LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI …lib.ui.ac.id/file?file=digital/2015-4/20390630-Pr-Dian...

UNIVERSITAS INDONESIA

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION

JL. BUDI UTOMO NO. 1 JAKARTA PUSAT

PERIODE 6 JANUARI – 17 FEBRUARI 2014


DIAN NOVITASARI, S. Farm.

1306343486

ANGKATAN LXXVIII

FAKULTAS FARMASI

PROGRAM PROFESI APOTEKER


DEPOK

JUNI 2014

Laporan praktek..., Dian Novitasari, FF UI, 2014

ii




JL. BUDI UTOMO NO. 1 JAKARTA PUSAT


LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar profesi apoteker

DIAN NOVITASARI, S. Farm.

1306343486

ANGKATAN LXXVIII

FAKULTAS FARMASI



DEPOK

JUNI 2014


iv

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini adalah hasil karya saya sendiri, dan

semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama : Dian Novitasari, S.Farm

NPM : 1306343486

Tanda Tangan :

Tanggal : 28 Juni 2014


iv

HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini diajukan oleh :

Nama : Dian Novitasari, S.Farm.

NPM : 1306343486

Program Studi : Apoteker - Fakultas Farmasi UI

Judul Laporan : Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution Periode 06 Januari – 17 Februari

2014

Telah berhasil dipertahankan dihadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai

bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Apoteker pada

Program Studi Apoteker, Fakultas Farmasi, Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI

Pembimbing I rs. Elon Sirait, Apt., M.ScPH ( )

Pembimbing II : Dr. Harmita, Apt (

Penguji I ( )

Penguji II ( )

Penguji III : (

Ditetapkan di : Depok

Tanggal :


iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena

berkat rahmat dan anugerah-Nya, penulis dapat menyusun dan menyelesaikan

Laporan Praktik Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution Jakarta yang telah dilaksanakan pada tanggal 6 Januari – 13 Februari

2014.

Pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker merupakan salah satu sarana

untuk mengembangkan wawasan kefarmasian di Pedagang Besar Farmasi

sebelum melakukan pengabdian sebagai Apoteker, dan merupakan salah satu

syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan Program Profesi Apoteker di

Fakultas Farmasi Universitas Indonesia.

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima

kasih yang paling dalam kepada:

1. Bapak Dr. Mahdi Jufri, M.Si., Apt., selaku Dekan Fakultas Farmasi

Universitas Indonesia. .

2. Bapak Dr. Hayun, Apt. M.Si, selaku Ketua Program Pendidikan Profesi

Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Indonesia dan

3. Bapak Dr. Harmita, Apt., selaku pembimbing dari Fakultas Farmasi

Universitas Indonesia yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan.

4. Bapak Ignatius Muryanta, selaku Direktur Utama PT. Kimia Farma

Trading and Distribution.

5. Bapak Drs. M. Umar Said, Apt., MM., selaku Direktur Bidang Keuangan

dan Sumber Daya Manusia PT. Kimia Farma Trading and Distribution

atas waktu, pikiran dan izin yang diberikan untuk pelaksanaan kegiatan

PKPA di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

6. Bapak Drs. Taufik Hidayat, Apt., selaku Manajer Bidang Sumber Daya

Manusia dan Pembimbing di PT. Kimia Farma Trading and Distribution

Jakarta atas waktu, tenaga dan pikiran yang telah diberikan kepada

penulis.

7. Bapak Drs. Efrizon, Apt., selaku Kepala cabang KFTD Jakarta-1 atas izin


v

dan bimbingan selama penulis melakukan PKPA di KFTD cabang.

8. Seluruh staf dan karyawan KFTD yang telah membantu dalam

pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker.

9. Bapak dan Ibu staf pengajar beserta segenap karyawan Fakultas

Farmasi Universitas Indonesia.

10. Rekan-rekan Program Profesi Apoteker Universitas Indonesia angkatan

LXXVIII atas kebersamaan dan dukungan selama menempuh pendidikan.

11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah

membantu secara langsung maupun tidak langsung dalam penulisan

laporan ini.

Demikian laporan PKPA ini disusun, dengan harapan tulisan ini

bermanfaat bagi rekan-rekan sejawat khususnya dan pembaca pada umumnya.

Penulis sangat mengharapkan masukan, kritik dan saran yang membangun guna

perbaikan dan penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini memberikan

manfaat bagi berbagai pihak. Terima kasih.

Penulis

2014


iii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Dian Novitasari, S.Farm. NPM : 1306343486 Program Studi : Profesi Apoteker Fakultas : Farmasi Jenis karya : Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker

demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul :

Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Periode 06 Januari – 17 Februari 2014

beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/format-kan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Depok Pada tanggal : 28 Juni 2014

Yang menyatakan

( Dian Novitasari, S.Farm.)


iii

ABSTRAK

Nama : Dian Novitasari, S.Farm.

NPM : 1306343486

Program Studi : Profesi Apoteker

Judul : Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution Periode 06 Januari – 17 Februari

2014

Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Kimia Farma Trading and Distribution

bertujuan untuk memahami tugas dan fungsi Apoteker di Pedagang Besar Farmasi

(PBF). Sedangkan tujuan dari tugas khusus adalah memberikan pengetahuan

langsung mengenai peran dan fungsi Apoteker dalam pengelolaan obat khususnya dalam

pengadaan barang.

Kata kunci : Praktek Kerja Profesi Apoteker, Pedagang Besar

Farmasi PT. Kimia Farma.

Tugas Umum : viii + 67 halaman; 20 lampiran

Tugas Khusus : v + 25 halaman; 15 lampiran

Daftar Acuan Tugas Umum : 12 (1983-2013)

Daftar Acuan Tugas Khusus : 9 (1991-2013)


vi

ABSTRACT

Name : Dian Novitasari, S.Farm.

NPM : 1306343486

Program Study : Apothecary Profession

Title : Report of Pharmacist Intership Program at PT. Kimia Farma

Trading and Distribution on Period January 06th

– February

17th

2014

Pharmacist Internship Program (PIP) conducted at PT. Kimia Farma Trading and

Distribution aims to understand the duties and functions of pharmacist at Trading

and Distribution Division. While the purpose of the special task is to provide

direct knowledge of the role and function of pharmacists in pharmacy

management especially in supply product from principal.

Keywords : Pharmacist Internship Program, PT. Kimia

Farma Trading and Distribution

General Assignment : viii + 67 pages; 20 appendixes

Spesific Assignment : v + 25 pages; 15 appendixes

Bibliography of General Assignment : 9 (2005-2013)

Bibliography of General Assignment : 3 (2005-2006)


vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ...........................................................................................iii

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... iv

DAFTAR ISI ..................................................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ ix

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................................... x

1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ....................................................................................................... 1

1.2 Tujuan Penelitian .................................................................................................... 2

2. TINJAUAN UMUM

2.1 Pedagang Besar Farmasi ........................................................................................ 3

2.1.1 Definisi PBF ................................................................................................. 3

2.1.2 Landasan Hukum PBF .................................................................................. 3

2.1.3 Tugas dan Fungsi PBF .................................................................................. 4

2.1.4 Persyaratan PBF ............................................................................................ 4

2.1.4.1 Tempat atau Lokasi ........................................................................... 4

2.1.4.2 Bangunan .......................................................................................... 4

2.1.4.3 Perlengkapan PBF ............................................................................. 5

2.1.5 Apoteker Penanggung Jawab di PBF ............................................................ 6

2.1.6 Tata Cara Perizinan PBF ............................................................................... 9

2.1.7 Pencabutan izin PBF ................................................................................... 12

2.1.8 Penyelenggaraan PBF ................................................................................. 12

2.1.8.1 Pengadaan ....................................................................................... 13

2.1.8.2 Penyaluran ....................................................................................... 13

2.1.9 Pelaporan Kegiatan PBF ............................................................................. 15

2.1.10 Larangan PBF ............................................................................................ 15

2.2 Cara Dostribusi Obat yang Baik (CDOB) ............................................................ 15

2.2.1 Manajemen Mutu ........................................................................................ 15

2.2.2 Organisasi,Manajemen, Personalia ............................................................. 17

2.2.3 Bangunan dan Peralatan .............................................................................. 17

2.2.4 Operasional ................................................................................................. 19

2.2.5 Inspeksi Diri ................................................................................................ 22

2.2.6 Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu, dan

Penarikan Kembali ...................................................................................... 23

2.2.7 Transportasi ................................................................................................ 24

2.2.8 Fasilitas Distribusi Berdasarkan Kontrak ................................................... 24

2.2.9 Dokumentasi ............................................................................................... 25

2.2.9.1 Pelaporan Kegiatan di PBF ke Institusi Terkait .............................. 27

2.2.9.2 Pelaporan Narkotika dan Psikotropika ............................................ 27

3. TINJAUAN KHUSUS 3.1 PT. Kimia Farma Trading and Distribution ......................................................... 29


vii

3.1.1 Sejarah Pendirian Perusahaan ..................................................................... 29

3.1.2 Visi dan Misi ............................................................................................... 32

3.1.2.1 Visi .................................................................................................. 32

3.1.2.2 Misi ................................................................................................. 32

3.1.3 Strategi ........................................................................................................ 32

3.1.4 Sistem Pengadaan dan Pendistribusian Barang .......................................... 32

3.1.5 Jenis Pelanggan KFTD (Channel Distribution) .......................................... 33

3.2 Manajemen Operasional ....................................................................................... 34

3.2.1 Manajemen Pengadaan ............................................................................... 34

3.2.1.1 Definisi ............................................................................................ 34

3.2.1.2 Tujuan ............................................................................................. 34

3.2.1.3 Standar Operasional dan Prosedur Pengadaan Barang ................... 35

3.2.1.4 Sasaran ............................................................................................ 36

3.2.1.5 Indikator .......................................................................................... 36

3.2.2 Manajemen Penyimpanan ........................................................................... 37

3.2.2.1 Definisi ............................................................................................ 37

3.2.2.2 Tujuan ............................................................................................. 37

3.2.2.3 Standar Operasional dan Prosedur Penerimaan, Penyimpanan,

dan Pengeluaran Barang .................................................................. 37

3.2.2.4 Sasaran ............................................................................................ 39

3.2.2.5 Indikator .......................................................................................... 39

3.2.3 Manajemen Penjualan dan Pelayanan ......................................................... 39

3.2.3.1 Definisi ............................................................................................ 39

3.2.3.2 Tujuan ............................................................................................. 39

3.2.3.3 Standar Operasional dan Prosedur Penjualan dan Pelayanan

Barang ............................................................................................. 39

3.2.3.4 Sasaran ............................................................................................ 42

3.2.3.5 Indikator .......................................................................................... 42

3.2.4 Manajemen Piutang .................................................................................... 43

3.2.4.1 Definisi ............................................................................................ 43

3.2.4.2 Standar Operasional dan Prosedur Piutang ..................................... 43

3.2.4.3 Sasaran ............................................................................................ 45

3.2.4.4 Indikator .......................................................................................... 45

3.2.5 Manajemen Pembukuan .............................................................................. 46

3.2.5.1 Definisi ............................................................................................ 46

3.2.5.2 Tujuan ............................................................................................. 46

3.2.5.3 Standar Operasional dan Prosedur Pembukuan .............................. 46

3.2.5.4 Sasaran ............................................................................................ 46

3.2.5.5 Indikator .......................................................................................... 47

3.3 Pajak .................................................................................................................. 47

3.3.1 Pajak Pertambahan Nilai (PPN) .................................................................. 47

3.3.2 Pajak Penghasilan (PPh) ............................................................................. 48

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Tempat dan Waktu .............................................................................................. 50

4.2 Kegiatan di KFTD ............................................................................................... 50

4.2.1 Pengadaan Barang ....................................................................................... 51


viii

4.2.2 Penerimaan Barang ..................................................................................... 53

4.2.3 Penyimpanan Barang .................................................................................. 53

4.2.3.1 KFTD Cabang Jakarta-1 ................................................................. 54

4.2.3.2 KFTD Cabang Bogor ...................................................................... 55

4.2.3.3 KFTD Cabang Bekasi ..................................................................... 56

4.2.4 Penjualan Barang ........................................................................................ 58

4.2.4.1 Penyiapan dan Pengemasan Barang ................................................ 59

4.2.4.2 Pengiriman Barang .......................................................................... 60

4.2.4.3 Proses Penagihan Piutang ............................................................... 61

4.2.5 Dokumentasi ............................................................................................... 63

5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan .......................................................................................................... 65

5.2 Saran .................................................................................................................... 65

DAFTAR ACUAN ......................................................................................................... 67


ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Diagram pengadaan barang 36

Gambar 3.2 Diagram Penerimaan,Penyimpanan,dan

Pengeluaran Barang 38

Gambar 3.3 Alur Penerimaan, Penyimpanan, dan Pengeluaran Barang 38

Gambar 3.4 Contoh Alat Kontrol Penjualan 40

Gambar 3.5 Diagram Penjualan 42

Gambar 3.6 Diagram pengelolaan piutang 45


x

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Besar 69

Lampiran 2 Surat Izin Pedagang Besar Farmasi 70

Lampiran 3 Surat Izin Penyalur Alat Kesehatan 71

Lampiran 4 Surat Izin Khusus Sebagai Distributor Narkotika 72

Lampiran 5 Surat Pesanan ke Pihak Unit Logistik Sentral (ULS) 73

Lampiran 6 Surat Pesanan ke Pihak III 74

Lampiran 7 Surat Kirim Barang (SKB) dari UBL ke KFTD Cabang 75

Lampiran 8 Faktur Pembelian dari UBL ke KFTD Cabang 76

Lampiran 9 Tanda Terima Barang dari UBL ke KFTD Cabang 77

Lampiran 10 Surat Pesanan Narkotika Model N.9 78

Lampiran 11 Faktur Pembelian ke Pihak III 79

Lampiran 12 Faktur Pajak Pembelian ke Pihak III 80

Lampiran 13 Faktur Penjualan dari KFTD Cabang ke Pelanggan 81

Lampiran 14 Berita Acara Stok Opnama Faktur 82

Lampiran 15 Nota Inkaso (Sebagai Alat Tagih ke Pelanggan) 83

Lampiran 16 Laporan Distribusi Obat per Customer 84

Lampiran 17 Faktur Penjualan dari Pihak III 85

Lampiran 18 Surat Jalan dari Pihak III 86

Lampiran 19 Kartu Persediaan Barang (Pada Program Navition) 87

Lampiran 20 Kartu Persediaan Barang (Kartu Stok Barang) 88


1 Universitas Indonesia

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1148/MENKES/PER/VI/2011, Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan

berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,

penyaluran obat dan atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan. PBF dalam menyelenggarakan pengadaan,

penyimpanan, dan penyaluran obat dan atau bahan obat wajib menerapkan

Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Cara Distribusi Obat

yang Baik (CDOB) adalah cara distribusi atau penyaluran obat dan atau bahan

obat yang bertujuan uuntuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi sesuai

persyaratan dan tujuan penggunaannya (BPOM RI, 2012).

Semua pihak yang terlibat dalam kegiatan distribusi obat dan/atau bahan

obat di PBF bertanggung jawab untuk memastikan dan menjamin mutu obat

dan/atau bahan obat sesuai dengan Farmakope Indonesia, mulai dari pengadaan,

penyimpanan, dan pendistribusiannya sesuai dengan peraturan yang berlaku, agar

tidak disalahgunakan dan tidak membahayakan kesehatan masyarakat.

Penanggung jawab harus seorang apoteker yang telah memenuhi kualifikasi dan

kompetensi sesuai peraturan perundang-undangan serta memiliki pengetahuan dan

telah mengikuti pelatihan CDOB yang memuat aspek keamanan, identifikasi obat

dan/atau bahan obat, deteksi dan pencegahan masuknya obat palsu ke dalam rantai

distribusi.

Sebagai mahasiswa program profesi apoteker, perlu adanya pemahaman

tentang peran apoteker di PBF sehingga dapat meningkatkan fungsi dan peran

apoteker dalam mengendalikan dan mengawasi distribusi obat dan alat kesehatan.

PT Kimia Farma (Persero) Tbk. adalah salah satu industri yang bergerak dalam

bidang kesehatan masyarakat dan memegang peranan penting untuk memenuhi

kebutuhan masyarakat akan produk yang berkhasiat obat. Oleh karena itu,

Universitas Indonesia bekerja sama dengan PT Kimia Farma Trading and

Distribution yang bergerak dalam bidang distribusi dan penyaluran sediaan


2

Universitas Indonesia

farmasi dalam melaksanakan praktek kerja profesi apoteker pada tanggal 6 Januari

– 17 Februari 2014. Melalui kegiatan ini diharapkan mahasiswa calon apoteker

mendapatkan ilmu dan pengalaman kerja yang nantinya dapat diterapkan secara

nyata dalam menjalankan perannya sebagai apoteker.

1.2 Tujuan

Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PT Kimia Farma Trading and

Distribution bertujuan untuk :

a) Mengetahui dan memahami cara Distribusi Obat yang Baik di PT Kimia

Farma Trading and Distribution.

b) Memahami peran serta tanggung jawab apoteker di Pedagang Besar

Farmasi (PBF).



BAB 2

TINJAUAN UMUM

2.1 Pedagang Besar farmasi (PBF)

2.1.1 Definisi PBF

Menurut Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) dan peraturan

Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011,

pedagang besar farmasi adalah perusahaan berbentuk badan hukum yag memiliki

izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan atau bahan obat dalam

jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. PBF dan PBF

cabang dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat

dan atau bahan obat wajib menerapkan Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat

yang Baik (CDOB). Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) adalah cara

distribusi atau penyaluran obat dan atau bahan obat yang bertujuan uuntuk

memastikan mutu sepanjang jalur distribusi sesuai persyaratan dan tujuan

penggunaannya (BPOM RI, 2012).

2.1.2 Landasan Hukum PBF

PBF memiliki landasan hukum yang diatur dalam :

a. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011

tentang Pedagang Besar Farmasi.

b. Peraturan Menteri Kesehatan Kesehatan RI Nomor

889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin

Kerja Tenaga Kefarmasian.

c. Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan

Kefarmasian.

d. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika.

e. Undang-Undang Nomor 5 tahun 1997 tentang Psikotropika.


4


2.1.3 Tugas dan Fungsi PBF

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF dimana PBF memiliki tugas dan

fungsi, yaitu sebagai berikut:

a. Menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat.

b. Memastikan mutu sepanjang jalur distribusi atau penyaluran sesuai

persyaratan dan tujuan penggunaannya.

c. Sebagai tempat pendidikan dan pelatihan.

2.1.4 Persyaratan PBF

Suatu PBF beroperasi setelah mendapat surat izin. Selama PBF tersebut

masih aktif melakukan kegiatan pengelolaan obat maka seluruh kegiatan yang

dilaksanakan di PBF tersebut wajib berdasarkan kepada CDOB.

2.1.4.1 Tempat atau Lokasi

Lokasi PBF dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi efisiensi dan

efektivitas dalam pengadaan dan penyaluran obat ke sarana pelayanan kesehatan

dan faktor-faktor lainnya.

2.1.4.2 Bangunan

Suatu PBF harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi

persyaratan teknis, sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan

fungsi PBF. Suatu PBF paling sedikit memiliki ruang tunggu, ruang penerimaan

obat, ruang penyiapan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, gudang obat

jadi, ruang makan, dan kamar kecil. Bangunan PBF dilengkapi dengan sumber air

yang memenuhi syarat kesehatan, pencahayaan yang memadai, alat pemadam

kebakaran, ventilasi, dan sanitasi yang baik.

Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa

kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang

memadai, kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan, penanganan

obat yang baik, dan area penyimpanan dilengkapi dengan pencahayaan yang

memadai untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan secara akurat dan


5


aman.

Area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman harus terpisah, terlindung

dari kondisi cuaca, dan harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan

peralatan yang memadai. Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan, dan

pengiriman hanya diberikan kepada personil yang berwenang, yakni dengan

adanya sistem alarm dan kontrol akses yang memadai (Badan Pengawas Obat dan

Makanan Republik Indonesia, 2012).

Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih, bebas dari sampah dan

debu serta harus dirancang dan dilengkapi sehingga memberikan perlindungan

terhadap masuknya serangga, hewan pengerat atau hewan lain. Ruang istirahat,

toilet, dan kantin untuk personil harus terpisah dari area penyimpanan. Selain itu,

harus disediakan area khusus seperti penyimpanan obat-obatan narkotika seperti

yang telah ditetapkan dalam CDOB (Badan Pengawas Obat dan Makanan

Republik Indonesia, 2012).

2.1.4.3 Perlengkapan PBF

Suatu PBF yang ingin beroperasi harus memiliki perlengkapan yang

memadai agar dapat mendukung pendistribusian obat jadi. Perlengkapan yang

harus dimiliki, yaitu peralatan penyimpanan obat dan perlengkapan administrasi.

a. Peralatan dan tempat penyimpanan obat seperti lemari obat jadi, lemari

pendingin (kulkas), lemari untuk menyimpan produk kembalian, kontainer

untuk pengiriman barang, dan box es untuk pengiriman obat dengan suhu

penyimpanan rendah.

b. Perlengkapan administrasi terkait dokumen penjualan, pembelian, dan

penyimpanan seperti blanko pesanan, blanko faktur, blanko tukar faktur,

bilyet giro, blanko faktur pajak, blanko surat jalan, kartu stok obat, bukti

penerimaan pembayaran, form retur, dan stempel PBF.

c. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan

perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan di PBF.


6


2.1.5 Apoteker Penanggung Jawab di PBF

Manajemen puncak dalam fasiitas distribusi harus menunjuk seorang

penanggung jawab. Penanggung jawab harus memenuhi tanggung jawabnya,

bertugas purna waktu, dan memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan

perundang-undangan. Jika penanggung jawab fasilitas distribusi tidak dapat

melaksanakan tugasnya dalam waktu yang ditentukan maka harus dilakukan

pendelegasian tugas kepada tenaga teknis kefarmasian. Tenaga kefarmasian yang

mendapat pendelegasian wajib melaporkan kegiatan yang dilakukan kepada

penanggung jawab (Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia,

2012).

Penanggung jawab mempunyai uraian tugas yang harus memuat

kewenangan dalam hal pengambilan keputusan sesuai dengan tanggung jawabnya.

Manajemen fasilitas distribusi harus memberikan kewenangan, sumber daya, dan

tanggung jawab yang diperlukan kepada penanggung jawab untuk menjalankan

tugasnya (Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2012).

Penanggung jawab harus seorang Apoteker yang memenuhi kualifikasi

dan kompetensi sesuai peraturan perundang-undangan. Disamping itu, telah

memiiki pengetahuan dan mengikuti pelatihan CDOB yang memuat aspek

keamanan, identifikasi obat dan atau bahan obat, deteksi dan pencegahan

masuknya obat dan atau bahan obat palsu ke dalam rantai distribusi (Badan

Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2012).

Penanggung jawab dalam pelaksanaan tugasnya harus memastikan bahwa

fasilitas distribusi telah menerapkan CDOB dan memenuhi pelayanan publik.


889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin praktik, dan Izin Kerja

Tenaga Kefarmasian menjelaskan bahwa Apoteker adalah Sarjana Farmasi yang

telah lulus sebagai Apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker.

Sedangkan Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu Apoteker

dalam menjalani pekerjaan kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli

Madya Farmasi, Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi atau Asisten

Apoteker.


7


Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi

persyaratan, yaitu sebagai berikut (Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009

Pasal 35, 37, 52, 54):

a. Memiliki keahlian dan kewenangan.

b. Menerapkan Standar Profesi.

c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional.

d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi.

e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA).

Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) merupakan bukti tertulis yag

diberikan oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5

(lima) tahun dan dapat diperpanjng untuk jangka waktu lima tahun selama masih

memnuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi

persyaratan, yaitu sebagai berikut (Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009

Pasal 40):

a. Memiliki ijazah Apoteker.

b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi.

c. Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker.

d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang

memiliki surat izin praktik.

e. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika

profesi.

f. Pas foto terbaru berwarna ukuran 4 x 6 cm sebnyak 2 (dua) lembar dan

ukuran 2 x 3 cm sebanyak 2 (dua) lembar.

Setelah memenuhi persyaratan di atas, seorang Apoteker yang akan

bekerja sebagai Apoteker Penanggung Jawab (APJ) di PBF wajib memiliki Surat

Izin Kerja Apoteker (SIKA). SIKA adalah surat izin praktik yag diberikan kepada

Apoteker untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasiian pada fasilitas

produksi atau fasilitas distribusi atau penyaluran. SIKA hanya diberikan untuk 1

(satu) tempat fasilitas kefarmasian. Untuk memperoleh SIKA, Apoteker

mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota

tempat pekerjaan kefarmasian dilaksanakan serta harus menerbitkan SIKA paling


8


lama 20 (dua puluh) hari kerja sejak surat permohonan diterima dan dinyatakan

lengkap. Berkas-berkas yang harus dilampirkan untuk permohonan SIKA, yaitu

sebagai berikut:

a. Fotokopi STRA yang dilegalisir oleh Komite Farmasi Nasional (KFN).

b. Surat pernyataan mempunyai tempat praktik profesi atau surat keterangan

dari pimpinan fasilitas pelayanan kefarmasian atau dari pimpinan fasilitas

produksi atau distribusi atau penyaluran.

c. Surat rekomendasi dari organisasi profesi.

d. Pasfoto berwarna ukuran 4 x 6 cm sebanyak 2 (dua) lembar dan 3 x 4

sebanyak 2 (dua) lembar.

Pencabutan SIKA oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota

dapat dilakukan apabila:

a. Atas permintaan yang bersangkutan.

b. STRA atau STRTTK tidak berlaku lagi.

c. Yang bersangkutan tidak bekerja pada tempat yang tercantum dalam surat

izin.

d. Yang bersangkutan tidak lagi memenuhi persyaratan fisik dan mental

untuk menjalankan pekerjaan kefarmasian berdasarkan pembinaan dan

pengawasan dan ditetapkan dengan surat keterangan dokter.

e. Melakukan pelanggaran disiplin tenaga kefarmasian berdasarkan

rekomendasi KFN.

f. Melakukan pelanggaran hukum di bidang kefarmasian yang dibuktikan

dengan putusan pengadilan.

Menurut Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik tahun 2012, Apoteker

Penanggung Jawab (APJ) PBF memiliki tugas dan tanggung jawab, yaitu sebagai

berikut:

a. Menyusun, memastikan, dan mempertahankan penerapan sistem

manajemen mutu.

b. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta

menjaga akurasi dan mutu dokumentasi.


9


c. Menyusun dan/atau menyetujui program latihan dasar dan pelatihan

lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam

kegiatan distribusi.

d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan

penarikan obat dan/atau bahan obat.

e. Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif.

f. Melakukan kuaifikasi dan persetujuan terhadap pemaok dan pelanggan.

g. Meluluskan obat kembalian untuk dikembalikan ke dalam stok obat yang

memenuhi syarat jual.

h. Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan

penerima kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-

masing pihak yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat.

i. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan

tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan.

j. Mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker atau tenaga teknis kefarmasian

yang telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika sedang

tidak berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan

dokumen yang terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan.

k. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina atau

memusnahkan obat kembalian, rusak, hasil penarikan kembali atau diduga

palsu.

2.1.6 Tata Cara Perizinan PBF


1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, setiap pendirian PBF wajib memiliki

izin dari Direktur Jenderal yang dapat diperoleh apabila pemohon mengajukan

permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan,

Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan menggunakan

Formulir 1. Izin PBF berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang

selama memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus

memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi.


10


b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

c. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai

penanggung jawab.

d. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat,

baik langsung maupun tidak langsung dalam pelanggaran peraturan

perundang-undangan di bidang farmasi.

e. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan

pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat serta dapat menjamin

kelancaran pelaksaan tugas dan fungsi PBF.

f. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan

yang menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan.

g. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai

CDOB.

Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker calon

penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administrasi sebagai berikut :

a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau identitas direktur/ketua.

b. Susunan direksi/pengurus.

c. Pernyataan komisaris/dewan pengaws dan direksi/pengurus tidak pernah

terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi.

d. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan

perundangan-undangan.

e. Surat Tanda Daftar Perusahaan.

f. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan.

g. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak.

h. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang.

i. Peta lokasi dan denah bangunan.

j. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab.

k. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.


11


Alur pengajuan perizinan Pedagang Besar Farmasi (PBF), yaitu sebagai

berikut :

a. Paling lama dalam waktuu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan

permohonan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi

keengkapan administratif.

b. Peling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan

permohonan, Kepala Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan

CDOB.

c. Paling lama dalam 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi

kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi

mengeluarkan rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada

Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Balai POM dan

pemohon dengan menggunakan Formulir 2.

d. Paling lama dalam 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi

persyaratan CDOB, Kepala Balai POM mengeluarkan rekomendasi hasil

analisis pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan

tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan

pemohon dengan menggunakan Formulir 3.

e. Paling lama dalam 6 (enam) hari kerja sejak menerima rekomendasi serta

persyaratan lainnya yang ditetapkan, Direktur Jenderal menerbitkan izin

PBF dengan menggunakan Formulir 4.

f. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada poin (3), (4), (5) tidak

dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat surat pernyatan

siap melakukan kegiatan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan

kepada Kepala Badan, Kepala Balai POM, dan Kepala Dinas Kesehatan

Provinsi dengan menggunakan Formulir 5.

g. Paling lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surat pernyataan

sebagaimana dimaksud pada poin (f), Direktur Jenderal menerbitkan izin

PBF dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan

Provinsi, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Kepala Balai

POM.


12


2.1.7 Pencabutan Izin PBF

Izin PBF dinyatakan tidak berlaku apabila:

a. Masa berlakunya habis dan tidak diperpanjang;

b. Dikenai sanksi berupa penghentian sementara kegiatan; atau

c. Izin PBF dicabut.

2.1.8 Penyelenggaraan PBF

Penyelenggaraan PBF diatur dalam Peraturan Menteri Keehatan Republik

Indonesia Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF yang menyebutkan

bahwa PBF hanya dapat mengadakan, menyimpan, dan menyalurkan obat yang

memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan oleh Menteri. Untuk pengadaan obat

di PBF, PBF hanya dapat melasanakan pengadaan obat dari industrifarmasi

dan/atau sesama PBF. Sedangkan PBF cabang hanya dapat melaksanakan

pengadaan obat dan/atau bahan obat dari PBF pusat.

Setiap PBF harus memiliki apoteker penanggung jawab yang telah

memiliki izin yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan

pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat. Selain itu, apoteker penanggung

jawab dilarang merangkap jabatan sebagai direksi/pengurus PBF. Jika terjadi

pergantian apoteker penanggung jawab, direksi/pengurus PBF wajib melaporkan

kepada Direktur Jenderal atau Kepala Dinas Kesehatan Provinsi selambat-

lambatnya dalam jangka waktu 6 (enam) hari kerja.

PBF dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran

obat wajib menerapkan Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)

(Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2012). Sertifikat

CDOB akan diberikan pada PBF yang telah menerapkan CDOB.

Setiap PBF wajib melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan,

dan penyaluran di tempat usahanya dengan mengikuti pedoman CDOB.

Dokumentasi tersebut dapat dilakukan secara elektronik. Dokumentasi tersebut

dapat digunakan sebagai penelusuran kegiatan yang dilakukan oleh PBF dan

untuk keperluan pemerisaan petugas yang berwenang.


13


2.1.8.1 Pengadaan

Sebelum melakukan pengadaan obat di PBF harus dilakukan kualifikasi

yang tepat sebelum pengadaan dilaksanakan. Pemilihan pemasok, termasuk

kualifikasi dan persetujuan penunjukannya, merupakan hal operasional yang

penting. Pemilihan pemasok harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan

hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala. Jika obat

dan/atau bahan obat diperoleh dari industri farmasi maka fasilitas distribusi wajib

memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta menerapkan prinsip

dan pedoman CPOB sedangkan jika bahan obat diperoleh dari industri non-

farmasi yang memproduksi bahan obat dengan standar mutu farmasi maka

fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin

serta menerapkan prinsip CPOB. Pengadaan obat dan/atau bahan obat harus

dikendalikan dengan prosedur tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta

didokumentasikan (Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia,

2012).

2.1.8.2 Penyaluran


1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, PBF hanya dapat menyalurkan obat

kepada PBF lain, dan fasiitas pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan, meliputi apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas,

klinik dan toko obat (selain obat keras).

Dalam pelaksanaan penyaluran sediaan farmasi di PBF terdapat beberapa

ketentuan, yakni meliputi :

a. Penyaluran Obat

1) Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dapat menyalurkan obat

kepada instansi pemerintah yang dilakukan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan. Namun, PBF tidak dapat menyalurkan

obat keras kepada toko obat.

2) PBF hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat keras

berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola

apotek atau apoteer penanggung jawab.


14


b. Penyaluran Narkotika

Setiap PBF yang melakukan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran

narkotika wajib memiliki izin khusus sesuai ketentuan peraturan perundang-

undangan.

c. Penyaluran Psikotropika

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika,

penyaluran psikotropika dalam rangka peredaran dilakukan oleh pabrik obat,

pedagang besar farmasi, dan sarana penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah.

Penyaluran psikotropika salah satunya dapat dilakukan oleh:

1) Pabrik obat kepada pedagang besar farmasi, apotek, sarana

penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah, rumah sakit, dan lembaga

penelitian dan/atau lembaga pendidikan.

2) Pedagang besar farmasi kepada pedagang besar farmasi lainnya,

apotek, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, rumah sakit,

dan lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan.

Psikotropika golongan 1 hanya dapat disalurkan oleh pabrik obat dan

pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau lembaga

pendidikan guna kepentingan ilmu pengetahuan. Sedangkan psikotropika yang

digunakan untuk kepentingan ilmu pengetahuan hanya dapat disalurkan oleh

pabrik obat dan pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau

lembaga pendidikan yang bersangkutan.

Ekspor psikotropika hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat atau pedagang

besar farmasi yang telah memiliki izin sebagai eksportir sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sedangkan impor

psikotropika hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat atau pedagang besar

farmasi yang telah memiliki izin sebagai importir sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta lembaga penelitian atau

lembaga pendidikan.


15


2.1.9 Pelaporan Kegiatan PBF

Setiap PBF wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan

sekali namun dapat diminta setiap saat, meliputi kegiatan penerimaan dan

penyaluran obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala

Badan, Kepala Dinas kesehatan Provinsi, dan Kepala Balai POM.

Setiap PBF yang menyalurkan narkotika dan psikotropika wajib

menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan. Laporan tersebut dapat dilakukan

secara elektronik dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.

Selain itu, laporan tersebut harus dapat diperiksa oleh petugas yag berwenang.

2.1.10 Larangan PBF


1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, terdapat beberapa hal yang dilarang

untuk dilakukan di PBF, yaitu :

a. Setiap PBF dilarang menjual obat secara eceran.

b. Setiap PBF dilarang menerima dan/atau melayani resep dokter.

2.2 Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)

2.2.1 Manajemen Mutu

Fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang mencakup

tanggung jawab, proses dan langkah manajemen risiko terkait dengan kegiatan

yang dilaksanakan. Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa mutu obat

dan/atau bahan obat dan integritas rantai distribusi dipertahankan selama proses

distribusi. Seluruh kegiatan distribusi harus ditetapkan dengan jelas, dikaji secara

sistematis dan semua tahapan kritis protes distribusi dan perubahan yang

bermakna harus divalidasi dan didokumentasikan. Sistem mutu harus mencakup

prinsip manajemen risiko mutu. Pencapaian sasaran mutu merupakan tanggung

jawab dari penanggung jawab fasilitas distribusi, membutuhkan kepemimpinan

dan partisipasi aktif serta harus didukung oleh komitmen manajemen puncak.

Manajemen mutu yang diuraikan dalam CDOB (2012), meliputi sistem

mutu, pengelolaan kegiatan berdasarkan kontrak, kajian dan pemantauan


16


manajemen, dan manajemen risiko mutu.

Dalam suatu organisasi harus ada kebijakan mutu terdokumentasi yang

menguraikan maksud keseluruhan dan persyaratan fasilitas distribusi yang

berkaitan dengan mutu, sebagaimana dinyatakan dan disahkan secara remi oleh

manajemen. Sistem mutu harus memastikan bahwa:

a. Obat dan/atau bahan obat diperoleh, disimpan, disediakan, dikirimkan atau

diekspor dengan cara yang sesuai dengan persyaratan CDOB.

b. Tanggung jawab manajemen ditetapkan secara jelas.

c. Obat dan/atau bahan obat dikirimkan ke penerima yang tepat dalam jangka

waktu yang sesuai.

d. Kegiatan yang terkait dengan mutu dicatat pada saat kegiatan tersebut

dilakukan.

e. Penyimpangan terhadap prosedur yang sudah ditetapkan

didokumentasikan dan di selidiki.

f. Tindakan perbaikan dan pencegahan (Corrective Action Preventive Action)

atau CAPA yang tepat untuk memperbaiki dan mencegah terjadinya

penyimpangan sesuai dengan prinsip manajemen risiko mutu.

Sistem manajemen mutu harus mencakup pengendalian dan pengkajian

berbagai kegiatan berdasarkan kontrak. Proses ini harus mencakup manajemen

risiko mutu yang meliputi penilaian terhadap pihak yang ditunjuk, penetapan

tanggung jawab dan proses komunikasi, dan pemantauan dan pengkajian secara

teratur.

Manajemen puncak harus memiliki proses formal untuk mengkaji sistem

manajemen mutu secara periodik. Kajian tersebut mencakup pengukuran

pencapaian sasaran, penilaian indikator kinerja, peraturan, pedoman dan hal baru

yang berkaitan dengan mutu, inovasi, perubahan iklim usaha dan bisnis.

Bagian terakhir dalam manajemen mutu adalah manajemen risiko mutu

yang merupakan suatu proses sistematis untuk menilai, mengendalikan,

mengkomunikasikan dan mengkaji risiko terhadap mutu obat dan/atau bahan obat.

Hal ini dapat dilaksanakan baik secara proaktif maupun retrospektif.


17


2.2.2 Organisasi, Manajemen, Personalia

Pelaksanaan dan pengelolaan sistem manajemen mutu yang baik serta

distribusi obat dan/atau bahan obat yang benar sangat bergantung pada personil

yang menjalaninya. Harus ada personil yang cukup dan kompeten untuk

melaksanakan semua tugas yang menjadi tanggung jawab fasilitas distribusi.

Tanggung jawab masing-masing personil harus dipahami dengan jelas dan dicatat.

Semua personil harus memahami prinsip CDOB dan harus menerima pelatihan

dasar maupun pelatihan lanjutan yang sesuai dengan tanggung jawabnya.

Didalam perusahaan harus ada struktur organisasi untuk tiap bagian yang

dilengkapi dengan bagan organisasi yang jelas. Tanggung jawab, wewenang dan

hubungan antar semua personil harus ditetapkan dengan jelas. Manajemen puncak

di fasilitas distribusi harus menunjuk seorang penanggung jawab. Penanggung

jawab harus seorang apoteker yang memenuhi kualifikasi dan kompetensi sesuai

peraturan perundang-undangan. Selain itu setiap personil lainnya harus kompeten

dan dalam jumlah yang memadai. Perlu dilakukan pelatihan terhadap personil

secara berkala untuk meningkatkan kompetensinya. Untuk mendukung kegiatan

yang dilakukan perlu ditetapkan higiene personil. Harus tersedia prosedur tertulis

berkaitan dengan higiene personil yang relevan dengan kegiatannya mencakup

kesehatan, higiene, dan pakaian kerja.

2.2.3 Bangunan dan Peralatan

Fasilitas distribusi harus memililiki bangunan dan peralatan untuk

menjamin perlindungan dan distribusi obat dan/atau bahan obat meliputi gedung-

gedung, gudang dan penyimpanan. Menurut Badan Pengawas Obat dan Makanan

Republik Indonesia (2012), persyaratan bangunan dan peralatan sesuai CDOB

yaitu sebagai berikut:

a. Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa

kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai

keamanan yang memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan

penyimpanan dan penanganan obat yang baik, dan area penyimpanan

dilengkapi dengan pencahayaan yang memadai untuk memungkinkan

semua kegiatan dilaksanakan secara akurat.


18


b. Jika bangunan (termasuk sarana penunjang) bukan milik sendiri, maka

harus tersedia kontrak tertulis dan pengelolaan bangunan tersebut.

c. Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat dan/atau bahan obat yang

menunggu keputusan lebih lanjut mengenai statusnya, meliputi obat

dan/atau bahan obat yang diduga palsu, yang dikembalikan, yang ditolak,

yang akan dimusnahkan, yang ditarik, dan yang kedaluwarsa dari obat

dan/atau bahan obat yang dapat disalurkan.

d. Jika diperlukan area penyimpanan dengan kondisi khusus, harus dilakukan

pengendalian yang memadai untuk menjaga agar semua bagian terkait

dengan area penyimpanan berada dalam parameter suhu, kelembaban, dan

pencahayaan yang dipersyaratkan.

e. Harus tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat dan/atau bahan

obat yang membutuhkan penanganan dan kewenangan khusus sesuai

dengan peraturan perundang-undangan (misalnya narkotika).

f. Harus tersedia area khusus untuk penyimpanan obat dan/atau bahan

obatyang mengandung bahan radioaktif dan bahan berbahaya lain yang

dapat menimbulkan risiko kebakaran atau leakan (misalnya gas

bertekanan, mudah terbakar, cairan, dan padatan mudah menyala) sesuai

persyaratan keselamatan dan keamanan.

g. Area penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman harus terpisah, terlindung

dari kondisi cuaca dan harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan

peralatan yang memadai.

h. Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman hanya

diberikan kepada personil yang berwenang. Langkah pencegahan dapat

berupa sistem alam dan kontrol akses yang memadai.

i. Harus tersedia prosedur tertulis yag mengatur personil termasuk personil

kontrak yang memiliki akses terhadap obat dan/atau bahan obatdi area

penerimaan, penyimpanan dan pengiriman, untuk meminimalkan

kemungkinan obat dan/atau bahan obatdiberikan kepada pihak yang tidak

berhak.


19


j. Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih dan bebas dari sampah

dan debu. Harus tersedia prosedur tertulis, program pembersihan dan

dokumentasi pelaksanaan pembersihan.

k. Ruang istirahat, toilet, dan kantin untuk personil harus terpisah dari area

penyimpanan.

Menurut Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia (2012),

persyaratan peralatan sesuai CDOB adalah :

a. Semua peralatan harus didesain untuk penyimpanan dan penyaluran obat

dan/atau bahan obat harus didesain, diletakkan dan dipelihara sesuai

dengan standar yang ditetapkan. Harus tersedia program perawatan untuk

peralatan vital, seperti termometer, genset, dan chiller.

b. Peralatan yang digunakan untuk mengendalikan atau memonitor

lingkungan penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus dikalibrasi, serta

kebenaran dan kesesuaian tujuan penggunaan diverifikasi secara berkala

dengan metodologi yang tepat.

c. Kegiatan perbaikan, pemeliharaan, dan kalibrasi perlaatan harus dilakukan

sedemikian rupa sehingga tidak mempegaruhi obat dan/atau bahan obat.

d. Dokumentasi yang memadai untuk kegiatan perbaikan, pemeliharaan, dan

kalibrasi peralatan utama harus dibuat dan disimpan. Peralatan tersebut

misalnya tempat penyimpanan suhu dingin, termohigrometer, atau alat lain

pencatat suhu dan kelembaban, unit pengendali udara dan peralatan lain

yang digunakan pada rantai distribusi.

2.2.4 Operasional

Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat

memastikan bahwa identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang dan

distribusinya ditangani sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada kemasan.

Bagian operasional terdiri dari proses penerimaan, penyimpanan, pemisahan,

pemusnahan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman obat dan/atau bahan

obat.

Proses penerimaan obat dan/atau bahan obat ditujukan untuk memastikan

bahwa kiriman obat dan/atau bahan obatyang diterima benar, berasal dari


20


pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama

transportasi. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh diterima jika kedaluwarsa atau

mendekati tanggal kedaluwarsa sehingga kemungkinan besar obat dan/atau bahan

obat telah kedaluwarsa sebelum digunakan oleh konsumen. Selain itu, nomor

batch dan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat harus dicatat pada saat

penerimaan untuk mempermudah penelusuran. Jika ditemukan obat dan/atau

bahan obat diduga palsu, batch tersebut harus segera dipisahkan dan dilaporkan ke

instansi berwenang, dan ke pemegang izin edar. Pengiriman obat dan/atau bahan

obat yang diterima dari saran transportasi harus diperiksa sebagai bentuk

verifikasi terhadap keutuhan kontainer/sistem penutup, fisik, dan fitur kemasan

serta label kemasan.

Proses penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat harus

mematuhi peraturan perundnag-undangan. Kondisi penyimpanan untuk obat

dan/atau bahan obat harus sesuai dengan rekomendasi dari industri farmasi atau

non-farmasi yang memproduksi bahan obat standar mutu farmasi. obat dan/atau

bahan obat harus disimpan terpisah dari produk selain obat dan/atau bahan obat

dan terlindung dari dampak yang tidak diinginkan akibat paparan cahaya

matahari, suhu, kelembaban atau faktor eksternal lain. Perhatian khusus harus

diberikan untuk obat dan/atau bahan obat yang membutuhkan kondisi

penyimpanan khusus.

Kegiatan yang terkait dengan penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus

memastikan terpenuhinya kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan dan

memnungkinkan penyimpanan secara teratur sesuai kategorinya; obat dan/atau

bahan obat dalam status karantina, diluluskan, ditolak, dikembalikan, ditarik atau

diduga palsu.

Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi stok sesuai

dengan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat mengikuti kaidah First

Expired First Out (FEFO). Obat dan/atau bahan obat harus ditangani dan

disimpan sedemikian rupa untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi,

dan campur baur. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh langsung diletakkan

dilantai. Obat dan/atau bahan obat yang kedaluwarsa harus segera ditarik,

dipisahkan secara fisik dan diblokir secara elektronik. Penarikan secara fisik


21


untuk obat dan/atau bahan obat kedaluwarsa harus dilakukan secara berkala.

Untuk menjaga akurasi persediaan stok, harus dilakukan stock opname

secara berkala berdasarkan pendekatan risiko. Perbedaan stok harus diselidiki

sesuai dengan prosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya

campur-baur, kesalahan keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat dan/atau

bahan obat. Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan harus disimpan

untuk jangka waktu yang telah ditentukan.

Pemusnahan obat dan/atau bahan obat dilaksanakan terhadap obat dan/atau

bahan obat yang tidka memenuhi syarat untuk didistribusikan. Obat dan/atau

bahan obat yang akan dimusnahkan harus diidentifikasi secara tepat, diberi label

yang jelas, disimpan secara terpisah da terkunci serta ditangani sesuai dengan

prosedur tertulis. Prosedur tertulis tersebut harus memperhatikan dampak terhadap

kesehatan, pencegahan pencemaran lingkungan dan kebocoran/penyimpangan

obat dan/atau bahan obat kepada pihak yang tidak berwenang.

Proses pengambilan obat dan/atau bahan obat harus dilakukan dengan

tepat sesuai dengan dokumen yang tersedia untuk memastikan obat dan/atau

bahan obat yang diambil benar. Obat dan/atau bahan obat yang diambil harus

memiliki masa simpan yang cukup sebelum kedaluwarsa dan berdasarkan sistem

FEFO. Nomor batch obat dan/atau bahan obat harus dicatat. Pengecualian dapat

diizinkan jika ada kontrol yang memadai untuk mencegah pendistribusian obat

dan/atau bahan obat kedaluwarsa.

Obat dan/atau bahan obat harus dikemas sedemikian rupa sehingga

kerusakan, kontaminasi, dan pencurian dapat dihindari. Kemasan harus memadai

untuk mempertahankan kondisi penyimpanan obat dan/atau bahan obat selama

transportasi. Kontainer obat dan/atau bahan obat yang akan dikirimkan harus

disegel.

Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus ditujukan kepada pelanggan

yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Untuk

penyaluran obat dan/atau bahan obat ke pihak yang berwenang atau berhak untuk

keperluan khusus seperti penelitian, special access, dan uji klinik, harus

dilengkapi dengan dokumen yang mencakup tanggal, nama obat dan/atau bahan

obat, bentuk sediaan, nomor batch, jumlah, nama, dan alamat pemasok, nama dan


22


alamat pemesan atau penerima. Proses pengiriman dan kondisi penyimpanan

harus sesuai dengan persyaratan obat dan/atau bahan obat dari industri farmasi.

Dokumentasi harus disimpan dan mampu ditelusuri. Dokumen untuk pengiriman

obat dan/atau bahan obat harus disiapkan dan harus mencakup sekurang-

kurangnya informasi, yaitu sebagai berikut :

a. Tanggal pengiriman;

b. Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon dan status dari

penerima (misalnya Apotek, rumah sakit atau klinik);

c. Deskripsi obat dan/atau bahan obat misalnya nama, bentuk sediaan dan

kekuatan (jika perlu);

d. Nomor batch dan tanggal kedaluwarsa;

e. Kuantitas obat dan/atau bahan obat yaitu jumlah kontainer dan kuantitas

perkontainer (jika perlu);

f. Nomor dokumen untuk identifikasi order pengiriman;

g. Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat perusahaan

ekspedisi serta tanda tangan dan nama jelas personil ekspedisi yang

menerima (jika menggunakan jasa ekspedisi) dan kondisi penyimpanan.

2.2.5 Inspeksi Diri

Inspeksi diri adalah inspeksi yang dilakukan oleh diri sendiri terhadap

sistem. Inspeksi diri dilakukan untuk mengukur kinerja dan mengetahui apakah

sistem yang direncanakan dan dijalankan sudah memenuhi standar. Inspeksi diri

di lembaga distribusi obat dilakukan secara periodik. Inspeksi diri harus dilakukan

dalam rangka memantau pelaksanaan dan kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB

dan untuk bahan tindak lanjut langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.

Program inspeksi diri harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang

ditetapkan dan mencakup semua aspek CDOB serta kepatuhan terhadap peraturan

perundang-undangan, pedoman, dan prosedur tertulis. Inspeksi diri tidak hanya

dilakukan pada bagian tertentu saja.

Inspeksi dir harus dilakukan dengan cara yang independen dan rinci oleh

personil yang kompeten dan ditunjuk oleh perusahaan. Audit eksternal yang

dilakukan oleh ahli independen dapat membantu namun tidak bisa dijadikan


23


sebagai satu-satunya cara untuk memastikan kepatuhan terhadap penerapan

CDOB.

Audit terhadap kegiatan yang disubkontrakkan harus menjadi bagian dari

program inspeksi diri. Semua pelaksanaan inspeksi diri harus dicatat. Laporan

harus berisi semua pengamatan yang dilakukan selama inspeksi. Salinan laporan

tersebut harus disampaikan kepada manajemen dan pihak terkait lainnya. Jika

dalam pengamatan ditemukan adanya penyimpangan dan/atau kekurangan, maka

penyebabknya harus diidentifikasi dan dibuat CAPA. CAPA harus

didokumentasikan dan ditindaklanjuti.

2.2.6 Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu, dan

Penarikan Kembali

Jika terjadi keluhan maka semua keluhan dan informasi lain tentang obat

dan/atau bahan obat berpotensi rusak harus dikumpulkan, dikaji, dan diselidiki

sesuai dengan prosedur tertulis serta harus tersedia dokumentasi untuk setiap

proses penanganan keluhan termasuk pengembalian dan penarikan kembali serta

dilaporkan kepada pihak yang berwenang. Jika obat ternyata dapat dijual kembali

maka harus melalui persetujuan dari personil yang bertanggung jawab sesuai

dengan kewenangannya. Adapun persyaratan obat dan/atau bahan obat yang layak

dijual kembali, antara lain jika:

a. Obat dan/atau bahan obat dalam kemasan asli dan kondisi yang memenuhi

syarat serta memenuhi ketentuan.

b. Obat dan/atau bahan obat kembalian selama pengiriman dan penyimpanan

ditangani sesuai dengan kondisi yang dipersyaratkan.

c. Obat dan/atau bahan obat kembalian diperiksa dan dinilai oleh

penanggung jawab atau personil yang terlatih, kompeten dan berwenang.

d. Fasilitas distribusi mempunyai bukti dokumentasi tentang kebenaran asal-

usul obat dan/atau bahan obat termasuk identitas obat dan/atau bahan obat

untuk memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat kembalian tersebut

bukan obat dan/atau bahan obat palsu.

Sedangkan untuk obat dan/atau bahan obat diduga palsu, penyalurannya

harus dihentikan, segera dilaporkan ke instansi terkait dan menunggu tindak lanjut


24


dari instansi yang berwenang. Setelah ada pemastian bahwa obat dan/atau bahan

obat tersebut palsu, maka harus segera ditindaklanjuti sesuai dengan instruksi dari

instansi yang berwenang.

2.2.7 Transportasi

Selama proses transportasi, harus diterapkan metode transportasi yang

memadai. Obat dan/atau bahan obat harus diangkut dengan kondisi penyimpanan

sesuai dengan informasi pada kemasan. Metode transportasi yang tepat harus

digunakan mencakup transportasi melalui darat, laut, udar atau kombinasi diatas.

Apapun transportasi yang dipilih, harus dapat menjamin bahwa obat dan/atau

bahan obat tidak mengalami perubahan kondisi selama transportasi yang dapat

mengurangi mutu. Pendekatan berbasis risiko harus digunakan ketika

merencanakan rute transportasi.

Obat dan/atau bahan obat dan kontainer pengiriman harus aman untuk

mencegah akses yang tidak sah. Kendaraan dan personil yang terlibat dalam

pengiriman harus dilengkapi dengan peralatan keamanan tambahan yang sesuai

untuk mencegah pencurian obat dan/atau bahan obat dan penyelewengan lainnya

selama transportasi. Kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan untuk obat

dan/atau bahan obat harus dipertahankan selama transportasi sesuai dengan yang

ditetapkan pada informasi kemasan. Jika menggunakan kendaraan berpendingin,

alat pemantau suhu selama transportasi harus dipelihara dan dikalibrasi secara

berkala atau minimal sekali setahun. Persyaratan ini meliiputi pemetaan suhu pada

kondisi yang representatif dan harus mempertimbangkan variasi musim. Jika

diperlukan, pelanggan dapat memperoleh dokumen data suhu untuk menunjukkan

bahwa obat dan/atau bahan obat tetap dalam kondisi suhu penyimpanan yang

dipersyaratkan selama transportasi.

2.2.8 Fasilitas Distribusi Berdasarkan Kontrak

Cakupan kegiatan kontrak terutama yang terkait dengan kemasan khasiat

dan mutu obat dan/atau bahan obat meliputi kontrak antar fasilitas distribusi dan

kontrak antara fasilitas distribusi dengan pihak penyedia jasa antara lain

transportasi, pengendalian hama, pergudangan, kebersihan dan sebagainya. Semua


25


kegiatan kontrak harus tertulis antara pemberi kontrak dan penerima kontrak serta

setiap kegiatan harus sesuai dengan persyaratan CDOB.

Pemberi kontrak bertanggung jawab untuk menilai kompetensi yang

diperlukan oleh penerima kontrak. Pemberi kontrak harus melakukan pengawasan

terhadap penerima kontrak dalam melaksanakan tugas yang dikontrakkan sesuai

dengan prinsip dan pedoman CDOB. Penerima kontrak harus memiliki tempat,

personil yang kompeten, peralatan, pengetahuan dan pengalaman dalam

melaksanakan tugas yang dikontrakkan oleh pemberi kontrak. Penerima kontrak

tidak diperbolehkan untuk mengalihkan pekerjaan yang dipercayakan oleh

pemberi kontrak kepada pihak ketiga sebelum dilakukannya evaluasi, dan

mendapatkan persetujuan dari pemberi kontrak serta dilakukannya audit ke pihak

ketiga tersebut.

2.2.9 Dokumentasi

Dokumentasi merupakan dokumen tertulis terkait dengan distribusi

(pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pelaporan), prosedur tertulis dan

dokumen lain yang terkait dengan pemastian mutu. Menurut CDOB, dokumentasi

yang baik merupakan bagian penting dari sistem manajemen mutu. Dokumentasi

dilakukan dengan tujuan, yaitu sebagai berikut:

a. Menjamin semua pelaksanaan distribusi berjalan sesuai dengan panduan

mutu dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

b. Apabila terjadi penyelewengan sistem, maka dapat ditelusuri dengan

sistem dokumentasi perjalanan distribusi.

c. Untuk mencegah kesalahan dari komunikasi lisan dan untuk memudahkan

penelusuran, antara lain sejarah batch, instruksi dan prosedur, maka

dokumentasi harus tertulis jelas.

Dokumentasi terdiri dari semua prosedur tertulis, petunjuk, kontrak,

catatan dan data dalam bentuk kertas maupun elektronik. Dicatat dengan jelas dan

rinci merupakan dasar untuk memastikan bahwa setiap personil melaksanakan

kegiatan sesuai uraian tugas sehingga memperkecil risiko kesalahan. Dokumentasi

distribusi harus mencakup informasi, yaitu sebagai berikut:

a. Tanggal;


26


b. Nama obat dan/atau bahan obat;

c. Nomor batch;

d. Tanggal kedaluwarsa;

e. Jumlah yang diterima/disalurkan;

f. Nama dan alamat pemasok/pelanggan.

Dokumentasi harus dibuat pada saat kegiatan berlangsung sehingga mudah

untuk ditelusuri. Dokumentasi harus komprehensif mencakup ruang lingkup

kegiatan fasilitas distribusi dan ditulis dalam bahasa yang jelas, dimengerti oleh

personil dan tidak berarti ganda. Prosedur tertulis harus disetujui, ditandatangani

dan diberi tanggal oleh personil yang berwenang. Prosedur tertulis tidak ditulis

tangan dan harus tercetak.

Setiap perubahan yang dibuat dalam dokumentasi harus ditandatangani,

diberi tanggal dan memungkinkan pembacaan informasi yang asli. Jika

diperlukan, alasan perubahan harus dicatat dan seluruh dokumentasi harus tersedia

sebagaimana mestinya. Semua dokumentasi harus mudah didapat kembali,

disimpan dan dipelihara pada tempat yang aman untuk mencegah dari perubahan

yang tidak sah, kerusakan dan/atau kehilangan dokumen. Dokumen yang dibuat

harus disimpan dalam waktu sekurang-kurangnya tahun dari tanggal pembuatan

dokumen.

Dokumentasi permanen, tertulis atau dengan elektronik, untuk setiap obat

dan/atau bahan obat yang disimpan harus menunjukkan kondisi penyimpanan

yang direkomendasikan, tindakan pencegahan dan tanggal uji ulang khusu untuk

bahan obat (jika ada) harus diperhatikan. Persyaratan farmakope dan peraturan

nasional terkini tentang label dan wadah harus dipatuhi.

Dokumen yang dibuat harus dikaji ulang secara berkala dan dijaga agar

selalu up to date. Jika suatu dokumen direvisi, harus dijalankan suatu sitem untuk

menghindarkan penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.


27


2.2.9.1 Pelaporan Kegiatan di PBF ke Institusi Terkait

Menurut pasal 8 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi:

a. Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3

(tiga) bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat

dan/atau bahan obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada

Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM.

b. Selain laporan kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Direktur

Jenderal setiap saat dapat meminta laporan kegiatan pernerimaan dan

penyaluran obat dan/atau bahan obat.

c. Setiap PBF dan PBF cabang yang menyalurkan narkotika dan psikotropika

wajib menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika narkotika dan

psikotropika sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

d. Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dapat dilakukan

secara elektronik dengan menggunakan teknologi informasi dan

komunikasi.

e. Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) setiap saat harus dapat

diperiksa oleh petugas yang berwenang.

2.2.9.2 Pelaporan Narkotika dan Psikotropika

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009

tentang narkotika, pasal 14 ayat 2 Industri Farmasi, Pedagang Besar Farmasi,

sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, pusat

kesehatan masyarakat balai pengobatan, dokter, dan lembaga ilmu pengetahuan

wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala mengenai

pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam penguasaannya.

Dokumen pelaporan mengenai narkotika yang berada dibawah

kewenangan Badan Pengawasan Obat dan Makanan, dsimpan dengan ketentuan

sekurang-kurangnya dalam waktu 3 (tiga) tahun. Maksud adanya kewajiban untuk

membuat, menyimpan, dan menyampaikan laporan adalah agar pemerintah setiap

waktu dapat mengetahui tentang persediaan narkotika yang ada di dalam

peredaran dan sekaligus sebagai bahan dalam penyusunan rencana kebutuhan


28


tahunan narkotika.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

912/MENKES/PER/VIII/1997 tentang kebutuhan dan pelaporan psikotropika.

Pasal 7 ayat 1 pabrik obat dan pedagang besar farmasi yang menyalurkan

psikotropika wajin mencatat dan melaporkan psikotropika setiap bulan denga

menggunakan formulir laporan penyaluran psikotropika.



BAB 3

TINJAUAN KHUSUS

3.1 PT Kimia Farma Trading and Distribution

3.1.1 Sejarah Pendirian Perusahaan

Kimia Farma adalah perusahaan industri farmasi pertama di Indonesia

yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda tahun 1817. Nama perusahaan ini

pada awalnya adalah NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co. Berdasarkan

kebijaksanaan nasionalisasi atas eks perusahaan Belanda di masa awal

kemerdekaan, pada tahun 1958, Pemerintah Republik Indonesia melakukan

peleburan sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF (Perusahaan Negara

Farmasi) Bhinneka Kimia Farma. Kemudian pada tanggal 16 Agustus 1971,

bentuk badan hukum PNF diubah menjadi Perseroan Terbatas, sehingga nama

perusahaan berubah menjadi PT Kimia Farma (Persero) (Kimia Farma, 2012).

Pada tanggal 4 Juli 2001, PT Kimia Farma (Persero) kembali mengubah

statusnya menjadi perusahaan publik, PT Kimia Farma (Persero) Tbk.. Bersamaan

dengan perubahan tersebut, PT Kimia Farma (Persero) Tbk. telah dicatatkan pada

Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (sekarang kedua bursa telah merger

dan kini bernama Bursa Efek Indonesia). Pada privatisasi tahap I saham yang

lepas adalah sebanyak 9% dengan rincian 3% untuk program Kepemilikan Saham

Karyawan dan Manajemen (KSKM) PT Kimia Farma, dan sebanyak 6% untuk

masyarakat umum.

Berbekal pengalaman selama puluhan tahun, PT Kimia Farma (Persero)

Tbk, telah berkembang menjadi perusahaan dengan pelayanan kesehatan

terintegrasi di Indonesia. Perseroan kian diperhitungkan kiprahnya dalam

pengembangan dan pembangunan bangsa, khususnya pembangunan kesehatan

masyarakat Indonesia.

Bisnis Kimia Farma meliputi antara lain:

a. PT Kimia Farma Tbk. (Holding)

PT Kimia Farma Tbk. dibentuk pada tanggal 16 Agustus 1971

dengan jalur usaha pelayanan kesehatan. Sebagai perusahaan publik

sekaligus Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Kimia Farma


30


berkomitmen penuh untuk melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik

sebagai suatu kebutuhan sekaligus kewajiban sebagaimana diamanatkan

Undang-Undang Nomor 19 tahun 2003 tentang BUMN. PT Kimia Farma

Tbk., merupakan sebuah perusahaan pelayanan kesehatan yang

terintegrasi, bergerak dari hulu ke hilir yaitu industri, marketing, retail,

laboratorium klinik dan klinik kesehatan. Pada tanggal 4 januari 2003 PT

Kimia Farma Tbk. membentuk 2 anak perusahaan yaitu: PT Kimia Farma

Health and Care dan PT Kimia Farma Trading and Distribution.

b. Anak Perusahaan (Subsidiaries)

Anak perusahan dari PT Kimia Farma Tbk. Antara lain:

1) PT Kimia Farma Apotek

Perusahaan ini dibentuk pada tanggal 4 Januari 2003 dengan

jalur usaha Farmasi. Pada akhir tahun 2012 PT Kimia Farma Apotek

(KFA) mengelola sebanyak 412 apotek, 64 klinik kesehatan dan 33

laboraturium klinik. KFA menyediakan layanan kesehatan yang

terintegrasi meliputi layanan farmasi (apotek), klinik kesehatan,

laboraturium klinik dan optik, dengan konsep One Stop Health Care

Solution (OSHcS) sehingga memudahkan masyarakat mendapatkan

layanan berkualitas. Pelayanan farmasi menggunakan standar Good

Pharmacy Practice (GPP) yaitu standar internasional yang diterbitkan oleh

The International Pharmaceutical Federation serta standar yang

ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan Republik Indonesia tentang

Standar Pelayanan Kefarmasiaan di Apotek.

Pada tahun 2012, jumlah tenaga kerja KFA adalah 2.535

orang, yang sebagian besar tenaga apoteker yang memiliki sertifikat

kompetensi dari organisasi Ikatan Apoteker Indonesia (IAI) dan

didukung oleh Asisten Apoteker yang terlatih.

2) PT Kimia Farma Trading and Distribution

Perusahaan ini dibentuk pada tanggal 4 Januari 2003, dengan

jalur usaha distribusi obat dan alat kesehatan. PT Kimia Farma

(Persero) Tbk. PT Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

sebelumnya merupakan divisi yang bergerak dibidang yang sama, yaitu


31


perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu pengalamannya bukan baru

sepuluh tahun, tetapi sama dengan umur PT Kimia Farma Tbk. sendiri.

Sebelum menjadi perusahaan tersendiri, PT Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) dahulu merupakan divisi Pedagang Besar Farmasi

(PBF) dari PT Kimia Farma Tbk. yang memiliki tugas utama

mendistribusikan produk- produk farmasi yang diproduksi PT Kimia

Farma Tbk. ke channel-channel yang tersebar di seluruh nusantara.

Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani

pendistribusian produk-produk PT Kimia Farma Tbk. sejak tahun 1917,

pada tanggal 4 Januari 2003 divisi Pedagang Besar Farmasi ini

kemudian berkembang menjadi anak perusahaan dengan nama PT

Kimia Farma Trading and Distribution, yang berbasis Jasa Layanan

Perdagangan dan Distribusi.

PT Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah anak

perusahaan PT Kimia Farma Tbk. yang didirikan berdasarkan akta

pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris

Ny. Imas Fatimah, S.H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No.42

tanggal 22 April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani

Soeyasa Besar, S.H. Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri

Kehakiman dan Hak Manusia Republik Indonesia dengan surat

keputusan No: C-09648 HT.01.01 TH 2003 tanggal 1 Mei 2003.

Untuk memudahkan operasionalnya, KFTD juga didukung oleh

44 kantor cabang (6 cabang kelas 1, 32 cabang kelas 2 dan 7 cabang

kelas 3) dengan wilayah operasinya mulai dari Aceh sampai dengan

Jayapura, jumlah salesman 450 orang dan armada pengantar roda 4

(mobil box) 477 unit dan pengantar roda 2 (motor box) 292 unit. Jaringan

distribusi ini melayani lebih dari 31 rekanan principal, memenuhi

kebutuhan sekitar 13.963 apotek, 1.527 Pedagang Besar Farmasi (PBF),

3.691 toko obat, 106 horeka (hotel restoran karaoke), 1.975 rumah sakit,

6.572 pasar tradisional dan 2.074 pasar modern.


32


3.1.2 Visi dan Misi

3.1.2.1 Visi

Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan perdagangan

produk kesehatan (to be the greatest trading and distribution company).

3.1.2.2 Misi

Misi PT Kimia Farma Tbk., yaitu sebagai berikut:

a. Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik produk

sendiri maupun principal pihak ketiga.

b. Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar

institusi.

c. Meningkatkan perdagangan alat kesehatan dan diagnostik keagenan atau

private label.

3.1.3 Strategi

Dalam menjalankan kegiatannya, strategi yang diterapkan antara lain,

yaitu sebagai berikut:

a. Cost leadership guna menciptakan comparative advantages.

b. Product differentiation jenis produk unggulan guna meningkatkan

competitive advantages.

3.1.4 Sistem Pengadaan dan Pendistribusian Barang

Sesuai dengan anggaran dasarnya, perusahaan melakukan usaha dalam

bidang Distribusi dan Perdagangan, yang produknya meliputi produk farmasi dan

alat kesehatan. Principal meliputi principal perusahaan induk (PT Kimia Farma

Tbk) sebesar 60% dan principal pihak ketiga 40%, seperti Biofarma, Janssen,

Otsuka, Daria Varia, Rohto, Novartis, dan lain-lain.

Sebagai penyedia Jasa Layanan Distribusi, KFTD menyalurkan aneka

produk dari perusahaan induk, produk dari principal lainnya, serta produk-produk

non-principal. Di bidang jasa perdagangan atau trading, KFTD menangani

kontrak-kontrak bisnis yang didapat melalui sistem tender.


33


3.1.5 Jenis Pelanggan KFTD (Channel Distribution)

Sesuai dengan jenis penjualannya, Pelanggan KFTD terdiri dari :

a. Pelanggan reguler adalah pelanggan yang membeli produk secara rutin,

tanpa melalui pelelangan (tender). Sesuai dengan Permenkes Nomor

1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang PBF, pelanggan reguler terdiri dari:

1) Pedagang Besar Farmasi (PBF)

2) Instalasi Farmasi Rumah Sakit

3) Puskesmas

4) Klinik

5) Apotek

6) Toko obat

b. Pada privatisasi tahap I saham yang lepas adalah sebanyak 9%

dengan rincian 3% untuk program Kepemilikan Saham Karyawan dan

Manajemen (KSKM) PT Kimia Farma, dan sebanyak 6% untuk

masyarakat umum.

c. Pada privatisasi tahap I saham yang lepas adalah sebanyak 9%

dengan rincian 3% untuk program Kepemilikan Saham Karyawan dan

Manajemen (KSKM) PT Kimia Farma, dan sebanyak 6% untuk

masyarakat umum.

d. Pelanggan Institusi adalah pelanggan yang membeli produk secara

paket melalui pelelangan terbuka (tender) atau penunjukan langsung.

Sesuai dengan Perpres No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang

dan Jasa oleh Pemerintah, pelanggan institusi terdiri dari:

1) Kementerian (Kementerian Kesehatan, Kementerian Agama,

Kementerian Tenaga Kerja, dan sebagainya)

2) Lembaga (BKKBN, BPOM, Universitas, dan sebagainya)

3) Satuan kerja perangkat daerah (Dinas kesehatan)

4) Institusi (Rumah Sakit)


34


3.2 Manajemen Operasional

Manajemen operasional adalah suatu cara pengelolaan fungsi-fungsi

kegiatan (fungsi-fungsi manajemen) yang terdapat dalam suatu perusahaan, untuk

mencapai tujuan. Cara pengelolaan pada setiap fungsi kegiatan berbeda antara

fungsi kegiatan yang dengan yang lainnya, karena pada setiap fungsi kegiatan

tersebut memiliki tujuan yang berbeda.

a. Fungsi kegiatan pembelian, yaitu memperoleh harga beli barang yang

efisien dan menjaga ketersediaan (availability) barang.

b. Fungsi kegiatan pengelolaan barang di gudang (warehousing), yaitu

menjaga kondisi kualitas barang sesuai persyaratan Farmakope, tidak rusak

dan tidak hilang.

c. Fungsi kegiatan penjualan dan pelayanan, yaitu memperoleh pertumbuhan

penjualan (sales growth) dan jumlah pelanggan (customer growth) serta

untuk mempertahankan pelanggan yang loyal (customer rate retention).

d. Fungsi kegiatan pengelolaan piutang (accounting), untuk menjaga

likuiditas keuangan dan aliran kas (cash flow) yang sehat.

e. Fungsi kegiatan pembukuan atau tata usaha, yaitu menyajikan laporan

yang tepat waktu, isi dan guna agar dapat mengambil keputusan dengan

cepat dan tepat.

3.2.1 Manajemen Pengadaan

3.2.1.1 Definisi

Pengadaan merupakan aktifitas yang berhubungan dengan menyediakan

produk atau material yang berasal dari supplier yang bertujuan untuk memenuhi

kebutuhan organisasi dalam waktu tertentu dan dengan harga yang paling murah.

(Bowersox, Closs, dan Cooper, 2010)

3.2.1.2 Tujuan

Manajemen pengadaan dilakukan untuk memastikan ketersediaan barang

di gudang serta memastikan efisiensi dari pergerakan produk. (Ballou, 2004)


35


3.2.1.3 Standar Operasional dan Prosedur Pengadaan Barang

Tahapan dalam melakukan pengadaan barang di KFTD adalah sebagai

berikut:

a. Membuat daftar rencana pembelian barang

Petugas logistik (kepala gudang) bersama petugas penjualan menghitung

buffer stock dan kebutuhan level stock per item barang setiap bulan

berdasarkan data historis, lalu data tersebut dikirim ke petugas pembelian

untuk membuat daftar rencana pembelian barang setiap bulannya.

b. Membuat kontrak pembelian barang

Petugas pembelian melakukan perjanjian kontrak pembelian barang

dengan pemasok atau principal untuk memperoleh margin yang lebih besar

dan masa tenggang pembayaran relatif lebih panjang.

c. Mengeksekusi pembelian barang

Petugas pembelian menyiapkan Surat Pesanan (SP), ditandatangani oleh

penanggung jawab logistik atau penanggung jawab PBF, lalu mengirimkan

SP ke principal atau pemasok.

d. Menerima dan memeriksa barang

Petugas logistik memeriksa dan menerima fisik barang dari pemasok sesuai

dengan SP dan faktur barang, lalu membuat tanda terima barang di faktur

(stempel dan tanda tangan) petugas gudang.

e. Memeriksa kebenaran faktur pembelian barang

Petugas pembelian faktur mengenai jumlah, jenis, harga barang dan diskon

serta masa tenggang pembayaran, lalu memberikan paraf dan mengirimkan

faktur pembelian ke fungsi tata usaha (TU).

f. Membukukan faktur pembelian sebagai pembelian dan hutang

Petugas TU membukukan faktur tersebut sebagai pembelian barang dan

hutang di kartu hutang lalu membuat laporan pembelian dan hutang setiap

bulannya.


36


Gambar 3.1. Diagram pengadaan barang

3.2.1.4 Sasaran

Sasaran mutu dari manajemen pengadaan yaitu memperoleh harga barang

yang lebih murah (lebih efisien) serta dapat melayani seluruh kebutuhan barang

pelanggan (service level) 100%.

3.2.1.5 Indikator

Indikator yang digunakan untuk mencapai sasaran diatas adalah

sebagai berikut:

a. Harga pokok penjualan (HPP)

1) Jika HPP yang diperoleh < dari HPP tahun lalu (PBF pesaing), maka

fungsi pembelian berfungsi dengan baik.

2) Jika HPP yang diperoleh > dari HPP tahun lalu (PBF pesaing), maka

fungsi pembelian tidak berfungsi dengan baik.

b. Service level

1) Jika service level > dari service level tahun lalu, maka fungsi

pembelian berfungsi dengan baik.

2) Jika service level < dari service level tahun lalu, maka fungsi

pembelian tidak berfungsi dengan baik.


37


3.2.2 Manajemen Penyimpanan

3.2.2.1 Definisi

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan

cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai

aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

3.2.2.2 Tujuan

Tujuan adanya manajemen penyimpanan ialah untuk memastikan bahwa

obat atau bahan obat yang disimpan sesuai dengan rekomendasi dari industri

farmasi atau non farmasi.

3.2.2.3 Standar Operasional dan Prosedur Penerimaan, Penyimpanan, dan

Pengeluaran Barang

a. Menerima barang di transito in

1) Petugas logistik memeriksa dan menerima fisik barang dari pemasok

sesuai dengan SP dan faktur barang, di ruang transito in.

2) Membuat tanda terima barang (stempel atau paraf) di faktur pembelian.

3) Menyimpan dan memasukkan data barang pada sistem informasi.

b. Menyimpan barang

1) Petugas logistik memasukkan barang dari ruang transito in ke ruang

penyimpanan sesuai dengan lokasinya masing–masing barang.

2) Mencatat barang masuk di sistem informasi dan masing–masing

kartu barangnya.

3) Melaporkan penerimaan barang ke TU sebagai pembelian dan hutang.

c. Mengeluarkan barang dari gudang

1) Petugas logistik berdasarkan SP dan faktur penjualan dari fakturis,

mengeluarkan barang dari gudang ke transito out.

2) Mencatat mutasi barang di kartu barang dan sistem informasi.

3) Mencatat penyerahan barang dari gudang ke pengantar barang di buku

ekspedisi hantaran barang dan meminta paraf pengantar barang.

4) Memeriksa kembali penyerahan barang dari pengantar barang ke

pelanggan melalui faktur yang ada tanda terima dari pelanggan.


38


d. Membuat laporan mutasi barang di gudang

1) Petugas gudang membuat laporan mutasi barang.

2) Petugas gudang menghitung saldo barang setiap periode tertentu (1

bulan, 3 bulan), lalu membuat berita acara stock opname barang

kemudian mengirim laporan tersebut ke fungsi TU.

Gambar 3.2. Diagram penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang

Gambar 3.3. Alur penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang


39


3.2.2.4 Sasaran

Sasaran dari manajemen penyimpanan ialah mencegah kehilangan dan

kerusakan barang atau kedaluwarsa.

3.2.2.5 Indikator

a. Jika jumlah barang hilang dan rusak > dari angka kebijakannya, maka

fungsi pergudangan berfungsi dengan baik.

b. Jika jumlah barang hilang dan rusak < dari angka kebijakannya, maka

fungsi pergudangan tidak berfungsi dengan baik.

3.2.3 Manajemen Penjualan dan Pelayanan

3.2.3.1 Definisi

The American Marketing Association mendefinisikan marketing sebagai

aktifitas dan proses menciptakan, mengkomunikasikan, menyampaikan dan saling

memberikan penawaran yang memiliki manfaat bagi pelanggan. (Czinkota dan

Ronkainen, 2010)

3.2.3.2 Tujuan

Tujuan dari manajemen penjualan ialah untuk memperoleh pertumbuhan

penjualan (sales growth) dan pertumbuhan jumlah pelanggan (costumer growth)

serta untuk mempertahankan pelanggan yang loyal (costumer rate retention).

3.2.3.3 Standar Operasional dan Prosedur Penjualan dan Pelayanan Barang

a. Melakukan pengecekan SP terhadap status umur hutang pelanggan yang lebih

dari 2 bulan

1) Salesman mengunjungi pelanggan yang tidak bermasalah (tidak

memiliki hutang > 2 bulan), secara rutin.

2) Salesman menawarkan produk ke pelanggan (jumlah item dan SKU’s)

melalui program–program dari principalnya, seperti program diskon

dan bonus.

3) Salesman mengambil SP dari pelanggan dan memeriksa status umur

hutang yang > 2 bulan, mencatat statusnya (ok atau tidak ok).


40


4) Salesman menyerahkan SP ke fakturis untuk dibuatkan fakturnya.

Gambar 3.4. Contoh alat kontrol penjualan

b. Pembuatan faktur atas SP pelanggan

1) Fakturis mengecek kebenaran data dan alamat pelanggan melalui

sistem informasi dan mencatat statusnya (ok atau tidak ok).

2) Fakturis membuatkan faktur penjualan barangnya.

3) Fakturis menyerahkan faktur dan SP pelanggan ke fungsi logistik.

c. Menyiapkan barang pesanan pelanggan

1) Petugas logistik mengeluarkan barang atas pesanan pelanggan

berdasarkan faktur dan SP, dan mencatat mutasi barang di kartu barang.

2) Petugas mengecek kesesuaian barang dengan faktur dan SP kemudian

mencatat statusnya (ok atau tidak ok).

3) Petugas mencatat jumlah barang yang dikeluarkannya sesuai dengan

nama pelanggan di sistem informasi.

4) Petugas memindahkan barang yang siap dikirim ke ruang transito out

dan mencatat di buku ekspedisi pengeluaran barang gudang.

5) Petugas membuat tanda terima penyerahan barang ke pengantar barang

di buku ekspedisi pengeluaran barang.

d. Memindahkan barang pesanan ke transito out

1) Petugas gudang memindahkan barang yang siap dikirim ke ruang

transito out dan mencatat di buku ekspedisi pengeluaran barang gudang

2) Petugas membuat tanda terima penyerahan barang ke pengantar barang

di buku ekspedisi pengeluaran barang.

e. Menyerahkan barang ke petugas hantaran

1) Petugas gudang menyerahkan barang yang siap antar kepada petugas

hantaran.


41


2) Petugas hantaran mencatat seluruh barang pesanan di buku ekspedisinya.

f. Mengirim barang ke pelanggan

1) Petugas hantaran barang mengirim barang ke pelanggan

2) Petugas hantaran barang meminta tanda terima barang dari pelanggan

dan mencatat status penerimaannya (ok atau tidak ok).

3) Petugas hantaran barang menyerahkan tanda terima barang ke fungsi

logistik.

g. Memvalidasi pengeluaran barang

1) Petugas logistik memvalidasi pengiriman barang ke pelanggan di

sistem informasi sebagai barang keluar.

2) Petugas logistik menyerahkan faktur penjualan yang telah ada tanda

terima dari pelanggan dan SP ke fungsi TU.

h. Mencatat hasil penjualan barang ke pelanggan

1) Petugas administrasi penjualan TU memasukkan data pengiriman

barang di sistem informasi sebagai penjualan berdasarkan faktur dan

SP yang telah ada TT nya dari pelanggan.

2) Petugas administrasi penjualan TU juga memasukkan ke sistem

informasi hasil penjualan tersebut.

3) Petugas administrasi penjualan menyerahkan SP dan faktur penjualan

ke administrasi inkaso.

i. Menyimpan faktur dan penyerahan faktur yang telah jatuh tempo ke juru

tagih

1) Petugas administrasi inkaso memasukkan data penjualan di kartu

piutang berdasarkan faktur dan SP yang telah ada tanda terimanya dari

pelanggan ke dalam sistem informasi.

2) Petugas administrasi inkaso menyimpan faktur penjualan dan membuat

daftar tanggal jatuh temponya ke sistem informasi.

3) Petugas administrasi inkaso akan menyerahkan faktur tagihan ke juru

tagih sesuai dengan daftar tagihan yang telah jatuh tempo untuk

ditagihkan ke pelanggan.


42


Gambar 3.5. Diagram penjualan

3.2.3.4 Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai pada penjualan ialah mencapai target

penjualan dan service level yang ditentukan.

3.2.3.5 Indikator

a. Jika penjualannya > target atau dari tahun lalu, maka fungsi

pelayanannya berfungsi dengan baik.

b. Jika penjualannya < target atau dari tahun lalu, maka fungsi pelayanannya

tidak berfungsi dengan baik.

c. Jika service levelnya = 100 % atau > baik dari tahun lalu, maka

fungsi pelayanannya berfungsi dengan baik.

d. Jika service levelnya < 100 %, maka fungsi pelayanannya tidak

berfungsi dengan baik.


43


3.2.4 Manajemen Piutang

3.2.4.1 Definisi

Piutang adalah hak atau tuntutan terhadap debitur yang timbul karena

penjualan barang atau jasa secara kredit (bukan secara tunai). Biasanya

merupakan activa lancar. (current asset) (Horngren, 2004)

3.2.4.2 Standar Operasional dan Prosedur Piutang

a. Penyerahan faktur tagihan dari fungsi TU ke administrasi Inkaso

1) Administrasi penjualan menerima dokumen penjualan kredit (faktur

yang sudah ada tanda terima dari pelanggan beserta SP) dari fungsi

gudang.

2) Administrasi penjualan mengelompokkan dokumen penjualan kredit

sesuai dengan nama-nama pelanggannya dan mencatat di kartu

piutang per pelanggan.

3) Administrasi penjualan membukukan penjualan kredit per pelanggan di

sistem informasi (komputer).

4) Administrasi penjualan pada awal bulan merekap hasil penjualan kredit

dan membuatkan rekap tagihan per pelanggan lalu menyerahkan ke

administrasi inkaso.

b. Penyerahan faktur tagihan dari administrasi inkaso ke juru tagih

1) Adminsitrasi inkaso memeriksa dan menerima penyerahan fisik faktur

tagihan dan membuat tanda terima di buku ekspedisi penyerahan faktur

dari administrasi penjualan.

2) Administrasi inkaso mencatat piutang masuk di sistem informasi (kartu

piutang) per pelanggan.

3) Adminsitrasi inkaso membuat rencana penagihan berdasarkan tanggal

jatuh temponya.

4) Administrasi inkaso menyerahkan sejumlah faktur yang telah jatuh

tempo ke juru tagih disertai dengan nota inkaso (dokumen tanda

penyerahan faktur tagihan ke juru tagih).

c. Penyerahan faktur tagihan dari juru tagih ke pelanggan

1) Juru tagih menerima faktur tagihan dari administrasi inkaso disertai


44


tanda terima di nota inkaso.

2) Juru tagih menyerahkan faktur yang telah jatuh tempo ke pelanggan.

3) Pelanggan menerima faktur dan membayar hutangnya dengan 3

kemungkinan yaitu:

a) Dibayar lunas (100 %)

b) Dibayar sebagian

c) Hanya membuat tanda terima faktur dan pembayaran pada tanggal

berikutnya

d. Penyetoran dan pelaporan uang hasil tagihan

1) Juru tagih menyetorkan uang hasil tagihan pada hari yang sama (sore

hari) ke fungsi keuangan dengan meminta tanda terima setortan uang

tagihan di nota inkaso, jika pelanggan membayar 100 % lunas atau

sebagian lunas.

2) Juru tagih melaporkan dan menyerahkan kembali hasil dokumen alat

tagih ke administrasi inkaso dengan tiga keterangan:

a) Dibayar lunas (100 %) oleh pelanggan.

b) Dibayar sebagian oleh pelanggan dengan melampirkan bukti

sebagian pembayarannya di balik faktur aslinya.

3) Ditunda oleh pelanggan dengan melampirkan bukti tanda terima faktur

dari pelanggan dan keterangan tanggal akan dibayar oleh pelanggan.

4) Administrasi inkaso menerima laporan dari juru tagih dan menyimpan

kembali faktur–faktur tagihan atau tanda terima faktur yang belum

lunas dibrankas.

5) Administrasi inkaso menyerahkan kembali faktur tagihan atau tanda

terima faktur yang belum lunas ke juru tagih untuk ditagihkan

kembali ke pelanggan sesuai janji.

e. Konfirmasi piutang ke pelanggan

1) Administrasi inkaso membuat data mutasi piutang per pelanggan pada

setiap awal bulan.

2) Administrasi inkaso membuat surat konfirmasi setiap bulan tentang

jumlah hutang kepada setiap pelanggan.


45


3) Bagi pelanggan yang tidak menjawab surat konfirmasi tersebut, maka

angka hutang pelanggan yang dibuat apotek yang dianggap benar.

Gambar 3.6. Diagram pengelolaan piutang

3.2.4.3 Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai ialah mencegah kehilangan faktur dan pencurian

uang hasil tagihan.

3.2.4.4 Indikator

a. Jika tingkat kehilangan faktur atau pencurian uang hasil tagihan = 0 %,

maka administrasi inkaso berfungsi dengan baik.

b. Jika tingkat kehilangan atau pencurian uang hasil tagihan > 0, maka

administrasi inkaso tidak berfungsi dengan baik.


46


3.2.5 Manajemen Pembukuan

3.2.5.1 Definisi

Manajemen pembukuan adalah cara mengelola pembukuan atau

pencatatan (accounting) dan pengikhtisaran seluruh transaksi dagang dan

keuangan serta penganalisaan, pembuktian dan pembuatan laporan. Di Indonesia

istilah (bagian) pembukuan yang terdapat di suatu perusahaan juga dikenal dengan

nama tata usaha yaitu fungsi kegiatan yang bertugas melakukan pencatatan,

pemeriksaan, pembuatan laporan dan pengarsipan (Said, 2013).

3.2.5.2 Tujuan

Pembukuan dibutuhkan untuk menyimpan seluruh kegiatan perusahaan dan

transaksi-transaksi yang telah dilaksanakan Tujuan utama kegiatan pembukuan

di PBF adalah agar seluruh transaksi keuangan dapat didokumentasikan sesuai

dengan urutan peristiwa atau kejadian dan besarannya, sehingga dapat disajikan

dalam laporan keuangan dengan benar dan berguna bagi pihak-pihak yang

membutuhkan (Menteri Pekerjaan Umum, 2013).

3.2.5.3 Standar Operasional dan Prosedur Pembukuan

Adapun proses pembuatan laporan akuntansi keuangan terdiri:

a. Mengumpulkan seluruh dokumen transaksi

b. Mencatat seluruh data transaksi ke buku jurnal

c. Memindahkan dari buku jurnal ke buku besar (posting)

d. Mencocokkan (judgment) terhadap informasi terakhir

e. Menyususun (reporting) laporan dari data buku besar

f. Menutup buku besar dan membuat laporannya

g. Mengirimkan laporan ke pihak yang membutuhkan

h. Mengarsipkan (filing)

3.2.5.4 Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai ialah menyajikan laporan keuangan tepat isi

dan tepat waktu.


47


3.2.5.5 Indikator

a. Jika laporan keuangan dapat dibuat dan disajikan tepat isi dan waktu

sesuai tanggal yang ditetapkan, maka TU berfungsi dengan baik.

b. Jika laporan keuangan tidak dapat dibuat dan disajikan tepat isi dan

waktu sesuai tanggal yang ditetapkan, maka TU tidak berfungsi dengan

baik.

3.3 Pajak

Jenis pajak yang dikelola di bagian tata usaha PT Kimia Farma Trading

and Distribution antara lain pajak pertambahan nilai (PPN) dan Pajak Penghasilan

(PPh).

3.1.1 Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

Menurut Undang-Undang Nomor 18 tahun 2000 tentang Perubahan

Kedua atas Undang-Undang Nomor 8 tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan

Nilai Barang dan Jasa dan Pajak dan Pajak Penjualan Atas Barang Mewah, Pajak

Pertambahan Nilai adalah pajak yang dikenakan atas :

a. Penyerahan barang kena pajak di dalam Daerah Pabean yang

dilakukan oleh pengusaha

b. Impor barang kena pajak

c. Penyerahan jasa kena pajak di dalam Daerah Pabean yang dilakukan

oleh pengusaha

d. Pemanfaatan barang kena pajak tidak berwujud dari luar Daerah Pabean

e. Pemanfaatan jasa kena pajak dari luar Daerah Pabean, di dalam Daerah

Pabean atau ekspor barang kena pajak oleh pengusaha kena pajak.

Daerah Pabean adalah wilayah Republik Indonesia yg meliputi wilayah

darat, perairan dan ruang udara diatasnya serta tempat-tempat tertentu di Zona

Ekonomi Ekslusif dan Landas Kontinen. Barang kena pajak adalah barang yang

dikenakan pajak. Dalam PPN dikenal pula istilah diantaranya yaitu :

a. Pajak keluaran yaitu, PPN terutang yang wajib dipungut oleh

pengusaha kena pajak yang melakukan penyerahan barang kena


48


pajak. Dalam hal ini Pajak keluaran merupakan pajak yang

dikeluarkan oleh KFTD kepada pelanggan terhadap transaksi jual beli

yang dilakukan, dibuktikan dengan adanya faktur pajak.

b. Pajak masukan yaitu, PPN yang seharusnya sudah dibayar oleh

pengusaha kena pajak karena perolehan barang kena pajak. Pajak

masukan dalam hal ini merupakan pajak yang telah dibayarkan oleh

KFTD pada saat proses pembelian barang kepada pihak principal

pihak III, dibuktikan dengan adanya Surat Setoran Pajak (SSP).

Faktur pajak yaitu, bukti pemungutan pajak yang dibuat oleh

pengusaha kena pajak yang melakukan penyerahan barang kena pajak. Faktur

pajak dalam hal ini dibundel menjadi satu bersama dengan faktur penjualan.

Faktur pajak pelanggan akan dikelola oleh pihak KFTD pusat.

3.1.2 Pajak Penghasilan (PPh)

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 tahun 1983

tentang Pajak Penghasilan, pajak penghasilan merupakan pajak yang dikenakan

terhadap orang pribadi atau perseorangan dan badan berkenaan dengan

penghasilan yang diterima atau diperolehnya selama satu tahun pajak. Badan

yang terdiri dari Perseroan Terbatas, Perseroan Komanditer, Badan Usaha Milik

Negara dan daerah dengan nama dan dalam bentuk apapun, persekutuan,

perseroan atau perkumpulan lainnya dan bentuk usaha tetap.

Orang pribadi yang dimaksud yaitu pegawai yang dikenakan pajak

meliputi pegawai tetap dan tidak tetap yang jumlah nominal kena pajaknya

disesuaikan dengan statusnya antara kawin, kawin dengan memiliki anak dan

memiliki tanggungan terhadap anak serta status tidak kawin. Berdasarkan PMK

No. 162/PMK.011/2012 besarnya pajak yang dibayarkan dalam satu tahun yaitu

Rp. 24.300.000,- untuk pegawai dengan status tidak kawin, Rp. 2.025.000,-

untuk pegawai dengan status kawin dan untuk status kawin dengan tanggungan

anggota keluarga berupa anak, jumlah anak yang ditanggung maksimal tiga

orang. Sedangkan Badan Usaha Milik Negara dalam hal ini yaitu KFTD,

dikenakan pajak pula atas badan usaha dengan penghasilan yang diterima atau

diterimanya selama satu tahun pajak. Jumlah nominal pajak yang dikenakan


49


berdasarkan dari jumlah pemasukan yang didapat selama satu tahun.

Dalam hal pengelolaan pajak diambil alih oleh KFTD pusat,

sedangkan besarnya nominal pajak penghasilan yang harus dibayarkan ke

Direktorat Jenderal Pajak dihitung oleh KFTD di cabang masing-masing di bagian

tata usaha.



BAB 4

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Tempat dan Waktu

Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Pedagang Besar Farmasi PT

Kimia Farma Trading and Distribution (PBF KFTD) dilaksanakan di tiga cabang

KFTD, yaitu KFTD cabang Jakarta-1 yang merupakan KFTD cabang kelas 3 yang

terletak di Kompleks Perkantoran Majapahit, Jalan Majapahit No. 20, Jakarta

Pusat, KFTD cabang Bogor yang merupakan KFTD cabang kelas 2 yang terletak

di Jalan Tentara Pelajar No. 2, Bogor, dan KFTD cabang Bekasi yang merupakan

KFTD cabang kelas 3 yang terletak di Ruko Kalimas, Jalan Chairil Anwar Blok C

No. 12, Bekasi Timur.

PKPA di KFTD cabang dilaksanakan pada bulan Januari hingga bulan

Februari 2014 setiap hari Selasa hingga hari Jumat. Pada hari Senin dilakukan

perbekalan materi di KFTD pusat yang terletak di Jalan Budi Utomo No. 1 Jakarta

Pusat.

4.2 Kegiatan di KFTD

KFTD sebagai distributor sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan

memiliki pelanggan di berbagai tempat, seperti institusi pemerintahan, instalasi

farmasi rumah sakit, pedagang besar farmasi lainnya, apotek, toko obat, toko

kosmetik, rumah bersalin, grosir, modern market, horeka (hotel, restoran, dan

karaoke), dan lain-lain. Produk yang didistribusikan pun beragam, seperti obat-

obat reguler yang dijual bebas, obat keras yang memerlukan resep dokter, obat

OTC (Over The Counter), Obat Generik Berlogo (OGB), obat narkotika &

psikotropika, obat prekursor, vitamin, kosmetika, bahan baku, dan alat kesehatan.

Untuk daerah pendistribusian produk, KFTD cabang Jakarta-1 berpusat di

Jakarta Barat, sebagian wilayah Jakarta Utara, Jakarta Pusat dan Jakarta Selatan,

seperti daerah Cengkareng, Pluit, Muara Karang, Tomang, Slipi, Grogol, Pasar

Pagi, Glodok dan lain-lain. Daerah pendistribusian produk untuk KFTD cabang

Bogor, meliputi Rayon I dan Rayon II, yakni region dalam Kota Bogor dan

daerah-daerah lain di sekitar Kota Bogor, yaitu Ciawi, Leuwiliang, Sukabumi, dan


51


Depok. Daerah pendistribusian produk untuk KFTD cabang Bekasi, meliputi

Wilayah Kota Bekasi, yaitu Bekasi Timur, Bekasi Selatan, Bekasi Barat, Bekasi

Utara, Pondok Gede, dan lain-lain; Kabupaten Bekasi, yaitu Cibitung, Cikarang;

dan Karawang, yaitu Cikampek.

Di KFTD terdapat seorang Apoteker Penanggung Jawab (APJ) yang

bekerja secara purnawaktu sesuai dengan peraturan dan persyaratan di dalam

CDOB. Seorang APJ bertanggung jawab dalam menyusun, memastikan dan

mempertahankan penerapan sistem mutu pada fasilitas pendistribusian. APJ

KFTD cabang Jakarta-1 bernama Erni Wahyuningsih, S.Si., Apt., dengan No.

STRA: 19800306/STRA-ISTN/2006/26426. APJ KFTD cabang Bogor bernama

Zilfia Mutia Ranny, Apt., dengan No. STRA: 19870719/STRA-UI/225520. APJ

KFTD cabang Bekasi bernama Drs. Abdul Wahid, Apt., dengan No. STRA:

19570903/STRA-UNAI/1987/1691.

4.2.1 Pengadaan barang

Pengadaan barang di ketiga cabang KFTD didasarkan pada kondisi stok

barang di gudang dengan mengacu pada kondisi level stock, buffer stock, dan

minimal stock di gudang. Hal lain yang menjadi dasar pengadaan barang, yaitu

dilihat dari laporan penjualan bulan sebelumnya atau 3 bulan sebelumnya.

Sebagai contoh pada KFTD cabang Bekasi, sebelum melakukan pemesanan atau

pengadaan barang untuk bulan Februari, petugas logistik khusus bagian

pembelian (Ahmad Bustommy) melihat laporan penjualan 3 bulan sebelumnya,

yaitu bulan November, Desember dan Januari. Umumnya untuk barang yang

dinilai laku (fast moving) yang merupakan produk pareto top 10 item dalam hal

penjualan, barang akan selalu dipasok oleh pihak distributor sentral yang disebut

Unit Bisnis Logistik (UBL) atau Unit Logistik Sentral (ULS) sehingga dalam

perencanaan pengadaan di cabang cukup diperhatikan kondisi stoknya saja,

ketika sudah berada di bawah stok level rata-rata penjualan perminggunya, maka

dilakukan pemesanan. Sedangkan untuk barang yang kurang laku tidak perlu

dilakukan pengadaan kembali pada saat itu, tetapi ketika stock barang mencapai

minimal stock.


52


Pengadaan dilakukan oleh petugas logistik pembelian kepada pihak-pihak

yang telah disetujui oleh KFTD pusat sebagai pemasok yang sah dalam

pembelian, yaitu Principal Perusahaan Induk (PT Kimia Farma Tbk.) yang

memasok Obat Generik Berlogo (OGB), obat Over The Counter (OTC),

kosmetika, dan obat narkotika & psikotropika; Principal Pihak III (industri

farmasi atau PBF lain yang telah bekerja sama dengan KFTD pusat), seperti PT

Biofarma, PT Indofarma Global Medika, PT Anugerah Pharmindo Lestari (APL),

PT Asia Sejahtera Perdana Pharmaceutical (ASPP), PT Darya Varia, PT Kasa

Husada, PT Orang Tua, PT Intergastra, PT Janssen, PT Otsuka, dan lain-lain; dan

Principal Lokal yaitu industri farmasi dan PBF lain yang telah bekerja sama

dengan KFTD cabang dengan persetujuan KFTD pusat. Principal Lokal pada

KFTD cabang Jakarta-1 meliputi PT Rajawali, PT Ahmadaris, dan Warung

Stamina; pada KFTD cabang Bogor, meliputi PBF Merapi, PBF APL; dan pada

KFTD cabang Bekasi, meliputi PT Novapharin, PT Dexa medica, PT Kalbe

Farma, PT Sido Muncul, dan PT Frisian Flag.

Pengadaan ke Principal Perusahaan Induk melalui Unit Bisnis Logistik

(UBL) atau Unit Logistik Sentral (ULS) yang terletak di Kawasan Industri

Pulogadung Jalan Rawagelam V No. 1, Jakarta Timur, dilakukan seminggu sekali,

yaitu setiap hari Rabu untuk KFTD cabang Jakarta-1, dan hari Senin untuk

KFTD cabang Bogor dan Bekasi. Pengadaan ke principal Pihak III dan Principal

Lokal di ketiga cabang dilakukan sesuai dengan kebutuhan.

Pemesanan barang dilakukan menggunakan Surat Pesanan (SP): SP ke

UBL, SP ke Principal Pihak III, dan SP ke Principal Lokal. Untuk pemesanan

narkotika wajib menggunakan SP khusus model N-9 dan untuk psikotropika

menggunakan SP khusus psikotropika. Untuk pemesanan produk narkotika, satu

SP dibuat hanya untuk satu jenis barang yang dipesan, sedangkan untuk

pemesanan barang lainnya, dapat dibuat dalam satu SP saja. Pemesanan yang

telah dibuat oleh bagian pembelian ditandatangani oleh Supervisor Logistik, APJ

PBF, dan Kepala Cabang disertai dengan stempel KFTD cabang sebagai

persetujuan pengadaan barang. SP yang telah disetujui kemudian difaksimile ke

nomor faksimile masing-masing principal untuk dipesan, lalu diarsipkan. Untuk

SP asli narkotika yang telah difaksimile ke ULS, akan diberikan ke ULS ketika


53


penerimaan barang. Pada KFTD cabang bekasi SP narkotika tersebut dikirim

segera ke ULS melalui pos.

4.2.2 Penerimaan Barang

Kegiatan penerimaan barang dilakukan di ruang penerimaan (transito in).

Alur penerimaan barang di KFTD cabang Jakarta-1 dan Bogor masih

menggunakan sistem satu pintu gudang (pintu transito in sekaligus pintu transito

out) dengan daerah karantina untuk menaruh / drop barang dari kendaraan.

Barang kemudian segera dipindahkan dari area drop ke dalam gudang dan

ditumpuk ke daerah kosong yang masih tersedia di dalam gudang. Sedangkan

untuk KFTD cabang Bekasi, terdapat dua pintu gudang yang saling berdekatan, 1

pintu sebagai transito in dan 1 pintu lagi sebagai transito out. Sistem transito in

dan transito out sendiri, menurut CDOB seharusnya tersedia dua pintu yang

berbeda dengan jarak yang cukup jauh. Untuk mengatasinya, ketika dilakukan

penerimaan barang, maka pengeluaran barang dihentikan. Hal ini berguna untuk

mencegah terjadinya kehilangan dan ketercampuran barang di dalam gudang.

Pada penerimaan barang, dilakukan pengecekkan kesesuaian antara SP

dengan SKB (Surat Kirim Barang) dari ULS atau UBL, atau Surat Jalan dan

Faktur Invoice dari Principal Pihak III dan Principal Lokal, meliputi nama

barang, jumlah barang, diskon, dan harga. Faktur Invoice untuk barang internal

akan didapatkan ketika telah terjadi penjualan barang kepada customer.

Selanjutnya, dilakukan pengecekkan kembali antara SKB atau Surat Jalan dengan

fisik barang, meliputi nama barang, jumlah barang, nomor batch, expired date,

dan kondisi fisik barang. Setelah sesuai, SKB atau Surat Jalan ditandatangani oleh

APJ, lalu pada sistem informasi dilakukan entry data dan pada kartu stok barang

dimasukkan berapa jumlah barang yang bertambah. SKB atau Surat Jalan

kemudian diterima supervisor Tata Usaha (TU) untuk ditandatangani dan

dijadikan sebagai hutang dagang.

4.2.3 Penyimpanan Barang

Sistem penyimpanan di ketiga gudang KFTD cabang menggunakan

sistem First Expired First Out (FEFO).


54


4.2.3.1 KFTD Cabang Jakarta-1

Kondisi gudang di KFTD cabang Jakarta-1 terdiri dari 3 lantai, yaitu

lantai 1 untuk produk obat dan kosmetik fast moving, OGB, OTC, kosmetik

lainnya, vitamin, dan produk Pihak III dalam bentuk eceran dan dus; lantai 3

untuk produk non-NAPZA dalam bentuk dus dan produk dengan perlakuan

khusus, seperti di dalam chiller yang dilengkapi dengan termometer untuk

meyimpan obat vaksin dan di dalam lemari es untuk menyimpan obat kanker;

dan lantai 4 untuk produk NAPZA yang ditutupi oleh pintu besi yang terkunci.

Suhu ruangan untuk produk non-NAPZA berkisar antara 25 – 28oC, produk

NAPZA berkisar antara 20 - 25oC, dan produk dengan perlakuan khusus berkisar

antara 2 – 8oC.

Penyimpanan produk eceran di lantai 1 terbagi menjadi beberapa rak,

seperti rak Obat Generik Berlogo, OTC, Kosmetik, Vitamin, dan produk Pihak

III yang disusun berdasarkan alfabetis. Selain itu, juga terdapat beberapa produk

dalam bentuk dus di bagian depan dalam gudang yang telah dialaskan dengan

palet untuk menghindari produk dari kelembapan. Selain itu, dalam gudang juga

dilengkapi dengan kamera CCTV, pest control, termometer, alat pemadam

kebakaran, AC, dan kartu stok. Pada penyimpanan produk di lantai 3 juga

dilengkapi dengan termometer, AC, palet dan pest control. Untuk penyimpanan

produk obat narkotika, psikotropika, dan alkes di lantai 4 dipisahkan dengan rak

besi dan disusun secara alfabetis dengan suhu ruangan diatur 20-25oC dengan AC

dihidupkan sepanjang hari. Untuk barang dalam bentuk dus, ditaruh di atas rak

dan sebagian di taruh di lantai yang telah dialaskan palet. Terdapat control card,

dimana setiap jam 8.00, 12.00, dan 16.00 WIB suhu ruangan dicatat sebagai

dokumentasi perharinya.

Untuk obat yang rusak dan kedaluwarsa di KFTD cabang Jakarta-1 telah

dilakukan pemisahan dan ditempatkan di area terpisah yang telah terkunci dengan

baik, di area sekitar gudang lantai 1 untuk obat reguler dan lantai 4 untuk obat

narkotika dan psikotropika. Pemusnahan obat di KFTD cabang Jakarta-1 belum

pernah dilaksanakan karena pemusnahan dilakukan oleh ULS.


55


4.2.3.2 KFTD cabang Bogor

Pada KFTD cabang Bogor, penyusunan untuk narkotika disimpan di ruang

terpisah di area gudang yang diberi kunci gembok, dinding dibeton dan memiliki

satu akses. Beberapa produk psikotropika dan prekursor disimpan di ruangan yang

sama tapi tidak satu sel dengan narkotika. Di dalam ruangan terdapat pendingin

ruangan AC dan dilengkapi dengan termometer, suhunya dijaga atau diatur 25°C.

Untuk setiap jenis barang terdapat kartu stok, barang disusun sesuai dengan sistem

FEFO. Untuk keamanan, dilengkapi juga dengan alat CCTV dan akan dilengkapi

juga dengan alat sensor getaran.

Untuk produk Kimia Farma letak barangnya ditaruh di posisi lebih depan-

tengah daripada produk Prinsipal selain Kimia Farma sehingga lebih

memudahkan pengiriman produk-produk Kimia Farma. Rak penyimpanannya

terdiri dari 5 tingkat terbuat dari frame rangka besi, bagian paling atasnya dipakai

untuk meletakkan stok barang yang masih berada di dalam kardus pengemasnya.

Produk yang diletakkan di rak-rak berupa dus satuan sediaan produk jadi yang

disusun sesuai sistem FEFO dan dilengkapi kartu stok untuk tiap jenis barang.

Masing-masing barang dengan kekuatan dosis yang berbeda-beda atau memiliki

isi volume dan varian yang berbeda memiliki kartu stok tersendiri. Barang disusun

di rak secara alfabetis dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaannya (padat,

semisolid, cair) dan jenis sediaannya (OGB, OTC, Kosmetik). Produk yang sama

namanya namun memiliki kekuatan dosis berbeda dipisahkan letaknya selisih

dengan satu atau dua jenis produk agar tidak terjadi kesalahan pengambilan

barang. Lokasi antara produk principal Kimia Farma dengan produk Prinsipal lain

selain Kimia Farma juga dibedakan posisi sektor raknya, Demikian juga untuk

produk yang ditujukan untuk program askes. Barang yang ditumpuk tingginya

sesuai dengan aturan penumpukan kardus yang tertera pada bagian luar kardus.

Semua barang yang tidak muat untuk diletakkan di rak ditaruh di lantai dengan

beralaskan palet agar tidak bersentuhan langsung. Barang disusun sebisa mungkin

agar memudahkan Kepala Gudang mengamati dan mengawasi personil yang lalu

lalang di dalam gudang dari ruangannya serta membuat aksesnya menjadi lebih

terbatas untuk menuju ke area penyimpanan produk yang memerlukan

penanganan khusus atau memiliki value yang relatif lebih tinggi sehingga dapat


56


mengurangi risiko terjadinya pencurian barang.

Untuk produk yang perlu penanganan atau kondisi penyimpanan khusus

terdapat fasilitas berupa chiller yang dihubungkan dengan termometer, suhu

dijaga atau diset 7°C agar berada dalam suhu kondisi penyimpanan yang

dipersyaratkan antara 2 hingga 8°C. Selain chiller, terdapat kulkas untuk

penyimpanan beberapa produk yang perlu disimpan pada suhu 3 hingga 10°C dan

untuk membuat es pendingin yang akan dipakai ketika pengiriman barang yang

memerlukan suhu dingin. Pada kulkas juga terpasang termometer khusus, seperti

yang terpasang pada chiller. Kapasitas pengisian chiller dan kulkas tidak terlalu

padat atau sudah maksimal volume pengisiannya dengan kapasitas kulkas.

Untuk obat yang rusak dan kedaluwarsa di cabang Bogor telah dilakukan

pemisahan dan ditempatkan di area terpisah yang tidak terkunci, namun

memerlukan akses berupa tangga yang dapat diamati oleh personil yang sedang

mengemasi pesanan dan CCTV jika ada orang yang naik ke area tersebut.

Pemusnahan obat di cabang Bogor pernah dilaksanakan pada tahun 2011.

Pemusnahan obat disertai dengan berita acara pemusnahan yang dibuat oleh APJ

dengan disaksikan oleh BPOM, Dinas Kesehatan dan APJ. Pemusnahan dilakukan

dengan cara dibakar atau diencerkan sesuai dengan sifat barang yang akan

dimusnahkan kemudian ditimbun di dalam tanah.

4.2.3.3 KFTD cabang Bekasi

Kondisi gudang KFTD cabang Bekasi terdiri dari 2 lantai, yaitu lantai 1

dengan suhu 27°C untuk produk non-NAPZA dalam bentuk eceran dan dus, serta

produk dengan perlakuan khusus di dalam lemari es yang dilengkapi dengan

termometer dengan suhu 10°C; sementara lantai 2 untuk produk NAPZA di

dalam ruangan khusus dengan satu lapis pintu yang terkunci dengan suhu 24°C,

produk non-NAPZA dalam bentuk kartonan dengan suhu 27°C, dan produk

vaksin di dalam cold storage dengan suhu 2°C.

Penyimpanan di KFTD cabang Bekasi berdasarkan produk non-NAPZA

dan produk NAPZA. Produk non-NAPZA pada lantai 1 dipisahkan berdasarkan

masing-masing principal: dari pihak internal, yaitu principal perusahaan induk

(PT Kimia Farma Tbk.) untuk produk OGB dan paten, serta dari pihak eksternal,


57


yaitu principal pihak III dan pihak lokal. Pemisahan untuk produk non-NAPZA

ini dilakukan dengan menggunakan rak-rak yang berbeda dimana terdapat 3 rak

yang masing-masing rak dibagi menjadi 2 bagian berdasarkan, sebagai berikut:

1. Rak 1 untuk produk dari pihak internal (principal perusahaan induk) dan

pihak eksternal (principal pihak III), terbagi menjadi 3 bagian: bagian kiri

untuk produk dari PT Indofarma dan PT Bernofarm; bagian kanan untuk

produk dari PT Darya Varia dan PT Mahakam Beta Farma; dan bagian

depan untuk produk kosmetik dari PT Kimia Farma Tbk.

2. Rak 2 untuk produk dari pihak internal, yaitu principal perusahaan induk

(PT Kimia Farma Tbk.), terbagi menjadi bagian kiri untuk produk OTC

dan ethical, dan bagian kanan untuk OGB.

3. Rak 3 untuk produk dari pihak internal (principal perusahaan induk) dan

pihak eksternal (principal pihak III), terbagi menjadi 3 bagian: bagian kiri

untuk produk OGB dari PT Kimia Farma Tbk.; bagian kanan untuk

produk dari PT Kasa Husada.

Untuk produk yang rusak atau kedaluwarsa telah dilakukan pemisahan

dan ditempatkan pada ruangan khusus dan terkunci. Obat yang diduga palsu

dan obat kembalian recall belum pernah ditemukan, namun untuk obat

kembalian retur dilakukan pemisahan dari produk non-NAPZA dan NAPZA.

Pemusnahan obat di KFTD cabang Bekasi sudah pernah dilakukan sebanyak 2

kali, yaitu pada tahun 2011 di Karawang (tempat khusus pembakaran) dan tahun

2012 di KFTD cabang Bekasi. Pemusnahan obat disertai dengan berita acara

pemusnahan yang dibuat oleh APJ dengan disaksikan oleh BPOM, Dinas

Kesehatan, dan APJ. Pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar, setelah itu

ditimbun di dalam tanah.

Kelengkapan alat penyimpanan produk non-NAPZA dan NAPZA di

KFTD cabang Bekasi ini dilengkapi dengan pallet, tangga, alat pengendali suhu

(AC), dan termometer ruangan terkalibrasi. Di KFTD cabang Bekasi terdapat alat

pemadam kebakaran dan generator yang sudah memadai dan juga dilengkapi

dengan lift khusus barang untuk memudahkan pemindahan barang.


58


4.2.4 Penjualan Barang

Kegiatan penjualan dan pelayanan di ketiga cabang KFTD terdiri dari

penjualan regular dan penjualan narkotika & psikotropika. Untuk penjualan

reguler, maka pelanggan dapat langsung melakukan pemesanan melalui telepon

dengan menggunakan SP intern sebagai SP sementara, menggunakan SP yang

difaksimile, atau menggunakan SP yang dititipkan kepada salesman. Pada

pemesanan narkotika-psikotropika, wajib menggunakan SP Narkotika (Form N-9)

asli atau SP Psikotropika asli yang ditandatangani oleh APJ sesuai dengan

ketentuan CDOB. Pada ketiga cabang, pemesanan produk narkotika-psikotropika

telah sesuai dengan ketetapan CDOB. Namun, pada KFTD cabang Jakarta-1 dan

Bekasi, untuk pemesanan produk reguler masih ditemukan adanya pemesanan via

telepon atau faksimile oleh APJ dan tidak menggunakan SP asli. SP asli diterima

sesaat sebelum dilakukan penyerahan pesanan oleh petugas hantaran. Hal ini

merupakan kebijakan yang diberikan oleh PT KFTD cabang Jakarta-1 dan Bekasi

atas pertimbangan pemenuhan kebutuhan pelanggan yang mungkin mendesak.

Pemilihan pelanggan dalam proses penjualan juga menjadi perhatian,

dimana penyaluran sediaan farmasi dan alat kesehatan hanya disalurkan kepada

pihak yang berhak dan berwenang untuk menyerahkan obat ke masyarakat yang

dibuktikan dengan adanya Surat Izin Apotek, toko obat dan PBF, Surat Izin

Penanggung Jawab dan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) atau SIUP (Surat Izin

Usaha Pengusaha).

Setelah SP diterima, selanjutnya dibuat sales order (SO) di sistem

informasi NAVISION untuk mengecek ketersediaan barang dalam memenuhi

pesanan, kemudian dibuat SKB, faktur penjualan, dan faktur pajak untuk

pembayaran secara Cash On Delivery (COD), jika pembayaran secara kredit,

maka faktur pajak akan dibuat saat tukar faktur atau saat penagihan. Faktur

penjualan dan faktur pajak ini dibuat oleh fakturis. Faktur penjualan kemudian

diberikan kepada Supervisor Logistik untuk kemudian dilakukan penyiapan

pesanan. Proses penyiapan diawali dengan pengambilan barang sesuai dengan

faktur penjualan, mulai dari nama sediaan, jumlah, jenis atau bentuk sediaan,

nomor batch sampai dengan pengecekan tanggal kedaluwarsa.


59


4.2.4.1 Penyiapan dan Pengemasan Barang

Pada KFTD cabang Bogor dan Bekasi, proses penyiapan dilakukan oleh

petugas logistik khusus bagian penyiapan dan pada proses pengemasan dilakukan

oleh petugas logistik yang berbeda. Sedangkan untuk KFTD cabang Jakarta-1,

proses penyiapan dan proses pengemasan dilakukan oleh orang yang sama, yaitu

petugas penghantar barang ke customer. Untuk meminimalkan kesalahan

pengambilan barang (error) maka pengecekkan kembali (double check) barang

pesanan sebelum dikemas dilakukan oleh orang yang berbeda atau bisa juga

dilakukan oleh Supervisor Logistiknya.

Dokumentasi pengambilan barang reguler pada KFTD cabang Jakarta-1

belum dilakukan dengan baik, barang yang masuk dan barang yang keluar tidak

dilakukan pencatatan dengan menggunakan kartu stok yang telah tersedia.

Pengamatan mengenai pengambilan produk hanya dilakukan melalui

pemeriksaan barang yang diambil oleh petugas hantaran dan melalui sistem

NAVISION. Sedangkan untuk KFTD cabang Bogor, dokumentasi pengambilan

barang reguler belum terdokumentasi dengan cukup baik karena pencatatan pada

kartu stok baru terbatas pada jumlah sediaan yang diambil, nomor faktur dan

nama pelanggan saja, belum dicatat nomor batch-nya. Pada KFTD cabang Bekasi,

dokumentasi pengambilan barang reguler sudah dilakukan dengan baik, dimana

telah dilakukan pencatatan tanggal faktur, nomor faktur, nama customer atau

pelanggan, nomor batch, jumlah barang yang diambil (jumlah keluar), dan jumlah

stock akhir pada kartu stok untuk masing-masing barang. Namun, belum dicatat

expired datenya saat pengambilan barang. Expired date hanya ditulis ketika ada

barang masuk atau barang datang dari UBL. Sedangkan untuk produk narkotika

dan psikotropika,, dokumentasi pengambilan barang di ketiga cabang telah

dilakukan dengan baik.

Setelah kegiatan pengambilan dilaksanakan, barang dikemas dengan

plastik atau dus dan disegel dengan steples atau lakban untuk menjaga mutu

selama transportasi pengiriman, kemudian diberi nama dengan spidol permanent.

Kegiatan ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kerusakan,

kontaminasi, pencurian, dan tertukarnya barang hantaran. Kemudian petugas

hantaran menuliskan tanggal penghantaran, nomor faktur, tanggal faktur, nama


60


debitur atau pelanggan, jumlah harga komersil, dan jumlah harga PPn di buku

ekspedisi penjualan. Buku ekspedisi penjualan ini merupakan dokumentasi

penghantaran barang ke pelanggan. Setelah diisi, buku ekspedisi penjualan

kemudian ditandatangani oleh petugas hantaran, selanjutnya diperiksa

kesesuaiannya oleh APJ. Selanjutnya, petugas hantaran mengeluarkan barang

yang sudah dikemas beserta faktur penjualan, dan SP dari pelanggan ke pintu

transito out dan mengantarkan barang ke tempat tujuan sesuai dengan nama

debitur atau pelanggan yang tertulis pada faktur penjualan.

4.2.4.2 Pengiriman Barang

Pengiriman barang di ketiga cabang KFTD berbeda, dimana KFTD cabang

Jakarta-1 dan Bekasi dilakukan sendiri, sedangkan KFTD cabang Bogor

dilakukan melalui pihak ketiga. Penghantaran barang dilakukan setiap pagi

sebelum jam 11.00 WIB dan sore hari untuk barang yang belum sempat dihantar

sebelumnya. Penghantaran dilakukan menggunakan motor dan mobil box. Pada

mobil box telah dilengkapi dengan kunci gembok guna menjaga keamanan dan

mencegah pencurian obat dan penyelewengan lainnya selama transportasi.

Sedangkan penghantaran dengan menggunakan motor belum dilengkapi dengan

box, melainkan menggunakan tas ransel dan kardus yang telah dibungkus plastik

untuk menghindari produk basah karena hujan. Namun, untuk KFTD cabang

Jakarta-1, penghantaran menggunakan motor telah dilengkapi dengan box yang

dilengkapi dengan kunci gembok.

Penghantaran produk yang memerlukan perlakuan suhu khusus, seperti

obat kanker dan vaksin dalam penghantarannya digunakan cool box yang

dilengkapi dengan ice pack untuk menjaga mutu produk sesuai dengan

persyaratan CDOB. Namun, pada cool box belum tersedia termometer untuk

memastikan suhu barang yang akan diantar selalu stabil.

Selanjutnya, barang diserahkan kepada pelanggan dan faktur penjualan asli

ditandatangani dan diberi stempel oleh petugas apoteker atau seseorang yang

ditunjuk apoteker untuk menerima barang dari pihak customer KFTD. Petugas

hantaran meminta SP asli apabila SP yang dihantarkan dari pelanggan merupakan

SP intern (SP sementara). Faktur penjualan asli beserta copy yang telah


61


ditandatangani dan diberi stempel, diserahkan kepada Supervisor Logistik yang

selanjutnya akan dituliskan report, berupa total faktur yang tertulis pada buku

ekspedisi penjualan, faktur total barang yang terkirim dan faktur total barang

yang tidak terkirim. Kemudian, Supervisor Logistik memberikan faktur

penjualan asli dan faktur penjualan copy kepada petugas inkaso, sedangkan satu

faktur penjualan copy dan SP asli dimasukkan ke dalam arsip gudang.

Faktur penjualan asli, faktur penjualan copy dan surat tukar faktur yang

telah ditandatangani dan diberi stempel oleh pelanggan merupakan dokumen

yang sah untuk dilakukan penagihan kepada pelanggan. Pada penjualan barang

reguler, pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun non tunai (kredit)

dengan tenggang waktu atau jatuh tempo selama 30 hari, sedangkan untuk

penjualan produk narkotika dan psikotropika, pembayaran harus dilakukan secara

tunai atau cash on delivery (COD) pada saat barang dihantarkan. Namun, untuk

penjualan produk ke Rumah Sakit (RS), pembayaran dapat dilakukan secara

kredit dengan batas pembayaran maksimal 14 hari setelah pemesanan karena

proses dokumen di rumah sakit yang rumit.

Pemilihan pelanggan dalam proses penjualan juga menjadi perhatian,

dimana penyaluran sediaan farmasi dan alat kesehatan hanya disalurkan kepada

pihak yang berhak dan berwenang untuk menyerahkan obat ke masyarakat yang

dibuktikan dengan adanya Surat Izin Apotek (SIA), Toko Obat (TO) yang telah

berizin, PBF yang telah berizin, Surat Izin Penanggung Jawab, dan NPWP

(Nomor Pokok Wajib Pajak) atau SIUP (Surat Izin Usaha Pengusaha).

4.2.4.3 Proses Penagihan Piutang

Pada penjualan kredit, penagihan dilakukan ketika pembayaran telah

jatuh tempo. Proses penagihan dibedakan menjadi :

1 . Outlet yang tidak mempunyai sistem tukar faktur

a . Saat waktu jatuh tempo, petugas inkaso menyiapkan dokumen alat tagih

lengkap (faktur penjualan asli yang disertai dengan faktur penjualan copy

dan faktur pajak asli) dan membuat nota inkaso (faktur tagihan) dan

ditandatangani, diberi nomor dan tanggal;


62


b . Petugas penagih mendatangi pelanggan dengan membawa faktur tagihan

dilampirkan dengan dokumen alat tagih, lalu memperoleh uang tunai, cek,

atau giro, dan menyerahkan faktur penjualan asli yang disertai dengan

faktur penjualan copy kepada pelanggan;

c . Petugas inkaso menerima kembali faktur tagihan dan meminta petugas

penagih menuliskan hasil tagihannya pada faktur tagihan di hari yang

sama pada saat penyerahan alat tagih, lalu menandatangani faktur tagihan

tersebut;

d . Petugas inkaso membuat bukti penerimaan kas untuk pembayaran secara

tunai atau bukti penerimaan bank untuk pembayaran secara cek atau giro,

lalu menyerahkan bukti penerimaan kas atau bank yang dilampirkan faktur

tagihan dan faktur penjualan copy ke kasir, lalu kasir akan menandatangani

faktur tagihan;

e . Petugas inkaso meminta kembali faktur tagihan yang telah ditandatangani

kasir dan mengarsipkan faktur pajak beserta faktur penjualan copy ke

dalam lemari besi (feeling cabinet).

2. Outlet yang mempunyai sistem tukar faktur

a. Sebelum waktu jatuh tempo, petugas penagih mendatangi pelanggan dengan

membawa faktur penjualan asli yang disertai dengan faktur penjualan copy

untuk melakukan tukar faktur dengan pelanggan yang tujuannya untuk

mengingatkan pelanggan bahwa pembayaran telah mendekati jatuh

tempo, petugas penagih menukarkan faktur penjualan asli dengan Tanda

Terima Tukar Faktur (TTTF) dan meminta pelanggan untuk

menandatangani dan memberi stempel yang merupakan janji

pembayaran;

b . Saat waktu jatuh tempo, petugas inkaso menyerahkan TTTF yang telah

ditandatangani dan diberi stempel oleh pelanggan dilampirkan dengan

dokumen alat tagih (faktur penjualan copy dan faktur pajak asli) serta nota

inkaso (faktur tagihan) yang ditandatangani dan diberi nomor dan tanggal

kepada petugas penagih, lalu petugas penagih memperoleh uang tunai, cek,

atau giro, dan menyerahkan faktur penjualan copy kepada pelanggan


63


sebagai bukti pembayaran atas TTTF yang berhasil ditagih oleh petugas

penagih;

c . Petugas inkaso menerima kembali faktur tagihan dilampirkan TTTF yang

belum berhasil ditagih dan meminta petugas penagih menuliskan hasil

tagihannya pada faktur tagihan di hari yang sama pada saat penyerahan

alat tagih, lalu petugas inkaso menandatangani faktur tagihan tersebut;

d . Petugas inkaso membuat bukti penerimaan kas untuk pembayaran secara

tunai atau bukti penerimaan bank untuk pembayaran secara cek atau giro

atas TTTF yang berhasil ditagih, lalu menyerahkan bukti penerimaan kas

atau bank dilampirkan faktur tagihan dan faktur penjualan copy ke kasir,

lalu kasir menandatangani faktur tagihan;

e . Petugas inkaso meminta kembali faktur tagihan yang telah ditandatangani

kasir dan mengarsipkan faktur pajak beserta faktur penjualan copy ke

dalam lemari besi (filling cabinet).

f . Batas pembayaran bagi pelanggan atas TTTF yang belum berhasil ditagih

oleh petugas penagih adalah 45 hari, jika lebih dari 45 hari maka

pelanggan tidak boleh melakukan transaksi pembelian atau status pelanggan

terkunci (lock)

g. Apabila penagihan piutang kepada pelanggan yang telat membayar setelah

45 hari atas TTTF yang belum berhasil ditagih oleh petugas penagih maka

petugas inkaso akan membuat surat konfirmasi piutang per pelanggan, lalu

memberikan kepada petugas penagih saat melakukan penagihan. Hal ini

dilakukan sebagai alat kontrol dalam penagihan.

4.2.5 Dokumentasi

Pengarsipan atau dokumentasi dilakukan sebagai antisipasi jika terjadi hal

yang tidak dinginkan di masa yang akan datang dan perlu penelusuran seluruh

aspek kegiatan. Pengarsipan dokumentasi yang dilakukan telah memenuhi

ketentuan CDOB karena sudah ada dokumentasi tertulis yang berupa Standard

Operating Procedure (SOP), kontrak, dan data, baik berbentuk kertas dan

elektronik (sistem NAVISION) pada kegiatan pembelian, penerimaan,

penyimpanan, penyaluran dan pelaporan. Seluruh dokumen, seperti laporan


64


keuangan, laporan penjualan, laporan pembelian dan lain-lain dicetak dan

ditandatangani oleh masing-masing petugas dengan persetujuan kepala cabang.

Dokumen disimpan di rak arsip secara teratur dan belum pernah dimusnahkan.

Pelaporan dilakukan secara mingguan, bulanan, triwulan dan tahunan ke KFTD

pusat sebagai bahan pertimbangan untuk kegiatan selanjutnya di waktu

mendatang.

Berdasarkan dari seluruh rangkaian kegiatan tersebut, maka kegiatan di

ketiga cabang KFTD dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian utama, yaitu

kegiatan pembelian dan penyimpanan (Unit Logistik), kegiatan penjualan dan

pelayanan (Unit Penjualan), dan kegiatan penagihan serta pengarsipan

dokumentasi (Unit Tata Usaha). Seluruh rangkaian kegiatan memiliki indikator

apakah kegiatan berjalan dengan baik atau tidak serta sasaran kegiatan sebagai

tolak ukur pencapaian tujuan.

Dari seluruh rangkaian kegiatan tersebut maka unit logistik di ketiga

cabang KFTD dalam hal pembelian telah mencapai sasaran memperoleh harga

barang yang lebih murah dengan adanya diskon yang diberikan oleh pihak

principal terutama principal pihak III. Service level pembelian mendekati 100%,

karena ULS tepat waktu dalam pengiriman barang pesanan (< 3 hari = 100 %)

tapi belum mampu memenuhi seluruh permintaan dari ketiga cabang KFTD.

Pada unit tata usaha di PT KFTD cabang Bekasi, pencapaian sasaran

sudah tercapai dengan tidak adanya kehilangan faktur. Di sisi lain, unit tata usaha

juga telah mencapai sasaran kegiatan dengan menyajikan laporan keuangan yang

tepat isi dan tepat waktu.



BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dapat disimpulkan bahwa :

1. Cara Distribusi Obat yang Baik di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution meliputi aspek manajemen mutu, organisasi, manajemen dan

personalia, bangunan dan peralatan, operasional, inspeksi diri,

transportasi, fasilitas distribusi berdasar kontrak dan dokumentasi. Sebagai

Pedagang Besar Farmasi, KFTD cabang Bogor, KFTD cabang Jakarta 1,

dan KFTD cabang Bekasi telah berusaha berpedoman pada CDOB yang

dikeluarkan oleh BPOM RI pada semua lini kegiatannya, namun masih

terdapat beberapa hal yang perlu diperbaiki.

2. Dalam melakukan kegiatannya PT. Kimia Farma Trading and Distribution

(KFTD) telah menunjuk apoteker sebagai penanggung jawab fasilitas

distribusi, dimana tanggung jawab apoteker yaitu menyusun, memastikan

dan mempertahankan penerapan sistem manajeman mutu di fasilitas

distribusi.

5.2 Saran

1. Sebaiknya dibuat SOP penyerahan tugas ke tenaga teknis kefarmasian lain

apabila APJ tidak dapat melaksanakan tugasnya dalam waktu yang

ditentukan, sebab pada kenyataanya APJ hanya bertugas seorang diri

sehingga jika APJ cuti atau tidak dapat hadir karena alasan tertentu maka

tugas dan tanggung jawab APJ tidak dapat tergantikan.

2. Sebaiknya petugas gudang di KFTD Bogor segera ditambah, karena

mempertimbangkan luas gudang dan jumlah pesanan perhari, 2 petugas

gudang dirasa belum cukup. Selain itu kebijakan KFTD jakarta-1 yang

memperbolehkan petugas pengantar barang ikut dalam proses gudang

harus dievaluasi kembali, jika memang diperlukan harus ada pengawasan

yang ketat untuk menghindari kehilangan barang dan kerusakan barang

akibat petugas yang kurang terlatih.


66


3. Sebaiknya dilakukan evaluasi dari pihak UBL terkait dengan pemeriksaan

barang dan waktu pengiriman barang, sehingga tidak terjadi keterlambatan

barang dan kesalahan pengiriman barang.

4. Sebaiknya ruang transito out dan transito in di KFTD Jakarta-1 dan

KFTD Bogor dipisah dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang

untuk mencegah keterlambatan pengiriman, kesalahan atau kehilangan

barang saat pengiriman barang dan penerimaan barang.

5. Sebaiknya SP asli pengadaan narkotika-psikotropika di ketiga KFTD

cabang segera dikirimkan ke ULS setelah dibuat oleh APJ sesuai dengan

persyaratan CDOB.

6. Sebaiknya dibuat jadwal pembersihan dan perawatan gudang secara rutin

di ketiga KFTD cabang.

7. Sebaiknya pencatatan pengambilan barang ke dalam kartu stok untuk

barang reguler dilakukan dengan lengkap oleh ketiga KFTD cabang

(tanggal, nomor faktur, nama pelanggan, nomor batch, tanggal

kadaluwarsa, jumlah barang yang diambil, dan sisa stok) sesuai SOP.

8. Sebaiknya motor penghantar barang di ketiga KFTD cabang dilengkapi

dengan box demi menjaga mutu sediaan dan keselamatan penghantar.

9. Sebaiknya dilakukan pelatihan kepada petugas di ketiga KFTD cabang

mengenai penggunaan APAR, pengelolaan CCP, pengelolaan narkotika-

psikotropika, CDOB dan perundang-undangan yang terkait.



DAFTAR ACUAN

Badan Pengawasan Obat dan Makanan Republik Indonesia. (2012). Peraturan

Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia Nomor

HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara

Dstribusi Obat yang Baik. Jakarta.

Kimia Farma. (2012). Laporan Tahunan Annual Report Tahun 2012. Jakarta:

Kimia Farma.

Kementerian Kesehatan. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan No. 1148 Tahun

2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta.

Kementerian Keuangan. (2012). Peraturan Menteri Keuangan Nomor

162/PMK.011/2012. Jakarta.

Kementrian Pekerjaan Umum. (2013). Pembukuan Unit Pengelola Keuangan.

Jakarta: Direktorat Jenderal Cipta Karya.

Nurjannah. (2012). Analisis Tingkat Perputaran Piutang Pada PT Adira Finance

Makassar. Skripsi. Universitas Hasanuddin. Makassar.

Pemerintah Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta.

Presiden Republik Indonesia. (1983). Undang-Undang Republik Indonesia No. 7

Tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan. Jakarta.


Tahun 2000 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 8

Tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa dan Pajak

dan Pajak Penjualan Atas Barang Mewah. Jakarta.


Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta.

Presiden Republik Indonesia. (1997). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor

5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. Jakarta.

Said, Muhammad Umar. (2013). Manajemen Pedagang Besar Farmasi

Praktis.Solo: CV. Ar-Rahman.


LAMPIRAN


69


Lampiran 1. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Besar


70


Lampiran 2. Surat Izin Pedagang Besar Farmasi


71


Lampiran 3. Surat Izin Penyalur Alat Kesehatan


72


Lampiran 4. Surat Izin Khusus Sebagai Distributor Narkotika


73


Lampiran 5. Surat Pesanan ke Pihak Unit Logistik Sentral (ULS)


74


Lampiran 6. Surat Pesanan ke Pihak III


75


Lampiran 7. Surat Kirim Barang (SKB) dari UBL ke KFTD Cabang


76


Lampiran 8. Faktur Pembelian dari UBL ke KFTD Cabang


77


Lampiran 9. Tanda Terima Barang dari UBL ke KFTD Cabang


78


Lampiran 10. Surat Pesanan Narkotika Model N.9


79


Lampiran 11. Faktur Pembelian ke Pihak III


80


Lampiran 12. Faktur Pajak Pembelian ke Pihak III


81


Lampiran 13. Faktur Penjualan dari KFTD Cabang ke Pelanggan


82


Lampiran 14. Berita Acara Stok Opname Faktur


83


Lampiran 15. Nota Inkaso (Sebagai Alat Tagih ke Pelanggan)


84


Lampiran 16. Laporan Distribusi Obat per Customer


85


Lampiran 17. Faktur Pembelian dari Pihak III


86


Lampiran 18. Surat Jalan dari Pihak III


87


Lampiran 19. Kartu Persediaan Barang (Pada Program Navition)


88


Lampiran 20. Kartu Persediaan Barang (Kartu Stok Barang)



TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER


JALAN BUDI UTOMO NO.1 JAKARTA PUSAT


SISTEM PENGADAAN OBAT YANG EFEKTIF DI

PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION

CABANG JAKARTA-1

DIAN NOVITASARI, S.Farm.

1306343486

ANGKATAN LXXVIII

FAKULTAS FARMASI



DEPOK

JUNI 2014


ii Universitas Indonesia


TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER


JALAN BUDI UTOMO NO.1 JAKARTA PUSAT



Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker

DIAN NOVITASARI, S.Farm

1306343486

ANGKATAN LXXVIII

FAKULTAS FARMASI



DEPOK

JUNI 2014


iv Universitas Indonesia

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena

berkat rahmat dan anugerah-Nya, penulis dapat menyusun dan menyelesaikan

Tugas Khusus Praktik Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution Jakarta yang telah dilaksanakan pada tanggal 06 Januari

– 13 Februari 2014.

Pelaksanaan Praktik Kerja Profesi Apoteker merupakan salah satu sarana

untuk mengembangkan wawasan kefarmasian di Pedagang Besar Farmasi (PBF)

sebelum melakukan pengabdian sebagai Apoteker, dan merupakan salah satu

syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan Program Profesi Apoteker di

Fakultas Farmasi Universitas Indonesia.

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima

kasih yang paling dalam kepada:

1. Bapak Dr. Mahdi Jufri, M.Si., Apt., selaku Dekan Fakultas Farmasi

Universitas Indonesia. .

2. Bapak Dr. Hayun, M.Si., selaku Ketua Program Pendidikan Profesi

Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Indonesia

3. Bapak Dr. Harmita, Apt., selaku Pembimbing dari Fakultas Farmasi

Universitas Indonesia yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan.

4. Bapak Ignatius Muryanta, selaku Direktur Utama PT. Kimia Farma

Trading and Distribution.

5. Bapak Drs. M. Umar Said, Apt., MM., selaku Direktur Bidang Keuangan

dan Sumber Daya Manusia PT. Kimia Farma Trading and Distribution

atas waktu, pikiran dan ijin yang diberikan untuk pelaksanaan kegiatan

PKPA di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

6. Bapak Drs. Taufik Hidayat, Apt., selaku Manajer Bidang Sumber Daya

Manusia dan Pembimbing di PT. Kimia Farma Trading and Distribution

Jakarta atas waktu, tenaga dan pikiran yang telah diberikan kepada

penulis.

7. Bapak Drs. Efrizon, Apt selaku Kepala cabang KFTD dan pembimbing


v Universitas Indonesia

lapangan di Pedagang Besar Farmasi PT. Kimia Farma Trading and

Distribution cabang Jakarta-1 atas ijin dan bimbingan selama penulis

melakukan PKPA di KFTD cabang.

8. Seluruh staf dan karyawan KFTD yang telah membantu dalam

pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker.

9. Bapak dan Ibu staf pengajar beserta segenap karyawan Fakultas

Farmasi Universitas Indonesia.

10. Rekan-rekan Program Profesi Apoteker Universitas Indonesia angkatan

LXXVIII atas kebersamaan dan dukungan selama menempuh pendidikan.

11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah

membantu secara langsung maupun tidak langsung dalam penulisan

laporan ini.

Demikian laporan PKPA ini disusun, dengan harapan tulisan ini bermanfaat

bagi rekan-rekan sejawat khususnya dan pembaca pada umumnya. Penulis sangat

mengharapkan masukan, kritik dan saran yang membangun guna perbaikan dan

penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini memberikan manfaat bagi

berbagai pihak. Terima kasih.

Penulis

2014


vi Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... iii

KATA PENGANTAR ...................................................................................... iv

DAFTAR ISI .................................................................................................... vi

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... vii

BAB 1. PENDAHULUAN ......................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ..................................................................................... 1 1

1.2. Tujuan Penelitian ................................................................................. 3 3

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................... 4 4

2.1. PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) .............................. 4 4

2.2. Manajemen Operasional di PBF ...........................................................

2.2.1. Pengelolaan Fungsi Manajemen .................................................

2.2.2. Pengelolaan Fungsi Perencanaan………………............

2.2.3. Pengelolaan Fungsi Pengadaan ………………………..

5

6

7

8

2.3. Pajak…. ................................................................................................ 6 16

2.3.1. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) .................................................

2.3.2. Faktur Pajak ………………………………………..

16

18

BAB 3. PEMBAHASAN ........................................................................................... 30 19

BAB 4. KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................. 0

4.1. Kesimpulan….. .............................................................................

4.2. Saran ............................................................................................

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 2

24

24

24

25


vii Universitas Indonesia

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Struktur Organisasi KFTD Cabang Jakarta-1 .................................... 27

Lampiran 2 Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Besar ..................................... 28

Lampiran 3 Surat Izin Pedagang Besar Farmasi .................................................... 29

Lampiran 4 Surat Izin Penyalur Alat Kesehatan .................................................... 30

Lampiran 5 Surat Izin Khusus Sebagai Distributor Narkotika .............................. 31

Lampiran 6 Surat Pesanan ke Pihak Unit Logistik Sentral (ULS) ......................... 32

Lampiran 7 Surat Pesanan ke Pihak III .................................................................. 33

Lampiran 8 Surat Kirim Barang (SKB) dari UBL ke KFTD Cabang .................. 34

Lampiran 9 Faktur Pembelian dari UBL ke KFTD Cabang .................................. 35

Lampiran 10 Tanda Terima Barang dari UBL ke KFTD Cabang ........................... 36

Lampiran 11 Surat Pesanan Narkotika Model N.9 ................................................. 37

Lampiran 12 Faktur Pembelian ke Pihak III ............................................................ 38

Lampiran 13 Faktur Pajak Pembelian ke Pihak III .................................................. 39

Lampiran 14 Surat Jalan dari Pihak III ................................................................... 40

Lampiran 15 Kartu Persediaan Barang (Navision) .................................................. 41



BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap orang berhak atas kesehatan dan memperoleh pelayanan kesehatan

yang aman, bermutu, dan terjangkau. Kesehatan merupakan salah satu hak dasar

manusia di Indonesia yang diakui dalam konstitusi UUD 1945. Oleh karena itu,

diperlukan suatu sumber daya kesehatan dalam menyelenggarakan pelayanan

kesehatan masyarakat.

Keterjangkauan dan penggunaan obat yang rasional merupakan tujuan dari

pelayanan kesehatan. Pemilihan obat yang tepat dengan mengutamakan

penyediaan obat dapat meningkatkan akses serta kerasionalan penggunaan obat.

Semua obat yang beredar harus terjamin keamanan, khasiat dan mutunya agar

memberikan manfaat bagi kesehatan. Dalam melakukan pelayanan kesehatan,

tenaga kesehatan harus menjamin ketersediaan obat dan juga menjaga citra

pelayanan kesehatan itu sendiri, maka sangatlah penting menjamin ketersediaan

dana yang cukup untuk pengadaan obat, namun lebih penting lagi dalam

mengelola dana penyediaan obat secara efektif dan efisien.

Perencanaan kebutuhan obat merupakan salah satu fungsi yang

menentukan proses pengadaan obat. Tujuan perencanan kebutuhan sediaan

farmasi, khususnya obat, adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai

dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk dalam

program kesehatan yang telah ditetapkan. Perencanaan obat adalah upaya

penetapan jenis dan jumlah obat sesuai dengan kebutuhan. Keberhasilan

perencanaan jumlah kebutuhan obat dapat dicapai dengan melibatkan tim dan

kombinasi dari berbagai metode.

Pengadaan obat diawali dengan perencanaan kebutuhan obat melalui

analisa kebutuhan yang dapat dipertanggungjawabkan, diharapkan mendekati

kebutuhan nyata. Pengadaan obat merupakan bagian dari usaha untuk mencari

keuntungan, sehingga strategi yang ditempuh lebih ditekankan pada masalah

biaya. Kegiatan pengadaan merupakan suatu kegiatan yang akan memberikan

nilai tambah terkait dengan kepentingan dalam meningkatkan pelayanan

1


2


kesehatan. Sehingga dalam proses pengadaan obat dituntut untuk mewujudkan

tata kelola yang baik dengan peningkatan efektifitas dan efisiensi.

Pengadaan obat dilakukan oleh industri farmasi kepada Pedagang Besar

Farmasi (PBF) tertentu, apotek, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah

tertentu dan rumah sakit. Pengadaan obat dapat pula dilakukan oleh pedagang

besar farmasi dan sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah tertentu.

Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk badan

hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan

atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-

undangan (Kementerian Kesehatan, 2011). Salah satu Pedagang Besar Farmasi

yang ada di Indonesia adalah PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

yang merupakan anak perusahaan PT. Kimia Farma Tbk, yang bergerak di bidang

distribusi dan perdangangan produk farmasi dan alat kesehatan (Said M. Umar,

2013). KFTD harus menjamin keabsahan dan mutu produk farmasi agar produk

farmasi yang sampai ke konsumen adalah produk yang aman, efektif, dan dapat

digunakan sesuai indikasinya.

Dalam rangka menjamin ketersediaan pengadaan obat dan mutu obat

tersebut, maka diperlukanlah Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)

dan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) sebagai pedagang besar

farmasi wajib berpedoman kepada CDOB yang telah ditetapkan. CDOB adalah

suatu pedoman yang mengatur cara pengadaan, penyimpanan, hingga cara

pendistribusian atau penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan

memastikan mutu sepanjang jalur distribusi atau penyaluran sesuai persyaratan

dan tujuan penggunaannya (BPOM RI, 2012).

Berdasarkan latar belakang tersebut maka sebagai mahasiswa Program

Profesi Apoteker perlu adanya pemahaman tentang perencanaan pengadaan

sediaan farmasi yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Oleh karena itu,

Universitas Indonesia bekerja sama dengan KFTD untuk melakukan Praktek

Kerja Profesi Apoteker sebagai sarana dalam mendapatkan ilmu dan pengalaman

dalam bidang pengelolaan dan perencanaan pengadaan sediaan farmasi. Selain itu

juga untuk mengetahui kegiatan CDOB yang dilakukan oleh KFTD khususnya

pada KFTD cabang Jakarta-1.


3


1.2 Tujuan

Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini bertujuan untuk mengetahui

dan memahami proses perencanaan pengadaan di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution cabang Jakarta-1.



BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan anak

perusahaan Perseroan yang didirikan pada tanggal 4 Januari 2003, bergerak di

bidang layanan distribusi dan perdagangan produk kesehatan dan memiliki

wilayah layanan yang luas mencakup 33 Provinsi dan 466 Kabupaten atau Kota.

KFTD sebelumnya merupakan divisi yang bergerak di bidang yang sama, yaitu

perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu, pengalamannya bukan baru sepuluh

tahun, tetapi sama dengan umur PT. Kimia Farma (Persero) Tbk itu sendiri.

Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani pendistribusian

produk-produk PT. Kimia Farma Tbk, sejak tahun 1917, pada tanggal 4 Januari

2003 divisi Pedagang Besar Farmasi ini kemudian berkembang menjadi anak

perusahaan dengan nama PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang

berbasis Jasa Layanan Perdagangan dan Distribusi.

Sebagai penyedia jasa layanan distribusi, KFTD menyalurkan aneka

produk dari perusahaan induk, produk dari principal lainnya, serta produk-produk

non-principal. KFTD mendistribusikan produk-produk tersebut melalui penjualan

regular ke apotek (apotek kimia farma dan non kimia farma), rumah sakit, toko

obat, horeka (hotel, restoran, dan karaoke) serta supermarket. Di bidang jasa

perdagangan atau trading, KFTD melayani dan membantu program-program

pemerintah untuk memenuhi kebutuhan obat-obatan bagi rakyat di seluruh

Indonesia, misalnya Kementrian Kesehatan, Dinas Kesehatan, BKKBN dan lain-

lainnya.

Untuk memudahkan operasionalnya, KFTD juga didukung oleh 44 kantor

cabang (6 cabang kelas 1, 32 cabang kelas 2 dan 7 cabang kelas 3) dengan

wilayah operasionalnya mulai dari Aceh sampai dengan Jayapura. Secara

keseluruhan jumlah karyawan KFTD sampai akhir tahun 2012 mencapai 1054

orang, mencakup Apoteker sebagai penanggung jawab KFTD sebagai fasilitas

distribusi. Fasilitas dan layanan dalam menjaga kualitas layanan dan kelancaran

operasional secara menyeluruh, KFTD diperkuat dengan fasilitas pergudangan

4


5


seluas 23.515 m2 yang dikelola secara profesional.

Armada transportasi yang terintegrasi dengan sistem informasi, juga

merupakan bagian yang terpenting dalam mendukung kelancaran aktifitas KFTD.

Kini tercatat lebih dari 477 mobil box dan 292 sepeda motor box, siap

mendistribusikan produk-produk yang dipercayakan pengirimannya kepada

KFTD. Layanan pengiriman yang cepat dan tepat, sesuai dengan standar CDOB

atau Cara Distribusi Obat yang Baik sesuai ketentuan Badan POM, serta layanan

garansi atau klaim atas produk-roduk yang dipercayakan pada principal.

KFTD Cabang Jakarta-1 merupakan salah satu dari 44 kantor cabang yang

ada di Indonesia. Dahulu kantor cabang ini terletak di daerah Bandengan, Jakarta

Utara. Namun, kini lokasinya telah dipindahkan ke Komplek Perkantoran

Majapahit Jl. Majapahit No. 20 Jakarta Pusat. KFTD Cabang jakarta-1 merupakan

kantor cabang kelas 3 yang melayani pemesanan pelanggan di sekitar wilayah

Jakarta Pusat, Jakarta Barat, dan Jakarta Utara yang meliputi daerah Tanah

Abang, Tanjung Duren, Mangga Besar, Sawah Besar, Slipi, Grogol, Muara

Karang, Pluit, Cengkareng, dan toko kosmetik wilayah Asemka.

Dalam menjalankan operasional kegiatannya KFTD Cabang Jakarta-1

menunjuk seorang Apoteker sebagai penanggung jawab yang telah memiliki

pengetahuan dan telah mengikuti pelatihan CDOB yang memuat aspek keamanan,

identifikasi obat, deteksi dan pencegahan masuknya obat palsu ke dalam rantai

distribusi. Jumlah personil KFTD Cabang Jakarta-1 yaitu 24 orang yang terdiri

dari 1 orang Kepala Cabang, 3 orang supervisor (bagian penjualan, logistik, dan

tata usaha), 8 orang salesman, 1 orang fakturis, 1 orang petugas gudang, 4 orang

petugas pengiriman barang yang difasilitasi dengan 1 unit mobil box dan 3 unit

motor box, 1 orang kasir, 1 orang administrasi inkaso, 3 orang juru tagih dan 1

orang petugas kebersihan. Struktur organisasi dapat dilihat pada Lampiran 1.

2.2 Manajemen Operasional di Pedagang Besar Farmasi (PBF)

Manajemen operasional adalah suatu cara pengelolaan fungsi-

fungsi kegiatan (fungsi-fungsi manajemen) yang terdapat dalam suatu perusahaan

untuk mencapai suatu tujuan. Cara pengelolaan pada setiap fungsi kegiatan

berbeda-beda antara fungsi kegiatan satu dengan fungsi kegiatan lainnya karena


6


pada setiap fungsi kegiatan tersebut memiliki tujuan yang berbeda.

Tujuan manajemen operasional adalah untuk menjadikan Apoteker

Penanggung Jawab (APJ) PBF dapat memahami dan mengerti mengenai:

1) Cara mengelola fungsi–fungsi kegiatan (manajemen operasional) di PBF dan

mengevaluasi pencapaian indikatornya pada fungsi kegiatan seperti :

a) Manajemen pembelian (purchasing), untuk memperoleh harga beli barang

yang efisien dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan

b) Manajemen pergudangan (warehouse), untuk mencegah resiko kerugian

sekecil mungkin dari kehilangan, kerusakan dan barang yang tidak laku

c) Manajemen penjualan dan pelayanan (sales andservicie), untuk memberikan

kepuasan kepada pelanggan dan memperoleh keuntungan yang optimal

d) Manajemen piutang (collection), untuk mencegah resiko kerugian akibat

piutang macet, dibawa kabur (dicuri juru tagih) atau pelanggannya

ngemplang

e) Manajemen pembukuan (accounting), untuk dapat menyajikan laporan

khususnya keuangan yang tepat isi dan tepat waktu

2) Cara membuat standar operasi prosedur pada setiap fungsi kegiatan di PBF

3) Cara membuat sistem dan melakukan pengawasan pelaksanaan standar operasi

prosedur pada setiap fungsi kegiatan di PBF.

2.2.1 Pengelolaan Fungsi Manajemen (M.Umar, 2013)

Dalam mengelola kegiatan distribusi di PBF, perlu memperhatikan fungsi-

fungsi manajemen yaitu yang terdiri dari Perencanaan (planning) untuk mencapai

suatu tujuan; Pengorganisasian (organization) atau menyelaraskan fungsi-fungsi

kegiatan yang ada; Pelaksanaan (actuating) program kerja untuk mencapai sasaran

pada setiap fungsi kegiatan sesuai dengan tugas, wewenang, tanggung jawab;

Pengawasan (controlling) terhadap pelaksanaan program kerja terhadap

pencapaian sasarannya.

Untuk mencapai suatu tujuan dari sebuah PBF, dibutuhkan suatu fungsi

manajemen dengan membuat struktur organisasi agar seluruh fungsi kegiatan di

PBF dapat beroperasi sesuai dengan rencana. Seorang direktur PBF harus dapat

memprediksi dan membentuk struktur organisasi PBF, disertai dengan uraian


7


fungsi dan tugas; wewenang; dan tanggung jawabnya (job description) agar dapat

mengetahui kegiatan apa saja yang akan dilakukan dan tipe orang yang bagaimana

(job qualification) yang dapat melaksanakan fungsi kegiatan tersebut. Dalam

menetapkan struktur organisasi sebuah PBF, dapat disesuaikan dengan tingkat

kebutuhan dan besarnya volume aktivitas PBF sehingga untuk PBF yang volume

aktivitasnya masih kecil dapat saja menggunakan bentuk struktur organisasi yang

lebih sederhana dengan melakukan perangkapan fungsi kegiatan selama risiko

kerugian dapat dihindarkan dan dikendalikan. Akan tetapi, penggunaan struktur

organisasi yang ideal sangat diperlukan agar petugas dapat melaksanakan

tugasnya sesuai dengan fungsi kegiatannya. Maksud dari penerapan struktur

organisasi yang ideal adalah untuk mencegah atau mengurangi risiko kerugian

(kecurian) akibat adanya peluang karena perangkapan fungsi yang dapat membuat

petugas cenderung untuk melakukan penyimpangan dari sistem yang berlaku.

2.2.2 Pengelolaan Fungsi Perencanaan

Perencanaan merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam

manajemen karena perencanaan akan menentukan fungsi manajemen lainnya

terutama pengambilan keputusan. Dengan adanya perencanaan, pelaksanaan

kegiatan akan berjalan dengan lebih baik dan terarah. Dengan demikian

perencanaan merupakan suatu pedoman atau tuntutan terhadap proses kegiatan

untuk mencapai tujuan sevcara efektif dan efisien.

Menurut Herbert Simon (1991), perencanaan adalah sebuah proses

pemecahan masalah yang bertujuan untuk menemukan solusi. Menurut Hasibuan

(2003), perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran, kebijakan,

prosedur dan program yang diperluan untuk mencapai apa yang diinginkan pada

masa yang akan datang.

Menurut azwar (1996), pengertian perencanaan mempunyai banyak

macamnya, akan tetapi yang menurutnya dianggap penting antara lain

dikemukakan oleh Billy E. Goetz, yang mengemukakan bahwa perencanaan

adalah kemampuan untuk memilih dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan

yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan.

Perencanaan di bidang kesehatan pada dasarnya merupakan suatu proses


8


untuk merumuskan masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat,

menentukan kebutuhan dan sumber daya yang harus disediakan, menetapkan

tujuan yang paling pokok dan menyusun langkah-langkah praktis utuk mencapai

tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut, perencanaan akan menjadi efektif

jika sebelumnya dilakukan perumusan masalah berdasarkan fakta (Muninjaya,

2004).

Dalam tugas khusus ini, akan fokus membahas mengenai fungsi kegiatan

(manajemen operasional) di PBF terutama terkait fungsi kegiatan perencanaan

pengadaan (pembelian).

2.2.3 Pengelolaan Fungsi Pengadaan Obat di PBF

Menurut Moh. Anief (1995), Pengadaan barang dalam sehari-hari disebut

juga dengan pembelian dan merupakan titik awal dari pengendalian persediaan.

Jika titik awal ini sudah tidak tepat, maka pengendalian akan sulit dikontrol.

Pengadaan merupakan aktifitas yang berhubungan dengan menyediakan

produk atau material yang berasal dari supplier yang bertujuan untuk memenuhi

kebutuhan organisasi dalam waktu tertentu dan dengan harga yang paling murah.

Manajemen pengadaan dilakukan untuk memastikan ketersediaan barang di

gudang serta memastikan efisiensi dari pergerakan produk.

Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk

memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan didalam fungsi

perencanaan, penentuan kebutuhan, maupun penganggaran. Didalam pengadaan

dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan

penetuan kebutuhan serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran.

Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian.

Pembelian harus menyesuaikan dengan hasil penjualan, sehingga ada

keseimbangan antara penjualan dan pembelian. Keseimbangan ini tidak hanya

antara pembelian dengan penjualan total, tetapi harus diperinci yaitu antara

penjualan dan pembelian dari setiap jenis obat. Obat yang laku keras harus terbeli

dalam jumlah relative banyak dibanding obat yang laku lambat.

Penunjukkan langsung adalah salah satu metode pengadaan barang/jasa

pemerintah sesuai Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman


9


Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah, disamping beberapa

metode pengadaan barang/jasa, yaitu : lelang, pemilihan langsung, maupun

swakelola.

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2007 bahwa pekerjaan

pengadaan dan distribusi bahan obat, obat dan alat kesehatan dalam rangka

menjamin ketersediaan obat untuk pelaksanaan peningkatan pelayanan kesehatan

kepada masyarakat yang jenis, jumlah dan harganya telah ditetapkan oleh Menteri

Kesehatan dimasukkan ke dalam kriteria barang/jasa khusus. Pelaksanaan

pengadaan barang/jasa khusus dapat dilakukan dengan metode penunjukkan

langsung.

Tujuan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah :

a. Tersedianya obat dan perbekalan kesehatan dengan jenis dan jumlah yang

cukup sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan.

b. Mutu obat dan perbekalan kesehatan terjamin.

c. Obat dan perbekalan kesehatan dapat diperoleh pada saat diperlukan.

2.2.3.1 Sistem Pengadaan Barang (Moh. Anief, 1995)

Sistem pengadaan barang dikatakan baik apabila pembelian memenuhi

ketentuan sebagai berikut :

a. Komposisi produk sesuai dengan kebutuhan

b. Mampu melayani jenis produk yang diperlukan pasien

c. Jumlah pembelian untuk keperluan rutin sebulan telah menunjukkan

keseimbangan dengan penjualan secara proporsional.

Berapa banyak kebutuhan setiap produk dalam satuan waktu tertentu

(misalnya seminggu atau sebulan) dapat dilihat dari kartu stok atau kartu barang.

Barang yang harus dibeli, perlu disiapkan daftar harga produk suatu distributor

dalam menawarkan barangnya.

Dalam pembelian harus dipertimbangkan beberapa faktor antara lain :

a. Harga yang kompetitif

b. Pelayanan yang cepat

c. Pemberian kredit yang menguntungkan dengan tingkat harga yang

kompetitif.


10


2.2.3.2 Pengelolaan Rencana Pengadaan Obat

Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaan obat dengan

jumlah data yang tersedia maka informasi yang didapat adalah rencana

pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan, untuk

rencana pengadaan obat tahun yang akan datang. Berdasarkan berbagai

pengamatan dalam pengelolaan obat, yang paling banyak ditemukan adalah

tingkat konsumsi pertahun hanya diwakili oleh relatif sejumlah kecil item.

Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap pengadaan obat dijumpai bahwa

sebagian besar dana obat (70%) digunakan untuk pengadaan, 10% dari jenis/item

obat yang paling banyak digunakan sedangkan sisanya sekitar 90% jenis/item obat

menggunakan dana sebesar 30%.

Teknik manajemen untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

penggunaan dana dalam perencanaan kebutuhan obat adalah dengan cara analisis

pareto ABC. Analisa pareto ABC dilakukan dengan mengelompokkan item obat

berdasarkan kebutuhan dananya yaitu :

Kelompok A : Kelompok obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya

menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah

dana obat keseluruhan.

Kelompok B : Kelompok obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya



Kelompok C : Kelompok obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya



Langkah-langkah menentukan kelompok A, B, dan C :

1) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat

dengan cara kuantum obat x harga obat.

2) Tentukan rankingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil.

3) Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.

4) Hitung kumulasi persennya.

5) Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 70%.


11


6) Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi > 70% - 90%

7) Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi >90% - 100%.

2.2.3.3 Persyaratan Pemasok

Pemilihan pemasok adalah penting karena dapat mempengaruhi kualitas

dan kuantitas obat dan perbekalan kesehatan. Persyaratan pemasok antara lain :

a. Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang masih berlaku.

b. Pedagang Besar Farmasi terdiri dari pusat dan cabang. Pedagang Besar

Farmasi Pusat dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan, sedangkan izin

untuk Pedagang Besar Farmasi Cabang dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan

Provinsi.

c. Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus memiliki dukungan dari Industri

Farmasi yang memiliki sertifikat CPOB bagi masing-masing jenis sediaan

obat yang dibutuhkan.

d. Pedagang Besar Farmasi harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang

pengadaan obat, misalnya dalam pelaksanaan kerjanya tepat waktu.

e. Pemilik dan/atau Apoteker/Asisten Apoteker penanggungjawab PBF tidak

sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan

profesi kefarmasian.

f. Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan obat sesuai dengan masa

kontrak.

2.2.3.4 Penetapan Kebijaksanaan Pembelian (Moh. Anief, 1995)

Semua pertimbangan harus ditujukan kepada tercapainya pengadaan

(pembelian) barang yaitu :

a. Keseimbangan persediaan dan permintaan barang

b. Semua permintaan konsumen dapat terpenuhi

c. Tidak terjadi kelebihan persediaan

Kebijaksanaan yang diambil harus sesuai dan cukup ekonomis dilihat dari

segi penggunaan dana yang tersedia, efisien dan efektif. Faktor yang harus

diperhatikan adalah :


12


a. Waktu pembelian

Waktu pembelian adalah kapan suatu produk harus dibeli. Hal tersebut

bukan mengenai tanggal, hari dan bulan, tetapi mengenai keadaan

persediaan barang untuk menetapkan waktu pembelian.

b. Lokasi

Lokasi pemasok harus memudahkan untuk melakukan pembelian agar

dapat diprediksi pada lamanya waktu yang diperlukan antara pesanan dan

diterimanya barang.

c. Frekuensi dan Volume Pembelian

Makin kecil volume barang yang dibeli, maka makin tinggi frekuensinya

dalam melakukan pembelian. Sebaliknya bila volume pembelian barang

besar maka frekuensi pembelian jadi rendah. Bila frekuensi pembelian

tinggi akan menyebabkan makin banyak volume pekerjaan seperti :

1). Menerima barang yang datang

2). Memeriksa barang yang datang

3). Pencatatan perincian barang atau pembelian

4). Mengatur barang dilemari gudang

5). Mencatat dalam kartu stok

6). Peningkatan pekerjaan administrasi

7). Peningkatan frekuensi pembayaran tagihan

Sebaliknya bila volume pembelian besar akan menurunkan pekerjaan,

tetapi besarnya volume pembelian akan menimbulkan masalah seperti :

1). Diperlukan ruangan penyimpanan barang yang besar

2). Resiko barang yang rusak, kadaluarsa obat menjadi lebih tinggi

3). Pengaruh pada keuangan cukup besar karena banyak tagihan

hutang.

Besarnya volume pembelian ditetapkan berdasarkan kebutuhan dalam

satuan waktu dan unit masing-masing obat. Berhasil tidaknya tujuan usaha

tergantung pada kebijaksanaan dalam pembelian.

2.2.3.5 Sistem Pembelian di KFTD

Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pembelian barang di KFTD :


13


a. Membuat daftar rencana pembelian barang

Petugas logistik (kepala gudang) bersama petugas penjualan menghitung

buffer dan kebutuhan level stok per item/ bulan berdasarkan data historis,

lalu data tersebut dikirim ke petugas pembelian untuk membuat daftar

rencana pembelian barang setiap bulannya.

b. Membuat kontrak pembelian barang

Petugas pembelian melakukan negosiasi kontrak pembelian barang dengan

pemasok atau principal untuk memperoleh margin yang lebih besar dan

masa tenggang pembayaran relatif lebih panjang.

c. Mengeksekusi pembelian barang

Petugas pembelian menyiapkan surat pesanan (SP), ditanda tangani oleh

penanggung jawab logistik atau penanggung jawab PBF, lalu

mengirimkan SP ke principal/pemasok.

d. Menerima dan memeriksa barang

Petugas logistik memeriksa dan menerima fisik barang dari pemasok

sesuai dengan SP dan faktur barang, lalu membuat tanda terima barang di

faktur (stempel dan tanda tangan) petugas gudang.

e. Memeriksa kebenaran faktur pembelian barang

Petugas pembelian faktur mengenai jumlah, jenis, harga barang dan diskon

serta masa tenggang pembayaran, lalu memberikan paraf dan mengirimkan

faktur pembelian ke fungsi TU.

f. Membukukan faktur pembelian sebagai pembelian dan hutang

Petugas TU membukukan faktur tersebut sebagai pembelian barang dan

hutang di kartu hutang, lalu membuat laporan pembelian dan hutang setiap

bulannya.


14


Gambar 2.1 Diagram Alur Pengadaan Barang di PBF

Sasaran dari manajemen pengadaan (pembelian) yaitu :

a. Memperoleh harga barang yang lebih murah (lebih efisien)

b. Dapat melayani seluruh kebutuhan barang pelanggan (service level 100%)

Indikator pencapaian sasaran, yaitu sebagai berikut :

a. Harga Pokok Penjualan (HPP)

Jika HPP yang diperoleh < dari HPP tahun lalu, maka fungsi


Jika HPP yang diperoleh > HPP tahun lalu, maka fungsi pembelian

tidak berfungsi dengan baik.

b. Service level

Jika service level > dari service level tahun lalu, maka fungsi


Jika service level < dari service level tahun lalu, maka fungsi

pembelian tidak berfungsi dengan baik.


15


Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam pembelian barang adalah

sebagai berikut :

a. Surat Pesanan

Surat pesanan ditandatangani oleh Kepala Cabang dan Bagian Pembelian

atau Apoteker Penanggung Jawab. Di KFTD cabang, surat pesanan tetap

dipergunakan juga untuk pembelian narkotika-psikotropika dan

ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab, sedangkan untuk

pembelian produk regular (non napsa) ditandatangani oleh Bagian

Pembelian.

b. Surat Pesanan Narkotika model N-9

c. Surat Pesanan Psikotropika

d. Faktur Pembelian dari Principal pihak III

e. Surat Kirim Barang (SKB)

Surat Kirim Barang merupakan surat yang diterima oleh pihak KFTD atas

pembelian barang dan dicatat tanggal penerimaan barang saat barang yang

dipesan telah sampai dan diterima oleh pihak gudang.

f. Berita Acara Pengembalian Barang dan Surat Pesanan Cabang

g. Faktur Pajak Masukan (Pembelian)

Faktur pajak ini ditandatangani oleh Kepala bagian Akunting dari pihak

Principal dan disimpan oleh bagian Tata Usaha yang mengurus hutang

piutang dan perpajakan. Selain dokumen-dokumen di atas, ada juga

laporan-laporan dari fungsi pembelian dan fungsi lainnya yang

didokumentasikan langsung ke dalam sistem komputer Navision yang

dapat dicetak sewaktu-waktu jika diperlukan dengan segera.

2.2.3.6 Penerimaan dan Pemeriksaan Obat

Penerimaan dan pemeriksaan obat merupakan salah satu kegiatan

pengadaan agar obat yang diterima sesuai dengan jenis, jumlah dan mutunya

berdasarkan dokumen yang menyertainya, dan dilakukan oleh panitia penerima

yang salah satu anggotanya adalah tenaga farmasi.

Pemeriksaan mutu obat dilakukan secara organoleptik, khusus

pemeriksaan label dan kemasan perlu dilakukan pencatatan terhadap tanggal


16


kadaluarsa, nomor registrasi dan nomor batch terhadap obat yang diterima. Bila

terjadi keraguan terhadap mutu obat, dapat dilakukan pemeriksaan mutu di

laboratorium yang ditunjuk pada saat pengadaan dan merupakan tanggung jawab

pemasok yang menyediakan.

2.3 Pajak

Untuk menjalankan roda pemerintahan dalam membangun suatu negara

dibutuhkan dana yang besar. Salah satu sumber dana yang digunakan untuk

membiayai penyelenggaraan negara tersebut adalah berasal dari pajak. Menurut

Andriani dalam Brotodiharjo menyebutkan bahwa pajak adalah iuran kepada

negara (yang dapat dipaksakan) oleh yang wajib membayarnya menurut

peraturan-perturan, dengan tidak mendapat prestasi kembali, yang langsung dapat

ditunjuk, dan yang gunanya untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran umum

berhubungan dengan tugas negara menyelenggarakan pemerintahan. Sedangkan

menurut Soemitro menyatakan bahwa pajak adalah iuran kepada kas negara

berdasarkan undang-undang (yang dapat dipaksakan) dengan tidak mendapat jasa

timbale (kontraprestasi), yang langsung dapat ditunjuk dan digunakan untuk

membayar pengeluaran-pengeluaran umum.

2.3.1 Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

Pajak Pertambahan Nilai (PPN) adalah pengenaan pajak atas pengeluaran

untuk konsumsi baik yang dilakukan perseorangan maupun badan, baik badan

swasta maupun badan pemerintah dalam bentuk belanja barang atau jasa yang

dibebankan pada anggaran belanja negara.

Pajak yang berlaku di Indonesia diklasifikasikan berdasarkan golongannya,

jenis pungutan dan sifatnya.

a. Berdasarkan golongannya

Pajak dibagi menjadi pajak langsung dan pajak tidak langsung. Pajak

langsung merupakan pajak yang pembebanannya tidak dapat dilimpahkan

kepada pihak lain dan menjadi beban wajib pajak yang bersangkutan,

contohnya pajak penghasilan (PPh). Pajak tidak langsung adalah pajak yang


17


pembebanannya dapat dilimpahkan kepada pihak lain, contohnya pajak

pertambahan nilai (PPn)

b. Berdasarkan jenis pungutannya

Pajak dibagi menjadi pajak pusat dan pajak daerah. Pajak pusat adalah pajak

yang dipungut oleh pemerintah pusat dan digunakan untuk membiayai

rumah tangga negara; contohnya PPh, PPn, Pajak Bumi dan Bangunan

(PBB) dan bea materai. Pajak daerah merupakan pajak yang dipungut oleh

pemerintah daerah dan digunakan untuk membiayai rumah tangga negara;

contohnya Pajak Reklame dan Pajak Hiburan.

c. Berdasarkan sifatnya

Pajak dibagi menjadi pajak subjektif dan pajak objektif. Pajak subjektif

merupakan pajak yang dikenakan berdasarkan subjeknya atau wajib

pajaknya, misalnya PPh. Pajak objektif merupakan pajak yang dikenakan

berdasarkan objeknya atau produk/jasanya, contohnya PPn.

Menurut UU RI No. 18 Tahun 2000 tentang Perubahan Kedua UU No. 8

Tahun 1983 tentang PPn Barang/Jasa dan PPn BM. Pasal 4 menerangkan bahwa

PPn dikenakan atas :

a. Penyerahan barang kena pajak didalam daerah pabean oleh pengusaha

b. Impor barang kena pajak

c. Penyerahan jasa kena pajak yang tidak berwujud dari luar daerah pabean

ke dalam daerah pabean

d. Pemanfaatan jasa kena pajak dari luar daerah ke dalam daerah pabean

e. Ekspor barang kena pajak oleh pengusaha kena pajak.

Besarnya tarif PPn yang sesuai dengan UU RI No. 18 Tahun 2000 tentang

Perubahan Kedua UU No. 8 Tahun 1983 tentang PPN Barang/Jasa dan PPn BM

yaitu sebesar 10% atau 0% untuk ekspor barang.

Dalam PPn dikenal pula istilah pajak keluaran dan pajak masukan. Pajak

keluaran adalah PPn terutang yang wajib dipungut oleh pengusaha kena pajak

yang melakukan penyerahan barang kena pajak. Dalam hal ini Pajak keluaran

merupakan pajak yang dikeluarkan oleh KFTD kepada pelanggan terhadap

transaksi jual beli yang dilakukan, dibuktikan dengan adanya faktur pajak. Pajak

masukan merupakan PPn yang seharusnya sudah dibayar oleh Pengusaha Kena


18


Pajak (PKP) karena perolehan barang kena pajak. Pajak masukan dalam hal ini

merupakan pajak yang telah dibayarkan oleh KFTD pada saat proses pembelian

barang kepada prinsipal pihak III, dibuktikan dengan adanya Surat Setoran Pajak

(SSP).

2.3.2 Faktur Pajak (UU No. 42 Tahun 2002)

Faktur pajak harus dibuat pada :

a. Saat penyerahan Barang Kena Pajak dan/atau penyerahan Jasa Kena Pajak

b. Saat penerimaan pembayaran dalam hal penerimaan pembayaran terjadi

sebelum penyerahan Barang Kena Pajak dan/atau sebelum penyerahan

Jasa Kena Pajak

c. Saat penerimaan pembayaran termin dalam hal penyerahan sebagian tahap

pekerjaan

d. Saat lain yang diatur dengan atau berdasarkan Peraturan Menteri

Keuangan.



BAB 3

PEMBAHASAN

Kegiatan utama yang dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) salah satunya adalah pengadaan obat. Penyelenggaraan

fasilitas distribusi sediaan farmasi terkait sistem pengadaan obat di KFTD

Cabang Jakarta-1 dilaksanakan atas persetujuan dari KFTD pusat. Dalam

melaksanakan manajemen operasional dibutuhkan suatu fungsi manajemen salah

satunya dengan membuat struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi di

KFTD pusat telah disusun oleh para direksi PT Kimia Farma (Persero) Tbk.

dalam melakukan usaha di bidang Distribusi dan Perdagangan seperti yang

terlihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi KFTD Pusat

Dalam melakukan kegiatan pengadaan obat, perlu dilakukan proses

perencanaan pengadaan terlebih dahulu. Proses perencanaan pengadaan ini

dilakukan agar meminimalisir terjadinya pengosongan stok obat ataupun

penumpukan stok obat. Proses perencanaan dilakukan secara optimal agar

kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan dapat digunakan secara efektif dan

19


20


efisien. Perencanaan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan menjadi sangat

penting karena tanpa perencanaan yang tepat dapat mengakibatkan ketersediaan

obat yang tidak sesuai, sehingga akan menghambat pelaksanaan pelayanan

distribusi.

Adapun beberapa manfaat dari perencanaan, diantaranya :

1. Menghindari tumpang tindih penggunaan anggaran.

2. Keterpaduan dalam evaluasi, penggunaan dan perencanaan.

3. Kesamaan persepsi antara pemakai obat dan penyesia anggaran.

4. Estimasi kebutuhan obat lebih tepat.

5. Koordinasi antara penyedia anggaran dan pemakai obat.

Perencanaan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan di KFTD Cabang

Jakarta-1 menjadi sangat penting karena tanpa perencanaan yang tepat dapat

mengakibatkan ketersediaan obat yang tidak sesuai sehingga dapat menghambat

pelaksanaan pelayanan distribusi. Tahapan dari proses perencanaan pengadaan

obat dan perbekalan adalah tahap pemilihan obat. Fungsi seleksi/pemilihan obat

adalah untuk menentukan apakah obat benar-benar diperlukan sesuai dengan

jumlah pesanan.

Pada perencanaan kebutuhan obat, apabila dana tidak mencukupi perlu

dilakukan analisa kebutuhan sesuai anggaran yang ada (dengan menggunakan

metode analisis pareto ABC). Pada KFTD Cabang Jakarta-1 dalam melakukan

perencanaan pengadaan obat, dilakukan analisis pareto ABC tujuannya untuk

menilai ekonomi suatu jenis obat tertentu, terlebih lagi yang dapat memakan

anggaran besar karena pemakaiannya banyak atau harganya mahal. Untuk obat

kategori A adalah obat dengan kategori mahal, obat B dengan nilai obat sedang

dan terjangkau, sedangkan kategori C adalah obat dengan nilai ekonomi yang

rendah. Dengan memperhitungkan nilai obat, kita dapat menganalisis obat yang

kiranya meningkatkan biaya terbanyak untuk pengeluaran belanja obat dan

membandingkan dengan obat-obat yang memiliki khasiat yang sama tetapi

harganya lebih murah.

Sistem pengadaan obat yang dilaksanakan di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution (KFTD) didasarkan pada kondisi stok barang di gudang

dengan mengacu kepada kondisi level stock, buffer stock, dan minimal stock di

19


21


gudang. Level stock adalah stok barang yang harus dijaga ketersediannya di

gudang yang telah ditetapkan oleh KFTD pusat melalui ULS sebagai

perencanaan kebutuhan tahunan, sedangkan buffer stock adalah stok minimal

yang harus ada di gudang sebagai barang cadangan. Untuk pemeliharaan buffer

stock, di KFTD cabang Jakarta-1 baru dilakukan untuk sebagian besar barang

terutama barang-barang yang paling sering dipesan saja karena jenis barang yang

transit di gudang ada banyak.

Hal lain yang menjadi dasar pengadaan barang di KFTD Cabang

Jakarta-1 yaitu dilihat dari laporan penjualan bulan ataupun tahun sebelumnya.

Untuk barang yang dinilai laku (fast moving) yang merupakan produk pareto top

10 item maka dapat dilakukan pengadaan kembali, namun untuk barang yang

kurang laku atau tidak laku maka tidak akan dilakukan pengadaan. Sebagai

contoh, sebelum melakukan pemesanan atau pengadaan barang untuk bulan

Februari, petugas logistik khusus bagian pembelian melihat laporan penjualan 3

bulan sebelumnya, yaitu bulan November, Desember, dan Januari.

Dalam menjalankan kegiatan operasional pengadaan obat, fokus kegiatan

yang dilakukan oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

khususnya KFTD Cabang Jakarta-1 terbagi menjadi beberapa aspek yaitu

kualifikasi pemasok dan kualifikasi pelanggan.

Untuk aspek kualifikasi pemasok, terdapat 2 (dua) sumber yang membantu

proses pengadaan obat-obatan di KFTD Cabang Jakarta-1 yaitu pengadaan

internal dan pengadaan eksternal (pengadaan obat yang diperoleh dari pihak

ketiga). Untuk pengadaan internal, kebutuhan obat KFTD Cabang Jakarta-1

diperoleh dari Unit Logistik Sentral (ULS) atau sering juga disebut Unit Bisnis

Logistik (UBL), yang merupakan Perusahaan Induk (PT. Kimia Farma Tbk di

bagian logistik). Barang yang didapat dari Unit Bisnis Logistik (UBL) ini berupa

obat-obatan yang diproduksi oleh pabrik PT. Kimia Farma Tbk yaitu yang Obat

Generik Berlogo (OGB), obat Over The Counter (OTC), kosmetika. Obat Generik

Berlogo (OGB) diantaranya adalah Ranitidin Tablet, Omeprazol Tablet, Nifedipin

Tablet, Antasida DOEN, Simvastatin tablet, Amoksisilin Dry Sirup, Betametason

krim, Cloramfecort Krim, dan lain-lain. Obat Over The Counter (OTC) dan

kosmetika yang dipasok oleh KFTD yaitu bedak Marck, Enkasari, Asifit kaplet,


22


Fituno, dan lain-lain. Sedangkan untuk pengadaan eksternal, KFTD Cabang

Jakarta-1 membaginya menjadi 2 (dua) sumber yaitu Principal Pihak III dan

Principal lokal. Principal Pihak III merupakan industri farmasi atau PBF lain

yang telah bekerja sama dengan KFTD pusat seperti PT Biofarma, PT Indofarma

Global Medika, PT Anugerah Pharmindo Lestari (APL), PT Asia Sejahtera

Perdana Pharmaceutical (ASPP), PT Merapi Utama Pharma, PT Darya Varia,

PT Mahakam Beta Farma, PT Kasa Husada, dan lain-lain. Sedangkan Principal

lokal merupakan Industri Farmasi atau PBF lain yang telah bekerja sama dengan

KFTD cabang Bekasi dengan persetujuan KFTD pusat), seperti PT Novapharin,

PT Dexa Medica, PT Kalbe Farma, PT Sido Muncul, dan PT Frisian Flag.

Untuk aspek kualifikasi pelanggan, pihak KFTD Cabang Jakarta-1 bekerja

sama dengan pelanggan yang telah memiliki izin untuk mendirikan usaha yang

diantaranya adalah institusi pemerintahan, rumah sakit, apotek, toko obat, dan

pedagang besar farmasi lainnya.

Pengadaan barang di KFTD Cabang Jakarta-1 dilakukan oleh petugas

logistik ke pihak-pihak yang telah disetujui oleh KFTD pusak sebagai pemasok

yang sah dalam melakukan pengadaan (pembelian). Pengadaan (pembelian)

dilakukan dengan menggunakan sistem komputerisasi yaitu sistem Navision.

Untuk pengadaan ke principal perusahaan induk melalui Unit Bisnis Logistik

(UBL) dilakukan seminggu sekali. KFTD Cabang Jakarta-1 melakukan

pemesanan ke pihak Unit Bisnis Logistik (UBL) dilakukan setiap hari rabu.

Sedangkan untuk pengadaan ke Principal pihak III dan Principal lokal dilakukan

sesuai kebutuhan.

Untuk pemesanan narkotika wajib menggunakan SP khusus model N-9

(Lampiran 11) dan untuk psikotropika menggunakan SP khusus psikotropika.

Untuk pemesanan produk narkotika, satu SP dibuat hanya untuk satu jenis barang

yang dipesan. Surat pesanan dengan format khusus narkotika model N-9 dan surat

pesanan dengan format khusus psikotropika yang digunakan sudah memenuhi

standar CDOB.

Pemesanan yang telah dibuat oleh bagian logistik ditandatangani oleh

supervisor logistik dan kepala cabang sebagai persetujuan pengadaan barang. SP

yang telah disetujui, kemudian dikirim melalui faksimile untuk dipesan, lalu


23


diarsipkan. Untuk SP narkotika yang telah di faksimile seharusnya segera

dikirimkan ke ULS melalui pos, namun pengiriman SP asli tidak segera

dilakukan. Pada KFTD Cabang Jakarta-1, SP asli narkotika diserahkan pada saat

penerimaan barang dari ULS.

Dalam melakukan kegiatannya, KFTD cabang Jakarta-1 melakukan

evaluasi penilaian service level untuk pihak ULS, UBL dan untuk supplier

lainnya, namun belum direalisasikan dalam bentuk laporan tertulis. Keluhan yang

sering disampaikan seringkali keterlambatan waktu pengiriman dan kondisi

barang yang kurang baik, namun hanya diungkapkan secara lisan saja dan

disampaikan melalui telepon atau melalui kurir pengantar barang dari supplier.

Untuk setiap faktur pembelian barang, baik itu pembelian ke UBL maupun

pembelian ke Principal pihak III, disertai dengan faktur pajak. Pajak yang

dikenakan atas pembelian barang tersebut dinamakan Pajak Pertambahan Nilai

(PPn). Besarnya pajak yang harus dibayarkan atas barang tersebut adalah sebesar

10%. Pada KFTD Cabang Jakarta-1 pun mengikuti aturan tersebut, dimana setiap

pembelian barang ke pihak UBL maupun ke Principal pihak III disertai dengan

pembayaran pajak sebesar 10%. Dan pada saat penyerahan pesanan barang dari

petugas hantaran, pihak KFTD Cabang Jakarta-1 menerima Surat Jalan (Lampiran

14), Faktur Pembelian (Lampiran 12) dan Faktur Pajak (Lampiran 13).



BAB 4

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang diperoleh dari proses perencanaan pengadaan obat yang

dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) Cabang Jakarta-

1 adalah

a. Pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) dalam melakukan

perencanaan pengadaan didasarkan pada kondisi stok barang di gudang

dengan mengacu kepada kondisi level stock, buffer stock, dan minimal stock

di gudang. Selain itu, didasarkan pada laporan penjualan bulan atau tahun

sebelumnya.

b. Proses pengadaan obat (pembelian obat) dilakukan dengan menggunakan

sistem komputerisasi yang dikenal dengan nama Navision.

c. Dalam melakukan pengadaan obat, KFTD Cabang Jakarta-1 mendapatkan

obat berasal dari 2 (dua) sumber yaitu pengadaan internal dan pengadaan

eksternal. Pengadaan obat internal diperoleh dari Unit Logistik Sentral (ULS)

atau sering juga disebut Unit Bisnis Logistik (UBL), yang merupakan

Perusahaan Induk (PT. Kimia Farma Tbk di bagian logistik). Pengadaan obat

eksternal atau yang sering disebut dengan Principal Pihak III yaitu industri

farmasi atau Pedagang Besar Farmasi (PBF) lain yang telah bekerja sama

dengan KFTD pusat seperti PT. Anugerah Pharmindo Lestari (APL), PT Asia

Sejahtera Perdana Pharmaceutical (ASPP), PT. Darya Varia, PT. Kasa

Husada, PT. Orang Tua, PT. Intergastra, PT. Janssen, PT. Otsuka, PT.

Rajawali, PT. Ahmadaris, dan Warung Stamina.

4.2 Saran

Dalam melaksanakan fungsi pengadaan obat, sebaiknya KFTD Cabang

Jakarta-1 perlu memantapkan level stock agar tidak terjadi pengosongan barang di

gudang, dan sebaiknya SP asli untuk pengadaan narkotika-psikotropika di KFTD

Cabang Jakarta-1 segera dikirimkan ke UBL setelah dibuat oleh APJ.

24


25


DAFTAR PUSTAKA

Azwar, Azrul. (1996). Pengantar Administrasi Kesehatan. Third Edition.

Jakarta: Binarupa Aksara.

Herbert, Simon. (1991). Journal of Economic Perspectives: Organizations and

Markets. Vol. 5, no.2

Kementerian Kesehatan RI. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar

Farmasi. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.

Kementerian Kesehatan RI. (2008). Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor

1121/MENKES/SK/XII/2008 tentang Pedoman Teknis Pengadaan Obat

Publik dan Perbekalan Kesehatan Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar.

Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.

Muninjaya, Gde. A.A. (2004). Manajemen Kesehatan (Ed.I). Denpasar:

Penerbit Buku Kedokteran EGC Universitas Udayana.

Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan RI. (2012). Pedoman Teknis

Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta: Badan Pengawas Obat dan

Makanan Republik Indonesia.

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah. Jakarta

Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah. Jakarta

Said, M. Umar. (2013). Manajemen PBF Praktis. Solo: CV. Ar-rahman



LAMPIRAN


33


Lampiran 1. Struktur Organisasi KFTD Cabang Jakarta-1

27


34


Lampiran 2. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Besar

28


35


Lampiran 3. Surat Izin Pedagang Besar Farmasi

29


36


Lampiran 4. Surat Izin Penyalur Alat Kesehatan

30


37


Lampiran 5. Surat Izin Khusus Sebagai Distributor Narkotika

31


38


Lampiran 6. Surat Pesanan ke Pihak Unit Logistik Sentral (ULS)

32


39


Lampiran 7. Surat Pesanan ke Pihak III

33


40


Lampiran 8. Surat Kirim Barang (SKB) dari UBL ke KFTD Cabang

34


41


Lampiran 9. Faktur Pembelian dari UBL ke KFTD Cabang

35


42


Lampiran 10. Tanda Terima Barang dari UBL ke KFTD Cabang

36


43


Lampiran 11. Surat Pesanan Narkotika Model N.9

37


44


Lampiran 12. Faktur Pembelian ke Pihak III

38


45


Lampiran 13. Faktur Pajak Pembelian ke Pihak III

39


46


Lampiran 14. Surat Jalan dari Pihak III

40


47


Lampiran 15. Kartu Persediaan Barang (Pada Program Navision)

41


LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI …lib.ui.ac.id/file?file=digital/2015-4/20390630-Pr-Dian...

Documents

Transcript of LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI …lib.ui.ac.id/file?file=digital/2015-4/20390630-Pr-Dian...