1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................... 1 KATA PENGANTAR..................................................................................................... 3 MANFAAT MENGGUNAKAN ALAT ABSENSI SIDIK JARI................................... 4

Fakta ............................................................................................................................. 4 Kemudahan................................................................................................................... 4 Fungsi Keseluruhan ...................................................................................................... 4 Sistem Shift Yang Flexibel........................................................................................... 5 Penggunaan Tunggal (Standalone)............................................................................... 5

CARA MENJALANKAN SOFTWARE DENGAN METODE FLOWCHART....... 6 BAB 1 .............................................................................................................................. 9 PENGENALAN PRODUK............................................................................................. 9

Pengenalan Produk ....................................................................................................... 9 BAB 2 ............................................................................................................................ 11 CARA PENGGUNAANNYA....................................................................................... 11

2.1. Petunjuk Penggunaan Tipe OA101 .................................................................. 11 2.1.1. Tampilan Interface Utama Tipe OA101....................................................... 11 2.1.2. Regestrasi User ............................................................................................. 11 2.1.3. Delete (Hapus) User. .................................................................................... 12 2.1.4. Time Setting (Merubah Waktu).................................................................... 13

2.2. Other Setting (Pengaturan Lain).......................................................................... 13 2.2.1. Initialization (Clear All Data) / Hapus Semua Data. .................................... 13

BAB 3 ............................................................................................................................ 13 BAB 3 ............................................................................................................................ 14 SISTEM INSTALASI ................................................................................................... 14

Sistem Instalasi ........................................................................................................... 14 3.1. Tata Cara Pengoperasian ..................................................................................... 14 3.2. Sistem Instalasi .................................................................................................... 14 3.3. Menghapus Program (Uninstall The Program) ................................................... 17

BAB 4 ............................................................................................................................ 18 SISTEM KOMUNIKASI .............................................................................................. 18

Sistem Komunikasi Data ............................................................................................ 18 4.1. Sistem Komunikasi dan Manajemen Koneksi..................................................... 19

4.1.1. Penambahan Koneksi Time Attendance....................................................... 19 4.1.2. Mengganti Sistem Koneksi (Modify) ........................................................... 20 4.1.3 Menghapus Sistem Koneksi (Delete) ............................................................ 20 4.1.4. Menghubungkan Mesin Dengan Sistem Software ....................................... 20 4.1.5. Download Data Record ................................................................................ 21 4.1.6. Download Data Staff .................................................................................... 22 4.1.7. Download Data Sidik Jari Staff .................................................................... 22 4.1.8. Setting Parameter.......................................................................................... 23 4.1.9. Upload Data Staff ........................................................................................ 25 4.1.10. Upload Data Sidik Jari (Fingerprint) .......................................................... 26 4.1.11. Timing Record Collection .......................................................................... 27

2

4.1.12. Setting Sistem............................................................................................. 28 4.1.13. Sistem Kontrol Waktu Sebenarnya ............................................................ 28 4.1.14. Memutus Koneksi dengan Mesin ............................................................... 29 4.1.15. Keluar Dari Sistem ..................................................................................... 29

BAB 5............................................................................................................................. 30 LATAR BELAKANG MANAGEMENT.................................................................... 30

Latar Belakang Management...................................................................................... 30 5.1. Masuk ke Sistem.................................................................................................. 30 5.2. Setting Sistem...................................................................................................... 31

5.2.1. Setting Parameter.......................................................................................... 31 5.2.2. Manajemen Administrator............................................................................ 35 5.2.3. Merubah Record Masuk / Log In ................................................................. 36 5.2.4. Manajemen Log............................................................................................ 38 5.2.5. Database Link ............................................................................................... 38 5.2.6. Keluar dari Sistem ........................................................................................ 39

5.3. HR Management.................................................................................................. 40 5.3.1. Manajemen Departemen............................................................................... 40 5.3.2. Maintenance Staff......................................................................................... 41

5.4. Manajemen Kehadiran......................................................................................... 44 5.4.1. Setting Liburan dan Festival......................................................................... 44 5.4.2. Manajemen Shift .......................................................................................... 45 5.4.3. Arrange a Temporary Shift (Susun Shift Sementara)................................... 54 5.4.4. Attendance Records (Record Kehadiran) ..................................................... 55 5.4.5. Attendance Statistical report forms (Form Laporan Statistik Kehadiran).... 56

5.5. Deal With Exceptions (Transaksi/Persetujuan Dengan Perkecualian)................ 63 5.5.1. Away on business/Ask for leave ( Urusan Bisnis/Ijin Keluar)..................... 63 5.5.2. Deal With Forgetting Punching In/Out (Staff Lupa Absen Datang / Pulang)................................................................................................................................ 64 5.5.3. Punching In/Out Collectively (Absen Masuk / Pulang Secara Kolektif) ..... 65 5.5.4. Deal With Coming Late / Leaving Early Collectively (Datang Terlambat / Pulang Awal Kolekif)............................................................................................. 65

5.6. Data Maintenance (Maintenance Data) ............................................................... 66 5.7. Personnel Lists Importing (Impor Daftar Data Pribadi) ...................................... 67

5.7.1. Attendance Recods Importing (Impor Record Kehadiran)........................... 69 5.7.2. Clear The Obsolute Data (Hapus Data Mutlak/Absolut).............................. 69 5.7.3. Compress and Repair Database (Kompres dan Memperbaiki Database)..... 70 5.7.4. Back Up the Database (Back up Database) .................................................. 70 5.7.5. Initialize System (Sistem Inisialisasi) .......................................................... 70

5.8. External Program Management (Manajemen Program Eksternal)...................... 71 5.8.1. External Program (Program Eksternal) ........................................................ 71 5.8.2. Connect to Time Attendance Machine (Koneksi ke Mesin Absensi) .......... 72

BAB 6 ............................................................................................................................ 73 PERTANYAAN DAN JAWABAN YANG SERING DITANYAKAN....................... 73

3

KATA PENGANTAR

Kepada Para Pelanggan Yang Terhormat,

Terima kasih atas kepercayaan para pelanggan yang selaku pengguna produk

andalan perusahaan kami, yaitu tipe OA101. Produk kami benar-benar telah diakui

teknologinya di seluruh belahan dunia, sebagai alat absensi sidik jari, yang dilengkapi

dengan sistem komunikasi komputer yang sebaik dan secanggih teknologi mikro

elektronik. Dari produk tersebut telah diakui atas tiga kombinasi teknologinya, yang

terdiri dari sistem elektronik, serat optik, dan media komunikasi komputer. Memang

tidak diragukan lagi kehebatan teknologi pada produknya, karena telah menjadi pilihan

utama, sebagai alat bantu waktu kehadiran (absensi) karyawan pada perusahaan, dengan

fungsi yang lulus uji. Kepada para pelanggan yang budiman, kami sarankan kepada

anda untuk untuk membaca buku manualnya dengan seksama, sebagai awal pemahaman

terhadap fungsi dan pengetahuan dasar instalasi, teknik debuging, sistem maintenance,

cara pemakaian, beserta juga sistem manajemen penggunaan yang lebih baik.

Penggunaan teknologi Biometrik pada produk kami tanpa disadari telah

memberikan dampak yang positif berupa kepecayaan, kenyamanan, dan manfaat

terhadap sistem manajemen yang bonafit bagi perusahaan, khususnya yang bagian

Sumber Daya Manusia.

4

MANFAAT MENGGUNAKAN ALAT ABSENSI SIDIK JARI

Fakta

Sentuhan sidik jari dari staff yang hadir pada kondisi tetap (diterima) dapat

disimpan oleh alat tersebut dengan benar dan tepat. Pemeriksaan absensi kehadiran staff

pada alat tersebut bisa digunakan, dengan bantuan password. Dengan bantuan alat

absensi sidik jari dengan mudah anda dapat mengenali sistem hadir karyawan. Begitu

mudah untuk mengatasi semua masalah dengan sentuhan jari anda, tanpa perlu merasa

khawatir jika kartu tidak terdeksi atau kehilangan fungsinya dan lupa akan

passwordnya. Demikianlah, kendala pada Departemen Sumber Daya Manusia dapat

dihindari dan keabsahan pada sistem hadir karyawan dapat dijalankan.

Kemudahan

Penggunaan alat tersebut begitu mudah dan menyenangkan sebagai alat absensi

sidik jari yang stand alone unit (tanpa terhubung dengan computer waktu absensi). Anda

tidak perlu merasa khawatir jika kartu tidak bisa terbaca (terdeteksi) atau rusak, tanpa

perlu sistem maintenance, juga hemat waktu dan uang. Hanya cukup sentuhkan sidik

jari pada permukaan sensornya, sistem akan memeriksa para pengguna melalui sidik

jarinya secara otomatis dan sekaligus menyimpan dengan tepat dan juga sesuai dengan

keadaan pada waktu alat tersebut memeriksa sidik jari pengguna.

Fungsi Keseluruhan

Sistem alat tersebut dapat digunakan dengan berbagai macam fungsi yang

berbeda, yaitu dengan menampilkan laporan absensi dengan menggunakan sidik jari,

perhitungan absensi, dan hasil laporan dapat anda cetak. Laporan absensi sidik jari

dapat melaporkan berbagai alasan, seperti urusan kerja waktu dinas luar, sistem waktu

hadir, liburan, dan sebagainya. Pemeriksaan dan perhitungan dapat timbul berdasarkan

perbedaan periode waktu, departemen, kepentingan individu atau kombinasi keduanya

untuk berbagai macam alasan terhadap waktu hadir karyawan, laporan dari absensi dan

hasil cetak dapat diwujudkan secara sempurna.

5

Sistem Shift Yang Flexibel

Software ini mendukung pengaturan kerja pada periode shift mingguan,

pergantian shift kerja dan sebagainya. Variasi waktu kerja, waktu libur (libur nasional),

ijin staff dan waktu lembur serta untuk permasalahan yang rumit di setiap kebutuhan

oleh setiap enterprise.

Penggunaan Tunggal (Standalone)

Sistem mesin dapat bekerja tanpa perlu disambungkan ke PC (standalone),

kemudahan pada cara menjalankannya tanpa perlu tambahan sumber tenaga.

6

CARA MENJALANKAN SOFTWARE DENGAN METODE FLOWCHART

( Bab Penting Bacalah Dengan Seksama)

Berikut yang termasuk dalam softwarenya adalah : sistem parameter, manajemen

pada departemen, maintenance pada staff, manajemen pada waktu kerja, waktu usai

kerja, dan laporan statistik. Bagaimana menggunakan program softwarenya dengan

benar ?. Begitu banyak hingga tidak cukup waktu untuk memahami hanya dari fungsi

masing-masing modulnya dan cara menggunakan softwarenya, yang dijelaskan dengan

metode flowchart. Demikianlah laporan yang benar yang bisa diperbarui.

Cara menjalankan program softwarenya dapat dijabarkan dengan metode

flowchart melalui petunjuk gambar berikut :

System Parameter

Department Management

Staffer Maintenance

Shift Maintenance

Exception Management

Seting aturan T&A, aturan statistik, nama perusahaan, dan status ijin

Tambah, hapus, dan rubah departemen

Tambah, hapus, dan rubah data staff, import dan transfer data staff.

Setting daftar waktu dan jam kerja

Tempatkan jam kerja staff atau pada jam kerja sementara

Statistic Report

Ikutilah, periksa, dan hitunglah recordnya untuk mengetahui waktu hadir sebagai laporan

Ijin untuk urusan bisnis / ijin keluar/ lupa absen masuk / keterlambatan secara kolektif

Kumpulkan record dari unitnya atau import record dari file yang dibackup

Record Collection

Staffer Schedule

1.

2.

3.

4.

7.

6.

5.

8.

7

1. Ketika software sedang dijalankan pertama kali, settinglah parameter dulu seperti

nama perusahaan, peraturan waktu hadir, peraturan statistik untuk awalnya, waktu

keterlambatan, waktu lembur, dan sebagainya, ijin keluar. Ketika settingan telah

lengkap, maka tidak perlu untuk merubah kekurangan pada peraturan manajemen

perusahaan yang patut untuk diubah

2. Normalnya, begitu banyak departemen pada salah satu perusahaan dan semua

departemen perlu untuk mulai secara manual seperti mengimpor sistem staff secara

langsung. Depatemen sebaiknya disetting lengkap sebelum memasukkan data staff.

3. Ketika software digunakan pertama kali, maka buatlah file tulisan dengan format

(*.txt) atau file Microsoft Excel (*.xls) untuk sistem staff perusahaan berdasarkan

format tertentu. Untuk formatnya, simaklah baris berikut pada Import Staffer List,

sehingga semua sistem staff dapat diimpor dengan satu kali saja. Sistem staff dapat

pula ditambahkan, dihapus, diperbarui, dan ditransfer pada sistem departemen yang

baru selama masih digunakan di masa mendatang.

4. Pertama siapkan daftar waktu / jam kerja (dari jam masuk kerja sampai jam pulang

kerja) berdasarkan peraturan perusahaan dan kemudian settinglah shiftnya.

5. Setelah shift disetting lengkap, program software tersebut dapat dijalankan sampai

shift tersebut diterapkan pada staff. Masing-masing staff hanya punya satu shift.

Catatlah tanggal mulai shift. Setelah penempatan shift, maka susunlah tanggal kerja

dan waktu sehingga dapat dilihat dengan jelas untuk setiap staffnya.

6. Record pada transaksi telah disediakan setiap unit alat absensinya. Download

recordnya dari unit tersebut sebelum menampilkan hitungan laporanya. Pada

tambahan, informasi staff dan file tempalate sidik jari dapat diupload dan

didownload diantara unit dan komputer. Simak baris pada Background

Management untuk tampilan informasi yang lebih lengkap.

7. Selalu ada staff yang ijin untuk kepentingan bisnis, ijin tidak masuk, dan lupa absen

yang terjadi pada perusahaan. Suatu ketika terjadi perbaikkan, maka cocokkan

waktu pada program software untuk menghindari kesalahan pada laporan

statistiknya.

8

8. Setelah semua cara penggunaan softwarenya dijelaskan diatas, maka software

tersebut bisa dijalankan, perhitungan laporannya pun dapat dijalankan. Laporan

tersebut dapat dihitung berdasakan status kehadiran pada semua staff atau staff

tertentu dari sebuah departemen tertentu berdasarkan periode waktu tertentu.

Pada Attendance Calculating and Report, pertama pilihlah awal dan akhir

tanggal pada sistem staff, dengan mengklik Calculate dan sistem akan menghitung

secara otomatis dan memeriksa kevalidan pada recordnya. (Diprogram tersebut masih

terdapat beberapa record yang tidak benar selama digunakan perunitnya. Untuk instansi,

jika salah satu staff absen dengan jari kurang lebih dua kali dalam periode yang singkat,

salah satu diantara record dianggap sebagai absen yang tidak sesuai / tidak valid. Jika

kita jumpai beberapa kesalahan pada perhitungan softwarenya, maka adminnya bisa

juga merubah secara manual untuk menghindari kesalahan pada hasil laporannya.

Catatan : Dari penjelasan diatas dengan metode flowchart, kita dapat melihat bahwa

ada sebuah kesalahan pada laporan perhitungan di salah satu staffnya, alasan yang

mungkin sesuai petunjuk berikut :

Sistem shift staff atau shift sementara yang dianggap tidak benar. Adanya

pengecualian seperti staff yang ijin dinas keluar / ijin tidak kepentingan pribadi / lupa

absen masuk atau pulang kerja dianggap tidak benar. Periksa dan hitunglah transaksi

recordnya yang dianggap tidak benar.

9

BAB 1

PENGENALAN PRODUK

(Tema pada bab ini adalah pengenalan komponen sebagai fungsi pada T& A)

Pengenalan Produk

Bio Office dengan tipe OA101 memiliki multi fungsi secara tunggal pada T&A

yang diluncurkan pada tahun 2007, yang berfungsi untuk mendeteksi sidik jari. OA101

dapat mengidentifikasi semua kesulitan dalam pembacaan sidik jari yaitu untuk area

yang sulit terdeteksi oleh alat tersebut.

Tipe OA101 merupakan puncak awal dari alat T&A dengan 128X64 pada LCD

warna biru. Model alat ini dapat digunakan secara tunggal atau dapat pula

disambungkan via USB port. Alat absensi sidik jari diidentifikasikan sebagai alat yang

memiliki sistem keamanan tingkat tinggi. Record kehadiran asli bisa juga disimpan

pada unitnya.

10

Model yang digunakan secara tunggal (standalone), desain yang lebih ringan, penginstalan yang mudah dan tampilan pada softwarenya yang ramah.

Sistem baterai CMOS Chip dari industri philip, dengan tampilan yang lebih menyakinkan.

Kecepatan dalam mengidentifikasi yang luar biasa, yaitu sekitar 1 detik. Beberapa model pembacaan / verifikasi : sidik jari saja, ID saja + password, ID dan

sidik jari.

Sistem lampu Indicator LED dengan tiga warna. Metode komunikasi dengan sistem USB Port. Kapasitas user: 500 users. Kapasitas alat absensi sidik jari yaitu 500. Kapasitas penyimpanan data record 30.000. Ukuran kaca sensor : 140x30 (mm). Power Input 220 V / 5V

11

BAB 2

CARA PENGGUNAANNYA

Bab ini mengutamakan sistem setting, yaitu bagaimana untuk menambah dan

menghapus daftarstaffi absensi sidik jari

2.1. Petunjuk Penggunaan Tipe OA101

2.1.1. Tampilan Interface Utama Tipe OA101

2.1.2. Regestrasi User Untuk pertama kali tekan tombol Menu Key, masukan orginal password (password

default) 9999 dan tekan tombol Ok untuk masuk ke menu user regrestrasi, sebagai

berikut:

12

Catatan : Untuk merubah menu gunakan tombol Menu Key

Urutan menu adalah : Enroll (regestrasi) user, Deletion (hapus) user, time seting (setting

waktu).

Sistem akan otomatis memberi default ID (seperti : 0001)

Jika ingin memasukkan ID baru yang anda inginkan, tekan Esc Key untuk menghapus

default ID dan masukan ID baru yang sesuai :

Catatan : Untuk merubah option gunakan tombol Option Key

Urutan option : 1. Enroller sidik jari pertama, 2. Enroller sidik jari kedua, 3. Password.

Gunakan tombol Option Key untuk memilih option yang anda inginkan kemudian tekan

tombol Ok.

Catatan : Untuk merubah option gunakan tombol Option Key selanjutnya anda bisa

melakukan enroller (pastikan indikator LED beroperasi dalam proses enroller).

2.1.3. Delete (Hapus) User. Gunakan tombol Menu Key untuk memilih menu (User Deletion), masukan ID user

yang anda ingin hapus dan kemudian tekan tombol Ok.

13

2.1.4. Time Setting (Merubah Waktu) Tekan tombol Menu Key, pilih time and setting masukan tanggal dan jam yang benar.

Formatnya adalah :YY-MM-DD / HH:MM:SS, untuk contoh : 07-01-01 / 07:00:00,

tekan tombol Ok untuk menyimpan (confirm).

2.2. Other Setting (Pengaturan Lain).

2.2.1. Initialization (Clear All Data) / Hapus Semua Data.

Masuklah dalam mode enroller, masukkan 0000 kemudian tekan tombol Ok, kemudian

masukkan 9999 untuk menghapus semua data (data yang akan dihapus : record absensi,

informasi staff, sidikjari staff).

14

BAB 3

SISTEM INSTALASI

Bab ini lebih lebih mengutamakan cara menginstal dan mengahapus instalasi software

dan hardware untuk proses kerjanya

Sistem Instalasi

Pertama kita akan menginstal software yang merupakan latar belakang manajemen pada

sistem komputernya. Simaklah petunjuk berikut :

3.1. Tata Cara Pengoperasian

Spesifikasi Hardware :

Pentium II 256 keatas, pentium III 500 keatas yang direkomendasikan

Memori 128 Mb sampai dengan keatas

Kapasitas Hardisk 100 Mb

COM (USB Port) untuk koneksi

CD-ROM (CD-ROM untuk keperluan instalasi)

Kartu VGA dengan resolusi 800 x 600 sampai dengan keatas

Operating System :

Microsoft Windows 2000 ( direkomendasikan )

Microsoft Windows XP

3.2. Sistem Instalasi

Masukkan CD instalasi T&A ke CD-ROM dan secara otomatis proses instalasi bekerja.

Jika tidak kliklah file setup.exe pada drive CDROM pada windows explorer, windows

akan menampilkan menu berikut :

15

Klik tab Next untuk melanjutkan instalasi (lihatlah gambar diatas) :

Pilihlah tujuan sistem directorinya untuk menginstal progam dan defaultnya akan

menampilkan C:\Att, klik Next untuk melanjutkan instalasi (lihatlah gambar

diatas) :

16

Kliklah Back maka instalasi akan kembali kelayar sebelumnya dan pilihlah kembali

tujuan directorinya, kliklah Next maka instalasi akan menampilkan gambar berikut :

Penginstalan akan selesai setelah beberapa detik (lihatlah gambar diatas) :

Kliklah Finish untuk menutup program instalasi dan icon akan muncul secara

otomatis pada desktop, kliklah dua kali iconnya dan program manajemen T&A muncul.

Untuk tambahan Time and Attendance System telah ada pada All Program, lihatlah

gambar berikut :

17

Shortcut dari Time and Attendance System ikut dimunculkan di All Programs.

3.3. Menghapus Program (Uninstall The Program)

Kliklah Uninstall Time and Attendance System pada gambar diatas, klik Next

dan program akan terhapus secara otomatis.

Lihatlah catatan berikut : Semua file dan data akan dihapus setelah proses penghapusan

(uninstall) pada program, maka pastikan lebih dahulu sebelum menjalankan aplikasinya

(uninstall).

18

BAB 4

SISTEM KOMUNIKASI

Bab berikut membahas tenteng bagaimana menambah, menghapus, dan mengeset

sistem komunikasi antara PC dan koneksi

Sistem Komunikasi Data

Sebelum melakukan komunikasi data, anda terlebih dahulu dan diharuskan menginstall

driver dari OA101, driver itu terletak pada CD master pada direktori Driver, klik dua

kali pada file PreInstaller maka menu berikut akan tampil :

Kliklah tombol Install, maka proses installasi driver akan berjalan, kemudian muncul

menu berikut :

Kliklah tombol Ok untuk mengakhiri proses instalasi Driver.

19

4.1. Sistem Komunikasi dan Manajemen Koneksi

Klik External menu pada softwarenya dan pilih Connect to Time and Attendance

Machine, windows yang secara otomatis akan manampilkan pop up berikut :

Setelah berhasil terhubung melalui Com Port, maka sistem tanggal akan diupload dan

didownload diantara koneksi dan aplikasi softwarenya, setting parameter pada sistem

koneksinya dapat dijalankan dengan mudah, ikuti petunjuk berikut ini.

4.1.1. Penambahan Koneksi Time Attendance

Klik Add maka secara otomatis windows akan menampilkan gambar berikut ini :

Catatan :

Nomor Com Port : Normalnya adalah Com 3.

20

Peberitahuan :

Untuk melihat com port berapa mesin terkoneksi dengan PC, anda bisa melihat dari

Sistem Properties Hardware Device Manager Port (Com+LPT), anda bisa melihat di Com port berapa alat CP210x USB to UART, itu terkoneksi dengan PC.

4.1.2. Mengganti Sistem Koneksi (Modify)

Plilihlah sistem koneksi dan klik Modify maka secara otomatis windows akan

menampilkan gambar berikut :

Pilihlah sistem metode komunikasi dan klik OK untuk menyelesaikan modifikasinya.

4.1.3 Menghapus Sistem Koneksi (Delete)

Pilihlah sistem koneksinya dan klik Delete secara otomatis windows akan

menampilkan gambar berikut :

Klik OK untuk menyelesaikan penghapusan pada sistem koneksinya

4.1.4. Menghubungkan Mesin Dengan Sistem Software

Pilihlah sistem koneksinya dan tekan Connect, secara otomatis windows akan

menampilkan gambar berikut :

21

Masukkan password yang benar : Password aslinya adalah 09999, setelah berhasil

terkoneksi, maka sistem koneksi informasinya akan menampilkan (Jumlah Staff, Versi

firmwire, kapasitas sidik jari ...dll) dapat tampil pada menu utamanya, artinya kita dapat

melakukan beberapa pengoperasian yang diinginkan.

4.1.5. Download Data Record

Kliklah Download Record pada pilihan Operating Item dan secara otomatis akan

menampilkan gambar berikut :

Klik OK untuk mendownload data record ke manajemen softwarenya.

22

4.1.6. Download Data Staff

Klik Download Staff pada sistem operasinya dan windows akan menampilkan :

Klik OK untuk mendownload data staff ke software manajemennya.

4.1.7. Download Data Sidik Jari Staff

Klik Download Fingerprint pada sistem pengoperasiannya dan windows akan

menampilkan gambar berikut :

Klik data staff yang akan didownload (Tip : Dengan menekan tombol Ctrl untuk

memilih sistem individu atau kelompok sesuai dengan pilihan), dan jika diklik All,

maka semua staff akan dipilih, klik OK untuk mendownload data sidik jarinya. Maka

windows akan menampilkan menu berikut :

23

Setelah proses download, kita dapat melihat data sidik jari staff yang telah didownload

dan data sidik jari staff yang belum dimasukkan. (Pengoperasian dapat dijalankan

secara menurun sesuai kebutuhan )

4.1.8. Setting Parameter.

Klik Setting Parameter pada pilihan sistem operasinya sesuai petunjuk gambar

berikut :

24

1. Inisialisasi Pada Alat Absensi (Initialize System).

Kliklah Initialize System pada Data management sesuai petunjuk gambar

berikut :

Klik OK untuk mulai inisialisasi. Sistem mesin akan dikembalikan sesuai settingan

awal pabriknya. Dan semua data akan terhapus.

2. Sinkronisasi Waktu Alat Absensi dengan Komputer

Fungsi ini untuk mengatur waktu pada mesin secara otomatis sesuai dengan komputer

3. Menghapus Data Informasi Staff

Kliklah Delete Staffers sesuai petunjuk gambar berikut :

Kliklah staff (Gunakan tombol Ctrl atau tombol Shift untuk pilihan lebih dari satu /

MultiSelect) dan jika data Staff ingin terhapus pada waktu yang sama, pilihlah Delete

The Selected Staff On Computer, Klik OK untuk menghapus data staffnya.

25

4. Menghapus Record Absensi

Setelah proses Download Record dilakukan, Klik Delete Attendance Record

Untuk menghapus record yang tanggalnya telah berakhir pada mesinnya. Setelah

muncul petunjuk berikut, kemudian klik OK untuk menghapus data recordnya.

Catatan : Harap hati-hati saat menjalankan proses tersebut, lakukan proses ini setelah

berhasil mendownload semua recordnya.

4.1.9. Upload Data Staff

Kliklah Upload Staffs pada pilihan Operasinya dan ikuti tampilan windows

promptnya :

Pilihlah Staff (Gunakan tombol Ctrl atau tombol Shift untuk pilihan lebih dari satu /

MultiSelect) dan klik OK untuk mengupload data informasi staffnya.

26

4.1.10. Upload Data Sidik Jari (Fingerprint)

Kliklah Upload Fingerprint pada pilihan operasinya, dan tampilan windows

promptnya:

Pilihlah data fingerprint pada Staffnya (Gunakan tombol Ctrl atau tombol Shift untuk

pilihan lebih dari satu / MultiSelect) dan klik OK untuk mengupload data sidik jari

staff.

27

4.1.11. Timing Record Collection

Klik Timing Record Collection pada pilihan operasinya, dan windows akan

menampilkan promptnya :

Fungsi ini memperbolehkan untuk mengumpulkan / mendownload record absen secara

otomatis dari mesin dengan pengaturan waktu. Masingmasing mesin memiliki 5

pengaturan waktu.

Mach No.: Pilihlah nomor mesin yang benar.

Password : masukkan pasword sesuai dengan password mesin yang dipilih.

Collecting Time : masukkan waktu / jam pada kolomnya sebelum klik Add Time,

sesuai dengan kebutuhan anda untuk mendownload record secara otomatis dan kliklah

Add untuk meyelesaikan pengaturan timing yang pertama.

(Catatan : maksimal 5 aturan waktu)

28

4.1.12. Setting Sistem

Klik Setting pada menu tool, akan muncul tampilan berikut :

Berilah tanda cawang pada Run Automatically When System Starts

Berilah tanda cawang pada Listen to Serial Port (untuk membaca benar atau

tidaknya yang mana dapat dibaca berdasarkan kebutuhan sebenarnya).

Listen to LAN Port adalah setting defaultnya.

4.1.13. Sistem Kontrol Waktu Sebenarnya

Klik Setting pada menu tool, akan muncul petunjuk berikut :

Sistem windows akan menampilkan record dengan segera, staff mana yang sudah

verifikasi. Jeda waktunya dapat diatur dari 1 hingga 120 menit untuk menampilkan real

time control.

Catatan : Hanya ketika anda memilih Listen to serial port atau Listen to LAN

Port pada Setting, sehingga anda bisa mendapatkan data waktu sebenarnya.

29

4.1.14. Memutus Koneksi dengan Mesin

Klik untuk memutus koneksinya

4.1.15. Keluar Dari Sistem

Klik dan akan muncul tampilan prompt :

Klik OK untuk keluar dari sistem.

30

BAB 5

LATAR BELAKANG MANAGEMENT

Tema utama pada Bab ini tentang bagaimana mengumpulkan sistem record kehadiran

dari koneksi yang berbeda dengan manajemen softwarenya dan membuat laporan

dengan tampilan yang berbeda. Background software dapat digunakan untuk mengatur

sistem informasi staff, membuat aturan untuk sistem kehadiran dan sebagainya.

Latar Belakang Management.

Managemen sofwarenya dapat mengumpulkan record kehadiran dari beberapa koneksi

yang berbeda, menghitungan berdasarkan setting shiftnya dan hasil akhir membuat

tampilan laporan yang berbeda. Latar belakang sofwarenya bisa mengatur informasi

staff, membuat aturan kehadiran dan sebagainya.

5.1. Masuk ke Sistem

Klik dua kali di ikon pada dekstop untuk mulai masuk ke software program

attandancenya. Tampilan Log-in akan muncul seperti tampilan gambar dibawah ini :

Nama default administratornya adalah Admin dan passwordnya dikosongi. Sistem

Log in dan dikuti tampilan berikut ini :

31

Tampilan utama terdiri dari tiga bagian :

1. Sistem Menu : termasuk modul fungsi penuh beserta informasi.

2. Tombol Shortcut : tombol shortcut dari modul fungsi perintah, shortcut diurutkan

sesuai alur kerja, untuk kemudahan dalam menjalankannya.

3. Status Kolom : menunjukkan sistem waktu secara umum, masuk ke sistem

administrator dan sistem informasi.

5.2. Setting Sistem

Klik "System" pada menu utama, sesuai petunjuk berikut :

5.2.1. Setting Parameter

Klik "Parameter Setting" pada menu sistem. Akan diikuti tampilan menu windows

seperti gambar dibawah ini :

32

Basic Parameters

Masukkan nama perusahaan, sistem defaultnya "Head Office".

Masukkan nama perusahaan yang diangggap sebagai kepala Daftar Departemen. Sehari

waktu kerja dihitung berapa menit sebagai dasar waktu penghitungan kehadiran yang

mana akan dijadikan sistem standar peralihan untuk menghitung waktu terlambat dalam

bekerja / waktu pulang awal / lembur bebas, menit merupakan standar peralihan pada

jam dan hari kerja.

"Late For Work as how many minutes" dapat disetting ketika not clock in / tidak

absen masuk pada saat jam masuk kerja, "Early to leave as how many minutes",

ketika not clock out / tidak absen pulang pada saat jam pulang kerja. Bebas lembur

dapat pula dihitung sesuai dasar waktunya seberapa banyak menit yang dibutuhkan

untuk bekerja setelah jam pulang kerja.

"Shift expand two days" di setting sesuai kondisi sebenarnya.

Stat. Rules (Aturan Status Kehadiran)

Klik halaman "Stat. Rules" sesuai petunjuk gambar dibawah ini :

33

Halaman ini menggambarkan bagian "Stat. Rules" untuk item :

Normal, Late, Early, Business leave, Leave, Absence, Over time, Free Over time.

"Accumulate by Times" : Hanya dihitung total waktu, menampilkan akumulasi waktu

pada laporan.

"Round at Total" : Menambahkan total waktu dan berdasarkan sistem sekitar unit

korespoden.

"Round Down" : Menyisakan jumlah desimal tanpa harus diperhitungkan sebagai

contoh : Jika perhitungan minimal perunitnya 1 hari, jika akumulasi waktunya adalah

1,1 perharinya atau 1,9 perharinya, maka hasil perhitungannya adalah 1 hari.

''Round Up'' : Menyisakan jumlah desimal tanpa harus diperhitungkan sebagai

contoh : Jika perhitungan minimal perunitnya 1 hari, jika akumulasi waktunya adalah

1,1 per harinya atau 1,9 per harinya, maka hasil perhitungannya adalah 2 hari.

Round Off : Jika perhitungan desimalnya sama atau lebih dari 0,5 maka

ditambahkan 1 unit, atau yang lain diabaikan saja.

Catatan : Setting "Stat. Rules" diatas akan memberikan pengaruh langsung terhadap

hasil statistiknya, buatlah settingan sesuai petunjuk diatas berdasarkan keadaaan yang

sesungguhnya pada perusahaan anda untuk menjamin ketepatan dan keakuratan laporan.

Leave Class (Klasifikasi Ijin)

Klik "Leave Class", akan diikuti tampilan gambar berikut ini :

34

Add new leave class / membuat klasifikasi baru :

Klik "Append", masukkan nama klasifikasi ijinnya pada kolom "Leave Classs" dan

pilih warna pada kolom "Show Color" dan klik "Save" untuk menyelesaikannya.

Revise Leave Class / memperbaiki klasifikasi ijin

Pilih salah satu nama leave class yang ingin diperbaiki, klik "Modify", masukkan nama

baru pada kolom "Leave Class" dan warna baru pada kolom "Show Color", klik

"Save" untuk menyelesaikannya.

Delete Leave Class / Hapus Leave Class :

Pilih salah satu nama leave class yang ingin dihapus, klik delete, klik OK untuk

menyelesaikannya.

Field Definition :

35

Pada halaman ini kita akan menambahkan nilai korespondensi untuk "Nation",

"Specialty", "Position", "Education", pada menu "Staffer Maintenance"

5.2.2. Manajemen Administrator

Klik "System" pada kolom "Administrator" diikuti tampilan windows berikut ini :

Tambah Administrator baru :

Klik Append masukkan nama Administrator yang baru pada kolom

"Administrator", pilih hak-hak administrator dibawah kolom administrator dan klik

"Save" untuk menyelesaikan penambahan administrator baru. Password default pada

36

administrator yang baru adalah 888888. Masuklah pada menu pendaftaran administrator

baru, dan Klik menu "System" ''Administrator's Pasword Set" untuk setting pasword baru pada Administrator untuk keamanan sistem.

Catatan : Ketika banyak administrator yang menjalankan software ini, ini

memungkinkan untuk setting akses yang benar pada masing-masing administrator.

Dapat dikatakan bahwa ketika seorang administrator masuk, maka fungsinya hanya

dijalankan secara terbatas.

Ganti Administrator

Pilih nama Administrator, klik "Modify", masukkan nama baru pada administrator dan

sistem korespondensi yang benar pada kolom "Administrator" dan klik "Save" untuk

menyelesaikan / mengakhirinya.

Hapus Administrator

Pilih nama Administrator yang akan dihapus dan klik "Delete" untuk menyelesaikan

penghapusan sesuai dengan promptnya.

Memperbaiki Password Administrator

Klik menu "System" "Administrator's Password Set" diikuti tampilan berikut ini :

Masukkan password yang asli pada kolom "Old Pwd" masukkan password baru pada

kolom "New Pwd" masukkan lagi password yang sama pada kolom "Confirm Pwd"

dan klik "Ok" untuk menyelesaikannya.

5.2.3. Merubah Record Masuk / Log In

Klik menu "System" kemudian "Modified Record Log" diikuti tampilan berikut ini :

37

Pilih Departement, ID Staff dan range waktu dan klik "Search" dan recordnya yang

sama dengan kondisi diatas akan ditampilkan seperti tampilan dibawah ini :

Catatan : Mengganti record lognya akan menampilkan seluruh record kehadiran yang

telah dirubah, jika ada record yang telah diperbaiki kesalahannya sebelumnya, itu dapat

direcoveri dengan cara memilih record dan klik "Restore, kemudian klik "Close"

untuk keluar dari tampilan.

38

5.2.4. Manajemen Log.

Klik menu "System" kemudian "Managing Log" diikuti tampilan berikut ini :

Ini record log / masuk semua operasi yang dilakukan oleh setiap administrator, pilih

"Administrator" dan range waktunya kemudian klik "Search'' untuk melihat operasi

apa yang telah dilakukan oleh administrator dengan range waktu yang telah dipilih,

memungkinkan bahwa multi-administrators dapat menggunakan sofware pada waktu

yang bersamaan.

5.2.5. Database Link

Sistem ini diadopsi dari tampilan Interface database Microsoft ADO, sesuai database

pada Acess 2000. Database defaultnya Att2003.Mdb dibawah setup utama directorinya.

Anda dapat mensetting hubungan database berdasarkan kondisi yang sebenarnya, ketika

muncul petunjuk kesalahan seperti gambar dibawah ini, anda harus menghubungkan

databasenya lagi.

39

Klik "Database Linking" pada menu sistemnya , diikuti tampilan berikut ini :

Masukkan nama database atau Klik tanda ....... tombol untuk memilih file database yang

benar (Catatan : Anda dapat mengklik "Test Connection" untuk mengetes hubungan

yang benar dengan database )

5.2.6. Keluar dari Sistem

Klik "Exit System" pada menu sistem diikuti tampilan berikut ini :

40

Klik "Ok" untuk keluar dari manajemen Sofware dan kembali ke sistem Windows.

5.3. HR Management

Klik "HR Management" pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini :

5.3.1. Manajemen Departemen

Klik "Departement Management" di menu "HR Management", diikuti tampilan

windows berikut ini :

Buat Departemen Baru

Klik "Append" masukkan nama departemen baru dan klik "Save" untuk membuat

sub departemen departemen pilihan.

Rubah Departemen

41

Pilihlah departemen, klik "Modify" dan masukkan nama departemen yang baru,

kemudian klik "Save".

Hapus Departemen

Pilihlah departemen , klik "Delete" dan kemudian klik "Ok" untuk melengkapinya.

Catatan : Pengulangan pada nama departemen tidak diperbolehkan, jika masih ada

staff didalam departemen yang dihapus, staff ini secara otomatis akan ditransfer ke

departemen Head Office.

5.3.2. Maintenance Staff

Klik "Staffer Maintenance" pada menu "HR Management" diikuti tampilan

windows berikut ini :

Tambah Staff

Pilihlah departement yang akan dimasukkan staffnya, klik "Append", dan masukkan

informasi staff , kemudian klik "Save" untuk melengkapi.

42

Catatan : Bagian pada "Calculate Attendance", ''Calculate Over time", "Rest on

Holiday", dibawah "Attendance Set" memiliki hubungan dengan laporan, settinglah

dengan benar. Jika check box pada ''Calculate Attandance'' pada staff ini tidak

dicawang, disini tidak akan ada hasil statistik untuk staff ini dilaporan, jika kotak check

box pada "Calculate Overtime" tidak dicawang, maka hasil statistik lembur dari

karyawan ini akan menjadi 0 (nol), kecuali dia punya "Temporary Shift" yang

didefinisikan kerja lembur; jika kotak check box pada "Rest on Holiday" tidak

dicawang, hari libur tidak akan memberikan pengaruh pada shift untuk karyawan ini;

jika kotak check box pada "Rest on Holiday" dicawang, pada hari libur dia libur,

ketika ada shift pada hari itu (holiday) untuk staff ini, shift ini akan menjadi tidak valid.

Jika ada record kehadiran dari staff ini, record ini akan dianggap lembur bebas.

Rubah Staff

Pilihlah nama staff, klik "Modify" dan masukkan informasi yang baru kemudian klik

"Save".

Catatan : Staffer ID merupakan identitas penting / eksklusif yang dimilik oleh staff

tersebut, yang mana hanya dapat ditambahkan dan dihapus, tetapi tidak bisa diperbaiki.

Hapus Staff

Pilihlah nama staff, klik "Delete" dan kemudian klik "Ok" untuk melengkapi.

Anda harus berhati hati ketika menghapus staff pada semua record kehadiran staff,

daftar shift akan dihapus pada waktu yang bersamaan.

Import Staff

Klik "Import" pengimporan staff windows akan menampilkan tampilan impor staff.

Pindah Staff ke Departement Lain

Pilih nama staff yang ingin anda pidah ke departemen lain, klik "Transfer" dan diikuti

tampilan pop up windows berikut ini :

43

Pilihan departemen yang baru dan klik "Ok" untuk melengkapi.

Export Staff

Klik kanan pada daftar staff dan diikuti tampilan pop up windows berikut ini :

Semua area yang ditampilkan pada daftar info staff dapat dibatasi melalui bagian

submenu pada "Column", sementara itu untuk penggantiannya akan diambil hasilnya

dan disimpan.

Klik "Show all Columns" untuk menampilkan semua area pada daftarnya.

Klik "Export Data" dan akan diikuti tampilan prompt windows berikut ini :

44

Pilihlah tujuan directory untuk hasik export, file dengan format (txt or xls) dan nama

filenya, klik "Save" untuk konfirmasi.

Catatan : File excel yang diekspor dapat digunakan untuk backup informasi dan bisa di

impor kembali.

5.4. Manajemen Kehadiran

Klik "Attendance" pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini :

5.4.1. Setting Liburan dan Festival

Klik "Holiday List" pada menu ''Attendance'', akan menampilkan gambar berikut ini:

45

Tambah Daftar Liburan atau Festival

Klik append kemudian masukkan nama liburan atau festival dan aturannya, klik

"Save" ketika sudah siap.

Rubah Daftar Liburan atau Festival

Pilih liburan atau festival yang ingin anda perbaiki, kemudian klik "Modify" dan

masukkan informasi baru, klik "Save" ketika sudah siap.

Hapus Daftar Liburan atau Festival

Pilih liburan atau festival yang ingin anda hapus, kemudian klik "delete" untuk

menghapus daftar liburan atau festival.

5.4.2. Manajemen Shift

Hubungan antara Shift dan Timetable : setting Shift harus dilakukan dengan

dua langkah : Pertama, settinglah kebutuhan Timetable, Kedua, settinglah Shiftnya.

Satu atau lebih Timetable dapat dimasukkan dalam satu Shift.

Timetable adalah periode waktu diantara jam masuk kerja dan jam pulang sesuai

peraturan perusahaan, pada instansi, peraturan perusahaan yang dikehendaki sesuai

waktu kerja yaitu antara pukul 08.00 12.00 dan 13.00 17.00. Sehingga pukul 08.00

12.00 dan pukul 13.00 17.00 merupakan dua Timetable. Jika dua Timetable tersebut

ingin dibuat Shift, dua Timetable ini harus dibuat terlebih dahulu. Di sini kita

menggunakan Timetable morning sebagai identifikasi pukul 08.00 12.00 dan

Timetable afternoon sebagai identifikasi pukul 13.00 17.00, maka dua Timetable

tersebut telah disetting. (simak baris berikut berdasarkan petunjuk lengkapnya pada bab

ini yaitu bagaimana membuat Timetable) dan kemudian kita dapat membuat Shift

seperti Normal Shift yang satu Shift Cycle dan Cycle Unit yang akan disetting.

Kemudian kita harus membuat dua Timetable morning dan afternoon, sehingga

setting Shift tersebut dapat disetting secara lengkap.

46

Pengenalan singkat yang dijelaskan kepada anda, supaya anda mendapatkan

gambaran secara umum tentang hubungan diantara Timetable dan Shift, secara lengkap

cara membuat Shift akan kita temukan pada 2 sesi berikunya.

Maintenance Timetable

Klik Timetable dan Shift pada menu Attandance, akan muncul tampilan windows

berikut :

Membuat Timetable Baru

Klik Append dan masukkan informasi korespondensinya : Timetable

Name untuk nama Timetable, Shift hari, jam masuk kerja (On Duty Time) pukul

08.00, jam pulang kerja (Off Duty Time) pukul 17.00, jam mulai bisa absen masuk

(Begin Clock in Time) pukul (07.00), jam batas akhir bisa absen masuk (End Clock in

Time) pukul 13.00, jam mulai bisa absen pulang (Begin Clock Out Time) pukul 16.00,

jam batas akhir bisa absen pulang (End Clock Out Time) pukul 20.00, toleransi

terlambat (Late error allowance) bisa diisi 5 menit, toleransi pulang lebih awal (Early

Error Allowance) bisa diisi 5 menit, penghitungan jam kerja dalam hari (Count As

Work Day) diisi 1 hari, penghitungan jam kerja dalam menit (Count As Work Time)

47

sesuai lama jam kerja dari jam masuk sampai jam pulang, kalau sesuai contoh diatas

diisi 480 menit, beri tanda cawang () pada kolom Must C-In dan Must C-Out,

terakhir klik Save untuk menyelesaikan.

(Catatan : setiap bagian harus disetting pada Timetable tanpa mengosongi kolom

sebelah kiri. Begin Clock In Time dan End Clock In Time, disetting range waktu

periode yang benar untuk absen masuk. Record yang tidak sesuai dengan range akan

dianggap sebagai satu data yang tidak cocok/tidak valid. Untuk contoh Begin Clock-

In Time diisi pukul 07.00 dan End Clock In Time diisi 13.00. Jika record absen

masuk sedang menunjukkan antara 07.01 sampai 12.59, maka semua recordnya

dianggap benar, tetapi jika record absen masuk menunjukkan pukul 06.59, maka

dianggap tidak benar / tidak valid.

Disamping itu, Begin Clock In Time dan End Clock In Time bisa lebih dari satu

hari (maksudnya End Clock In Time bisa juga sebelum Begin Clock In Time)

tetapi tidak bisa lebih lama dari 24 jam.

Late Error Allowance maksudnya berapa menit yang dibutuhkan setelah On

Duty dianggap sebagai suatu keterlambatan. Early Error Allowance maksudnya

berapa menit yang dibutuhkan sebelum Off Duty dianggap pulang awal. Count As

Work Day dan Count As Work Time digunakan untuk menghitung ijin keluar

untuk urusan bisnis, ijin keluar, tidak masuk kerja dan lembur.

Memberi tanda cawang pada Must C-In dan Must C-Out atau tidak akan

berpengaruh pada hasil penghitungan. Jika Must C-In tercawang dan Timetable

diikuti oleh staff yang termasuk dalam shift, dia akan dianggap absen atau akan

diikutkan ke dalam pernyataan Not clock in count as late xxx minutes dalam

Parameter Setting jika dia tidak absen masuk atau ijin keluar. Anggapan yang lain,

jika ada record jam pulang/Off Duty hanya untuk dia, absennya akan dianggap normal.

Modifikasi Timetable

Pilih nama timetable yang ingin anda rubah, dan klik Modify, kemudian masukkan

informasi baru, kemudian klik Save ketika sudah selesai merubah.

Hapus Timetable

48

Pilih nama timetable yang ingin dihapus, klik Delete, klik OK untuk

menyelesaikannya.

Catatan : Begin Clock-in Time dan End Clock-in Time untuk membuat range waktu

yang valid untuk absen masuk/Clock-in. Clock-in/absen masuk diluar range waktu tadi

akan dianggap record yang tidak valid. Ini sama dengan Clock Out Time, settinglah

berdasarkan kondisi latihan.

Contoh Tambah Sebuah Timetable

Lengkapilah proses untuk penambahan empat timetable :

Shift hari normal pukul 08.00 17.00

Shift pagi pukul 04.00 12.00

Shift siang pukul 12.00 20.00

Shift malam pukul 20.00 04.00

(Informasi yang lain dapat disetting berdasarkan kondisi latihan. Simaklah gambar A

pada halaman 50. Simaklah catatan disana tanpa mengosongi bagian sebelah kiri).

Maintenance Shift :

Klik Shift Maintenance pada gambar A di halaman 50 dan akan diikuti tampilan

windows pop up sebagai berikut :

49

Tambah Shift :

Klik Append dan masukkan informasi yang sesuai pada kolok Shift Name seperti:

normal shift, jumlah perputaran shift (Cycle) diisi 1 , satuan perputaran shift (Cycle

Unit) dalam minggu (week), dan klik Add, pilihlah timetable dan range waktu pada

shift ini di tampilan windowsnya (lihat gambar B dibawah ini). Untuk mudahnya, pilih

timetable Day shift dan pilih dari hari senin sampai jum'at dan kemudian klik OK,

kembali ke tampilan windows tadi dan klik Save untuk melengkapi. (silahkan lihat

contoh untuk detailnya)

Rubah Shift

Pilihlah nama Shift yang ingin dirubah dan klik Modify, kemudian masukkan

informasi baru pada Shift Name dan lainya, klik Save untuk melengkapi.

Hapus Shift

Pilihlah shift yang akan dihapus dan klik delete.

Contoh : tiga shift

Buat shift dengan nama Three Shifts (Simak catatan berikut : ini diasumsikan bahwa

shift ini perputaranya dalam minggu, perputarannya setiap 3 minggu dan staff memiliki

hari libur pada hari sabtu dan minggu).

50

Langkah 1 :

Klik Append, masukkan Three shift pada kolom Shift Name, setting Cycle

jadi 3 dan Cycle Unit dalam week. Silahkan lihat gambar dibawah ini :

Langkah 2 :

Buat Koresponden Timetable jam kerja yang cocok berdasarkan Cycle : minggu

pertama ( Shift pagi, dari Senin sampai Jumat).

Klik Add dan diikuti tampilan pop up windows berikut :

51

Pilih Timetable Shift Pagi untuk ditambahkan dan pilih range waktu untuk memakai

timetable ini from monday to friday of the first week dan Klik OK untuk

melengkapi setting di minggu pertama.

Minggu kedua ( Shift Siang, dari senin sampai jumat )

Klik Add buat koresponden kerja dalam tampilan windows (lihat hasilnya pada

gambar dibawah ini )

Klik OK untuk melengkapi setting jam kerja untuk minggu kedua.

Minggu Ketiga ( Shift Malam, dari Senin sampai Jumat )

Klik Add buat koresponden kerja dalam tampilan window (lihat hasilnya pada

gambar dibawah ini )

52

Klik OK untuk melengkapi setting jam kerja untuk minggu ketiga.

Setelah langkah diatas dilengkap, jangan lupa klik Save dan pembuatan Thre Shift

akan dijalankan. ( lihat gambar dibawah ini )

Urutkan Shift Staff

Klik Staffer Scheduling pada menu Attandance. Diikuti tampilan window berikut

ini :

53

Pilih departemen atau beberapa staff yang dibutuhkan untuk mengurutkan shift, klik

Arrange, diikuti tampilan windows berikut ini :

Buat Shift Baru

Pilih koresponden shift, untuk contoh : tanggal mulai (commencement date) dan

tanggal akhir (deadline) dari shift ini adalah normal class, klik tombol Add, klik 1

pada tampilan pop up kotak dialog untuk mengakhiri penambahan shift baru.

Catatan :

Jika Unit perputaran dari penjadwalan adalah week dan jumlah perputaran lebih dari

2, tanggal mulainya harus disetting Sunday.

Jika Unit perputaran dari penjadwalan adalah month dan jumlah perputaran lebih dari

2, tanggal mulainya harus disetting 1st day of a month.

54

Hapus Shift

Pilih shift pada tampilan form shift yang mana yang ingin dihapus, klik tombol delete,

klik OK untuk tampilan kotak dialog pop up untuk menyelesaikan penghapusan shift.

5.4.3. Arrange a Temporary Shift (Susun Shift Sementara)

Ketika satu atau banyak jam kerja staff dibutuhkan untuk dirubah sementara, anda

dapat menyusun shift sementara. Klik Add Temporary diikuti tampilan windows

berikut ini :

Klik OK dan jadwal sementara dapat dioperasikan. Kemudian klik Add dan diikuti

tampilan pop up windows berikut ini :

55

Klik OK maka timetable akan disimpan, klik Save maka jadwal sementara akan

disimpan.

Delete : menghapus timetable yang dipilih

Clear : menghapus semua timetable di tampilan range waktu

Cancel : menghapus jadwal sementara yang ada pada range waktu yang dipilih.

5.4.4. Attendance Records (Record Kehadiran)

Klik Attendance Records pada menu Attendance, diiukuti tampilan berikut ini :

Inquiry of attendance records (Permintaan records hadir)

Pilih departemen, staff, waktu mulai dan waktu terakhir yang diperlukan untuk

ditampilkan, kemudian klik Search, anda dapat melihat hasil dari record kehadiran.

Attendance record report form preview (Form tampilan laporan record

kehadiran)

Klik Report ketika windows menampilkan record kehadiran yang diminta, anda dapat

mendapatkan form laporan secara otomatis.

Attendance records exporting (Meng ekpor record kehadiran)

Jika ingin mengirim keluar record kehadiran, hanya perlu meng klik Export, anda

dapat mengirim keluar data yang diminta.(format file : txt, xls).

56

Klik Modify Log dan log-modify windows akan dipanggil, untuk menampilkan

modifikasi log dari waktu dan record kehadiran.

5.4.5. Attendance Statistical report forms (Form Laporan Statistik Kehadiran)

Menampilkan form laporan :

Klik Calculating and Report pada menu Attendance, diikuti tampilan windows

berikut ini :

Pilihlah tanggal mulai, tanggal berakhir dan departemen dan staffnya yang dibutuhkan

untuk dihitung, kemudian klik calculate diikuti tampilan windows berikut ini :

57

Disana ada empat tabel informasi setelah dicari / search dan dihitung yang dapat

ditampilkan dengan baik.

Attendance Exceptions : menampilkan hasil record kehadiran asli

Shift Exceptions : menampilkan hasil kehadiran staff berdasarkan jadwal

jam kerja

Other Exceptions : menampilkan data staff yang yang ijin (leave), keluar

dan lembur dan lain-lain

Calculated Items : menampilkan semua staff dihitung dari beberapa item

seperti ; Normal/Hadir, Late/Terlambat, Early/Pulang Awal, Absent/Tidak

Hadir, Overtime/Lembur, dll.

Catatan : Ketika melakukan transaksi penghitungan Out/Keluar, harus ada Out

Back/Kembali dan hanya Out/Keluar dan Out Back/Kembali dalam satu shift yang

dapat dihitung.

Jam-jam kerja dalam laporan : Actual-Late-Early-Out

Perkecualian dengan record kehadiran :

Buka The Attendance exceptions option card (kartu pilihan record kehadiran) untuk

disesuaikan dengan record. Lihat gambar dibawah ini :

58

Kita akan melihat beberapa kesalahan seperti : State Mistake/Status Salah, Invalid

Record/Record Tidak Sesuai, Repeated Record/Record Terulang dll, akan

didikripsikan. (Jika kita akan memperbaiki, klik kanan pada record dan akan

menampilkan menu berikut ini :

Definisi masing-masing pilihan sebagai berikut :

Export Data : Meng ekspor data daftar tampilan record kehadiran ke dalam file format

txt atau xls.

Create Report for Currrent Grid : menampilkan dasar laporan pada data dalam

daftar tampilan record kehadiran untuk ditampilkan dan di print/cetak.

Change State : Mengganti record kehadiran yang dipilih ke pernyataan baru

Secara manual berhubungan dengan record kehadiran, tergantung pada situasi

prakteknya

Deleted Selected : tandai recordnya seperti penghapusan manual, menghapus

ketika disimpan.

Cancel Operation for Selected : membatalkan perbaikan untuk record ini

Deal With and Save : Anda dapat menyimpan record yang sudah diperbaiki. Jika anda

ingin melihat record yang telah dirubah, anda dapat klik Modified Record Log pada

menu sistem.

Filter The Record : Jika ada terlalu banyak record, anda dapat menyaringnya dan

menyimpan hasil record yang anda inginkan.

59

Columns : Mendefinisikan kolom yang ditampilkan. Sementara itu, modifikasinya

akan memberikan pengaruh dan akan disimpan.

Show All Columns : Menampilkan semua field dalam Columns

Catatan : Kita bisa merubah record secara manual seperti tercantum diatas untuk

meyakinkan pemeriksaan laporan sesuai dengan situasi prakteknya. Jika ada operasi

yang salah, catatan dapat dibetulkan kembali melalui Modified Record Log pada

System.

Klik kanan pada Shift Exceptions, Other Exceptions, Calculated Items diikuti

menu shortcut akan menampilkan pop up berikut ini :

Operasi ini sama dengan yang dijelaskan diatas.

Report (Laporan)

Klik Report dan menu berikut ini akan tampil :

Attendance Report : Menghitung record kehadiran staff

Daily Report : Menghitung record kehadiran staff setiap hari

60

General Report : Menghitung semua item kehadiran staff seperti : Normal,

Actual, Late, Early, Absent, Overtime, dll.

Exceptions Report : Menghitung staff yang Out/Keluar, Overtime/Lembur,

Business Leave-Personal Leave/Ijin Bisnis-Ijin Perorangan dll.

Create a Report For Current Grid : Tampilan sebelum di print dari grid yang

ditampilkan

Lihat laporan dengan baik :

61

Laporan yang lain

62

Cetak laporan

Toolbar yang ada ditampilan report adalah sebagai berikut :

Penyesuaian skala tampilan

Membuka file laporan yang ada

Cari file laporan (*.frp) untuk dibuka, pilih dan klik Open untuk melihat laporan.

Menyimpan laporan dalam bentuk file.

Pilih direktori untuk menyimpan laporannya, masukkan nama file dan klik Save

untuk menyelesaikan backup laporan untuk dicek berikutnya atau kopi ke komputer

lainnya untuk di print, ekstensi dari nama filenya adalah *.frp.

Untuk mencetak laporan

Untuk keluar dari tampilan report

Data Export (Ekspor Data)

Gambar D pada halaman 62, klik Export dan data yang ditampilkan dalam grid pada

tampilan windows akan diekspor ke file dengan format (*.txt atau *.xls) ini memiliki

fungsi yang sama dengan Export Data ketika di klik kanan pada setiap grid.

Exceptions Dealt With (Perkecualian Dengan Persetujuan)

Gambar D pada halaman 62, klik Exception dan menu berikut akan ditampilkan :

63

Klik pilihan satu per satu pada menu dan tampilan modul akan ditampilkan dengan

baik : Append Record, Late / Early Collectively, Business Leave/Leave, dan

Modified Record Log. Jika hasil penghitungan tidak benar untuk beberapa staff,

pertama, , pertama, periksa apa ada ijin (leave) atau lupa absen masuk (Clock In) atau

absen pulang (Clock Out) untuk staff yang bersangkutan. Jika ada, silahkan setujui

record tersebut melalui menu diatas.

Silahkan lihat bab berikutnya untuk lebih jelasnya.

5.5. Deal With Exceptions (Transaksi/Persetujuan Dengan Perkecualian)

Klik Exceptions pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini :

5.5.1. Away on business/Ask for leave ( Urusan Bisnis/Ijin Keluar)

Ketika staff tidak bisa absen masuk atau pulang karena pergi keluar untuk urusan bisnis

atau ijin keluar untuk keperluan lain, agar menjamin ketepatan dari statistik akhir, kita

harus membuat settingan ini melalui fungsi ini. Klik Away On Business / Leave pada

menu Exception, diikuti tampilan berikut ini :

64

Staff keluar urusan bisnis

Klik Append, kemudian pilih departemen yang sesuai, ID staff, waktu mulai, waktu

berakhir, jenis ijin dan klik Save ketika sudah siap.

Rubah staff ijin urusan bisnis atau ijin

Pilih staff yang ditunjuk yang ingin anda rubah, dan klik Modify. Kemudian anda bisa

merubah informasi yang mungkin, klik Save ketika sudah siap.

Hapus data staff ijin tugas bisnis atau ijin

Pilih staff yang ditunjuk dan informasi yang mungkin yang ingin dihapus, dan klik

Delete.

5.5.2. Deal With Forgetting Punching In/Out (Staff Lupa Absen Datang / Pulang)

Jika staff tidak absen karena alasan khusus, anda dapat menggunakan fungsi ini untuk

membuat record kehadiran yang kelupaan. Klik Append Record pada menu

Exception, diikuti tampilan windows berikut ini :

Pilih Item yang bersangkutan dan klik Append ketika sudah siap.

65

5.5.3. Punching In/Out Collectively (Absen Masuk / Pulang Secara Kolektif)

Ketika sebagian atau seluruh staff dalam suatu departemen tidak absen masuk atau

pulang karena beberapa alasan, silahkan anda bisa menggunakan fungsi ini untuk

membuat absen masuk atau pulang secara kolektif, klik Exception - Punching In /

Out Collectively, diikuti tampilan berikut ini :

Pilih departemen, dengan demikian staff yang ada dalam departemen akan terdaftar

dalam daftar karyawan, pilih staff yang ingin anda tambahkan recordnya, kemudian

pilih absen masuk (In) atau pulang (Out) dan atur waktunya, klik OK untuk

mengakhirinya.

5.5.4. Deal With Coming Late / Leaving Early Collectively (Datang Terlambat /

Pulang Awal Kolekif)

Ketika datang terlambat dan pulang awal secara kolektif karena alasan yang bisa

diterima, anda dapat menggunakan fungsi ini. Klik Append Record Collectively pada

menu Exceptions. Diikuti tampilan berikut ini :

66

Ikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Klik Dealing With Collectively Late/Early

2. Pilih range waktu untuk kolom Ignore Clock In Record

3. Pilih waktu yang telah dirubah / The Modified Clock In Time

4. Cari staff melalui departemen atau shift

5. Pilih staff

6. Klik OK untuk konfirmasi

5.6. Data Maintenance (Maintenance Data)

Klik Data Maintenance pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini :

67

5.7. Personnel Lists Importing (Impor Daftar Data Pribadi)

Klik Import Staffer List pada menu Data Maintenance, diikuti tampilan windows

berikut ini.

Klik untuk memilih daftar data pribadi yang ingin diimpor.

Pilih file yang benar yang menggunakan format *.txt atau M.S Excel (*.xls), kemudian

klik Open untuk dapat kembali ke tampilan windows diatas, klik OK untuk mulai.

Definisi dari (*.txt) format data sebagai berikut :

Format dari file ini hanya dapat meng impor data staff seperti ID, Nama, Departemen.

Format data harus diikuti : Staffer ID+Tab+Name+Tab+Depertemen

68

Masing-masing informaisi staff diambil dalam satu baris, tidak boleh ada baris yang

kosong antara yang satu dengan yang lain. Lihat tampilan :

Definisi dari M.S Excel (*.xls). Format data sebagai berikut :

Format file ini dapat megimpor informasi staff yang meliputi : ID, Nama (Name),

Departemen (Departement), Kartu (Card), Jabatan(Position), Tanggal mulai masuk

kerja (Employ Date), Nomor telpon (Telephone), Alamat (Alamat), Jenis kelamin (Sex),

Kewarganegaraan(Nation), Tanggal lahir (Birthday), Tempat tinggal (Native Place), ID

Card, Nomor HP (Mobile), Pendidikan (Education), SIN, Keahlian (Specialty),

Letakkan item-item tersebut pada baris utama (head line) dan masukkan (input) dengan

menggunakan perintah, perintah tidak dapat diganti.

Lihat gambar dibawah ini :

69

5.7.1. Attendance Recods Importing (Impor Record Kehadiran)

Klik Import Attendance record pada menu Data Maintenance, diikuti tampilan

windows berikut ini :

Klik untuk memilih file record kehadiran yang di impor, dan klik OK untuk

mulai.

5.7.2. Clear The Obsolute Data (Hapus Data Mutlak/Absolut)

Klik Clear Obsolute Data pada menu Data Maintenance, diikuti tampilan windows

berikut ini :

Setelah sistem anda digunakan dalam waktu yang lama, anda akan mendapat banyak

data absolut didalam database. Data ini memakan kapasitas hard disk dan

mempengaruhi kecepatan kerja sistem anda. Pada kesempatan ini anda dapat

menggunakan fungsi ini untuk menghapus data yang tidak digunakan ini.

Pilih tanggal terakhir untuk menghapus data anda. Dan klik Clear untuk

menyelesaikan operasi ini, setelah pembersihan, sistem akan menyuruh anda untuk

70

meng kompres database seperti yang ditampilkan, pilih OK untuk menyelesaikannya.

(Catatan : Anda hanya dapat membersihkan data satu bulan yang lalu).

5.7.3. Compress and Repair Database (Kompres dan Memperbaiki Database)

Klik Compress Database pada menu Data Maintenance untuk meng kompres dan

memperbaiki database.

5.7.4. Back Up the Database (Back up Database)

Untuk menjamin keamanan data dan keselamatan, kami menyarankan anda untuk mem

back up database secara teratur. Klik Back Up Database pada menu Data

Maintenance, kemudian pilih cara untuk mem back up database. Klik Save jika

sudah siap.

Mem back up database secara manual. Copy file Att2003.mdb direktori hasil

penginstalan software untuk cara yang anda inginkan untuk mem back up database, jadi

jika sistem rusak, anda hanya cukup mengkopi file Att2003.mdb ke direktori hasil

installan lagi setelah menginstal ulang softwarenya.

5.7.5. Initialize System (Sistem Inisialisasi)

Klik Initialize System pada menu Data Maintenance untuk meng inisialisasi sistem.

(Catatan : Setelah sistem diinisialisasi, semua informasi/data akan hilang, sistem akan

kembali ke bentuk semula ketika sudah diinstal. Yakinkanlah jika anda ingin meng

inisialisasi sistem.

71

5.8. External Program Management (Manajemen Program Eksternal)

Klik External pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini :

5.8.1. External Program (Program Eksternal)

Kita dapat membuat program eksternal pada software absensi untuk ketepatan operasi,

untuk contoh, kita butuh Calculation ketika kita mengoperasikan, kita dapat klik

External - External Program Management, diikuti tampilan :

Klik Append masukkan Calculator ke dalam kolom Program Name, masukkan

C:\winnt\System32\calc.exe pada kolom Executable File atau cari untuk

mencari program calculator, klik Save untuk mengakhiri.

Anda akan melihat Calculator Program ketika anda membuka External Program

Management sekali lagi.

72

5.8.2. Connect to Time Attendance Machine (Koneksi ke Mesin Absensi)

Klik External - Connect to Time Attendance Machine akan menampilkan tampilan

komunikasi atara software dan mesin yang dapat mengkontrol mesin yang ada

dikoneksikan dengan komputer, ini dapat digunakan untuk mengumpulkan data record

absensi dari mesin, meng upload dan men download data staffer dan menghapus data

yang lama dan merubah waktu pada mesin. Temukan detailnya pada bab Time and

Attendance Management & Communication.

73

BAB 6

PERTANYAAN DAN JAWABAN YANG SERING DITANYAKAN

1. Sidik jari saya telah didaftarkan, tetapi saya sering menjumpai satu kesalahan dalam

pegidentifikasian.

Keluhan Solusi

1. Sidik jari tidak diregistrasi dengan tepat 1. Registrasi ulang sidik jarinya,sesuai

baris ilustrasi tentang penekanan jari

2. Terkena cahaya matahari langsung atau

terkena cahaya yang terlalu terang

2. Hindarkan dari cahaya matahari

langsung atau cahaya terlalu terang

3. Jari terlalu kering 3. Sentuhlah kening untuk menambah

tingkat kekentalan minyak pada jari

4. Jari terlalu basah karena minyak atau

kosmetik

4. Bersihkan jari dengan handuk

5. Kualitas sidik jari saya menurun karena

luka atau terkelupas

5. Daftarkan sidik jari anda yang lain yang

mempunyai kualitas yang baik

6. Cara yang salah dalam menekan jari

ketika masuk / keluar

6. Simak baris ilustrasi yang membahas

cara penekanan jari

7. Sidik jari tidak terdeteksi pada

permukaan sensor

7. Bersihkan permukaan sensor dengan pita

kertas selotip yang bersih yang

direkomendasikan

8. Penekanan jari tidak cukup kuat 8. Ulangi penekanan pada sensor dengan

tekanan yang lunak

9. Akibat perubahan gambar sidik jari 9. Daftarkan sidik jari anda lagi, dengan

menyimak baris yang membahas tekanan

jari

10. Sidik jari belum didaftarkan terlebih

dahulu

10. Daftarkan sidik jari anda

74

2. Sistem T&A tidak bisa dihubungkan / dikoneksikan ke PC

Keluhan Solusi

1. Metode komunikasi tidak disetting

secara benar

1. Pilihlah metode komunikasi yang benar

2. Kabel tidak tersambung kuat atau ada

masalah pada kabel hardwarenya

2. Sambunglah kabel dengan tepat atau

ganti dengan kabel kabel yang lain

3. Tidak bisa terhubung dengan COM (

kesalahan CON No )

3. Masukkan COM No dengan benar

4. Tidak bisa terhubung dengan COM

( kesalahan settingan )

4. Simaklah baris 4.1.4. yang membahas

Connecting Time Attendance Koneksi

3. Mengapa tidak ditemukan record staff padahal staff sudah absen masuk atau keluar.

Keluhan Solusi

1. Terjadi proses mati pada powernya

dalam waktu yang cukup lama ( settingan

waktu kemballi ke posisi 0 sebagai sistem

defaultnya )

1. Simaklah baris 4.1.8 untuk cara

sinkronisasi waktu dengan komputer

2. Sidik jari tidak terdeteksi pada record

staff khusus

2. Simaklah baris 5.5.2 tentang cara

menambah record absen secara manual

2.2. Simaklah baris 4.1.8 tentang cara

mengatur sidik jari agar dapat dibaca

dengan benar

2.3. Ganti jari yang lain dan daftarkan

kembali

Catatan : Mesin absensi sidik jari tipe OA101 menggunakan kapasitor double layer

yang terdapat pada komponen jam di mainbordnya untuk menghindari sesuatu yang

merepotkan pada perubahan tombol cellsnya agar tercipta secara teratur seperti

komponen jam tradisional.

75

Jika mesin absensi OA101 mengalami mati power / sumber tenaga untuk waktu yang

lama (lebih dari 5-7 hari), Ini akan mereset jam pada alatnya. Settinglah tanggal dan

jam sebelum digunakan kembali.

4. Mengapa Staff tidak dapat absen masuk atau keluar pada saat lampu pada scanner

sidik jari dalam keadaan mati dan waktu sedang berjalan dengan baik

Keluhan Solusi

1. Alat tersebut dalam keadaan istirahat /

tidak aktif

1. Tekan sembarang tombol untuk

mengaktifkannya

2. Scanner sidik jari dalam keadaan tidak

normal

2. Restart alat tersebut atau ganti modul

sidik jarinya

5. Mengapa ID dan sidik jari tidak bisa memeriksa secara benar

Keluhan Solusi

1. Kesalahan dalam proses memasukkan

ID

1. Masukkan ID yang benar

2. Pemakai tidak bisa menggunakan 1:1

pada metode pengidentifikasian

2. Simak baris 2.2.2 untuk mengaktifkan

pilihan tersebut

6. Mengapa alat tersebut mengeluarkan bunyi beep secara otomatis padahal tak

seorangpun menekan sidik jarinya pada waktu masuk kerja atau usai kerja

Keluhan Solusi

1. Terkena cahaya matahari langsung atau

cahaya terlalu terang

1. Hindarkan dari cahaya matahari

langsung atau cahaya yang terlalu terang

2.Sidik jari tidak terdeteksi pada

permukaan sensor

2.Bersihkan permukaan sensor dengan

kertas pita selotip yang direkomendasikan

Catatan : Jika anda punya masalah yang lain, kirimkan email sebanyak-banyak kepada

kami dengan format file Zip file dikompres atau rar file diekstrak (File lognya

berada pada log direktori tempat hasil penginstallan softwarenya).