MANAJEMEN PROYEK

39
1 Created by Wasis A. Latief

description

MANAJEMEN PROYEK. 1. PENDAHULUAN. Banyak proyek-proyek yang terorganisir secara realistis, seperti Microsoft, General Motor, Departemen Pertahanan sebuah negara, semuanya mempunyai tanggung jawab yang besar dan komplek. Contoh : - sebuah proyek bangunan pencakar langit, harus meleng - - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of MANAJEMEN PROYEK

Page 1: MANAJEMEN  PROYEK

1Created by Wasis A. Latief

Page 2: MANAJEMEN  PROYEK

Banyak proyek-proyek yang terorganisir secara realistis, seperti Microsoft, General Motor, Departemen Pertahanan sebuah negara, semuanya mempunyai tanggung jawab yang besar dan komplek.Contoh : - sebuah proyek bangunan pencakar langit, harus meleng-

kapi ribuan aktivitas dengan biaya jutaan dolar. - Sebuah perusahaan ruang angkasa harus memerikasa

komponen-komponen secara akurat sebelum meluncurkan sebuah roketnya.

- Sebuah perusahaan perkapalan memerlukan berpuluh pu- luh ribu langkah dalam membangun sebuah dermaga di- laut lepas.

1. PENDAHULUAN

2Created by Wasis A. Latief

Page 3: MANAJEMEN  PROYEK

Persoalannya : Hampir setiap industri mengkhawatirkan tentang bagaimana mengelola usaha yang berskala besar dan rumit tersebut secara efektif. Jutaan dolar mungkin telah dikeluarkan untuk membiayai perencanaan proyek yang jelek. Penundaan pekerjaan yang tidak perlu telah terjadi akibat dari sceduling yang tidak baik. Bagaimana persoalan tersebut dapat dipecahkan ?Management proyek meliputi tiga fase pekerjaan , yaitu:

1. Perencanaan Proyek 2. Penjadualan Proyek 3. Pengendalian Proyek

3Created by Wasis A. Latief

Page 4: MANAJEMEN  PROYEK

Created by Wasis A. Latief 4

Perencanaan : - menentukan tujuan proyek - jelas - mengidentifikasi proyek – jelas - mengembangkan struktur pecahan proyek (WBS) (setelah kedua hal diatas membagi / memecah menjadi proyek, tugas utama proyek, sub tugas proyek, ke- giatan (paket kegitan) yang harus diselesaikan) - mengindentifikasi sumberdaya / tim

Penjadualan proyek (bisa dialkukakan dengan Gant Digram. Namun Diagram Gant ini mempunyai kelemahan karena tidak bisa mengilustrasikan hubungan antar kegiatan dan rersourses

Pengendalian proyek. Pengendalian proyek besar, sebagaimana pengendalian sistem managemen apapun,melibatkan pengawasan yang ketat pada sumberdaya, biaya, kualitas dan anggaran.

Berikut ini digunakan pemecahan model CPM dan PERT

Page 5: MANAJEMEN  PROYEK

Created by Wasis A. Latief 5

Metode Alur Kritis (CPM) dan Teknik Evaluasi dan Ulasan Pogram (PERT) adalah dua teknik analisis kuantitatif populer yang membantu para manajer merencanakan, menjadualkan, memonitor dan mengendalikan proyek- proyek yang besar dan rumit. Keduanya dapat dikembang- kan atau dimanfaatkan, sebab terdapat suatu "analisis kegiatan / kebutuhan kritis" sebagai sebuah cara terbaik dalam mengelola.

Page 6: MANAJEMEN  PROYEK

Terdapat 6 langkah umum dalam PERT dan CPM. 1. Mendefinisikan proyek dan seluruh kegiatan dan tugas yang

signifikan.2. Mengembangkan hubungan antar kegiatan. Menentukan

aktivtas mana yang mendahului dan yang mengikuti.3. Menggambar jaringan kerja yang menghubungkan seluruh

kegiatan.4. Menuliskan estimasi waktu dan atau biaya setiap kegiatan.5. Menghitung alur waktu terpanjang melalui jaringan kerja ; ini

disebut sebagai alur kritis.6. Gunakan jaringan kerja untuk membantu perencanaan,

penjadualan, monitoring dan mengontrol proyek.

2. Kerangka Kerja PERT dan CPM

6Created by Wasis A. Latief

Page 7: MANAJEMEN  PROYEK

3. METODE ALUR KRITIS (CPM)

3.1. PENDAHULUAN• Sedapat mungkin semua pekerjaan di kantor maupun di dalam peru-

sahaan diselesaikan dengan efisien. Lebih-lebih kalau pekerjaan itu merupakan rangkaian dari beberapa kegiatan, maka harus dibuat "perencanaan" yang baik. Perencanaan sangat membantu manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap kegiatan yang dilaksana-kan. Sebaliknya, jika tidak ada perencanaan, maka tidak ada pegang-an bagi manajemen untuk mengerjakan kegiatan-kegiatan tersebut.

• Untuk memudahkan pelakasanaan kegiatan maka perencanaan perlu dilengkapi dengan "pembagian waktu penyelesaian kegiatan-kegiatan" (disebut sekeduling). Misalnya saja, kegiatan A dimulai pada minggu ke 0 sampai dengan minggu ke 10, sedangkan kegiatan B dimulai se-telah kegiatan A selesai. Untuk kegiatan yang lain (C) dimulai bersama dengan A, dan sudah barang tentu setelah kegiatan C dan B akan

oleh kegiatan-kegiatan lain dengan penyelesaian waktu yang berbeda sampai dengan proyek selesai.

7Created by Wasis A. Latief

Page 8: MANAJEMEN  PROYEK

• Dengan demikian dapat diperoleh gambaran umum tentang :- Kapan suatu proyek secara keseluruhan dapat diselesaikan- Kapan setiap kegiatan dari proyek tidak di schedule untuk mulai danselesainya.- Dari sekian banyak kegiatan, mana yang harus diselesaikan tepat waktu dan mana yang boleh terlambat.- Dari sekian banyak kegiatan, mana yang harus dikonsentrasikan sebagai pekerjaan tepat waktu.

• Untuk proyek kecil,waktu penyelesaian relatif pendek, maka perencanaan dan pengawasan penyelesainnya realtif mudah. Untuk proyek-proyek yang besar penyelaseaiannya dalam waktu yang lama, sehingga akan terasa sulitnya penyusun perencanaan, koordinasi dan pengawasan peneyelesaian proyek tersebut. Sehubungan dengan hal tsb. maka perlu dikembangkan "perencanaan jaringan kerja" (network plan-ning) dalam upaya memudahkan pekerjaan manajemen.

8Created by Wasis A. Latief

Page 9: MANAJEMEN  PROYEK

3.2. MENGGAMBAR JARINGAN KERJA(1) Simbul-simbul• Sebuah Network Plann merupakan sebuah pernyataan se-cara

gambar dari kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Dalam gambar network menun-jukkan macam kegiatan dan hubungan antar kegiatan-kegia-tan. Simbul2yang digunakan dalam gambar network meliputi

• : Sebagai macam kegiatan yang membutuhkan waktu dalam penyelesainnya

: Tanda (saat) mulai dan berakhirnya suatu kegiatan (even/kejadian)

: sebagai kegiatan dami (dummy activity), di mana kegi- atan ini tidak membutuhkan waktu (nol) karena tidak memakai sumberdaya. Oleh karenanya disebut sbagai "k “kegiatan semu".

9Created by Wasis A. Latief

Page 10: MANAJEMEN  PROYEK

(2) Perjanjian :• Perjanjian pertama :

Diantara dua even hanya boleh ada satu kegiatan (anak panah) yang menghubungkannya. (Untuk menghindari masalah dari perjanjian ini, dipakailah kegiatan semu).

• Perjanjian kedua :Kegiatan semu hanya boleh dipakai bila tidak ada cara lain untuk menggambarkan hubungan antara kegiatan.

MENGGAMBAR JARINGAN KERJA

10Created by Wasis A. Latief

Page 11: MANAJEMEN  PROYEK

(3) Gambaran Hubungan antar Even

1 2

1

2

3

4

3

3

2

1 4

5

MENGGAMBAR JARINGAN KERJA

A diikuti B atau B didahului A

A diikuti C, dan B diikuti D, atauC didahului A, dan D didahului B

A dan B diikuti C dan D, atauC dan D didahului A dan B

A B

A

D

C

B

D

CA

B

11Created by Wasis A. Latief

Page 12: MANAJEMEN  PROYEK

1

2 3

4 5

6

1 2 3 4

1 2 3

4

5

MENGGAMBAR JARINGAN KERJA

B

A

A

A

B

B

C

C

C

D

D

D

A diikuti C, B diikuti C dan D atauC didahului A dan B, D didahului B

Antara even 2 dan 3 terjadi pelanggaran

Solusinya

12Created by Wasis A. Latief

Page 13: MANAJEMEN  PROYEK

3.3. CONTOH APLIKASI JARINGAN KERJA

Macam Kegiatan

Kegiatan LainYang Mendahului

Durasi Keterangan

ABCDEFGHIJKL

---AAEBB

D, EC

H, JG, I, K

2223407641034

Kegiatan awalKegiatan awalKegiatan awal

bisa dibaikan

13Created by Wasis A. Latief

Page 14: MANAJEMEN  PROYEK

Gambar Jaringan dan Memasukkan waktu dalam Jaringan

B

2

F0

D

3

G

7

J

10

L

4

A

2

C

2

E

4

H

6

I

4

K

3

14Created by Wasis A. Latief

Page 15: MANAJEMEN  PROYEK

Gambar Jaringan dan Memasukkan waktu dalam Jaringan (dalam bentuk lain)

A2

C2

E4

B

2

F0

D

3

G

7

H6

J

10

I4

K3

L

4

15Created by Wasis A. Latief

Page 16: MANAJEMEN  PROYEK

Beberapa Konsep Berkaitan dengan dimulainya dan diakhirinya kegiatan

- Earliest Start Time (ESi) = waktu tercepat dimulainya suatu kegiatan.- Earliest Finish Time (EFi) = waktu tercepat mengakiri kegiatan. EFi = ESi + ti (forward pass)

EFi = ESi kegiatan berikutnya- Lates Start Time (LSi) = waktu paling lambat di mulainya kegiatan.

LSi = LFi – ti (backward pass) LSi = LFi kegiatan sebelumnya

- Lates Finish Time (LFi) = waktu paling lambat diakhirinya kegiatan.- Slack = jumlah waktu boleh ditundanya suatu kegiatan tanpa mempengaruhi penyelesaian proyek.

Slack = LSi – ESi atau Slack = LFi – EFi

16Created by Wasis A. Latief

Page 17: MANAJEMEN  PROYEK

Memanfaatkan bidang Node

B

2

F0

D

3

G

7

J

10

L

4

A

2

C

2

E

4

H

6

I

4

K

3

ESi

LSiNo

Forward pass

Backward pass

10

0

22

7

32

6

42

2

611

6

611

5

1212

7

1515

81919

9

EFi

LFi

17Created by Wasis A. Latief

Page 18: MANAJEMEN  PROYEK

Memanfaatkan bidang Node

1

4

2

6

3

5

7

8 9

A2

C2

E3

B

2

F0

D

4

G

7

H6

J

10

L

4

I4

K3

19

1915

15

12

122

2

0

0

2

6

2

7

5

11

6

11

ESi

LSiNo

Forward pass

Backward pass

EFi

LFi

18Created by Wasis A. Latief

Page 19: MANAJEMEN  PROYEK

Menentukan Alur Kritis

B

2

F0

D

3

G

7

J

10

L

4

A

2

C

2

E

4

H

6

I

4

K

3

10

0

22

7

32

6

42

2

611

5

611

5

1212

7

1515

81919

9

EFi

LFi

Alur Kritis = LSi EFi = 0

C J K L

19Created by Wasis A. Latief

Page 20: MANAJEMEN  PROYEK

Menentukan Alur Kritis

1

4

2

6

3

5

7

8 9

A2

C2

E4

B

2

F0

D

3

G

7

H6

J

10

L

4

I4

K3

19

1915

15

12

122

2

0

0

2

6

2

7

6

11

6

11

Alur Kritis = LSi EFi = 0

20Created by Wasis A. Latief

Page 21: MANAJEMEN  PROYEK

Solusi dengan Tabel (alur kritis : C – J – K – L )

Kegiatan t ES EF LS LF Slack

ABCDEFGHIJKL

22234-7641034

00022-22621215

22256-9810121519

54087-861121215

7621111-

151215121519

54065-645000 21

Created by Wasis A. Latief

Page 22: MANAJEMEN  PROYEK

Created by Wasis A. Latief 22

Kegiatan Kegiatan yang Mengikuti

DURASI Keterangan

A C 2

B D 3

C E, F, dan G 3

D E, F, dan G 4

E I 6

F J 7

G J 6

H Dummy 0

I L dan K 8

J N 8

K N 7

L N 7

M Dummy 0

N - 2 Kegiatan akhir

soalTuan Joni menerima proyek dengan identifikasi kegiatan dan durasinya sbb. ;Saudara diminta menyusun Jadual dan menghitung waktu kritisnya !

Page 23: MANAJEMEN  PROYEK

Created by Wasis A. Latief 23

00

A

2

B

3

C

3

D

4

E

6

F

7

G

6

I

8

J

8

L

7

M

0

N

2

K 7

H 0

3030

2828

2121

2828

24

33 13

20

JAWABAN

1

2

1

3

4

5

6

7

8

9

10 11

Page 24: MANAJEMEN  PROYEK

Created by Wasis A. Latief 24

Kegiatan Durasi (t) Esi Efi Lsi Lfi SlackA 2 0 2 2 4 2 NoB 3 0 3 0 3 0 YesC 3 2 5 4 7 2 NoD 4 3 7 3 7 0 YesE 6 7 13 7 13 0 YesF 7 7 14 13 20 6 NoG 6 7 13 14 20 7 NoH - - - - - -I 8 13 21 13 21 0 YesJ 8 14 22 20 28 6 No K 7 21 28 21 28 0 YesL 7 21 28 21 28 0 YesM - - - - - -N 2 28 30 28 30 0 Yes

Page 25: MANAJEMEN  PROYEK

4. METODE PERTContoh PERT Sebuah Perusahaan Pengecoran "Balung Wesi“ (PPBW)

PPBW telah memiliki pengalaman yang panjang dalam menghindari pengeluaran biaya untuk pema-sangan peralatan pengendali polusi udara. Kelompok perlindungan lingkungan lokal, akhir-akhir ini membe-rikan kepada PPBW waktu 16 minggu untuk pemasa-ngan sebuah sistem penyaringan udara pada cero-bong asap. Dugel Sargowo sebagai manajer, meng-inginkan untuk membuat kepastian bahwa pemasang-an sitem filter tersebut lancar dan tepat waktu.

25Created by Wasis A. Latief

Page 26: MANAJEMEN  PROYEK

Ketika proyek dimulai, bangunan dari bagian internal untuk perencanaan (kegiatan A) dan modifi-kasi yang diperlukan untuk lantai dan atap (kegiatan B) dapat dimulai. Mengkonstruksi cerobong (kegiatan C) dapat dimulai setelah bagunan bagian internal diselesaikan, dan pengecoran lantai baru yang sebe-narnya. Pemasangan kerangka (kegiatan D) dapat diselesaikan segera setelah lantai dan atap telah dimodifikasi. Setelah cerobong dibangun, pengapian temperatur tinggi (kegiatan E) dapat dibangun, dan pemasangan sistem pengendali polusi (kegiatan F) dapat dimulai. Perlengkapan polusi udara (kegiatan G) dapat dipasang setelah pengapian temperatur tinggi telah dibangun, setelah lantai telah dituangkan, dan kerangka telah dipasang. Terakhir, setelah sistem control dan peralatan polusi dipasang, sistem dapat diperiksa dan diuji (kegiatan H).

26Created by Wasis A. Latief

Page 27: MANAJEMEN  PROYEK

Ringkasan Persoalan dalam TabelTabel 1. Kegiatan dan Kegiatan Pendahulu terdekat

PPBW Kegiatan Deskripsi Pendahulu

Yang dekat

ABCDEFGH

Membangun bagian internalMemodifikasi atap dan lantaiMembangun cerobongMemasang lantai dan kerangkaMembangun pengapian temperatur tinggiMemasang sistem controlMemasang peralatan polusi udaraPemeriksaan dan pengujian

--ABCC

D,EF, G

27Created by Wasis A. Latief

Page 28: MANAJEMEN  PROYEK

Estimasi Waktu-Waktu KegiatanUntuk mengestimasi waktu dari kegiatan tidaklah mudah. Tanpa data historis yang solid, para manajer selalu menghadapi ketidakpastian waktu kegiatan. Untuk alasan ini para pengembang PERT menggunakan sebuah "distribusi probabilitas" yang dida-sarkan tiga estimasi waktu untuk setiap kegiatan, yaitu :- Waktu Optimis (a) = waktu kegiatan yang akan digunakan jika semuanya berjalan dengan lancar. Dalam hal ini diberikan probabilitas kecil (katakan 1/100)- Waktu Pesimis (b) = Waktu sebuah kegiatan dengan asumsi adanya kondisi-kondisi yang tidak baik. Disini juga diberikan probabilitas yang kecil.- Waktu yang disukai (m) = estimasi waktu yang lebih realistik untuk melengkapi kegiatan.Asumsi yang sering digunakan dalam PERT bahwa estimasi waktu mengikuti "distribusi probabilitas beta" (lihat Gambar 2). Distribusi tersebut adalah distribusi kontinyu yang telah diterapkan untuk beberapa kasus dalam menetapkan "nilai yang diharapkan" dan "varian waktu" penyelesaian kegiatan.

28Created by Wasis A. Latief

Page 29: MANAJEMEN  PROYEK

Untuk memperoleh waktu kegiatan harapan (t), maka distribusi beta menghitung estimasi sbb. :

46

a m bt 2

6b aVarian

Kegiatan Optimisa

Yang disuakai

m

Pesimisb

Waktu yang diharapkan

t= [(a+4m+b)]/6

Varian[(b-a)/6]2

ABCDEFGH

12121131

23244242

343679

113

23244352

[(31)/6]2 = 4/36

[(42)/6]2 = 4/36

[(31)/6]2 = 4/36

[(62)/6]2 = 16/36

[(71)/6]2 = 36/36

[(91)/6]2 = 64/36

[(113)/6]2 = 64/36

[(31)/6]2 = 4/36

2529

Created by Wasis A. Latief

Page 30: MANAJEMEN  PROYEK

1

3

2 4

5

6 7

A2

B3

D

4

C

2

H

2

G5

15

1513

13

8

8

3

4

0

0

2

2

4

4

Jaringan Kerja (alur kritis : A – C – E – G – H )

E 4

F3

30Created by Wasis A. Latief

Page 31: MANAJEMEN  PROYEK

Jaringan Kerja (alur kritis : A – C – E – G – H )

Kegiatan WaktuES

WaktuEF

WaktuLS

WaktuLF

WaktuSlack

PadaAlur Kritis

ABCDEFGH

002344813

2347871315

0124410813

24488131315

01010600

YesNoYesN0YesNoYesYes

31Created by Wasis A. Latief

Page 32: MANAJEMEN  PROYEK

Probabilitas Penyelesaian Proyek

Meskipun dari analisis proyek dapat diselesaikan 15 minggu, akan tetapi, Dugel Sargowo juga melihat kemungkinan proyek tidak bisa diselesaikan dalam waktu 16 minggu, sehingga perusahaan dipaksa oleh para pengawas untuk menutupnya. Dia juga menyadari bahwa dalam mengestimasi waktu beberapa kegiatan terdapat variasi/perbedaan (varian) yang signifikan. Variasi tersebut khususnya yang ada dalam alur kritis, dapat mengakibatkan kemungkinan tertundanya penyelesaian proyek. Keadan ini adalah suatu masalah yang sangat mencemaskan bagi Dugel Sargowo.

Dalam hal ini, PERT dapat memanfaatkan varian kegiatan-kegiatan alur kritis untuk membantu menetapkan varian-varian seluruh proyek. Varian proyek tersebut dapat dihitung dengan menjumlahkan varian-varian kegiatan kritis. Jadi :

Varian Proyek = varian kegiatan alur kritis

32Created by Wasis A. Latief

Page 33: MANAJEMEN  PROYEK

Varian Proyek, Standart Deviasi & Peluang menyelesaikan Proyek

Alur KritisACEGH

Varian4/364/36

36/3664/364/36

Jml 112/36 = 3,111

3,111 1,76SD Var

Berdasarkan Tabel Normal dalam apendik, nilai Z = 0,57 ditemukan probabilitas sebesar 0.71566, yang artinya untuk menyelesaikan proyek dalam <16 minggu peluangnya 71.66 %.

16 15 0,571,76

Batas Waktu Waktu HarapanZSD

33Created by Wasis A. Latief

Page 34: MANAJEMEN  PROYEK

Created by Wasis A. Latief 34

Waktu optimis(a)

Waktu yang disukai

(m)

Waktu pesimis(b)

Probalitas kejadian1 dari 100

Probalitas kejadian1 dari 100

Page 35: MANAJEMEN  PROYEK

Created by Wasis A. Latief 35

Probabilitas(T < 16 minggu)adalah 71.6 %

Probabilitas(T < 16 minggu)adalah 71.6 %

Probabilitas(T < 16 minggu)adalah 71.6 %

Probabilitas(T < 16 minggu)adalah 71.6 %

Probabilitas(t < 16 minggu)adalah 71.6 %

0.57 Standar Deviasi

WAKTU 15 16minggu minggu

Page 36: MANAJEMEN  PROYEK

Aktivitas Haria m b Pendahulu

ABCDEFGHIJK

3216261310142

64274102611168

843861449122010

---C

B, DA, EA, E

FGC

H, I, J

36Created by Wasis A. Latief

Page 37: MANAJEMEN  PROYEK

Created by Wasis A. Latief 37

A

6

B

4C

2D

7

E

4

J

16

F10

G2

H6

I

11

K

7

00

22

99

1313

2323

1518

2929

3636

6

2

8

7

9531

Jawaban diagram

Page 38: MANAJEMEN  PROYEK

Created by Wasis A. Latief 38

Kegiatan t ES EF LS LF SlackA 6 0 6 5 11 5B 4 0 4 5 9 5C 2 0 2 0 2 0D 7 2 9 2 9 0E 8 9 17 9 17 0F 10 17 27 17 27 0G 3 17 20 19 22 2H 6 27 33 27 33 0I 11 20 31 22 33 2J 17 2 19 16 33 14K 3 33 41 33 41 0

PENYELESAIAN SECARA TABEL

Page 39: MANAJEMEN  PROYEK

Created by Wasis A. Latief 39

Alur KritisCDEFHK

Varian4/364/36

16/3664/3636/3664/36

Jml 168/36 = 4,67

4,67 2,16

43 41 0,932,16

SD VarBatas Waktu Waktu HarapanZ

SD

Berdasarkan Tabel Normal dalam apendik, nilai Z = 0,93 ditemukan probabilitas sebesar 0.8238, yang artinya untuk menyelesaikan proyek dalam < 43 minggu peluangnya 82.38 %.