SISTEM INFORMASI ORGANISASI SEMEN GRESIK

Untuk Memenuhi Tugas Organisasi Kepemimpinan yang dibina oleh Ibu Siti Romlah

anggota Kelompok ALIFE kelas 2B Medhyk Indra Yuwono Ridho Dimas Pratama Wuri Cahya Handaru Yesta Medya Mahardhika 09 15 22 23

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA JURUSAN TEKNIK ELEKTRO POLITEKNIK NEGERI MALANG 2010

A. SISTEM INFORMASI ORGANISASI SEMEN GRESIK

DI EKT T

DIREKTUR PRODUKSI

DIREKTUR PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

DIREKTUR PENGEMBANGAN KORPORASI

DIREKTUR PEMASARAN

DIREKTUR KEUANGAN

DEPARTEMEN LOGISTIK

DEPARTEMEN NIAGA

BAG. PERGUDANGAN

BAG. UMUM GRESIK

BAG.

PENGADAAN

BAG. TRANSPORTASI DAN DISTRIBUSI

BAG.

PEMASARAN

SEKSI PERENCANAAN & ADM. PERGUDANGAN

SEKSI RUMAH TANGGA

SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN

SEKSI PENYERAHAN DAN ANGKUTAN GRESIK

SEKSI PERENCANAAN PEMASARAN

SEKSI KENDARAAN SEKSI PENERIMAAN GRESIK SEKSI SARANA UMUM SEKSI PENGADAAN IMPOR & ANTAR PULAU SEKSI PENGADAAN LOKAL

SEKSI PENJUALAN

SEKSI PENYERAHAN DAN ANGKUTAN TUBAN

SEKSI PENERIMAAN TUBAN

SEKSI GUDANG GRESIK

SEKSI GUDANG TUBAN

A. RINCIAN TUGAS STRUKTUR ORGANISASI SEMEN GRESIK 1. DIREKTUR UTAMA adalah mempunyai tugas memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan Direktur Umum, Direktur Teknik dan cabang atau unit pabrik serta melakukan koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan instansi terkait. Dalam melaksanakan tugasnya Direktur Utama bertanggung jawab kepada Kepala Daerah jabatan yang ditunjuk dan memberi laporan kepada Dewan Direksi / Board of Director (BOD). Tugas Direktur Utama adalah :

Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas.

Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD.

Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum, sebagai referensi dalam perusahaan.

Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerjasama dengan MD atau CEO).

2. DIREKTUR PEMASARAN

Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran produk jasa Perusahaan,dalam rangka pencapaian target yang ditetapkan.

Memimpin rapat umum, untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib, keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat, menyesuaikan alokasi waktu per masalah, menentukan urutan agenda, mengarahkan diskusi ke arah konsensus, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.

Merumuskan segmentasi, targeting & positioning bagi produk jasa. Perusahaan sesuai dengan strategi yang ditetapkan. Menciptakan jaringan pemasaran yang luas bagi produk jasa KBN.

Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.

Melakukan analisis dan evaluasi program pemasaran. Menyelenggarakan data base Investor dan persediaan tanah dan bangunan yang siap jual.

Merumuskan kegiatan promosi. Mengkoordinasikan pelayanan perizinan investasi kepada calon Investor.

Penyampaian laporan hasil evaluasi, saran dan pertimbangan di bidang tugas dan fungsinya kepada Direktur Pemasaran.

Mengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan penerbitan dan atau pencabutan perijinan usaha satu pintu (One Stop Service ). 4. BAGIAN PEMASARAN

Merancang strategi pemasaran agar dapat meningkatkan produk barang/jasa.

Menyiapkan rekomendasi penerbitan dan pencabutan perizinan yang diperlukan oleh instansi lain.

Menawarkan produk barang/jasa untuk customer. Menarget sasaran yang akan membeli produk barang/jasa. Memprediksi produk barang/jasa akan laku jika dipasarkan . Menentukan harga produk barang/jasa. Menyeleksi produk barang/jasa. Menjaga kualitas merk dimata customer. Menanyakan kepada customer tentang kurang lebihnya pelayanan perusahaan.

Menyelenggarakan laporan kegiatan penerbitan perijinan usaha satu pintu (One Stop Service) kepada pihak terkait secara berkala dan tepat waktu.

3. DEPARTEMEN NIAGA Departemen Niaga mempunyai tugas membantu Direktur Pemasaran dalam menyelenggarakan sebagian urusan pabrik di bidang perdagangan. Tugas Departemen Niaga adalah :

Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan customer.

Perumusan kebijakan nasional, kebijakan pelaksanaan, dan kebijakan teknis di bidang perdagangan.

Menangani keluhan customer. Mencari kesempatan untuk merekrut lulusan yang berkompeten.

Pelaksanaan urusan pabrik sesuai dengan bidang tugasnya. Pengelolaan kekayaan pabrik.

Menciptakan bisnis baru dimasa depan.

5. SEKSI PERENCANAAN PEMASARAN

Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Seksi Kerjasama dan Pemasaran secara keseluruhan.

Menyusun rencana kegiatan Seksi Kerjasama dan Pemasaran berdasarkan dat dan program Bidang Promosi dan Ketentuan perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja.

Membuat laporan kegiatan dibidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada atasan. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

Memimpin dan mengkoordinasi bawahan agar dalam berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundang undangan yang berlaku.

6. SEKSI PENJUALAN

Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan.

Menerima pesanan dan melakukan penjualan dari dan pada konsumen.

Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan permasalahan.

Mencatat setiap transaksi pesanan dan penjualan ke dalam buku order dan buku penjualan.

Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja.

Membina hubungan baik dengan pelanggan dengan cara memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya.

Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier.

Mengadakan dan menyediakan segala bahan promosi dibidang pemasaran.

B. PENGEMBANGAN PEMASARAN Wilayah pemasaran dari produksi Semen Gresik meliputi lima benua didunia, yaitu Benua Asia, Benua Eropa, Benua Amerika (Amerika Utara), Benua Australia an Benua Afrika. Saat ini PT Smen Gresik masih menggunakan metode pemasaran secara tradisional yaitu untuk memesah semen harus menghubungi manajer area masing-masing daerah. Cara pengiriman barangpun masih menggunakan kapal laut yang membutuhkan waktu tidak sebentar dan biaya pengiriman yang mahal. Memang jika dibandingkan dengan menggunakan pesawat akan lebih mahal, namun sebenarnya antara kedua angkutan tadi memiliki kelebihan serta kekurangan masing- masing. Jika menggunakan pesawat tidak akan berdaya angkut banyak seperti kapal laut. Kendala lain yang dihadapi unutk melakukan pengembangan adalah pelabuhan bongkar muat hanya berada di beberapa daerah tertentu, seperti teluk Bayur, Tuban, makasar dan Bengkulu.

Pabrik pengantongan semen berada hampir menyebar merata di seluruh indonesia, kecuali di Papua.

Gudang penyangga dari hasil produksi juga tidak terlalu banyak, dan semuanya terletak di pulau jawa.

Untuk itu dibuat rencana pengembangan pemasaran dari PT Semen Gresik, yaitu dengan menggunakan sistem pengembangan pemasaran berbasis WEB, atau lebih jelasnya disebut Sistem Informasi Pemasaran PT Semen Gresik yang diharapkan akan mempermudah pemasaran, transaksi, negosiasi maupun pendistribusian produk. Sistem Informasi pemasaran ini berada pada tingkat ke- 4 dan akan dibuat dalam dua bahasa yaitu ingggris dan Indonesia,

karena pemasaran dari produk ini mencangkup wilayah global tidak hanya wilayah nasional. Namun untuk percobaan maka sistem informasi pemasaran ini akan dibuat dalam wilayah nasional dan berbahasa indonesia. Sistem informasi pemasaran ini berisi :o

jumlah stok konsumen dan sie penjualan dapat mengetahui berapa banyak stok yang dipunyai oleh Semen Gresik, dengan cara mengkoordinasi kepada kepala gudang penyimpanan.

o

produk baru konsumen dapat mengetahui produk baru apa yang di punyai oleh Semen Gresik.

o

Transaksi Konsumen dapat memilih jenis transaksi pembayaran misalnya menggunakan e banking bank mandiri, menggunakan VISA dan lain sebagainya. Memilih angkutan pengiriman barang, misalnya kapal atau pesawat.

o

Harga Konsumen dapat mengetahui harga dari produk yang dipasarkan, mengetahui apakah ada peningkatan harga tidak. Dengan demikian akan tercapai kesepakatan antara penjual dan konsumen.