*Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen Integrasi ProyekMencakup pekerjaan untuk mengoordinasikan semua area pengetahuan yang lain sepanjang siklus hidup proyek.

*9 Knowlegde Areas

*Kunci sukses proyek:Manajemen Integrasi Proyek yang BaikManajer proyek hrs mengkoordinasi semua knowledge areas selama siklus hidup proyekBbrp manajer proyek yg baru mpy masalah dlm melihat big picture dan ingin fokus ke banyak detailManajemen integrasi proyek tdk sama dgn integrasi software

*Proses Manajemen Integrasi ProyekMembuat project charter: bekerja sama dgn stakeholder utk membuat dokumen yg scr formal memberikan kewenangan utk menjalankan proyekMembuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: bekerja sama dgn stakeholder, terutama user dari produk (jasa) hasil proyek utk mengembangkan lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan membuat pernyataan awal ttg lingkup proyekMembuat rencana manajemen proyek: mengkoordinir semua usaha perencanaan utk membuat sebuah dokumen yg koheren dan konsisten, yaitu rencana manajemen proyek

*Proses Manajemen Integrasi Proyek Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek: menjalankan renc manajemen proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnyaMemonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyekMelaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses organisasionalMenutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal menutup proyek

*Rencana Strategis dan Seleksi ProyekRencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa baruOrganisasi seringkali melaksanakan analisis SWOTStrength Weaknesses Opportunities ThreatsSbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs:Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensialMenggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg akan dikerjakan (proses seleksi)Memformalkan proyek dgn membuat project charter

*Mengidentifikasi Proyek-proyek PotensialBbrp organisasi mengikuti proses perencanaan utk memilih atau menyeleksi proyek-proyek ITAdl sangat penting utk menyelaraskan proyek IT dgn strategi bisnisPenelitian menunjukkan bahwa:Dukungan thdp tujuan bisnis yg nyata mrpk alasan utama yg dipakai utk investasi dlm proyek ITPerusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mpy biaya operasional per user end 24% lebih rendahPenggunaan IT yg standar menurunkan biaya pengembangan aplikasi (41% per user)

*Proses Perencanaan IT

*Metode Seleksi ProyekBiasanya tdk tersedia cukup banyak waktu dan sumberdaya utk mengimplementasikan semua proyekMetode utk seleksi proyek mencakup:Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluasMembuat kategori proyek-proyek ITMelakukan net present value atau analisis finansial yg lainMenggunakan model penilaian dengan pembobotanMenggunakan penilaian berimbang

*Fokus pd kebutuhan organisasiSeringkali sangat sulit utk menilai bbrp proyek IT, namun biasanya semua orang menyetujui bahwa proyek tsb mpy nilai yg tinggiTiga kriteria penting utk sebuah proyek:Bahwa proyek tsb mmg dibutuhkanBahwa ada dana tersedia utk proyek tsbBahwa ada keinginan kuat utk membuat proyek tsb sukses

*Kategorisasi Proyek ITSalah satu kategorisasi adl bgmn proyek memberikan respon pd:Problem atau masalahPeluangPengarahan (directive)Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg dibutuhkan utk menyelesaikan proyek atau tanggal penyelesaian proyekKategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek scr keseluruhan

*Analisis Finansial ProyekPertimbangan finansial biasanya mrpk aspek penting dlm proses seleksi proyekTiga metode utk menentukan nilai finansial proyek:Analisis NPV (Net Present Value)ROI (Return on Investment)Analisis payback

*Analisis Net Present Value1000 rupiah sekarang lebih berharga dibandingkan dengan 1000 rupiah lima tahun lagiAnalisis Net Present Value (NPV) adl metode utk menghitung laba atau rugi scr moneter dr sebuah proyek dgn tanpa memperhitungkan cash inflows and outflows di masa mendatangProyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan jika nilai finansial mrpk kriteria utamaSemakin tinggi NPV maka akan semakin baik

Analisis Net Present ValuePresent Value (PV)Nilai sekarang dari penerimaan (uang) yang akan didapat pada tahun mendatangNet Present Value (NPV)Selisih antara penerimaan dan pengeluaran per thnDiscount RateBilangan yang dipergunakan untuk mendiscount penerimaan yang akan didapat pada tahun mendatang menjadi nilai sekarang.Discount rate dapat dilihat dari tabel discount rate yang telah ditentukan oleh tingkat suku bunga (i) dan tahun (t)

Analisis Net Present ValueUntuk menghitung discount rate :Rumus :d = discount ratei = interest rate t = tahun

Cont: discount rate pada tahun ke-5 dengan interest rate 10% = 0.621

d = 1 / ( 1 + i ) t

Analisis Net Present ValueMetode Nilai sekarang bersih :Metode ini memperhatikan nilai waktu dari uang, menggunakan suku bunga diskonto yg akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya.Net Present Value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap tiap tahun yg dinilai uangkan ke tahun awal dengan tingakt bunga diskonto. Rumus : NPV = - nilai proyek + Proceed1/ ( 1 + i ) 1 + Proceed2 / ( 1 + i ) 2 + Proceed n / ( 1+i ) 2 .

Keterangan : NPV = net present value i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan n = umur proyek investasi bila NPV bernilai lebih besar dari nol, berarti invest menguntungkan dan dapat diterima.

Soal contoh :

Umur investasi adalah 4 tahun nilai investasi adalah Rp 173.000.000,- Proceed tahun ke 1 : Rp 55.800.000,- Proceed tahun ke 2 : Rp 74.500.000,- Proceed tahun ke 3 : Rp. 97.200.000,- Proceed tahun ke 4 : Rp. 108.845.000 ,-

Hitunglah besarnya nilai NPV dengan tingkat bunga diskonto yg diperhitungKan 18 % per annum. Besarnya NPV adalah :

NPV = -173.000.000 + 55.800.000 / ( 1 + 0,18) 1 + 74.500.000/ (1+0,18) 2 + 97.200.000/ (1+0,18) 3 + 108.450.000 / ( 1 + 0,18 ) 4 = -173.000.000 + 215889098,6 = Rp 42889098,6

*(Return on Investment) ROI ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari keuntungan kmd dibagi dgn biayaROI = (keuntungan biaya proyek)/biaya proyekSemakin tinggi ROI maka proyek makin baikByk organisasi menentukan ROI minimum bagi proyek-proyek yg akan didanainyaIRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn membuat NPV = nol

Contoh Pengukuran ROIPT. XYZ yang bergerak dibidang jasa perbankan akan mengadakan suatu pelatihan baga para customer service dengan durasi pelatihan selama 48 jam, jumlah perserta 50 orang dan jangka waktu perhitungan keuntungan adalah 12 bulan.

(*) ROI = 90.000.000/58.000.000 = 155%(**) Rp.90.000.000/12 = Rp. 7.500.000(keuntungan bulanan) maka jangka waktu pengembalian adalah : 58.000.000/7.500.000 = 7,73 7 bulan

*Analisis PaybackPeriode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk pengembalian modal (investasi) dlm sebuah proyekPayback terjadi jika kumulatif keuntungan atau laba dan biaya adl lebih besar daripad nolByk organisasi menginginkan supaya proyek-proyek IT mpy periode payback yg cukup pendek

METODE PENGEMBALIAN INVESTASI ( Return on Investment)

Untuk mengukur prosentase manfaat yg dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkannya. ROI dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus : ROI = Total manfaat total biaya / total biaya.

Contoh : manfaat tahun ke 1 = Rp 68.000.000,- manfaat tahun ke 2 = Rp 88.000.000,- manfaat tahun ke 3 = Rp 113.000.000,- manfaat tahun ke 4 = Rp 125.500.000,- ____________________ + Total manfaat = Rp 394.500.000,-

Sedangkan total biaya yang dikeluarkan adalah : biaya tahun ke 0 = Rp 173.000.000,- biaya tahun ke 1 = Rp 12.200.000,- biaya tahun ke 2 = Rp 13.500.000,- biaya tahun ke 3 = Rp 15.800.000,- biaya tahun ke 4 = Rp 17.050.000,- ___________________ + Total biaya Rp 231.550.000,- ROI = (394.500.000 231.550.000 / 231.550.000) * 100 % = 70,373 %

Suatu proyek investasi yg mempunyai ROI lebih besar dari 0 adalah proyek yg dapat diterima. ROI sebesar 70,373% = 0,70373 , maka proyek diterima karena memberikan keuntungan sebesar 70,373 % dari biaya investasi.

*Contoh Grafik Periode Payback

*Model Weighted ScoringModel weighted scoring adl tools yg menyediakan proses sistematis utk memilih proyek berdasar bbrp kriteriaLangkah-langkah dalam identifikasi:Identifikasi kriteris penting utk proses seleksiMenentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria shg totalnya 100%Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk setiap proyekMengalikan skor dgn bobot utk memperoleh bobot-skor totalSemakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin baik

*Contoh Model Weighted Scoring

*Implementasi Balanced ScorecardDibangun utk membantu memilih dan memanajemen proyek yg selaras dgn strategi bisnisBalanced Scorecard adl metodology yg mengubah penggerak (drivers) organisasi spt layanan konsumen, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja finansial menjadi besaran-besaran yang terukur (defined metrics)Akses www.balancedscorecard.org

*Project CharterProject charter adl dokumen yg scr formal memperkenalkan eksistensi (keberadaan) suatu proyek serta menentukan arah dan manajemen proyekPara stakeholder kunci hrs menandatangai project charter shg mengetahui perjanjian terkait kebutuhan dan tujuan proyekProject charter yg telah ditandatangani mrpk keluaran pokok manajemen integrasi proyek

*Pernyataan Lingkup AwalPernyataan lingkup adl dokumen yg digunakan utk membuat dan memastikan pengertian lingkup proyekAdl sangat penting utk mencegah scope creep yaitu suatu kecenderungan lingkup proyek yg semakin membesarBiasanya dibuat pernyataan lingkup awal selama inisiasi proyek dan kemudian membuat detail lingkupnya sejalan dgn perkembangan proyek

*Isi Pernyataan Lingkup AwalTujuan proyekKarakteristik dan ketentuan produk atau jasaBatasan proyekDeliverables (hasil setiap tahap dlm proyek)Kriteria produk yg diterimaAsumsi dan hal-hal yg menjadi rintangan proyekStruktur organisasi proyekDaftar resiko awal Ringkasan jadwal proyekGambaran kasar besarnya estimasi biayaKonfigurasi manajemen yg dikehendakiDeskripsi persetujuan yg dikehendaki

*Rencana Manajemen ProyekRencana manajemen proyek adl dokumen yg digunakan utk mengkoordinasi seluruh dokumen perencanaan proyek dan utk membantu dalam memandu pelaksanaan dan pengendalian proyek

Rencana-rencana yg dibuat dalam knowledge area yg lain mrpk bagian dari rencana manajemen proyek scr keseluruhan

*Sifat-sifat Rencana ProyekProyek adl unik shg rencananya jg unikRencana proyek hrsDinamisFleksibelDiperbaharui sejalan dgn perubahan yg terjadiRencana proyek akan memandu eksekusi proyek krn akan membantu manajer proyek dlm memimpin tim dan jg dlm hal mengetahui status proyek

*Elemen-elemen Umum Rencana Manajemen ProyekPendahuluan atau gambaran umum proyekDeskripsi bgmn proyek akan diorganisasikanProses-proses manajemen dan teknis yg akan digunakanPekerjaan yg akan dilakukan, jadwal, dan informasi anggaran

*Analisis StakeholderAnalisis stakeholder adl dokumen penting mengenai informasi ttg stakeholder (bahkan kadang mrpk informasi yg sensitif), misalnya ttg:Nama dan organisasi stakeholderPeran stakeholder dlm proyekFakta-fakta unik mengenai setiap stakeholderTingkat pengaruh stakeholder pd proyekKetertarikan stakeholder pd proyekSaran-saran utk membina hubungan dengan setiap stakeholder

*Contoh Analisis Stakeholder

*Contoh Analisis Stakeholder

Nama StakeholderAhmedSusanErikMarkDavidTingkat ketertarikan pd proyekSangat tinggiSangat tinggiTinggiSangat tinggiRendah hingga mediumTingkat pengaruh pd proyekSangat tinggi; dpt membatalkan proyekAhli dlm hal yg sangat penting dlm proyek; sangat berpengaruh pd kesuksesan proyekTinggi; sangat sulit mencari penggantinyaRendah; banyak vendor lain yg bisa dipakaiRendah hingga mediumSaran utk membina hubunganSll beri informasi, biarkan dia memimpin pembicaraan, kerjakan sesuai apa katanya dan cepatPastikan dia melihat spesifikasinya dan pastikan dia yang memimpin tes; dia bisa mengerjakan tugasnya dari rumahBuat dia senang shg tetap mau bekerja dlm proyek; pastikan ada banyak makanan MeksikoBeri cukup waktu utk mengirim perangkat kerasDia tahu proyeknya adl saingan dari proyek ini, namun saya bisa belajar banyak dari dia

*Eksekusi ProyekEksekusi proyek mencakup pengaturan dan pelaksanaan pekerjaan yg telah dideskripsikan dlm rencana manajemen proyekSebagian besar waktu dan biaya biasanya digunakan dlm proses iniWilayah penerapan (aplikasi) proyek berpengaruh scr langsung pd pelaksanaan proyek krn produk proyek dihasilkan selama pelaksanaan proyek

*Koordinasi Perencanaan dan PelaksanaanPerencanaan dan pelaksanaan proyek mrpk dua hal yg sangat berkaitan dan tdk dpt dipisahkanPihak-pihak yg akan mengerjakan pekerjaan hrs membantu membuat rencana Manajer proyek hrs memperoleh input dari tim proyek utk dpt membuat rencana yg realistis

*Kepemimpinan dan Budaya yang MendukungManajer proyek hrs memimpin dgn contoh yg memperlihatkan bgmn pentingnya membuat rencana yg baik kmd melaksanakan pekerjaan sesuai rencana tsbBudaya organisasi dpt membantu pelaksanaan proyek dgn cara:Menyediakan panduan Tracking kinerja berdasarkan rencanaManajer proyek mungkin hrs melanggar aturan utk mencapai tujuan, manajer senior hrs mendukung jika mmg hal ini terpaksa dilakukan

*Skills Penting utk Pelaksanaan ProyekSkills manajemen scr umum spt:KepemimpinanKomunikasiSkills politisPengetahuan dan skills dlm hal produk, bisnis, dan wilayah aplikasiMenggunakan tools dan teknik khusus

*Tools dan Teknik Pelaksanaan ProyekMetodologi manajemen proyek. Para manajer proyek yg tlh berpengalaman percaya bhw cara yg plg efektif utk memperbaiki manajemen proyek adl dgn mengikuti metodologi yg menggambarkan apa yg hrs dilakukan dlm menjalankan proyek dan bgmn cara melakukannyaSistem informasi manajemen proyek. Ratusan produk perangkat lunak utk manajemen proyek ada di pasaran bahkan yg dpt di akses via internet

*Memantau dan Mengendalikan Pekerjaan ProyekPerubahan adl suatu hal yg pasti dlm proyek shg sangat penting utk membuat dan mengikuti proses utk memantau dan mengendalikan perubahan tsbMemantau pekerjaan proyek mencakup mengumpulkan, mengukur, dan menyebar-luaskan informasi kinerjanyaDua keluaran penting dr proses pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek mencakup rekomendasi tindakan koreksi dan tindakan prevenntif

*Kendali Perubahan TerintegrasiTujuan:Mempengaruhi faktor-faktor yg menyebabkan perubahan utk memastikan perubahan tsb menguntungkanMemastikan bahwa perubahan mmg terjadiMengatur perubahan itu sendiriSebuah baseline adl rencana manajemen proyek yg telah disetujui ditambah dgn perubahan-perubahan yg juga telah disetujui

*Dari MediaSLOC (Salt Lake Organizing Committee) memperoleh Project of the Year Award krn bisa menyelenggarakan pertandingan kelas-dunia.Lima tahun sblm pertandingan Olympic Winter Games and Paralympics 2002, SLOC menggunakan Primavera Software-based System dgn cascading color-coded WBS utk mengintegrasikan perencanaan.

*Kendali Perubahan pd Proyek ITPandangan kuno: Tim proyek hrs berusaha keras utk melakukan pekerjaan tepat spt rencana, tepat waktu, dan sesuai anggaranPermasalahan: Stakeholder jarang sekali menyetujui scr langsung mengenai lingkup proyeknya, estimasi waktu dan biaya tdk akuratPandangan modern: Manajemen proyek mrpk suatu proses komunikasi dan negosiasi scr berkelanjutanPenyelesaian: Perubahan seringkali menguntungkan, dan tim proyek hrs merencanakannya

*Sistem Kendali PerubahanSebuah proses yang terdokumentasi scr formal yg menggambarkan kapan dan bgmn dokumen-dokumen dan pekerjaan proyek berubahMendiskripsikan siapa yg berwenang utk membuat perubahan dan bgmn caranya

*Change Control Boards (CCBs)Sekelompok orang yg scr formal bertanggung jawab utk menyetujui atau menolak perubahan dlm suatu proyekCCBs menyediakan panduan utk mempersiapkan permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan perubahan, dan mengatur implementasi dari perubahan yg telah disetujuiCCBs mencakup stakeholder dari seluruh organisasi

*Change Control Boards (CCBs)CCBs dpt melakukan pertemuan, jika CCBs jarang melakukan pertemuan maka perubahan dpt memakan waktu yg lamaPeraturan lain yg biasa digunakan:Aturan 48 jam: tim proyek membuat keputusan utk perubahan dan mpy wkt 48 jam utk mdptkan persetujuan dr manajemen tertinggi. Aturan lain mendelegasikan perubahan kpd level manajemen paling bawah

*Menutup ProyekUtk menutup proyek mk semua aktivitas hrs diselesaikan, mentransfer pekerjaan (baik yg terselesaikan maupun yg dibatalkan) kpd pihak yg sesuai atau berwenangKeluaran meliputi:Prosedur penutupan scr administrasiProsedur kontrak penutupanProduk atau jasa akhir atau hasil akhirUpdate asset organisasi

*Menggunakan Software dlm Manajemen Integrasi ProyekBbrp tipe sofware yg dpt digunakan:Word processing utk membuat dokumenPresentation software utk membuat presentasiSpreadsheets atau databases Communication software utk memfasilitasi komunikasi misalnya mll emailProject manajemen software