MANUAL BOOK

KIB SEKOLAH

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA

AS.18.007

Sub Menu Upload KIB Sekolah

i

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan

kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder

demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.

Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,

dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi

informasi dalam mewujudkan Good Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI

Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi

yang dapat diakses melalui website http://bpad.jakarta.go.id

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://bpad.jakarta.go.id, salah

satunya adalah KIB SEKOLAH. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu) KIB

SEKOLAH ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya

fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal.

Jakarta, Juni 2018

Kepala Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta

Achmad Firdaus NIP. 196405121987031004

Sub Menu Upload KIB Sekolah

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................................................ ii

PETUNJUK PENGGUNAAN SUB MENU KIB SEKOLAH ........................................................ 1

LANGKAH PEKERJAAN SEKOLAH ...................................................................................... 1

1. Login ........................................................................................................................ 1

2. Saldo Data Rekon .................................................................................................... 2

3. Cetak Surat Pernyataan ........................................................................................... 2

4. Dokumen KIB (Upload) ........................................................................................... 5

5. Verifikasi Dokumen ................................................................................................. 5

6. Input dan Upload Detail Barang ............................................................................. 5

a. KIB A dan KIB C ................................................................................................ 5

b. KIB B dan KIB E ................................................................................................. 7

Sub Menu Upload KIB Sekolah

1

PETUNJUK PENGGUNAAN

SUB MENU KIB SEKOLAH

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

Untuk mencapai status siap sensus sekolah harus menyelesaikan tanggung jawabnya

terhadap data aset. Jika sebelumnya proses input sekolah dilakukan di web

https://sia.jakarta.go.id namun kini dipermudah dengan dipindahkan ke dalam web

https://bpad.jakarta.go.id . Adapun cara input data aset milik sekolah, berikut adalah langkah-

langkah yang harus dilakukan oleh sekolah:

a) LANGKAH PEKERJAAN SEKOLAH

1. Login

Sekolah login di http://bpad.jakarta.go.id seperti :

Sekolah dapat melakukan login dengan username sebagai berikut:

User Pengurus Barang :

Username : AS...............3

(............... di isi dengan kode kolok sekolah)

User Kepala Sekolah :

Username : AS...............2

(............... di isi dengan kode kolok sekolah)

Sub Menu Upload KIB Sekolah

2

Setelah login akan muncul tampilan seperti :

2. Saldo Data Rekon

Kemudian pilih menu Aset → E-ASET → Saldo Data Rekon, seperti :

KIB sekolah yang digunakan adalah kib manual milik sekolah, semua aset atau barang

harus tercatat dan yang tercatat harus ada.

Setelah diisi jumlah total aset sekolah per KIB, (sesuai dengan keadaan KIB sekolah)

kemudian klik tombol .

3. Cetak Surat Pernyataan

Sekolah setelah isi Saldo Data Rekon dan telah simpan, kemudian sekolah dapat

mencetak surat pernyataan seperti pada gambar berikut:

Catatan : Setiap proses update Saldo Data Rekon untuk memberi tanda centang sebelum klik simpan.

Sub Menu Upload KIB Sekolah

3

Surat Pernyataan yang telah dicetak oleh sekolah harus dibubuhi tanda tangan pengurus

barang yang bermaterai, dan tanda tangan kepala sekolah beserta stample sekolah.

CATATAN

Jika pada saat klik PDF (Surat Pernyataan), muncul :

Silahkan untuk lengkapi Profil SKPD/UKPD, dengan cara :

1. Pilih menu Aset → Setup → Profil SKPD/UKPD :

2. Lengkapi

Klik Edit dan lengkapi seperti :

Sub Menu Upload KIB Sekolah

4

Contoh surat pernyataan yang telah di cetak oleh sekolah:

Saldo data rekon yang telah diinput sebelumnya oleh sekolah akan secara otomatis tertera

pada surat pernyataan sesuai dengan nilai KIB yang dimiliki masing-masing sekolah.

Diharuskan pada langkah ini tidak ada kesalahan nilai KIB karena nilai KIB yang ada pada

surat pernyataan harus sesuai dengan dokumen KIB yang akan diupload di langkah

berikutnya.

Sub Menu Upload KIB Sekolah

5

4. Dokumen KIB (Upload)

Setelah sekolah telah mencetak Surat Pernyataan dan ditanda tangan, surat pernyataan

tersebut kemudian di SCAN dengan format .pdf untuk dapat di upload ke sistem dengan

cara (Aset → E-ASET → menu Dokumen KIB) :

Kemudian klik dan arahkan pada tempat penyimpanan filenya.

Kemudian klik

Perlu diperhatikan, setiap dokumen yang diunggah memiliki ukuran maksimum (Mega

Byte) untuk dapat diunggah yang akan tertera pada kolom upload.

5. Verifikasi Dokumen (Dilakukan oleh BPAD)

Pada langkah ini, jika dokumen yang di upload oleh sekolah sudah benar, maka data akan

dikunci oleh BPAD dan sekolah dapat melanjutkan pada langkah selanjutnya.

6. Input dan Upload Detail Barang

Data aset sekolah akan di migrasikan dari SIA https://sia.jakarta.go.id/ ke BPAD

http://bpad.jakarta.go.id , sesuai dengan hasil input sekolah di SIA.

Khusus KIB B dan E Sekolah untuk di upload KIB nya (penjelasan lebih lanjut).

a) KIB A dan C

Jika sekolah akan menambahkan atau memperbaiki (jika sudah input di

https://sia.jakarta.go.id/ KIB A dan C, maka sekolah masuk ke menu E-ASET →

Belanja Modal → Form KIB A atau C

Dokumen yang di upload :

1. Surat Pernyataan

2. KIB Manual

3. BA Cacah dan BA Rekon

Sub Menu Upload KIB Sekolah

6

Klik ikon Edit

Maka akan seperti :

Sub Menu Upload KIB Sekolah

7

Silahkan perbaiki dengan kondisi dan data aset di sekolah, kemudian klik SIMPAN.

b) Upload Data KIB (untuk KIB B dan E)

Untuk KIB B dan E, BPAD menyiapkan menu upload data ke dalam sistem, langkah-

langkah upload :

1) Download Data.

Langkah pertama, sekolah download data yang sudah ada di SIA (jika sekolah

sudah pernah input di SIA)

Cara download :

• Login di website http://bpad.jakarta.go.id/ dengan username dan password

(seperti halaman 1)

• Pilih menu.

Sebelum sekolah upload data ke dalam sistem, pastikan data :

1. Data yang di download masukan dalam templet dan memperbaiki sesuai dengan keadaan KIB dan Kondisi barang di sekolah.

2. Pastikan kode barang sudah sesuai dengan jenis barangnya.

3. Mengikuti templet yang sudah disediakan.

Diperbolehkan data tidak mengambil dari website

SIA.JAKARTA.GO.ID

Wajib diisi dengan Kolok sekolah

Klik Excel

Sub Menu Upload KIB Sekolah

8

Maka akan seperti (nama file download “DetailBarang.xls”)

2) Verifikasi

Sekolah sudah selesai download excel (nama file download “DetailBarang.xls”),

kemudian memverifikasi datanya di form excel yang sudah disediakan (dapat di

download di website https://BPAD.JAKARTA.GO.ID/ , Web Publik menu

DOWNLOAD 05_Bidang_INDIDOK atau

http://download.bpadjakarta.id/view.php?file=05_Bidang_INDIDOK/Form+Upload+

KIB+B+dan+E+Sekolah.xlsx ) .

3) Download template

Sebelum upload sekolah harus download templet terselbih dahulu dengan extensi

.CSV, seperti :

Sub Menu Upload KIB Sekolah

9

4) Upload.

Jika tempat sudah di copy paste ke templet kemudian proses upload dengan

terlebih dahulu memilih tempat penyimpanan file yang akan di upload (templet

.CSV), seperti :

Sekolah diperbolehkan langsung menyiapkan data di templet (download templet .csv)

.CSV bisa di buka melalui Ms. Excel, terlebih dahulu setting

komputer dengan format

English (United States)

Sub Menu Upload KIB Sekolah

10

Jika proses upload sudah berhasil, maka akan muncul Alert yang menyatakan

bahwa proses tersebut sudah sukses. Tampilannya adalah sebagai berikut:

Proses ini dilakukan sampai seluruh aset milik sekolah sudah berhasil diupload.

Jumlah aset yang berhasil di upload akan muncul di kolom Jumlah.

...::: Selesai :::...