MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN

5/20/2018 MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN

1/19

Pendahuluan

Latar Belakang

Administrasi perkantoran atau tata usaha sudah dilaksanakan sejak zaman kuno sewaktu

orang mulai bisa menulis huruf sampai dewasa ini.Tetapi,setelah zaman modern terutama mulai

abad20 ini tata usaha mengalami perubahan dalam bentuk,susunan,maupun coraknya.

Boleh dikatakan kini tidak ada sesuatu instansi pemerintahan,badan swasta,dan

kehidupan masyarakat apap pun yang tidak melakukan tata usaha.Pertumbuhan administrasi

perkantoran atau tata usaha yang demikian meluas itu disebabkan oleh berbagai faktor dalam

dunia modern ini seperti misalnya pertambahan penduduk,perluasan pendidikan,kemajuan

teknologi,perkembangan badan usaha-usaha yang bercorak ketata usahaan.

Proses awal dan sangat menentukan dalam bidang kepegawaian adalah recruitment

pegawai, yang dalam hal ini adalah memilih atau menyeleksi pegawai yang terbaik untuk setiap

jabatan dan jenis tugas pada suatu lembaga. Selanjutnya melatih serta mendidik pegawai agar

dapat melaksanakan tugas yang diembannya dengan baik. Hal ini penting, mengingat tidak

seorangpun mampu melaksanakan tugas dengan baik dan lancar tanpa mengetahui jenis dan sifat

pekerjaan yang dihadapinya.

Bahkan untuk jenis pekerjaan yang bersifat sederhanapun tidak jarang seseorang

mengalami kesulitan untuk melaksanakannya dengan baik dan lancar. Oleh sebab itu latihan dan

pendidikan pegawai sangat perlu dilakukan terutama bagi pegawai baru yang belum mempunyai

pengalaman.

Dalam Undang-undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian

disebutkan adanya dua jenis latihan dan pendidikan pegawai yaitu pre service training(latihan

prajabatan) dan in service training (latihan dalam jabatan). Latihan prajabatan adalah suatu


2/19

latihan yang diberikan kepada pegawai baru agar mereka trampil dalam melaksanakan tugas

yang diberikan kepadanya. Sedangkan latihan dalam jabatan adalah suatu latihan yang diberikan

kepada pegawai guna meningkatkan keahlian, kemampuan atau ketrampilannya agar diperoleh

produktivitas kerja yang tinggi.

Yoder (1964) menyatakan bahwa latihan dapat membantu stabilitas pegawai serta

mendorongnya untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama. Sedangkan Taylor

dalam Soedjadi (1977:47) mengenai penarikan pegawai menjelaskan bahwa salah satu daripada

tugas manajemen (duties of management) ialah memililh karyawan yang terbaik untuk setiap

tugas tertentu, untuk selanjutnya melatih dan mendidiknya.

Di samping latihan dapat menambah pengetahuan dan ketrampilan pegawai juga dapat

memberikan kepuasan psikologis kepada para pegawai, mengingat faktor manusia dalam

organisasi sangat penting. Dalam hal ini melalui latihan dan pendidikan, para pegawai akan lebih

memahami maksud, tujuan serta tugas pokok organisasi. Dengan demikian mereka akan lebih

menaruh minat dan perhatian pada bidang pekerjaan masing-masing

Perkembangan ilmu administrasi perkantoran memperoleh kelanjutannya dalam dunia

pendidikan dan pengajaran.Dengan telah terhimpunnya segugusan pengetahuan yang teratur

mengenai berbagai kerja ketatausahaan dan administrasi perkantoran ,maka pengetahuan itu lalu

diajarkan pada lembaga-lembaga pendidikan atau dipelajari oleh pegawai-pegawai kantor dalam

usaha-usaha penatran seperti kursus dinas atau latihan-latihan jabatan.

Diakui bahwa manusia merupakan Sumber Daya yang paling penting.Pemanfaatan

manusia sebagai sumber daya tentunya berbeda dari sumber daya yang lain.Untuk dapat

memafaatkan sumber daya manusia secara optimum,salah satu aspek yang perlu diperhatikan

adalah masalah-masalah yang berhubungan dengan pembinaan dan pengembangannya.


3/19

Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pada manusia pada intinya

bertujuan untuk meningkatkan peran serta para karyawan dalam pencapaian tujuan perusahaan

dan memberikan peran serta para para kayawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan

memberikan rasa kepuasan pada diri setiap karyawan karena adanya peningkatan

pengetahuan,ketrampilan,taraf hidup pangkat dan jabatan.

Pengembangan karyawan merupakan satu proses yang berkesinambungan dimulai dari

pelatihan dan pendidikan karyawan yang bertujuan untuk mempelajari pengetahuan

baru,meningkatkan ketrampilan,atau peningkatan posisi kedudukan yang lebih tinggi.

Pengembangan karyawan adalah penting karena seseorang karyawan yang tidak terlatih

biasanya mempunyai kecenderungan untuk :

1. Prestasi kerja rendah

2. Boros material dan pekerjaan yang diselesaikan selalu banyak yang salah.

3. Memerlukan banyak supervisi

Pelatihan atau pengembangan sumber daya manusia merupakan satu proses pengungkapan sifat-

sifat karyawan yang tersusun secara sistematis yan akan diarahkan untuk mencapai tujuan-tujuan

organisasi .Pengembangan adalah proses dengan mana para manajer memperoleh

pengalaman,keterampilan dan kebiasaan untuk menjadi pemimpin yang sukses dalam

perusahaannya.

Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada permasalahan yang penulis dapatkan.

Permasalahan tersebut antara lain :


4/19

1. Mengapa perusahaan atau pemerintah mengadakan pengembangan dan program pelatihan SDM

?

I. MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

v Tentang Administrasi

A. Pengertian Administrasi :

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif,

Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.

Dalam bhs Inggris administration artinya Tata Usaha.

Pengertian administrasi dalam arti sempit :

Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan

keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara

keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.

Pengertian administrasi dalam arti luas :

Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah

ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai

tujuan secara efektif dan efisien.

B. Unsur-unsur Administrasi

1. Pengorganisasian

Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat

bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Manajemen

Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar

tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3. Tata Hubungan


5/19

Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain

dalam usaha kerjasama.

4. Kepegawaian

Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha

kerjasama.

5. Keuangan

Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6. Perbekalan

Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai

menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.

7. Tata usaha

Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan

menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

8. Perwakilan /humas

Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari

masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.

C. Fungsi Administrasi

1. Fungsi Rutin

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan

penggandaan.

2. Fungsi Teknis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yangmemadai.

3. Fungsi Analis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan

mengambil keputusan.

4. Fungsi Interpersonal


6/19

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan

keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.

5. Fungsi Manajerial

Yaitu fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan

pemotivasian.

v Tentang Kantor

A. Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat

mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.

Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

B. Tujuan Kantor

Adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

C. Fungsi Kantor

1. Menerima informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan,

faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.

2. Merekam informasi

Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen

memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk

memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

3. Mengatur informasi

Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat

dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi

perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas.

4. Memberi informasi

Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen

membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima,

dihimpun, diatur, dan disimpan.


7/19

5. Melindungi asset/ harta

Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat

penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang

tidak bertanggungjawab

A. Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen

kantor).

Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi,

manufacturing, pergudangan dan penjualan.

2. George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan

pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan

perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang

berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan

itu dilakukan.

B. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.

1. Kegiatan Kantor


8/19

Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan

sebagai berikut :

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang

mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan perkantoran meliputi :

1. perencanaan gedung

2. tata ruang kantor

3. penerangan

4. ventilasi

5. perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6. metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7. anggaran (budgeting) perkantoran

8. standar kualitas kerja

9. sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-

fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1. pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi

2. pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3. penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk

memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan

target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan

dinamis.

Pengarahan perkantoran meliputi :

1. penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan


9/19

2. penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3. pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah

4. penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi

5. perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan

6. penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan

harapan atau target.

Objek pengawasan perkantoran meliputi :

1. penggunaan peralatan dan perabot kantor

2. metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3. kualitas pekerjaan kantor

4. waktu

5. biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi :

a. Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah

1. faktor keamanan

2. faktor lingkungan

3. faktor harga

b. Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :


10/19

1. gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2. gedung memiliki fasilitas yang memadai

3. harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c. Peralatan

Peralatan digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu :

1. Perabotan kantor (office furniture)

Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti meja,

kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi..

2. Perbekalan kantor (office supplies)

Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,

seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

e. Mesin-mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan

digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor ......(bersambung)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengertian administrasi (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai

kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis-menulis belaka. Administrasi dalam arti yang

luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali

dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan manajemen, yang merupakan proses

pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain.


11/19

Kantor dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat,

dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti

yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak

dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian,dan pengkoordinasian manusia, bahan -bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan

uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan

organisasi.

Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas

pokoknya.

Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan

tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan,

pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi

perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk

pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam

bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan

kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan

perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen,

mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi

formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor

penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

Kantor adalah laksana otak, dimana para manajer dan pimpinan mengendalikan seluruh kegiatan

organisasi dan pekerjaannya. Dengan demikian, kantor memerlukan manajemen yang baik supaya

berjalan efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya diperlukan para sekretaris dan tenaga administrasi

yang sehari-harinya duduk di kantor, melainkan juga para kepala bagian keuangan, pemasaran, atau

produksi, karena mereka memimpin kantor.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Perkantoran?

2. Apa saja yang termasuk sasaran Awal Administrasi Perkantoran?


12/19

3. Unsur-unsur yang terkandung di dalam Administrasi !

1.3 Tujuan Penulisan

Untuk mengetahui lebih luas tentang Administrasi Perkantoran serta untuk menambah wawasan

khususnya bagi penulis dan Bagi Pembaca Umumnya.

BAB II

PEMBASAN

2.1 Pengertian Administrasi

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif

dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi

merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to

administer. Dalam Oxford Advanced Learners Dictionary of Current English (1974), kata administer

diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3).

Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat

mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat

teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard

D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang

pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang

besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa

administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan

oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam

Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi

sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke

arah pencapaian tujuan bersama.

Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan

keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas

tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Dwight Waldo (1971)

mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai

tingkat rasionalitas yang tinggi.


13/19

Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office

Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa

administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan

menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan

(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

2.2 Sasaran Awal Kegiatan Administrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice

work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi

cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

1. Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan

udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan;

Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;

Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon; Susunan kabel;

Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan pelayanan kawat; Telex; Faximiles;

Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat;

Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan; persoalan mangkir; Wawancara

pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang; Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan

peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan;

Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian

perlengkapan baru.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin

pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan


14/19

terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;

Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan

mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir;

Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.

7. Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;

Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan;

(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.

8. Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-menyurat; pola

surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Penyelidikan;

Penyingkiran warkat (Disposal of records); Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek

kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan;

perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Koperensi; Latihan

pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan; Pembakuan gaji.

Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi

sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu

terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil

diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan

administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang

diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dansukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang

berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang

administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.

2.3 Tugas Dan Tanggung Jawab Staf Keuangan Kantor


15/19

Kerja menjadi Staf Keuangan tentunya sangat mengiurkan karena bisa di bilang kerja di daerah yang

basah, tetapi disinilah tanggung jawab dan didikasi yang tinggi kita di pertaruhkan karena kepercayaan

dan kedisiplinan kita di utamakan disini.

Tugas staff administrasi dikantor adalah membuat layanan administrasi dibawah pengawasan

pimpinan/line managernya.tugas nya (biasanya) meliputi admin, logistic, dan lainnya yang mendukungpelaksanaan administasi berjalan lancar. tugas detailnya (admin) nya misalnya:

menjaga dan mengupdate informasi administasi mulai dari office supply, stationaries. mempersiapkan

arrangement meeting detail, absensi staff, serta melakukan hal hal seperti surat menyurat dengan staff

lainya, sedangkan untuk tugas logistik biasanya mengawasi transport, driver, kesediaan tempat

penyimpanan dan lain lain.

Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:

1. Administrasi Negara

2. Administrasi Swasta (Perusahaan)

Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan memberikan pelayanan

kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta (Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam

bidang swasta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.

Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan

tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi

Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).

2.4 Unsur-unsur Administrasi

Kaliski dalam Departemen Kehutanan (1996), mengartikan administrasi sebagai manajemen operasi,

atau salah satu fungsi manajemen untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan

mengawasi fungsi-fungsi manajemen yang lain. Fungsi administrasi adalah tugas yang harus dilakukan

oleh setiap pemimpin atau manajer. Karena itu seorang pemimpin atau manajer sering pula disebut

dengan istilah administrator.

Sedangkan untuk unsurunsur yang ada dalam suatu administrasi tersebut baik berupa faktor

situasional dan kondusional maupun sumber daya-sumber daya tertentu, menurut Surakhmad (1994)menyebutkan sebagai berikut:

1. Organisasi, yang akan menjadi wadah/wahana, struktur dan rangka dasar (frame work) dari

administrasi.


16/19

2. Lingkungan, yaitu yang mengelilingi administrasi berada di dalam organisasi terdiri atas berbagai

lapisan antara lain: geografis, fisik, biologis (flora, fauna), sosial, budaya, ekonomis, psikologis, politik

dan teknologis.

3. Situasi, yaitu seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung atau tidak langsung

mempunyai pengaruh terhadap per keadaan, perkehidupan dan gerakgerak administrasi ( organisasi ).

4. Lokasi, yaitu bagian dari lingkungan yang terdiri atas semua faktor yang mempunyai relevansi

(hubungan kepentingan) dengan administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur

menurut jarak transportasi dan komunikasi.

5. Wilayah operasi

6. Mesin dan peralatan (equipment), terdiri atas semua barang modal yang merupakan hardware dari

administrasi (organisasi).

7. Programprogram usaha ( software dan mission ), terdiri atas peraturan -peraturan dan prosedur

prosedur konstitusional yang merupakan kerangka dan rangka dasar berpikir dan berusaha.

8. Legitimitas, yaitu kekuatan sosial, politik-yuridis yang berasal dari undang-undang.

9. Pimpinan

10. Personil

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan

menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan

tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi

Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).


17/19

3.2 Saran

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak

bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian

lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka

harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untukmeningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

http://jayalaksana.wordpress.com/2009/12/10/administrasi-perkantoran/

http://fitra-ndut.blogspot.com/

http://notaris-bandung.blogspot.com/2010/07/administrasi-kantor-notaris.html

http://www.rumahuang.com/tugas-dan-tanggung-jawab-staff-keuangan/

http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20090601221205AABOqkI

http://eone87.wordpress.com/2010/04/01/administrasi-penyuluhan-lapangan/

B.

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi

perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk

pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam

bahasa inggris dikenal dengan istilah


18/19

Office Management

. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan,

pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan

keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.

C.

PENUTUP

1.

Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam

administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itusendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah

singkat ini

Sitikarangsari, 2012. administrasi perkantoran smkn 1 kebumen

http://jainiyubmee.blogspot.com/2011/06/administrasi-perkantoran.html

http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/i-mendeskripsikan-

administrasi.html

Astini, Titin. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Bandung: Armico

Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta; Penerbit Erlangga, 2007)
http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/i-mendeskripsikan-administrasi.htmlhttp://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/i-mendeskripsikan-administrasi.htmlhttp://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/i-mendeskripsikan-administrasi.htmlhttp://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/i-mendeskripsikan-administrasi.htmlhttp://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/i-mendeskripsikan-administrasi.html


19/19

Jumat, 03 Februari 2012

pankga di11.46MAKALAH Administrasi perkantoran

zaini.2011. Administrasi Perkantoran. http://jainiyubmee.blogspot.com/2011/06/administrasi-

perkantoran.html
http://sadvita.blogspot.com/2012/02/administrasi-perkantoran.htmlhttp://sadvita.blogspot.com/2012/02/administrasi-perkantoran.htmlhttp://sadvita.blogspot.com/2012/02/administrasi-perkantoran.htmlhttp://sadvita.blogspot.com/2012/02/administrasi-perkantoran.html

MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN

Documents

Transcript of MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN