LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Objek Kerja

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL

PEMATANGSIANTAR

Disusun Oleh :

Nama Siswa : Kelas :

1. Hosanna Siregar (AK)

2. Risda Manik (AK)

3. Nilva D Nainggolan (AK)

4. Sikkop L Sinaga (AK)

5. Hesti Pradina (AK)

6. Damai A Pardede (AK)

7. Korry Sihombing (AK)

8. Dina Permatasari (TKJ)

TEAM PENYUSUN

PRAKTEK KERJA INDUSTRI

KETUA

(Hosanna Siregar)

ANGGOTA

(Risda Manik) ( Nilva D Nainggolan) (Hesti Pradina) (Sikkop L Sinaga)

(Damai A Pardede) ( Korry Sihombing) (Dina Permatasari)

SMK SWASTA NUSANTARATahun Pelajaran 2015/2016

PENGESAHAN

Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini telah disetujui pada :

Hari :

Tanggal : September 2015

Oleh

Pembimbing DU/DI

DELY SARASWATI

Guru Pembimbing

S. SIMANJUNTAK

Mengetahui

Kepala

SMK SWASTA NUSANTARA

NALAND SINAGA, ST

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas petunjuk,

rahmat, dan kuasaNya kami dapat menyelesaikan laporan pelaksanaan Praktek Kerja

Industri tanpa ada halangan apapun sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Laporan ini disusun berdasarkan pengalaman dan ilmu yang kami peroleh selama

melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN).

Laporan Pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) yang telah kami tulis

ini dibuat dalam rangka memenuhi tugas dari sekolah dan sebagai bahan

pertanggungjawaban atas kegiatan Pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) di

Dunia Usaha dan Dunia Industri (DU/DI).

Ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kami sampaikan kepada:

1. Bapak Naland Sinaga selaku Kepala Sekolah SMK Nusantara Tanah Jawa.

2. Bapak S. Simanjuntak selaku guru pembimbing yang diutus sekolah untuk

membimbing kami selama PRAKERIN di Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Pematangsiantar.

3. Ibu Dely Saraswati selaku pembimbing di Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Pematangsiantar yang telah bersedia menerima kami untuk melaksanakan

Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) selama 2 bulan dan membantu kami dalam

melaksanakan kegiatan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Pematangsiantar..

Kami sadar bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik

dan saran yang membangun sangat kami harapkan, demi kesempurnaan laporan ini.

Akhir kata kami ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya.

Tanah Jawa, September 2015

Penyusun

DAFTAR ISI

Cover................................................................................................................................ i

Lembar Daftar Penyusun............................................................................................... ii

Pengesahan Penyusun..................................................................................................... iii

Lembar Pengesahan........................................................................................................ iv

Daftar Isi.......................................................................................................................... v

Kata Pengantar................................................................................................................ vi

BAB I PENDAHULUAN................................................................................................ 1

A. Latar Belakang.................................................................................................... 1

B. Tujuan Pembuatan Laporan................................................................................ 1

BAB II PEMBAHASAN................................................................................................. 2

a. Waktu dan Tempat............................................................................................... 2

b. Tempat Pelaksanaan............................................................................................ 2

c. Kegiatan Harian Yang Dilaksanakan................................................................... 8

BAB III PENUTUP......................................................................................................... 10

A. Kesimpulan......................................................................................................... 10

B. Saran.................................................................................................................... 10

C. Lembar Penutup.................................................................................................. 11

BAB IPENDAHULUAN

A . Latar Belakang

Didasari dalam rangka meningkatkan wawasan, pengalaman belajar dan penguasaan

keterampilan serta mencetak lulusan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang ahli dan

terampil, antara lain diperlukan adanya upaya berbagai aktifitas belajar,baik di dalam maupun

di luar sekolah.

Salah satu untuk mewujudkan hal tersebut, yaitu dengan menyelenggarakan program

Kegiatan Praktik siswa dalam rangka Praktek Kerja Lapangan (PKL) di dunia kerja terkait

sesuai dengan program keahlian yang telah ditetapkan oleh sekolah. Yang berguna sebagai

kesempatan pengenalan dan pelatihan langsung tentang dunia Praktek Kerja Lapangan

(PKL). Praktek kerja ini juga merupakan syarat mutlak bagi semua siswa yang akan

menyelesaikan studi di SMK Swasta Nusantara agar dapat mengenal dunia kerja yang luas,

dan menerapkan pengetahuan teori yang telah diperoleh selama proses belajar di sekolah,

sehingga dapat menjadikan generasi-generasi yang mampu bersaing dan sudah siap dalam

menghadapi dunia kerja dan sukses berada di dalamnya untuk masa yang akan datang.

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan selama 2 (dua) bulan yang

dilaksanakanm pada tanggal 03 Agustus 2015 sampai dengan 30 September 2015.

B . Tujuan Pembuatan Laporan

1. Sebagai bukti bahwa siswa telah mengikuti atau melakukan prakerin.

2. Sebagai tolak ukur bagi sekolah untuk meningkatkan mutu pendidikan.

3. Untuk mengetahui tingkat pemahaman terhadap kegiatan praktek kerja industri.

4. Untuk mengetahui hasil yang di capai dalam praktek kerja industri.

5. Agar siswa dapat terlatih dalam menyelesaikan laporan.

6. Salah satu syarat untuk mengikuti UN/US di SMK.

BAB IIPEMBAHASAN

Deskripsi Tempat PKL di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pematangsiantar.

a. Waktu dan Tempat

Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) periode pertama dimulai pada

tanggal 03 Agustus 2015 sampai dengan 30 September 2015, dilaksanankan pada hari Senin

sampai hari Jum'at mulai pukul 07.00 WIB s/d 16.00 WIB, kecuali hari Juma'at mulai pukul

07.00 WIB s/d 16.30 WIB.

b. Tempat Pelaksanaan

Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil berkedudukan di Jl. Melanthon Siregar Pematangsiantar.

Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil merupakan suatu lembaga yang bertujuan

mengadakan pendaftaran, pencatatan serta pembukuan yang selengkap- lengkapnya dan

sejelas-jelasnya serta memberi kepastian hokum yang sebesar- besarnya seperti peristiwa

kelahiran, perkawinan dan kematian. Lembaga yang berwenang mengeluarkan register

catatan sipil adalah kantor capil kabupaten/ kotamadya. Yang diberikan hanya salinan

(kutipan ) sedangkan yang asli tersimpan dikantor catatan sipil.

Sedangkan Pencatatan Sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh

seseorang dalam register pencatatan sipil pada Instansi pelaksana. Catatan kependudukan

atau kewarganegaraan tersebut oleh pemerintah untuk memberikan kedudukan hokum

terhadap peristiwanya yang membawa akibat hukum keperdataan dari diri seseorang dimulai

sejak kelahiran sampai peristiwa kematian.

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil berlokasi di Jl. Melanthon Siregar. Instansi

ini memberlakukan sistem lima hari kerja di mulai dari pukul 07.00 s/d 16.00 WIB, kecuali

hari Jumat di mulai dari 07.00 s/d 16.30 WIB.

a. Sarana dan Prasarana

Sarana meliputi

Komputer

Printer

Faximile

Filling Cabinet

Brief Ordner

Alat Tulis Kantor

Kursi,Meja,Almari sebagai tempat penyimpanan berkas maupun buku

Scanner

Roll O-Pac

Mesin e-ktp

b. Prasarana meliputi

Gedung

Ruangan Kepala Dinas

Ruangan Sekretaris

Ruangan Kepegawaian

Area Parkir

Mushola

Gudang Arsip

Ruangan Pelayanan

Mobil milik Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Dalam melaksanakan tugasnya , DISPENCAPIL membagi area kerjanya menjadi tiga

bagian yaitu, Sekretariat, Bidang Capil, dan Bidang Adminduk.

Berikut akan kita uraikan selengkapnya.

1.      Sekretariat

Bidang sekretariat merupakan suatu bidang/ruangan yang digunakan untuk

menangani segala proses surat-menyurat baik surat masuk maupun surat keluar. Dalam

penangan surat masuk dan keluar instansi ini menggunakan sistim ganda yaitu dengan sistim

buku agenda dan Sistim kartu kendali. Maksudnya dalam pencatatannya surat di catat dalam

buku agenda dan juga dalam kartu kendali.

Adapun penanganan surat masuk yaitu :

Setelah surat diterima,kemudian surat diperiksa dan disortir apakah surat tersebut

termasuk surat penting atau rahasia. Kemudian apabila surat penting maka surat

dicatat ke dalam buku agenda dan kartu kendali.

Kemudian melampirkan lembar disposisi, kartu kendali merah dan kuning bersama

surat, dan di diberikan kepada kepala bidang sekretariat untuk di periksa.

Kepala sekretariat akan memberikan paraf yang berarti bahwa surat telah diterima dan

bisa dinaikkan kepada selretaris pimpinan untu dinaikkan kembali kepada kepala

dinas/pimpinan untuk dapat diisi disposisi pimpinan.

Setelah surat sampai ke kepala dinas maka kepala dinas akan memberikan disposisi

kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti, surat akan turun dan akan

diberikan kepada sekretaris, kemudian sekretaris akan memberikan kembali surat

tersebut kepada kepala bidang sekretariat untuk ditujukan pada pengolah surat yang

dituju untuk segera ditindaklanjuti.

Kartu kendali merah disertakan dengan surat sebagai arsip. dan kartu kendali kuning

diarsip berdasarkan pengolah dan kode surat.

Sedangkan penanganan surat keluar sebagai berikut :

Setelah surat dibuat oleh pengolah surat( rangkap dua) maka surat akan diberikan

pada bidang sekretariat untuk mendapat nomor surat, kemudian surat dicatat ke dalam

buku agenda surat keluar dan kartu kendali,kemudian salinan surat beserta kartu

kendali warna merah dilampirkan dan dikembalikan kepada pengolah surat, sebagai

arsip.

Surat yang asli diberikan kepada kurir untuk diantarkan ke tempat tujuan.

Dalam pengarsipan surat masuk, surat keluar serta kartu kendali,

instansi/bidang sekretariat ini menggunakan prinsip penyimpanan system subject (pokok

masalah).

Selain menangani surat masuk dan surat keluar, sekretariat juga melayani

penerimaan telepon masuk, telepon keluar,beserta faximile. Semua telepon yang masuk ke

instansi ini terpusat pada bidang sekretariat. Sehingga mempermudah pengelolaan informasi

maupun data yang keluar masuk ke instansi ini. Penanganan telepon dilakukan jika terdapat

instansi lain yang menghubungi instansi ini untuk hal-hal tertentu atau karena adanya

kepentingan, maupun instansi sendiri yang akan melakukan telepon ke luar kantor. Maka

apabila telepon berdering, petugas harus segera mengangkat telepon tersebut. Gagang

telepon diangkat menggunakan tangan kiri sebelum telepon berdering melebihi 3 kali.

Petugas harus menanyakan dari siapa atau instansi mana yang menelepon dan kepentingan

yang ingin disampaikan. Sehingga petugas dapat mengetahui dengan jelas untuk

menindaklanjuti pesan yang disampaikan. Apabila penelepon ingin meninggalkan pesan,

penerima/petugas dapat mencatatnya dalam lembar pesan telepon yang disediakan kantor,

atau jika penelepon/instansi lain ingin mengirimkan faximile, penerima segera menekan

tombol start yang ada pada mesin faximile. Kemudian petugas menuggu agar data yang

dikirimkan dapat diterima dan ditindaklajuti.

2.      Bidang Catatan Sipil

Bidang cataran sipil ini bekerja menangani proses pembuatan akta, seperti akta

kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, akta perceraian , akta pengangkatan anak, dll.

Maka dari itu catatan sipil atau sering disebut bidang capil juga membagi area kerjanya

menjadi 2 bagian, satu sebagai bidang pelayanan dan satunya lagi sebagai bidang pencari,

pembuat, hingga pengarsip berkas. Bidang ini sering disebut capil belakang.

Tugas-tugas yang ditangani dibagian pelayanan ini seperti :

1. Melayani permohonan pembuatan akta.

Untuk mengajukan permohonan Akta Kelahiran syarat-syarat yang perlu

diberikan yaitu mengisi formulir permohonan akta kelahiran biasanya

diperolah dari desa maupun instansi dan melampirkan data dukung seperti

Formulir pelaporan F2-01.

FC Akta Nikah orang tua (legalisir).

Surat kelahiran dari penolong kelahiran.

Surat kesaksian kelahiran.

FC KK orang tua (legalisir).

FC KTP orang tua (legalisir).

FC KTP kedua saksi (legalisir).

Surat kuasa bermaterai Rp. 6000,-

Saksi dan pelapor hadir menandatangani Register Akta Kelahiran.

2. Mencatat permohonan akta kedalam buku SK A dan SK B.

Yang dimaksud dengan SK A adalah akta kelahiran yang pembuatannya tidak

lebih dari 1 tahun sejak tanggal kelahiran,. Sedangkan SK B adalah akta

kelahiran yang pembuatannya melebihi 1 tahun sejak tanggal kelahirannya.

3. Mencarikan berkas yang bermasalah.

Biasanya dalam pembuatan permohonan akta terdapat kekeliruan data atau

kurangmya persyaratan yang harus dilampirkan maka berkas permohonan

akan disimpan dalam tempat tersendiri. Berkas-berkas tersebut dikelompokkan

sesuai kecamatan masing-masing untuk mempermudah pencarian. Apabila

pemohon mengambil akta kelahiran namun setelah dicari tidak ada/tidak

diketemukan maka akan dicari diberkas yang bermasalah. Setelah berkas

diketemukan maka akan dikembalikan kepada pemohon agar dilengkapi

kembali. Setelah data dilengkapi maka akan diproses sesuai prosedur yang

berlaku.

4. Mencarikan data yang terdaftar dalam computer.

Mencarikan nomor seri akta kelahiran pada computer sesuai nama anak .

misal : Anna Mardiyanti nomor aktanya belum diketahui maka dicari dalam

komputer yang telah diprogram online maka akan muncul LU-33060-

03022014-0003 beserta nama anak, tempat tanggal lahir,nama orang tua dll.

Setelah diketahui nomor serinya maka akan dicarikan akta kelahirannya.

5. Melegalisasi akta.

Untuk kepentingan tertentu, akta dapat dilegalisasi dengan syarat melampirkan

Akta aslinya. Legalisasi adalah mengoreksi dan memberikan tanda tangan

beserta stempel yang dilakukan oleh petugas yang berwenang(Kasi (kelahiran,

kematian, perkawinan, perceraian, adopsi, pengakuan, dan pengesahan

anak))bahwa akta tersebut benar-benar sah menurut hukum dan dapat

digunakan untuk berbagai kepentingan.

Dalam pembuatan akta kelahiran tidak dipungut biaya, namun untuk pembuatan akta

yang melebihi 60 hari sejak kelahiran akan dikenakan biaya denda.

Proses pembuatan akta kelahiran membutuhkan waktu 2 minggu dihitung dari

pendaftaran hingga tanggal pengambilan.

Hampir sama dengan pelayanan, capil belakang juga menangani seperti :

a) Menyeleksi surat/ naskah akta kelahiran.

Memeriksa dan meneliti kebenaran akta kelahiran dengan register dan berkasnya.

b) Menata dan menyimpan arsip.

Merapikan berkas akta kelahiran dan menatanya kedalam roll o-pack sesuai dengan

kode penyimpanannya.

c) Memberkaskan arsip aktif kelahiran setiap 50 berkas.

Memisahkan dan memberi nomor antara berkas dan register kemudian dijadikan

dalam satu jilid (arsip).

d) Mengetik naskah akta kelahiran pada komputer.

Memasukkan data dari berkas permohonan akta kedalam komputer. Data tersebut

meliputi nama anak, tempat tanggal lahir, nama orang tua dan alamat ibu bayi.

e) Mengambilkan arsip yang sedang dibutuhkan.

Mencari kembali arsip akta kelahiran .

Berbeda halnya dengan sekretariat. Dibidang capil pengarsipan berkas permohonan akta

menggunakan prinsip penyimpanan sistem campuran antara kronologis dan numerik. Tujuan

dari sistem ini yakni untuk mempermudah saat pengambilan berkas jika dibutuhkan.

3.Bidang Adminduk

Selain pembuatan akta, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil juga menangani kegiatan lain

khususnya bidang adminduk ini, yaitu pembuatan KK, KTP, dan Surat Keterangan Pindah.

Untuk pembuatan KTP regular persyaratan yang harus dipenuhi yaitu :

a) Melampirkan blangko permohonan KTP.

b) Fotocopy KK.

c) Foto ukuran 2x3.

d) Cap dari kelurahan.

Sedangkan untuk E-KTP cukup melampirkan KK dan harus melakukan serangkaian

perekaman data. Saat ini pembuatan KTP regular hanya diberlakukan sesuai jadwal tertentu

karena akan diganti dengan KTP-EL yang masa berlakunya seumur hidup.

Begitu juga dengan surat keterangan pindah. Adapun persyaratannya yaitu :

a) Formulir Surat Keterangan Pindah dari kelurahan setempat.

b) Foto berwarna berukuran 4x6 ( 5 lembar).

c) KK Asli.

d) KTP Asli.

Sedangkan untuk pembuatan kk (kartu keluarga) persyaratannya sebagai berikut :

Untuk Pembuatan kk yang baru:

a) Permohonan pembuatan KK (berkas F1.06)

b) Surat pengantar dari desa/kelurahan

c) Mengisi formulir (berkas F1.01)

d) Fotocopy akte kelahiran anggota keluarga

Penggantian Kartu Keluarga:

a) Permohonan pembuatan KK (Berkas F1.06)

b) Surat pengantar dari desa/kelurahan

c) KK yang lama

c. Kegiatan Harian yang dilaksanakan

Selama melaksanakan PKL di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil kami ditempatkan

pada sub-sub bagian yang ada.

Adapun kegiatan yang kami laksanakan pada bagian sebagai berikut ini :

Sub Bagian Sekretariat

a) Mengisi kartu kendali surat masuk dan surat keluar

b) Mengisi buku Agenda surat masuk dan Agenda surat keluar

c) Menerima telepon

d) Menginput data ke komputer

e) Mengggandakan dokumen

f) Mengekspedisi surat yang akan dikirim

Sub Bagian Catatan Sipil

a) Menggandakan dokumen

b) Memberkaskan arsip aktif setiap 50 berkas

c) Menata dan menyimpanarsip

d) Mengetik naskah akta kelahiran pada komputer

e) Menemukan kembali arsip yang sudah lama

f) Mencari nomor akta yang terdaftar di dalam komputer

Sub Bagian Adminduk

a) Melayani pemohon dalam pengambilan KTP,KK,dan Surat Pindah

b) Membantu proses legalisasi KK dan KTP

c) Memberikan cap basah

d) Menata dan menyimpan arsip

e) Menemukan arsip kembali

f) Mencatat surat pindah yang sudah diambil dalam buku arsip surat pindah

BAB III

PENUTUP

A.Kesimpulan

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan merupakan kegiatan yang sangat bermanfaat bagi

siswa-siswi dan dapat mengenal lebih jauh bagaimana cara bekerja di lapangan sesuai dengan

keahlian masing-masing siswa. Sehingga siswa dapat melihat gambaran mengenai kegiatan

bidang usaha dimasa yang akan datang serta mengetahui standar kompetensi yang akan

dijadikan peluang kerja dan kesempatan kerja.

Dalam dunia usaha dibutuhkan kedisiplinan yang cukup baik, dan membutuhkan

karyawan yang disiplin,terampil,rajin dan cerdas.

Pada praktek kerja lapangan ini diperlukan keahlian yang cukup. Selama kami

melaksanakan PKL (Praktek Kerja Lapangan) di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Kabupaten Simalungun, kami merasa bangga bisa mendapatkan ilmu yang belum pernah

kami dapatkan sebelumnya serta memperoleh banyak pengalaman.

Tujuan lain PKL adalah menambah wawasan yang luas bagi siswa dan sisei, terutama

dalam bidang yang ditempatinya. Dapat belajar dan mengetahui Praktek Kerja Lapangan

telah terlaksana dengan baik,sesuai program keahlian masing-masing tanpa halangan apapun

kami mengucapkan banyak terimakasih kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang

telah bersedia menerima kami apa adanya untuk melasanakan PKL dan bersedia

mendampingi kami selama PKL berlangsung.

B.Saran1. Dalam menangani surat masuk dan keluar kita harus memperhatikan langkah-

langkah yang baik dan benar agar tidak menimbulkan akibat yang fatal

dikemudian hari.

2. Saat mengangkat telepon usahakan segera angkat dengan tangan kiri dan

jangan sampai berdering lebih dari tiga kali.

3. Ketika mengerjakan tugas kita harus mengerjakan dengan penuh tanggung

jawab agar hasil yang diperoleh lebih maksimal.

4. Dalam menggunakan peralatan kantor sebaiknya kita mengikuti prosedur yang

ada dan harus seizin pegawai kantor.

5. Agar hubungan antar pegawai tetap terjaga dan saling bekerjasama dalam

mencapai tujuan bersama, semoga para siswa dan siswi mendapatkan banyak

pelajaran dan memiliki motivasi untuk tujuan dimasa depannya dan para guru

pembimbing dapat memberikan arahan juga perhatian untuk para siswa dan

siswi PKL.

C. Lembaran Penutup

Dengan segenap kekurangan dan keterbatasan yang dimiliki, kami menyarankan bagi

semua pembaca khususnya siswa-siswi SMK Swasta Nusantara terutama adik-adik kelas agar

lebih bersemangat dan bersungguh-sungguh dalam melaksanakan program yang diadakan

oleh sekolah dan bagi semua teman seperjuangan agar tetap bersemangat dalam berjuang

mengembangkan potensi diri dan menjaga nama baik sekolah.

Sebuah karya pasti mempunyai kelebihan dan kekurangan, kami merasa bahwa karya

yang telah dibuat ini masih banyak kekurangannya oleh karena itu kami senantiasa

mengharapkan saran dan kritik yang dapat membangun semangat kami agar dapat membuat

yang lebih baik dari sebelumnya.

Sebagai penutup dalam penulisan tugas akhir ini, kami panjatkan puji syukur

kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kuasanya sehingga dengan

kesabaran,ketabahan dan jerih payah kami dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik.

Semoga apa yang telah kami paparkan dalam tugas akhir ini bermanfaat bagi diri kami

khususnya dan pembaca pada umumnya.

Demikianlah penulisan laporan ini dibuat, semoga bermanfaat. Selaku penulis

mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu kam dalam kegiatan ini.

Demikian yang dapat kami susun selama melakukan kegiatan PKL di Dinas Kependudukan

dan Catatan Sipil Kabupaten Simalungun.