METODE sidang

7/25/2019 METODE sidang

1/14

METODE PERSIDANGAN

Metodeberarti cara. Sedangkan persidangandapat diartikan sebagai suatu forum yang

menyelesaikan atau memecahkan suatu masalah. Jadi pengertian dari metode persidangan itu

sendiri adalah cara menyelesaikan suatu masalah dalam suatu forum berdasarkan hal / agenda

yang telah dijadwalkan / dirumuskan sebelumnya.

Dalam membahas metode persidangan, kita tidak hanya membicarakan tentang bentuk

persidangan / model forum, namun juga kita harus mengetahui macam-macam persidangan.

Ada macam sidang, yaitu!

1.Sidang formal

Dalam sidang formal, semua komponen-komponen sidang harus terpenuhi.

2.Sidang informal

Sedangkan dalam sidang informal, tidak harus memenuhi semua komponen sidang.

"ekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap

elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara

harmonis dan kondusif.

Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-

perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah !

1. Pimpinan sidang

adalah #impinan sidangadalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya olehpeserta

sidangyang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan

yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. #impinan sidang biasanya terdiri dari $

%tiga& orang, yakni !

pimpinan sidang ketua,

pimpinan sidang sekretaris%notulen& yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan

yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan'

danpimpinan sidang anggotayang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan

pimpinan sidang sekretaris.

2. Materi sidang

adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. "ateri ini

merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh

organisasi tersebut.

3. Peserta sidang
http://id.shvoong.com/tags/pimpinan-sidang/http://id.shvoong.com/tags/peserta-sidang/http://id.shvoong.com/tags/peserta-sidang/http://id.shvoong.com/tags/pimpinan-sidang/http://id.shvoong.com/tags/peserta-sidang/http://id.shvoong.com/tags/peserta-sidang/


2/14

adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi

tersebut. #eserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari

permasalahan yang dibahas dalam persidangan.

. Perang!at sidang

Atau pendukung lainnya adalahpalu sidang, alat tulis menulis dan pengeras suara.

Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni

!

(etukan ) ! "ensahkan keputusan sementara, pencabutan skorsing sidang %jangka

pendek&, tinjauan kembali

(etukan ! "enskorsing sidang, pencabutan skorsing sidang %jangka lama&

(etukan $ ! "ensahkan keputusan akhir sidang, menetapkan keputusan konsideran%ketetapan hasil sidang& membuka dan menutup persidangan %ceremonial& secara

resmi dan keseluruhan

(etukan berulang-ulang ! "enenangkan peserta sidang %forum&

Istila" # istila" dalam Persidangan

). #ending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau

prinsip.

*ontoh ' makan, shalat, kebakaran dsb.

. Skorsing, adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan

sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.

$. +obying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan

sidang.

. #encerahan, merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahfahaman

yang terjadi antara peserta sidang yang lain.

. oting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah

jalan musyawarah mengalami kebuntuan.

. 0uorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap

sah.

1. 2nterupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.

a. Interupsi Poin of Order

Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang %termasuk petugas3 sidang& yang dianggapmengganggu jalannya persidangan.


3/14

b. Interupsi Poin of Clarification

Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.

c. Interupsi Poin of Information

Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun

informasi yang sifatnya tehnis.

d. Interupsi Poin of Personal Previllage

Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi

permasalahan

4. #rosiding 5 6asil ketetapan sidang/"usyawarah yang telah di bukukan %bersifat tertulis&

7. (onsideran 5 %8agian& Surat keputusan

$ENT%& SIDANG

Ada beberapa bentuk / model persidangan, antara lain yaitu!

Bentuk U / tapal kuda

"erupakan bentuka persidangan yang paling efektif karena semua peserta sidang bisa benar-

benar terfokus perhatiannya. 6al ini merupakan salah satu kelebihan dari bentuk persidangan

ini.

Bentuk lingkaran8entuk persidangan seperti ini memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat debedakan secara tegas

antara pemateri, moderator, dan notulen dengan para peserta sidang. *ontoh forum yang

pernah menggunakan bentul persidangan seperti ini yaitu (onferensi "eja 8undar %("8&.

Bentuk berpanjar

(elemahan dari bentuk persidangan seperti ini yaitu peserta yang duduk di belakang

kemungkinan besar tidak fokus terhadap forum tersebut. *ontohnya yaitu pada acara-acara

seminar pada umumnya.

Bentuk komisi

9ntuk bentuk persidangan seperti ini, memiliki kelemahan pula, yaitu jarak antar komisi yangberdekatan akan menyebabkan kurangnya konsentrasi / bahkan tidak adanya konsetrasi dari

pemateri sidang maupun pesertanya.

Se'(a" dis!(si memen("i (nt(! di!ata!an Persidangan apa'ila

:erdapat permasalahan

:erdapat peserta sidang yang sesuai ;uorum

Adanya petugas persidangan terutama pimpinan sidang


4/14

:ersedianya kelengkapan sidang yang memadai

:erdapat draft atau kesepakatan tekhnis pra-persidangan seperti kon


5/14

TATA )ARA TE&NI& SIDANG

Di &(ti' dari 'er'agai s(m'er *

Dasar # dasar Te!ni! Sidang 1

Secara sederhana, sidang merupakan bentuk diskusi resmi yang diikuti orang banyak untuk

memutuskan sesuatu dengan mekanisme-mekanisme yang jelas/teratur. "ekanisme-

mekanisme yang dibuat dan diberlakukan di sidang bertujuan agar sidang yang dilakukan

berjalan aman, aspiratif, dan demokratis. =leh karena itu aturan main sidang harus jelas.

Apa +ang orang la!(!an !eti!a sidang,

Segala keputusan yang berhubunagnd enagn kepijakan public akan selalu diambil melalui

mekanisme sidang. Sehingga semua pihak yang berkepentinagn dengan kebijakan publek

pasti akan berkumpul untuk ikut dalam proses itu.

). Ma-amma-am Sidang

). Sidang (omisi

Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisis saja untuk memudahkan perumusan dan

pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih

terfokus. (eputusan pada sidang komisis bersifat non permanen %dapat berubah& kemudian

dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.

). Sidang #leno

8iasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali.. Sidangpleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan


6/14

sebelumnya pada sidang komisi. #embahasan agenda, tatib, dan +#J menggunakan sidang

jenis ini.

Perang!at Sidang

). #impinan Sidang/presidium

#impinan sidang berperan sebagai pengatur jalannya sidang agar menghasilkan keputusan

yang disepakati bersama. #impinan sidang tidak boleh berpihak pada salah satu pihak peserta

dan hanya boleh memutuskan sesuatu atas persetujuan peserta sidang. (riteria yang harus

dimiliki oleh pimpinan sidang sbb !

cerdik

bijaksana

tegas

berwawasan luas

humoris

kharisma

#impinan sidang dipilih oleh peserta sidang dan biasanya berjumlah ganjil. Satu sebagai

notulen dan dua orang pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang sesuai

kesepakatan.

. #eserta Sidang

#eserta sidang ditentukan berdasarkan tatib yang telah disepakati. 8iasanya terdiri dari

peserta aktif dan peserta peninjau. Seluruh hak dan kewajiban peserta diatur di tatib.

). >otulensi

8ertugas untuk emncatat jalannya persidangan

. #alu Sidang

Demi kelancaran maka diperlukan palu sidang yang telah disepakati bersama baik bentuk

maupun wujudnya. Aturan ketukan palu sidang sbb !

) ? ! mengukuhkan kesepakatan.


7/14

? ! pertukaran pimpinan sidang, penundaan sidang, pencabutan penundaan %baik

untuk lobby, istirahat, atau penundaan sidang untuk beberapa lama&

$ ? ! menetapkan keputusan, membuka dan menutup sidang.

8erkali-kali ! untuk menenangkan peserta sidang atau meminta peserta

memperhatikan jalannya sidang.

). 0uorum

Adalh syarat sahnya sidang untuk dapat diadakn, karena tingkat ;auorum menunjukkan

sejauh man tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah ;uorum, semakin

tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.

. Draft "ateri Sidang

"eliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. 8iasanya terdiri dari draft tatib,

99D (", ##=, @86(, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia

khusus.

Eti!a Sidang

). Pem'(!aan sidang

Istila" dalam sidang

#ending ! memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti

istirahat, lobby, penundaan sidang.

#(/#eninjauan kembali ! mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/

putusan yang telah ditetapkan

2nterupsi ! memotong/menyela pembicaraan dikarenakan ada hal-hal yang sagat penting

untuk diungkapkan.

Ma-amma-am Inter(psi

"acam-macam interupsi sbb !


8/14

). #oint of clarification ! interupsi untuk menjernihkan/meluruskan permasalahan atau

isi pembahasan.

. #oint of


9/14

. apat (onsultasi

PEMIMPIN RAPAT ANG $AI&

). "engerti apa yang menjadi pokok bahasan, atau agenda rapat yang akan didiskusikan.

. "emiliki kemampuan dan kesungguhan untuk mendengarkan setiap pendapat yang

muncul.

$. "emiliki kemampuan untuk menjaga, mengarahkan, dan menyimpulkan keputusan-

keputusan yang dibuat.

. #engenalan pribadi yang baik terhadap para pengurus

. #ribadi yang berintegritas

. "engerti prinsip-prinsip dasar #"(, hal-hal yang harus dilakukan dan tidak boleh

dilakukan.

1. (emampuan untuk lobi diluar rapat %hal ini dapat dilakukan sebelum rapat atau

sesudah rapat &

Adalah penting untuk kita meminta masukan kepada rekan-rekan kita tentang kemampuan

kita memimpin rapat, sehingga kita tahu kelemahan kita, bagaimana seharusnya pertemuan

berlangsung, dll &.

AT%RANAT%RAN %M%M S%AT% RAPAT

Sebelum apat!

). 8uatlah agenda rapat dan sangat baik kalau kita telah berikan kepada anggota

sebelumnya %kerjasama dengan sekretaris&

. Alokasikan waktu untuk tiap pembahasan

$. 8uat surat undangan rapat. 8eritahu mereka jauh hari dan ingatkan mereka kembali

satu/dua hari sebelumnya. #astikan kedatangan mereka.

. Dorong atau minta mereka mempersiapkan diri mereka %buat laporan dll&

. #injamlah atau persiapkan ruang rapat dengan baik. Sediakan alat-alat yang

dibutuhkan %spidol, penghapus , dll&

. Atur tempat duduk, sehingga menolong orang untuk berkomunikasi secara optimal.

1. (alau rapat panjang, dapat disediakan minum


10/14

4. Apabila direncanakan ada pujian, siapkan kertas pujian dengan baik

7. Apabila ada renungan B:, minta mereka untuk bawa Alkitab %cantumkan dalam surat

undangan&

)C. Jadilah orang yang pertama datang dalam rapat tersebut.

#ada waktu peserta datang!

). Sambut dan pastikan bahwa mereka telah bawa agenda/alat tulis yang diperlukan

dalam rapat.

. "emulai apat

$. "ulailah tepat waktu

. #astikan siapa yang menjadi notulis rapat

. #erkenalakan diri dan sapalah mereka dengan hangat.

"engakhiri apat!

). Selesaikan sesuai dengan kesepakatan awal, mintalah injin kalau rapat butuh waktu

lebih lama.

. ingkaskan keputusan-keputusan yang diambil, atau hal-hal lain yang belum selesai

dibicarakan dalam rapat ini.

$. 8icarakan dan pastikan rapat yang akan datang, bicarakan dengan singkat agenda dan

minta anggota mempersiapkan diri

2de-ide (reatif mengelola rapat!

). apat tidak harus selalu diisi dengan presentasi, perdebatan, diskusi dll, tetapi ada

hal-hal lain yang dapat dilakukan.

. #resentasi dapat dipersiapkan dengan lebih menarik %minta anggota untuk

mempersiapkannya&. (alau perlu dengan diagram, barchart, slide, =6# dll&

$. (ita dapat undang alumni atau pembicara dalam rapat

. (ita dapat persiapkan pujian, reningan, dan doa syafaat

. Sekali-kali games juga boleh

. 8angun team work dengan salah satunya memberikan pujian dan selamat kepada

sie/pelaksana kegiatan yang berhasil


11/14

1. Serius tapi santai, bercanda boleh asal diterus-menerus bercanda.

--- sss ---

TEKNIK MEMIMPIN SIDANG.

Oleh: Hanry Liunsanda, SH

(Ketua Bidang Pendidikan Kader dan Kerohanian BPC GMKI Tondano

!" P#$%!H&L&!$

Sidang atau ra'at eru'akan edia 'enga)ilan ke'utusan" Sidang atau'un

ra'at da'at di artikan se)agai alat yang 'enting untuk en*ari in+orasi danenga)il ke'utusan" Men*ari in+orasi yang di aksudkan adalah

endengarkan tangga'an, sanggahan, a-a)an )eru'a 'enda'at.'eikiran dari

'eserta sidang.ra'at yang di +asilitasi oleh 'ei'in sidang.ra'at guna

en*a'ai suatu kese'akatan untuk ke'entingan )ersaa"

B" P#/SI!P!$ SI%!$G

Persia'an 'ersidangan adalah hal yang *uku' enentukan )erhasil atau

tidaknya suatu 'ersidangan" &ntuk itu )e)era'a hal 'erlu di 'erhatikan se)agai

'ersia'an a-al untuk engadakan 'ersidangan yaitu

a" !genda Sidang0 adalah ateri yang di tentukan untuk di )ahas dan -aktu

yang di )utuhkan untuk e)i*arakan ateri yang akan di )ahas , sehinggaagenda sidang sangat 'ula enentukan 'anang atau 'endeknya suatu

'ersidangan" %engan deikian agenda sidang haruslah disusun se*ara

sisteatis

)" 1orking Pa'ers atau le)ar kera" Le)ar kera0 adalah ran*angan ateri

yang akan di )i*arakan dala 'ersidangan" Sehingga se)agai 'ersia'an a-al

'erlu atau tidaknya ran*angan ateri terse)ut tergantung dari )entuk

'ersidangan atau ra'at yang akan di adakan" 2ika le)ar kera di )utuhkan,

sia'a yang akan ditugaskan untuk enyusun, )era'a laa 'enyusunannya,

ke'ada sia'a le)ar kera terse)ut di)agikan"

*" 2ulah 'eserta sidang" Peserta sidang adalah seua orang yang utlak harushadir dala 'ersidangan"

d" !lat )antu lainnya" !lat )antu lainnya yang di aksudkan adalah alat yang

akan di gunakan dala 'ersidangan sehingga e'erudah dala

engeukakan ide dengan sisteatis, *e'at dan te'at" !lat )antu ini se'erti

'a'an tulis, 'alu sidang, )agan3)agan, 'royektor dan se)againya"

Selain hal terse)ut di atas yang 'erlu di 'erhatikan adalah ruangan sidang yang

eadai, 'enerangan yang *uku', ke)ersihan te'at 'ersidangan, 'eredaran

udara atau 4entilasi dala ruangan"

C" P#MIMPI$ SI%!$GPei'in sidang )ertugas agar sidang da'at enghasilkan sesuatu ke'utusan


12/14

sesuai ateri 'ersidangan dala )atas -aktu yang telah di tentukan

se)elunya" Pei'in sidang harus eiliki 'engetahuan dan ketra'ilan

serta 'enguasaan kounikasi yang e+ekti+ agar dala 'ersidangan agar da'at

ei'in sidang, da'at enghasilkan, enda'atkan in+orasi, ee*ahkan

asalah, dan enga)il ke'utusan" Selain hal terse)ut di atas, 'ei'in

sidang uga harus engetahui -atak ke'ri)adian, 'erilaku ()er-i)a-a sehingga

dala ei'in sidang da'at eni)ulkan rasa horat dari 'eserta"

Pei'in sidang yang )aik adalah 'ei'in sidang yang harus eiliki

ketra'ilan se)agai )erikut:

a" Harus a'u e)eri )i)ingan dan tegas"

)" Harus diteria oleh 'ara 'eserta sidang se)agai 'ei'in, )aik karena

kea'unnya dan 'engetahuannya tentang tugas 'okok organisasi, au'un

karena kea'uannya eelihara hu)ungan yang )aik dengan orang lain"

*" Ber)i*ara to the 'oint dan tidak )oleh endoinasi 'e)i*araan"

d" Me'unyai integritas, keauan dan kerelaan untuk e)erikan kese'atan

)er)i*ara ke'ada orang lain se)anyak ungkin" Selain itu 'ei'in sidangharus uga e'unyai 'endirian yang teta', konsekuen , dan tidak udah

tero)ang3 a)ing oleh suasana sekelilingnya"

e" Me'unyai ketra'ilan yang tinggi dan sisteatis dala ee*ahkan

asalah"

Be)era'a ti'e 'i'inan sidang:

a" Otoriter : yaitu 'i'inan sidang yang selalu eaksakan kehendaknya dan

kadang tidak adil dala e)erikan kese'atan )er)i*ara ke'ada 'eserta

sidang" Ti'e 'i'inan sidang se'erti ini sangat tidak )aik karena rentan

terhada' 'ertikaian yang eluas, karena dia )ukan lagi se)agai 'enengah teta'i

enadi 'ihak yang harus ditengahi")" %eokratis: yaitu 'i'inan sidang yang dala ei'in sidang

engede'ankan nilai3nilai deokrasi dan )erusaha untuk e)eri kese'atan

yang saa terhada' seluruh 'eserta sidang"

!da )e)era'a ti'e lagi naun yang 'aling 'enting adalah kedua ti'e diatas"

Hal yang harus dihindari oleh 'i'inan sidang:

a" Kounikasi dua arah, diana hanya ada dua orang saa yang di)eri

kese'atan untuk )er)i*ara karena diangga' )ah-a yang satu se)agai 'ene)ar

-a*ana sedangkan yang lain se)agai 'enangga'" Padahal seharusnya dala

setia' 'okok 'e)i*araan selalu eli)atkan seua 'eserta sidang"

)" Keluar dari 'okok 'e)i*araan, artinya 'i'inan sidang harus terus )erusahauntuk e'ertahankan agar setia' 'e)i*araan selalu terkoordinir se*ara

sisteatis sehingga suatu 'okok 'e)i*araan di)i*arakan se*ara tuntas

se)elu 'indah ke asalah )erikutnya"

*" Meono'oli 'e)i*araan, seorang 'i'inan sidang yang )aik adalah orang

yang senantiasa e)eri kese'atan seluas3luasnya ke'ada 'eserta untuk

engungka'kan idenya, keudian enyi'ulkan seua ide 'eserta se*ara

singkat dan elas"

%ala kondisi tertentu, se)uah ke'utusan dala 'ersidangan da'at dia)il

dengan suara ter)anyak"

Berikut )e)era'a ti'e ke'utusan yang sering dia)il dala se)uah'ersidangan :


13/14

5" %e*ision )y single indi4iduals, yaitu ke'utusan yang dilakukan oleh seseorang

dala kelo'ok.sidang" Teradi dala situasi ga-at atau -aktu endesak

6" Minority de*ision, yaitu )e)era'a orang dala 'ersidangan enga)il

ke'utusan" Biasanya ke'utusan ini kurang didukung

7" Maority de*ision, yaitu ke'utusan di)uat oleh eyoritas anggota kelo'ok

()iasanya )entuk 4oting" Biasanya )eraki)at )uruk terhada' yang kalah"

8" Consensus de*ision, yaitu ke'utusan yang eli)atkan seluruh anggota sa'ai

seua anggota eneria dan )ersedia elaksanakan -alau'un tidak seua

setuu

9" &naniity de*ision, yaitu ke'utusan )ulat dan tidak lonong

%" P#$G!/!H!$ P#/SI%!$G!$

%ala 'roses 'ersidangan sering di teui adanya tangga'an, usul, atau'un

'ernyataan 'enda'at dari 'eserta untuk ateri3ateri tertentu yang sedang di

)ahas" &ntuk kelan*aran 'ersidangan aka 'erlu di 'erhatikan oleh 'eserta

sidang adalah enyangkut I$T#/&PSI; atau 'eotongan 'e)i*araan"Interu'si se*ara uu da'at di )agi atas :

5" Point o+ In+oration ( ika akan e)erikan in+orasi tentang sesuatu diluar

hal yang sedang di)ahas

6" Point o+ Order ( ika akan e)erikan asukan

7" Point o+ Clari


14/14

" Interu'si adalah 'eotongan 'e)i*araan orang lain

n" Surat Ke'utusan Persidangan adalah kekuatan huku +oral atas segala

sesuatu yang di'utuskan dala sidang.ra'at

o" $otulensi adalah 'enulisan hasil ra'at

'" /isalah adalah dokuen tentang 'roses )erlangsungnya ra'at

?" Sekretaris Persidangan adalah orang yang )ertugas untuk elaksanakan

tugas @ tugas sekretaris dala sidang

r" Moderator adalah istilah lain untuk 'ei'in ra'at

METODE sidang

Documents

Transcript of METODE sidang