MANAJEMEN PERUBAHANMULAI MATERIR&D PalComTech

• Mata kuliah Manajemen Perubahan ini akan memberi pemahaman kepada mahasiswa tentang tantangan-tantangan yang dihadapi dalam suatu proses perubahan, baik di tingkat strategis, tim, dan yang paling utama di tingkat individu. Kegagalan dalam memahami dan mengantisipasi tantangan-tantangan tersebut akan berpotensi menghambat keberhasilan proses transformasi.

Introduction

PERUBAHAN DAN MANAJEMEN PERUBAHANPERTEMUAN 1

Highlight• Apa definisi perubahan• Manajemen perubahan• Jenis-jenis perubahan

Definisi PerubahanPotts dan La Marsh mengatakan perubahanmerupakan per geseran dari keadaan sekarangmenuju keadaan yg diingin kan di masa depan dilingkungan suatu organisasi.Wagner dan Hollenback mengatakan perubahanadalah tindakan memperbaiki cara berpikir danperilaku yang konvensional atau perpindahan daristatus quo yang tersirat di dalam perubahansasaran atau visi yg berbeda dari sebelumnya

Definisi ManjemenStoner, Freemen dan Gilbert mengatakan manajemen adalahproses perencanaan, pengorganisasian, memimpin, danpengendalian kegiatan anggota organisasi dan prosespenggunaan semua sumber daya organisasi untukmencapai tujuan yang telah ditetapkan.Robin dan Coulter mengatakan manajemen adalah prosesmengkoordinasikn kegiatan-kegiatan (kerja) agardiselesaikan secara efektif dan efisien melalui orang lain.Kegiatan yang dikoordinasikan dan diintegrasikan itu mulaidari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,sampai pada kontrol/pengendalian.

Manajemen perubahan ialah pendekatansistematik yang berkaitan dengan perubahanbaik dalam perspektif organisasi maupun dalampersektif individu.Manajemen Perubahan menurut Potts danLaMarsh adalah proses yang berlangsungsistematis dalam menerap kanpengetahuan, sarana dan sumber dayayang diperlu kan untuk mempengaruhiperubahan pada SDM yang akan terkenadampak dari proses perubahan tersebut

Manajemen Perubahan

Menejemen perubahan setidaknyaberkaitan dengan tiga aspek yangberbeda:1. Adaptasi terhadap perubahan,2. mengawasi perubahan3. Melaksanakan perubahan

Menganalisis perlunyaperubahan dan mengambilkeutusan perubahan apayang harus dilakukan,berdasarkan analisis anda.

Melakukan perubahandan mengatur orang-orang menjalaniperubahan itu.Memastikan perubahan tersebut beakar kuat sehingga tidak akan dibatalkan.

Merencanakan danmengelola perubahansebagai proyek atauserangkaian proyek.

Empat elemen yang terdapat dalam proses perubahan :

PROSES PERUBAHANKONDISISAAT INI

MASA TRANSISI KONDISI

YANG DIHARAPKANEstablished equilibrium that continues indefinitely until something disrupts itStabilityFeeling of security

• Low stability• High emotional stress

• High (often undirected) energy• Control becomes major issue

• Past patterns of behavior become highly valued• Conflict increases

• NEW VISION

Tujuan Manajemen Perubahan secara lebih khusus adalah :1. Meningkatkan kemampuan organisasi.2. Meningkatkan peranan organisasi.3. Melakukan penyesuaian secara internal dan eksternal.4. Meningkatkan daya tahan organisasi.5. Mengendalikan suasana kerja.6. Mewujudkan kondisi organisasi yang lebih baik darikondisi sebelumnya.

Tujuan Manajemen Perubahan

• Tidak banyak individu atau organisasi menyukai adanyaperubahan, namun perubahan tak bisa dihindari, harusdihadapi.• Maka diperlukan satu pengelolaan perubahan agar proses & dampak dari perubahan tersebut dapat di arahkan pada titik perubahan yang positif

PERUBAHAN dalam Organisasi

Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akandilakukan , masalah yang paling sering & menonjol adalah“penolakan atas perubahan itu sendiri” (resistance to change). Penolakan bisa jelas terlihat (eksplisit) & segera, misal : mengajukan protes, ancaman mogok, demonstrasi. Penolakan yang tersirat (implisit) & lambat laun, misal : loyalitas pd organisasi berkurang, motivasi kerja turun, kesalahan kerja meningkat

Masalah dalam PERUBAHAN

• Penolakan atas perubahan olehindividual• Penolakan perubahan oleh kelompokatau organisasional(Stephen P. Robbins)

Mengapa perubahan ditolak ?

Ada 8 fase respon negatif thdp perubahan 1. Stability (stabilitas) 2. Immobilization (tidak bergerak) 3. Denial (penolakan) 4. Anger (kemarahan)5. Bergaining (perundingan) 6. Depression (tertekan) 7. Testing ( pengujian) 8. Acceptance (penerimaan)

Respon Negatif Terhadap Perubahan

Ada 5 fase yg diawali pd hal hal sbb: 1. Uninformed optimism (adanya perasan optimis secara diam-diam) 2. Informed pessimism ( timbulnya pernyataan pesimisme thdp perubahan) 3. Helpful realism ( tumbuhnya kesadaran bhw perubahan mrp realitas yg dihadapi 4. Informed optimism ( kebranian utk menyatakan optimisme thdp perubahan 5. Completion (kesediaan turut serta dlm proses perubahan)

Respon Positif Terhadap Perubahan

1. Mission changes (Perubahan Misi – tujuan).Perubahan ini dimulai dengan perubahan misi utama organisasi. Perubahanmisi akan berimplikasi banyak pada tataran strategi dan teknis.2. Strategic changes, (perubahan strategi).Perubahan strategi menyangkut cara tertentu yang dipakai untuk menuju misiorganisasi.3. Operational / structural changes (perubahan struktural dan tata carapelaksanaan).Perubahan ini menyangkut penataan organ dan susunan organisasi. Penataanorgan akan mengubah personel dan peralatan.

Jenis-jenis perubahan

4. Technological changes (Perubahan Teknologi).Teknologi semisal komputer, mesin, internet sangatmembantu memperlancar pekerjaan dalam rangkamencapai misi organisasi.5. Attitudes and behaviors of personnelchanges (Merubah perilaku orangnya).Wilayah perilaku menyangkut disiplin, cara mengisiwaktu dan peningkatan kualitas kerja sesorang.

• Mengapa di perlukan perubahan Manajemen?• Menurut anda bagaimana dalam menghadapiperubahan?• Mengapa terdapat respon negatif dan positifpada Perubahan? Jelaskan!• Seberapa pentingkah melakukan perubahanmanajemen? Jelaskan!

Tugas

PENDEKATAN PERUBAHAN DENGAN SISTEM KERASPERTEMUAN 2

Highlight• Pendekatan perubahan dengan sistem keras• Tes TROPICS

Pendekatan perubahan dengan sistem kerasPendekatan dimulai dari pengambilan keputusan dengan caramengajukan beberapa pertanyaan:a. Apakah masalahnya?b. Apa saja alternatif pemecahan masalahnya?c. Alternatif mana yang memberikan solusi terbaik?

Pendekatan ini banyak digunakn dalam mengelolaperubahan, tetapi pendekatan ini membuat beberapaasumsi tertentu:• Sifat masalahnya jelas dan tidak ambigu• Tujuan dan kendala dapat diidentifikasi dandinyatakan secara jelas• Alternatif-alternatif fapat dihasilakn oleh orang-orang yang terlibat• Seleksi dapat dibuat secara rasional terhadapkriteria yang diidentifkisi.• Orang-orang lain akan menyetujui penilaian yangada dan akan bertindak sejalan dengan keputusanyang dibuat tersebut.

Mengembangkan kapasitas produksi baru

Tahap-tahap dalam tes TROPICS:Tes TROPICS

Tes Keras LunakTimescales(Rentang waktu) Terdefinisi secara jelas, jangka pendek hingga menengah

Sulit didefinisikan, jangka menengah hingga panjangResources (Sumber daya) Teridentifikasi secara jelas Tidak teridentifikasi secara jelasObjectives (Tujuan) Teridentifkasi dan dinyatakan secara jelas Bersifat subjektif dan ambigu

Tes Keras LunakPerseption (Persepsi) Masalah dipersepsikan dengan cara yang sama oleh semua orang Masalah dilihat dengan cara yang berbeda oleh orang dan kelompok yang berbeda. Kemungkinan akan muncul konflik kepentinganInterest (Kepentingan) Kepentingan atas masalah diketahui terbatas hanya oleh kelompok yang terdefinisikan

Kepentingan atas masalah tersebar luas atau tidak jelas terdefinisikanControl (Pengendalian) Pengendalian masalah dapat diserahkan kepada kelompok pengelola

Pengendalian masalah dilakukan bersama karena pengaruh orang lainSource (Sumber) Sumber masalah berasal dari dalam organisasi Sumber masalah berasal dari luar organisasi

Kurt Lewin mengidentifikasi tiga tahap utama perubahan :• Unfreezing (Membuang kemapanan lama)• Moving (menggerakkan perubahan)• Refreezing (membuat kemapanan baru)

Tahap dalam proses perubahan

Unfreezing (membuang kemapanan lama)• Unfreezing adalah tahap dimana organisasi mempersiapkan perubahan.

UNFREEZING

Moving (menggerakkan perubahan)• Menggerakan perubahan terjadi pada tahap ketika sistem dan prosedur baru dilaksanakan

MOVING

Refreezing (membuat kemampanan baru)• Selama refreezing, tindakan harusdiambil untuk memperkuat perubahanyang terjadi dan untuk memastikanbahwa cara baru melakukan sesuatumenjadi kebiasaan atau telah tertanamkedalam budaya organisasi

REFREEZING

• Bagaimana melakukan perubahan Manajemendalam Organisasi? Jelaskan!• Bagaimana merubaha Pola Pikir ataukebiasaan lama dalam melakukan perubahandalam Organisasi• Apa beda perubahan sistem keras dan sistemlunak? Jelaskan!

Tugas

UNFREEZING: MENCIPTAKAN PENCETUS PERUBAHANPERTEMUAN 3

Highlight• Penerima Perubahan• Roller-Coaster Perubahan• Mengelolah Gerak Perubahan

• Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang &pendukung perubahan. Status quo dicairkan,biasanya kondisi yg sekarang berlangsung(status quo) diguncang sehingga orang merasakurang nyaman.

UNFREEZING the status quo

Dalam banyak kasus, kebutuhan akanperubahan bersifat jelas-tren penurunandipasar, pengaruh pesaing baru atau politik.Perubahan besar yang dipaksakan terhadaporganisasi pada menit terakhir bisa sajaberarti seluruh proyek telah bergegasdikerjakan melalui banyak keputusan yangdibuat dengan tergesa-gesa, pengecualiandibuat untuk kepentingan politik dan tidakada waktu untuk memikirkan konsekuensinya.

Langkah menuju daerah yang tidak diketahui

– Komunikasi– Partisipasi– Fasilitasi– Negosiasi– Manipulasi– Paksa

6 strategi untuk mengatasiresistensi dalam perubahan:

Beberapa tindakan strategis yang bersifat mendasar:• Pantau terus hal-hal apa yang sedang terjadi disetiap jenjang organisasi.• Nantikan apa yang akan terjadi• Pantau terus pesaing anda

Menghindari Respon yang Panik

Berikut beberapa sinyal bahaya yang khas:• Para manajer percaya bahwa segala sesuatu akan berlangsung dengan baik. Perusahaan tidak akan kehilangan uang jadi semua hal akan baik-baik saja. Profit merupakan hal terbaik yang mereka dapatkan, tetapi kepuasan pelanggan semakin menurun• Memiliki terlalu banyak simbol kesuksesan• Standar kerja yang rendah akan mengarahkan kegagalan yang hampir tidak dapat terhindarkan• Standar kinerja yang tidak layak juga berbahaya• Terlalu didasarkan pada fungsi atau terlalu hirarkis sehingga tidak memungkinkan adanya fleksibilitas dan kecepatan kerja yang diperlukan untuk bersaing• Arogansi

Beberapa sinyal berbahaya

• Bagaimana sebaiknya perusahaan meresponperubahan? Jelaskan!• Kenapa di butuhkan Perubahan dalamOrganisasi? Jelaskan!

Tugas

HAL-HAL TERKAIT PERUBAHANPERTEMUAN 4

Highlight• Hal-hal terkait perubahan• Penemuan yang merubah dunia• Komponen perubahan

• Penyesuaian, adaptasi dengan keadaan baru di lingkungan sekitar• Perbaikan proses, mengejar kemajuan• Mempertahankan diri dari kepunahan• Menghindari kekalahan dari persaingan• Menyongsong kemenangan yang lebih besar• Meletakkan capaian positif sebagai ukuran keberhasilan• REFORMASI, TRANSFORMASI, ADAPTASI SEBAGAI BENTUK PERUBAHAN

Hal-hal terkait perubahan

• Penemuan listrik• Elektronika (transistor dan IC) • Uji Coba Nuklir I (16 Jul 1945)• Robotika (mesin produksi, mesin pertanian)• Diciptakannya TV dan Radio• Ditemukan Teknologi Nuklir • Mesin Transportasi (mobil)• Penggunaan komputer• Sambungan Internet• Digunakannya Pesawat Terbang

Penemuan yang MERUBAH dunia

• Digunakannya Telepon dan Seluler• Rekayasa Pertanian dan DNA (termasuk kloning)• Dilipat gandakannya Perminyakan• Teknologi Luar Angkasa (Satelit)• Diciptakannya AC dan Kulkas• Rekayasa Material (eg. material bangunan dan kerangka mesin)• Teknologi Kesehatan (eg. laser, IR, USG)• Digunakannya Fiber Optic• Fotografi (eg. kamera, video)• Teknologi Peralatan dan Perlengkapan Rumah Tangga

Penemuan yang MERUBAH dunia

penemuan yang MERUBAH dunia

Kondisi ini dapat disajikan dalam bentuk formula:K x D x V x C

Dimana:K Mewakili Knowledge(pengetahuan) tentang langkah pertama yang praktisD mewakili Dissatisfaction (ketidakpuasan) terhadap status quoV mewakili keinginan Visi masa depanC mewakili Cost (biaya), secara materi dan psikologi dalam melakukan sesuatu.

Formula perubahan

Formula tersebut juga dimanfaatkan sebagai daftar periksa (checklist), sebagai berikut:• Apakah kita semua benar-benar tidak puas terhadap situasi saat ini?• Apakah kita memiliki pandangan bersama yang konsisten dan tentang kemana kita ingin berada?• Apakah kita tahu apa tindakan pertama yang dilakukan untuk bergerak maju?• Apakah kita telah menghitung biaya yang sebenarnya (secara matteri maupun psikologi) untuk membuat perubahan?

Komponen perubahanRelationship

StructureOrganization

Values Believe

Knowledge

TechniquesEnergy

Material

Social InstitutionsTechnology

Ideology

MENURUT THOMAS LA BELLA,Tiga komponen perubahan itu ialah teknologi, institusi sosial dan ideologi. Teknologi termasuk IT, sumberdaya manusia, modal dan juga anggaran, input input energi yang masuk dalam organisasi memungkin terjadinya perubahan.Institusi sosial adalah hubungan hubungan yang berkaitan dengan pasar, tuntutan luar dan konsumen memungkinkan terjadinya perubahanIdeologi menentukan sekali dalam jalannya perubahan. Ideologi adalam faktor pendorong maupun penghambat perubahan

• Menurut anda kenapa teknologi, institusi sosial dan ideologi termasuk komponenperubahan? Jelaskan!• Berikan contoh perubahan dalam Teknologidan Jelaskan!

Tugas

MENGGERAKKAN PERUBAHAN: ROLLER-COASTER PERUBAHANPERTEMUAN 5

Highlight• Penerima Perubahan• Roller-Coaster Perubahan• Mengelolah Gerak Perubahan

Dari sudut pandang orang yang memulai perubahan:“perubahan itu hanyalah berdampak kecil, kita tahu bahwa tidak akan ada orang yang kehilangan pekerjaan mereka dan reorganisasi akan menciptakan jauh lebih baik banyak efisiensi. Akan ada realokasi tugas dan pelaporan, tetapi mereka akan terbiasa dengan kondisi tersebut dalam beberapa hari kedepan”

Penerima Perubahan

Orang yang menghadapi perubahan memiliki begitu banyak pertanyaan yang belum terjawab,tergantung pada situasi dan keadaan mereka sendiri. Cara untuk mengola perubahan secara efektifadalah dengan memahami perubahan ini dan roller-coasternya yang hampir akan dinaiki. Dengancara ini, anda dapat berencana untuk menghadapi beberapa kesulitan secara lebih jelas.

Roller-Coaster Perubahan1. Situasi awal sebelum pengumuman tentang perubahan adalah netral dan mewakilistatus quo2. Imobilisasi3. Penyangkalan4. Kemarahan5. Tawar menawar

• Depresi• Pengujian• penerimaan

Pengalaman menunjukkan bahwa perubahan akan selalu ditentang dan bahwa pengelolaannya membutuhkan individu-individu yang dapat membantu melalui perubahan roller coaster pribadi mereka. Hal ini mencakup:• Menerima reaksi terhadap perubahan dan tidak merasa terkejut karenanya• Melakukan perencanaan untuk menangani penurunan kinerja selama proses peralihan• Menyediakan informasi dan dukungan bagi mereka yang membutuhkannya• Menduga adanya kemarahan dan respons yang kelihatannya tidak rasional• Bernegosiasi secara realitis• Membantu orang bereksperimen dengan cara kerja baru• Mengatur target dan sasaran pada saat situasi telah menjadi luas, supaya memberikan kesempatan kepada orang-orang untuk menjadi sukses kembali

Mengelolah gerak perubahan

TIPE-TIPE PERUBAHANPERTEMUAN 6

Highlight• Tipe-tipe perubahan• Pilihan Perubahan

Tipe Perubahan Menurut NolanPARTICIPATIVE EVOLUTION

BERJALAN PERLAHAN, EVOLUTIVE, BERJENJANG, MELIBATKAN AKTOR TENGAH DAN BAWAH

CHARISMATIC TRANSFORMATIONTRANSFORMASI YANG DITUNTUN OLEH CHARISMA, TOKOH SENTRAL CONTOH DI INDIA MASA MAHATMA GANDHI

FORCED EVOLUTIONPERUBAHAN BERKALA, YANG DIPAKSAKAN, DILAKUKAN SECARA KERAS OLEH PEMIMPIN

DICTATORAL TRANSFORMATIONPERUBAHAN YANG DILAKUKAN DENGAN TANGAN TUNGGAL DAN DISERTAI DENGAN RESIKO INTERNAL BERUPA PEMECATAN

Pilihan PerubahanDalam merancang perubahan, secara mendasar terdapat tiga mode kerja:• Kolaborasi• Konsultasi• komunikasi

KolaborasiKolaborasi memiliki sejumlah keuntungan seperti:• Menciptakan pemahaman kenapa perubahan itu diperlukan• Memberdayakan indibidu dengan pengalaman dan keterampilan yang berbeda untuk terlibat dalam pengambilan keputusan atas perubahan yang penting• Membangun komitmen untuk mengimplementasikan perubahan tersebut• Membentuk sekumpulan orang yang bersifat kritis untuk membantu mendorong keberhasilan perubahan tersebut

Kolaborasi juga memiliki sejumlah kelemahan:• Membutuhkan banyak waktu untuk menciptakan dan membentuk tim kerja• Kemungkinan tidak memiliki kesepakatan untuk melakukan serangkaian tindakan terbaik• Tim kerja, yang bekerja sendiri, bisa saja menjadi terisolasi dari bagian organisasi lainnya

Konsultasi Konsultasi memiliki sejumlah keuntungan seperti:• Menciptakan pemahaman mengapa perubahan itu diperlukan• Memungkinkan pandangan alternatif untuk dipertimbangkan• Seharusnya dapat mengurangi penolakan perubahan

Konsultasi juga memiliki kelemahan:• Memerlukan waktu yang lama untuk penanganannya, terutama pada kelompok yang jumlah orangnya lebih besar• Konsultasi tidak harus berarti bahwa perubahan tersebut akan diterima

KomunikasiKomunikasi terjadi jika orang-orang telah diberitahutentang perubahan tersebut dan mereka memilikisedikit atau tidak ada komentar tentang apa yangterjadi. Agar komunikasi sederhana dapat bekerja,tingkat kedisiplinan dan paksaan diperlukan. Hanyakarena perubahan itu dikomunikasikan, janganberharap bahwa perubahan itu akan diikuti secarasukarela