Materi 2 Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi...

James Hall, 2005 Edisi 9 buku 2 1

Materi 2

Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan

1.1 Siklus pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemprosesan

informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para

pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapat adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan

waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Guna mencapai tujuan tersebut, pihak

manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini :

1) Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan

keinginan pelanggan ?

2) Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan dimanakah persediaan tersebut

ditempatkan ?

3) Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan ? haruskan

perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga

yang mengkhususkan diri dalam pengiriman ?

4) Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?

5) Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ?

6) Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan tiap pelanggan ?

7) Apa syarat – syarat kredit yang seharusnya diberikan ?

8) Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas ?

Fungsi dasar sistem informasi pendapatan, yaitu mendapatkan dan memproses data

mengenai berbagai aktivitas bisnis, menyimpan dan mengatur data tersebut untuk

mendukung pengambilan keputusan dan memberikan pengawasan untuk memastikan

keandalan data serta menjaga sumber daya organisasi.

Aktivitas Bisnis siklus pendapatan

a) Entri pesaanan pelanggan

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan.

Departemen bagian pesanan penjualan, yang bertanggungjawab pada wakil direktur

utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Proses entri

pesanan penjualan mencakup tiga tahap; mengambil pesanan dari pelanggan,


memeriksa dan menyetujuai kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan

persediaan. Kegiatan penting terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan

penjualan ataupun oleh departemen terspisah untuk pelayanan pelanggan (yang

umumnya juga bertanggungjawab pada wakil direktur untuk bagian pemasaran),

yang menjawab permintaan pelanggan.

b) Mengambil pesanan pelanggan

Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara ; ditoko, melalui surat,

melalui telepon, melalui website atau melalui tenaga penjualan dilapangan. Pada

tahun terakhir ini, berbagai organisasi telah menemukan beberapa cara untuk

menggunakan IT guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan.

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah

dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan

sendiri. Hal ini otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui website, tetapi hal ini

juga dapat dicapai baik dalam penjualan toko maupun melalui surat.

Saat ini terdapat cara lain untuk meningkatkan proses entri pesanan penjualan

melibatkan penggunaan elektronic data interchange (EDI) untuk berhubungan secara

langsung dengan pelanggan. Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada

walnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk

memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu,

pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang

menyeluruh :

o Pemerikasaan validitas rekening pelanggan dan nomor barang persediaan,

dengan cara mencocokannya dengan informasi dalam file induk pelanggan

dan persediaannya.

o Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan

termasuk alamat pengiriman dan penagihan untuk pelanggan telah tercantum.

o Uji kewajaran yang membandingkan kuantitas yang dipesan dengan

pengalaman terdahulu untuk barang dan pelanggan tersebut.

Suatu pemeriksaan ini dilakukan, data dicatat dalam dokumen pesanan penjualan.

Dokumen tersebut biasanya merupakan formulir elektronik yang dilampirkan dilatar

monitor komputer. Pesanan penjualan berisi informasi nomor barang, jumlah, harga

dan syarat penjualan lainnya.


c) Persetujuan kredit

Sebagian besar penjualan antar perusahaan dilakukan secara kredit. Penjualan

kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan mencatat

pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya

tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki otorisasi umum

untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya mereka yang tidak

memilih saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dicapai dengan membuat

batas kredit (saldo kredit maksimum yang di izinkan) untuk setiap pelanggan

berdasarkan pada catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk

membayar.

d) Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk

memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat di informasikan mengenai

perkiraan tanggal pengiriman. Akurasi proses ini adalah hal yang penting, karena

apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir,

pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga dalam

pemenuhan pesanan mereka tersebut.

Apabila tidak tersedia cukup banyak persediaan diperusahaan untuk memenuhi

pesanan tersebut, pemesanan ulang (back order) untuk barang – barang tersebut harus

dibuat. Ketika persediaan telah dipastikan, sistem kemudiaan akan membuat kartu

pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang dan jumlah setiap

jenis barang yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi

bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan kebagian

pengiriman.

e) Menjawab permintaan pelanggan

Selain memproses pesanan pelanggan, menunjukan bahwa proses entri pesanan

penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Pelayanan

pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan – perusahaan

menggunakan software khusus, yang disebut dengan sistem manajemen pelayanan

pelanggan (customer relationship management)– CRM), untuk mendukung proses

penting ini. CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga

data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta

personal. Tujuan CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Peraturan dasar


umum pemasaran adalah bahwa biaya yang akan dikeluarkan untuk menarik dan

menjual ke pelanggan baru paling sedikit lima kali lebih besar dibandingkan dengan

penjualan berulang kepelanggan lama.

f) Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan

pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersbut. Proses ini

terdiri dari dua tahap; mengambil dan mengepak pesana, dan mengirim pesanan

tersebut.

g) Ambil dan pak pesanan

Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan

akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Bagian gudang menggunakan

kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap

produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang

mencatat jumlah barang yang diambil, baik dalam kartu pengambilan barang itu

sendiri jika menggunakan dokumen kertas maupun dengan memasukkan data

kedalam sistem jika formulir elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan

dipindahkan ke departemen pengiriman.

h) Kirim pesanan

Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan

julmlah yang ditunjukan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang

ditunjukan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung kebagian

pengiriman dari entri pesanan penjualan. Proses ini juga menghasilkan slip

pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan mendaftar

jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukan dalm pengiriman tersebut.

Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggungjawab atas

barang yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasikan kurir, sumber, tujuan dan

instruksi pengiriman lainnya serta menunjukan siapa yang harus membayar kurir

tersebut.


Penagihan dan piutang usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan adalah melibatkan penagihan kepara

pelanggan dan memelihara data piutang usaha.

a) Penagihan

Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan

adalah hal yang terpenting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemprosesan

informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan

dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen

pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirm, serta informasi

mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan.

Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang

memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus

mengirimkan pembayaran.

b) Pemeliharaan data piutang usaha

Fungsi piutang usaha, yang bertanggungjawab kepada kontroler, melakukan dua

tugas dasar ; menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening

pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran di terima.

Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur

terbuka dan pembayaran gabungan. Perbedaan kedua metode tersebut terletak pada

kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut

digunakan untuk memperbaharui file induk piutang usaha dan format laporan keuangan

yang dikirim ke para pelanggan.

Dibawah metode faktur terbuka, para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah

setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang

diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah

dokumen yang dapat dikirim kembali dan disebut sebagai pemberitahuan pengirim

uang (remittance advice).

c) Pengecualian : penyesuaian rekening dan penghapusan

Penyesuaian rekening pelanggan kadang perlu dilakukan, contohnya rekening

pelanggan dapat dikreditkan untuk mencerminkan baik pengembalian barang atau


potongan yang diberikan atas barang yang rusak. Guna mengkredit rekening pelanggan

karena pengembalian barang, manajer bagian kredit harus mendapatkan informasi dari

bagian penerimaan barang bahwa barang tersebut benar – benar telah dikembalikan,

serta telah disimpan kembali digudang. Dengan adanya pemberitahuan dari departemen

penerimaan bahwa barang tersebut telah dikembalikan, maka manajer kredit akan

mengeluarkan nota kredit yang mengesahkan pengkreditan rekening pelanggan.

d) Penagihan kas

Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang

melapor pada bendahara menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya

dibank. Untuk menjaga kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjin

lockbox dengan bank. Lockbox adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika

mereka mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos

dan penyimpannya kedalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudian

mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektronis semua kiriman

uang dan fotokopi cek ke perusahaan.

1.2 Pengendalian : Tujuan, Ancaman dan Prosedur

Didalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan

pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan – tujuan berikut ini dicapai :

1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar

2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar – benar terjadi)

3. Semua transaksi yang valid dan disahkan telah dicatat.

4. Semua transaksi dicatat dengan akurat

5. Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari lingkungan ataupun pencurian

6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Dokumen – dokumen dan catatan – catatan yang dijelaskan dalam bagian sebelumnya

memainkan peranan penting dalam mencapai tujuan – tujuan ini. Dokumen yang sederhana

dan mudah digunakan dengan instruksi yang jelas, memfasilitasi pencatatan data transaksi

secara akurat dan efisien.


Proses /

aktivitas

Ancaman 1 Prosedur pengendalian yang dapat

diterapkan

Entri pesanan

penjualan

1. Pesanan pelanggan yang tidak

lengkap atau tidak akurat

2. Penjualan secara kredit

kepelanggan yang memiliki

catatan kredit buruk

3. Legitimasi pesanan

4. Habisnya persediaan, biaya,

penggudangan dan

pengurangan harga

1. Pemeriksaan entri data

2. Persetujuan kredit oleh manajer –

manajer bagian kredit bukan oleh

fungsi penjualan ; catatan yanng

akurat atas saldo rekening

pelanggan

3. Tanda tangan diatas dokumen

kertas; tanda tangan digital dan

sertifikat digital untuk business

4. Sistem pengendalian persediaan.

Pengiriman 5. Kesalahan pengiriman barang

dagangan yang

salah,jumlahnya yang

salah,alamat yangs alah

6. Pencurian persediaan

5. Rekonsiliasi pesanan penjualan

dengan kartu pengambilan dan

slip pengepakan; pemindai kode

garis

6. Pengendalian aplikasi entri data,

Dokumentasi semua transfer

internal persediaan; perhitungan

fisik persediaan secara periodik

persediaan dan rekonsiliasi

perhitungan dengan jumlah yang

dicatat.

Penagihan dan

piutang usaha

7. Kegagalan untuk menagih

pelanggan.

8. Kesalahan dalam menagih.

9. Kesalahan dalam memasukan

data ketika memperbaharui

piutang usaha.

7. Pemisahaan fungsi pengiriman

dan penagihan

8. Pengendalian edit entri data

daftar harga

9. Rekonsiliasi buku pembantu

piutang usaha dengan buku besar

laporan bulanan kepelanggan


Penagihan kas 10. Pencurian kas 10. Pemisahaan tugas; minimalisasi

penangangan kas; kesepakatan

lockbox; konfirmasikan

pengesahan dan penyimpanan

semua penerimaan. Rekonsiliasi

periodik laporan bank dengan

catatan seseorang yang tidak

terlibat dalam pemprosesan

penerimaan kas.

Masalah –

masalah

pengendalian

umum

11. Kehilangan data

12. Kinerja yang buruk

11. Prosedur cadangan dan

pemulihan dari bencana;

pengendalian akses (secara

fisik dan logis)

12. Persiapan dan tinjauan

laporan kinerja.

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Sistem Informasi akuntansi sangat besar bagi perusahaan, karena merubah dari pencatatan

yang manual ke pencatatan yang berupa bagan alir flowchart. Sistem informasi akuntansi hampir

mewakili semua informasi yang ada selama perusahaan tersebut berjalan. Penggunaan bagan alur

berupa flowchart untuk merancang sistem informasi sangat diperlukan sebagai dasar

pengambilan keputusan. Dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT.Pressindo Engineering

Indonesia masih memiliki kelemahan, berdasarkan wawancara yang telah dilakukan melalui

perusahaan tersebut, yaitu :

1. Analisis Prosedur

Pada prosedur yang sudah dijalankan perusahaan terdapat beberapa kekurangan, seperti

kemungkinan dimana prosedur pencarian data pelanggan yang sudah membayar dan belum

membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan penagihan karena perusahaan

tersebut masih menggunakan sistem manual.

2. Dari Segi Sistem Pengendalian Intern :

a. Kurangnya pengawasan dari pemilik yang dikarenakan perusahaan masih

menggunakan sistem kekeluargaan sehingga walaupun terdapat bagian – bagian


tersendiri dalam perusahan masih ada beberapa bagian yang tidak sesuai dengan sistem

yang sudah diterapkan oleh perusahaan

b. Bagian Order Penjualan mempunyai fungsi ganda yaitu sebagai penerima order dan

melakukan pemeriksaan status kredit calon pembeli sehingga kemungkinan terjadi

kesalahan lebih besar

3. Dari Segi Pencatatan Dokumen

Dilihat dari dokumen dalam prosedur penulis dapat menganalisis bahwa penggunaan

dokumen di sistem penjualan kredit ini sudah sesuai dengan yang dibutuhkan agar tidak

menyulitkan dan memperlambat proses pelayanan apabila terjadi kehilangan dokumen,

hanya disini penulis menyarankan untuk menambah dokumen yang digunakan di sistem

penjualan kredit yaitu dokumen Surat Permohonan Kredit (SPK) 2 rangkap. Dan pada PT.

Pressindo Engineering Indonesia sistem pengarsipannya masih manual

4. Dari Segi Fungsi atau bagian yang terkait

a. Analisis fungsi yang ada di PT. Press Engineering Indonesia dari segi kinerjanya dapat

dikatakan kurang efisien dan efektif. Perusahaan ini belum memiliki koordinasi fungsi

yang baik, semua hal dari mulai pencatatan data pelanggan , pengiriman, pembuatan

surat-surat pengantar dan pembuatan laporan-laporan dilakukan secara manual tanpa

teknologi komputer oleh bagian manajemen. Hal ini mengakibatkan kinerja menjadi

kurang baik, karyawan menjadi kurang bersemangat dalam melaksanakan tugasnya

sehingga menghasilkan data yang kurang teliti. Seharusnya perusahaan membuat

beberapa bagian fungsi yang lebih spesifik menggunakan sistem pengolah data yang

komputerisasi agar seluruh data disimpan ke dalam satu arsip yang memungkinkan

untuk dibuka kembali. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi diharapkan

dapat membantu dalam pencarian data yang cepat.

b. Kurangnya karyawan yang digunakan pada setiap bagian dipenggang oleh satu orang

karyawan yang sama sehingga dapat menimbulkan manipulasi data dalam penjualan

kredit.

Akibat dari kelemahan tersebut, apabila penjualan kredit yang dilaporkan dari Bagian

Akuntansi tidak akan mengetahui bahwa penjualan kredit tersebut benar. Karena apabila bagian-

bagian yang lain melakukan manipulasi data dan Bagian Akuntansi tidak mengetahuinya maka

PT.Pressindo Engineering Indonesia akan mengalami kekacauan yang mengakibatkan kerugian

bagi perusahaan.

Prosedur pelayanan yang diusulkan pada sistem akuntansi penjualan kredit tersebut


adalah :

Perancangan Sistem Yang Diusulkan

Rancangan sistem penjualan kredit yang diusulkan penulis kepada PT.Pressindo

Engineering Indonesia berupa fungsi-fungsi yang harus dipisahkan karena adanya double

job di Bagian Order Penjualan yang merangkap menjadi Bagian yang harus dilakukan

Bagian Kredit dalam sistem penjualan kredit tersebut. Pemisahan fungsi-fungsi ini

diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan dan manipulasi dalam perusahaan.

Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem yang Diusulkan

Dari analisis diatas penulis melihat hanya perlu ditambahkannya dokumen Surat Permohonan

Kredit (SPK) 2 rangkap sesuai yang dibutuhkan perusahaan agar lebih lengkap dan

memudahkan setiap bagian yang terkait dalam memlayani pelanggan.

Prosedur Dalam sistem Penjualan Kredit yang Diusulkan

Prosedur dalam sistem penjualan krediti yang diusulkan oleh penulis adalah sebagai berikut :

Tabel 1.1

BagiandanPekerjaan Yang Diusulkan

1. BagianOrder

Penjualan

2. Bagian Kredit

- Melayani pembeli

- Mengisikan FPK sebanyak 2 lembar

- Menyerahkan FPK lembar 1 ke Bagian Kredit

- Diserahkan juga FPK lembar 2 kepada pembeli

- Menerima Surat Permohonan Kredit ( SPK ) lembar 1 dari

Bagian Kredit

- Membuat Surat order Penjualan ( SOP ) sebanyak 3 lembar

- Membuat Surat Pengiriman ( SP ) 3 lembar

- Dokumen SP lembar 1 dan SP lembar 2 diserahkan ke

Bagian Gudang

- SP 3 dan SOP 3 diarsip tetap

- Menyerahkan SOP 2 ke bagian Penagihan

- Dan SOP 1 diserahkan kepada pembeli

- Menerima FPK lembar 1 dari Bagian Order Penjualan

- Memeriksa status kredit calon pembeli

- Jika ketentuan kredit dipenuhi maka akan mengarsip


sementara FPK lembar 1

- Apabila ketentuan kredit ditolak maka FPK lembar 1 akan

diarsip tetap

- Bagian Kredit meminta pembeli untuk datang kembali

dengan membawa FPK lembar 2

- Membuka FPK lembar 1 dan Mencocokannya dengan FK

lembar 2

- Membuat Surat Permohonan Kredit ( SPK ) 2 lembar

- Menyerahkan SPK lembar 1 ke Bagian Order Penjualan

- Menyerahkan FPK lembar 2 ke pembeli

- SPK lembar 2 dan FPK lembar 1 diarsip tetap


3.Bagian Gudang

4. Bagian Produksi

dan Pengiriman

- Menerima SP lembar 1 dan SP lembar 2 dari Bagian Order

Penjualan

- Mengecek persediaan bahan baku

- Menyiapkan bahan baku yang ada di gudang untuk diproses

- Membuat Surat Pengantar Gudang (SPG) sebanyak 2 lembar

- Menyerahkan SP lembar 1 bersama barang dan SPG lembar

2 ke Bagian Produksi

- Mengarsip tetap SP lembar 2 dan SPG lembar 1

- Menerima SP lembar 1 bersama barang dan SPG lembar 2

dari Bagian Gudang

- Mencocokan SP lembar 1 dan SPG lembar 2 dengan barang

- Memproses barang tersebut

- Setelah barang selesai diproduksi maka dibuatkan Tanda

Terima Barang (TTB) sebanyak 3 lembar

- Melakukan pengiriman barang dan meminta paraf pembeli

pada TTB

- Lalu TTB lembar 3 diserahkan kepada pembeli bersama

barang

- Setelah itu mengarsip tetap TTB lembar 2 dan SPG lembar 2

- Menyerahkan TTB lembar 1 dan SP lembar 1 ke Bagian

Penagihan

5. BagianPenagihan

- Menerima TTB lembar 1 dan SP lembar 1 dari Bagian

Produksi dan Pengiriman

- Selanjutnya diterima juga SOP lembar 2 dari Bagian Order

Penjualan

- Mencocokan TTB lembar 1, SP lembar 1 dan SOP lembar 2

- Membuat Surat Tagihan (ST) sebanyak 3 lembar

- Mengirim SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP lembar 2 dan

ST lembar 2 ke Bagian Akuntansi

- ST lembar 1 diserahkan kepada pembeli

- ST lembar 3 diarsip tetap


6. BagianAkuntansi - Menerima SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP lembar 2 dan

ST lembar 2 dari Bagian Penagihan

-Mencocokan kembali dokumen-dokumen tersebut untuk

meminimalisir kesalahan

- Melakukan pengisian kartu piutang

- Melakukan penjurnalan

- Entry Data

- Dokumen SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP lembar 2 dan

ST lembar 2 diarsip tetap.

1.1.2.3 Dokumen Yang Digunakan

1. FormulirPermohonanKredit ( FPK )

2. SuratOrder Penjualan ( SOP )

3. SuratPersetujuanKredit ( SPK )

4. SuratPengiriman ( SP )

5. SuratPengantarGudang ( SPG )

6. TandaTerimaBarang ( TTB )

7. SuratTagihan ( ST )

Usulan Alir Dokumen Penjualan Kredit PT. Pressindo Engineering Indonesia

Bagian Order Penjualan


START

Melayani

pembeli

Mengisi

FPK 2

lembar

Entry Data

File

Bg

. K

red

it

Data Pembeli

2

Membuat

SOP 3

lembar

Membuat

SP 3

lembar

SPK 1

FPK 1

FPK 2

SOP 1

SOP2

SOP 3

SPK 1

SP 3

SP 2

SP 1

4

3

1

N

pembeli

Gambar 1

Bagian Order Penjualan

Bagian Kredit


1

FPK 1

Mencocokkan

FPK 1 dan

FPK 2

FPK 2

Membuat

SPK 2

lembar

SPK 1

FPK 2

FPK 1

N

2

Pembeli

Tidak Cocok

Cocok

Pembeli

Entry Data

SP

K

SPK 2

Kembali ke bag.

Penjualan

N

Gambar 2

Bagian Kredit


3

SP 1

SP 2

Mengecek

bahan

baku

Menyiapkan

bahan baku

SP 2

SP 1

Entry Daa

Mencetak SPG 2

lembar

SP

G

SPG 1

SPG 2

5 N

N

5

Gambar 3

Bagian Gudang


5

SP 1

SPG 2

Mencocokkan

dengan barang

Kembali ke Bag.

Gudang

Memproses

bahan baku

Mengirim dan

meminta paraf

pembeli pada

TTB

TTB 3

TTB 2

TTB 1

SPG 2

SP 1

Entry Data

TT

B

Mencetak TTB 3

lembar

N6

6

N

Pembeli

Tidak

Cocok

Gambar 4

Bagian Produksi dan Pengiriman


6 4

TTB 1

SP 1

SOP 2

Mencocpkkan TTB

1, SP 1, SOP 2

SOP 2

TTB 1

SP 1

Entry Data

Mencetak ST 3

lembar

ST

ST 3

ST 2

ST 1

7

7

N

Pembeli

Cocok

Tidak Cocok

Dikembalikan

7

Gambar 5

Bagian Penagihan


SP 2SOP 2

TTB 1SP 1

Mencoc

okan

dokume

n tsb

Pengisia

n kartu

piutang

Entry data

jurnal

ST 2SOP 2

TTB 1SP 1

penjurna

lan

N

End

7

Gambar 6

Bagian Akuntansi


Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Setelah menganalisa prosedur yang berjalan serta melihat permasalahan yang ditimbulkan

oleh karena itu untuk memberikan solusi terhadap masalah pokok perlu dirancang dan dibuat

suatu sistem informasi akuntansi yang terotomatisasi dan interaktif yang dapat membantu

khususnya sistem penjualan kredit pada bagian order penjualan yang terjadi perangkapan bagian

PT. Pressindo Engineering Indonesia, mulai dari sistem yang masih manual, pencetakan

dokumen surat pengantar, penghitungan piutang pelanggan, penghitungan pendapatan sampai

dengan pembuatan laporan pengiriman, piutang dan penerimaan kas. Dengan sitem ini

diharapkan dapat mempermudah proses perhitungan, memberikan informasi yang akurat dan

tepat waktu, menghemat tenaga dan waktu sehingga para pelaksana tidak terbebani dengan

pekerjaannya, terutama dalam proses perhitungan piutang dan pembuatan laporan.

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) berguna untuk menggambarkan suatu arus data yang masuk dan

keluar, dimana data disimpan dalam suatu sistem. Pada sistem penjualan kredit perusahaan

dimulai pada saat pelanggan mengajukan SPK terhadap sistem dan sistem pada akhirnya

menghasilkan laporan keuangan yang dihasilkan pada periode tertentu.

Pembuatan DFD dibagi kedalam 3 tingkat atau tiga jenis diantaranya adalah diagram

konteks adalah diagram yang menjelaskan gambaran umum atau garis besar dalam suatu sistem,

diagram zero adalah diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam

diagram konteksdan pada tahap akhir terdapat diagram level adalah diagram yang

menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada di dalam diagram zero.

Berikut pembuatan DFD untuk alternatif rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit

pada PT. Pressindo Engineering Indonesia.

Diagram Konteks

Sistem penjualan pada perusahaan diawali dari pelanggan yang membawa Surat Persetujuan

Kredit (SPK) kepada sistem. Kemudian sistem menghasilkan laporan keuangan yang harus

diserahkan kepada manajemen.

Pelanggan Sistem Manajemen

SPKLaporan Penjualan


Diagram Zero

Dalam tahap Sistem Penjualan Kredit terdapat 3 proses didalamnya yaitu proses

pembuatan Surat Order Penjualan (SOP) & SP ,Pembuatan ST,dan Proses Penjurnalan. Masing -

masing proses memiliki proses lanjutan ,pada proses pembuatan surat order penjualan & surat

pengiriman terdapat proses validasi data 1 dan pencetakan SOP & SP. Pada proses pembuatan

surat tagihan terdapat proses validasi data 2 dan pencetakan ST.Pada proses penjurnalan terdapat

proses validasi data 3 dan proses pembuatan jurnal.Proses pertama adalah proses yang berawal

dari diterimanya SPK dari pihak yang membutuhkan yaitu pelanggan. Kemudian SPK yang

dilakukan pelanggan kepada sistem akan menghasilkan dokumen berupa faktur.

Pada proses pertama pembuatan Surat Order Pejualan (SOP) & SP dibutuhkan input data

dari file debitur dan file persediaan outputnya file debitur dan file jual kredit. Dan dari proses

lanjutannya yaitu pencetakan SOP & SP dibutuhkan input file jual kredit , proses tersebut

menghasilkan SOP & SP yang diserahkan pada proses selanjutnya .

Pada proses kedua yaitu proses pembuatan ST dibutuhkan input file debitur ,file

persediaan,file jual kredit outputnya file piutang.dari proses lanjutannya yaitu pencetakan ST

membutuhkan input file piutang dan menghasilkan ST diteruskan ke proses berikutnya.

Pada proses ketiga proses penjurnalan dibutuhkan input file persediaan,file jual kredit dan

file rekening dan outputnya file jurnal.sehingga proses tersebut menghasilkan Laporan Penjualan

(LP) . Dan dari proses lanjutannya yaitu pembuatan jurnal dibutuhkan input file jurnal,lalu

diserahkan ke manajemen.


Diagram Zero

Pelanggan

1

Pembuatan SOP

& SP

2

Pembuatan ST

3

Proses

Penjurnalan

Manajemen

File Debitur

File Persediaan

File Rekening

File Jurnal

File Piutang

File Jual Kredit

SPK SOP & SPST LP

Da

ta P

ers

ed

iaa

n

Da

ta D

eb

itu

r

Da

ta D

eb

itu

rD

ata

Ju

al K

red

it

Da

ta J

ua

l K

red

it

Da

ta P

iuta

ng

Da

ta J

ua

l K

red

it

Da

ta P

ers

ed

iaa

n

Da

ta D

eb

itu

r

Da

ta P

ers

ed

iaa

n

Da

ta J

urn

al D

ata

Re

ke

nin

g

Diagram Level 1 Proses 1

Diagram level 1 proses 1 ini merupakan proses lanjutan dari proses pembuatan Surat Order

Penjualan & surat pengiriman yaitu proses validasi data 1 dan pencetakan SOP & SP.dalam

proses validasi data 1 membutuhkan input data file debitur dan file persediaan output file debitur.

Pada proses pencetakan SOP& SP tersebut membutuhkan input data file jual kredit sehingga

menghasilkan SOP kemudian diteruskan ke proses selanjutnya.


Pelanggan

1.1p

Validasi data

1

1.2p

Pencetakan

SOP & SP

2

File Debitur

File Persediaan

File Jual Kredit

SPK SOP & SP

Da

ta J

urn

al

Da

ta P

ers

ed

iaa

n

Da

ta D

eb

itu

r

Da

ta D

eb

itu

r

Gambar



Diagram level 1 proses 2 ini merupakan proses lanjutan dari pembuatan ST yaitu validasi

data 2 membutuhkan input file debitur,file persediaan,dan file jual kredit outputnya file piutang.

Pada proses pencetakan ST membutuhkan input file piutang dan menghasilkan ST yang

diteruskan keproses berikutnya.


1

2.1 p

Validasi Data

2

2.2 p

Pembuatan ST3

SOP & SP ST

File Debitur

File Jual Kredit

File Persediaan

File Piutang

Da

ta P

iuta

ng

Da

ta P

iuta

ng

Da

ta D

eb

itur

Da

ta J

ua

l Kre

dit

Da

ta P

ers

ed

iaa

n

Gambar



Diagram level 1 proses 3 ini merupakan proses lanjutan dari proses penjurnalan membutuhkan

input file persediaan,file jual kredit,dan file persediaan outputnya file jurnal. Pada proses

pembuatan jurnal membutuhkan input data dari file jurnal dan menghasilkan laporan keuangan

kemudian diteruskan kepada manajemen.


23.1 p

Validasi Data 3

3.2 p

Pembuatan

Jurnal

Manajemen

SOP & SP LP

File Rekening

File Jual Kredit

File Persediaan

File Jurnal

Da

ta P

ers

ed

iaa

n

Da

ta

Re

ke

nin

g

Da

ta J

urn

al

Da

ta J

ua

l

Kre

dit

Gambar


Kesimpulan

Berdasarkan permasalahan yang ada pada sistem penjualan kredit di PT. Pressindo Engineering

Indonesia maka dapat disimpulkan :

1. Adanya double job di bagian order penjualan yang merangkap menjadi bagian kredit pada

PT. Pressindi Engineering Indonesia. Maka penulis mengusulkan pemisahan fungsi kredit

dari fungsi penjualan agar mencegah timbulnya kecurangan dan manipulasi.

2. Penulis mengusulkan ditambahkan dokumen surat permohonan kredit (SPK) agar lebih

lengkap dan memudahkan dalam melayani pelanggan.


TERIMA KASIH

Materi 2 Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi...

Documents

Transcript of Materi 2 Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi...