11

Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen Integrasi ProyekMencakup pekerjaan untuk mengoordinasikan semua area pengetahuan yang lain sepanjang

siklus hidup proyek.

33

9 Knowlegde Areas

PIRANTI &

TEKNIK

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

MANAJMLINGKUP

MANAJMWAKTU

MANAJMBIAYA

MANAJMMUTU

MANAJMSDM

MANAJMKOMUNI

KASI

MANAJMRESIKO

MANAJMPEMBE

LIAN

F U N G S I I N T I

F U N G S I P E N D U K U N G

KEBU-TUHAN

& HARAPAN

STAKE-HOLDER

PROYEK

BERHASIL

44

Kunci sukses proyek:Manajemen Integrasi Proyek yang Baik

Manajer proyek hrs mengkoordinasi semua knowledge areas selama siklus hidup proyek

Bbrp manajer proyek yg “baru” mpy masalah dlm melihat “big picture” dan ingin fokus ke banyak detail

Manajemen integrasi proyek tdk sama dgn integrasi software

55

Proses Manajemen Integrasi ProyekMembuat project charter: bekerja sama dgn

stakeholder utk membuat dokumen yg scr formal memberikan kewenangan utk menjalankan proyek

Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: bekerja sama dgn stakeholder, terutama user dari produk (jasa) hasil proyek utk mengembangkan lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek

Membuat rencana manajemen proyek: mengkoordinir semua usaha perencanaan utk membuat sebuah dokumen yg koheren dan konsisten, yaitu rencana manajemen proyek

66

Proses Manajemen Integrasi Proyek Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek:

menjalankan renc manajemen proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnya

Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyek

Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses organisasional

Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal menutup proyek

77

Rencana Strategis dan Seleksi ProyekRencana strategis mencakup pendefinisian tujuan

jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa baru

Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOTStrength – Weaknesses – Opportunities – Threats

Sbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs:- Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial- Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek

mana yg akan dikerjakan (proses seleksi)- Memformalkan proyek dgn membuat project charter

SWOT

99

Mengidentifikasi Proyek-proyek PotensialBbrp organisasi mengikuti proses perencanaan

utk memilih atau menyeleksi proyek-proyek ITAdl sangat penting utk menyelaraskan proyek

IT dgn strategi bisnisPenelitian menunjukkan bahwa:

Dukungan thdp tujuan bisnis yg nyata mrpk alasan utama yg dipakai utk investasi dlm proyek IT

Perusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mpy biaya operasional per user end 24% lebih rendah

Penggunaan IT yg standar menurunkan biaya pengembangan aplikasi (41% per user)

1010

Proses Perencanaan IT

RencanaStrategis

IT

Analisis area bisnis

Rencana proyek

Alokasi sumber daya

Tingkatan Perencanaan

IT

Strategi IT menuju misi dan visi organisasi . Identifikasi area bisnis

pokok

Dokumentasi proses bisnis pokok yg dpt diperoleh dr IT

Mendefinisikan proyek -proyek potensial . Mendefinisikan lingkup

proyek , kelebihan dan kendalanya

Memilih proyek IT . Mengalokasikan sumber daya

1111

Metode Seleksi ProyekBiasanya tdk tersedia cukup banyak waktu

dan sumberdaya utk mengimplementasikan semua proyek

Metode utk seleksi proyek mencakup:Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluasMembuat kategori proyek-proyek ITMelakukan net present value atau analisis

finansial yg lainMenggunakan model penilaian dengan

pembobotanMenggunakan penilaian berimbang

1212

Fokus pada kebutuhan organisasiSeringkali sangat sulit utk menilai bbrp

proyek IT, namun biasanya semua orang menyetujui bahwa proyek tsb mpy nilai yg tinggi

Tiga kriteria penting utk sebuah proyek:Bahwa proyek tsb mmg dibutuhkanBahwa ada dana tersedia utk proyek tsbBahwa ada keinginan kuat utk membuat proyek

tsb sukses

1313

Kategorisasi Proyek ITSalah satu kategorisasi adl bgmn proyek

memberikan respon pd:Problem atau masalahPeluangPengarahan (directive)

Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg dibutuhkan utk menyelesaikan proyek atau tanggal penyelesaian proyek

Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek scr keseluruhan

1414

Analisis Finansial ProyekPertimbangan finansial biasanya mrpk aspek

penting dlm proses seleksi proyekTiga metode utk menentukan nilai finansial

proyek:Analisis NPV (Net Present Value)ROI (Return on Investment)Analisis payback

1515

Analisis Net Present Value1000 rupiah sekarang lebih berharga

dibandingkan dengan 1000 rupiah lima tahun lagi

Analisis Net Present Value (NPV) adl metode utk menghitung laba atau rugi scr moneter dr sebuah proyek dgn tanpa memperhitungkan cash inflows and outflows di masa mendatang

Proyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan jika nilai finansial mrpk kriteria utama

Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik

Analisis Net Present ValuePresent Value (PV)

Nilai sekarang dari penerimaan (uang) yang akan didapat pada tahun mendatang

Net Present Value (NPV)Selisih antara penerimaan dan pengeluaran per thn

Discount RateBilangan yang dipergunakan untuk mendiscount

penerimaan yang akan didapat pada tahun mendatang menjadi nilai sekarang.

Discount rate dapat dilihat dari tabel discount rate yang telah ditentukan oleh tingkat suku bunga (i) dan tahun (t)

Analisis Net Present ValueUntuk menghitung discount rate :

Rumus :

d = discount ratei = interest rate

t = tahun

Cont: discount rate pada tahun ke-5 dengan interest rate 10% = 0.621

d = 1 / ( 1 + i ) t

Analisis Net Present ValueMetode Nilai sekarang bersih :Metode ini memperhatikan nilai waktu dari uang, menggunakan suku bunga diskonto yg akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya.Net Present Value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap tiap tahun yg dinilai uangkan ke tahun awal dengan tingakt bunga diskonto. Rumus : NPV = - nilai proyek + Proceed1/ ( 1 + i ) 1 + Proceed2 / ( 1 + i ) 2 + …… Proceed n / ( 1+i ) 2 .

Keterangan : NPV = net present value i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan n = umur proyek investasi bila NPV bernilai lebih besar dari nol, berarti invest menguntungkan dan dapat diterima.

Soal contoh :

Umur investasi adalah 4 tahun nilai investasi adalah Rp 173.000.000,- Proceed tahun ke 1 : Rp 55.800.000,- Proceed tahun ke 2 : Rp 74.500.000,- Proceed tahun ke 3 : Rp. 97.200.000,- Proceed tahun ke 4 : Rp. 108.845.000 ,-

Hitunglah besarnya nilai NPV dengan tingkat bunga diskonto yg diperhitungKan 18 % per annum. Besarnya NPV adalah :

NPV = -173.000.000 + 55.800.000 / ( 1 + 0,18) 1 + 74.500.000/ (1+0,18) 2 + 97.200.000/ (1+0,18) 3 + 108.450.000 / ( 1 + 0,18 ) 4 = -173.000.000 + 215889098,6 = Rp 42889098,6

2020

(Return on Investment) ROI

ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari keuntungan kmd dibagi dgn biayaROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya proyek

Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik

Byk organisasi menentukan ROI minimum bagi proyek-proyek yg akan didanainya

IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn membuat NPV = nol

Contoh Pengukuran ROIPT. XYZ yang bergerak dibidang jasa

perbankan akan mengadakan suatu pelatihan baga para customer service dengan durasi

pelatihan selama 48 jam, jumlah perserta 50 orang dan jangka waktu perhitungan

keuntungan adalah 12 bulan.

Durasi Pelatihan 48 jam

Perkiraan Jumlah Peserta 50 orang

Jangka Waktu Perhitungan

Keuntungan 12 bulan

Biaya-biaya :

Desain dan Pengembangan Rp.10.000.000

Promosi Rp. 5.000.000

Administrasi Rp. 3.000.000

Material Rp. 5.000.000

Fasilitas Rp.10.000.000

Fakultatif Rp. 7.500.000

Peserta Rp.15.000.000

Evaluasi Rp. 2.500.000

Total Biaya Rp.58.000.000

Keuntungan (Bersih)

Produktivitas Rp.50.000.000

Penghematan Rp.40.000.000

Pendapatan Rp. 0

Total Keuntungan Rp.90.000.000

Return on Invesment (*) 155%

Jangka Waktu Pengembalian

Biaya (**) 7 bulan

(*) ROI = 90.000.000/58.000.000 = 155%

(**) Rp.90.000.000/12 = Rp. 7.500.000

(keuntungan bulanan) maka jangka waktu pengembalian adalah : 58.000.000/7.500.000 = 7,73 7 bulan

2323

Analisis PaybackPeriode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk

pengembalian modal (investasi) dlm sebuah proyek

Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau laba dan biaya adl lebih besar daripad nol

Byk organisasi menginginkan supaya proyek-proyek IT mpy periode payback yg cukup pendek

METODE PENGEMBALIAN INVESTASI ( Return on Investment)

Untuk mengukur prosentase manfaat yg dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkannya. ROI dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus : ROI = Total manfaat – total biaya / total biaya.

Contoh : manfaat tahun ke 1 = Rp 68.000.000,- manfaat tahun ke 2 = Rp 88.000.000,- manfaat tahun ke 3 = Rp 113.000.000,- manfaat tahun ke 4 = Rp 125.500.000,- ____________________ + Total manfaat = Rp 394.500.000,-

Sedangkan total biaya yang dikeluarkan adalah : biaya tahun ke 0 = Rp 173.000.000,- biaya tahun ke 1 = Rp 12.200.000,- biaya tahun ke 2 = Rp 13.500.000,- biaya tahun ke 3 = Rp 15.800.000,- biaya tahun ke 4 = Rp 17.050.000,- ___________________ + Total biaya Rp 231.550.000,- ROI = (394.500.000 – 231.550.000 / 231.550.000) * 100 % = 70,373 %

Suatu proyek investasi yg mempunyai ROI lebih besar dari 0 adalah proyek yg dapat diterima. ROI sebesar 70,373% = 0,70373 , maka proyek diterima karena memberikan keuntungan sebesar 70,373 % dari biaya investasi.

2626

Contoh Grafik Periode Payback

2727

Model Weighted ScoringModel weighted scoring adl tools yg menyediakan

proses sistematis utk memilih proyek berdasar bbrp kriteria

Langkah-langkah dalam identifikasi: Identifikasi kriteris penting utk proses seleksi Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria shg

totalnya 100% Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk setiap

proyek Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh bobot-skor

totalSemakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin

baik

2828

Contoh Model Weighted Scoring

2929

Implementasi Balanced ScorecardDibangun utk membantu memilih dan

memanajemen proyek yg selaras dgn strategi bisnis

Balanced Scorecard adl metodology yg mengubah penggerak (drivers) organisasi spt layanan konsumen, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja finansial menjadi besaran-besaran yang terukur (defined metrics)

Akses www.balancedscorecard.org

3030

Project Charter

Project charter adl dokumen yg scr formal memperkenalkan eksistensi (keberadaan) suatu proyek serta menentukan arah dan manajemen proyek

Para stakeholder kunci hrs menandatangai project charter shg mengetahui perjanjian terkait kebutuhan dan tujuan proyek

Project charter yg telah ditandatangani mrpk keluaran pokok manajemen integrasi proyek

3131

Pernyataan Lingkup AwalPernyataan lingkup adl dokumen yg digunakan

utk membuat dan memastikan pengertian lingkup proyek

Adl sangat penting utk mencegah scope creep yaitu suatu kecenderungan lingkup proyek yg semakin membesar

Biasanya dibuat pernyataan lingkup awal selama inisiasi proyek dan kemudian membuat detail lingkupnya sejalan dgn perkembangan proyek

3232

Isi Pernyataan Lingkup Awal

Tujuan proyekKarakteristik dan ketentuan produk atau jasaBatasan proyekDeliverables (hasil setiap tahap dlm proyek)Kriteria produk yg diterimaAsumsi dan hal-hal yg menjadi rintangan proyekStruktur organisasi proyekDaftar resiko awal Ringkasan jadwal proyekGambaran kasar besarnya estimasi biayaKonfigurasi manajemen yg dikehendakiDeskripsi persetujuan yg dikehendaki

3333

Rencana Manajemen ProyekRencana manajemen proyek adl dokumen yg

digunakan utk mengkoordinasi seluruh dokumen perencanaan proyek dan utk membantu dalam memandu pelaksanaan dan pengendalian proyek

Rencana-rencana yg dibuat dalam knowledge area yg lain mrpk bagian dari rencana manajemen proyek scr keseluruhan

3434

Sifat-sifat Rencana ProyekProyek adl unik shg rencananya jg unikRencana proyek hrs

DinamisFleksibelDiperbaharui sejalan dgn perubahan yg terjadi

Rencana proyek akan memandu eksekusi proyek krn akan membantu manajer proyek dlm memimpin tim dan jg dlm hal mengetahui status proyek

3535

Elemen-elemen Umum Rencana Manajemen ProyekPendahuluan atau gambaran umum proyekDeskripsi bgmn proyek akan diorganisasikanProses-proses manajemen dan teknis yg akan

digunakanPekerjaan yg akan dilakukan, jadwal, dan

informasi anggaran

3636

Analisis StakeholderAnalisis stakeholder adl dokumen penting

mengenai informasi ttg stakeholder (bahkan kadang mrpk informasi yg sensitif), misalnya ttg:Nama dan organisasi stakeholderPeran stakeholder dlm proyekFakta-fakta unik mengenai setiap stakeholderTingkat pengaruh stakeholder pd proyekKetertarikan stakeholder pd proyekSaran-saran utk membina hubungan dengan setiap

stakeholder

3737

Contoh Analisis Stakeholder

Nama Stakeholder

Ahmed Susan Erik Mark David

Organisasi Internal Senior Management

Tim Proyek Tim Proyek Vendor perangkat keras

Manajer proyek utk proyek internal yg

lain

Peran dlm proyek

Sponsor proyek dan salah satu pendiri

perusahaan

Ahli DNA Sequencing

Programmer senior Supplier utk bbrp instrument perangkat

keras

Saingan dlm hal memperoleh sumber daya

dr perusahaan

Fakta-fakta unik

Pendiam, banyak kemauan, suka

pada detail, fokus pd bisnis,

lulusan Stanford (MBA)

Ph.D dlm Biologi, mudah

bekerja sama, mpy anak kecil usia

balita

Sangat pandai, programmer

yg terbaik yg saya tahu, mpy rasa humor yg

aneh

Pimpinan pendiri perusahaan,

dia tahu bahwa dia

bisa kaya jika proyek ini

berhasil

Pria yg baik, salah satu yg tertua

dlm perusahaan,

mpy tiga anak yg sdg

kuliah

3838

Contoh Analisis Stakeholder

Nama Stakeholder

Ahmed Susan Erik Mark David

Tingkat ketertarikan pd

proyek

Sangat tinggi Sangat tinggi Tinggi Sangat tinggi Rendah hingga medium

Tingkat pengaruh pd proyek

Sangat tinggi; dpt membatalkan proyek

Ahli dlm hal yg sangat penting dlm

proyek; sangat berpengaruh pd

kesuksesan proyek

Tinggi; sangat sulit mencari penggantinya

Rendah; banyak vendor lain yg

bisa dipakai

Rendah hingga medium

Saran utk membina hubungan

Sll beri informasi, biarkan dia memimpin pembicaraan, kerjakan sesuai apa katanya dan

cepat

Pastikan dia melihat

spesifikasinya dan pastikan dia yang

memimpin tes; dia bisa mengerjakan

tugasnya dari rumah

Buat dia senang shg tetap mau

bekerja dlm proyek; pastikan

ada banyak makanan Meksiko

Beri cukup waktu utk mengirim

perangkat keras

Dia tahu proyeknya adl

saingan dari proyek ini,

namun saya bisa belajar banyak

dari dia

3939

Eksekusi ProyekEksekusi proyek mencakup pengaturan dan

pelaksanaan pekerjaan yg telah dideskripsikan dlm rencana manajemen proyek

Sebagian besar waktu dan biaya biasanya digunakan dlm proses ini

Wilayah penerapan (aplikasi) proyek berpengaruh scr langsung pd pelaksanaan proyek krn produk proyek dihasilkan selama pelaksanaan proyek

4040

Koordinasi Perencanaan dan PelaksanaanPerencanaan dan pelaksanaan proyek mrpk dua

hal yg sangat berkaitan dan tdk dpt dipisahkanPihak-pihak yg akan mengerjakan pekerjaan hrs

membantu membuat rencana Manajer proyek hrs memperoleh input dari tim

proyek utk dpt membuat rencana yg realistis

4141

Kepemimpinan dan Budaya yang MendukungManajer proyek hrs memimpin dgn contoh yg

memperlihatkan bgmn pentingnya membuat rencana yg baik kmd melaksanakan pekerjaan sesuai rencana tsb

Budaya organisasi dpt membantu pelaksanaan proyek dgn cara:Menyediakan panduan Tracking kinerja berdasarkan rencana

Manajer proyek mungkin hrs “melanggar aturan” utk mencapai tujuan, manajer senior hrs mendukung jika mmg hal ini terpaksa dilakukan

4242

Skills Penting utk Pelaksanaan ProyekSkills manajemen scr umum spt:

KepemimpinanKomunikasiSkills politis

Pengetahuan dan skills dlm hal produk, bisnis, dan wilayah aplikasi

Menggunakan tools dan teknik khusus

4343

Tools dan Teknik Pelaksanaan ProyekMetodologi manajemen proyek. Para manajer

proyek yg tlh berpengalaman percaya bhw cara yg plg efektif utk memperbaiki manajemen proyek adl dgn mengikuti metodologi yg menggambarkan apa yg hrs dilakukan dlm menjalankan proyek dan bgmn cara melakukannya

Sistem informasi manajemen proyek. Ratusan produk perangkat lunak utk manajemen proyek ada di pasaran bahkan yg dpt di akses via internet

4444

Memantau dan Mengendalikan Pekerjaan ProyekPerubahan adl suatu hal yg pasti dlm proyek shg

sangat penting utk membuat dan mengikuti proses utk memantau dan mengendalikan perubahan tsb

Memantau pekerjaan proyek mencakup mengumpulkan, mengukur, dan menyebar-luaskan informasi kinerjanya

Dua keluaran penting dr proses pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek mencakup rekomendasi tindakan koreksi dan tindakan prevenntif

4545

Kendali Perubahan TerintegrasiTujuan:

Mempengaruhi faktor-faktor yg menyebabkan perubahan utk memastikan perubahan tsb menguntungkan

Memastikan bahwa perubahan mmg terjadiMengatur perubahan itu sendiri

Sebuah baseline adl rencana manajemen proyek yg telah disetujui ditambah dgn perubahan-perubahan yg juga telah disetujui

4646

Dari MediaSLOC (Salt Lake Organizing Committee)

memperoleh Project of the Year Award krn bisa menyelenggarakan pertandingan kelas-dunia.

Lima tahun sblm pertandingan Olympic Winter Games and Paralympics 2002, SLOC menggunakan Primavera Software-based System dgn cascading color-coded WBS utk mengintegrasikan perencanaan.

4747

Kendali Perubahan pd Proyek ITPandangan kuno: Tim proyek hrs berusaha keras

utk melakukan pekerjaan tepat spt rencana, tepat waktu, dan sesuai anggaran

Permasalahan: Stakeholder jarang sekali menyetujui scr langsung mengenai lingkup proyeknya, estimasi waktu dan biaya tdk akurat

Pandangan modern: Manajemen proyek mrpk suatu proses komunikasi dan negosiasi scr berkelanjutan

Penyelesaian: Perubahan seringkali menguntungkan, dan tim proyek hrs merencanakannya

4848

Sistem Kendali PerubahanSebuah proses yang terdokumentasi scr formal

yg menggambarkan kapan dan bgmn dokumen-dokumen dan pekerjaan proyek berubah

Mendiskripsikan siapa yg berwenang utk membuat perubahan dan bgmn caranya

4949

Change Control Boards (CCBs)Sekelompok orang yg scr formal bertanggung

jawab utk menyetujui atau menolak perubahan dlm suatu proyek

CCBs menyediakan panduan utk mempersiapkan permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan perubahan, dan mengatur implementasi dari perubahan yg telah disetujui

CCBs mencakup stakeholder dari seluruh organisasi

5050

Change Control Boards (CCBs)CCBs dpt melakukan pertemuan, jika CCBs

jarang melakukan pertemuan maka perubahan dpt memakan waktu yg lama

Peraturan lain yg biasa digunakan:Aturan 48 jam: tim proyek membuat keputusan utk

perubahan dan mpy wkt 48 jam utk mdptkan persetujuan dr manajemen tertinggi.

Aturan lain mendelegasikan perubahan kpd level manajemen paling bawah

5151

Menutup ProyekUtk menutup proyek mk semua aktivitas hrs

diselesaikan, mentransfer pekerjaan (baik yg terselesaikan maupun yg dibatalkan) kpd pihak yg sesuai atau berwenang

Keluaran meliputi:Prosedur penutupan scr administrasiProsedur kontrak penutupanProduk atau jasa akhir atau hasil akhirUpdate asset organisasi

5252

Menggunakan Software dlm Manajemen Integrasi ProyekBbrp tipe sofware yg dpt digunakan:

Word processing utk membuat dokumenPresentation software utk membuat presentasiSpreadsheets atau databases Communication software utk memfasilitasi

komunikasi misalnya mll emailProject manajemen software