MANAJEMEN PROYEK
description
Transcript of MANAJEMEN PROYEK
1Created by Wasis A. Latief
Banyak proyek-proyek yang terorganisir secara realistis, seperti Microsoft, General Motor, Departemen Pertahanan sebuah negara, semuanya mempunyai tanggung jawab yang besar dan komplek.Contoh : - sebuah proyek bangunan pencakar langit, harus meleng-
kapi ribuan aktivitas dengan biaya jutaan dolar. - Sebuah perusahaan ruang angkasa harus memerikasa
komponen-komponen secara akurat sebelum meluncurkan sebuah roketnya.
- Sebuah perusahaan perkapalan memerlukan berpuluh pu- luh ribu langkah dalam membangun sebuah dermaga di- laut lepas.
1. PENDAHULUAN
2Created by Wasis A. Latief
Persoalannya : Hampir setiap industri mengkhawatirkan tentang bagaimana mengelola usaha yang berskala besar dan rumit tersebut secara efektif. Jutaan dolar mungkin telah dikeluarkan untuk membiayai perencanaan proyek yang jelek. Penundaan pekerjaan yang tidak perlu telah terjadi akibat dari sceduling yang tidak baik. Bagaimana persoalan tersebut dapat dipecahkan ?Management proyek meliputi tiga fase pekerjaan , yaitu:
1. Perencanaan Proyek 2. Penjadualan Proyek 3. Pengendalian Proyek
3Created by Wasis A. Latief
Created by Wasis A. Latief 4
Perencanaan : - menentukan tujuan proyek - jelas - mengidentifikasi proyek – jelas - mengembangkan struktur pecahan proyek (WBS) (setelah kedua hal diatas membagi / memecah menjadi proyek, tugas utama proyek, sub tugas proyek, ke- giatan (paket kegitan) yang harus diselesaikan) - mengindentifikasi sumberdaya / tim
Penjadualan proyek (bisa dialkukakan dengan Gant Digram. Namun Diagram Gant ini mempunyai kelemahan karena tidak bisa mengilustrasikan hubungan antar kegiatan dan rersourses
Pengendalian proyek. Pengendalian proyek besar, sebagaimana pengendalian sistem managemen apapun,melibatkan pengawasan yang ketat pada sumberdaya, biaya, kualitas dan anggaran.
Berikut ini digunakan pemecahan model CPM dan PERT
Created by Wasis A. Latief 5
Metode Alur Kritis (CPM) dan Teknik Evaluasi dan Ulasan Pogram (PERT) adalah dua teknik analisis kuantitatif populer yang membantu para manajer merencanakan, menjadualkan, memonitor dan mengendalikan proyek- proyek yang besar dan rumit. Keduanya dapat dikembang- kan atau dimanfaatkan, sebab terdapat suatu "analisis kegiatan / kebutuhan kritis" sebagai sebuah cara terbaik dalam mengelola.
Terdapat 6 langkah umum dalam PERT dan CPM. 1. Mendefinisikan proyek dan seluruh kegiatan dan tugas yang
signifikan.2. Mengembangkan hubungan antar kegiatan. Menentukan
aktivtas mana yang mendahului dan yang mengikuti.3. Menggambar jaringan kerja yang menghubungkan seluruh
kegiatan.4. Menuliskan estimasi waktu dan atau biaya setiap kegiatan.5. Menghitung alur waktu terpanjang melalui jaringan kerja ; ini
disebut sebagai alur kritis.6. Gunakan jaringan kerja untuk membantu perencanaan,
penjadualan, monitoring dan mengontrol proyek.
2. Kerangka Kerja PERT dan CPM
6Created by Wasis A. Latief
3. METODE ALUR KRITIS (CPM)
3.1. PENDAHULUAN• Sedapat mungkin semua pekerjaan di kantor maupun di dalam peru-
sahaan diselesaikan dengan efisien. Lebih-lebih kalau pekerjaan itu merupakan rangkaian dari beberapa kegiatan, maka harus dibuat "perencanaan" yang baik. Perencanaan sangat membantu manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap kegiatan yang dilaksana-kan. Sebaliknya, jika tidak ada perencanaan, maka tidak ada pegang-an bagi manajemen untuk mengerjakan kegiatan-kegiatan tersebut.
• Untuk memudahkan pelakasanaan kegiatan maka perencanaan perlu dilengkapi dengan "pembagian waktu penyelesaian kegiatan-kegiatan" (disebut sekeduling). Misalnya saja, kegiatan A dimulai pada minggu ke 0 sampai dengan minggu ke 10, sedangkan kegiatan B dimulai se-telah kegiatan A selesai. Untuk kegiatan yang lain (C) dimulai bersama dengan A, dan sudah barang tentu setelah kegiatan C dan B akan
oleh kegiatan-kegiatan lain dengan penyelesaian waktu yang berbeda sampai dengan proyek selesai.
7Created by Wasis A. Latief
• Dengan demikian dapat diperoleh gambaran umum tentang :- Kapan suatu proyek secara keseluruhan dapat diselesaikan- Kapan setiap kegiatan dari proyek tidak di schedule untuk mulai danselesainya.- Dari sekian banyak kegiatan, mana yang harus diselesaikan tepat waktu dan mana yang boleh terlambat.- Dari sekian banyak kegiatan, mana yang harus dikonsentrasikan sebagai pekerjaan tepat waktu.
• Untuk proyek kecil,waktu penyelesaian relatif pendek, maka perencanaan dan pengawasan penyelesainnya realtif mudah. Untuk proyek-proyek yang besar penyelaseaiannya dalam waktu yang lama, sehingga akan terasa sulitnya penyusun perencanaan, koordinasi dan pengawasan peneyelesaian proyek tersebut. Sehubungan dengan hal tsb. maka perlu dikembangkan "perencanaan jaringan kerja" (network plan-ning) dalam upaya memudahkan pekerjaan manajemen.
8Created by Wasis A. Latief
3.2. MENGGAMBAR JARINGAN KERJA(1) Simbul-simbul• Sebuah Network Plann merupakan sebuah pernyataan se-cara
gambar dari kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Dalam gambar network menun-jukkan macam kegiatan dan hubungan antar kegiatan-kegia-tan. Simbul2yang digunakan dalam gambar network meliputi
• : Sebagai macam kegiatan yang membutuhkan waktu dalam penyelesainnya
: Tanda (saat) mulai dan berakhirnya suatu kegiatan (even/kejadian)
: sebagai kegiatan dami (dummy activity), di mana kegi- atan ini tidak membutuhkan waktu (nol) karena tidak memakai sumberdaya. Oleh karenanya disebut sbagai "k “kegiatan semu".
9Created by Wasis A. Latief
(2) Perjanjian :• Perjanjian pertama :
Diantara dua even hanya boleh ada satu kegiatan (anak panah) yang menghubungkannya. (Untuk menghindari masalah dari perjanjian ini, dipakailah kegiatan semu).
• Perjanjian kedua :Kegiatan semu hanya boleh dipakai bila tidak ada cara lain untuk menggambarkan hubungan antara kegiatan.
MENGGAMBAR JARINGAN KERJA
10Created by Wasis A. Latief
(3) Gambaran Hubungan antar Even
1 2
1
2
3
4
3
3
2
1 4
5
MENGGAMBAR JARINGAN KERJA
A diikuti B atau B didahului A
A diikuti C, dan B diikuti D, atauC didahului A, dan D didahului B
A dan B diikuti C dan D, atauC dan D didahului A dan B
A B
A
D
C
B
D
CA
B
11Created by Wasis A. Latief
1
2 3
4 5
6
1 2 3 4
1 2 3
4
5
MENGGAMBAR JARINGAN KERJA
B
A
A
A
B
B
C
C
C
D
D
D
A diikuti C, B diikuti C dan D atauC didahului A dan B, D didahului B
Antara even 2 dan 3 terjadi pelanggaran
Solusinya
12Created by Wasis A. Latief
3.3. CONTOH APLIKASI JARINGAN KERJA
Macam Kegiatan
Kegiatan LainYang Mendahului
Durasi Keterangan
ABCDEFGHIJKL
---AAEBB
D, EC
H, JG, I, K
2223407641034
Kegiatan awalKegiatan awalKegiatan awal
bisa dibaikan
13Created by Wasis A. Latief
Gambar Jaringan dan Memasukkan waktu dalam Jaringan
B
2
F0
D
3
G
7
J
10
L
4
A
2
C
2
E
4
H
6
I
4
K
3
14Created by Wasis A. Latief
Gambar Jaringan dan Memasukkan waktu dalam Jaringan (dalam bentuk lain)
A2
C2
E4
B
2
F0
D
3
G
7
H6
J
10
I4
K3
L
4
15Created by Wasis A. Latief
Beberapa Konsep Berkaitan dengan dimulainya dan diakhirinya kegiatan
- Earliest Start Time (ESi) = waktu tercepat dimulainya suatu kegiatan.- Earliest Finish Time (EFi) = waktu tercepat mengakiri kegiatan. EFi = ESi + ti (forward pass)
EFi = ESi kegiatan berikutnya- Lates Start Time (LSi) = waktu paling lambat di mulainya kegiatan.
LSi = LFi – ti (backward pass) LSi = LFi kegiatan sebelumnya
- Lates Finish Time (LFi) = waktu paling lambat diakhirinya kegiatan.- Slack = jumlah waktu boleh ditundanya suatu kegiatan tanpa mempengaruhi penyelesaian proyek.
Slack = LSi – ESi atau Slack = LFi – EFi
16Created by Wasis A. Latief
Memanfaatkan bidang Node
B
2
F0
D
3
G
7
J
10
L
4
A
2
C
2
E
4
H
6
I
4
K
3
ESi
LSiNo
Forward pass
Backward pass
10
0
22
7
32
6
42
2
611
6
611
5
1212
7
1515
81919
9
EFi
LFi
17Created by Wasis A. Latief
Memanfaatkan bidang Node
1
4
2
6
3
5
7
8 9
A2
C2
E3
B
2
F0
D
4
G
7
H6
J
10
L
4
I4
K3
19
1915
15
12
122
2
0
0
2
6
2
7
5
11
6
11
ESi
LSiNo
Forward pass
Backward pass
EFi
LFi
18Created by Wasis A. Latief
Menentukan Alur Kritis
B
2
F0
D
3
G
7
J
10
L
4
A
2
C
2
E
4
H
6
I
4
K
3
10
0
22
7
32
6
42
2
611
5
611
5
1212
7
1515
81919
9
EFi
LFi
Alur Kritis = LSi EFi = 0
C J K L
19Created by Wasis A. Latief
Menentukan Alur Kritis
1
4
2
6
3
5
7
8 9
A2
C2
E4
B
2
F0
D
3
G
7
H6
J
10
L
4
I4
K3
19
1915
15
12
122
2
0
0
2
6
2
7
6
11
6
11
Alur Kritis = LSi EFi = 0
20Created by Wasis A. Latief
Solusi dengan Tabel (alur kritis : C – J – K – L )
Kegiatan t ES EF LS LF Slack
ABCDEFGHIJKL
22234-7641034
00022-22621215
22256-9810121519
54087-861121215
7621111-
151215121519
54065-645000 21
Created by Wasis A. Latief
Created by Wasis A. Latief 22
Kegiatan Kegiatan yang Mengikuti
DURASI Keterangan
A C 2
B D 3
C E, F, dan G 3
D E, F, dan G 4
E I 6
F J 7
G J 6
H Dummy 0
I L dan K 8
J N 8
K N 7
L N 7
M Dummy 0
N - 2 Kegiatan akhir
soalTuan Joni menerima proyek dengan identifikasi kegiatan dan durasinya sbb. ;Saudara diminta menyusun Jadual dan menghitung waktu kritisnya !
Created by Wasis A. Latief 23
00
A
2
B
3
C
3
D
4
E
6
F
7
G
6
I
8
J
8
L
7
M
0
N
2
K 7
H 0
3030
2828
2121
2828
24
33 13
20
JAWABAN
1
2
1
3
4
5
6
7
8
9
10 11
Created by Wasis A. Latief 24
Kegiatan Durasi (t) Esi Efi Lsi Lfi SlackA 2 0 2 2 4 2 NoB 3 0 3 0 3 0 YesC 3 2 5 4 7 2 NoD 4 3 7 3 7 0 YesE 6 7 13 7 13 0 YesF 7 7 14 13 20 6 NoG 6 7 13 14 20 7 NoH - - - - - -I 8 13 21 13 21 0 YesJ 8 14 22 20 28 6 No K 7 21 28 21 28 0 YesL 7 21 28 21 28 0 YesM - - - - - -N 2 28 30 28 30 0 Yes
4. METODE PERTContoh PERT Sebuah Perusahaan Pengecoran "Balung Wesi“ (PPBW)
PPBW telah memiliki pengalaman yang panjang dalam menghindari pengeluaran biaya untuk pema-sangan peralatan pengendali polusi udara. Kelompok perlindungan lingkungan lokal, akhir-akhir ini membe-rikan kepada PPBW waktu 16 minggu untuk pemasa-ngan sebuah sistem penyaringan udara pada cero-bong asap. Dugel Sargowo sebagai manajer, meng-inginkan untuk membuat kepastian bahwa pemasang-an sitem filter tersebut lancar dan tepat waktu.
25Created by Wasis A. Latief
Ketika proyek dimulai, bangunan dari bagian internal untuk perencanaan (kegiatan A) dan modifi-kasi yang diperlukan untuk lantai dan atap (kegiatan B) dapat dimulai. Mengkonstruksi cerobong (kegiatan C) dapat dimulai setelah bagunan bagian internal diselesaikan, dan pengecoran lantai baru yang sebe-narnya. Pemasangan kerangka (kegiatan D) dapat diselesaikan segera setelah lantai dan atap telah dimodifikasi. Setelah cerobong dibangun, pengapian temperatur tinggi (kegiatan E) dapat dibangun, dan pemasangan sistem pengendali polusi (kegiatan F) dapat dimulai. Perlengkapan polusi udara (kegiatan G) dapat dipasang setelah pengapian temperatur tinggi telah dibangun, setelah lantai telah dituangkan, dan kerangka telah dipasang. Terakhir, setelah sistem control dan peralatan polusi dipasang, sistem dapat diperiksa dan diuji (kegiatan H).
26Created by Wasis A. Latief
Ringkasan Persoalan dalam TabelTabel 1. Kegiatan dan Kegiatan Pendahulu terdekat
PPBW Kegiatan Deskripsi Pendahulu
Yang dekat
ABCDEFGH
Membangun bagian internalMemodifikasi atap dan lantaiMembangun cerobongMemasang lantai dan kerangkaMembangun pengapian temperatur tinggiMemasang sistem controlMemasang peralatan polusi udaraPemeriksaan dan pengujian
--ABCC
D,EF, G
27Created by Wasis A. Latief
Estimasi Waktu-Waktu KegiatanUntuk mengestimasi waktu dari kegiatan tidaklah mudah. Tanpa data historis yang solid, para manajer selalu menghadapi ketidakpastian waktu kegiatan. Untuk alasan ini para pengembang PERT menggunakan sebuah "distribusi probabilitas" yang dida-sarkan tiga estimasi waktu untuk setiap kegiatan, yaitu :- Waktu Optimis (a) = waktu kegiatan yang akan digunakan jika semuanya berjalan dengan lancar. Dalam hal ini diberikan probabilitas kecil (katakan 1/100)- Waktu Pesimis (b) = Waktu sebuah kegiatan dengan asumsi adanya kondisi-kondisi yang tidak baik. Disini juga diberikan probabilitas yang kecil.- Waktu yang disukai (m) = estimasi waktu yang lebih realistik untuk melengkapi kegiatan.Asumsi yang sering digunakan dalam PERT bahwa estimasi waktu mengikuti "distribusi probabilitas beta" (lihat Gambar 2). Distribusi tersebut adalah distribusi kontinyu yang telah diterapkan untuk beberapa kasus dalam menetapkan "nilai yang diharapkan" dan "varian waktu" penyelesaian kegiatan.
28Created by Wasis A. Latief
Untuk memperoleh waktu kegiatan harapan (t), maka distribusi beta menghitung estimasi sbb. :
46
a m bt 2
6b aVarian
Kegiatan Optimisa
Yang disuakai
m
Pesimisb
Waktu yang diharapkan
t= [(a+4m+b)]/6
Varian[(b-a)/6]2
ABCDEFGH
12121131
23244242
343679
113
23244352
[(31)/6]2 = 4/36
[(42)/6]2 = 4/36
[(31)/6]2 = 4/36
[(62)/6]2 = 16/36
[(71)/6]2 = 36/36
[(91)/6]2 = 64/36
[(113)/6]2 = 64/36
[(31)/6]2 = 4/36
2529
Created by Wasis A. Latief
1
3
2 4
5
6 7
A2
B3
D
4
C
2
H
2
G5
15
1513
13
8
8
3
4
0
0
2
2
4
4
Jaringan Kerja (alur kritis : A – C – E – G – H )
E 4
F3
30Created by Wasis A. Latief
Jaringan Kerja (alur kritis : A – C – E – G – H )
Kegiatan WaktuES
WaktuEF
WaktuLS
WaktuLF
WaktuSlack
PadaAlur Kritis
ABCDEFGH
002344813
2347871315
0124410813
24488131315
01010600
YesNoYesN0YesNoYesYes
31Created by Wasis A. Latief
Probabilitas Penyelesaian Proyek
Meskipun dari analisis proyek dapat diselesaikan 15 minggu, akan tetapi, Dugel Sargowo juga melihat kemungkinan proyek tidak bisa diselesaikan dalam waktu 16 minggu, sehingga perusahaan dipaksa oleh para pengawas untuk menutupnya. Dia juga menyadari bahwa dalam mengestimasi waktu beberapa kegiatan terdapat variasi/perbedaan (varian) yang signifikan. Variasi tersebut khususnya yang ada dalam alur kritis, dapat mengakibatkan kemungkinan tertundanya penyelesaian proyek. Keadan ini adalah suatu masalah yang sangat mencemaskan bagi Dugel Sargowo.
Dalam hal ini, PERT dapat memanfaatkan varian kegiatan-kegiatan alur kritis untuk membantu menetapkan varian-varian seluruh proyek. Varian proyek tersebut dapat dihitung dengan menjumlahkan varian-varian kegiatan kritis. Jadi :
Varian Proyek = varian kegiatan alur kritis
32Created by Wasis A. Latief
Varian Proyek, Standart Deviasi & Peluang menyelesaikan Proyek
Alur KritisACEGH
Varian4/364/36
36/3664/364/36
Jml 112/36 = 3,111
3,111 1,76SD Var
Berdasarkan Tabel Normal dalam apendik, nilai Z = 0,57 ditemukan probabilitas sebesar 0.71566, yang artinya untuk menyelesaikan proyek dalam <16 minggu peluangnya 71.66 %.
16 15 0,571,76
Batas Waktu Waktu HarapanZSD
33Created by Wasis A. Latief
Created by Wasis A. Latief 34
Waktu optimis(a)
Waktu yang disukai
(m)
Waktu pesimis(b)
Probalitas kejadian1 dari 100
Probalitas kejadian1 dari 100
Created by Wasis A. Latief 35
Probabilitas(T < 16 minggu)adalah 71.6 %
Probabilitas(T < 16 minggu)adalah 71.6 %
Probabilitas(T < 16 minggu)adalah 71.6 %
Probabilitas(T < 16 minggu)adalah 71.6 %
Probabilitas(t < 16 minggu)adalah 71.6 %
0.57 Standar Deviasi
WAKTU 15 16minggu minggu
Aktivitas Haria m b Pendahulu
ABCDEFGHIJK
3216261310142
64274102611168
843861449122010
---C
B, DA, EA, E
FGC
H, I, J
36Created by Wasis A. Latief
Created by Wasis A. Latief 37
A
6
B
4C
2D
7
E
4
J
16
F10
G2
H6
I
11
K
7
00
22
99
1313
2323
1518
2929
3636
6
2
8
7
9531
Jawaban diagram
Created by Wasis A. Latief 38
Kegiatan t ES EF LS LF SlackA 6 0 6 5 11 5B 4 0 4 5 9 5C 2 0 2 0 2 0D 7 2 9 2 9 0E 8 9 17 9 17 0F 10 17 27 17 27 0G 3 17 20 19 22 2H 6 27 33 27 33 0I 11 20 31 22 33 2J 17 2 19 16 33 14K 3 33 41 33 41 0
PENYELESAIAN SECARA TABEL
Created by Wasis A. Latief 39
Alur KritisCDEFHK
Varian4/364/36
16/3664/3636/3664/36
Jml 168/36 = 4,67
4,67 2,16
43 41 0,932,16
SD VarBatas Waktu Waktu HarapanZ
SD
Berdasarkan Tabel Normal dalam apendik, nilai Z = 0,93 ditemukan probabilitas sebesar 0.8238, yang artinya untuk menyelesaikan proyek dalam < 43 minggu peluangnya 82.38 %.