Managing Stress and Time

of 46/46
BAB II TINJAUAN TEORI A. PENGERTIAN Steers (1991) mendefinisikan stress sebagai reaksi nonspesifik bahwa seseorang memiliki tuntutan yang menimbulkan ancaman dari lingkungan. Selye (1978), diakui sebagai pelopor penelitian stres, menunjukkan bahwa air mata adalah hasil tubuh dari respon terhadap stres yang normal. Tingkat dan intensitas peningkatan kerusakan ketika organisme mengalami stres lebih besar daripada yang mampu menampung. Selye menyatakan bahwa respon fisiologis terhadap stres adalah sama apakah stressor positif, entress, atau negatif, distress. Mudah untuk melihat bagaimana peristiwa negatif, seperti kehilangan pekerjaan, dapat menyebabkan stres. Namun, peristiwa yang positif juga dapat menyebabkan stres. Menurut Lazarus & Folkman (1986) stres adalah keadaan internal yang dapat diakibatkan oleh tuntutan fisik dari tubuh atau kondisi lingkungan dan sosial yang dinilai potensial membahayakan, tidak terkendali atau melebihi kemampuan individu untuk mengatasinya (Nasution , 2011) Menurut Charles D, Spielberger menyebutkan bahwa stres adalah tuntutan-tuntutan eksternal yang mengenai seseorang, 1
  • date post

    16-Dec-2015
  • Category

    Documents

  • view

    15
  • download

    3

Embed Size (px)

description

Manajemen Keperawatan

Transcript of Managing Stress and Time

10

BAB II

TINJAUAN TEORI

A. PENGERTIANSteers (1991) mendefinisikan stress sebagai reaksi nonspesifik bahwa seseorang memiliki tuntutan yang menimbulkan ancaman dari lingkungan. Selye (1978), diakui sebagai pelopor penelitian stres, menunjukkan bahwa air mata adalah hasil tubuh dari respon terhadap stres yang normal. Tingkat dan intensitas peningkatan kerusakan ketika organisme mengalami stres lebih besar daripada yang mampu menampung.Selye menyatakan bahwa respon fisiologis terhadap stres adalah sama apakah stressor positif, entress, atau negatif, distress. Mudah untuk melihat bagaimana peristiwa negatif, seperti kehilangan pekerjaan, dapat menyebabkan stres. Namun, peristiwa yang positif juga dapat menyebabkan stres.Menurut Lazarus & Folkman (1986) stres adalah keadaan internal yang dapat diakibatkan oleh tuntutan fisik dari tubuh atau kondisi lingkungan dan sosial yang dinilai potensial membahayakan, tidak terkendali atau melebihi kemampuan individu untuk mengatasinya (Nasution , 2011)

Menurut Charles D, Spielberger menyebutkan bahwa stres adalah tuntutan-tuntutan eksternal yang mengenai seseorang, misalnya obyek- obyek dalam lingkungan atau suatu stimulus yang secara obyektif adalah berbahaya. B. SIFAT STRESKeseimbangan harus ada antara stress dan kemampuan dalam menanganinya. Ketika tingkat stres adalah sama dengan tingkat kemampuan untuk menangani hal itu, organisme tersebut dalam keadaan seimbang. Ketika tingkat stres lebih besar dari mekanisme koping, pengalaman individu merupakan aspek negatif dari stres. Situasi sering digambarkan secara metaforis melalui pernyataan seperti "membawa beban di pundak seseorang" atau "membawa beban berat."Ini dapat membawa masalah psikologi untuk seseorang atau organisasi ketika tingkat stres tidak cukup merangsang, kurangnya minat, apatis, kebosanan, motivasi rendah, dan bahkan kinerja yang buruk.1. Penyebab Stres

a) Faktor organisasi. Stres dapat disebabkan dari faktor pekerjaan, seperti pekerjaan yang berlebihan, permasalahan pekerjaan, ketidakmampuan untuk melakukan pekerjaan yang ditugaskan karena ketidakadaan persiapan atau pengalaman, dan informasi yang tidak beres sehubungan dengan yang ditugaskan. Lingkungan fisik mungkin juga menjadi penyebab stress. Mengingat ruangan ICU dengan alarms yang terus menerus, bunyi-bunyian, dan suara-suara lainnya. Tingkah laku yang dimiliki manajer juga dapat menjadi faktor penyebab stress. Manajer mencoba untuk melakukan yang lebih tanpa kekurangan, para staf bekerja keras, dan banyak pasien akut dapat membawa sebuah lingkungan oraganisasi yang bersifat stress.b) Interpersonal faktor.Untuk menghubungkan dengan perubahan organisasi, perawat harus berpendapat dengan hubungan interpersonal dalam profesi keperawatan dan diantara keperawatan dan profesi lainnya. c) Individual faktor. Stress dapat dihasilkan dari faktor diri sendiri. Satu dari faktor-faktor ini adalah tingkatan dari perubahan hidup. Perubahan tersebut seperti, menikah, hamil, atau membeli rumah, dapat menghasilkan stress.

d) Kekurangan fokus. Adalah kebiasaan dari fokus terhadap hal negatif. Kekurangan fokus dapat membawa untuk sebuah peningkatan rasa dari ancaman dan sebuah kekurangan rasa dari optimis, melumpuhkan individual, dan membatasi kemampuan mereka untuk memecahkan masalah.

e) Keharusan Adalah kepercayaan bahwa keharusan merupakan bentuk perintah atau keperluan bahwa tugas harus diselesaikan oleh seseorang. f) Kelebihan peran, termasuk pekerjaan yang ekstrim. Memiliki terlalu banyak pekerjaan yang harus dilakukan, role overload, dapat membuat stres negatif dalam dua cara. Pertama, orang tersebut dapat menjadi lelah dan dengan demikian kurang mampu mentolerir gangguan dan iritasi. Kedua, orang yang tunduk pada tuntutan kerja yang tidak masuk akal mungkin merasa terus-menerus di belakang jadwal, situasi yang itu sendiri merupakan stressor kuat. Downsinizing sering menimbulkan kelebihan karena lebih sedikit orang yang tersisa untuk menangani beban kerja yang sama seperti sebelumnya. (Jika bekerja dengan hati-hati efisien, role overload akan minimal).g) Kondisi lingkungan yang merugikan. Berbagai kondisi yang merugikan organisasi adalah stressor, seperti yang diidentifikasi oleh lembaga nasional untuk keselamatan dan kesehatan kerja (NIOSH). Di antara kondisi ini organisasi yang merugikan adalah kondisi fisik yang tidak menyenangkan atau berbahaya, seperti crowding, kebisingan, polusi udara, atau masalah ergonomis. Cukup udara tercemar dalam gedung perkantoran dapat menciptakan rasa sakit di mana beragam partikel airbone, uap, cetakan, dan gas mencemari lingkungan indoor. Hasilnya bisa sakit kepala, infeksi pernafasan dan membosankan serta stres yang diciptakan dengan menjadi sakit secara fisik.h) Gangguan defisit perhatian diinduksi lingkungan. Menurut psikiater Edward Hallowell, banyak orang menderita defisit gangguan perhatian disebabkan oleh teknologi dan aktivitas yang berlebihan. Masalah ini tampaknya menjadi kombinasi dari lingkungan dan individu yang memilih untuk terlalu sering menggunakan perangkat TI. Gejala-gejala yang disebabkan defisit perhatian termasuk sering merasa terburu-buru dan tidak sabar, yang mudah terganggu, pelupa, dan memiliki sedikit waktu untuk berpikir kreatif. Singkatnya, orang merasa letih. Penyebab utama dari jenis gangguan perhatian defisit berusaha untuk berbuat lebih banyak dalam waktu yang kurang dan hal ini akan mengakibatkan stres. i) Ketidakamanan kerja. Khawatir tentang kehilangan pekerjaan anda adalah pemicu stres utama. Bahkan ketika pekerjaan yang banyak, harus mencari pekerjaan lain dan menghadapi prospek relokasi geografis adalah stres bagi banyak orang. Antisipasi PHK antara karyawan dapat meningkatkan stres negatif dan prestasi kerja yang lebih rendah. Selain itu, mereka yang selamat dari downsinizing sering mengalami tekanan dari rasa takut pemotongan masa depan, kehilangan teman-teman, dan khawatir tentang peningkatan mendadak dalam beban kerja.j) Kemampuan menghargai yang rendah adalah mungkin yang paling sedikit menghasilkan stres dari 3 kebiasaan tetapi mungkin menjadi satu yang paling membutuhkan perhatian dalam sebuah lingkungan yang tidak stabil dan tidak dapat diprediksi. Kemampuan menghargai yang rendah adalah kecenderungan tidak mengakui kemampuan yang dimiliki seseorang dalam menghasilkan kesuksesan. 2. Konflik peran dan Ambiguitas peran

Konflik peran, dijelaskan sebagai konflik di tempat kerja, juga merupakan stressor kerja utama. Orang-orang mengalami stres ketika mereka harus memilih antara dua harapan. Misalnya seorang akuntan diminta oleh manajernya untuk menyatakan pendapatan perusahaan dengan cara yang bertentangan dengan norma-norma profesional akuntan. Jika dia sesuai dengan manajernya, dia akan merasa bahwa dia mengkhianati profesinya. Jika dia tidak sesuai dengan manajernya, dia akan masuk ke dalam perselisihan dengan manajer. Wanita itu kemungkinan akan mengalami stres kerja.Konflik peran terjadi ketika seorang individu memiliki dua peran yang saling bersaing, seperti ketika seorang manajer perawat kedua mengasumsikan tugas perawatan pasien dan kebutuhan untuk menghadiri pertemuan kepemimpinan. Contoh lain adalah konflik antara peran pribadi perawat sebagai orang tua atau pasangan terhadap peran mereka sebagai perawat profesional.

Konflik peran individu adalah hasil dari ketidakcocokan antara persepsi individu dari peran dan persyaratan yang sebenarnya. Manajer perawat pemula mengalami konflik jenis ini ketika mereka menemukan bahwa administrasi mengharapkan loyalitas utama untuk organisasi dan tujuan , sedangkan staf mengharapkan manajer perawat loyalitas pertama yaitu apa yang mereka butuhkan.

Konflik peran dalam profesi keperawatan berbeda kelemahannya dalam hubungan dengan petugas kesehatan lainnya. Perselisihan dalam profesi ini, perbedaan dalam persiapan pendidikan , struktur dalam pengaturan praktek, dan peran tenaga kerja dan organisasi profesi yang berkontribusi terhadap lingkungan dimana perawat yang harus berfungsi. Konflik ini berakar pada suatu hal yang buruk yang dirasakan oleh perawat. Merasa kurang bernilai adalah perpecahan dalam profesi dan gambaran perawat kepada orang lain.

Peran underload dan underutilization juga dapat terjadi. Menjadi kurang dimanfaatkan atau tidak memiliki tanggung jawab dapat dilihat sebagai stres oleh orang yang berprestasi atau yang memiliki harga diri yang tinggi.

Role ambiguity adalah suatu kondisi di mana pegawai tetap menerima harapan yang membingungkan atau buruk. Pekerja di banyak organisasi ditempatkan dalam situasi di mana mereka tidak yakin tanggung jawab mereka yang sebenarnya. Beberapa pekerja yang ditempatkan pada tim kerja mengalami ambiguitas peran karena mereka diminta untuk memecahkan banyak masalah sendiri. Banyak orang mengalami gejala stres ketika menghadapi ambiguitas peran.3. Konsekuensi dari stres

Apa yang terjadi pada seseorang ketika stres berlebihan? Kedua respon fisiologis dan psikologis dapat menyebabkan perubahan struktural atau perubahan fungsional atau keduanya. Tanda-tanda peringatan dari yang terlalu banyak stres :

a) Tidak wajar, kecemasan berkepanjangan, fobia, atau perasaan takut atau kecemasan mengambang bebas yang tampaknya memiliki banyak penyebab

b) Depresi, yang menyebabkan orang untuk menarik diri dari keluarga dan teman-teman, jadi tidak dapat mengalami emosi, dan merasa tak berdaya untuk mengubah situasi

c) Perubahan tiba-tiba dalam suasana hati dan perilaku, yang dapat disebut sebagai perilaku tak menentu

d) Perfeksionisme, yang merupakan pengaturan standar terlalu tinggi untuk diri sendiri dan dengan demikian berada di bawah tegangan konstan, dan

e) Penyakit fisik, seperti maag, arthritis, kolitis, hipertensi, infark miokard, dan sakit kepala migrain.

Metode koping tidak efektif untuk mengurangi stres termasuk penggunaan alkohol yang berlebihan dan zat mengubah suasana hati, yang dapat mengakibatkan penyalahgunaan zat atau ketergantungan. Beberapa orang menjadi pecandu kerja dalam upaya untuk mengatasi tuntutan nyata.

Istilahpemadaman mengacu persepsi bahwa seseorang telah menggunakan semua energi yang tersedia untuk melakukan pekerjaan dan merasa bahwa ia tidak memiliki energi yang untuk menyelesaikan tugas. Burnout adalah kombinasi dari kelelahan fisik, kelelahan emosional, dan kelelahan kognitif. Akibatnya, individu dapat mengurangi jam kerja atau mengubah ke profesi lain. Salah satu direktur keperawatan pada 120 rumah keperawatan menyatakan bahwa ia tidak bisa lagi menangani kebutuhan yang luar biasa dari pasien , kekurangan selalu ada yang berkualitas, perhatian perawat dan kurang konsistennya sumber daya. Ketika rantai keuntungan membeli rumah dan mengurangi lebih lanjut sumber daya ekonomi, direktur keperawatan untuk menjadi agen real estate.

Hasilnya stres karyawan adalah meningkatnya ketidakhadiran dan omset. Meskipun ada berbagai penyebab ketidakhadiran dan omset, keduanya mungkin terjadi ketika individu mencoba untuk menarik diri dari situasi stres.

Menurunnya prestasi kerja selama masa stres tinggi, begitu banyak energi dan perhatian yang dibutuhkan untuk mengelola stres sedikit energi yang tersedia untuk kinerja. Situasi demikian secara finansial mahal dalam industri tetapi bahkan lebih mahal dalam kesehatan manusia dan kesejahteraan.

C. MENGELOLA STRESSKita akan selalu memiliki faktor di kehidupan kita dalam stres. Untuk mengelola faktor-faktor tersebut secara efektif dan menjaga stres pada tingkat yang meningkatkan kinerja seseorang daripada menguras energi, kuncinya adalah untuk mengembangkan beberapa ketahanan. Untuk mencapai hal ini membutuhkan pendekatan yang komprehensif untuk mengelola stres, yang melibatkan perencanaan, waktu, dan energi.1. Metode Personal

Salah satu langkah pertama dalam mengelola stres adalah mengenali stres dalam lingkungan dan mengendalikannya. Perawat cenderung berpikir bahwa mereka bisa "segalanya bagi semua orang" Oleh karena itu, penting untuk meningkatkankesadaran diri seseorang mengenai stres. Merawat diri secara fisik (makan diet seimbang, olahraga teratur, tidur cukup) dan mengembangkan kebiasaan mental yang efektif juga penting untuk mengatasi stres. Kebiasaan yang efektif termasuk peran redefinisi, teknik manajemen waktu yang lebih baik, dan relaksasi. Pengembangan keterampilan interpersonal dan mengidentifikasi dan memelihara dukungan sosial juga dapat memfasilitasi manajemen stres.

Peran redefinisi melibatkan klarifikasi peran dan mencoba untuk mengintegrasikan atau mengikat bersama berbagai peran bermain seseorang. Jika ada peran konflik atau ambiguitas, penting untuk menghadapi orang lain dengan menunjukkan pesan yang bertentangan. Peran redefinisi juga mungkin melibatkan negosiasi ulang peran dalam upaya untuk mengurangi overload.

Sebagian besar hasil pengalaman stres perawat manajer dari perpsepsi pegawai, pasien, kelompok kerja harus dipenuhi segera dan secara bersamaan. Perasaan umum adalah kebutuhan untuk memperlambat atau menurunnya. Sebuah metode penting dalam mengatasi dan mengurangi stres adalah melalui manajemen waktu. Sebuah metode penting dari mengatasi dan mengurangi stres waktu adalah melalui manajemen waktu. Kehilangan satu jam sehari setiap hari untuk satu tahun hasilnya dalam 260 jam terbuang, atau 6,5 minggu.

Hal ini juga penting untuk menggunakan diri-ucapan positif dan untuk belajar bagaimana caranya berelaksasi. Hal ini tidak mudah,, terutama pada orang dengan stres yang tinggi dalam pekerjaan. Beberapa metode relaksasi dengan mendengarkan musik, membaca, dan bersosialisasi dengan teman. Mengembangkan kepentingan luar, seperti hobi dan kegiatan rekreasi, dapat memberikan pengalihan dan kenikmatan dan juga dapat menjadi sumber relaksasi. berlibur, terlepas dari tekanan pekerjaan, penting dalam pembaharuan.2. Metode organisasi

Manager perawat dalam posisinya selalu membantu orang lain dan mengidentifikasi level dari stres yang dialami. Jika pegawai banyak yang mengalami stres, manager harus membantu mengidentifikasi sumber dan memutuskan bagaimana caranya agar dapat dikurangi atau dihilangkan Selain menunjukkan teknik digambarkan sebelumnya, Manajer harus mengeksplorasi sumber - pekerjaan yang berhubungan dengan stres. Manajer harus mengajukan pertanyaan ini :a) Apakah ambiguitas peran atau konflik membuat stres ?

b) Dapatkah manajer membantu memperjelas peran setiap individu, sehingga mengurangi konflik atau ambiguitas?

c) Apakah manajer menggunakan gaya kepemimpinan yang tepat?

d) Apakah manajer membaca untuk memperjelas tujuan anggota staf dan menghilangkan hambatan yang mengganggu pencapaian tujuan? Melibatkan staf dalam pengambilan keputusan adalah salah satu cara untuk mengidentifikasi dan mengurangi stres tersebut .

e) Apakah stres karena perasaan harga diri yang rendah?

f) Apakah pelatihan tambahan atau bantuan pendidikan mengurangi stres?

g) Dapatkah saya membantu dengan mengakui dan memperkuat perilaku positif dan prestasi?

h) Dapatkah sumber dukungan, seperti kelompok kerja, membantu kesepakatan individu dengan stres ?

i) Apakah layanan yang tersedia dalam organisasi konseling ?

Ketika stres kerja terkait, beberapa strategi dapat digunakan. pertama, pencocokan yang tepat dari pekerjaan dengan pemohon selama seleksi dan proses perekrutan merupakan langkah penting dalam mengurangi stres. Pelatihan keterampilan juga mengurangi stres dan meningkatkan kinerja yang lebih baik dan penguragan omset. Mengembangkan program pekerjaan disesuaikan dengan tujuan dan keinginan individu sering meningkatkan otonomi dan partisipasi. Pada gilirannya, partisipasi yang lebih besar dalam pengambilan keputusan meningkatkan komitmen kerja dan mengurangi stres.

Komunikasi dan dukungan sosial merupakan faktor tambahan dalam mengurangi stres. Kedua saluran komunikasi ke atas dan ke bawah harus terbuka. Menjaga personil informasi tentang apa yang terjadi dalam suatu organisasi membantu mengurangi kecurigaan dan rumor. Team building mendorong staf untuk membangun jaringan dukungan satu sama lain.

Kebijakan yang mengurangi stres kerja shift juga penting. Jumlah jam di shift malam, akhir pekan, dan kerja di hari libur tugas juga dapat mengurangi stres. Menyediakan peluang-peluang yang cukup untuk istirahat dan makanan adalah fungsi penting dari organisasi. Untuk lebih lanjut tentang cara untuk membantu karyawan dengan masalah yang terkait dengan stres.3. Menghilangkan atau memodifikasi stressor

Metode yang paling ampuh untuk mengelola stres adalah dengan menghilangkan atau mengubah stressor yang memberikan anda masalah. Salah satu nilai teknik relaksasi dan penenang obat adalah menenangkan seseorang sehingga ia dapat menangani secara konstruktif dengan stressor. Sebuah cara yang membantu untuk menyerang penyebab stres adalah mengikuti langkah-langkah dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Anda memperjelas masalah, mengidentifikasi alternatif, mempertimbangkan alternatif, dan memilih salah satu alternatif. Salah satu kesulitan, bagaimanapun, adalah evaluasi Anda dari masalah yang sebenarnya mungkin tidak akurat. Selalu ada batas untuk analisis diri. Sebagai contoh, seseorang mungkin berpikir bahwa kelebihan beban kerja adalah stressor.4. Latihan fisik yang tepat

Jumlah sedang latihan fisik adalah landasan mengelola stres dan mencapai kesehatan. Untuk mengelola stres, penting untuk memilih program latihan yang menantang fisik tetapi tidak menyebabkan kelelahan dan otot dan cedera tulang. Olahraga kompetitif, jika diambil terlalu serius, benar-benar dapat meningkatkan stres. Latihan aerobik yang paling menguntungkan karena mereka membuat Anda bernapas lebih cepat dan meningkatkan detak jantung Anda. Berjalan sangat dianjurkan sebagai peredam stres, dan menawarkan banyak manfaat dari bentuk-bentuk latihan dengan risiko minimal bahaya fisik. Manfaat mental dan emosional utama latihan fisik berasal dari endoprin yang diproduksi di bagian thalamus otak. Endoprin yang berhubungan dengan keadaan euforia disebut sebagai pelari yang tinggi. Endorfin juga bekerja seperti obat penghilang rasa sakit, mengurangi stres.5. Istirahat cukup

Istirahat menawarkan manfaat serupa dengan olahraga, seperti mengurangi stres, meningkatkan konsentrasi, meningkatkan energi, dan toleransi yang lebih baik untuk frustrasi. Mencapai istirahat yang berhubungan erat dengan mendapatkan latihan yang tepat. Sebuah penelitian dilakukan dari 23.681 orang dewasa Yunani yang sehat selama periode enam tahun, banyak dari mereka tidur siang selama sekitar 30 menit tiga kali seminggu. Peserta penelitian yang tidur siang memiliki resiko 37 persen lebih rendah untuk meninggal akibat serangan jantung daripada orang-orang yang tidak. Kritik yang ditawarkan dari penelitian ini adalah bahwa orang yang tidur siang juga dapat merawat lebih baik dari tubuh dan pikiran mereka secara umum. Koneksi penelitian ini terhadap pengelolaan stres adalah bahwa banyak serangan jantung yang disebabkan stres.6. Mempertahankan diet yang sehat

Metode praktis lain pengurangan stres dan pencegahan adalah untuk mempertahankan seimbang yang sehat. Makanan bergizi yang berharga bagi kesehatan fisik dan mental, sehingga lebih mudah untuk mengatasi frustrasi yang stres potensial. Beberapa makanan non-bergizi, seperti kafein atau gula, cenderung meningkatkan tingkat orang stres. Menurut pedoman diet dari negara-negara bersatu departemen pertanian, pola makan yang sehat adalah salah satu cara untuk mengurangi stress.

Buah-buahan, sayuran, biji-bijian, dan susu bebas lemak atau rendah lemak dan produk susu

Termasuk daging tanpa lemak, unggas, ikan, kacang-kacangan, telur, dan kacan g-kacangan

Apakah rendah lemak jenuh, lemak trans, kolesterol, garam (natrium), dan ditambahkan gula.7. Membangun jaringan dukungan

Jaringan dukungan adalah sekelompok orang yang dapat mendengarkan masalah anda dan memberikan dukungan emosional. Orang-orang ini, atau bahkan satu orang, bisa membantu anda melalui kesulitan anda. Jaringan anda dapat menyediakan kedekatan, kehangatan, dan penerimaan yang akan mengurangi stres and juga dapat menempatkan perasaan anda. Cara untuk mengembangkan jaringan dukungan ini adalah menjadi pendengar yang baik sehingga orang lain akan membalas. Oleh karena itu Sebuah jaringan dukungan adalah metode dari manajemen stres didasari pada keterampilan interpersonal yang efektif.8. Pijat Pijat dapat meredakan ketegangan, memberikan bentuk pasif latihan, dan membina komunikasi taktil. merangsang relaksasi dan fleksibilitas. pijat diri dapat dilakukan dari kursi. hal itu dapat dilakukan sebagai pijat seluruh tubuh atau bagian dari tubuh yang sangat tegang. untuk melakukan pijat seluruh badan, satu mungkin mulai dengan menempatkan kedua tangan di atas kepala dan memindahkan mereka dalam gerakan melingkar memperlambat bagian belakang kepala, leher, dan daerah bahu.D. Manajemen waktu

Manajemen waktu adalah sesuatu yang salah. Tidak ada yang mengelola waktu; apa yang dikelola adalah bagaimana digunakan. Beberapa hal yang menunjukkan kendala pada kemampuan individu untuk mengelola waktu secara efektif. Pola-pola perilaku harus dipahami dan ditangani untuk mencapai manajemen waktu yang efektif.

1) Kami melakukan apa yang kita ingin lakukan sebelum kita melakukan apa yang kita tidak ingin lakukan.

2) Kami melakukan hal-hal yang kita tahu bagaimana melakukannyadaripada hal-hal yang kita tidak tahu bagaimana melakukannya.

3) Kami melakukan hal-hal yang termudah sebelum hal-hal yang sulit.

4) Kita melakukan hal-hal yang memerlukan sedikit waktu sebelum hal-hal yang memerlukan banyak waktu.

5) Kita melakukan hal-hal yang sumber daya yang tersedia.

6) Kita melakukan hal-hal yang dijadwalkan sebelum hal-hal di luar acara.

7) Kadang-kadang kita melakukan hal-hal yang direncanakan sebelum hal-hal yang tidak direncanakan.

8) Kita menanggapi tuntutan dari orang lain sebelum tuntutan dari diri kita sendiri.

9) Kita melakukan hal-hal yang mendesak sebelum hal-hal yang penting.

10) Kami siap bereaksi terhadap krisis dan keadaan darurat.

11) Kita melakukan hal-hal yang menarik sebelum tidak menarik hal-hal.

12) Kita melakukan hal-hal yang memajukan keluar tujuan pribadi atau yang politis.

13) Kita menunggu sampai batas waktu pendekatan sebelum kita benar-benar bisa bergerak.

14) Kita melakukan hal-hal yang memberikan penutupan yang paling cepat.

15) Kita menanggapi atas dasar yang menginginkannya.

16) Kita menanggapi atas dasar konsekuensi bagi kita untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.

17) Kami menangani pekerjaan kecil sebelum pekerjaan besar.

18) Kami bekerja pada hal-hal dalam urutan kedatangan mereka.

19) Kami bekerja atas dasar prinsip roda.

20) Kami bekerja atas dasar konsekuensi ke grup.

Selain pola-pola perilaku, pemborosan waktu dapat mengurangi efektifitas perawat manajer. Pembuangan waktu adalah sesuatu yang mencegah seeorang dalam menyelesaikan pekerjaan atau mencapai tujuan. Pemborosan waktu umum meliputi .1) Interupsi , seperti panggilan telepon dan drop -in pengunjung

2) Rapat, baik terjadwal dan tak terjadwal

3) Kurangnya tujuan yang jelas, objektif dan prioritas

4) Kurangnya rencana harian dan / atau mingguan

5) Kurangnya organisasi pribadi dan disiplin diri

6) Kurangnya pengetahuan tentang bagaimana seseorang menghabiskan dalam satu waktu.

7) Kegagalan untuk mendelegasikan, bekerja pada tugas-tugas rutin

8) Komunikasi yang tidak efektif

9) Menunggu orang lain, tidak menggunakan waktu transisi secara efektif dan10) Ketidakmampuan untuk mengatakan tidak

1. Meningkatkan produktivitas pribadi melalui sikap dan nilai-nilaiMengembangkan kebiasaan baik dan praktek manajemen waktu sering soal mengembangkan sikap yang tepat terhadap pekerjaan anda dan terhadap waktu . Misalnya , anda berpikir bahwa sekolah atau pekerjaan yang penting dan bahwa waktu adalah sumber daya berharga , anda akan berada di jalan untuk mengembangkan kebiasaan kerja yang baik . Pada bagian ini , kami menggambarkan sekelompok sikap, nilai , dan keyakinan yang dapat membantu seseorang menjadi lebih produktif melalui penggunaan yang lebih baik dari waktu kewaktu.2. Konsentrasi pada satu tugas penting pada waktu yang tidak bersamaan Whileing bekerja pada tugas-tugas penting , berkonsentrasi pada apa yang Anda lakukan . Eksekutif yang efektif dan profesional memiliki kapasitas berkembang dengan baik untuk berkonsentrasi pada masalah atau orang yang menghadapi mereka, namun dikelilingi mereka dengan kewajiban lainnya . Konsentrasi penuh mengarah ke rak penilaian dan analisis dan juga meminimalkan kesalahan besar . Lain yang berguna oleh - prod - SLT dari concentartion adalah membantu mengurangi pelupa. Ketika anda berkonsentrasi pada tugas penting , seperti melakukan pekerjaan analitis atau menulis laporan , atau melakukan lebih dari satu kegiatan secara bersamaan. Bentuk umum multitasking termasuk iternet atau membaca e -mail dan mengumpulkan tugas yang banyak ketika melakukan tugas-tugas penting menyebabkan masalah konsentrasi untuk kebanyakan orang .3. Penetapan Tujuan

Komponen penting dari manajemen waktu adalah menetapkan tujuan sendiri dan jangka waktu. Tujuan memberikan arah dan visi untuk tindakan serta waktu dimana kegiatan akan dilakukan. Tujuan dan kerangka waktu membantu mengurangi stress dan mencegah orang orang panik ketika dihadapkan dengan berbagai tuntutan. Meskipun waktunya mungkin tidak secepat manajer perawat ingin ( kecenderungan untuk mengharapkan perubahan kemarin ) , tindakan yang diperlukan telah diidentifikasi .

Tujuan individu atau organisasi mendorong berpikir tentang masa depan dan apa yang mungkin terjadi. Penetapan tujuan membantu untuk berhubungan dengan perilaku saat ini , kegiatan atau operasi dengan tujuan jangka panjang dalam organisasi atau individu. Tanpa orientasi masa depan ini , kegiatan tidak dapat menyebabkan hasil yang akan membantu mencapai tujuan dan memenuhi cita-cita individu atau organisasi . Harus fokus untuk mengembangkan target yang terukur , realistis , dan dapat dicapai . Penetapan tujuan spesifik dibahas lebih luas dalam bab 19 . Hal ini berguna untuk memikirkan tujuan individu atau pribadi dalam kategori, seperti:a) Departemen atau unit

b) Antar pribadi (di tempat kerja)

c) Profesional

d) Finansial

e) Keluarga dan teman-teman (di luar pekerjaan)

f) Liburan dan perjalanan

g) Fisik

h) Gaya hidup

i) Masyarakat dan

j) Spiritual

Daftar parsial ini adalah panduan untuk merangsang berpikir tentang tujuan. Dalam menilik tujuan individu, perawat harus berpikir tentang tujuan jangka panjang, tujuan hidup, dan tujuan jangka pendek. ini harus dibagi menjadi suatu pekerjaan terkait dan tujuan pribadi. Tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan dapat berputar di sekitar satuan atau perubahan Departemental, sedangkan tujuan pribadi mungkin termasuk kehidupan pribadi dan keterlibatan masyarakat.

Tujuan jangka pendek harus ditetapkan untuk, 6 sampai 12 bulan ke depan, tetapi harus terkait dengan tujuan jangka panjang. untuk mengelola waktu secara efektif, manajer perawat harus menjawab lima pertanyaan utama tentang tujuan-tujuan ini:

a) Apa tujuan khusus yang ingin dicapai?

b) Apa kegiatan khusus yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut?

c) Berapa banyak waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan?

d) Kegiatan yang dapat direncanakan dan dijadwalkan untuk tindakan bersamaan, dan yang harus direncanakan secara berurutan?

e) Kegiatan yang dapat didelegasikan untuk staf?4. Delegasi Mendelegasikan tugas kepada orang lain dapat menjadi alat manajemen waktu yang efisien. Delegasi melibatkan menugaskan tugas, menentukan hasil yang diharapkan, dan pemberian wewenang kepada individu diharapkan untuk menyelesaikan tugas ini. Delegasi mungkin keterampilan kepemimpinan yang paling sulit bagi perawat untuk memperolehnya. Hari ini, ketika semakin banyak personil asistif yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan perawat, delegasi yang sesuai dan keterampilan pengawasan sangat penting untuk keberhasilan. Bab 10 membahas delegasi secara rinci.5. Analisa Waktu

Langkah pertama dalam analisis adalah untuk mengidentifikasi bagaimana waktu sedang digunakan. Yang kedua adalah untuk menentukan apakah penggunaan waktu yang tepat untuk peran manajer. Manajer perawat menemukan banyak waktu mereka diambil untuk melakukan hal-hal yang tampaknya "sibuk bekerja" daripada kegiatan yang berkontribusi terhadap hasil tertentu. Tempat desain ulang pekerjaan penekanan pada memastikan waktu dihabiskan dengan bijaksana sehingga para individu yang tepat dengan benar diberikan tanggung jawab untuk tugas-tugas.

Waktu mencatat, biasanya disimpan dalam interval 30 sampai 60 menit, yang berguna dalam menganalisa waktu yang sebenarnya dihabiskan untuk berbagai kegiatan. Log ini dapat ditinjau untuk menentukan kegiatan yang penting untuk pekerjaan manajer perawat dan yang kegiatan dapat didelegasikan kepada manajer perawat, buku jadwal juga dapat digunakan untuk meninjau pola penggunaan waktu.

Kesulitan yang signifikan dalam bergerak dari posisi perawat staf untuk posisi kepemimpinan adalah kebutuhan untuk mengembangkan berbagai manajemen waktu dan keterampilan organisasi. Dalam peran staf perawat, perawat terdaftar memiliki sedikit, apapun, gratis atau waktu yang netral, hampir setiap menit pergeseran ditugaskan untuk tugas. misalnya, di 6:45, laporan diambil pada 7:00 am, perawatan pagi ini dikelola dan perencanaan sehingga diperlukan, karena setiap menit diambil. Sebaliknya, ketika perawat bergerak ke posisi kepemimpinan, dia bertanggung jawab untuk menentukan bagaimana waktu yang akan dihabiskan. Belajar untuk fokus pada prioritas dan mengevaluasi penggunaan waktu adalah bagian penting dari analisis.6. Menetapkan prioritas Perawat manejer harus menetapkan prioritas, dengan mempertimbangkan baik jangka pendek dan tujuan jangka panjang serta kepentingan dan urgensi dari setiap kegiatan. Tabel 15-1 menggambarkan contoh dari lima jenis kegiatan. Kegiatan dapat diidentifikasi sebagai :a) Mendesak dan penting b) Penting tapi tidak mendesak c) Mendesak tetapi tidak penting d) Tidak mendesak dan tidak pentingKegiatan yang mendesak dan penting, seperti contoh yang dijelaskan dalam tabel 15-1, harus diselesaikan. kegiatan yang penting tapi tidak mendesak mungkin orang-orang yang membuat perbedaan antara kemajuan karir atau mempertahankan status. Kegiatan mendesak tetapi tidak penting harus segera diselesaikan tetapi dianggap penting atau signifikan. Sibuk bekerja dan waktu yang terbuang yang cukup jelas.

Vacarro 2001 menyatakan bahwa ada lima perangkap penyusunan priorotas. Perangkap pertama adalah apapun yang pertama menimpa. Perangkap ini terjadi saat seseorang berespons dengan mudah terhadap sesuatu saat terjadi daripada berfikir dahulu dan kemudian bertindak. Perangkap kedua adalah jalur yang resistensinya paling sedikit. Pada perangkap ini, seseorang membuat asumsi yang salah bahwa tugas selalu lebih mudah dilakukan oleh dirinya sendiri dan gagal untuk mendelegasikan secara tepat. Perangkap ketiga adalah roda berderit. Pada perangkap ini seseorang gagal mendapatkan siapa yang paling vocal dalam permintaan mendesak mereka. Bertambahnya perangkap adalah bahwa seseoarang sering merasakan perlunya merespons terhadap kerangka waktu yang ditentukan oleh roda berderit, daripada dirinya sendiri.

Perangkat keempat dinamakan kelalaian. Pada perangkap ini seseorang merasa diharuskan untuk mengerjakan tugas yang tidak ada seorangpun yang akan melakukannya. Untuk mempertahankan keberlangsungannya, seseorang harus menentukan apakah tidak melakukan pekerjaan tersebut benar-benar tanggung jawabnya dan apakah pekerjaan tersebut diberikan untuk menyelesaikan tujuan yang ditetapkan. Perangkap terakhir adalah inspirasi. Dalam inspirasi seseorang menunggu sampai mereka terinspirasi untuk menyelesaikan tugas. Beberapa tugas yang penting tidak akan diinspirasikan, manajer yang bijaksana menyadari bahwa satu-satunya hal yang akan menyempurnakan tugas tersebut adalah bekerja keras dan perhatian yang tepat pada materi.Bakunas (2001) menyatakan bahwa penundaan merupakan masalah utama yang dapat memngurangi produktivitas, merusak harga diri, dan mempengaruhi karir. Penundaan ini juga merupakan masalah yang sulit untuk diatasi karena jarang berasal dari penyebab tunggal dan dapat melibatkan kombinasi sikap disfungsional, rasionalisasi, ketidaksukaan. Bakunas menyatakan bahwa penyebab utama penundaan adalah ansietas kerja, tolernsi terhadap frustasi yang rendah, ketidaksukaan terhadap kondisi kerja, kerja yang berlebih dan kondisi kerja yang buruk.

Secara ringkas, Chevernt (1993) menyatakan tiga alasan yang paling sering untuk penundaan yaitu:

1) Tidak ingin memulai

2) Tidak tahu dimana memulai

3) Tidak tahu dimana memulai, meskipun anda ingin memulai, yang tidak dapat anda lakukan.7. Rencana Harian dan JadwalSetelah tujuan dan prioritas telah ditetapkan, manajer perawat dapat berkonsentrasi pada kegiatan penjadwalan. Sebuah daftar yang harus dilakukan harus disiapkan setiap hari, baik setelah jam kerja hari sebelumnya atau awal sebelum bekerja pada hari yang sama. Daftar ini biasanya direncanakan pada hari kerja atau minggu kerja. Karena manajer perawat menggabungkan banyak tanggung jawab, membuat daftar mingguan mungkin lebih efektif. Fleksibilitas harus menjadi pertimbangan utama dalam rencana ini, beberapa waktu harus tetap terikat untuk memungkinkan manajer untuk menangani keadaan darurat dan krisis yang pasti terjadi. Fokusnya adalah bukan pada kegiatan dan acara, tetapi lebih pada hasil yang dapat dicapai dalam waktu yang tersedia.Sebuah sistem untuk melacak pertemuan yang dijadwalkan secara rutin (pertemuan staf), peristiwa biasa (laporan tahunan atau kuartalan karena tanggal), dan penunjukan juga diperlukan. Sistem ini harus digunakan saat membuat daftar, melainkan harus mencakup kalender dan file-file. Kalender mungkin mencakup informasi tentang tujuan dari pertemuan, yang akan menghadiri, dan waktu serta tempat. Beberapa sistem perencanaan komersial yang tersedia, termasuk paket perangkat lunak komputer desktop atau data pribadi asisten (PDA). Setiap sistem tersebut termasuk kalender harian, mingguan, atau bulanan, sebuah memo atau catatan bagian, dan komponen alamat. Sebuah pertimbangan tambahan adalah memiliki kalender yang cukup kecil untuk dibawa ke pertemuan atau rumah. File-file dipersiapkan sesuai dengan pertemuan tersebut. File-file ini dapat diatur berdasarkan tanggal, sehingga mereka mudah diperoleh kembali bila diperlukan.Pernyataan yang dapat membantu staf keperawatan dalam merencanakan pekerjaannya:

a) Kumpulkan semua persediaan/peralatan yang akan dibutuhkan sebelum memulai aktivitas. Membagi pekerjaan menjadi beberapa bagian sebelum memulai aktivitas dapat membantu staf keperawatan mengidentifikasi persediaan dan peralattan yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas.b) Kelompokkan aktivitas dalam lokasi yang sama. Jika anda berjalan jauh sepanjang koridor, usahakan untuk melakukan beberapa hal disana sebelum kembali ke tempat kerja perawat.

c) Gunakan perkiraan waktu.

d) Dokumentasikan intervensi keperawatan anda secepat mungkin setelah aktivitas terselesaikan.

e) Selalu berusaha mengakhiri waktu kerja tepat waktu. Walaupun tidak selalu memungkinkan, pendelegasian secara tepat kepada orang lain dan menyakinkan bahwa tujuan pembebenan kerja untuk beberapa hari yang ditentukan merupakan dua strategi yang akan menyelesaikan tujuan.

8. Pengelompokan Kegiatan dan Meminimalkan Pekerjaan Rutin Item pekerjaan yang serupa dan membutuhkan lingkungan sekitar yang sama dan sumber daya untuk prestasi mereka harus dikelompokkan dalam divisi shif kerja. Sisihkan blok waktu terganggu untuk tugas-tugas yang benar-benar penting, seperti menyiapkan anggaran. Tugas rutin terutama yang tidak penting atau mendesak dan berkontribusi sedikit untuk tujuan keseluruhan, harus diminimalkan. Jika Anda bersikeras melakukannya, kelompokkan mereka bersama-sama dan melakukannya dalam waktu paling produktif. Banyak waktu yang dihabiskan dalam masa transisi atau menunggu. Menggunakan waktu secara efektif dapat meningkatkan waktu yang tersedia. Mengkomunikasikan waktu dapat digunakan untuk pengembangan diri atau perencanaan aktivitas kerja. kita juga harus menunggu kadang-kadang, menunggu pertemuan untuk memulai atau menunggu untuk berbicara dengan seseorang, hanya dua contoh. Mengajak untuk membaca materi atau bekerja di dalam kasus dan anda terus menunggu. Jika Anda mengalami kesulitan menyelesaikan tugas-tugas penting dan sangat stres, melakukan tugas-tugas rutin untuk sementara sering membantu untuk mengurangi stres. Pilih tugas yang dapat diselesaikan dengan sukses dan menyimpannya untuk hari terakhir. Pencapaian tugas akhir pada hari terakhir dapat mengurangi rasa yang berlebihan dan stress.9. Implementasi Pelaksanaan rencana harian dan harian menindaklanjuti adalah penting untuk manajemen waktu. Selain itu, anda harus mengulangi analisis waktu anda setidaknya setiap semester untuk melihat seberapa baik anda mengatur waktu anda, apakah pekerjaan atau lingkungan telah berubah, dan yang membutuhkan perubahan dalam perencanaan kegiatan. Ini dapat membantu mencegah kembali kepada kebiasaan manajemen waktu yang buruk.10. Organisasi Pribadi dan Disiplin Diri

Beberapa pemboros waktu lainnya adalah kurangnya organisasi pribadi dan disiplin diri, termasuk ketidakmampuan untuk mengatakan tidak, menunggu yang lain, dan yang berlebihan atau dokumen yang tidak efektif. Keefektivan organisasi hasil dari prioritas yang jelas berdasarkan definisi dengan baik , terukur , dan dapat dicapai tujuannya . Karena manajer perawat tidak bekerja sendiri , prioritas dan tujuan yang sering berhubungan dengan orang-orang dari banyak profesional , serta tujuan dari pasien dan keluarga mereka .Bagaimana waktu sering merupakan masalah menyelesaikan konflik di antara kebutuhan bersaing . Sangat mudah bagi manajer perawat untuk menjadi sebuah kelebihan dengan tanggung jawab dan dengan lebih untuk dilakukan daripada harus mengharapkan waktu yang tersedia . Ini khas . Tidak pernah ada waktu yang cukup untuk semua kegiatan , situasi , dan peristiwa di mana orang mungkin ingin terlibat.

Agar efektif , manajer perawat harus secara pribadi terorganisasi dengan baik dan prosess disiplin diri. Hal ini sering mencakup kemampuan untuk mengatakan tidak . Mengambil terlalu banyak pekerjaan dapat menyebabkan overload dan stres . Menjadi realistis tentang jumlah pekerjaan yang anda komit merupakan indikasi manajemen waktu yang efektif . Jika anda memiliki masukkan yang lebih, pastikan orang mengerti konsekuensi dari tugas tambahan. Bersikap tegas dalam mengkomunikasikan kebutuhan anda sendiri kepada orang lain .Sebuah meja berantakan , mengerjakan terlalu banyak tugas pada satu waktu , dan gagal untuk menyisihkan blok waktu terganggu untuk melakukan tugas-tugas penting juga menunjukkan kurangnya disiplin diri pribadi. Bersihkan meja anda, keluar bahan yang anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas tertinggi - prioritas Anda , dan mulai bekerja pada segera. Fokus pada satu tugas pada satu waktu , pastikan untuk memulai dengan tugas prioritas tinggi .11. Mengendalikan Gangguan Gangguan dapat menjadi bagian penting dari pekerjaan manajer perawat , atau mereka dapat menjadi pembuang waktu. Gangguan yang lebih penting dan mendesak daripada kegiatan di mana manajer perawat yang terlibat adalah gangguan positif, layaknya perhatian yang segera . Gangguan yang bersifat darurat atau krisis , misalnya dapat menyebabkan perawat manager terganggu dalam pekerjaannya sehari-hari .

Beberapa gangguan dapat mengganggu pencapaian pekerjaan perawat manager adalah gangguan yang bersifat kurang penting dan mendesak daripada kegiatan pekerjaanya . Sebagai peran perawat manager yang dapat berkembang untuk rentang yang lebih luas dari tanggung jawab, manajer tidak harus menjadi bertanggung jawab atas sesuatu yang bukan menjadi tanggung jawabnya, manajer tidak harus menjadi bertanggung jawab untuk memecahkan masalah. Manager hendaklah bersifat lembut tapi tegas dalam mengarahkan individu untuk mencari solusi dan mulai mematahkan pola lama perilaku dalam membantu karyawannya mengembangkan tanggung jawab. Meskipun memakan waktu di awal, praktek ini pada akhirnya mengurangi jumlah gangguan yang tidak perlu.

Menjaga gangguan secara berkala dapat sangat membantu. Log harus menunjukkan yang terganggu , sifat gangguannya , kapan terjadi , berapa lama berlangsung , topik apa yang paling penting , dan tindakan menghemat waktu yang akan diambil . Analisis data ini dapat mengidentifikasi pola-pola yang perawat manager dapat digunakan untuk merencanakan cara untuk mengurangi frekuensi dan durasi gangguan. Pola ini yang sering interrupters dan memerlukan perhatian individu untuk mengembangkan kemampuan memecahkan masalah .

Panggilan Telepon

Panggilan telepon merupakan sumber utama dari gangguan dan gangguan akan memberikan wawasan yang cukup bagi perawat manager mengenai sifat dasar dari penerimaan panggilan telepon . Meskipun tidak mungkin jika seseorang tanpa telepon, tetapi beberapa orang tidak menggunakan telepon secara efektif. Dering telepon dapat sangat menarik bagi beberapa orang, beberapa orang bisa memungkinkan untuk pergi menjawab. Manajer perawat menerima banyak panggilan telepon, beberapa dari mereka pemboros waktu. Penanganan panggilan telepon secara efektif adalah suatu keharusan, contohnya :

a) Minimalkan bersosialisasi dan berbicara kecil. Jika Anda menjawab telepon dengan , "Halo , apa yang bisa saya lakukan untuk Anda ? "akan lebih baik dari pada , "Halo , ada apa? " Penelepon didorong untuk sampai langsung ke topik utama. Perawat manager haruslah menjadi hangat , ramah , dan sopan, tetapi tidak mengizinkan orang lain untuk membuang waktu dengan pembicaraan yang tidak pantas atau pembicaraan yang sudah lama/ tidak up to date. Panggilan yang dilakukan kembali sesaat sebelum waktu makan siang, di akhir hari, dan pada hari Jumat sore kecenderungan untuk menghasilkan lebih banyak bisnis dan kurang untuk bersosialisasi .b) Panggilan rencana. Manager yang berencana untuk menelepon sebaiknya tidak membuang-buang waktu siapa pun, manager menulis topik yang akan di bicarakan sebelum membuat panggilan. Hal ini dilakukan untuk mencegah kebutuhan panggilan tambahan untuk menginformasikan pihak lain pada poin penting atau untuk mengajukan pertanyaan yang terlupakan .c) Menetapkan waktu untuk panggilan. Manajer perawat mungkin memiliki jumlah panggilan kembali serta panggilan. Cara terbaik adalah untuk menyisihkan waktu untuk menangani panggilan telepon rutin, terutama selama " downtime ", cobalah untuk tidak mengganggu apa yang sedang dilakukan saat ini. Jika jawaban diperlukan sebelum proyek dapat dilanjutkan , telepon langsung , jika tidak , telepon untuk informasi di lain waktu.d) Negara dan meminta waktu panggilan yang disukai dan tujuan panggilan. Jika salah satu pihak tidak tersedia, negara tujuan panggilan, dan memberikan beberapa frame saat ketika anda akan tersedia untuk kembali panggilan. apakah pesan-pesan menerima meminta informasi yang sama. Hal ini membuat lebih mudah bagi responden yang akan dipersiapkan untuk memanggilan dan membantu untuk mencegah " tag telepon".Pesan suara adalah cara terbaik untuk mengirim dan menerima pesan saat interaksi real-time tidak efesien . Misalnya, satu orang atau sekelompok besar orang dapat diberitahu tentang pertemuan yang akan datang dalam satu pesan suara . Mereka bisa menelepon dengan nyaman, sehingga menghindarkan kebutuhan untuk terus mencoba untuk mencapai satu sama lain secara langsung. Seperti bentuk-bentuk lain dari komunikasi, pesan suara harus digunakan dengan tepat. Pesan panjang atau informasi sensitif lebih baik disampaikan satu -satu. Juga, orang lain ( misalnya , satuan petugas ) mungkin bertanggung jawab untuk mengambil pesan suara secara profesional , menghilangkan informasi pribadi atau rahasia .

Email adalah alat lain yang meningkatkan manajemen waktu. E -mail ( surat elektronik ) meminimalkan waktu yang terbuang mencoba untuk menghubungi individu dan menyediakan sarana dimana pesan darurat dapat dikodekan. Pesan suara bagaimanapun, sangatlah sulit untuk menyampaikan melalui e -mail. Oleh karena itu disarankan untuk menggunakan bentuk-bentuk yang lebih pribadi komunikasi , seperti telepon atau kontak di-orang , untuk masalah yang berpotensi sensitif atau sulit .

Drop- in pengunjung walaupun sering bersikap ramah dan tampaknya tidak berbahaya , tipical khasnya adalah " punya waktu ? " Drop-in kunjungan dapat berlangsung beberapa menit . Daripada menghilangkan langsung kunjungan, manajer perawat harus terampil mengarahkan kunjungan dengan mengidentifikasi masalah atau pertanyaan, mengatur pertemuan alternatif, merujuk pengunjung untuk beberapa orang lain, atau mengalihkan masalah pengunjung pemecahan usaha. Sebuah strategi tambahan untuk berdiri, muncul ramah namun cukup jelas untuk mendorong kunjungan singkat .

Manajer perawat yang cukup beruntung untuk memiliki kantor akan menemukan bahwa pintu terbuka sama dengan mengundang gangguan untuk masuk. Meskipun penting bahwa manajer perawat mudah di temukan , waktu konsentrasi juga diperlukan . Manajer dapat memperoleh waktu konsentrasi dengan menginformasikan karyawannya bahwa memerlukan waktu untuk sendiri ( beberapa jam di sebagian besar) akan tersedia untuk mengatasi masalah . Gangguan juga dapat dikontrol dengan adanya kerjasama furnitur. Manajer perawat yang memiliki meja yang telah diatur sedemikian rupa sehingga dapat langsung kontak mata dengan orang yang lewat atau pengunjung yang akan meminta perhatian. Sebuah meja berbalik 90 atau pernah 180 derajat dari pintu meminimalkan kontak mata yang potensial.

Mendorong janji untuk menangani masalah-masalah rutin juga mengurangi gangguan . Dijadwalkan secara rutin pertemuan dengan orang-orang yang perlu melihat manajer perawat memungkinkan mereka untuk menahan hal-hal rutin bagi mereka yang telah membuat janji . Mengadakan pertemuan tersebut di kantor orang lain menempatkan manajer perawat menjaga waktu. Hal ini lebih mudah untuk meninggalkan kantor seseorang daripada untuk membuat seseorang dari kantor anda .

Lancaster 1984 telah mengidentifikasikan sepuluh penghabis waktu eksternal yang menghambat para manajer yaitu : gangguan telpon, sosialisasi, informasi kurang, komunikasi yang buruk, umpan balik yang kurang, penjelasan kebijakkan dan prosedur yang kurang adekuat, teman kerja yang tidak kompeten, system pencatatan yang lemah, dan kertas kerja dan membaca. Serta sepuluh penghabis waktu internal yaitu: penundaan, perencanaan yang buruk, gagal membuat tujuan, gagal untuk merancang tujuan khusus, ketidak mampuan mendelegasikan, ketidakmampuan berkata tidak, majamen dengan kritis, tergesa-gesa, tidak mampu memutuskan, dan kebijakkan buka pintu.

Namun tiga penghabis waktu eksternal yang membutuhkan perhatian yaitu: penghabis waktu yang pertama adalah sosialisasi. Orang dapat terhidar dari menghabiskan waktu manajer dengan berbicara yang tidak perlu melalui beberapa hal yaitu: jangan membuat diri anda terlalu mudah untuk ditemui, gangguan, hidarkan meningkatkan sosialisasi, atur gangguan yang berlangsung lama, jika anda senang berbicara dan memiliki waktu untuk melakukannya, gunakan waktu istirahat dan waktu makan siang untuk bersosialisasi.

Penghabis waktu eksternal lainnya adalah kertas kerja yang berlebihan dan buruknya system penyimpanan. Manajer pada umumnya mendapatkan banyak kertas yang merepotkan, meliputi catatan organisasi, permintaan staf, laporan jaminan mutu, dan laporan kejadian. Karena kertas kerja sering merupakan pengulangan atau tidak perlu, manajer perlu menjadi seorang yang ahli untuk mengatasinya. Jika mungkin surat yang datang harus diproses saat surat itu tiba. System penyimpanan yang adekuat juga sangat bermanfaat untuk mengatasi kertas yang terlalu banyak. Menyimpan surat secara terorganisasi yang memudahkan dalam mencari kembali catatan tersebut lebih menghemat waktu dibandingkan dengan pengumpulan yang tidak terorganisasi.12. Pekerjaan Tulis-MenulisOrganisasi perawatan kesehatan tidak dapat berfungsi secara efektif tanpa ada sistem informasi yang baik. Selain panggilan telepon dan tatap muka dalam percakapan, manajer perawat menghabiskan waktu cukup lama untuk menulis dan membaca. Peningkatan peraturan pemerintah, langkah-langkah untuk menghindari tindakan hukum, persyaratan privasi kuat, pengobatan baru dan obat-obatan, pengolahan data , pengolahan kerja , dan tekanan tempat elektronik pada manajer perawat untuk mengatasi meningkatnya dokumen ( termasuk elektronik " dokumen "). Beberapa prinsip dasar dapat membantu perawat memproses informasi manajer sekaligus mengurangi sebagai pembuang waktu .

a) Rencana dan jadwal dokumen. Menulis dan membaca laporan, formulir , e -mail , surat , dan memorandum adalah elemen penting dari pekerjaan manajer perawat . Hal ini tidak dapat diabaikan. Bagaimanapun, hal ini akan menjadi sumber utama frustrasi jika pengolahan mereka tidak direncanakan dan dijadwalkan sebagai bagian integral dari kegiatan sehari-hari manajer perawat. Manajer perawat harus mempelajari sistem informasi organisasi dan persyaratan, menganalisis kebutuhan posisi dokumen, dan membuat kemajuan yang signifikan pada bagian dari pekerjaannya sehari-hari .b) Urutkan dokumen untuk pengolahan yang paling efektif. Sebuah sistem file folder baik untuk surat kertas atau e -mail dapat sangat membantu. Berikut adalah salah satu cara untuk mengatasinya .1) Tempatkan semua dokumen ( atau e -mail ) yang memerlukan tindakan pribadi dalam file merah atau dalam sebuah " tindakan " folder pada hard drive komputer anda. Hal ini kemudian dapat ditangani menurut kepentingan dan kedaruratanya.2) Tempat kerja yang didelegasikan di tumpukan terpisah , dan mendistribusikannya secara tepat3) Menempatkan semua pekerjaan yang informasi di alam dan yang terkait untuk mempresentasikan hasil kerja dalam file folder kuning atau dalam sebuah " informasi " folder pada hard drive4) Tempatkan bahan bacaan lainnya, seperti jurnal profesional , laporan teknis , dan barang-barang lain yang tidak berhubungan langsung dengan pekerjaan secara langsung , dalam file folder biru atau file berlabel " R "File informasi berisi materi yang harus dibaca segera, di mana sebagai bahan membaca file yang tidak mendesak dan dapat dibaca kemudian.Jangan takut untuk membuang apa pun atau menghapusnya dari memori sistem informasi elektronik anda. Ketika mereka tidak lagi memiliki nilai, jangan biarkan mereka menjadi kacau. Gunakan wadah sampah di kantor dan pada sistem elektronik .c) Gunakan komputer untuk semua surat, memo , laporan , dan pesan. Komputer revolitionized komunikasi , ambil keuntungan dari itu .d) Sering menganalisis dokumen. Polcies Ulasan pengajuan dan aturan secara teratur, dan file pembersihan setidaknya sekali setiap tahun. Semua bentuk standar, laporan , dan memo harus ditinjau setiap tahun. Masing-masing harus membenarkan bahwa itu adalah bersifat berkelanjutan dan formatnya sekarang. Jangan takut untuk merekomendasikan perubahan dan , bila mungkin , memulai perubahan tersebute) Jangan menjadi shuffler kertas. " Tangani selembar kertas hanya dalam satu kali , " ini adalah pepatah umum , tetapi tidak mungkin untuk mengikuti jika diambil secara harfiah. Itu benar-benar berarti bahwa setiap kali selembar kertas atau e -mail pesan ditangani , beberapa tindakan harus diambil untuk lebih memprosesnya.13. Gaya Manajemen Waktu Monokronik dan PolikronikDavidhizar, giger dan turner (1994) menyatakan bahwa sebagian besar orang memiliki manajemen waktu monokronik dan polikronik. Orang dengan gaya monokronik memilih melakukan suatu pekerjaan dalam satu waktu, sedangkan orang dengan gaya polikronik memilih melakukan dua atau lebih pekerjaan secara bersamaan. Orang monokronik cenderung memulai dan mengakhiri pekerjaanya tepat waktu. Orang polikronik cenderung untuk merubah rencana, sering meminjam, dan meminjamkan barang, menekankan pada menjalin hubungan dibandingkan dengan tugas, dan membentuk hubungan jangka panjang.14. Menghormati waktuKunci untuk menggunakan teknik manajemen waktu adalah untuk menghormati seseorang itu sendiri sendiri maupun orang lain. Manajer perawat juga harus memiliki sikap yang dapat menunjukkan rasa hormat terhadap waktu baik diri sendiri dan untuk orang lain . Menggunakan saran di atas mengenai manajemen waktu berkomunikasi dengan orang-orang yang berinteraksi dengan manajer perawat yang menghormati waktu dituntut . Manajer , bagaimanapun, harus membalas dengan menghormati kebutuhan waktu orang lain . Jika Anda perlu berbicara dengan seseorang , adalah tepat untuk mengatur janji, terutama untuk hal-hal rutin. Satu harus terus-menerus bertanya " apakah hal terbaik yang saya lakukan sekarang ? " Dan harus menjawab dalam tiga cara :

a) Untuk diri saya dan tujuan saya

b) Untuk karyawan saya dan untuk tujuan mereka

c) Untuk organisasi saya dan tujuannya15. Integrasi Peran Kepemimpinan dan Fungsi Manajemen dalam Manajemen WaktuKeterampilan kepemimpinan diperlukan untuk mengelola sumber waktu yang sangat tergambar pada keterampilan komunikasi interpersonal. Pemimpin adalah sumber dan model peran bagi bawahan dalam bagaimana mengelola waktu. Pemimpin harus memahami system nilai yang dimilikinya, yang mempengaruhi bagaimana mereka menggunakan waktu dan bagaimana mereka mengharapkan bawahannya untuk menggunakan waktu.Fungsi manajemen termasuk dalam menggunakan sumber waktu secara bijaksana lebih berhubungan denga produktivitas. Manajer harus mampu memprioritaskan aktivitas fungsional unit untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang. Pemimpin yang mampu melakukannya; mereka mencapai tujuan unit denga tepat waktu dan cara yang efesien.

1