2/24/2014

1

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

- APK -

KONTRAK BELAJAR

CSG3K3 Manajemen Proyek ICT 2

Jadwal: 3 SKS: 3 jam kuliah, 1 jam responsi

(4 x 50 menit per minggu) 14 minggu (28 pertemuan) Toleransi keterlambatan = 15 menit

Penilaian: UAS 35% Tugas besar 30% Tugas, kuis, game 30% Kehadiran 5% (>=80%) Batas nilai akhir fleksibel (sesuai distribusi nilai tiap kelas)

Tidak ada kuis/ tugas/ tugas besar susulan/ perbaikan/ tambahan Jika ditemukan indikasi plagiarism dalam tugas, nilai akhir MK ini

adalah E

2/24/2014

2

REVIEW

9 Area Pengetahuan Manajemen Proyek

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

Manajemen Integrasi Proyek adalah tiang penyangga yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen Proyek

Manajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasi seluruhknowledge area dalam project life cycle

Manajemen Integrasi Proyek, merupakan salah satu kompetensiyang harus dimiliki oleh Manajer Proyek

2/24/2014

3

.Project Charter

.Preliminary Scope Statement

.Project Management Plan

. Direct and ManageProjectExecution

.Project Work

. Change Control. Close Project

KUNCI UTAMA KEBERHASILAN PROYEK :MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK YANG BAIK

Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruhknowledge area selama project life cycle berlangsung

Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada hal-hal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedangdikerjakan

Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksiantar elemen-elemen dalam proyek)

2/24/2014

4

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

FRAMEWORK FOR PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

2/24/2014

5

PROSES UTAMA DALAM INTEGRASI MANAJEMEN PROYEK

1. Membangun Project Charter

2. Membangun Preliminary Scope Statement

3. Membangun Project Management Plan

4. Mengarahkan dan mengelola eksekusi proyek

5. Monitoring & kontrol proyek

6. Integrated Change Control

7. Menutup Proyek

Catatan : Koordinasi & Komunikasi, sehingga gambaran umum proyek tetap terjaga

1. MEMBANGUN PROJECT CHARTER

Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakankeberadaan proyek dan memberikan arahan akan tujuandan manajemen proyek.

Input:

Kontrak proyek

statement of work (menggambarkan produk/servis yang harusdibuat)

enterprise environmental factors (struktur organisasi, budayaorganisasi,dsb)

organizational process assets (aturan yang berlaku, prosedur, sistem keuangan, dsb)

2/24/2014

6

INFORMASI DALAM PROJECT CHARTER

Nama Proyek & masa berlaku proyek

Nama Manajer Proyek beserta informasinya

Ringkasan jadwal proyek

Ringkasan budget proyek

Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhanbisnis, dan justifikasi lainnya

Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek (kebutuhanstakeholders, asumsi, batasan)

Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek

Tanda tangan key project stakeholders

Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi olehstakeholder

2. MEMBANGUN PRELIMINARY SCOPE STATEMENT

Scope statement adalah dokumen yang digunakan untukmembangun dan mengkonfirmasikan pemahaman bersama akanruang lingkup/batasan proyek.

Informasi penting:

tujuan proyek

deskripsi produk/servis

kriteria produk yang akan diterima

asumsi dan hambatan terhadap proyek

struktur organisasi

resiko

jadwal

gambaran awal biaya

2/24/2014

7

3. MEMBANGUN PROJECT MANAGEMENT PLAN

Project management plan adalah dokumen yang dapat digunakanuntuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyekdan menjadi panduan eksekusi dan kontrol proyek

Input: project charter, rencana proses, faktor lingkungan, serta aset organisasional

Harus dinamis, fleksibel, dapat berubah sesuaiperubahan lingkungan proyek

INFORMASI DALAM PROJECT MANAGEMENT PLANS

Gambaran umum proyek

(nama proyek, deskripsi, nama sponsor, nama PM dan anggota tim, hasil proyek, material penting, definisi dan akronim)

Deskripsi bagaimana proyek diorganisir

(struktur organisasi, tanggung jawab, informasi lain)

Proses-proses manajemen dan teknis dalam proyek (tujuanmanajemen, kontrol proyek, manajemen resiko, staf proyek, proses teknis)

Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasibiaya proyek

(paket kerja utama, hasil utama, informasi lain; rangkuman jadwal dan budget, jadwal dan budget detail, informasi lain)

2/24/2014

8

CONTOH OUTLINE SOFTWARE PROJECT MANAGEMENT PLAN(SPMP)

Project Management Plan Sections

IntroductionProject

OrganizationManagerial

ProcessTechnical Process

Work Packages, Schedule, and

Budget

Section topics

Project overview;

project

deliverables;

evolution of the

SPMP;

reference

materials;

definitions and

acronyms

Process model;

organizational

structure;

organizational

boundaries and

interfaces;

project

responsibilities

Management

objectives and

priorities;

assumptions,

dependencies, and

constraints;

risk management;

monitoring and

controlling

mechanisms; and

staffing plan

Methods, tools,

and techniques;

software

documentation;

and project

support

functions

Work packages;

Dependencies;

resource

requirements;

budget and

resource

allocation;

and schedule

STAKEHOLDERS ANALYSIS

Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenaistakeholder berkaitan dengan :

nama dan organisasi stakeholder

peranannya dalam proyek

fakta-fakta unik mengenai stakeholder

level keterlibatannya dan ketertarikannya akan proyek

saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholder

2/24/2014

9

CONTOH ANALISIS STAKEHOLDERS

Key Stakeholders

Ahmed Susan Erik Mark David

OrganizationInternal senior

managementProject team Project team Hardware vendor

Project manager

for other internal

project

Role on project

Sponsor of

project and one

of the company's

founders

DNA sequencing

expertLead programmer

Supplies some

instrument

hardware

Competing for

company

resources

Unique facts

Demanding, likes

details, business

focus, Stanford

MBA

Very smart, Ph.D.

in biology, easy

to work with, has

a toddler

Best programmer

I know, weird

sense of humor

Start-up

company, he

knows we can

make him rich if

this works

Nice guy, one of

oldest people at

company, has 3

kids in college

Level of interest Very high Very high High Very high Low to medium

Level of

influence

Very high; can

call the shots

Subject matter

expert; critical to

success

High; hard to

replace

Low; other

vendors availableLow to medium

Suggestions on

managing

relationship

Keep informed,

let him lead

conversations ,do

as he says and

quickly

Make sure she

reviews

specifications

and leads testing;

can do some work

from home

Keep him happy

so he stays;

emphasize stock

options; likes

Mexican food

Give him enough

lead time to

deliver hardware

He knows his

project takes a

back seat to this

one, but I can

learn from him

4. MENGARAHKAN DAN MENGELOLA EKSEKUSI PROYEK

Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan

Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek

Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karenaselama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan

Those who will do the work should plan the work

2/24/2014

10

KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK

Kepemimpinan

Komunikasi

Politik

Kemampuan menggunakan tools dan techniques

Expert judgment: PM harus memiliki pengetahuan yang cukup dalam metodologi, bahasa pemrograman, pendekatan pelatihan yang digunakan, dsb.

Project Management Information System:perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemenproyek untuk mengelola penggunaan sumber daya proyek

5. MONITORING & KONTROL PROYEK

Termasuk di dalamnya mengumpulkan, mengukur danmenyebarkan informasi kinerja proyek

Tools & technique yang dapat digunakan antara lain metodologimanajemen proyek, sistem informasi manajemen proyek, expert judgement dan earned value management

Input: rencana manajemen proyek, laporan performansi, dan aset organisasi

Output: rekomendasi tindakan korektif (meningkatkan kinerjaproyek) dan preventif (mereduksi probabilitas konsekuensi negatif).

2/24/2014

11

6. INTEGRATED CHANGE CONTROL

Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi danmengelola perubahan selama project life cycle

Tujuan utama pengendalian perubahan :

Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkanperubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahanmenguntungkan (cross check scope, time, cost & quality)

Menentukan apakah perubahan sudah terjadi

Mengelola perubahan yang terjadi

Baseline is the approved project management plan plus approved changes

PROSES INTEGRATED CHANGE CONTROL

2/24/2014

12

KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT

Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya

Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyekdi awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat

Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proseskomunikasi dan negosiasi yang konstan

Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan timproyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahantersebut

Contoh: harga-harga hardware

CHANGE CONTROL BOARD

Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung jawab untukmenyetujui atau menolak perubahan dalam proyek

CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahanyang disetujui

Anggota CCB biasanya terdiri atas stakeholders dari keseluruhanorganisasi

Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan membuatkeputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi olehwaktu yang telah disepakati

2/24/2014

13

7. MENUTUP PROYEK

Hal yang harus dilakukan : mengakhiri semua aktivitas danmenyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orangyang tepat

Output utama dari penutupan proyek :

prosedur administratif penutupan

prosedur penutupan kontrak

produk akhir

organizational process asset updates

PETAKAN DELIVERABLES DARI MANAJEMEN INTEGRASI (DI SISI KIRI) DENGAN GRUP PROSES YANG MENGHASILKANNYA (DI SISI KANAN).

Change requests

Change requests status updates

Final product/ service/ result transition

Organizational process assets updates

Project charter

Project document updates

Project management plan

Project management plan updates

Work performance information

Initiating

Planning

Executing

Monitoring and Controlling

Closing

2/24/2014

14

APK