BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik

pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin

kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan

teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat

dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang. Menghadapi perkembangan

tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan

mesin-mesin kantor yang dapat diperoleh keuntungan serta manfaat yang banyak.

Memfasilitasi kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk

mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga,

biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin

kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan. Selain itu seorang

manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang

paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli. Mesin kantor merupakan

salah satu sarana yang dapat membantu dalam proses administrasi. Mengingat

pentingnya ketersediaan mesin kantor di dalam suatu perusahaan atau organisasi

maka dari itu kami memilih judul makalah “MESIN-MESIN KANTOR”

1.2. Rumusan Masalah

Berlatarbelakang pentingnya mesin-mesin kantor maka penyusun,

merumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut :

1.2.1. Apa pengertian dari mesin-mesin kantor?

1.2.2. Bagaimana tata cara dalam pengadaan mesin-mesin kantor?

1.2.3. Apa manfaat dari penggunaan mesin-mesin kantor?

1.2.4. Hal-hal apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-

mesin kantor?

1.2.5. Apakah kelebihan dan kelemahan dalam penggunaan mesin-mesin kantor?

1.2.6. Apa fungsi dari mesin-mesin kantor?

1.2.7. Bagaimana cara merawat dan memperbaiki mesin-mesin kantor?

1

1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan

Makalah ini disusun dengan tujuan sebagai berikut:

1. Dapat memahami pengertian dari mesin-mesin kantor.

2. Mengetahui tata cara pengadaan mesin-mesin kantor.

3. Mengetahui manfaat dari penggunaan mesin-mesin kantor.

4. Mengetahui hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-

mesin kantor.

5. Mengetahui jenis-jenis mesin kantor serta kelemahan dan kelebihannya.

6. Mengetahui fungsi mesin-mesin kantor.

7. Mengetahui cara merawat dan memperbaiki mesin-mesin kantor.

2

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Mesin-mesin Kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan

suatu pekerjaan dengan efisien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang

dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data

ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat

mekanik, elektrik, dan magnetik (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 47).

Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris,

elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu

lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin

kantor diantaranya adalah komputer, telepon, internet, mesin tik manual dan

elektronik, dan sebagainya. (http://smk-nusantara-melawi.blogspot.com/).

2.2. Manfaat Penggunaan Mesin-mesin Kantor

Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui

tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian.

Adapun keuntungan atau manfaat dalam penggunaan mesin-mesin kantor

(Moekijat,1989:hal 66)

1. Untuk menghemat tenaga kerja

Akan terdapat penghematan pada daftar pembayaran atau tenaga kerja

dapat dikurangi untuk pekerjaan lain.

2. Untuk menghemat waktu

Beberapa pekerjaan harus diselesaikan dalam suatu jangka waktu tertentu,

misalnya dalam mempersiapkan upah.

3. Untuk meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan,

misalnya mesin hitung memberikan ketelitian secara mekanis dan

meniadakan kegiatan pemeriksaan.

3

4. Untuk mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulisan tangan

Beberapa mesin adalah membosankan, tetapi apabila pekerjaan dilakukan

dengan cepat mungkin rasa bosan tersebut dapat dikurangi.

5. Pekerjaan nampak lebih baik, misalnya faktur yang diketik.

6. Untuk mencegah penyalahgunaan, misalnya mesin untuk menulis cek.

7. Untuk mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian

menambah mutu pekerjaan, misalnya mesin ketik elektrik.

8. Untuk memberikan keterangan yang lebih banyak, lebih cepat daripada

sebelumnya, kepada manajemen, misalnya komputer elektronik.

Sedangkan kerugian dalam penggunaan mesin-mesin kantor adalah

sebagai berikut (Moekijat,1989:hal 67):

1. Mesin tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan

tinggi, misalnya seorang akuntan masih diperlukan meskipun

dipergunakan mesin hitung.

2. Tingkat penyusutan beberapa mesin adalah tinggi, misalnya mesin hitung

elektronis mengakibatkan mesin-mesin yang lain cepat menjadi out of

date.

3. Biaya barang-barang keperluan kantor dan alat tulis-menulis serta biaya

cetak-mencetak, misalnya dengan mesin hitung hal ini sering tidak dilihat.

4. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang cakap atau biaya untuk

melatih mereka, terutama operator mesin hitung.

5. Pengaruhnya terhadap sistem-sistem perkantoran, misalnya penggunaan

sebuah komputer dapat berarti suatu perubahan besar daripada sistem-

sistem perkantoran.

6. Pegawai lebih mudah dipindahkan dari bagian yang satu ke bagian yang

lain ketimbang mesin.

7. Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.

8. Biaya modal, misalnya mesin-mesin tertentu harganya sangat mahal.

9. Kesulitan pemeliharaan dan dalam terjadi kerusakan mesin.

4

2.3. Pertimbangan dalam Pengadaan Mesin-mesin Kantor

Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang semakin luas memberikan

beban dan tanggungjawab yang semakin besar kepada manajer perkantoran. Ia

harus mengatur semua fakta yang ada mengenai kemungkinan-kemungkinan yang

terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan perkantoran. Pertimbangan yang matang

terhadap faktor-faktor penting seperti karakteristik masing-masing mesin yang

telah dimiliki, biaya setiap satuan hasil (cost per unit), dana permulaan (initial

cost), biaya pemeliharaan (maintenance cost), karakteristik mesin yang akan dibeli

dan leveransir mesin perkantoran yang ada.

Sebelum melaksanakan pengadaan mesin, manajer perkantoran hendaknya

mempertimbangkan dengan seksama faktor-faktor di bawah ini

(Moekijat,1991:hal 28).

1. Jenis pekerjaan perkantoran dan cara menyelesaikannya

Tujuan pekerjaan harus dirumuskan dengan jelas dan diperiksa dengan

seksama untuk menjamin bahwa tujuan tersebut adalah penting. Kemudian

menentukan cara kerja yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan

tersebut.

2. Kebutuhan individu karyawan

Kebutuhan pengadaan mesin perkantoran harus didasarkan atas kebutuhan

individu karyawan untuk melaksanakan tugas pekerjaan kantornya.

Pendekatan kebutuhan individu ini penting dalam hubungannya dengan

penggunaan mesin perkantoran tersebut.

3. Penghematan waktu

Pengadaan mesin baru diharapkan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih

cepat, sehingga menimbulkan penghematan dalam keseluruhan waktu baik

dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah waktu yang dihemat tergantung

pada volume pekerjaan yang dihasilkan. Sebagian besar dipengaruhi oleh

dimungkinkannya penggabungan pekerjaan, fleksibilitas untuk

menyelenggarakan bermacam-macam jenis pekerjaan untuk berbagai

volume pekerjaan yang berbeda-beda. Penggunaan waktu yang dihemat

harus dinilai. Agar menguntungkan, waktu yang dihemat harus

dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor produktif lainnya.

5

4. Fleksibilitas penggunaan mesin

Penghematan yang diperoleh dari penggunaan mesin perkantoran

dipengaruhi oleh kemampuan dan fleksibilitas mesin tersebut dipergunakan

untuk menyelesaikan bermacam-macam jenis pekerjaan dalam kantor.

5. Harga dan kebutuhan dana investasi

Harga atau nilai mesin merupakan pertimbangan yang penting dalam

pengadaan mesin perkatoran. Harga mesin harus sesuai dengan pelayanan

yang mampu diberikan oleh mesin tersebut.

6. Ramalan mengenai beban pekerjaan perkantoran

Seperti halnya dalam semua perencanaan, pengadaan mesin kantor tidak

hanya mempertimbangkan volume dan jenis pekerjaan kantor yang ada

sekarang. Tetapi harus mampu mengantisipasi kebutuhan untuk waktu yang

akan datang.

7. Kualitas kerja mesin

Apabila mesin dipergunakan untuk membantu pekerjaan tangan, biasanya

menghasilkan ketelitian yang tinggi, formulir yang dibuat dengan mesin

pada umumnya lebih baik, rapi, seragam dan mudah dibaca dibandingkan

dengan formulir-formulir yang ditulis dengan tangan.

8. Nilai keindahan

Performance atau penampilan mesin kantor itu penting. Mesin kantor

janganlah hanya dipandang sebagai alat fisik untuk membantu

menyelesaikan pekerjaan perkantoran saja, tetapi juga dipandang sebagai

alat pendorong produktifitas karyawan. Pengadaan mesin yang tepat

menimbulkan sikap positifkaryawan, sehingga memungkinkan mereka

bekerja lebih efisien.

Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-

mesin kantor menurut adalah (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 48):

1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.

2. Jenis mesin hendaknya praktis.

3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.

6

5. Mutu mesin harus baik.

6. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.

7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.

8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.

9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin

tersebut.

2.3.1. Tata Cara Pengadaan Mesin-mesin Kantor

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan mesin. Beberapa alternatif cara

pengadaan mesin tersebut adalah sebagai berikut:

1. Membeli

Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan organisasi

membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk

mendapatkan sejumlah mesin sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang atau mesin yang telah dibeli menjadi

hak rnilik organisasi. Pengadaan mesin dengan cara pembelian ini merupakan cara

yang dominan dilakukan oleh organisasi.

2. Meminjam

Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari

pihak lain dengan tanpa memberikan imbalan dalam bentuk apapun. Pemenuhan

kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi

kebutuhan mesin yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik

suatu organisasi.

3. Menyewa

Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari pihak

lain dengan memberikan imbalan sesuai kesepakatan kedua belah pihak.

7

Pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila

kebutuhan mesin bersifat sementara dan temporer.

4. Membuat Sendiri

Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan

membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu.

Pemilihan cara ini harus memper hatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya

apabila dibanding kan dengan cara pengadaan mesin yang lain.

5. Menukarkan

Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan

menukarkan mesin yang dimiliki dengan mesin yang dibutuhkan organisasi dari

pihak lain. Pemilihan cara peng adaan mesin ini harus mempertimbangkan adanya

saling meng untungkan di antara kedua belah pihak, dan mesin yang ditukarkan

harus merupakan mesin yang sifatnya berlebihan atau mesin yang dipandang dan

dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna lagi.

6. Substitusi

Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara mengganti

material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan

tertentu.

7. Pemberian/Hadiah

Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan

mesin yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.

8. Perbaikan/Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan perbaiki

mesin yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit mesin

maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen mesin

yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan

8

dalam satu unit atau beberapa unit mesin, dat pada akhirnya satu atau beberapa

unit mesin tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan mesin dapat dipenuhi.

Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita kata kan bahwa ada satu

cara yang paling efektif dan efisien, tetapi pemilihan suatu alternatif pengadaan

mesin di antara beberapa alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat

kepentingan dan kebutuhan, kondisi organisasional, maupun pertimbangan citra

baik organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan mesin sifatnya sementara dan

tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara pengadaan mesin yang dilakukan

adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena setelah kegiatan

selesai, barang tersebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian, apabila dilakukan

dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan.

Penentuan cara pengadaan mesin, juga harus mempertimbangkan kondisi

organisasional. Sehubungan dengan hal ini, dapat di ambil contoh, apabila kondisi

keuangan suatu organisasi untuk sementara tidak memungkinkan, cara pemenuhan

kebutuhan mesin dapat dilakukan dengan cara meminjam misalnya, sehingga

pemenuhan kebutuhan mesin tidak harus dengan cara pembelian. Namun

demikian, suatu organisasi dalam pengadaan mesin pun harus tetap

mempertimbangkan citra baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan

sampai memperoleh "cap" sebagai organisasi yang "tukang pinjam barang" karena

terlalu seringnya meminjam barang pada instansi atau unit kerja lain.

2.4. Perawatan mesin-mesin kantor

Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar

dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang

dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang

bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda

tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai

dengan maksud dan tujuan tertentu. Biasanya ada buku petunjuk dari mesin-mesin

tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat terjadi kerusakan

9

pada mesin seperti cara penggunaan yang baik atau sebagainya. Namun tidak ada

salahnya dibuat jadwal pemeliharaan rutin.

Oleh sebab itu perlu jadwal waktu sebaik-baiknya untuk diadakan

service/perbaikan dalam rangka pemeliharaan dan peningkatan penggunaan

mesin-mesin kantor, pemeliharaan Perawatan terhadap perlengkapan materil

dengan tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet (mengurangi kecepatan

rusak). Pemeliharaan ini lebih ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur

rusak, dengan pertimbangan biaya yang lebih ringan.

Pemeliharaan atau barang-barang tidak bergerak relatif lebih mudah

daripada terhadap barang yang bergerak, baik bergerak ditempat (mesin-mesin)

maupun bergerak dengan menempuh suatu jarak (mobil, kapal, kereta api,

pesawat terbang dan lain-lain).

Apabila jenis barang yang bergerak lebih banyak dari barang tidak

bergerak, maka di dalam pemeliharaan lebih banyak jenis keahlian yang terlibat di

dalamnya. Bukan hanya jenis barang-barang dan keahlian saja yang banyak pada

barang bergerak ini tetapi juga frekuensi pemeliharaan terhadap barang tersebut

melebihi dari frekuensi pemeliharaan terhadap barang tetap. Hal ini berpengaruh

dalam usaha-usaha yang efesien mengenai pemeliharaannya artinya dalam hal

pemeliharaan barang-barang yang bergerak lebih meminta perhatian yang

sungguh-sungguh supaya efisien. Apakah dalam pemeliharaan ini terdapat juga

pemborosan, sehingga diperlukan usaha-usaha untuk penghematan? Jawabnya

adalah ya, seperti halnya dalam pekerjaan persuratan, disinipun terdapat

pemborosan. Pemborosan dalam hal ini tiada terpakainya suatu peralatan,

sehingga jauh dari hasil yang dapat dicapai dalam waktu tertentu.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan,

dalam pemeliharan atau pemakaian barang dapat disebutkan antara lain:

1. Kelengahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi.

2. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas, debu, cairan

yang tajam dan lain-lain.

3. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya

kerusakan.

10

4. Pemakaian barang berlebih, dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke

gudang.

5. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin atau alat yang tidak tepat.

6. Pemakain yang kasar atas alat-alat.

7. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan.

8. Kehilangan atas alat-alat kecil.

9. Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai dengan tujuannya.

10. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan sendiri oleh

operator.

11. Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan pada mesin.

12. Kelalaian pengurusan atau barang-barang atau mesin yang tidak dalam

pemakaian.

13. Penghapusan barang sebelum waktunya.

Sebagai contoh bagaimana terjadinya pemborosan atau ketidak-efesienan

dalam pemeliharaan dan pemakaian, seperti komputer yang merupakan mesin

vital dan memegang peranan dalam seluruh sistem pengoperasian mesin-mesin

kantor lain dalam pekerjaan perkantoran (Sheddy N. Tjandra, dkk, 2008).

2.5. Perbaikan mesin-mesin kantor

Di dalam penggunaan mesin-mesin kantor harus dipelihara dengan baik

agar dapat digunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Oleh

karena itu perlu disusun jadwal kerja untuk service atau perbaikan dalam rangka

memelihara dan meningkatkan pengguna mesin kantor. Ada beberapa faktor yang

perlu diperhatikan dalam rangka perbaikan mesin-mesin kantor:

1. Reparasi

Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil, agar dapat berfungsi lagi

sebagaimana mestinya.

2. Peningkatan

Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi

sehingga umurnya dan nilainya juga bertambah.

11

3. Penggantian

Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada dengan perlengkapan lain yang

lebih cocok atau baru.

4. Penambahan

Yaitu menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama sehingga nilai

total dari perlengkapan yang sejenis itu bertambah.

2.6. Mesin Ketik

Mesin tik adalah mesin yang pertama digunakan untuk mencetak kata

(Eyre,1989:hal 91).

2.6.1. Mesin Ketik Manual

Mesin ketik manual merupakan mesin ketik pertama

yang digunakan dalam kegiatan perkantoran.

Mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik.

Gambar 2.1. Mesin Tik Manual

2.6.1.1. Jenis-jenis Mesin Ketik Manual

1. Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran

mulai dari 13” (13 inci) sampai dengan 27”. Mesin tik ini dapat

dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan

ukuran kertas dobel folio.

2. Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13”. Mesin tik ini juga dilengkapi

tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan dengan

menggunakan kertas berukuran 1½ kali folio.

3. Portabel, yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran antara

9½” hingga 10”. Mesin ini dianggap sangat praktis karena bentuknya yang

mudah dibawa ke mana-mana.

12

2.6.1.2. Cara menggunakan mesin tik manual adalah sebagai berikut:

Masukan selembar kertas kosong yang akan diketik ke dalam mesin tik

melalui rol/gandaran lalu putar tombol rol/gandaran yang letaknya ada pada

sebalah kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas masuk.

Perawatan alat ini cukup membersihkan balok huruf dan angka yang

terbuat dari baja yang tersusun rapi seperempat lingkaran. Juga memberikan

pelumas pada sendi-sendi balok huruf agar ketikan tuts ditekan tidak

menimbulkan kemacetan akibat karat (Eyre E.C, 1989).

2.6.1.3. Bagian-bagian mesin ketik

Kalau kita melihat sebuah mesin ketik, maka akan terlihat bagian-

bagian sebagai berikut:

1. Rol (cylinder), yaitu penggulung kertas digunakan untuk menggulung kertas

tik.

2. Papan kertas (paper tble), di papan inilah kertas tik mulai dipasang

3. Mistar kertas (paper holder), yaitu yang menekan kertas tik dan diberi

nomor

4. Pelepas kertas( Paper release lever), yaitu pengumpil untuk membebaskan

kertas. Jika pengumpil ini ditarik, kertas akan muah diambil dari rol,

maksudnya untuk meluruskan kertas bila terpasang miring.

5. Pelepas kereta (Carriage release lever), yaitu pengumpil yang terletak di

sebelah kanan dan kiri mesin. Jika alat ini ditarik, kertas (gandaran) akan

bebas bergerak bila di dorong kenana dan ke kiri.

6. Pedoman karats (paper bail), alat yang harus selalu terletak pada angka nol.

Jika kita memasang kertas tik harus diputar menurut pedoman itu.

7. Pengatur jarak (line adjuster), yaitu alat guna mengatur jarak antara baris-

baris ke bawah,

8. Knop penggulung (cylinder knob), yaitu knop untuk memutar rol, terdapat

di ujung rol sebelah kanan dan kiri.

9. Pelepas rol (cylinder release lever) pengumpil untuk membabaskan

penggulung kertas, jika alat ini ditarik dapat diputar dengan bebas. Sebagian

13

mesin tidak mempunyai alat ini, dan untuk membebaskan rol biasanya

cukup dengan menarik knop penggulung.

10. Kait jarak baris (line spacer), dengan ditariknya kait jarak baris, berputarlah

rol ketas menurut jarak baris yang telah ditentukan, sedang kertas akan

terdorong ke kanan. Alat ini digunakan pada waktu akan mengtik di tiap-

tiap baris baru.

11. Kunci kereta (carriage lock), digunakan untuk menagunci kereta, jika kunci

ini ditarik, kereta tidak dapat bergerak ke kiri maupum ke kanan. Jadi mesin

tidak dapat digunakan untuk mengetik karena dikunci.

12. Pembebas batas ketik (marginal release), walaupun kereta sudak tidak dapat

bergerak lagi bila diketik, artinya sudah sampai ke batas ketikan, tetapi

kalaun alat ini ditekan , kita masih dapat mengetik dua ketikan lagi. Jadi alat

ini dipergunakan bila kereta sudah sampai ke batas ketik, sedang bahan

yang kita ketik masih kurang satu atau dua hurup lagi.

13. Tuts huruf besar (shift), Jika kita ingin mengetik huruf besar, kita harus

menekan tuts ini, biasanya ditulis “shift” dan terkadang ditulis “shift- key”,

tuts ini terdapat di sebelah kanan dan kiri. Perhatian : Baris tuts yang paling

atas dan di sebelah kanan, biasanya diisi dengan dua tanda, untuk mengtik

tanda-tanda yang sebelah atas, kita harus menekan tuts yang bertuliskan

“Shift” itu juga.

14. Kunci penolong (Shift lock), gunanya jika kita ingin mengetik huruf-huruf

besar semua, kita dapat menekan tuts yang bertuliskan “Shift Lock”. Jadi

tuts yang bertuliskan “Shif” seperti diterangkan dalam nomor 13 di atas,

gunanya hanya untuk membuat satu atau dua huruf besar saja.

15. Pemundur kereta (Back spacer), gunanya untuk memundurkan kereta bila

ada huruf yang kurang terang diketiknya atau lompat. Maka untuk

mengulagi ketikan yang kurang terang ini, dipakailah back spacer ini. Tuts

ini biasa ditulis :Back” ada juga yang memakai tanda panah.

16. Tanda hitam dan merah ( two colours switch-red and black), alat ini

gunanya untukmengatur pita mesin . Jika alat ini ditarik ke atas akan

keluarlah huruf-huruf hitam dan sebaliknya ke bawah huruf-huruf meah.

14

17. Papan spasi (Space bar). Supaya diantara tiap-tiap perkataan yang diketik

ada renggangnya, maka dalam tiap-tiap perkataan harus digunakan satu

spasi, yaitu dengan menekan papan spasi satu kali. Jadi nantinya perkataan-

perkataan yang diketik tidak berdempatan satu sama lainnya.

18. Lonceng (bel). Bila bel ini berbunyi, menandakan bahwa baris ketikan sudah

hampir habis. Biasanya sesudah bel berbunyi, kita masih dapat mengetik 5

atau 6 huruf lagi.

19. Angka-angka dan tanda-tanda

Pada tiap-tiap mesin tik terdapat angka-angka dan tanda-tanda, angka-angka

terdapat di barisan tuts paling atas dan terdiri dari 2 sampai 9, sedangkan nol

dan angka satu dapat dibuat dengan menekahn huruf “o” besar dan huruf

“L.”

Adapun tanda-tanda yang terdapat pada mesin tik ada 2 (dua) macam.

Pertama tanda baca dan ke dua tanda kata. Tanda-tanda baca terdiri dari :

titik (.), Koma (,) tanda Tanya (?) tanda seru (!) dsb, sedangkan tanda kata

terdiri dari tanda aksen (“) tanda ringkas.

20. Papan tuts

Pada mesin-mesin ketik yang modern kebanyakan mempunyai 4 baris tuts.

Baris yang paling atas untuk angka-angka dan tanda-tanda umum,

sedangkan 3 baris di bawahnya untuk huruf-huruf, tanda-tanda baca dan

tanda-tanda kata.

21. Pita Mesin Tik

Pita yang umum dipergunakan untuk mesin-mesin kantor ialah yang

berwarna hitam dan berukuran 13 mm. Pita ini dapat dipakai pada setiap

mesin tik model standar. Ada juga yang berukuran 11 mm. Untuk menjaga

supaya pita mesin jangan lekas rusak, baiknya diatur demikian; misalnya 1

minggu dipakai yang bagian atas , 1 minggu berikutnya yang bagian bawah.

22. Karbon

Karbon ada yang berwarna hitam, biru dan merah, tapi yang banyak

dipergunakan di kantor-kantor adalah yang berwarna hitam. Jika kita

mengetik surat yang membutuhkan tembusan, haruas memakai karbon.

Kalau karbon yang dipakai itu terdiri dari satu warna (misalnya hitam

15

semua), maka baiknya kertas yang akan diketik itu diberi nomor-nomor.

Umpamanya yang bernomor 1 untuk kepala jawatan, bagian 2 untk bagian

adminstrasi, nomor 3 untuk bagian pembukuan, nomor 4 untuk arsip dan

seterusnya, tetapi untuk membuar faktur-faktur, order-order pesanan dan

formulir-formulir lainnya yang biasanya diketik beberapa rangkap, baiknya

faktur-faktur tsb diberi cetakan : original artinya lembaran asli, duplicaat

( lembar ke 2), threeplicaat (lembar ke tiga), quarplicaat (lemar ke empat)

dst. Yang perlu diperhatikan dengan pemakaian karbon-karbon ,

heandaknya dijaga betul supaya karbon-karbon yanga dipasang jangan

sampai ada yang terbalik, sebaiknya sebelum mulai mengetik periksalah

dulu, apakah pemasangan karbon tidak terbalik.

23. Tabulator

Gunanya tabulator ialah untuk memudahkan kepada kita bila akan mengtik

daftar bilangan yang panjang-panjang, kita tentu mengtahui bahwa mengetik

daftar angka-angka akan memakan banyak waktu dan seringkali terjadi

kesalahan, tetapi dengan memakai tabulator akan terhindar terjadinya

kesalahan-kesalahan dan pekerjaan dapat dilakukan secara cepat. Tabulator

ada 2 (dua) macam , yaitu:

a) Tabulator secara satu-satu

b) Tabulator secara decimal.

Mesin tik yang modern mempunyai tuts yang bertuliskan “TAB” yang

berarti Tabulator, Jika tuts ini kita tekan, kereta akan meluncur ke kiri, kalau

kita menghendaki supaya kereta berhenti pada tempat tertentu, maka tuts

yang bertuliskan “S” (set) pada saat itulah kereta akan berhenti, tuts yang

bertuliskan S terkadang ditulis “Set” atau “Tab Set” ( atau dengan tanda

tambah (+) gunanya untuk menghentikan kereta yang sedang meluncur ke

kiri. Ada lagi tuts yang bertuliskan “Teb-Rel atau “Tab Fre” atau “Tab

Clear” (atau dengan tang negative (-) artinya untuk melepaskan tabulator.

Pada waktu ini oleh IBM (Internatioanl Business Machine Corporation)

telash dibuat mesin tik yang sangat modern, mesin ini dilengkapi dengan alat

16

pembaca elektronik dan dipergunakan khusus untuk pekerjaan tik yang banyak

memakai tabulator.

Seperti kita ketahui, pada perusahaan-perusahaan besar seringkali dibuat

beribu-ribu daftar angka-angka yang bekolom, untuk mengetik daftar-daftar

bilangan atau statistic, para juru tik akan terus menerus menggunakan tabulator.

Dengan adanya mesin tik model baru itu, para juru tik sekarang tiadak lagi

memukul tabulatos. Formulir –formulir yang akan diketik cukup diberi garis-garis

tegak lurus dengan tinta istimewa, yang mengalirkan gerakan ekektronis, sehingga

mesin ketik dapat mengerjakan tabulator secara otomatis. Mesin tik model ini

dapat dipakai untuk segala macam pekerjaan tik biasa, dan cara menggunakannya

tidak begitu sukar.

2.6.2. Mesin Ketik Elektronik

Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya

digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik.

Mesin tik elektrik memiliki ciriciri, antara lain:

1. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

3. Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik

manual ditambah saklar (on-off switch)

Gambar 2.2. Mesin Ketik Elektronik

2.6.2.1. Jenis-jenis Huruf Mesin Ketik

Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf, yaitu :

1. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang

2. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola

2.6.2.2. Cara Pengoperasian Mesin Ketik

Cara pengoperasian mesin tik elektrik pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan

mesin tik manual, perbedaannya terletak pada sistem kerjanya saja. Karena tenaga

yang dipergunakan adalah tenaga dari aliran listrik, maka mesin ini kita

hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus

disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor. Setelah mesin menyala kita

17

masukan selembar kertas dan mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu

bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan

disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk

dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak tulisan

yang ada pada memori ke atas kertas.

2.7. Mesin Word Processing

Mesin word processing adalah mesin pengolah kata yang tekhnologinya

lebih tinggi dan lebih otomatis (Eyre,1989:hal 103).

2.7.1. Sistem Kerja

1. Stand-alone systems

Stand-alone system yaitu pengolah kata dengan memasukkan data

sendiri dan seluruhnya beroperasi tanpa bantuan dari peralatan elektronik

lainnya. Perbedaannya dengan sistem pengolah kata lain adalah pada

dasarnya dari format editor teks yang lebih sederhana, dimana papan

tombol dan fasilitas pencetakan dipisahkan dan materi yang sedang

dimasukkan ke dalam pengolah diperlihatkan pada sebuah layar

pajangan secara visual. Hingga teks yang berasal dari cara perolehan

kembali untuk penyusunan teks dapat dilihat ketika nampak pada baris

dan yang dicetak dapat dikoreksi dan diedit sebelum pencetakan

dilakukan. Lebih lanjut lagi, dapat membantu dengan adanya program

penukaran (analisator menjadi kata jargon) untuk dapat diperlihatkan

disaat diperlukan. Ini bermanfaat untuk produksi tentang dokumen

formal seperti kontrak, di dalam sistem kerja dan seperti menyediakan

tataruang standard untuk surat menyurat biasa.

2. Share resources systems

Suatu perluasan dari sistem dasar dimana hanya menjelaskan satu

yang sering dikenal sebagai sumber daya bersama, di mana dua atau

lebih papan tombol, VDU dan instalasi pengolah dihubungkan untuk satu

mesin pencetak. Satu Pengolah dilengkapi dengan suatu pengontrol

mesin pencetak sehingga suatu pekerjaan dari stasiun pekerjaan dapat

18

mengantri sampai yang dicetak dapat di proses selanjutnya. Sistem yang

demikian membuat penggunaan lebih efisien menyangkut mesin

pencetaknya tetapi memerlukan kehati-hatian dalam memprogram untuk

memastikan operasi berjalan baik.

Beberapa sistem berdiri sendiri, seperti IBM'S Displaywriter,

mengijinkan stasiun pekerjaan menjadi ditambahkan ketika kebutuhan

muncul, di dalam kasus ini yang maksimum adalah tiga. Begitu seorang

pemakai dapat memulai pengolah kata dengan satu stasiun, dengan

pengeluaran minimum, dan dapat menambahkan satu atau dua stasiun

pekerjaan lagi ketika terjadi peningkatan permintaan.

3. Shared logic systems

Jika volume pekerjaan sangat tinggi membuat pengertian ekonomi

untuk menggunakan tunggal, besar, pengolah untuk melayani beberapa

stasiun pekerjaan. Ini dikenal sebagai logika bersama. Semua papan

tombol dan unit layar visual dihubungkan ( istilah komputer

dihubungkan) ke unit pengolahan pusat tunggal ( CPU) yang mana

diprogramkan untuk berhubungan dengan pekerjaan agar masukan dan

keluaran itu dilayani oleh satu atau lebih mesin pencetak ketika adanya

permintaan. Penyimpanan yang baik menggunakan cakram komputer

dapat ditukarkan dengan disket (atau lebih di kenal sebagai floppy-disc).

Yang dulu memperoleh keuntungan dari penyimpanan yang memiliki

kapasitas yang tinggi tanpa kesulitan yang berlebihan, sedangkan yang

terbaru mempunyai keuntungan menjadi ringan dan cepat serta mudah

dalam mempertukarkan.

2.7.2. Keuntungan dari mesin word Processing

1. Pengetikan berulang dapat dilakukan pada tingkat kira-kira empat kali dari

produktivitas seorang juru ketik copy dan itu error-free. Ketika input yang

asli belum dikoreksi sehingga pemeriksaan lebih lanjut diperlukan sekali.

Koreksi dapat dibuat sebelum pencetakkan berlangsung pada layar visual

19

yang ada. Ini menghindari penghapusan pada dari pekerjaan yang selesai

dan dapat menghemat waktu dalam pembuatan koreksi.

2. Perkembangan, penghapusan, editing dan koreksi mudah dilakukan baik

dalam teks yang ada dan di dalam masukan baru. Hal ini sangat berharga

terutama dalam laporan kerja.

3. Saat perintah, penghapusan, editing atau koreksi tidak perlu diubah karena

akan dicetak secara otomatis dalam kecepatan maksimum dari peralatan;

pada koreksi harus dilaksanakan pada kecepatan manual.

4. Tergantung pada peralatan, menyimpan teks dapat diatur kembali di dalam

hampir semua layar ketika diperlukan. Ini berlaku juga bagi tabel dan

statistik.

5. Penampilan pekerjaan adalah jenis gaya berbeda dan terbaik tersedia untuk

tujuan berbeda. Kebanyakan mesin mempunyai OCR (Optical Character

recognition) mengetik font yang memungkinkan pengolah kata untuk

menghasilkan keluaran dicetak yang pantas untuk di gunakan yang

langsung kepada suatu komputer yang dilengkapi dengan pembaca yang

sesuai.

6. Papan tombol berdasarkan pada mesin ketik yang konvensional QWERTY

tataruang, yang disebut enam surat pertama dari papan tombol hanya itu.

Alat-Alat ini yang walaupun ada banyak kunci fungsi tambahan ( sebagai

contoh, melompati, mencetak, memasukkan/menyisipkan dan seterusnya)

suatu juru ketik dilatih dan terlatih mempunyai kesukaran minimal di

dalam mengganti dari suatu mesin ketik biasa ke suatu papan tombol

pengolah kata.

7. Banyak instalasi mempunyai kemampuan perhitungan, begitu

memungkinkan sistem untuk dikerjakan yang memerlukan kalkulasi.

Penjualan sistem invoicing / Order. Contohnya adalah pesanan.

8. Sebagai pengolah kata menjadi lebih populer dalam operator industri dan

perdagangan yang bertanggung jawab untuk peralatan sedang

memperoleh status.

20

2.7.3. Kerugian dari mesin Word Processing

1. Sampai taraf tertentu sebagian besar komunikasi menjadi depersonalised

dan di sana adalah suatu bahaya yang beberapa surat menyurat bisa

kekurangan ketepatan oleh karena ketidak sesuaian penggunaan paragraf

dan kalimat, aturan standard tak dipikirkan.

2. Pemula dalam surat menyurat akan mempunyai lebih sedikit kontak

dengan mereka yang menghasilkan surat mereka dan dokumen lain. ini

dapat mendorong meningkatnya kearah kesalahan meskipun demikian

kesalah pahaman dan merasa hilangnya status dengan para eksekutif dan

orang lain yang terkait memulai surat menyurat.

3. Seorang juru ketik mentransfer dari suatu mesin ketik konvensional, dan

lingkungan melingkupi aktivitas pengetikan yang umum, bagi suatu

pengolah kata bisa ditemukan pekerjaan yang bukan perseorangan dan

sedikit banyaknya terisolasi. Hal ini bisa menimbulkan kemarahan dan

suatu merasa pengasingan.

4. Jika ada sangat banyak mengulangi pencetakan dari memori operator

mungkin akan menjadi bosan dan sehingga menjadi teledor.

5. Akan ada suatu uraian kuasa atau peralatan akan ada gangguan pekerjaan

serius: jauh lebih serius dibanding di dalam kasus tentang mesin ketik

konvensional.

6. Lingkungan di dalam semakin mengedepankan peralatan sehingga

diperlukan perhatian dalam beroperasi secara saksama dalam hubungan

dengan kelembaban, kebersihan, tingkat kebisingan dan , di mana unit

layar visual diinstall, menerangi dan menyilaukan.

2.8. Mesin Penghitung

1. Mesin Penghitung Uang

Di kantor khususnya pegawai bank, sering

melakukan pekerjaan hitung-menghitung

uang dalam jumlah besar yang tentunya hal

ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari

pegawai yang bertugas.

21

Gambar 2.3. Mesin Penghitung Uang

Agar pekerjaan menghitung uang dapat dilakukan dengan cepat

dan akurat maka diperlukan alat khusus yang dapat digunakan untuk

menghitung uang dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan

money counter atau Mesin penghitung uang.

2. Mesin Hitung Saku (kalkulator)

Mesin hitung saku atau yang

biasa disebut kalkulator adalah

mesin hitung yang

menggunakan tenaga baterai

atau ada pula yang

menggunakan tenaga matahari.

Mesin hitung saku memiliki

ukuran dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga

dengan jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain

memiliki digit 6, 10, 12, 14 dan 16 tergantung kebutuhan.

Gambar 2.4. Kalkulator Saku

Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3, yaitu :

a. Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor

atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi

sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali dan membagi.

b. Scientific calculator, kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus

yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.

c. Financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol

yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan

kembali hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan.

3. Printing Calculator

Ini adalah kalkulator yang dilengkapi dengan

printer untuk mencetak hasil hitungan. Mesin

22

hitung elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau toko-

toko.

Gambar 2.5. Printing Calculator

4. Mesin kasir (cash register)

Mesin cash register adalah alat yang digunakan

untuk menyelesaikan transaksi secara tunai.

Mesin ini ada 2 (dua) macam, yaitu :

Gambar 2.6. Cash Register

a) Mesin cash register dengan infra merah (scanner) Jenis mesin ini banyak

digunakan di toko swalayan besar, seperti hypermarket. Penggunaan mesin

ini lebih mudah, kasir hanya tinggal menyorot scanner ke arah barcode

barang yang terdapat pada kemasan. Otomatis pada mesin cash register ini

akan muncul kode, nama barang dan harganya karena sebelumnya data atau

informasi mengenai itu sebelumnya telah dimasukan dalam memori mesin

ini.

b) Mesin cash register manual

Jenis mesin ini banyak digunakan di kantor atau toko kecil, apotik dan

sebagainya.

5. Komputer

Secara umum komputer telah menggantikan

fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat

warkat dan dokumen sekaligus

menggandakannya dengan alat pencetak yang

disebut printer. Komputer dibagi menjadi 2

bagian, yaitu perangkat keras (hardware)

Gambar 2.7. Komputer dan perangkat lunak (software).

23

Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok

perangkat keras (hardware)

1. CPU (Central Processing Unit)

Merupakan bagian penting pada sebuah komputer

seperti halnya otak pada manusia yang berfungsi

sebagai pengolah informasi yang dimasukkan oleh

pengguna ke dalam komputer. CPU sendiri di

dalamnya adalah gabungan dari beberapa perangkat

keras (hardware) seperti : processor, harddisk, vga

card, sound card yang tersusun diatas sebuah

motherboard (papan induk).

Gambar 2.8. Central Processing Unit

2. Monitor

Adalah layar sebagai alat yang digunakan

untuk menampilkan hasil komunikasi

antara pengguna komputer dengan CPU,

sehingga pemakai akan mengetahui

apakah hasil dari komunikasinya benar

atau salah (sesuai atau tidak) akan terlihat

melalui layar monitor.

Gambar 2.9. Monitor Komputer

3. Papan tuts (keyboard)

Yaitu bagian komputer yang terdiri atas

deretan tuts huruf dan angka serta

tombol lain. Keyboard adalah alat yang

24

digunakan untuk perantara

komunikannya. Apapun yang

dikehendaki oleh pengguna

diinformasikan kepada CPU dengan

menekan tuts-tuts pada keyboard.

Gambar 2.10. Keyboard

4. Mouse

Digunakan oleh komunikan sebagai penggerak kursor pada layar monitor

agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan memilih objek, biasanya

posisi diperlihatkan dengan gambar panah yang bergerak seiring pergerakan

mouse. Dengan 3 (tiga) buah tombol di depannya, kanan, tengah (scrolling)

dan kiri.

Disamping itu ada beberapa peralatan pelengkap dari komputer yang

mempunyai fungsi yang sama penting dalam mendukung kegiatan-kegiatan

yang berkaitan dengan komputer.

Contoh beberapa peralatan pelengkap dari komputer :

1. Printer

Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi

antara pengguna dengan CPU seperti yang

nampak pada layar monitor ke dalam

selembar kertas, bisa berupa tulisan atau

gambar.

Gambar 2.11. Printer

2. CD/DVD ROM Drive

Alat ini digunakan untuk membaca

CD/DVD agar kita bisa ketahui isinya

CD/DVD dengan melihat pada layar

komputer. Biasanya tergabung dengan CPU,

namun ada pula yang diluar dengan kabel

yang terhubung pada komputer.

25

Gambar 2.12. CD/DVD ROM Drive

3. CD/DVD

Adalah sebuah piringan optik yang digunakan untuk menyimpan data

digital, yang pada awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital.

Cakram padat diperkenalkan pada tahun 1982, dan tetap menjadi format

standar pemutaran rekaman audio komersial per pertengahan 2006.

CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca, dan tidak dapat ditulisi).

Perkembangan CD/DVD terkini memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi

berulang kali (Re Write / RW) yang lebih dikenal dengan nama CD/DVD-

RW.

4. USB Flash drive

USB flash drive adalah perangkat komputer

yang sangat populer saat ini. USB flash

drive (sering juga disebut flash disk) pelan-

pelan menggantikan fungsi disket sebagai

alat penyimpan data kerja portabel.

Gambar 2.13. USB Flash Drive

Ukurannya kecil, ringan, bentuknya pun sangat beragam.

Penggunaannya pun amat mudah. Tinggal dicolokkan pada port USB, yang

merupakan standar perangkat antarmuka komputer sekarang ini. Umumnya

berkapasitas 128 MB sampai 2 GB, dan terus bertambah sesuai kemajuan

teknologi. Saat ini sudah ada yang berkapasitas 32 GB. Bandingkan dengan

sebuah disket yang hanya berkapasitas 1,44 MB.

Dibandingkan dengan disket dan cakram padat (CD), flash disk

memiliki kelebihan karena praktis, lebih awet, relatif lebih banyak

menyimpan data, serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah.

Kekurangannya adalah karena ukurannya yang kecil (biasanya 8 sampai

2 cm), flash disk gampang jatuh, hilang atau tercecer apalagi bagian

penutupnya jika tidak hati–hati menyimpannya. Oleh karenanya flash disk

sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci dan sebagainya.

26

Sedangkan perangkat lunak (software) diartikan sebagai

programprogram atau aplikasi, biasanya setiap komputer telah dipersiapkan

aplikasi-aplikasi ini, berikut contoh-contoh aplikasi yang biasa digunakan

komputer kantor yang menggunakan sistem windows :

1. Pengolahan kata (microsoft word)

Suatu program atau aplikasi yang lebih sering digunakan di kantor-kantor

pada saat ini dalam mengetik dan mengedit naskah, membuat tabel,

dokumen, warkat atau surat-surat lain untuk mendukung kegiatan yang

berbentuk administrasi.

2. Pengolahan angka (microsoft excel)

Program atau aplikasi ini biasa digunakan dalam pembuatan dokumen yang

mengenai perhitungan atau berkaitan dengan angka-angka dan keuangan

seperti neraca, laporan akuntansi, statistik dan sebagainya.

3. Pengolahan data (microsoft access)

Program ini digunakan untuk pengolahan pendataan suatu informasi,

menjadi database. program ini digunakan oleh orang yang sudah

mempelajari secara mendalam penggunaannya.

4. Presentasi (powerpoint)

Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi

lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD proyektor Cara

penggunaannya adalah Menyalakan komputer : tekan tombol on pada CPU

dan monitor lalu tunggu sampai proses selesai, kemudian jalankan aplikasi

atau program yang akan digunakan.Mematikan komputer : usahakan dulu

menutup atau keluar dari aplikasi atau program yang sedan digunakan

kemudian klik start>klik turn off computer>kemudian klik turn off bila

benar-benar akan dimatikan, lalu secara otomatis komputer akan mati

dengan sendirinya,setelah itu cabut stop kontak. (Tjandra Sheddy N.dkk,

2008:hal 55).

27

2.9. Mesin Reprography

Salah satu tugas paling umum di kantor adalah berbagai macam bentuk

mengganda, karena dalam kegiatan perkantoran dibutuhkan sekali mesin-mesin

untuk menyalin. Seiring berkembangnya kemajuan teknologi, mesin fotocopy juga

mengalami kemajuan dalam desain yang menggunakan metoda elektronik. Dan

aplikasi dalam penyalinannya secara umum sama dengan reprography. Berikut

macam macam mesin reprography.

2.9.1. Jenis-jenis Mesin Reprography

1. Mesin Stensil (Stencil Duplicator)

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk

lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master”

yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih

diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan

penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.

Gambar 2.14. Mesin Stencil Manual

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

1) Mesin stensil manual

Yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan

tangan. Ciri-cirinya :

Digerakkan dengan tenaga manusia

Komponen dan cara kerjanya mekanis

Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam

Sheet yang digunakan dapat berupa sheet stensil, sheet scanner, atau

stencil cutter sebagai sheet master.

Ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 x 13 inci)

28

Komponen mesin stensil manual :

a. Baki kertas

b. Rol pendorong kertas

c. Silinder atau gulungan stensil

d. Pembungkus silinder

e. Kunci setelan

f. Baki penadah kertas

g. Kunci dengan tanda ON

h. Kunci dengan tanda OFF

i. Lidah mesin stensil

j. Engkol

2) Mesin stensil listrik

Mesin ini fungsinya sama dengan mesin stensil

manual, yaitu untuk menggandakan warkat dengan

sheet stensil.

Gambar 2.15. Mesin Stencil Listrik

Kelebihan mesin stensil listrik adalah :

a. Hasil penggandaan tampak lebih bagus

b. Pengoperasian mesin lebih mudah

c. Tinta yang digunakan lebih irit

d. Tenaga yang digunakan lebih ringan

e. Dapat menggandakan warkat dengan ukuran double folio

f. Sheet stensil bekas pakai langsung masuk ke dalam

g. Memasang dan melepas sheet stensil secara otomatis.

Komponen mesin stensil listrik :

a) Mesin :

- Rol penekan

- Rol tinta

- Layar tinta

29

- Plat baja

b) Kerangka mesin :

- Penutup atas

- Tempat tinta

- Engkol

- Tombol On-Off

- Rol penarik kertas

- Pengatur posisi cetakan

- Pengatur tekanan cetakan

c) Penutup mesin :

- Papan kertas

- Papan penerima

d) Papan tombol :

- Tombol start dan stop

- Penghitung (counter)

- Penyetop pemasukan kertas

- Pengatur pemasukan kertas

- Pengatur kecepatan cetakan

- Pengatur penyalur tinta

- Pengatur pengeluaran tinta

- Tombol pemberi tinta

Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis

duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan

sedikit. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar.

Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap

yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar

harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir.

Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai berikut :

30

1. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan

terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan

beas karbon atau tip-eks.

2. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas

ketikan yang baik di sit stensil.

3. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini

dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi,

tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.

4. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi denga normal

hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.

5. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari

mesin.

6. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta.

Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan

tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master dapat pula

disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas ataudengan pemotong

stensil elektronik.

7. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat.

Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan tangan atau listrik.

Cara perawatan mesin stensil adalah sebagai berikut :

1. Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain.

2. Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari

langsung.

3. Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk

mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah).

4. Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin

5. Setelah dibersihkan, pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas.

2. Mesin fotokopi

Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan

memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya.

31

Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang

praktis, karena siap setiap saat bila diperlukan.

Gambar 2.16. Mesin Fotocopy

Fotokopi berarti suatu proses penyalinan suatu warkat atau dokumen

dengan system pemotretan.Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi

ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau

mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak

orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik

untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan. Salinan dapat

dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi.

Mesin fotokopi mempunyai beberapa system operasi, yaitu :

1) Sistem Zoom adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari

aslinya.

2) Sistem Reduction adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil kopi

dari aslinya.

3) Sistem Fullsize adalah system fotokopi yang menhasilkan ukuran sama dengan

aslinya

4) Sistem Automatic Document Feeder, yaitu sistem fotokopi yang dapat

menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi berdasarkan nomor

urut halaman.

Bagian-bagian mesin fotokopi :

a) Baki kertas

b) Baki penadah

c) Tombol ON dan OFF

d) Tombol start

e) Tombol enlargement

f) Tombol reduction

g) Tombol fullsize

h) Tombol jumlah salinan

i) Tombol isyarat :

32

- Paper out

- Tones out

- Exess useste tones

j) Tombol open

k) Tabung tinta

l) Kunci kertas

m) Tabung olie

n) Tombol Exposiure Control Lever

o) Copy number indicator

p) Clear key

q) Input key strip

r) Copy stop key

s) Copy start key

t) Interapt key

u) Ready indicator

Cara pengoperasian mesin fotokopi

Pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan

kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk

penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3

bagian utama, yaitu :

Bagian bak kertas kosong

Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik

kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah

yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan

terbalik

Bagian mesin pemroses

Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan

alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas

kertas yang telah terkena tinta.

Bagian bak penampung hasil

33

Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi

diletakkan

Cara pemeliharaan mesin fotokopi, yaitu :

Setelah selesai dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari sakelar

listrik agar tidak terlalu panas mesinnya.

Kita harus membersihkan mesin fotokopi tersebut pada bagian papan kaca

dan lainnya setiap seminggu sekali.

Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan ditutup kembali agar terbebas

dari debu dan air.

3. Mesin Scanner

Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang

digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat

benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dan

lain-lain. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan

ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data

digital.

Gambar 2.17. Mesin Scanner

Komputer juga harus di install dengan aplikasi khusus scanner tersebut,

sehingga scanner dapat digunakan Terdapat beberapa jenis pemindai bergantung

pada kegunaan dan cara kerjanya, antara lain:

1. Pemindai gambar

2. Pemindai barcode

3. Pemindai sinar-X

4. Pemindai cek

5. Pemindai logam

6. Pemindai Optical Mark Reader (OMR)

Di antara jenis-jenis pemindai tersebut, pemindai gambar adalah yang

paling sering disebut sebagai pemindai.

Cara penggunaanya:

34

1. Scanner atau pemindai dihubungkan ke komputer dan nyalakan tombol

kontak

2. Buka aplikasi scanner yang terdapat di dalam komputer

3. Buka tutup scanner lalu masukan file atau dokumen lain dengan halaman

yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka

aplikasi scanner yang ada di komputer secara otomatis men-scan data tersebut

dan menaruhnya di dalam komputer.

BAB III

KESIMPULAN

Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk

menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan

dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifar mekanik, elektrik,

dan magnetik. (Sheddy N. Tjandra, dkk, 2008).

Adapun keuntungan atau manfaat dalam penggunaan mesin-mesin kantor

menurut Drs. Moekijat dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran

adalah:

1. Untuk menghemat tenaga kerja.

2. Untuk menghemat waktu.

3. Untuk meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan,

4. Untuk mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulisan tangan

Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-

mesin kantor menurut Sheddy N. Tjandra, dkk, 2008 adalah:

1. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.

2. Jenis mesin praktis.

3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

35

Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar

dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang

dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang

bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda

tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai

dengan maksud dan tujuan tertentu.

Perbaikan mesin-mesin kantor terdiri dari reparasi, peningkatan,

penggantian dan penambahan.

Mesin tik manual atau mekanik adalah mesin tik biasa yang dijumpai

sehari-hari pada tiap kantor.

DAFTAR PUSTAKA

Christoper, A.B., dan S. Ghosal. 1992. “What Is a Global Manager?”. Harvard Business Review. September-October: 124-132.

Copeland, L. 1988. “Valuing Diversity: Pioneer and Champions of Change”. Personnel.July: 48.

Cox, T.H., dan S. Blake. 1991. “Managing Cultural Diversity: Implications forOrganizational Competitiveness”. Academy of Management Executive. 5: 45-56..

Flaherty, M.T. 1996. Global Operation Management. New York: McGraw Hill, Inc.

Foster, R.P. 1988. “Work Force Diversity and Business”. Training and DevelopmentJournal. April:

39.http://smk-nusantara-melawi.blogspot.com/2009/04/pengetahuan-mesin-

kantor.html

http://barmawiumar.wordpress.com/2007/08/24/materi-4-pelajaran-

pengetahuan-mesin-kantor/

http://ilkom2008.wordpress.com/2008/09/13/sejarah-word-processor/

http://wordpress.com

36