Manajemen Sidang

Manajemen SidangManajemen Sidang

Pelatihan Manajemen Organisasi Pelatihan Manajemen Organisasi Teknik Grafika & Penerbitan Teknik Grafika & Penerbitan

PMO TGPPMO TGP 20 201111

Isnan SantosoIsnan Santoso

MANAJEMEN SIDANGMANAJEMEN SIDANG

1.Pengertian sidang1.Pengertian sidang

2.Urgensi sidang2.Urgensi sidang

3.Komponen sidang3.Komponen sidang

4.Kelengkapan sidang4.Kelengkapan sidang

5.Jalannya sidang5.Jalannya sidang

6.Pengambilan keputusan6.Pengambilan keputusan

PENGERTIAN SIDANGPENGERTIAN SIDANG

Sidang dapat diartikan sebagai suatu Sidang dapat diartikan sebagai suatu kegiatan berupa pertemuan kegiatan berupa pertemuan resmi resmi secara secara formal formal dengan dengan mekanisme mekanisme pelaksanaan yang teratur dan bertujuan pelaksanaan yang teratur dan bertujuan untuk menghasilkan suatu untuk menghasilkan suatu keputusan keputusan final yang bersifat mengikat. final yang bersifat mengikat.

KARAKTERISTIK SIDANGKARAKTERISTIK SIDANG

ResmiResmi FormalFormal Memiliki Mekanisme Memiliki Mekanisme Keputusan akhir bersifat Keputusan akhir bersifat

mengikatmengikat

URGENSI SIDANGURGENSI SIDANG

Penyelesaian permasalahanPenyelesaian permasalahan Sharing gagasanSharing gagasan Dinamika organisasiDinamika organisasi Ciri masyarakat intelektualCiri masyarakat intelektual

KOMPONEN SIDANGKOMPONEN SIDANG

1.Tata tertib1.Tata tertib

2.Pimpinan sidang / Presidium2.Pimpinan sidang / Presidium

3.Delegasi3.Delegasi

4.Peninjau / undangan4.Peninjau / undangan

5.Kuorum5.Kuorum

KOMPONEN SIDANG (lanj.)KOMPONEN SIDANG (lanj.)

1.Tata tertib1.Tata tertibAturan main persidangan untuk kelancaran Aturan main persidangan untuk kelancaran

pembahasanpembahasanagenda sidang.agenda sidang.Dalam tata tertib mencakup : Dalam tata tertib mencakup :

– Perangkat sidangPerangkat sidang– Hak dan kewajiban Hak dan kewajiban – Sanksi Sanksi – Kuorum Kuorum – Mekanisme pengambilan keputusanMekanisme pengambilan keputusan– dlldll


2.Pimpinan sidang / Presidium2.Pimpinan sidang / Presidium Dipilih oleh peserta sidangDipilih oleh peserta sidang Bertugas memimpin dan mengatur Bertugas memimpin dan mengatur

jalannya sidang sesuai tata tertibjalannya sidang sesuai tata tertib NetralNetral Tidak sembarangan memutuskan Tidak sembarangan memutuskan

sesuatusesuatu Banyaknya presidium biasanya tiga Banyaknya presidium biasanya tiga

orang, dapat bergantian memimpin orang, dapat bergantian memimpin sidangsidang


2.Pimpinan sidang / Presidium (lanj.)2.Pimpinan sidang / Presidium (lanj.)Pimpinan sidang hendaknya orang yang : Pimpinan sidang hendaknya orang yang : Sehat,Sehat, Memiliki pengetahuan tentang persidangan,Memiliki pengetahuan tentang persidangan, Mempunyai sifat kepemimpinan,Mempunyai sifat kepemimpinan, Peka dan cepat dalam memutuskan dalam Peka dan cepat dalam memutuskan dalam

situasi kritis,situasi kritis, Mampu mengendalikan emosi,Mampu mengendalikan emosi, Tegas,Tegas, Sopan,Sopan, Adil,Adil, AkomodatifAkomodatif


3.Delegasi3.Delegasi Peserta sidang yang mewakili suatu Peserta sidang yang mewakili suatu

kelompok tertentukelompok tertentu Terlibat aktif dalam persidanganTerlibat aktif dalam persidangan

Misal : delegasi DH HMGP11, adalah peserta Misal : delegasi DH HMGP11, adalah peserta sidang yang mewakili divisi humassidang yang mewakili divisi humas


3.Delegasi (lanj.)3.Delegasi (lanj.)Hak Delegasi :Hak Delegasi :

– Hak bicara Hak bicara – Hak suaraHak suara– Hak memilihHak memilih– Hak dipilihHak dipilih

Kewajiban Delegasi :Kewajiban Delegasi :– Menaati tata tertib sidangMenaati tata tertib sidang– Menjaga ketertiban / ketenangan Menjaga ketertiban / ketenangan

sidangsidang


4.Peninjau / Undangan4.Peninjau / Undangan Peserta sidang diluar delegasi Peserta sidang diluar delegasi Dapat menyaksikan dan memberi Dapat menyaksikan dan memberi

pendapatpendapat

Hak Peninjau :Hak Peninjau :– Hak bicaraHak bicara

Kewajiban Peninjau :Kewajiban Peninjau :– Menaati tata tertib sidangMenaati tata tertib sidang– Menjaga ketertiban / ketentangan Menjaga ketertiban / ketentangan

sidangsidang


5.Kuorum5.Kuorum Syarat sahnya pelaksanaan sidang Syarat sahnya pelaksanaan sidang

terkait dengan banyaknya peserta terkait dengan banyaknya peserta yang hadir dalam persidangan. yang hadir dalam persidangan.

Penting, menunjukkan tingkat Penting, menunjukkan tingkat partisipasipartisipasi

Misal : sidang dapat dimulai jika dihadiri Misal : sidang dapat dimulai jika dihadiri oleh setengah dari total jumlah oleh setengah dari total jumlah peserta sidang peserta sidang

KELENGKAPAN SIDANGKELENGKAPAN SIDANG

1.Palu sidang1.Palu sidang

2.Draft materi sidang2.Draft materi sidang

3.Notulensi3.Notulensi

4.Konsideran4.Konsideran

KELENGKAPAN SIDANG (lanj.)KELENGKAPAN SIDANG (lanj.)

1.Palu sidang1.Palu sidang Palu sidang adalah simbolisasi dari Palu sidang adalah simbolisasi dari

jalannya sidang. jalannya sidang. Dipegang oleh presidium yang Dipegang oleh presidium yang

memimpin sidang. memimpin sidang. Penggunaan palu sidang tidak Penggunaan palu sidang tidak

sembarangan, ada aturan dalam sembarangan, ada aturan dalam melakukan ketukan melakukan ketukan


2.Draft Materi Sidang2.Draft Materi Sidang Dibagikan kepada seluruh peserta Dibagikan kepada seluruh peserta

sidangsidang Agar para peserta sidang lebih mudah Agar para peserta sidang lebih mudah

dalam memahami agenda sidangdalam memahami agenda sidang Mencakup semua bahan yang akan Mencakup semua bahan yang akan

dibahas sesuai dengan agenda dibahas sesuai dengan agenda persidanganpersidangan


3.Notulensi3.Notulensi Pihak dari panitia yang bertugas Pihak dari panitia yang bertugas

mencatat segala aktivitas dalam mencatat segala aktivitas dalam persidangan. persidangan.

Segala aktivitas kejadian yang ada Segala aktivitas kejadian yang ada dalam sidang sebaiknya dicatat dalam sidang sebaiknya dicatat dengan rinci.dengan rinci.

Contoh :Contoh :18 November 2011 –11:00:2218 November 2011 –11:00:22

Presidium memutuskan akan diadakan HMGP FairPresidium memutuskan akan diadakan HMGP Fair

18 November 2011 –11:10:1218 November 2011 –11:10:12

delegasi DH HMGP 2011 memohon peninjauan kembalidelegasi DH HMGP 2011 memohon peninjauan kembali

tentang diadakannya HMGP Fairtentang diadakannya HMGP Fair


4.Konsideran4.Konsideran Konsideran adalah lembar pengesahan Konsideran adalah lembar pengesahan

untuk setiap keputusan. untuk setiap keputusan. Sebagai bukti yang mempunyai Sebagai bukti yang mempunyai

kekuatankekuatan Ditandatangani oleh presidium I,II,dan Ditandatangani oleh presidium I,II,dan

III.III. Misal : ketika sidang telah berhasil Misal : ketika sidang telah berhasil

meresmikan tata tertib sidang, maka meresmikan tata tertib sidang, maka dibuatlah konsideran mengenai tata dibuatlah konsideran mengenai tata tertib sidangtertib sidang

JALANNYA SIDANGJALANNYA SIDANG

1.Aturan ketukan palu sidang1.Aturan ketukan palu sidang

2.Interupsi2.Interupsi

3.Penghentian sidang3.Penghentian sidang

JALANNYA SIDANG (lanj.)JALANNYA SIDANG (lanj.)

1.Aturan ketukan palu sidang1.Aturan ketukan palu sidang 1 kali1 kali

– Mengukuhkan setiap poin perpoin pembahasanMengukuhkan setiap poin perpoin pembahasan– Meninjau kembali keputusan yang telah Meninjau kembali keputusan yang telah

dikukuhkandikukuhkan 2 kali2 kali

– Penundaan sidang (skorsing, pending, istirahat)Penundaan sidang (skorsing, pending, istirahat)– Pencabutan penundaan sidangPencabutan penundaan sidang– Pergantian pimpinan sidangPergantian pimpinan sidang

3 kali3 kali– Membuka sidangMembuka sidang– Menutup sidangMenutup sidang– Menetapkan keputusan akhir.Menetapkan keputusan akhir.

Berkali-kaliBerkali-kali– untuk menenangkan situasi sidang yang mulai untuk menenangkan situasi sidang yang mulai

gaduh.gaduh.


2.Interupsi2.Interupsi

Point of previlegePoint of previlegeJika ada pendapat yang menyudutkan pihak tertentu di luarJika ada pendapat yang menyudutkan pihak tertentu di luarsubstansi permasalah.substansi permasalah.

Point of informationPoint of informationJika ingin memberikan informasi yang dianggap pentingJika ingin memberikan informasi yang dianggap pentingkepada peserta dan pimpinan sidang terkait dengan jalannyakepada peserta dan pimpinan sidang terkait dengan jalannyapersidangan.persidangan.

Point of clarificationPoint of clarificationUntuk memberikan klarifikasi atau penjelasan mengenai Untuk memberikan klarifikasi atau penjelasan mengenai

suatusuatupembahasan agar tidak terjadi salah pahampembahasan agar tidak terjadi salah paham

Point of orderPoint of orderUntuk memberikan masukan terkait dengan jalannyaUntuk memberikan masukan terkait dengan jalannyapersidangan, persidangan,


3.Penghentian Sidang3.Penghentian Sidang Skorsing Skorsing

– adalah penghentian sidang untuk adalah penghentian sidang untuk keperluan tertentu,keperluan tertentu,

– misal : lobiying antar fraksi.misal : lobiying antar fraksi.

PendingPending– adalah penghentian sidang dalam jangka adalah penghentian sidang dalam jangka

waktu tertentu waktu tertentu – misal : ishoma.misal : ishoma.

PENGAMBILAN KEPUTUSANPENGAMBILAN KEPUTUSAN MufakatMufakat

– Pengambilan keputusan berupa kesepakatan bersama Pengambilan keputusan berupa kesepakatan bersama terkait dengan suatu halterkait dengan suatu hal

LobiLobi– Bisa diartikan sebagai kompromi antar fraksi, biasa Bisa diartikan sebagai kompromi antar fraksi, biasa

dilakukan jika pengambilan keputusan mufakat tidak dilakukan jika pengambilan keputusan mufakat tidak dapat dicapai serta terdapat dua atau lebih pendapat dapat dicapai serta terdapat dua atau lebih pendapat yang kuat.yang kuat.

Voting Voting – Merupakan pengambilan suara dari setiap dari setiap Merupakan pengambilan suara dari setiap dari setiap

peserta sidang dengan mekanisme tertentu.peserta sidang dengan mekanisme tertentu.

Peninjauan kembali (PK)Peninjauan kembali (PK)– Keputusan yang telah ditetapkan dapat diajukan untuk Keputusan yang telah ditetapkan dapat diajukan untuk

dilakukan PK jika terdapat sebab tertentu.dilakukan PK jika terdapat sebab tertentu.

Manajemen Sidang

Documents

Transcript of Manajemen Sidang