Tahap-Tahap Dalam Pe-rekayasaan Sistem Informasi

1.Tahap Perencanaan Strategis Informasi

2.Tahap analisa Bidang Bisnis

3.Tahap Disain Sistem

4.Tahap Konstruksi Sistem

Tahap I : Perencanaan Strategis Informasi

Kegiatan Rekayasa Sistem Informasi dimulai dari perencanaan strategis informasi. Tahap ini ditujukan pada bagaimana mencapai target bisnis dan bagaimana teknologi dapat membantu pencapaian tersebut dengan cara meraih peluang yang lebih besar dan membangun kemampuan bersaing usaha. Peluang teknologi tersebut dapat mengindetifikasi FSK perusahaan dan selanjutnya untuk diuaraikan sehingga didapat FSK dari divisi dan sub divisi perusahaan secara keseluruhan.

Pada tahap PSI, dapat dibuat peta model terdiri dari berbagai fungsi dasar yang ada diperusahaan pada level atas seperti departemen, fungsi dan datanya. Pada tahap ini 2 studi dilakukan yaitu :

1.Mendapatkan peluang strategis, FSK, berbagai informasi yang dibutuhkan oleh setiap bagian dari perusahaan, serta memndapatkan bagai,ama teknologi baru dapat menghasilkan peluang baru serta kemampuan bersaing perusahaan.

2.Pembuatan overview model perusahaan dan menguraikan pada bidang yang sesuai untuk bahan analisa selanjutnya.

Pada analisa pertama dilihat bagaimana fungsi masing-masing bidang bisnis tersebut sedangkan berikutnya adalah analisa manajemen yang memperlihatkan bagaimana fungsi2 tersebut menjadi lebih baik dengan bantuan teknologi baru.

Adalah satu hal penting bahwa PSI dapat dipahami oleh manajemen atas dan user dari sistem.

Tujuan dari Perencanaan Strategis Informasi

1. menyelidiki bagaimana teknologi dapat membantu manajemen dalam meraih target sasarannya

2. menetapkan tujuan dan FSK perusahaan3. menggunakan FSK untuk memberikan arahan dalam

mencapai target sasaran perusahaan4. menentukan informasi apa yang dapat digunakan

manajemen agar dapat lebih baik5. memberikan perioritas sistem informasi yang

dibangun dan dapat memberikan dampak keseluruhan

lanjut ………

Lanjutan ...............

•membuat overview model perusahaan seperti proses dan informasi yang digunakan•membagi overview model perusahaan menjadi

bidang bisnis siap untuk dianalisa•menetapkan bidang bisnis mana yang akan dianalisa lebih dahulu•melibatkan manajemen atas dalam menetapkan

tujuan, sasaran, fungsi, informasi, FSK dan struktur organisasi.

Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah untuk mendapatkan berbagai fungsi, data dan kebutuhan informasi yang sifatnya strategis bagi perusahaan. Lingkup informasi yang berwawasan strategis berada pada kewenangan para top eksekutif perusahaan atau organisasi.

Urutan analisis

Sebelum melakukan diskusi dengan para top eksekutif perihal data dan informasi yang bersifat strategis maka perekayasa informasi menyiapkan terlebih dahulu struktur perusahaan yang akan di analisa seperti goal, faktor sukses kritis, pemanfaatan komputer, dampak penggunaan teknologi pada proses diperusahaan, itu semua disiapkan secara detil versi perekayasa. Untuk memperbaiki hasil rekayasa tersebut dibuat satu sesi bertemu dengan para eksekutif perusahaan guna mendapatkan masukan, perbaikan bahkan perubahan termasuk penambahan dan pengurangan.

Faktor penting pada top manajemen

Untuk menarik perhatian para manajer tingkat atas atas segala sesuatu yang akan mempengaruhi kinerja mereka dan seluruh perusahaan tidak mudah, sesuatu yang diusulkan dan dijelaskan seorang perangcang informasi yang baik adalah yang membahas masalah teknis namun justru hal tersebut tidak diminati top manajer. Untuk itu perancang sebaiknya langsung ketujuan dari pertemuan dengan para Top manajer yaitu pokok permasalahan yang berupa : analisa dampak teknologi dan analisa strategis sistem serta hasil survey mengenai teknologi masa depan dan tren teknologi dan bagaimana itu semua akan digunakan menjalankan perusahaan secara lebih baik, mendatangkan peluang dan menjadi daya saing perusahaan.sementara disisi lain teknologi dapat memberikan ancaman persaingan.

The overview model of the enterprise/ pengamatan terhadap model dari perusahaan,

Pada tahap PSI kegiatan dibagi dua.

Tahap petama adalah mengidentifikasikan unit-unit dalam organisasi, lokasinya masing-masing, fungsinya dan tipe entitasnya. Ini mengidentifikasikan fungsi apa menjalankan apa dan tipe entitasnya bagaimana masing-masing fungsi tersebut terkait dengan struktur organisasi perusahaan. Lokasi dari masing-masing unit organisasi..

Tahap kedua adalah gambaran model keterkaitan antar entitas organisasi. Matrik digunakan untuk mendapatkan gambaran kaitan antara fungsi dalam organisasi perusahaan dengan lokasinya. Gambaran tentang perusahaan pada tahap ini disajikan tidak terlalu detil, detil akan diberikan pada tahap berikutnya.

Goal dan permasalahan manajemen,

Setiap usaha akan menetapkan goal atau target tujuan. Goal harus dapat diukur, Goal tidak dapat sumir (menjadi market leader) harus terukur (pendapatan naik 40%). Dalam peraihan goal tersebut biasanya dijumpai permasalahan, namun dengan goal yang jelas maka kesalahan dapat dihilangkan atau diminimalisir atau dapat diatasi dan diperbaiki dan disesuaikan dengan jalan kontrol yaitu dengan mengacu pada target tujuan.

Goal dimiliki oleh setiap level unit dalam organisasi seperti goal perusahaan – divisi –departemen – workshop – perorangan.

Sumber data dari goal tersebut adalah : 1. rencana usaha perusahaan (business plan)2. rencana strategis informasi3. perencanaan informasi4. laporan tahunan5. laporan eksekutif6. dokumen manajemen khusus

Strata pada pencapaian manajemen adalah sebagai berikut :

1. Objectives, pernyataan umum tentang arah perusahaan akan kemana

2. Goal adalah target yang secara terukur akan dicapai perusahaan

3. Misi adalah pernyataan umum tentang maksud dan kebijaksanaan perusahaan

4. Strategi adalah adalah bagaimana perusahaan harus bertindak untuk mencapai goal dalam kurun waktu yang ditetapkan

5. Program kegiatan yang memperlihatkan aktivitas yang akan dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu

Problem Manajemen

Problem akan muncul dalam setiap kegiatan usaha dan problem akan menyulitkan pencapaian Goal. Masalah harus dipecahkan dan tidak boleh terlalu lama untuk itu harus dicatat agar bila terjadi lagi segera dapat dilakukan tindakan pemecahannyaGoal dan problem harus dapat diranking dan keterkaitan keduanya harus dicatat dan dirangkingkan

Ada beberapa jenis problem dalam manajemen yaitu :1. problem yang terkait langsung dengan pencapaian

goal2. problem yang tidak terkait langsung dengan

pencapaian goal3. problem pada saat perencanaan goal4. problem yang diprediksi dimasa depan

untuk itu manajemen perlu memiliki problem change management guna mengantisipasi problem yang terjadi dan akan terjadi

Analisa faktor sukses kritis

Faktor sukses kritis dalam dunia usaha adalah tempat/ bidang /fungsi yang kinerjanya dapat mempengaruhi kemampuan bersaing perusahaan. FSK adalah satu area dimana manajemen memberikan perhatian lebih agar perusahaan dapat mencapai targetnya. FSK bukan standar untuk mengukur, FSK umumnya adalah situasi pada waktu tertentu, mereka tidak nyata namun dapat dimengerti dan memiliki dampak. FSK dapat diukur dengan metode tertentu untuk memastikan posisi persaingan perusahaan. Contoh : bauran produk, harga, inventori dll. FSK perusahaan dianalisa, diuraikan dan dimasukkan dalam proses bisnis perusahaan.

Komputer dan telekomunikasi lebih banyak merubah cara beroperasinya suatu usaha. Penggunaan komputer dan telekomunikasi dan otomatisasi pada proses kritis jelas akan meningkatkan kemampuan bersaing perusahaan. Manajemen puncak harus yakin bahwa organisasi sistem informasi harus segera menyesuaikan dengan solusi baru secepatnya.

Analisa Dampak Teknologi

Untuk dapat melakukan analisa dampak teknologi dan analisa sistem strategis yang terjadi pada perusahaan dilakukan survey untuk mengetahui tentang teknologi masa depan dan tren teknologi. Masa depan berarti peluang baru, persaingan baru, metodologi baru, teknologi baru.

Problem Change Management khusus memonitor perubahan diberbagai bidang bisnis serta dampak internal dan eksternal. Perubahan teknologi dapat membawa dampak yang besar terhadap kinerja manajemen, harus terus menerus dimonitor dan dicatat, setiap unit dan jajajran manajemen mencatat secara periodik membuat daftar peluang yang dapat diraih apabila melakukan perbaikan teknologi.

Alat Bantu Untuk Perencanaan Strategis

Perubahan dalam usaha akan selalu ada, perusahaan harus secara terus menerus beradaptasi agar tidak mengalami hambatan dan tidak ketinggalan oleh perubahan dan hancur oleh kemajuan dan persaingan oleh pesaing yang waspada. Alat bantu perencanaan strategis digunakan untuk menantisipasi perubahan dengan cepat karena semuanya ada dalam komputer (tersimpan pada encyclopedia dan dictonary) dalam bentuk diagram yang berhubungan antara fungsi, entitas, lokasi, proses, data dll.

Meta Data adalah data dalam data, misalnya :nama : tipe karakter, ukuran 30 karakter, penggunaan atribut orangumur : tipe numerik, ukuran 3 karakter, nilai < 12, penggunaan atribut orang

Didalam organisai ada banyak entitas, setiap entitas memiliki fungsi masing-masing.

Entitas yang berhubungan dengan perusahaan :1.Unit organisasi, eksekutif, lokasi, goal, FSK, peluang, problem2.Entitas yang berhubungan dengan aktivitas atau aplikasi :3.Fungsi, proses, prosedur, program, mekanisme4.Entitas yang berhubungan dengan arsitektur data :5.Bidang tertentu, tipe entitas, relasi, atribut, simpanan data

Matrik, digunakan untuk mendapatkan hubungan antara masing-masing entitas pada perusahaan. Matrik memudahkan pembacaan hubungan tersebut.

Diagram Hubungan Entitas

Diagram hubungan entitas digunakan untuk melihat hubungan antara entitas yang dianalisa. Setiap proses pada satu entitas akan menggunakan data. Untuk keprluannya sendiri entitas memerlukan simpanan data,. Dalam perkembangan teori basis data, simpana data pada setiap entitas akan di sharing bersama, untuk itu selain hubungan entitas objek pada organisai perusahaan juga dilakukan untuk keperluan sharing data bersama menghubungan entitas simpanan data.

Tahap : Analisa Bidang Bisnis

Pada tahap perencanaan strategis informasi telah di tetapkan bidang bisnis yang akan dilakukan analisa bidang bisnis. Pada tahap ini tujuannya adalah memahami proses apa, dan data apa yang membuat perusahaan bekerja dan memahami bagaimana proses dan data tersebut saling berkaitan satu dengan lainnya.

Pada tahap ini dilakukan normalisasi model data. Fungsi yang ditetapkan pada tahap PSI diuraikan menjadi proses proses yang saling berhubungan dan ketergantungan. Matrik digunakan untuk mendapatkan gtambaran data yang ada pada setiap entitas yang ada, bagaimana update data dan pembuatan data pada proses mana.

Satu bidang bisnis yang cukup besar memakan waktu sekitar 3 s/d 6 bulan malakukan analisanya. Pad tahap ini analisa harus lepas dari pengaruh teknologi dan dari sistem yang ada, hal ini agar mendapatkan kemudahan dan kebebasan dalam melakukan analisa.

Karakteristik ABB meliputi :1. dapat dilakukan terpisah / paralel antar bidang bisnis2. menghasilkan detil model data pada bidang bisnis3. menghasilkan detil model proses dan hubungan ke

model data4. hasilnya direkam dan di letakan di ensiklopedia5. membutuhkan keterlibatan user secara intensif6. bebas dari pengaruh teknologi7. bebas dari pengaruh sistem yang ada (eksisting) dan

prosedur yang ada8. menyebabkan terjadinya pemikiran ulang terhadap

prosedur dan sistem yang ada9. indentifikasi bidang yang akan didisain

Seluruh informasi yang diperoleh pada tahap PSI dan tahap ABB disimpan di ensiklopedia akan memberikan overview yang dapat di analisa dan di crosschek dalam berbagai cara. Kordinator akan menetapkan berbagai aturan pengghunaan ensiklopedia. Informasi diperoleh pada saat yang berbeda dan dirakit pada berbagai cara sampai seluruh ilmu yang ada di perusahaan semakin lengkap

Tahap : Disain Sistem

Pada tahap ini akan menggunakan seluruh hasil yang didapat pada tahap ABB sebelumnya dan itu akan mempercepat proses disain, dan dapat dilaksanakan secara terpisah dan paralel dimana nantinya akan terhubung. Pada tahap mendisain proses ini,. Keterlibatan user pada tahap ini bervariasi :

1. mengajarkan user untuk mendisain sendiri prosedur yang diinginkan dengan perangkat bantu grafik

2. menggunakan prototipe3. menyiapkan kegiatan pusat informasi4. memnyiapkan waktu pelaksanaan untuk pembuatan

aplikasi bersama (joint application design)

Tujuan dari disain system adalah :1. melibatkan user secara penuh pada proses mendisain

sistem2. mempercepat disain dan implementasinya3. membuat sistem yang fleksibel dan mudah untuk

merubahnya4. disain otomatis, dokumentasi dan pemeliharaan5. mendasarkan disain pada ensiklopedia6. menghubungkan desain dengan fourth generation

language untuk pegkodean7. menciptakan dan menggunakan prototipe

Diagarm yang digiunakan untuk menghasilkan disain struktur sistem pada tahap ini adalah : diagram urai, diagram aksi, data flow diagram, diagram struktur data, layout layar, layout laporan (report). Tujuan penggunaan diagram adalah untuk mendapatkan data dalam ensiklopedia untuk membuat dasar bagi pembuatan kode (kodifikasi)

Tahap : Konstruksi

Kunci dari I CASE adalah memnfaatkan aturan pada model data dan prosedur disain secara formal untuk mengarhakan komputer menuliskan kode programnya. RSI akan memecahkan problem dalam penulisan kode program dalam beberapa cara yaitu :

1. pembuatan kode menjadi cepat karena bekerja otomatis

2. keterlibatan user dalam mendisain proses sehingga sesuai keinginan mereka

3. menjaga kualitas sehingga mengurangi revisi dan pemeliharaan

4. modifikasi setiap prosedur menjadi mudah dan cepat

5. melibakan user dalam membuat format laporan yang diinginkan dengan bahasa mereka sendiri

Bahaya yang timbul akibat keterlibatan banyak user dalam ikut mendisain sistem mereka sendiri adalah banyaknya file dan tools yang digunakan user untuk membuat struktur data dan mendisain sistem mereka sendiri, bila tidak dikontrol maka data perusahaan menjadi semrawut lagi. Integritas sistem menjadi tidak ada dan sulit untuk perbaikan maupun pemeliharaan sistem.