Sesi6 oa (SIM)

25
SIM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Susinah Kuntadi, ST Office Automation SESI 6

description

 

Transcript of Sesi6 oa (SIM)

Page 1: Sesi6  oa (SIM)

SIM

SISTEM INFORMASI MANAJEMENSusinah Kuntadi, ST

Office Automation

SESI 6

Page 2: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 2

Overview

1

2

3

4

Pengertian Office Automation

OA Applications

Virtual Office

Tujuan OA

Page 3: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 3

PENDAHULUAN

Otomasi dimulai di lingkungan pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomasi kantor.

OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretarial dan administrasi.

Namun kemampuannya guna memudahkan komunikasi formal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai.

Semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas mereka.

Page 4: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 4

Manajemen Perkantoran

Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.

Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan dengan cara yang paling efisien

Page 5: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 5

Aktifitas dan Fungsi-fungsi Kantor

1. Kegiatan komunikasi

2. Kegiatan kalkulasi

3. Pengolahan warkat

4. Penyusunan laporan

5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Page 6: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 6

ASPEK-ASPEK MANAJEMEN PERKANTORAN

Tujuan

Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.

Pengorganisasian

Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut.

Mis : karyawan, staf dan manajer

Kepegawaian

Berhubungan dengan tenaga kerja, latihan, penempatan, kenaikan pangkat, dan pemberhentian tenaga kerja.

Metode / prosedur

Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.

Mesin dan Perlengkapan

Mesin-mesin dan semua benda yang digunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudah pelaksanaan pekerjaan.

Lingkungan

Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung

Page 7: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 7

PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN

Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan

Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya Mencegah duplikasi/rangkap pekerjaan terutama pada

formulir-formulir Sistem-sistem hendaknya fleksibel dan dapat

disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah. Pembagian tugas-tugas yang tepat. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-

baiknya. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai

yang seminim-minimnya.

Page 8: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 8

PERANAN MANAJER KANTOR

Menyiapkan informasi agar manajemen

puncak dapat membuat keputusan.

Informasi tersebut harus :1. Ringkas (concise)

2. Akurat (accurate)

3. Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)

4. Tepat waktu (right time)

5. Biaya rendah (low cost)

6. Lengkap (Completeness)

Page 9: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 9

OTOMASI KANTOR

Otomasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Asal mula otomasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya.

Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Page 10: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 10

Definisi

Secara umum Office Automation dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven). Sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy melainkan dalam bentuk elektronik.

Page 11: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 11

DEFINISI

OA adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas

OA secara fungsional didefinisikan sebagai sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas.

Page 12: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 12

Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.

Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis, tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di luar lingkungan perusahaan.

Page 13: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 13

Bentuk Informasi Kantor

TEKSGRAFIK

FAXTELEX

DATA KOMPUTER

TEKSGRAFIK

FAXTELEX

DATA KOMPUTER

RADIOTELEPON

GAMBAR VIDEO

RADIOTELEPON

GAMBAR VIDEO

TULISAN LISAN

Page 14: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 14

PENGGUNA OA

Pada dasarnya ada 4 (empat) katagori pemakai – manajer, profesional, sekretaris dan pegawai administratif.

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya dan orang-orang perusahaan. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Page 15: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 15

MODEL OA

Aplikasi OANon-komputer

Aplikasi OABerbasiskomputer

database

PemecahMasalah lain

PemecahMasalah

Mengubah(process)

InputSumber daya

fisik

OutputSumber daya

fisik

lingk

unga

n

lingk

unga

n

Perusahaan

informasi

komunikasi

informasi

Page 16: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 16

Keterangan Gambar

OA membatasi penggunaan database pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan. Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.

Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.

Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

Page 17: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 17

OFFICE AUTOMATION ADVANTAGES

Service Improvement

Revenue Improvement

Cost Reduction

SDM Improvement

Pelayanan terhadap masyarakat dapat lebih ditingkatkan karena proses bisnis tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan secara otomatis/elektronis

Kinerja/performansi SDM yang terlibat dalam alur kerja yang terkait dapat dimonitor serta waktu yang dibutuhkan dalam memproses suatu perkerjaan menjadi lebih cepat, sehingga perputaran jadi lebih cepat.

Aplikasi Office Automation dapat mengurangi biaya penggunaan kertas (paperless) dan beberapa alat-alat kantor lainnya yang berhubungan dengan proses manual

Sumber Daya Manusia dapat lebih fokus pada proses bisnis, bukan pada bagaimana mengarsipkan dokumentasi

Page 18: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 18

TUJUAN OA

Tujuan OA di tahun-tahun awal, antara lain:

1. Penggabungan dan penerapan teknologi.2. Memperbaharui proses pelaksanaan

pekerjaan di kantor.3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas

pekerjaan

Produk OA memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

Page 19: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 19

TUJUAN OA MASA DEPAN

Komputer tidak menggantikan

pekerja saat ini, tetapi komputer

menunda penambahan pegawai yang

diperlukan untuk menangani beban

kerja yang bertambah.

Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke

dan dari manajer membuatnya sangat

cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

OA bertujuan melengkapi

komunikasi tradisional, bukan menggantikan semua komunikasi

interpersonal tradisional

Pendapatan yang Lebih Tinggi vs

Penghindaran Biaya

Pemecahan masalah

Kelompok

Pelengkap – Bukan Pengganti

Page 20: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 20

APLIKASI OA

1 Pengolah kata(word processing)Pengolah kata(word processing)

2 Surat elektronik(e-mail)Surat elektronik(e-mail)

3 Pesan suara (voice mail)Pesan suara (voice mail)

4Kalender elektronik (electronic calendaring)Kalender elektronik (electronic calendaring)

5Konferensi audio(audio conferencing)Konferensi audio(audio conferencing)

6Konferensi video(video conferencing)Konferensi video(video conferencing)

7 Konferensi komputer (computer conferencing)Konferensi komputer (computer conferencing)

8 Transmisi faximili / FAX (facsimile transmission)Transmisi faximili / FAX (facsimile transmission)

9 VideotextVideotext

10Pencitraan (image storage and retrieval)Pencitraan (image storage and retrieval)

11 Desktop publishingDesktop publishing

Page 21: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 21

PANDUAN OA MANAGER

Tugas manajer (dan spesialis informasi yg bekerja sama dg manajer) adalah memilih aplikasi OA yang akan digunakan pada tiap jalur dari model.

3 (tiga) faktor utama yg mempengaruhi pilihan tersebut antara lain: Jenis Organisasi Pilihan Pribadi Sumber daya OA yang tersedia

Page 22: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 22

KANTOR VIRTUAL

Kemampuan Office Automation untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara melakukan pekerjaan kantor di mana pun pegawai berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya (virtual).

Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

Page 23: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 23

Keuntungan Dan Kerugian

Keuntungan dari kantor virtual:1. Pengurangan biaya fasilitas

2. Pengurangan biaya peralatan

3. Jaringan komunikasi formal

4. Pengurangan penghentian kerja

5. Kontribusi sosial

Kerugian dari kantor virtual:1. Rasa tidak memiliki

2. Takut kehilangan pekerjaan

3. Semangat kerja rendah

4. Ketegangan keluarga

Page 24: Sesi6  oa (SIM)

April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 24

Strategi yang disarankan

Sediakan sumber daya komputer

Sediakan akses ke sumber daya informasi

Sediakan perlengkapan non komputer

Gunakan konferensi telepon

Sediakan pertemuan rutin

Lakukan rutinitas kerja

Page 25: Sesi6  oa (SIM)

SIM

See you next week…