendidikan............................. .......... 43
7.7.1 Pengendalian Ketentuan........................................43
7.7.2 Validasi Proses.................................................... 44
7.7.3 Identifikasi dan Ketertelusuran.............................. 44
7.7.4 Properti Pelanggan.............................................. 44
7.7.5 Preservasi.......................................................... .45
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU.........45
8.1 Panduan Umum..............................................................45
7
8.2 Pemantauan dan Pengukuran..........................................45
8.2.1 Audit Internal........................................................46
8.2.2 Pemantauan dan Pengukuran Proses......................45
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan..47
8.3 Analisis Data..................................................................47
8.4 Perbaikan.......................................................................48
8.4.1 Perbaikan Berkesinambungan................................48
8.4.2 Tindakan Perbaikan...............................................48
8.4.3 Tindakan Pencegahan............................................49
8
1. PENDAHULUAN
1.1 Ruang Lingkup
Manual mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen
mutu Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya (FEB UB)
dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus
dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan FEB UB.
Manual mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan
standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan
pedoman implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2:2007,
peraturan-peraturan pemerintah Republik Indonesia dan persyaratan
akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
Manual mutu ini berlaku pada unit kerja pelaksana akademik (UKPA)
di wilayah FEB UB.
1.2 Tujuan Manual Mutu
Manual mutu ini bertujuan untuk:
a. Menetapkan proses utama layanan pendidikan di FEB UB yang
meliputi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindakan
perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan
dalam memenuhi persyaratan pelanggan.
b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam
proses utama layanan pendidikan di FEB UB.
c. Menjelaskan hubungan antara sistem penjaminan mutu (SPM)
dengan persyaratan ISO 9001:2008.
9
d. Menunjukkan komitmen FEB UB dalam meningkatkan mutu
secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat
dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses
penyelenggaraan sumber daya manusia di bidang ekonomi dan
bisnis (Fakultas Ekonomi dan Bisnis).
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
Rujukan yang digunakan adalah:
a. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Tinggi Nasional.
b. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan.
c. Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional,
2008.
d. Statuta Universitas Brawijaya, 2009.
e. Badan Layanan Umum Universitas Brawijaya, 2009.
f. Standar SMM ISO 9001:2008.
g. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, 2003.
h. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya.
i. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Ekonomi dan
Bisnis.
10
3. ISTILAH DAN DEFINISI
a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah proses penetapan
dan pemenuhan standar mutu pengelolaan perguruan tinggi
secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi
dan misi perguruan tinggi dapat tercapai serta stakeholders
memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders).
b. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan
implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan
persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008.
c. Pelanggan. Secara umum pelanggan adalah orang perorangan
atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan
pendidikan. Pelanggan Fakultas dapat dibagi menjadi 4 (empat)
bagian, yaitu mahasiswa atau peserta pelatihan sebagai
pelanggan utama; orang tua/wali mahasiswa atau lembaga
yang mengirim peserta pelatihan; pengguna lulusan dan atasan
langsung (rektor/dekan/ketua jurusan).
d. Unit kerja pelaksana akademik (UKPA) adalah fakultas dan
jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang
melaksanakan layanan pendidikan atau pelatihan.
e. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan
jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan
pendidikan atau pelatihan.
f. Dokumen adalah kumpulan dari hasil kerja. Dokumen ini
11
terdiri dari dua bentuk, yaitu hardcopy dan softcopy. Hardcopy
berbentuk hasil cetakan, sedangkan softcopy berbentuk file
yang tersimpan dalam media penyimpanan data.
g. Borang adalah formulir isian akreditasi.
h. Rekaman adalah bukti fisik yang disimpan sebagai bukti isian
pada borang.
i. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan adalah
layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi
peningkatan nilai (creating value).
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1 Sekilas Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB
Embrio Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya (FEB UB)
adalah Perguruan Tinggi Ekonomi Malang (PTEM). PTEM didirikan
oleh Yayasan Perguruan Tinggi Ekonomi Malang pada 27 Juni 1957
dengan Akte Notaris No. 26 tertanggal 15 Agustus 1957. PTEM
didirikan dengan tujuan untuk memajukan dan memperkembangkan
ilmu pengetahuan pada umumnya dan ilmu ekonomi pada
khususnya, serta membentuk manusia susila yang cakap dan
bertanggung jawab serta mempersiapkan tunas-tunas muda guna
menjadi ahli-ahli ekonomi yang berguna bagi nusa dan bangsa.
Sejak tanggal 31 Oktober 1961, PTEM meleburkan diri
menjadi bagian dari Universitas Brawijaya dan disebut Fakultas
Ekonomi Universitas Brawijaya (FE-UB). Nama Universitas Brawijaya
12
diberikan oleh Presiden Soekarno melalui kawat Presiden Republik
Indonesia No. 258/K/1961 tertanggal 11 Juli 1961. Sebelum kawat
Presiden tersebut Universitas Brawijaya bernama Universitas Praja
Malang. Pada tanggal 5 Januari 1963 dengan Surat Keputusan
Mentri PTIP No. 1 Tahun 1963, Universitas Brawijaya diresmikan
sebagai salah satu Universitas Negeri di Indonesia.
Pada bulan April 2011 nama Fakultas Ekonomi Universitas
Brawijaya (FE UB) berubah menjadi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Brawijaya (FEB UB). Pada saat ini, FEB UB memiliki 5
program studi pada strata 1 (S1) yaitu Ilmu Ekonomi, Manajemen,
Akuntansi, Keuangan dan Perbankan serta Ekonomi Islam; 7
program studi pada strata 2 (S2) yaitu Ilmu Ekonomi, Ekonomi
Islam, Manajemen, Kewirausahaan, Akuntansi, Akuntansi dan
Keuangan Publik serta Akuntansi Syari’ah; 3 program studi pada
strata 3 (S3) yakni: Ilmu Ekonomi, Ilmu Manajemen dan Ilmu
Akuntansi. Selain itu, FEB UB juga memiliki 4 program Double
Degree.
4.2 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB
Merujuk pada dokumen Pedoman Pendidikan kode 00200 02000
(dapat diunduh di www.fe.ub.ac.id), organisasi FEB UB memiliki
organ sebagai berikut:
1. Senat Fakultas
2. Unsur Pimpinan: Dekan dan Pembantu Dekan
13
3. Unsur Pelaksana Akademik:
a. Fakultas
b. Jurusan
c. Program Pascasarjana
d. Lembaga
4. Unsur Pemantauan dan Evaluasi yaitu:
a. Gugus Jaminan Mutu
b. Unit Jaminan Mutu
5. Unsur Pelaksana Tata Usaha:
a. Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian
b. Sub Bagian Akademik
c. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
d. Sub Bagian Administrasi Umum dan Perlengkapan
6. Unsur Penunjang:
a. Perpustakaan
b. Badan Penerbitan Publikasi Ilmiah
c. Badan Pengembangan Pendidikan
d. Badan Pusat Informasi dan Komunikasi Publik
e. Badan Pengelola dan Pengembangan Sistem dan Teknologi
Informasi
f. Badan Pertimbangan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat
g. Badan Penempatan Kerja Alumni
h. LDC (Learning Development Centre)
14
Adapun struktur organisasi FEB UB adalah sebagai berikut ini:
GAMBAR 1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Brawijaya
15
GAMBAR 2
Sub Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya
16
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di FEB UB, dibentuk
organisasi penjaminan mutu, baik di tingkat fakultas (Gugus
Jaminan Mutu) maupun di tingkat jurusan/ program studi (Unit
Jaminan Mutu). Struktur organisasi Gugus Jaminan Mutu
digambarkan sebagai berikut:
GAMBAR 3
Sub Struktur Organisasi Pusat-Pusat Kajian Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya
17
GAMBAR 4
Struktur Fungsional Organisasi Gugus Mutu
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya
18
4.3 Tupoksi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Brawijaya
Tugas pokok dan fungsi (tupoksi) serta koordinasi organisasi FEB UB
secara rinci dapat di lihat pada dokumen pedoman akademik dengan
kode 0200 02000 dan dapat di unduh di website FEB UB
(www.fe.ub.ac.id).
4.4 Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Brawijaya
Visi, misi dan tujuan FEB UB dapat dilihat pada dokumen dengan
kode 10200 01000.
4.5 Proses Bisnis
Proses bisnis FEB UB mengedepankan Tri Dharma Perguruan Tinggi
(Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat). Sesuai dengan
tujuan manual mutu, proses bisnis pada FEB UB dapat digambarkan
sebagai berikut.
19
GAMBAR 5
Proses Bisnis Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Brawijaya
4.6 Sistem Dokumen dan Audit
Sistem dokumentasi dalam penjaminan mutu mengacu pada
dokumen-dokumen yang telah disusun pada implementasi sistem
penjaminan mutu akademik UB (tahun 2007-2010) dengan rujukan
dokumen pada butir 2, landasan kebijakan manajemen mutu. Sistem
yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi,
20
Misi dan Tujuan FEB UB; Renstra FEB UB; Program Kerja; Pedoman
Pendidikan), Dokumen Mutu (Manual Mutu; Standar Mutu; Manual
Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung).
a. Manual Mutu FEB UB (kode: 00200 03000)
b. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (kode:
00200 04014)
c. Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (kode:
00200 04015)
d. Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Preventif (kode:
00200 04016)
e. Daftar keseluruhan dokumen tercantum dalam MP
Pengendalian Dokumen (00200 04016)
Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan
dokumen audit mutu. Audit internal harus dilaksanakan setidaknya
satu kali dalam satu tahun untuk mengukur pencapaian persyaratan
Sistem Manajemen Mutu (SMM) pada Manual Mutu (MM) dan
Standar Akademik yang ditetapkan oleh FEB UB. Pedoman
pelaksanaan audit internal tertuang dalam MP Audit Internal
Universitas Brawijaya (kode: 00000 09101). Audit eksternal
dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di FEB UB untuk
mengukur pemenuhan kriteria SMM ISO9001:2008 yang dinyatakan
dalam perolehan sertifikat. Selain itu PS-PS di lingkungan FEB UB
harus diases oleh asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat
akreditasi PS. Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan
21
akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan
BAN-PT.
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1 Komitmen Manajemen
Untuk menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan
sumber daya manusia di bidang ekonomi, maka Dekan FEB UB
berkomitmen penuh untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu
secara sungguh-sungguh dengan jalan:
1. Mengangkat Pembantu Dekan 1 (PD1) FEB UB sebagai
Manajer Representative (MR) untuk menjalankan
manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu
pelaksanaan tugas MR, Dekan FEB UB membentuk tim
Gugus Jaminan Mutu (GJM).
2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan FEB UB sehari-
hari dengan melakukan sosialisasi kepada seluruh dosen,
karyawan, mahasiswa dan stakeholders lainnya.
3. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim GJM dalam
implementasi sistem penjaminan mutu.
4. Menyiapkan segala sumber daya yang diperlukan untuk
mendukung implementasi sistem penjaminan mutu.
5. Melakukan audit internal terhadap implementasi sistem
penjaminan mutu di FEB UB.
22
6. Menindaklanjuti secara serius hasil temuan audit internal
mutu (AIM) yang dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM)
Universitas Brawijaya.
5.2 Penetapan dan Persyaratan Pelanggan
FEB UB menetapkan empat komponen pelanggan, yaitu mahasiswa,
orang tua/wali mahasiswa, pengguna lulusan (perusahaan/instansi)
dan atasan FEB UB (Dekan & Rektor). Adapun persyaratan
pelanggan adalah sebagai berikut:
Mahasiswa, merupakan peserta didik yang penerimaannya
mengacu pada persyaratan penerimaan mahasiswa Universitas
Brawijaya. Penerimaan mahasiswa terbagi menjadi dua jalur, yakni
(1) jalur nasional dan (2) jalur mandiri. Jalur nasional terdiri dari
SNMPTN, jalur undangan, PSB non akademik, SNMPTN jalur ujian
tulis dan beasiswa bidik misi. Sedangkan jalur mandiri terdiri dari
SPKIns, SPKD, program pendidikan vokasi dan seleksi alih program.
Orang tua/wali mahasiswa, adalah mereka yang oleh mahasiswa
dinyatakan sebagai orang tua atau wali-nya.
Pengguna lulusan (perusahaan/instansi), merupakan pihak
pemberi kerja lulusan FEB UB yang seleksi penerimaan tenaga
kerjanya dilakukan melalui proses dan persyaratan tertentu yang
ditetapkan oleh pengguna lulusan.
Atasan FEB UB, adalah pimpinan FEB UB yang terdiri dari Dekan
dan Rektor.
23
5.3 Kepuasan Pelanggan
FEB UB berkomitmen penuh untuk fokus kepada pelanggan dalam
rangka memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). FEB
UB juga melakukan serangkaian aktivitas penilaian dan evaluasi
terhadap kepuasan pelanggan. Hal ini dilakukan sebagai upaya
melakukan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement)
dalam rangka untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Peningkatan kepuasan pelanggan perlu dilakukan untuk mencapai
visi dan misi FEB UB yaitu memberikan pelayanan pendidikan
kepada pelanggan utama mahasiswa secara maksimal dengan moto
“Inspiring, Empowering, Enlightening People”.
Untuk memenuhi kepuasan mahasiswa, dilakukan berbagai
hal berikut:
1. Setiap mahasiswa memiliki dosen wali sebagai pendamping
untuk berkonsultasi terkait dengan masalah akademik dan non
akademik.
2. Mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu memperoleh
beasiswa.
3. Menyediakan sarana dan prasarana proses belajar mengajar
sesuai dengan standar dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan
Tinggi (BAN-PT).
4. Memberikan kurikulum yang up to date berbasis kompetensi dan
proses belajar mengajar yang sesuai dengan silabus.
24
5. Memberikan evaluasi belajar yang transparan, objektif dan
akurat.
6. Memberikan pelayanan administrasi yang efisien dan efektif.
Evaluasi terhadap kepuasan mahasiswa dilakukan dengan
membagikan kuisioner kepuasan terhadap layanan pendidikan di
FEB UB setiap akhir semester. Kuisioner tersebut terdiri dari
pertanyaan tertutup maupun terbuka.
Untuk memenuhi kepuasan orang tua/wali mahasiswa,
dilakukan dengan menginformasikan hasil prestasi belajar
mahasiswa (nilai IP dan IPK) secara reguler ke orang tua/wali
mahasiswa. Evaluasi terhadap kepuasan orang tua/wali mahasiswa
dilakukan dengan mengadakan dialog dengan orang tua/wali pada
acara pertemuan rutin yang diadakan setiap awal semester. Dialog
bertujuan mendapatkan masukan sebagai bahan untuk
meningkatkan kepuasan pelayanan kepada orang tua/wali.
Untuk memenuhi kepuasan pengguna lulusan
(perusahaan/instansi), FEB UB melakukan pembaruan kurikulum dan
silabus secara terus menerus yang berbasis kompetensi sehingga
pengguna lulusan bisa memperoleh lulusan FEB UB yang memiliki
keahlian dan kualifikasi sesuai dengan yang dibutuhkan. Evaluasi
kepuasan pengguna lulusan dilakukan dengan melakukan tracer
study.
Untuk memenuhi kepuasan atasan, dilakukan perbaikan dan
perluasan sistem penjaminan mutu, manual prosedur, dan
25
efektivitas pengelolaan lembaga secara berkelanjutan. Evaluasi
kepuasan pimpinan FEB UB dilakukan dengan melaksanakan audit
internal dan rapat koordinasi menindaklanjuti hasil temuan audit
internal.
5.4 Kebijakan Mutu
FEB UB menetapkan pernyataan kebijakan mutu sebagai berikut.
“FEB UB berkomitman penuh melaksanakan proses belajar
mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia
di bidang Ekonomi dan Bisnis yang bisa diterima oleh
stakeholders dengan menjamin mutu lulusan sesuai
persyaratan, dengan cara berupaya menjalankan sistem
penjaminan mutu dengan mengikuti perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi secara bertahap dan
berkelanjutan”.
Kebijakan mutu FEB UB didokumentasi dalam dokumen Manual
Mutu FEB UB dengan kode 00200 03000.
5.5 Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu dimulai dari penetapan dokumen Visi dan
Misi FEB UB yang didokumentasi dengan kode: 10200 01000.
Untuk mencapai visi dan misi tersebut, disusun dokumen Rencana
Strategis (Renstra) dengan kode: 10200 02000, Program Kerja
26
(Proker) dengan kode: 00200 01000, Pedoman Pendidikan dengan
kode: 00200 02000, Manual Mutu dengan kode: 00200 03000
dan Standar Mutu FEB UB dengan kode: 00200 04000 dan atau
Sasaran Mutu (Quality Objective) serta Manual-Manual Prosedur
(MP) dan dokumen pendukung lainnya. Standar Mutu FEB UB
disusun berdasarkan standar dari Badan Akreditasi Nasional
perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan maksud untuk mempermudah
persiapan FEB UB dalam menghadapi akreditasi.
5.6 Sasaran Mutu
Sasaran mutu FEB UB mengacu pada sasaran mutu yang telah
ditetapkan oleh Universitas Brawijaya. Sasaran mutu FEB UB adalah:
1. Menjamin semua program studi di FEB UB memperoleh nilai
akreditasi A.
2. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal
Mutu minimal adalah 80%.
3. Menjamin bahwa pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi
ISO 9001:2008 telah mencapai 80%.
4. Menjamin bahwa pada tahun 2012 persiapan untuk menuju
World Class telah mencapai 100% sesuai dengan akreditasi
ABEST21.
27
5.7 Program Kerja Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB
Bidang Program A. Bidang Tata Kelola dan
Pencitraan Publik Penataan organisasi kehumasan dan network dengan media Peningkatan publikasi untuk menjangkau peminatdiluar Jawa Timur dan Mhs Internasiona Penanaman dan pengimplementasian VMT baru manajemen fakultas Penataan ulang struktur organisasi dan birokrasi
Pengembangan dan pengintegrasian semua system informasi Pengembangan fasilitas kampus Peningkatan kemampuan organisasi melalui pembangunan teknologi informasi yang terintegrasi berbasis web
B. Bidang Akademik, Penjaminan Mutu Akademik, Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat
Pengharmonisan kurikulum pada tingkat strata-1, strata-2, strata-3, dan pendidikan profesi Pengembangan organisasi dan engintegrasikan semua sistem penjaminan mutu Pengembangan disiplin baru dan teknik pembelajaran baru Pengembangan strategi metodologi dan metode penelitian Pembudayaan penelitian berbasis nilai lokal dan universal
C. Bidang Kerjasama, Pendanaan dan Perluasan Network
Peningkatan jalinan kerjasama nasional dan internasional
Pengembangan akreditasi internasional Pengembangan network internasional (F to F, PS to PS) Peningkatan publikasi internasional Peningkatan kualitas pelaporan keuangan dan menyusun sistem informasi manajemen yang berbasis kinerja
28
D. Bidang Empowering untuk Kemaslahatan dan Kesejahteraan bersama
Peningkatan kapasitas staf pengajar melalui pendidikan formal dan non-formal, serta memfasilitasi peningkatan karir secara aktif
Peningkatan kapasitas staf administrasi melalui pelatihan dan pendampingan, dan pendidikan formal secara selektif Pengembangan (konsep) dan menanamkan praktik spiritualitas
Peningkatan motivasi civitas akademika melalui peningkatan kesejahteraan material dan spiritual serta penanaman jiwa wirausaha
Peningkatan kebersamaan melalui kegiatan olah raga dan olah rasa dan peningkatan fasilitas untuk kegiatan bersama
E. Bidang Kemahasiswaan dan Alumni
Peningkatan prestasi akademik dan non-akademik mahasiswa di tingkat nasional dan internasional
Peningkatan peran dan partisipasi alumni, orang tua mahasiswa dan relasi FEBUB lainnya dalam pengembangan FEBUB
29
5.8 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Sesuai dengan struktur organisasi serta tugas pokok dan fungsi FEB
UB (lihat sub bab 4.2 dan 4.3), tanggung jawab dan wewenang dari
masing-masing pihak telah dinyatakan dengan jelas. Selain itu,
dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat FEB UB telah
diangkat PD I sebagai management representative (MR) yang
memiliki tugas dan wewenang mewakili Dekan FEB UB untuk
menjamin pelaksanaan aktivitas penjaminan mutu sehari-hari
dengan dibantu oleh tim GJM. Komunikasi antara Dekan, MR dan
tim GJM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan.
Komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan
pengumuman, surat, dialog dan website.
5.9 Tinjauan Manajemen
Tinjauan manajemen dilakukan dalam bentuk rapat yang
dipimpin langsung oleh pimpinan, antara lain rapat evaluasi
rutin tiap bulan (minimal 1 bulan 1 kali), rapat pimpinan, rapat
pejabat dekanat, rapat koordinasi KTU, Kasubag, Dekan dan
rapat klarifikasi hasil AIM, serta rapat-rapat rutin lainnya.
Tinjauan manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis dilakukan
dengan cara mengadakan rapat pertemuan antara Dekan, MR,
tim GJM, dan bagian-bagian terkait untuk mempelajari,
mendiskusikan dan mengevaluasi hasil temuan AIM. Tindakan
koreksi dan perbaikan segera dilakukan untuk menindaklanjuti
30
hasil temuan AIM. Hasil tinjauan manajemen kemudian
disosialisasikan kepada semua dosen dan staf penunjang
akademik pada saat rapat rutin fakultas.
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1 Penyediaan Sumber Daya
FEB UB menjamin bahwa sumberdaya yang dibutuhkan untuk
proses bisnis utama dalam penyediaan jasa layanan pendidikan di
bidang ekonomi bisa tersedia sesuai kebutuhan. Sehingga,
pelaksanaan sistem penjaminan mutu dapat berjalan dengan baik
serta visi dan misi dapat tercapai dan pada akhirnya kepuasan
pelanggan dapat terpenuhi.
6.2 Sumber Daya Manusia
Sistem pengelolaan sumber daya manusia di FEB UB mengacu
ketentuan dari Universitas Brawijaya (kode dokumen 00200 06000
tentang standar mutu FEB UB).
Pengelolaan sumber daya manusia di FEB UB juga menyesuaikan
dengan permintaan dalam dokumen standar mutu FEB UB kode:
00200 04000 dan standar 4 akreditasi BAN-PT mengenai sumber
daya manusia.
31
FEB UB memiliki program pengembangan akademik dosen
dan tenaga penunjang untuk meningkatkan kinerja baik dosen
maupun tenaga penunjang. Untuk dosen, program pengembangan
dilakukan melalui studi lanjut, pelatihan, kursus dan
seminar/simposium. Bagi tenaga penunjang, program
pengembangan dilakukan melalui pelatihan, pendampingan dan
kursus. Proses dan hasil program pengembangan dosen dan tenaga
penunjang dimonitor. Selain itu, FEB UB juga memiliki tolok ukur
(indikator kinerja) dosen dan tenaga penunjang.
Pengelolaan sumber daya manusia juga meliputi analisis jabatan
untuk menentukan kompetensi dan persyaratan pimpinan fakultas
dan jurusan. Persyaratan untuk jabatan Dekan FEB UB mengacu
kepada Peraturan Senat Universitas Brawijaya No. 351/PER/2010
tentang Tata Cara Penjaringan, Pertimbangan dan Pengangkatan
Dekan di Universitas Brawijaya. Sedangkan untuk jabatan Ketua dan
Sekretaris Jurusan mengacu kepada Keputusan Senat Universitas
Brawijaya No. 204/SK/2007 tentang Tata Cara Pertimbangan Dan
Pengangkatan Calon Ketua dan Sekretaris Jurusan/Bagian di
Lingkungan Universitas Brawijaya.
32
6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus)
Dokumen pendukung kode: 00200 06000
Meyesuaikan dengan permintaan dalam dokumen standar mutu FEB
UB kode: 00200 04000 dan standar 6 akreditasi BAN-PT mengenai
pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi.
FEB UB memiliki standar mutu sarana dan prasarana
kegiatan akademik meliputi kondisi ruangan (in door atau out door),
alat bantu mengajar, peralatan kelas dan laboratorium, pustaka dan
akses sistem informasi.
Dalam hal sistem informasi, FEB UB telah memiliki sistem
informasi akademik (SISKA) sesuai kebutuhan dan terintegrasi
dengan sistem informasi UB. SISKA tersebut telah disosialisasikan
kepada civitas akademika. SISKA FEB UB dapat diakses melalui
jaringan internet oleh semua pemangku kepentingan. FEB UB
memonitor keluhan (complaint) terkait dengan SISKA. Dalam rangka
keberlanjutan penggunaan SISKA (memperbaiki data, merawat
sistem dan memasukkan data) dan WEBSITE, FEB UB telah
mempunyai operator khusus, dan telah ada back up data rutin dan
ketersediaan anti virus.
33
6.4 Suasana Akademik
Dokumen Pendukung kode: 00200 06000
Sesuai dengan permintaan dalam dokumen standar mutu fakultas
kode: 00200 04000 dan standar 5 akreditasi BAN-PT mengenai
kurikulum, pembelajaran dan suasana akademik.
FEB UB menggunakan aspek yang distandarisasi meliputi
efektifitas program bimbingan, konseling, bantuan konsultasi
memadai bagi mahasiswa, komunikasi dua arah, partisipasi aktif
mahasiswa terhadap akademik maupun kehidupan sosialnya. Dalam
hal ini, diadakan pertemuan penasehat akademik-mahasiswa untuk
konsultasi akademik (bimbingan konseling) yang dilakukan setiap
menjelang awal semester. Selain itu, semua dosen mendapatkan
ruang untuk tempat pelayanan akademik. Fakultas juga
menyediakan komputer dan fasilitas internet serta hotspot bagi
kegiatan dosen dan mahasiswa. Setiap akhir semester juga
dilakukan diskusi/seminar antar dosen dikoordinir oleh ketua
Kelompok Dosen Keahlian, dengan topik perkembangan buku-buku
referensi, dan atau hasil penelitian, dan atau jurnal terbaru sesuai
dengan bidang kelompok ilmu.
34
7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN
7.1 Perencanaan Program Layanan Pendidikan
Lihat dokumen Renstra kode 10200 02000
FEB UB merencanakan program layanan pendidikan,
termasuk rancangan dan pengembangan layanan. Layanan
pendidikan meliputi S1, S2, S3, Profesi, Pendidikan Non-gelar,
pelatihan, konsultasi dan studi banding. Perencanaan pendidikan
yang dimaksud termasuk desain, pengembangan metode
pembelajaran, pembukaan dan penutupan Program Studi.
Perencanaan program layanan FEB UB secara rinci disampaikan
dalam Program Kerja FEB UB (00200 01000) yang mengacu pada
Rencana Strategis FEB UB (10200 02000).
7.2 Pendidikan/Pengajaran
Lihat dokumen Renstra kode 10200 02000.
FEB UB harus merencanakan pengembangan, tinjauan dan
pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak
lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber
daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu.
Mengintegrasikan kurikulum Program Studi S-1, S-2 dan S-3
sehingga mencapai kompetensi lulusan dan learning outcomes
sesuai profil yang ditetapkan.
35
Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi
pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi
kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan. Proses
Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol meliputi asesmen
kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur
dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama
belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus
merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin
pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian
konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode
pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan
dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan
dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa
metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara.
Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran di
evaluasi pada setiap akhir semester. Hasil evaluasi menjadi dasar
penetapan kebijakan peningkatan mutu secara berkesinambungan
7.3 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Lihat dokumen Renstra kode 10200 02000.
FEB UB mendorong secara konsisten penelitian dan
pengembangan berbagai produk unggulan yang mempunyai potensi
untuk dapat dikembangkan dan bersaing di tingkat nasional,
36
regional, dan internasional. Selain itu, FEB UB juga merencanakan
pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan
track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung,
alokasi sumber daya, kriteria evaluasi dan prosedur perbaikan untuk
mencapai sasaran yang diinginkan. FEB UB merencanakan sumber
daya yang diperlukan untuk seluruh proses. Evaluasi kepuasan
pelanggan terhadap kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat dilakukan oleh setiap unit kerja/pihak terkait.
7.4 Peraturan Layanan Pendidikan
7.4.1 Pengendalian Ketentuan
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
FEB UB sebagai penyelenggara pendidikan dan layanan
pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tri
dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan,
fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi
pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses
penyerahan jasa layanan lainnya.
37
7.4.2 Validasi Proses
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
FEB UB melakukan validasi setelah ada klarifikasi
penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan
layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman
Pendidikan FEB UB (00200 02000).
7.4.3 Identifikasi dan Ketertelusuran
FEB UB harus mengendalikan, merekam hasil identifikasi
status dan menelusuri ketentuan layanan pendidikan. Hal ini
dilakukan melalui monev internal atas permintaan Rektor
melalui Audit Internal Mutu (AIM). Hal ini untuk menjamin
kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan
ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke Rektor
7.4.4 Properti Pelanggan
Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau
stakeholder lainnya) pada saat pendaftaran masuk,
pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan
atau kegiatan lain harus tersimpan, terekam, dan atau mudah
diakses. Jika terpaksa hilang, harus dilaporkan kepada
pelanggan dan rekaman dipelihara.
38
7.4.5 Preservasi
FEB UB sebagai unit kerja penyelenggara pendidikan harus
menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya
sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau
elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU,
database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi,
pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik
hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan
7.5 Desain dan Pengembangan Kurikulum
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
7.5.1 Perencanaan Kurikulum
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
FEB UB harus mempertimbangkan pengembangan Program
Studi dan kurikulum untuk kepentingan pelayanan pada
mahasiswa. Pengendalian rancangan harus sesuai dengan lama
studi pendidikan. Prosedur yang berlaku harus memastikan
bahwa materi pendidikan sesuai dengan persyaratan kurikulum.
Analisis kebutuhan harus mencakup keefektifan sistem
pendidikan dan kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi
lulusan dan learning outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan
untuk menentukan agar PBM dapat membantu mahasiswa
menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM yang
39
diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan
target kurikulum.
7.5.2 Masukan Desain dan Pengembangan
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
Unit kerja pelaksana akademik harus mengidentifikasi
dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan kurikulum
FEB UB, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
7.5.3 Output Desain dan Pengembangan
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
Output desain dan pengembangan harus mencakup
keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna
lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi kinerja
organisasi.
7.5.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
Pada setiap tahap evaluasi harus mengidentifikasi hasil
rancangan dan pengembangan kurikulum sesuai dengan
40
persyaratan atau standar yang diacu (misalnya, profil lulusan,
kompetensi suatu profesi, sertifikasi kompetensi lulusan).
7.5.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
Verifikasi desain harus dilakukan dalam beberapa tahap
sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan.
Kegiatan ini sebaiknya dilakukan secara internal oleh setiap
pakar yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan rancangan
secara independen. Tahap keluaran rancangan dan
pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi masukan
rancangan dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi
dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara.
7.5.6 Validasi Desain dan Pengembangan
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
Validasi ini dilaksanakan dengan pengesahan oleh
pimpinan unit kerja agar karakteristik layanan pendidikan yang
direncanakan dalam rancangan kegiatan pendidikan, penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dapat dipastikan
penerapannya. Validasi dilakukan pada tahap akhir suatu
perencanaan. Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di
41
dalam dan luar unit kerja termasuk metode validasi. Rekaman
adanya tindakan dan keluaran validasi harus dipelihara.
7.5.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Kurikulum
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
Pengendalian perubahan desain dan kurikulum
diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan
kepada pihak-pihak terkait. Setiap perubahan harus mencakup
keseluruhan kegiatan terkait dan rekaman harus dipelihara
7.6 Proses Terkait Mahasiswa
Lihat dokumen Manual Prosedur kode: 00200 04001-11
FEB UB secara umum memberikan layanan yang prima
kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa, maupun stakeholder
lainnya. Universitas harus memberi kesempatan pada mahasiswa
untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapannya untuk
mencapai learning outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan.
PBM sebagai bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di
dalam/luar kelas/laboratorium, di dalam/luar kampus UB, diharapkan
minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut.
a. Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas
yang bertanggung jawab memeliharanya
42
b. Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga
kependidikan dan universitas yang responsif
c. Personel universitas memperlakukan semua orang dengan penuh
hormat; dan
Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga
kependidikan yang sesuai dengan kualifikasinya.
7.6.1 Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Lihat dokumen Manual Prosedur kode: 00200 04001 dan
00200 04013
Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari
kebutuhan FEB UB untuk pemenuhan harapan masyarakat
akademik, profesional dan umum. Persyaratan kualifikasi
mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Pendidikan FEB UB
(00200 02000) sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan
pendidikan yang diberikan oleh FEB UB. Persyaratan terkait
layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh
universitas dalam memberikan layanan administrasi pendidikan
kepada mahasiswa.
43
Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan track
record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran, kebutuhan
pengembangan Iptek sesuai Minat Konsentrasi, permasalahan
di masyarakat, Rencana Strategis Nasional/Internasional
pemberi dana (Dikti, Ristek, PT luar negeri dan standar mutu
WCU. Persyaratan terkait layanan tersebut juga mencakup
persyaratan yang ditetapkan oleh universitas atau pemberi
dana dalam administrasi dan pengelolaan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
7.6.2 Tinjauan Persyaratan Terkait PBM
Lihat dokumen Manual Prosedur kode: 00200 04003-11
FEB UB harus meninjau persyaratan terkait layanan PBM untuk
memastikan bahwa:
1. Persyaratan mutu penyelenggaraan PBM telah ditetapkan
2. Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah
diselesaikan
3. FEB UB memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan
yang ditetapkan
4. Apabila persyaratan pendidikan diubah, FEB UB harus
memastikan bahwa dokumen yang relevan telah
44
diamandemen dan semua pihak yang terkait telah
mengetahui perubahan persyaratan.
5. Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus
dipelihara.
7.6.3 Komunikasi Mahasiswa
Komunikasi dapat dilakukan melalui laman (web) FEB UB:
siskafe.ub.ac.id
FEB UB harus menentukan dan menerapkan sistem
pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan
mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait dengan:
Informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk
kurikulum, serta umpan balik PBM dan termasuk keluhan
mahasiswa. Komunikasi yang baik harus dijalin dengan pemberi
dana hibah atau pengguna (stakeholders) kegiatan penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat.
7.7 Realisasi Layanan Pendidikan
7.7.1 Pengendalian Ketentuan
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
FEB UB sebagai penyelenggara pendidikan dan layanan
pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tri
45
dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas
yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran
keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa
layanan lainnya.
7.7.2 Validasi Proses
Lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00200 02000
FEB UB melakukan validasi setelah ada klarifikasi
penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan
layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman
Pendidikan FEB UB (00200 02000).
7.7.3 Identifikasi dan Ketertelusuran
FEB UB harus mengendalikan, merekam hasil identifikasi status
dan menelusuri ketentuan layanan pendidikan. Hal ini dilakukan
melalui monev internal atas permintaan Rektor melalui Audit
Internal Mutu (AIM).Hal ini untuk menjamin kesesuaian jasa
layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidakpatuhan
direkam dan dilaporkan ke Rektor
7.7.4 Properti Pelanggan
Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau
stakeholder lainnya) pada saat pendaftaran masuk, pendaftaran
46
ulang dan selama pemberian layanan pendidikan atau kegiatan
lain harus tersimpan, terekam, dan atau mudah diakses. Jika
terpaksa hilang, harus dilaporkan kepada pelanggan dan
rekaman dipelihara.
7.7.5 Preservasi
FEB UB unit kerja penyelenggara pendidikan harus menyimpan
dokumen akademik dan produk layanan misalnya sejarah unit
kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik
(misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database,
program komputer). Produk layanan teridentifikasi,
pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik
hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan.
8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1 Panduan Umum
Outcome dari pemantauan dan pengukuran digunakan untuk
mengindentifikasi area peningkatan sistim manajemen mutu dan
penyelenggaraan pendidikan
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
FEB UB menetapkan sistem evaluasi secara rutin persepsi pelanggan
tentang tingkat layanan yang diberikan dibandingkan harapannya.
Informasi kepuasan pelanggan harus didukung oleh bukti obyektif.
47
Fakultas Ekonomi dan Bisnis mendiskusikan dengan pelanggan
tentang persepsi kepuasannya. Dokumen Manual Prosedur AIM dan
Manual Prosedur Kepuasan Pelanggan (dokumen Universitas).
8.2.1 Audit Internal
FEB UB melaksanakan audit internal untuk menilai kesesuaian
implementasi SPMI di dalam unit kerja. Audit internal di
Fakultas Ekonomi dan Bisnis dilakukan oleh auditor dari unit
kerja tersebut yang kompeten. Hasil audit internal dilaporkan
ke pimpinan Fakultas dan didokumentasikan untuk
mengidentifikasi kebutuhan tindakan korektif dan pencegahan.
Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada Dokumen
Manual Prosedur AIM dan Manual prosedur Kepuasan
Pelanggan (dokumen Universitas).
8.2.2 Pemantauan dan Pengukuran Proses
FEB UB mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan
proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan
layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang
dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses.
48
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Layanan
Pendidikan
Pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan di fakultas
ekonomi berdasarkan persyaratan peraturan dan perundang-
undangan dan akreditasi yang berlaku. Untuk berbagai ragam
pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian
atau peragaan digunakan untuk mengukur kemajuan
pemenuhan persyaratan kurikulum. Penilaian kinerja
lembaga/unit kerja yang memberikan layanan
pendidikan/pelatihan juga dilakukan sebagai bagian dari
layanan pendidikan/pelatihan. Hasil proses evaluasi ini
sebaiknya direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat
proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan. Lihat
8.3.
8.3 Analisis Data
FEB UB menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan dengan
menggunakan metode statistik untuk berbagai ukuran seperti
indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan
pelanggan, dan analisis kecenderungan dapat membantu dalam
memjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian
dari sistm manajemen mutu mendukung perbaikan
berkesinambungan melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan
korektif. Pengukuran dan evaluasi dinyatakan dalam manual
49
prosedur atau instruksi kerja. Dilaksanakan berdasarkan hasil 8.2
dan disampaikan pada rapat rutin fakultas.
8.4 Perbaikan
8.4.1 Perbaikan Berkesinambungan
Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi
peningkatan potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan
metode statistik. Proses perbaikan harus juga mencakup
tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan
komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). Dilakukan
perbaikan berkelanjutan mengacu pada Manual Prosedur
Tindakan Korektif dan Pencegahan 00200 04003.
8.4.2 Tindakan Perbaikan
FEB UB menetapkan manual prosedur untuk melaksanakan
tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab
ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif
digunakan untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi
selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian
layanan pelanggan. Dilakukan perbaikan berkelanjutan
mengacu pada Manual Prosedur Tindakan Korektif dan
Pencegahan 00200 04003.
50
8.4.3 Tindakan pencegahan
FEB UB menetapkan manual prosedur untuk melaksanakan
tindakan prekuentif yang dihasilkan dari analisis
ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem
manajemen mutu dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan
pihak terkait). Tindakan pencegahan sebaiknya direkam dan
dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai dan
dikomunikasikan keseluruhan organisasi. Dilakukan perbaikan
berkelanjutan mengacu pada Manual Prosedur Tindakan
Korektif dan Pencegahan 00200 04003.
