MAKALAH

BERBAGAI TEKNIK DAN METODE PENGAWASAN

Makalah ini disusun guna memenuhi tugas matakuliah Manajemen Pengantar

dosen pengampu Dra.Sumarsih

Disusun oleh :

Maartdiansyah Indra. P (10409131021)

Teteg Surya Adi (10409131036)

Rizki Rahmanuadi (10409131041)

AKUNTANSI D3

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI

UNIVERSITAS NEGRI YOGYAKARTA

2011

KATA PENGANAR

Segala puji bagi Allah Tuhan Semesta Alam atas ijinnya makalah ini dapat

diselesaikan dengan baik, Tugas ini saya buat untuk memenuhi tugas kelompok

yang telah diberikan oleh dosen Pengantar Manajemen, didalam makalah ini saya

menyadari masih banyak kekurangan, oleh karena itu saya meminta saran dan

kritik dari temen – temen serta dosen pengampu mata kuliah ini tentang makalah

yang saya buat ini

Akhir kata apabila dalam penulisan terdapat kesalahan saya minta maaf,

dan saya juga menerima saran yang temen – temen berikan karena saran akan

membuat saya lebih baik dalam membuat makalah

Penulis 27 Februari 2011

PENDAHULUAN

Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu

organisasi atau keberhasilan organisasi lainnya. Tetapi masalah yang selalu

muncul dalam semua organisasi yang gagal adalah tidak atau kurang adanya

pengawasan yang memadai. Pada makalah ini akan menguraikan berbagai teknik

dan metoda pengawasan yang dapat digunakan agar fungsi pengawasan dapat

berjalan dengan efektif dan efisien.

Pengawasan sebenarnya mengandung arti penjagaan stabilitas dan

equilibiru. Untuk mencapai keseimbangan, bagaimanapun juga, manajer harus

selalu merubah apa yang dikerjakannya atau merubah standar yang digunakan

sekarang untuk mengukur pelaksanaan. Dan teknik-teknik serta metode-metode

pengawasan hendaknya digunakan secara simultan, tidak sendiri-sendiri.

PEMBAHASAN

1. PERBEDAAN TIPE METODA PENGAWASAN

Metode pengawasan terdiri atas dua kelompok, yaitu metoda bukan

kuantitatif (non-quantitative) dan metode kuantitatif.

Metoda Pengawasan Non-Kuantitatif

Metoda pengawasan non-kuantitatif adalah metoda-metoda pengawasan

yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi:

a. Pengamatan (control by observaton)

b. Inspeksi teraturdan langsung (control by regular and spot inspection)

c. Pelaporan lisan dan tertulis (control by report)

d. Evaluasi pelaksanaan

e. Diskusi antara manajer dan bawahan tentang suatu kegiatan

Sistem-sistem dan metoda-metoda manajemen yang digunakan untuk

tujuan pangawasan menvangkup juga management by objectives (MBO),

manajement by exception (MBE), dan manajement information system (MIS).

Teknik-teknikPengawasan Kuantitatif

Sebagian besarteknik-teknik pangawasan kuantitatif cenderng untuk

menggunakan data khusus dan metoda-metoda kuantitatif untuk mengukur dan

memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metoda-metoda kuantitatif

tersebut terdiri dari :

a. Anggaran (budget)

b. Audit

c. Analisa Break – Even

d. Analisa Rasio

e. Bagan dan teknik yang berhubung dangan waktu palaksanaan kegiatan

2. PENGGUNAAN ANGGARAN DALAMPENGAWASAN

Anggaran (budget) merupakan peralatan pengawasan yang digunakan

sangat meluas baik dalam bisnis maupun pemerintahan. Penyiapan anggaran

adalah suatu bagan intergal dari proses perencanaan, atau pernyataan rencana.

Pengertian Anggaran

Anggaran adalah laporan-laporan formal sumber daya-sumber daya

keuangan yang disisihkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu selama

periode waktu yang ditetapkan. Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak

program pengawasan organisasi. Selain menjadi alat perencanaan dan pengawasan

anggaran juga merupakan alat utama untuk pengkoordinasian kegiatan-kegiatan

organisasi.

Pengawasan anggaran (buget control) adalah suatu sistem penggunaan

bentuk-bentuk sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk

mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, denagn melakukan pembandingan

pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan sebagai langkap pertama

dalam pengawasan.

Pengawasan Anggaran dan Pusat-Pusat Tanggung Jawab

Sistem pengawasan dapat dilakukan untuk memonitoring fungsi-fungsi

atau proyek-proyek organisasional. Atas dasar bagaimana masukan dan keluaran

itu diukur melalui sistem pengawasan, ada 4 (empat) tipe utama pusat-pusat

tanggung jawab:

a. Pusat Penghasilah (revenue centers)

Pusat penghasilah (revenue centers) adalah satuan organisasi dimana keluaran

diukur dalam bentuk moneter tetapi tidak secara langsung dibandingkan dengan

biaya-biaya masukan.

b. Pusat Biaya (expense centers)

Pusat biaya (expens centers) adalah dimana masukan diukur melelui sistem

pengawasan dalam ukuran moneter, tetapi keluarannya tidak. Sehingga anggaran

akan diberlakukan hanya bagi porsi masukan dari pusat-pusat operasi.

c. Pusat Penghasil Laba (profit cebter)

Pusat Penghasil laba (profit center) adalah dimana pelaksanaan kegiatan diukur

atas dasar perbedaan kuantitatifantarpenghasilan dan biaya.

d. Pusat Investasi (investment center)

Pusat Investasi (investment center), adalah dimana sistem pengawasan tidak

hanya mengukur nilai moneter masukan dan keluar, tetapi juga menilai bagaimana

keluaran bila dibandingkan dengan aktiva yang digunakan untuk memproduksiya.

Proses Penyusunan Anggaran

Proses penyusunan anggaran biasanya dimulai ketika manajer menerima

hasil forecsat ekonomi, penjualan dan sasaran laba untuk tahun yang akan datang

dari anajemen puncak. Forecast dan sasaran ini menjadi pedoman penyusuan

anggaran. Dalam beberapaperusahaan, anggaran disusun paramanajer puncak

tanpa atau sedikit konsultasi dengan manajer-manajer tingkat bawah.

Bagaimanapun juga, penyusunan anggaran merupakan tanggung jawab

manajer lini, yang mungkin mendapatkan bantuan informasi dan teknis staf

kelompok perencanaan atau departemen anggaran. Banyak organisasi mempunyai

departemen atau panitya anggaran formal, yang memainkan peranan kunci dalam

perencanaan, pengkoordinasian dan pengawasan kegiatan-kegiatan. Henry L. Tosi

menguraikan empat reaksi penting proses penyusunan anggaran, yaitu perilaku

politisi, reaksi peran salah satuan-satuan anggaran, perkiraan kebutuhan yang

berlebihan dan sistem informasi tersembunyi.

Jenis-jenis Anggaran

Anggaran-anggaran organisasi datap dibagi dalam dua kelompok :

anggaran operasional (operational budgets) itu sendiri menunjuk barang dan jasa

yang diperkiraan akan dikonsumsi oleh organisasi dalam periode anggaran, dan

anggaran finansial (finansial budget) itu memuat perincian jumlah uang yang akan

dikeluarkan organisasi dalam periode yang sama dan dari uang tersebut akan

didapat.

Pengguanan Anggaran Variabel

Anggaran variabel adalah perkiraan yang menunjukan bagaimana tingkat

biaya bervariasi sesuai dengan tingkat kegiatan atau keluaran. Sehingga anggaran

variabel berguna dalam melakukan identifikasi dengan cara yang jelas dan

realistik bagaimana biaya-biaya dipengaruhi oleh jumlah kegiatan tang

dilaksanakan. Ada tiga jenis biaya yang harus dipertmangkan bila menyusun

anggaran variabel:

a. Biaya tetap

b. Biaya variabel

c. Biaya semi-variabel

Manajer dalam menyusun anggaran variabel harus dapat mamisahkan

unsur-unsur tetap dan variabel dari biaya total. Ada tiga cara yang dapat

digunakan untuk maksud tersebut:

a. Perkiraan langsung

b. Metode titik teringgi dan terendah

c. Metode korelasi

Anggaran variabel memerlukan biaya yang lebih mahal dalam penyiapannya.

3. METODA-METODA PENGAWASAN ANGGARAN KHUSUS

Planning-Programing-Budgeting Systems (PPBS)

PPBS digunakan untuk membantu manajemen dalam melakukan

identifikasi dan penghapusan program-program yang memakan biaya yang

cendeung menyalin program-program lain dan memberikan suatu peralatan

analisa benefits & costs setiap program atau kegiatan. Unsur-unsur penting PPBS

meliputi sebagai berikut :

a. Pelaksanaan analisa dan spesifikasi tujuan-tujuan dasar dalam setiap kegiatan

utama atau lingkupan program

b. Pelaksanaan analisa keluaran setiap program dalam bentuk tujuan-tujuan

khusus

c. Pengukuran biaya total program untuk beberapa tahun dimuka

d. Penentuan alternatif-alternatif yang paling efetkif dalam pencapaian tujuan-

tujuan dasar pada biaya terkecil

e. Pelaksanaan implementasi PPBS dalam bentuk yang sistematik dan teratur

sehingga keputusan-keputusan anggaran di waktu yang akan datang menjadi

sasaran analisa sejenis berikutnya

Zero-Base Budgeting (ZBB)

ZBB membagi program-program suatu organisasi menjadi “paket

keputusan”, yang terdiri dari tujuan, kegiatan, dan sumber daya yang digunakan,

biaya hitung “dari permulaan”, seperti bila program belum pernah ada.

Teknik ini sangat sederhana dalam konsep, tetapi dalam praktek jauh lebih

komplek dan sulit. Setiap program atau paket keputusan harus diperlakukan

sebagai dasar analisa benefit-cost. Ada tiga segi utama ZBB :

a. Perumusan paket keputusan yang merugikan kegiatan, biaya dan keputusan dan

kegunaan setiap satuan organisasi secara individual

b. Penyusunan rangking kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan organisasi dan

stu-satunya dalam urutan prioritas

c. Pengalokasian sumber daya-sumber daya atas dasar rangking kegiatan, dimulai

dari rangking pertama sampai biaya yang dikeluarkan tidak menguntungkan lagi

atau sampai dana yang tersedia habis

Dengan sistem ini, program-program berprioritas rendah dapat dikurangi

atau dihilangkan.

Akuntansi Sumber Daya Manusia (ASDM)

Human-resource accounting (HRA),selanjutnya disebut juga dengan

akuntansi sumber daya manusia (ASDM), bermaksud memperlakukan biaya-biaya

yang cukup berarti dari penarikan, latihan, dan pelayanan unsur manusia sebagai

suatu investasi jangka panjang dalam sumber daya manusia pada laporan

keuangan. ASDM menunjukan dan menekan arti pentingnya sumber daya

manusia-karyawan berpengetahuan tinggi, terlatih dan loyal dalam suatu proses

pencapaian penghasilan dan total aktiva perusahaan. ASDM mencangkup konsep

sumber daya manusia sebagai suatu aktiva, penentuan biaya investasi, dan biaya

yang telah digunakan (expired), dan dalam beberapa hal memperkirakan dan

menyarankan pemeliharaan atas nilai ekonomis manusia dalam organisasi.

4. PENGGUNAAN PEMERIKSAAN AKUNTAN (AUDITING) UNTUK

PENGAWASAN

Metode pengawasan efektif lainnya adalah dengan menggunakan

pemeriksaan akuntan (auditing), yaitu suatu proses sistematik untuk memperoleh

bukti secara obyektif tentang pernyataan-pernyataan berbagai kejadian antara

pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan

penyampaian hasil-hasilnya kepada para pemakai yang berkepentingan.

Alat pengawasan ini dapat dibagi menjadi tiga kategori :

a. Pemeriksaan akuntan publik (audit akstern)

b. Pemerksaan intern (audit intern)

c. Audit manajemen

Untuk mencapai tujuannya, pemeriksaan intern melaksanakan kegiatan-kegiatan

berikut :

a. Pemeriksaan dan penilaian terhadap baik tidaknya pengendalian akuntansi dan

pengendalian administrasi dan mendorong pengunaan cara-cara efektif dengan

biaya minimum.

b. Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen atas

dipatuhi.

c. Menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggung

jawabkan dan dilindungi dari segala macam bahaya kerugian

d. Menentukan dapat dipercaya tidaknya informasi yang dihasilkan oleh berbagai

bagian di dalam perusahaan.

e. Memberikan rekomendasi perbaikan kegiatan-kegiatan perusahaan.

5. ANALISA BREAK – EVEN

Analisa “break-even” adalah peralatan yang berguna untuk menjelaskan

hubungan biaya, volume, dan laba. Analisa ini menggunakan konsep yang sama

seperti dalam peyiapan anggaran variabel. Analisa break-even menganalisa dan

menggabarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume

berapa (penjualan atau produksi) agar biaya total sama dengan penghasilan total

sehingga perusahaan tidak mengalami laba atau rugi.

Kegunaan Analisa Break –Even

Analisa break-even dapat digunakan manajer baik sebagai alat bantu

pembuatan keputusan maupun sebagai alat pengawasan. Sebagai alat bantu

pembuatan keputusan, nalisa break-even dapat dipakai untuk :

a. Penentuan volume penjualan minimum yang dibutuhkan untuk menghindari

kerugian

b. Penentuan volume produksi dan penjualan minimum yang dibutuhkan untuk

mencapai sasaran laba yang telah ditetapkan

c. Penyediaan data dalam pembuatan keputusan penambahan atau pengurangan

jenis produk

d. Pembuatan keputusan menaikan atau menurunkan harga.

Beberapa Keterbatasan Analisa Break-Even

Beberapa anggapan yang sulit dipenuhi dalam praktek, antara lain :

a. Variabilitas biaya akan mendekati pola tingkah laku yang diramalkan.

b. Harga jual produk tidak berubah-ubah

c. Kapasitas produksi pabrik secara relatif konstan

d. Harga faktor-faktor produksi tidak berubah

e. Efisiensi produksi tidak berubah

f. Perubahan besarnya persediaan tidak berarti

g. Biaya-biaya dapat dipisahkan menjadi biaya-biaya tetap dan biaya-biaya

variabel

6. ANALISA RASIO KEUANGAN

Prestasi dan kondisi keuangan suatu perusahaan perlu dinilai dengan

ukuran-ukuran tertentu. Ukuran yang sering kali dipergunakan adalah rasio

(ration) atau indeks, yang menunjukan hubungan antara dua data keuangan.

Analisa rasio keuangan akan memberikan penilaian atas dasar data dan informasi

yang diperoleh dari laporan keuangan, yang ditunjukan dalam bentuk rasio-rasio

atau prosentase. Ada empat tipe dasar sebagai berikut :

a. Rasio likuiditas

b. Rasio leverage

c. Rasio aktivitas

d. Rasio profittabilitas

7. PENGGUNAAN BAGAN GANTT, PERTDAN CPM DALAM

PENGAWASAN

Scheduling adalah istilah yang digunakan untuk perencanaan penjadwalan

(waktu) dan urutan penggunaan sumber daya phisik dan manusia dan untuk

kegiatan-kegiatan operasionalsuatu organisasi.

Bagan Gantt

Metode paling terkenal dan tertua dalam proses perencanaan dan

pengawasan yang berhubungan dengan waktu adalah bagan gantt (gantt chart).

Bagai ini dikembangkan oleh Henry L. Gantt dalam tahun 1900-an. Bagan gantt

dapat didefinisikan sebagai suatu bagain yang mempunyai keluaran di suatu

sumbu dan satuan di sumbu yang lain serta menunjujan kegiatan dalam hubungan

antar setiap kegiatan dan dalam hubungannya dengan waktu. Dari bagan manajer

dapat melihat apakah suatu proyek sedang dikerjakan, telah selesai, atau belum

dikerjakan.

Program Evaluation and Review Techique (PERT)

PERT dikembangkan dalam tahun 1950-an oleh Angkatan Laut Amerika

Serikat dengan bantuan perusahaan konssultan manajemen Bozz, Allen &

Hamilton. PERT merupakan metode analitik yang dirancang untuk melakukan

sheduling dan pengawasan proyek-proyek yang bersifat kompleks dan yang

memerlukan kegiatan-kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan

tertentu dan dibatasi oleh waktu. Penentuan waktu dan urutan adalah

pertimbangan utama dalam penggunaan jaringan atau aliran rencana PERT. Aliran

kerja ini terdiri dari serangkaian peristiwa dari kegiatan yang saling berhubungan.

Komponen-komponen jaringan PERT adalah :

a. Peristiwa (event)

b. Kegiatan (activity)

c. Waktu kegiatan (activity time),dibagi menjadi tiga estimasi waktu penyelesaian

kegiatan, yaitu:

Waktu optimis (To)

Waktu realistik (Tm)

Waktu pesimis (Tp)

Waktu kegiatan yang diperkirakan dapat dihitung dengan rumus :

Langkah-langkah penyusunan jarinag PERT :

a. Pengidentifikasian dan penentuan komponen-komponen kegiatan yang harus

dilaksanakan

b. Penentuan urutan

c. Penganalisaan estimasi waktu kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan

setiap kegiatan dan keseluruhan proyek

d. Pencarian jalur krisis (criticalpath)

e. Perbaikan rencana mula-mula melalui jarinagn kerja

f. Pengawasan proyek

T e=T o+(4 )Tm+T p

6

KESIMPULAN

Pengawasan sebenarnya mengandung arti penjagaan stabilitas dan

equilibium. Untuk mencapai keseimbangan, bagaimanapun juga, manajer harus

selalu merubah apa ang dikerjakannya atau merubah standart yang digunakan

sekarang untuk mengukur pelaksanaan. Dan teknik-teknik serta metoda-metoda

pengawasan hendaknya digunakan secara simultan, tidak berdiri sendiri-sendiri.

Ada dua metode dalam pengawasan yaitu metode pengawasan Non-Kuantitatif

dan metode kuantitatif. Dalam pengawasan anggaran dan pusat-pusat tanggung

jawab memiliki empat tipe utama, yaitu : pusat penghasilan, pusat biaya, pusat

penghasil laba, pusat investasi. Ada tiga jenis biaya yang harus dipertanggung

jawabkan bila menyusun anggaran variabel : biaya tetap, biaya variabel, biaya

semi-variabel. Tiga metode pengawasan anggaran khusus, yaitu: PPBS, ZBB,

ASDM.

DAFTAR PUSTAKA

Handoko T. Hani, manajemen (edisi 2), BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta, 1986.