Manajemen apotek

Click here to load reader

download Manajemen apotek

of 33

  • date post

    25-Nov-2015
  • Category

    Documents

  • view

    670
  • download

    92

Embed Size (px)

Transcript of Manajemen apotek

Manajemen apotek

Manajemen apotek

Manajemen dapat disamakan dengan pengelolahan yang mencakup kemampuan/keterampilan untuk memperoleh hasil dalam rangka mencapai tujuan dengan melibatkan orang lain. Seorang manajer atau pengelola harus memiliki kemampuan perencanaan(planning),pengorganisasian(organizing),kepemimpinan(actuating), pengawasan(controlling).

1 Perencanaan (planning)

Sebelum menjalankan suatu usaha sebaiknya dibuat suatu perencanaan. Tanpa perencanaan yang baik tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan. Perencanaan ini mencakup pemilihan lokasi, studi kelayakan, perhitungan sumber modal dan waktuReturn On Investment(ROI).

2 Pengorganisasian(organizing)

Pengorganisasian adalah fungsi yang mempersatukan sumber-sumber daya yang ada dengan sistem yang teratur dalam suatu pola yang harmonis sehingga dapat melaksanakan aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.Kemampuan mengorganisir meliputi pembagian aktivitas-aktivitas pada setiap karyawan, penentuan tugas tiap-tiap kelompok, pemilihan orang-orang sesuai dengan tingkat pendidikan, pendelegasian wewenang, pemberian tanggung jawab dan pengkoordinasian macam-macam aktivitas.

3 Kepemimpinan(actuating)

Kepemimpinan adalah kemampuan menggerakkan pelaksanaan tindakan-tindakan bawahannya agar mereka bekerja atas kesadaran sendiri tanpa merasa dipaksa. Dalam hal ini diperlukan bakat kepemimpinan dan kewibawaan sehinggadapat mengaktifkan semua karyawan untuk bekerja sesuai dengan bidangnya.

4 Pengawasan(controling)

Semua fungsi diatas tidak akan berjalan secara efektif tanpa adanya pengawasan. Pengawasan adalah proses pengamatan, penelitian, penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi yang sedang atau telah berjalan untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi utama dari pengawasan adalah memastikan apakah semua sudah berjalan dengan memuaskan sesuai dengan arah tujuan.

Studi Kelayakan

Studi Kelayakan merupakan suatu kajian sebagai bagian dari perencanaan yang dilakukan menyeluruh mengenai suatu usaha dalam proses pengambilan keputusan investasi yang mengawali resiko yang belum jelas. Melalui studi kelayakan berbagai hal yang diperkirakan dapat menyebabkan kegagalan, dapat diantisipasi lebih awal.Dalam mengelola suatu apotek kegagalan dapat saja terjadi pada berbagai tahap yaitu pada saat pendirian apotek atau pada saat apotek melakukan kegiatan.Beberapa faktoryang dapat menyebabkan kegagalan pada proses pendirian suatu apotek antara lain :Apoteker Pengelola Apotek tidak memahami tentang bidang usaha perapotekanModal yang dibutuhkan ternyata lebih tinggi dari dana yang diperkirakan.Terlalu sedikit konsumen yang datang ke apotek, sehingga kapasitas kerja jauh melebihi pekerjaan yang ada akibatnya kegiataan berlangsung tidak efisien.Kesulitan dalam pengadaan modal kerja akibat sediaan farmasi yang harus disediakan bertambah jumlahnya.

Studi kelayakan dalam pendirian apotek meliputi:

101. Survei dan Pemilihan Lokasi

Sebelum mendirikan suatu apotek, sangat penting untuk terlebih dahulu melakukan survei dan pemilihan lokasi. Lokasi sangat mempengaruhi kemajuan suatu usaha apotek dan merupakan pemikiran awal yang paling penting, oleh karena itu pemilihan lokasi harus benar-benar diperhitungkan sebelum apotek berdiri. Agar usaha apotek dapat hidup secara berkesinambungan, apotek harus berada pada lokasi yang memungkinkan untuk memperoleh pelanggan yang terus bertambah. Dengan kata lain, lokasi apotek harus strategis sehingga menjadi pilihan konsumen.Menurut Hartono (2003), beberapa keadaan yang penting untuk dipertimbangkan dalam memenuhi kriteri lokasi yang baik antara lain terjamin keamanannya, mudah dijangkau, ramai,dekat dengan pemukiman penduduk, tempat pelayanan kesehatan seperti rumah sakit, praktek dokter, klinik dan tempat pelayanan kesehatan lainnya. Dengan lokasi yang demikian diharapkan apotek sebagai tempat usaha akan dapat terus bertahan dan meningkatkan pelayanannya.

2. Analisis Keuangan

Beberapa hal penting yang harus yang diperhatikan dalam membuat analisis keuangan :1. Modal minimal Modal minimal adalah modal yang diperlukan untuk pengadaan sarana dan prasarana sebagai syarat untuk diperolehnya izin apotek. Modal minimal digunakan untuk tujuan pengadaan aktiva tetap, aktiva lancar, biaya awal yang dibutuhkan untuk pendirian dan kas yang berupa uang kontan baik di tangan maupun di bank.

2. Sumber modal

Kesulitan modal merupakan masalah yang sangat sering dijumpai bagi seorang apoteker sewaktu mendirikan apotek sendiri. Untuk itu, seorang apoteker harus mempunyai keberanian dan mau bekerja keras untuk mengusahakan modal dari berbagai sumber.Sumber-sumber modal yang dibutuhkan dapat diperoleh dari:1.Modal sendiri yaitu modal yang tidak mempunyai jangka waktupengembalian, misalnya modal milik apoteker sendiri atau keluarga.2.Modal kredit yaitu modal yang diperoleh dari pembeli kredit (kreditur) kepada penerima kreditur (debitur). Dalam hal ini ada hubungan kepercayaan antara kedua pihak bahwa dimasa mendatang debitur akan sanggup memenuhi segala sesuatu sesuai perjanjian. Sumber-sumber modal kredit ini antara lain adalah bank, teman sejawat, PBF yang umumnya berupa sediaanfarmasi bersifatfast moving.

Berdasarkan pada penggunaannya, modal dapat dibagi atas:

1.Modal tetap (aktiva tetap), yaitu modal yang keadaannya relatif tetapmisalnya gedung, tanah, mesin-mesin, kendaraan.2.Modal lancar (aktiva lancar) yaitu modal yang sewaktu-waktu dapat berubah misalnya uang tunai (kas/bank), piutang, barang dagangan, uang muka.

3.Analisis impas

Analisis impas adalah suatu cara yang digunakan untuk mempelajari hubungan antara pendapatan, biaya dan laba atau keuntungan. Apotek dikatakan mencapai titik impas apabila didalam laporan rugi/laba pada periode tertentu, apotek tersebut tidak memperoleh laba dan juga tidak mengalami kerugian. Dari analisis titik impas, pengelola apotek dapat mengetahui pada jumlah penjualan tertentu apotek tidak mengalami kerugian dan tidak memperoleh keuntungan (laba). Rumus umum yang digunakan untuk menentukan titik impas adalah:Titik impasatauTitik impasKeterangan:BT: Biaya tetap yaitu biaya yang besarnya tidak tergantung pada jumlahbarang yang tidak terjual.BV: Biaya variabel yaitu biaya yang besarnya tergantung pada jumlah barang yang terjual. Untuk apotek BV adalah nilai pembelian dari barang yang terjual.Penjualan: Nilai penjualan dari barang yang terjual. Nilai penjualan adalah nilai pembelian + margin keuntungan.HPP: Harga pokok penjualan yaitu nilai pembelian dari barang yang terjual pada kurun waktu tertentu, merupakan hasil perhitungan harga pokok dari persediaan awal + pembelian barang pada kurun waktu tertentu persediaan barang akhir.Omset: Nilai penjualan dari barang yang terjual pada kurun waktu tertentu.

4 Pengelolaan Obat/Perbekalan Farmasi

Pengelolaan obat/perbekalan farmasi merupakan pekerjaan yang mengarah pada dapatnya dijamin ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya dengan kualitas yang benar, termasuk juga sistem pengendalian keuangan beserta sumber daya manusianya.Perencanaan pengadaan obat/perbekalan farmasi lainnya, akan dapat lebih terarah dan efisien bila dilakukan oleh tenaga yang terlatih yang didukung oleh wawasan-wawasan ilmu yang terkait. Perencanaan pengadaan perlu didukung oleh data analisis pasar antara lain jumlah penduduk,kondisi sosial ekonomi dan geografis, masalah kesehatan di lingkungan sekitar, persepsi masyarakat terhadap kesehatan dan pola penggunaan obat.Pengelolaan obat/perbekalan farmasi di apotek akan mempengaruhi kelengkapan, harga, pelayanan dan persediaan obat serta keuangan yang pada akhirnya akan menentukan citra suatu apotek.

1. Pembelian

Secara umum komoditi di apotek dapat berupa obat, bahan obat dan alat kesehatan yang pengadaannya dilakukan sewaktu pembelian.Pembelian perbekalan farmasi didasarkan atas kebutuhan penjualan melalui resep dan penjualan bebas. Pembelian harus direncanakan dengan baik untuk mencegah terjadinya kekosongan ataupun penumpukan barang sehingga perputaran barang tidak mengalami hambatan.Dalam pengadaan perbekalan farmasi penting dipertimbangkan sifat barang, apakahfast movingatauslow moving,pemilihan distributor meliputi legalitas, harga yang kompetitif, pelayanan yang cepat, potongan harga yang diberikan, tenggang waktu pembayaran yang ditawarkan serta dapat membeli dalam jumlah sedikit.Pemesanan barang dilakukan dengan cara menghubungi pemasok melalui penjualnya atau melalui telepon dengan menggunakan Surat Pesanan (lampiran 1). Khusus narkotika, pemesanan dilakukan kepada PBF Kimia Farma dengan menggunakan Surat Pesanan Narkotika rangkap 5 yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (lampiran 2), untuk psikotropika digunakan Surat Pesanan Psikotropika (lampiran 3).Dalam penerimaan barang dari pemasok, perlu dilakukan pemeriksaan di apotek. Tujuan pemeriksaan adalah untuk memastikan bahwa barang yang masuk sesuai dengan faktur dan pesanan pembelian, tanggal kadaluarsanya dan kondisi barang yang dibeli dalam keadaan baik.

2.Penyimpanan dan penataan

Keputusan Menteri kesehatan Republik Indonesia Nomor1027/MENKES/SK/IX/2004 yang perlu diperhatikan pada penyimpanan, yaitu ;obat/bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Bila isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru, sekurang-kurangnya memuat nomor batch dan tanggal kadaluarsa.semua obat/bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai dan menjamin kestabilan bahan.Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan di gudang, yaitu :Masalah keamanan dan bahaya kebakaran.Pergunakan ruangan yang tersedia seefisien mungkin baik dari segi besar ruangan dan pembagian ruangan.Memelihara gudang dan peralatan dengan sebaik mungki