Materi Sosialisasi Revisi Dok Mutu 17020
description
Transcript of Materi Sosialisasi Revisi Dok Mutu 17020
MATERI SOSIALISASI REVISI DOKUMEN
MUTUSNI
ISO/IEC17020 :2012
Lembaga Inspeksi Balai KIPM Kelas I Surabaya II
LI-066-IDNSurabaya, 19 Oktober 2015
AKREDITASI LEMBAGA INSPEKSI* Pengakuan formal oleh badan yang berwenang melakukan akreditasi lembaga inspeksi bahwa lembaga inspeksi tersebut dapat melakukan inspeksi dengan hasil yang dapat dipertanggungjawabkan
* Akreditasi di Indonesia dilakukan oleh KAN-BSN
* Akreditasi dilakukan terhadap standar yang diakui (SNI ISO/IEC 17020:2012)
4.1 KETIDAKBERPIHAKAN DAN KEMANDIRIAN Inspeksi harus dilakukan dg tidak memihak LI harus bertanggung jawab atas
ketidakberpihakan kegiatan inspeksinya LI harus mengidentifikasi risikorisiko terhadap
ketidakberpihakan. Jika risiko ketidakberpihakan diidentifikasi, LI
harus dapat menunjukkan bagaimana menghilangkan/meminimalkan risiko tsb
LI harus mempunyai komitmen manajemen puncak untuk ketidakberpihakan.
LI harus independen
4.2 KERAHASIAAN LI bertanggung jawab untuk
pengelolaan semua informasi yang diperoleh selama melaksanakan kegiatan inspeksi.
Informasi mengenai klien yang diperoleh dari sumber selain klien (misalnya pengadu, regulator) harus diperlakukan sebagai rahasia.
5.1. PERSYARATAN ADMINISTRASI Legalitas hukum Struktur organisasi LI sbg dasar sistem
manajemen mencakup seluruh unit kerja , dengan fungsi – fungsi mutu , administratif dan teknis yang diperlukan untuk mengoperasikan Lembaga Inspeksi yang dipimpin oleh manajemen puncak yang memiliki kewenangan untuk menetapkan kebijakan dan sumberdaya yang diperlukan sesuai SNI ISO/IEC 17020:2012
5.2. ORGANISASI & MANAJEMEN Memiliki pengaturan agar bebas tekanan Kebijakan dan prosedur perlindungan
kerahasiaan informasi Menentukan tanggung jawab dan
wewenang personil Menjamin bahwa personel dapat
berkontribusi dalam pencapaian tujuan sistim mutu
Manajemen Puncak dapat menjamin komunikasi untuk efektivitas sistem manajemen
6.1PERSONEL
Memastikan kompetensi semua personel
Merumuskan sasaran dan program pendidikan , pelatihan dan ketrampilan
Menggunakan personel yang dikaryakan atau dikontrak
Memelihara uraian tugas Memberikan kewenangan kepada
personel dan memelihara rekaman personel
6.2 FASILITAS DAN PERALATAN
Fasilitas dan peralatan sesuai dan memadai
Mempunyai aturan untuk akses dan penggunaan fasilitas dan peralatan
Peralatan ditetapkan dan diidentifikasi secara unik, dirawat sesuai prosedur dan instruksi serta dikalibrasi
Mempunyai prosedur untuk penanganan peralatan yang rusak.
6.3 SUBKONTRAK
LI hrs mendokumentasi kebijakan dan prosedur utk mengikat subkontraktor
LI memberitahu kepada pelanggan Bertanggung jawab atas pekerjaan yang
disubkontrakkan Memelihara daftar subkontraktor dan
bukti kesesuaian Catt: LI Balai KIPM Kelas I Surabaya II
tidak mensubkontrakkan kegiatan inspeksi.
7.1 METODE & PROSEDUR INSPEKSI LI menggunakan metode dan prosedur
untuk inspeksi yang ditetapkan dalam persyaratan
Memiliki dan menggunakan instruksi terdokumentasi yang memadai
Bila menggunakan metode/prosedur inspeksi non-standar, maka harus didokumentasikan secara lengkap.
7.2 PENANGANAN BARANG & SAMPEL INSPEKSI Mempunyai prosedur dan rencana
pengambilan sample Penyimpangan prosedur pengambilan
sample direkam Rekaman pengambilan sample
7.3 REKAMAN INSPEKSI
Memelihara sistem rekaman secara efektif prosedur dan evaluasi terhadap inspeksi.
Laporan inspeksi harus tertelusur secara internal sampai ke inspektur yang melakukan inspeksi.
7.4 LAPORAN INSPEKSI DAN SERTIFIKAT INSPEKSI
LI melaporkan hasil secara harus dilaporkan dengan benar, akurat, dan jelas.
Bila sertifikat memberikan pendapat dan interprestasi , LI menetapkan acuan dan menetapkan personel yang kompeten utk memberikan interprestasi
Format laporan dan sertifikat harus dirancang identifikasi dari lembaga yang menerbitkan; identifikasi unik dan tanggal penerbitan; tanggal inspeksi; identifikasi barang yang diinspeksi; tanda tangan atau indikasi persetujuan lain oleh personel yang berwenang; suatu pernyataan kesesuaian bila dapat diterapkan; dan hasil inspeksi
Koreksi atau penambahan pada laporan inspeksi atau sertifikat inspeksi setelah penerbitan harus dicatat
7.5 KELUHAN DAN BANDING LI memiliki proses terdokumentasi untuk
menerima, mengevaluasi dan membuat keputusan tentang keluhan dan banding.
Lembaga inspeksi harus bertanggung jawab atas semua keputusan di semua tingkat proses penanganan keluhan dan banding.
Penyelidikan dan keputusan banding harus menghasilkan tindakan yang tidak diskriminatif.
7.6 PROSEDUR KELUHAN DAN BANDING Lembaga menerima keluhan/banding
bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memverifikasi semua informasi yang diperlukan untuk memvalidasi keluhan atau banding.
LI harus mengakui penerimaan pengaduan atau banding, dan memberikan kepada pelapor atau pemohon banding dengan laporan kemajuan dan hasilnya.
LI menyampaikan pemberitahuan resmi dari akhir pengaduan dan banding proses penanganan pengaduan.
8.1 UMUM LI harus menetapkan dan memelihara
sistem manajemen yang mampu mencapai konsistensi pemenuhan persyaratan standar.
Sistem manajemen lembaga inspeksi harus mencakup : dokumentasi sistem manajemen, pengendalian dokumen; pengendalian rekaman; tinjauan manajemen;audit internal; tindakan korektif; tindakan pencegahan; keluhan dan banding
8.2. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN Menetapkan kebijakan dan sasaran mutu yang
dikaji ulang dalam kaji ulang manajemen Sasaran mutu harus terukur dan ditetapkan
dengan mempertimbangkan ( kebutuhan saat ini dan masa depan organisasi dan pasar yang dilayani, tingkat kepuasan pelanggan, dipantau dan diukur efektifitasnya )
Manajemen puncak harus menjamin integritas sistim manajemen dipelihara, apabila ada perubahan direncanakan dan diimplementasikan
Tanggung jawab manajemen teknis dan manajer mutu ditetapkan dalam panduan mutu
DOKUMEN SISTEM MUTU
Formulir
Instruksi kerja
Prosedur
Panduan
mutu
Pernyataan
Cara melakukan
Bagaimana caramelakukan
Bukti
melakukan
Level I
Level II
Level III
Level IV
8.3. PENGENDALIAN DOKUMEN Hirarki Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
a. Panduan Mutu menjelaskan sistem manajemen mutu sesuai dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu
b. Prosedur menjelaskan proses dan kegiatan yang saling berkaitan yang diperlukan untuk implementasi sistem manajemen mutu
c. Instruksi Kerja dokumen kerja yang rinci tentang bagaimana melakukan pekerjaan
d. Form dokumen yang digunakan untuk merekam data yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu
Menetapkan dan memelihara prosedur pengendalian dokumen
Pengesahan dan penerbitan dokumen Perubahan dokumen
8.4 PENGENDALIAN REKAMAN
LI menetapkan prosedur pengendalian, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, waktu retensi dan pemusnahan rekaman
Akses ke rekaman ini harus konsisten dengan pengaturan kerahasiaan.
8.6 AUDIT INTERNAL Secara periodik melakukan audit
internal oleh personel yang kompeten (seluruh elemen sistem manajemen mutu dlm waktu 12 bulan)
Melakukan tindakan perbaikan Hasil audit internal direkam Melakukan verifikasi tindak lanjut
8.7 TINDAKAN PERBAIKAN LI menetapkan kebijakan dan prosedur tindakan
perbaikan secara sistematis sbb : Menetapkan penyebab ketidaksesuaian Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian Mengusulkan tindakan perbaikan Mengidentifikasi tindakan perbaikan Melakukan tindakan perbaikan Peninjauan efektivitas tindakan perbaikan.
Tindakan perbaikan sebagai piranti peningkatan bersumber pada :
- Rekaman pekerjaan yang tidak sesuai , - Pengaduan pelanggan , - Laporan audit, - Usulan dari personel didalam organisasi
REVISI PK / 8.7/ LISB2DIAGRAM ALIR TINDAKAN PERBAIKAN
Menetapkan penyebab ketidaksesuaian
Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian
Mengidentifikasi tindakan perbaikan
Melakukan tindakan perbaikan
Kaji ulang efektivitas tindakan perbaikan
Manajer/Deputi Teknis
Manajer/Deputi Teknis
Manajer/Deputi Teknis
Manajer/Deputi Teknis & Mutu
Manajer/Deputi Teknis & Mutu
8.8 TINDAKAN PENCEGAHAN LI mempunyai kebijakan dan prosedur tindakan
pencegahan Tindakan pencegahan adalah proses proaktif
untuk mengindentifikasi peningkatan , bukan merupakan reaksi terhadap permasalahan atau pengaduan yang telah terjadi
Tindakan pencegahan harus mencakup : - Penentuan potensi ketidak sesuaian dan
penyebabnya, - Evaluasi untuk tindakan mencegah terulangnya
ketidaksesuaian , - Penentuan dan implementasi tindakan yang
diperlukan, - Rekaman hasil tindakan yang dilakukan