BAB IX

KENDALI MUTU UNTUK SUBKONTRAK DAN PEMBELIAN

I. JAMINAN MUTU BAGI PARA PEMASOK DAN PEMBELI

Selama tahun 1950-an, pabrik-pabrik mobil dan alat-alat listrik Jepang membuat produk-

produk murahan dengan biaya tinggi dan mutu rendah. Salah satu alasan atas terjadinya hal

itu adalah kenyataan bahwa banyak pemasok merupakan perusahaan kecil atau menengah

yang tidak mempunyai program kendali mutu yang baik. Dikemudian hari pabrik-pabrik

tersebut memilih para pemasoknya dengan teliti, dan sebaliknya para pemasok

melaksanakan kendali mutu secara konsisten. Asal mula mutu tinggi, keandalanm dan

keuntungan harga produk-produk Jepang adalah pada peralihan peristiwa-peristiwa itu.

Salah satu faktor utama yang telah mendukung mutu produk-produk Jepang adalah

tingginya tingkat kendali mutu yang dipertahankan oleh para pemasok. Mereka telah

bekerja sama dengan para pembeli untuk memungkinkan mutu itu.

Beberapa perusahaa Amerika lebih suka memproduksi sendiri segala sesuatu yang mereka

butuhkan. Kebijakan itu mengkin timbul dari kenyataan bahwa mereka tidak atau tidak

dapat mempercayai para pemasoknya. Ford Motor Company, misalnya, mempunyai

peleburan baja sendiri, yang boleh dikatakan menjadi beban tambahan.

Negara Cina mengatakan Pabrik kami adalah suatu pabrik yang terintegrasi dengan potensi

besar. Cina menggunakan istilah pabrik intergrasi itu berarti bahwa pabrik tidak

mengandalkan subkontrak, dan tidak akan ada pemasok dari luar yang digunakan. Segala

sesuatu yang dibutuhkan oleh pabrik dibuat oleh pabrik itu. Rupanya ada dua alasan

mengapa Cina melakukan hal itu. Pertama, di Cina sistem distribusinya begitu kuno sehingga

sulit untuk mendapatkan komponen-komponen. Jadi, pabrik lebih suka untuk memproduksi

sendiri. Yang kedua ialah jika terjadi perang Cina ingin mempunyai suatu sistem industri

yang dapat bertahan hidup tanpa bergantung kepada jaringan para pemasok.

Di Amerika Serikat, perusahaan juga cendrung ingin memproduksi segala sesuatu sendiri.

Rata-rata pabrik-pabrik Amerika hanya membeli sebanyak sekitar 50% biaya produksinya

dari pemasok-pemasok luar.

Kebijakan dasar jangka panjangnya yang berhubungan dengan subkontrak dan pembelian

harus dibuat sejelas-jelasnya. Prosedurnya adalah:

1. Pilihlah suatu perusahaab yang melakukan spesialisasi. Mengenai komponen yang

dibutuhkan oleh perusahaan, jelaskan komponen mana yang ingin dibeli dari

pemasok ini, dan komponen mana yang ingin diproduksi sendiri. Garis batas yang

jelas harus dibuat sejak semula

2. Apakah anda ingin subkontraktor (pemasok) anda menjadi suatu pabrik

terspesialisasi yang independen dan dapat menyuplai produk-produknya bagi

perusahaan lain juga, ataukah anda lebih suka pemasok itu menjadi suatu bagian

dalam sistem industri anda sendiri (keiretsu).

Dari sudut pandangan pembeli, hubungan antara pembeli dan pemasok harus sejelas-

jelasnya sebelum suatu kontrak atau pembelian dilaksanakan. Kedua hal diatas akan

membantu pembeli dalam menjelaskan hubungan itu.

II. PRINSIP KENDALI MUTU DALAM HUBUNGAN PENJUAL DAN PEMBELI

Dalam upaya memperbaiki jaminan mutu dalam suatu perusahaan dan untuk

menghilangkan kondisi yang kurang bahkan tidak memuaskan yang terjadi di antara

perusahaan selaku pembeli dan pemasok selaku penjual, maka terdapat sepuluh prinsip

yang ditetapkan untuk transaksi tersebut. Prinsip prinsip ini pertama kali dikemukakan

pada tahun 1960 dalam suatu konfrensi tentang kendali mutu yang berikutnya diperbaiki

enam tahun setelah itu dan diperkenalkan pada masyarakat Amerika pada tahun 1972 yang

diterima dengan baik. Dalam prinsip ini baik pembeli maupun pemasok harus mempunyai

kepercayaan yang kuat satu sama lain, keinginan untuk kerja sama yang tinggi, dan bertekad

luhur untuk hidup dan member kesempatan untuk hidup atau live-and-let-live

berdasarkan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat. Dengan melekatnya

semangat ini pada jiwa kedua belah pihak yang melakukan perjanjian ,maka mereka dirasa

akan sungguh-sungguh mempraktekkan the ten QC berikut :

1. Pembeli maupun pemasok bertanggung jawab penuh atas penerapan kendali mutu

dengan saling pengertian dan kerja sama di antara sistem kendali mutu mereka.

2. Pembili maupun pemasok harus tidak bergantung satu sama lain dan saling

menghargai ketidakbergantungan pihak lain.

3. Pembeli berkewajiban untuk memberikan informasi dan syarat-syaratnya dengan

jelas dan memadai kepada pemasok sehingga pemasok dapat mengetahui secara

tepat apa yang diinginkan dan harus diproduksinya

4. Pembeli maupun pemasok sebelum melaksanakan transaksi bisnis harus

menandartangani kontak yang rasional diantara mereka mengenai mutu, kuantitas,

harga , syarat penyerahan dan cara pembayaran.

5. Pemasok bertanggung jawab atas jaminan mutu yang akan memberikan kepuasan

kepada pembeli, dan ia juga berkewajiban memberikan data yang diperlukan dan

benar jika pembeli memintanya.

6. Pembelii mauppun pemasok harus menentukan cara penilaian berbagai barang

sebelumnya, yang akan diakui sebgai memuaskan oleh kedua belah pihak.

7. Pembeli maupun pemasok harus menetapkan di dalam kontak mereka sistem dan

prosedur untuk menyelesaikan perselisihan secara bersahabat jika terjadi masalah.

8. Pembeli maupun pemasok dengan mempertimbangkan kedudukan pihak lain, harus

tukar-menurkar informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kendali mutu yang

lebih baik.

9. Baik pembeli maupun pemasok harus selalu melakukan kegiatan bisnis

pengendalian dengan memadaai, seperti pada pemesanan, perencanaan produksi

dan invertori, pekerjaan adminsitrasi, dan sistem-sistem sehingga hubungan mereka

dipertahankan atas dasar yang ber sahabat dan memuaskan.

10. Baik pembeli maupun pemasok jika melakukan transaksi usaha harus selalu

memperhatikan kepentingan konsumen spenuhnya.

III. SPESIFIKASI BAHAN BAKU DAN KOMPONEN

Pada pelaksanaan kegiatan pabrikasi, baik pembeli maupun pemasok harus

menetukan spesifikasi bahan baku dan komponen-komponen. Spesifikasi ini harus

ditentukan secara statistic, sesudah perusahaan melaksanakan analisis mutu dan analisis

proses serta memperhatikan kelayakan dari segi ekonominya. Permintaan konsumen

terhadap mutu terus meningkat, sehingga bila pabrik pabrik yang puas akan apa yang

mereka hasilkan sekarang ,suatu saat mereka akan menemukan bahwa produknya tidak lagi

dapat memuaskan konsumen. Oleh karena alas an tersebut makan pembeli dan pemasok

harus bekerja sama secara kontinyu untuk mengubah dan memperbaiki spesifikasi mutu

yang ada. Hal-hal yang harus selalu diingat utnuk penentuan spesifikasi adalah :

Mula-mula selidiki apakah terdapat spesifikasi bagi bahan baku dan komponen-

komponen. Jika ada, buatlah spesifikasi.

Jika terdapat spesifikasi, analisis dan tentukan apakah spesifikasi itu memadai.

Gunakan analisis mutu dan analisis proses (termasuk survey tentang kemampuan

proses). Pelajari dan analisis produk-produk yang cacat, produk yang membutuhkan

pengolahan ulang, dan pengaduan dari konsumen. Gunakanlah data yang diperoleh

untuk memperbaiki spesifikasi secara terus-menerus.

IV. MEMBEDAKAN KOMPONEN BUATAN PERUSAHAAN SENDIRI DENGAN BUATAN

PEMASOK

Kegiatan membedakan komponen dan bahan baku buatan perusahaan sendiri dan

buatan pemasok adalah fungsi manajemen mutu yang sangat penting. Fungsi manajemen

ini memutuskan apakah akan memproduksi komponen dalam perusahaan atau membelinya

kepada perusahaan lain atau vendor. Dalam memutuskan kebijakan tersebut manajemen

harus memiliki pandangan jangka panjang bagi kesejahteraan perusahaan, dan harus

mempertimbangkan masalah- masalah berikut :

1. Tingkat kepentingan komponen tersebut bagi perusahaan

2. Kemampuan untuk memproduksi, baik dalam proses maupun kemampuan untuk

pelatihan pengembangan kecakapan teknik dan seberapa baik investasi tersebut.

3. Perusahaan harus mengadakan analisa yang sangat teliti dalam masalah spesialisasi

bahan mentah dan komponen yang diperlukan perusahaan.

4. Pertimbangan Faktor-faktor diatas berdasarkan perspektif biaya, kuantitas dan

akumulasi teknologi serta tingkat ke efektifannya.

Masalah masalah diatas tersebut dipelajari oleh divisi rekayasa produksi atau divisi

purchasing dimana divisi-divisi tersebut mengajukan rencana kepada manajemen untuk

memperoleh kebijakan yang akan diambil.

V. MEMILIH DAN MEMBINA PEMASOK

Jika bahan-baha dan komponen didapatkan dari sumber luar, pembeli harus menyelidiki,

memeriksa dan membuat keputusan tentang manajemen pemasoknya, terutama yang

berhubungan dengan kendali mutu. Menurut pengalaman, secara jangka panjang sistem

yang paling baik adalah memilih pemasok dengan bebas, yang akan membantu baik pembeli

maupun pemasok. Pembeli harus mempertimbangkan hal-hal berikut sebelum memilih

pemasok :

1. Pemasok memahami filosofi manajemen pembeli sehingga aktif memelihara

hubungan dengan pembeli.

2. Pemasok mempunyai sistem manajemen yang stabil sehingga dihormati oleh

perusahaan lain.

3. Pemasok mempertahankan standar teknik yang tinggi dan mempunyai kemampuan

dalam menghadapi inovasi teknologi di masa depan.

4. Pemasok dapat menyumplai bahan baku dan komponen tepat sesuai dengan

permintaan pembeli dan sesuai spesifikasi mutu pembeli.

5. Pemasok mempunyai kemampuan mengendalikan jumlah produksi / mempunyai

kemampuan melakukan investasi dengan cara menjamin kemampuan dalam

memenuhi jumlah produksi.

6. Tidak ada bahaya / jaminan bahwa pemasok tidak akan membocorkan rahasia

perusahaan

7. Pemasok bersungguh-sungguh dalam melaksanakan ketentuan kontrak.

Untuk menjamin bahwa syarat-syarat di atas dipenuhi, maka pembeli harus bertemu

dengan pemasok dan menyelidiki masalah masalah di bawah ini :

1. Filosofi manajemen pemasok

2. Perhatian yang diberikan oleh pemasok terhadap pembeli

3. Organisasi organisasi yang sekarang berhubungan dengan pemasok

4. Sejarah perusahaan pemasok dan perkembangannya yang terakhir

5. Jenis jenis produk yang ditangani oleh pemasok

6. Keterangan lengkap tentang peralatan, proses, dan kemampuan produksi pemasok.

7. Sistem jaminan mutu pemasok dan program pendidikan dan pelaksanaan kendali

mutu

8. Pengendalian pemasok terhadap cara memperoleh bahan baku dan subkontrak

sekunder

Sesudah survei itu selesai, pembeli biasanya memilih dua subkontraktor dan membeli dari

keduanya. Itu berarti bahwa pembeli harus memperoleh bahan dan komponen yang sama

dari kedua perusahaan itu. Salah satu alasan melakukan kebijakan ini adalah jika terjadi

kebakaran / bencana alam / bencana oleh manusia tidaklah bijaksana untuk bergantung

hanya pada satu sumber penyedia.

Jika kedua perusahaan telah dipilih langkah selanjutnya adalah melakukan tahap transaksi

pendahuluan dengan masing-masing perusahaan. Jika memuaskan, pembeli dapat

mengadakan transaksi resmi. Dalam transaksi pendahuluan, pada prinsipnya pembeli

berhubungan dengan pemasok selama jangka waktu yang telah ditetapkan dengan dasar

percobaan. Dan jika sudah cocok / sesuai dengan permintaan kualitas mutu akan dilakukan

transaksi resmi. Ini menegaskan bahwa kepentingan kedua belah pihak dilayani dengan

paling baik dengan mempertahankan persetujuan pembelian untuk jangka panjang.

Pemasok harus terus-menerus berusaha untuk memperbaiki mutu, harga, dan efisiensi

penyerahan. Pembeli sebagai imbalannya juga haus memberikan saran dan bantuan jika

diperlukan dan diminta oleh pemasok. Pembeli harus melakukan survei secara berkala

terhadap pemasok :

1. Memelihara hubungan erat dengan pihak pihak yang bertanggung jawab di dalam

perusahaan pemasok.

2. Periksa, analisis, dan nilai catatan penerimaan barang barang oleh pembeli, catatan

penyerahan dan catatan prestasi barang barang yang dibeli.

3. Gunakan pemeriksaan kendali mutu di perusahaan pemasok.

4. Tetapkan suatu sistem pemberian penghargaan kepada setiap pemasok mmengenai

melaksanakan kendali mutu.

Penghentian jual beli dapat terjadi jika komponen dan bahan-bahan bermutu jelek, cacat,

dan tidak sesuai dengan permintaan, jika barang tidak dikirimkan pada waktunya dan

metode penyerahannya tidak membaik. Membina subkontraktor merupakan suatu tugas

yang esensial bagi pembeli. Jika pemasok tidak mengetahui manajemen yang efektif, maka

pembeli bisa mensponsori seminar kendali dalam bidang itu. Manajemen pembeli harus

menetapkan kebijakan jangka panjang dan mempertimbangkan pembinaan para

subkontraktornya untuk keuntungan jangka panjang kepada kedua belah pihak.

VI. JAMINAN MUTU BARANG-BARANG YANG DIBELI

Jaminan mutu komponen dan bahan-bahan yang dibeli dari pemasok merupakan kunci

jaminan mutu pabrik itu sendiri. Ia juga penting untuk lancarnya perencanaan operasi

pembikinan, meningkatkan produktivitas, dan untuk merencanakan penghematan biaya.

Pandangan umum hubungan jaminan mutu yang terdapat di antara pembeli dan pemasok:

Langkah 1: Pemasok mengirimkan produknya ke pembeli tanpa melakukan pemerikasaan

pengiriman. Pembeli juga tidak melakukan pemerikasaan langsung dikirim ke divisi

pembikinan. Divis pembikinan memilih malekukan pemeriksaan dan memilih bahan-bahan

yang memenuhi syarat untuk pembikinan. Langkah 1 menunjukan keadaan perkembangan

kendali mutu yang paling rendah.

Langkah 2: Mengharuskan pembeli melakukan pemeriksaaan, dan hanya mengirimkan

bahan-bahan dan komponen yang baik kepada divisi pembikinan. Prosedur ini tidak

memuaskan.

Langkah 3: Pemasok melaksanakan pemeriksaan, tetapi jika metodenya tidak memadai,

pemeriksanya mungkin tidak dapat dipercaya. Hal tersebut memaksa pembeli untuk

melanjutkan pemeriksaan 100%.

Langkah 4: Pemasok dipercaya, pembeli melakukan pemeriksaan 100%, ia menggunkan

pemeriksaan sampling atau pengujian.

Langkah 5: terlihat dalam perusahaan pemasok sendiri, tanggung jawab sepenuhnya harus

dipikul oleh divisi pembikinan. Bagi divisi pemeriksaannya tidak rasional untuk melakukan

pemeriksaan 100%, maka tugas diambil oleh divisi pembikinan.

Langkah 6: Pengendalian proses dilakukan oleh divisi pembikinan untuk mengurangi produk-

produk yang rusak. Jika ada kurang dalam kemampuan proses yang mengakibatkan

kerusakan maka perlu melaksanakan pemeriksaan 100% kemudian perusahaan harus

melakukan analisis proses untuk meningkatkan kemampuan prosesnya.

Langkah 7: Pada tahap ini pemeriksa mungkin menguji beberapa contoh yang dipilih, dan

memeriksanya dari sudut pandang konsumen; jaminan mutu memadai dan pembeli dapat

menerima produk-produk itu tanpa pemeriksaan pengujian.

Langkah: Merupakan keadaan yang paling ideal dimana analisis proses telah berjalan,

kemampuan proses telah meningkat, dan pengendalian proses yang andal telah

dilaksanakan. Disini pemeriksaan dalam pengiriman oleh pemasok tidak diperlukan lagi. Tapi

manusia mungkin saja melakukan kesalahan.

Jika sistem jaminan mutu berjalan baik, baik pembeli maupun pemasok dapat secara drastis

mengurangi jumlah personel yang diperlukan bagi tugas pemeriksaan. Pengurangan ini

diikuti oleh kenaikan produktivitas; penurunan biaya, dan pemantapan suatu system

jaminan mutu yang handal.

VII. Pengendalian Perlengkapan Yang Dibeli

Di perusahaan-perusahaan Jepang, perlengkapannya sedikit dibandingkan dengan

perusahaan-perusahaan yang setaraf di Eropa dan Amerika. Mempunyai perlengkapan yang

besar sering merugikan perusahaan. Di barat, perusahaan-perusahaan memiliki

perlengkapan yang besar karena pertimbangan transportasi jarak jauh, seringnya ada

pemogokan, tindakan yang kurang tepat dalam pergantian dri satu proses ke proses lainnya,

jeleknya mutu produk yang dibeli, dan banyak lagi yang tidak dapat diterima.

Hal lain yang juga menimbulkan keheranan mengapa pejabat Cina begitu bangga

dengan perlengkapan mereka yang berlebihan yaitu penerapan sistem kanban Toyota.

Sistem Kanban yang ditemukan oleh Toyota memungkinkan suatu perusahaan menerima

komponen-komponen tepat pada waktunya (just in time). Sistem Kanban Toyota (just in

time system) dikembangkan dalam jangka waktu lama oleh Toyota dan para

subkontraktornya. Jika para subkontraktor tidak dapat memberikan jaminan mutu yabg

memadai, lot yang disuplai oleh mereka akan mengandung banyak komponen yang cacat,

dan sistem kanban tidak dapat berfungsi. Dalam hal semacam itu, sistem Kanban akan

menghancurkan diri sendiri.

Tujuan pengendalian perlengkapan yang dibeli ialah untuk membeli produk-produk

yang baik, untuk mengurangi perlengkapan yang dibeli dari luar, dan untuk menggerakan

perlengkapan dengan lancar tanpa menghentikan proses produksi. Untuk mencapai hal

tersebut harus dipraktekkan hal-hal berikut ini:

1. Baik pembeli maupun pemasok harus melaksanakan kendali mutu yang mantap.

2. Baik pembeli maupun pemasok harus melaksanakan pengendalian jumlah yang

mantap.

3. Pembeli tidak boleh terlalu sering mengubah jadwal produknya.

4. Pesanan-pesanan yang dilakukan oleh pembeli kepada pemasok harus jelas, dan

spesifikasi, cetak biru, dan bahan-bahan yang diberikan oleh pembeli kepada

pemasok harus ditangani dengan cara sedemikian rupa sehingga tidak

memungkinkan terjadinya kesalahan.

5. Sesudah sesutau pesanan diterima, pemasok harus segera memenuhinya. Semakin

pendek waktu penyelesaiiannya berarti semakin efektif.

6. Pemasok harus mempunyai sistem built-in untuk menyesuaikan terhadap perubahan

jadwal produksi.

Singkatnya pergunakan sistem kendali mutu dan sistem kendali manajemen yang baik.

Yang lain-lainnya akan mengikuti dengan sendirinya.