Era globalisasi ekonomi di abad ke 21 ditandai dengan adanya proses kegiatan ekonomi dan perdagangan dimana negara-negara di seluruh dunia bekerja dalam satu sistem pasar yang semakin terintegrasi. Hal ini turut memberikan pengaruh bagi Bangsa dan masyarakat Indonesia

Untuk itu, organisasi bisnis baik bisnis korporasi maupun sektor publik perlu meninjau ulang struktur sistem dan strateginya untuk meningkatkan daya saing. Upaya peningkatan daya saing ini harus diperhatikan oleh kalangan pelaku bisnis maupun aparat birokrasi.

Para pelaku bisnis harus mampu menciptakan inovasi secara berkelanjutan agar mampu bersaing dan mencapai tujuan bisnisnya. Disisi lain, pada sistem birokrasi, dengan adanya perbaikan dalam sistem manajemen, aparatur yang profesional dan penggunaan teknologi secara umum mampu meningkatkan daya saing.

Sumber Daya Yang Kompetitif

Untuk menjawab tuntutan bisnis yang modern dan sangat dinamis, maka harus didukung oleh Sumber Daya Manusia, Teknologi dan Finansial yang cukup sehingga dapat dihasilkan jasa yg berkualitas dan sesuai. Selain sumber daya, penerapan Teknologi Informasi yang tepat dan direncanakan dengan baik akan sangat berguna bagi suatu organisasi.

Dalam suatu organisasi, perubahan secara komprehensif dalam berbagai sistem manajemen perusahaan perlu dilakukan dalam tahapan-tahapan yang meliputi proses perencanaan, analisis internal dan eksternal, menganalisis kebutuhan bisnis dan menentukan strategi bisnis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.

Melalui beberapa tahapan ini, akan dihasilkan suatu Rencana Strategis Sistem Informasi yang berguna untuk mendukung proses bisnis, mengatasi kendala yang ada, memanfaatkan peluang dan menghadapi pendatang baru dalam bisnis suatu organisasi perusahaan.

Dewasa ini Sistem Informasi di Indonesia tengah berkembang pesat, hal ini dibuktikan dengan semakin banyaknya peran Teknologi Informasi dalam mendukung kegiatan-kegiatan baik perekonomian maupun strategi dalam penyelenggaraan pembangunan yang lainnya. Dengan Sistem Informasi maka kinerja akan meningkat baik kualitas dan kuantitas sekaligus meningkatkan efisiensi, efektivitas dan produktivitas bagi suatu organisasi perusahaan.

Sistem Informasi digunakan untuk menunjang perencanaan pembangunan daerah mengingat adanya perubahan paradigma menuju desentralisasi (otonomi) di berbagai aspek pembangunan. Bahkan sekarang muncul istilah e-Government yang merupakan bentuk pemanfaatan teknologi Informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara Pemerintah dan pihak-pihak lain, baik masyarakat, kalangan bisnis maupun sesama pemerintah.

Mengubah sistem kerja internal institusi

Mengubah sistem kerja internal institusi pemerintah tidak semudah swasta yang lebih luwes dalam mengadopsi teknologi dan melakukan penyesuaian. Banyak kendala yang dihadapi khususnya ketersediaan sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi. Saat ini yang paling populer telah diterapkan dalam impelementasi e-government yaitu layanan website atau situs internet yang dikelola secara sektoral oleh dinas-dinas tertentu.

Agar penerapan PSSI di Indonesia ini dapat dinilai layak untuk diterapkan, maka kunci suksesnya tergantung atas kepemimpinan atau e-leadership, kesiapan infrastruktur, kesinambungan informasi, kualitas sumber daya manusia serta dukungan dari masyarakat.

Pada kenyataannya, berbagai hal yang menjadi prasyarat penerapan PSSI di dalam suatu organisasi masih dinilai belum cukup, untuk itu diperlukan beberapa alternatif solusi yang dapat dikembangkan diantaranya :

Keinginan yang kuat dan benar-benar untuk menerapkan PSSI, dalam arti PSSI digunakan bukan sekadar mengikuti trend melainkan memang dibutuhkan sebagai penunjang proses bisnis suatu perusahaan.

Menyiapkan kemampuan dan kebutuhan yang terkait dengan pengimplementasian PSSI yang meliputi sumber daya finansial yang cukup, 1. Tersedianya infrastuktur yang memadai 2. Serta tersedianya SDM yang kompeten.3. Komitmen untuk menjalankan proses bisnis yang transparan dan jujur serta bertujuan untuk meningkatkan pelayanan.

Tools Untuk Analisa Strategis Informasi

Analisis strategis menggunakan metode analisis PEST, Lima Daya Porter, SWOT, Value Chain, CSF dan KPI, Audit Gris. Adapun perencanaan strategis menggunakan Tahapan Kerangka Kerja PSI versi John Ward. Hasil yang dicapai dari penelitian adalah kerangka perencanaan strategi yang terintegrasi sehingga memudahkan manajemen mengelola sumberdaya untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, akurat, dapat digunakan secara bersama oleh semua pihak

Peranan Perancangan Strategis Sistem Informasi dapat ditingkatkan dengan cara memberikan kesadaran kepada perusahaan/organisasi akan pentingnya sebuah Master Plan SI sebelum melakukan pengembangan sistem informasi

Master Plan SI diperlukan untuk perencanaan jangka panjang SI, berisi keinginan dari manajemen, ttg SI organisasinya

Keterbatasan Pengetahuan Pihak Manajemen

Salah satu factor sebuah perusahaan tidak melakukan pengembangan SI tanpa membuat Master Plan SI adalah keterbatasan pengetahuan manajemen, untuk itu, peningkatan dan pembekalan terhadap pihak manajemen tentang SI sangat diperlukan sebelum melakukan pengembangan SI.

Selain itu perlu dilakukan pendekatan bottom-up dan top-down. Dengan penggunaan pendekatan top-down, setiap pemimpin mempunyai tanggung jawab terhadap strategi yang akan dilaksanakan.

Hal lain yang perlu mendapat perhatian pada Perencanaan Strategis Sistem Informasi

1. Mawas diri terhadap new enterprise risk structure, termasuk regulasi baru

2. Pngembangan strategi dengan fokus berkelanjutan terhadap penciptaan nilai dari suatu inovasi (value innovation)

3. Transformasi tata laksana internal dicocokkan dengan kebutuhan perubahan dari lingkungan eksternal dan internal

4. Buat strategi melalui proses yang berkelanjutan.

Faktor Yang Dianalisis

Analisis kondisi lingkungan (eksternal dan internal) yang mempengaruhi perusahaan. Lingkungan eksternal akan dianalisa dengan menggunakan tools tertentu misalnya analisa Lima Kekuatan Persaingan (Five Forces Model) oleh Michael E.Porter. Lingkungan internal akan dianalisa dengan melakukan SWOT, analisa modal keuangan (financial capital) dan modal intelektual (intelectual capital) yang dimiliki oleh perusahaan.

Analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats) akan digunakan untuk mengetahui strategi bisnis perusahaan berdasarkan kekuatan dan kelemahan internal organisasi serta ancaman dan peluang ekstemal.

CSF (Critical Success Factor) dan Porto Folio Model Mcfarlan akan digunakan untuk mengetahui kontribusi serta kebutuhan IS/IT terhadap bisnis pada saat mi dan kedepan berdasarkan dampak industrinya (John Ward & Pat Griffiths et al, 1999).

Dalam melakukan proses perencanaan sistem informasi, diperlukan kerangka kerja yang terdiri dari

1. konfirmasi tujuan, objectives, critical success factors, permasalahan, ruang lingkup, sumberdaya, dan deliverables.

2. Mengetahui kondisi (pemetaan posisi) saat ini dan menginterpretasikan kebutuhan bisnis saat ini yg dipetakan ke dalam aplikasi portofolio serta memprediksi kebutuhan potensial yang akan datang.

3. Mendefinisikan informasi dan sistem arsitektur yang diperlukan untuk membuat usulan model bisnis

4. Memformulasikan usulan TI.5. Menyiapkan outline rencana migrasi dan kasus bisnis

serta mendapatkan approval

Lanjutan..

ENTITAS

Pada E-R diagram (diagram hubungan entitas), entitas digambarkan sebagai simbol berbentuk empat persegi panjang.

Entitas adalah sesuatu, bisa apa saja, ada di dalam sistem (nyata maupun abstrak), entitas menyimpan data.

Penamaan entitas dapat menggunakan kata benda dan dikelompokkan dalam empat jenis : orang, benda, lokasi dan kejadian (ada unsur waktu di dalamnya).

JENIS-JENIS ENTITAS

1. Didalam organisasi ada banyak entitas, setiap entitas memiliki fungsi masing-masing.

2. Entitas yang berhubungan dengan perusahaan : Unit organisasi, eksekutif, lokasi, goal, FSK, peluang,

problem3. Entitas yang berhubungan dengan aktivitas atau aplikasi Fungsi, proses, prosedur, program, mekanisme4. Entitas yang berhubungan dengan arsitektur data : Bidang tertentu, tipe entitas, relasi, atribut, simpanan

data

MatrikDigunakan untuk mendapatkan hubungan antara masing-masing entitas pada perusahaan. Matrik memudahkan pembacaan hubungan tersebut.

Diagram Hubungan Entitas

Diagram hubungan entitas digunakan untuk melihat hubungan antara entitas yang dianalisa. Setiap proses pada satu entitas akan memerlukan data, untuk itu entitas memerlukan simpanan data.

Dalam teori basis data, simpanan data pada setiap entitas atau setiap objek pada organisasi seharusnya di-sharing, juga diperlukan pada simpanan data.

ELEMEN-ELEMEN DIAGRAM HUBUNGAN ENTITAS

RELATIONSHIP (E-R DIAGRAM)

Pada E-R diagram, hubungan entitas dapat digambarkan dengan bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya penghubung (relationship) diberi nama dengan kata kerja dasar sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya (bisa dengan kalimat aktif atau kalimat pasif). Penggambaran hubungan yang terjadi adalah sebuah bentuk belah ketupat dihubungkan dengan dua bentuk empat persegi panjang.

ENTITAS E R ENTITAS

MAHASISWA PINJAM BUKU

Contohnya, Entitas Mahasiswa dengan NIM = “14534” dan Nama_Mhs = “Yudin” yang mempunyai relasi dengan Entitas Buku dengan Kode_Buku = “BU-140” dan Nama_Buku = “Basis Data”, sehingga struktur data dari Relasi ini bahwa mahasiswa tersebut meminjam buku kuliah pada satu perpustakaan perguruan tinggi.

Himpunan Relasi, yaitu kumpulan semua relasi di-antara entitas-entitas yang terdapat dalam himpunan entitas, pada umumnya himpunan relasi sering disebut dengan Relasi saja.