3BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada era globalisasi sekarang ini, banyak negara yang melakukanpersaingan bebas dalam perindustrian khususnya dalam bidang teknologi, akantetapi pemerintah Indonesia dalam beberapa periode terakhir ini bukan hanyamendorong sektor perekonomian dari bidang teknologi saja. PemerintahIndonesia juga telah banyak berupaya untuk mendorong perkembangan industrikecil dan menengah. Industri kecil dan menengah dalam hal ini adalah salahsatunya industri kerajinan yang bertumpu pada tradisi daerah. Sarana Industrikecil yang akan didorong perkembangannya adalah industri yang menyerapbanyak tenaga kerja atau industri padat karya sebagai usaha untukmemperluas kesempatan kerja.

Saat ini Bali adalah salah satu tujuan wisata dunia, pariwisata menjadisumber pemasukan utama masyarakat bali. Kondisi tersebut memiliki efekpengembangan pada bidang-bidang lainnya seperti seni, kerajinan dan lain-lainyang dapat memberi dampak positif terhadap perekonomian secarakeseluruhan. Peranan pariwisata secara menyeluruh menyentuh lapisan

masyarakat dari setiap lapisan baik secara langsung atau tidak langsung.Perkembangan pariwisata memberi dampak yang kuat terhadap berbagai sektorperekonomian khususnya pada industri kerajinan.

Salah satu sentra industri kerajinan di Bali yang berhasilmengembangkan usahanya dan mencapai pasar ekspor adalah sentra industrikerajinan patung di Ubud. Salah satunya adalah art shop yang kami kunjungipada kegiatan Kuliah Kerja Lapangan yaitu Ari Art Shop.

4Beberapa hal tersebut menjadi salah satu alasan diadakannyakunjungan Kuliah Kerja Lapangan. Sehingga dalam hal ini penyusun dapatmenyusun laporan yang berjudul Sistem Prosedur Pengelolaan Sub Kontrak Pada Fa. Ari Art Shop

1.2. Tujuan Dan Kegunaan KKL

A. Tujuan KKLTujuan dari Kuliah Kerja Lapangan ini adalah untuk observasi lapangan

dengan melakukan pengamatan, dokumentasi dan pencatatan mengenai sistemprosedur yang sudah diaplikasikan di Ari Art Shop.

B. Manfaat KKL

Manfaat dari Kuliah Kerja Lapangan ini adalah untuk mengetahui danmembandingkan antara teori yang diperoleh penyusun dari bangku perkuliahandengan praktek kerja yang terjadi di lapangan khususnya dalam hal sistem prosedur.

1.3. Bidang Kajian

Sejalan dengan perkembangan industri yang semakin pesat, bidang sisteminformasi juga mengalami perkembangan untuk mendukung perkembanganindustri. Hal ini dapat dilihat bahwa sistem informasi digunakan hampir padasemua sektor. Sistem informasi sangat penting untuk sektor swasta maupunpemerintah. Sistem informasi menyebar ke banyak bidang seperti pertanian,manufaktur, jasa, pendidikan, kesehatan, pertahanan, dan pemerintahan. Sisteminformasi yang dipergunakan dalam industri adalah salah satunya sistemprosedur. Sistem prosedur inilah yang mengatur rutinitas kegiatan yangdijalankan, karena sistem dibuat memang untuk tujuan menangani sesuatu yangberulangkali atau yang secara rutin terjadi.

5BAB IILANDASAN TEORI

2.1. Definisi Sistem Prosedur

Sistem adalah kumpulan elemen yang saling bekerjasama untuk mencapaitujuan tertentu (Wing Wahyu Winarno; 1994: 8).Sistem juga dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang salingberhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapaitujuan tertentu (Jogiyanto HM; 2003: 34).Sedangkan menurut Mulyadi, sistem adalah jaringan prosedur yang dibuatmenurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan(Mulyadi; 2001:5).

Dari beberapa pengertian sistem di atas dapat diambil kesimpulan bahwasistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berhubungan danbekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu usaha.

Prosedur adalah urutan klerikal yang terdiri dari menulis, menggandakan,menghitung member kode, mendaftar, memilih, memindah, danmembandingkan (Marshall B. Romney 2003: 9).Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapaorang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjaminpenanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.Didalam suatu sistem, biasanya terdiri dari beberapa prosedur dimana prosedur-prosedur itu saling terkait dan saling mempengaruhi. Akibatnya jika terjadiperubahan maka salah satu prosedur, maka akan mempengaruhi prosedur-prosedur yang lain (Mulyadi; 2001:5).

6Prosedur merupakan urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapaorang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuanyang seragam terhadap transaksi yang sering terjadi (Zaki Baridwan; 1990:3).Prosedur adalah unsur urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapaorang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjaminpenanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.Kegiatan klerikal ( clerical operation ) terdiri dari kegiatan berikut ini yangdilakukan untuk mencatat informusi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besaryaitu dengan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar,memilih (mensortasi), memindah, dan membandingkan.Dari beberapa pengertian sistem dan prosedur di atas dapat diambil kesimpulanbahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakanurutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal ( clerical operation ) terdiri darikegiatan berikut ini yang meliputi menulis, menggandakan, menghitung,memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah, danmembandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, bukujurnal, dan buku besar.

2.2. Sub Kontraktor

Secara umum yang dimaksud dengan sub kontraktor adalah pihak ketiga yangdilibatkan oleh pihak kontraktor utama untuk melaksanakan kewajiban-kewajibantertentu yang terbit antara pihak kontraktor utama dengan pihak bouwheer (pemberi tugas), pekerjaan yang dilakukan oleh sub kontraktor untuk dan atasnama pihak kontraktor utama. Menurut Fuady,1998. Yang menjadi alasan yuridismengapa akhirnya diperlukan pihak sub kontraktor tersebut antara lain tetapitidak terbatas pada :

1. Ketidakmungkinan pelaksanaan semua pekerjaan oleh pihak kontraktorkarena :

a. Keterbatasan man power ( Tenaga Kerja )b. Keterbatasan expertise ( Keahlian )

7c. Keterbatasan danad. Keterbatasan peralatan

2. Seringkali terdapat peraturan atau policy yang mengharuskan pihakkontraktor menggunakan kontraktor lokal atau kontraktor kecil untuk

melaksanakan pekerjaan tertentu. Dalam hal ini mereka akan bertindaksebagai sub kontraktor.

3. Bahkan kadang-kadang hukum di negara setempat memperbolehkanorganisasi tertentu, seperti organisasi dagang tertentu milik pemerintah,untuk menjadi pemborong/ikut menjadi pemborong, dimana organisasitersebut sama sekali tidak mempunyai kemampuan untuk melakukansendiri pekerjaan tersebut. Maka dalam hal ini kontraktor yang tidakmempunyai kemampuan tersebut akan menunjuk salah satu atau lebih subkontraktor untuk melaksanakan pekerjaan dimaksud.

Menurut Imam Soeharto,2001. Untuk proyek berskala besar, praktek telahmenunjukkan bahwa karena alasan-alasan efisiensi dan produktivitas, terdapatkecenderungan makin banyak paket kerja yang oleh kontraktor utama diserahkankepada sub kontraktor.

8BAB IIIMETODOLOGI

3.1. Jenis dan Sumber Data

3.1.1 Jenis Data

Jenis data yang digunakan penyusunan laporan ini adalah data primeryaitu data yang diperoleh secara langsung dari hasil kunjungan Kuliah KerjaLapangan melalui wawancara langsung yang dalam kunjungan ini ada prosestanya jawab langsung dengan pemilik Ari Art Shop.

3.1.2. Sumber Data

Adapun data yang dikumpulkan oleh penyusun adalah bersumber daridata kualitatif yaitu data yang diperoleh dari hasil wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dengan objek kunjungan Kuliah Kerja Lapangan.

3.2. Metode Pengumpulan Data

Data merupakan faktor penting dalam penyusunan laporan, untuk itudiperlukan teknik tertentu dalam pengumpulan data. Teknik pengumpulan datayang penyusun gunakan dalam penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut :

1. Observasi

Observasi dilakukan dengan cara melakukan kunjungan Kuliah Kerja Lapanganke Ari Art Shop. Sehingga penyusun dapat mengetahui situasi atau lingkunganyang sebenarnya secara langsung.

92. Wawancara

Wawancara adalah percakapan yang dilakukan oleh dua pihak yaitupewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara(interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan (Moleong, 2012:118).Melalui wawancara ini pula penyusun mendapatkan informasi mengenaikegiatan operasional yang dilakukan oleh Ari Art Shop, baik dari kegiatanpenagihan piutang dagang, penjualan lokal maupun eksport, pembelian, dankhususnya yang penyusun susun laporannya adalah mengenai pengendalian subkontraktor pada bagian produksi.

3. Dokumentasi

Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data yang datanya diperolehdari buku, internet, atau dokumen lain yang menunjang dalam penyusunanlaporan. Dokumen merupakan catatan mengenai peristiwa yang sudah berlalu.Penyusun mengumpulkan dokumen yang dapat berupa tulisan, gambar, ataukarya-karya monumental dari seseorang (Sugiyono, 2012:240).Dalam hal ini penyusun menggunakan cara dengan melakukan foto dokumentasidi lingkungan Ari Art Shop, selain hal tersebut penyusun juga menggunakandokumen prosedur ISO 9001:2008 yang sudah diperoleh sertifikasinya oleh AriArt Shop pada tanggal 03 Maret 2010.

10

BAB IVHASIL DAN PEMBAHASAN

4.3. Gambaran Umum Perusahaan

4.3.1. Profil Perusahaan

Ari Art Shop adalah salah satu perusahaan keluarga yang bergerak dalam bidangGift Handicraft & Furniture. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Raya Mas No. 41,Mas, Ubud, Kabupaten Gianyar, Bali. Ir. I Wayan Gede Arsana merupakanpendiri dari "Ari Art Shop " pada tahun 1986 dalam bentuk Firma yang biasadisebut dengan Fa. ARI. Perusahaan ini dikelola bersama dengan melibatkan istridari Bapak I Wayan Gede Arsana yang bernama Ibu Rai Sukmawati. Seiringberjalannya perkembangan seni kerajinan, Ari Art Shop saat ini telahberkembang menjadi salah satu eksporter Gift Handicraft & Furniture. Ari ArtShop mengembangkan bisnisnya dengan melakukan beberapa pameran baik didalam maupun di luar negeri. Untuk menjaga kualitas dari produknya, Ari ArtShop memiliki kebijakan mutu Senantiasa berkomitmen untuk meningkatkan

mutu produk kerajinan kayu, ketepatan waktu pengiriman dan penanganankomplain secara tepat waktu .

11

Gambar 1. Papan Nama Perusahaan Ari Art Shop

Gambar 2. Piagam Penghargaan, TDP & Sertifikat ISO 9001:2008

12

Gambar 3. Lingkungan Ari Art Shop

4.3.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Ari Art Shop walaupun merupakan perusahaan keluarga, akan tetapi

seiring dengan perkembangan bisnis yang dialami, perusahaan tersebutmemerlukan beberapa staff / karyawan di beberapa bagian. Sehingga denganberkembangnya jumlah karyawan dan bagian dalam perusahaan, dibentuklahstruktur organisasi perusahaan. Adapun struktur organisasi yang dimiliki Ari ArtShop adalah sebagai berikut :

13

Gambar 4. Struktur Organisasi Ari Art Shop

4.3.3. Tugas Dan Wewenang Setiap Departemen

Sehubungan dengan struktur organisasi yang sudah dibentuk oleh Ari ArtShop, pada masing-masing bagian atau departemen memiliki tanggung jawab danwewenang sebagai berikut :

14

1. Direktur

Tugas :

- Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi kegiatan organisasi- Menetapkan dan memutuskan kebijakan perusahaan, rencana jangka

pendek dan rencana jangka panjang bersama dengan Komisaris- Memastikan ketersediaan sumber daya dalam untuk pelaksanaan

kegiatan operasional

- Memonitor pelaksanaan program kerja oleh karyawan- Memastikan implementasi kebijakan dan sasaran mutu di tingkat unit

kerja- Secara berkala melaksanakan tinjauan manajemen dan melakukan

pengembangan untuk organisasi jika diperlukanWewenang :

- Menetapkan kebijakan dan arahan organisasi- Menetapkan status kestabilan dan kinerja organisasi- Menetapkan kebutuhan pengembangan perusahaan- Mengesahkan, merevisi, menunda dan membatalkan program kerja- Mengangkat dan memutuskan hubungan kerja dengan pegawai- Menandatangani kontrak dengan klien

2. Manajemen RepresentatifTugas :

- Melaksanakan awareness, interpretasi dan dokumentasi sistemmanajemen mutu kepada seluruh personil

- Memelihara dan mengendalikan dokumentasi sistem manajemen mutu- Memastikan konsistensi implementasi sistem manajemen mutu- Secara berkala melaksanakan konsolidasi internal dan pemantauan

kinerja- Melaksanakan audit internal dan menyiapkan pelaksanaan tinjauan

manajemen

15

- Memastikan pelaksanaan dan efektivitas tindakan korektif atas seluruhtemuan ketidaksesuaian

Wewenang :

- Sebagai kontak personil dengan pihak eksternal dalam kaitannyadengan sistem manajemen mutu organisasi

- Memelihara dan memastikan tingkat kinerja operasional organisasidan melakukan tindakan seperlunya dalam kaitannya denganpemeliharaan tingkat kinerja operasional

- Merencanakan pengembangan sistem manajemen mutu besertainfrastrukturnya dan pengembangan organisasi

3. Kepala Bagian ProduksiTugas :

- Merencanakan alokasi fasilitas dan proses produksi atas order yangmasuk

- Mengkoordinasikan proses produksi yang berjalan sesuai denganpesanan/order baru dengan pihak Bagian Keuangan, Administratif danPenjualan

- Menyiapkan kebutuhan sumber daya untuk pelaksanaan produksi- Menyiapkan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk

pelaksanaan pengendalian mutu- Menyiapkan jadwal pelaksanaan produksi dan alokasi tenaga kerjaWewenang :

- Melanjutkan atau menghentikan kegiatan proses produksi yangdiakibatkan oleh situasi yang tidak terkendali di produksi dan di lokasisub kontrak atas persetujuan direktur

- Menetapkan sub kontrak yang akan ikut melaksanakan pekerjaan- Menetapkan group yang akan melaksanakan proses produksi- Menetapkan kebutuhan material dan pendukung untuk keperluan

proses produksi

16

4. Kepala Bagian Finance

Tugas :

- Mengkoordinasikan kegiatan pembuatan Kas Harlan, Jurnal, Neraca,Rugi-laba, Pajak dan hal keuangan terkait lainnya

- Memelihara semua dokumen terkait keuangan perusahaan- Mengkoordinasikan pelaksanaan kebutuhan pengadaan barang dan

jasa- Menyiapkan dokumen dan pendanaan terkait gaji karyawanWewenang :

- Mengeluarkan tanda bukti penerimaan pernbayaran- Membuat nota tagihan sesuai nilai kontrak yang telah disepakati- Membayar upah karyawan sesuai standar yang telah ditetapkan

Direktur

- Atas persetujuan Direktur memberikan pembayaran kepada pihak subkontraktor

- Atas persetujuan Direktur menandatangani surat-surat dukunganadministratif terkait keuangan kepada pihak eksternal

5. Kepala Bagian AdministrasiTugas :

- Memelihara dokumen legal perusahaan- Menyiapkan dokumen administrasi hubungan kerja dengan pihak luar- Menyiapkan logistik keperluan produksi, penjualan dan keuangan- Mengkoordinasi kebutuhan dan sarana kelengkapan kerja karyawanWewenang :

- Melaksanakan recruitment (seleksi), pengusulan penetapan statuskaryawan sesuai dengan peraturan perusahaan

- Menandatangani surat yang bersifat administratif kepada pihakeksternal

6. Kapala Infrastruktur

17

Tugas :

- Memelihara dan mendokumentasikan sarana dan prasaranaperusahaan

- Memonitor kelancaran pelaksanaan pengendalian sarana danprasarana di lokasi perusahaan termasuk kelistrikan dan air

- Memonitor penggunaan mesin pengeringan kayu dan kebutuhanbahan bakar pengeringnya

- Melakukan perbaikan apabila terdapat kerusakan pada sarana danprasarana

Wewenang :

- Menetapkan apakah mesin/peralatan harus dihentikan atau bolehdilanjutkan atas dasar pertimbangan produktivitas

- Menambah atau mengurangi alokasi beban kerja peralatan sesuaidengan perkembangan situasi di produksi

4.4. Sistem Prosedur Perusahaan

4.4.1. Diagram Alir Sistem Prosedur

Sertifikat ISO 9001:2008 yang diperoleh Ari Art Shop pada tanggal 03 Maret2010 membuktikan bahwa perusahaan tersebut memiliki komitmen khususnyadalam kebijakan mutu. Perusahaan menjaga mutu produk dan pelayanan dengancara membuat berbagai sistem prosedur baku dan jelas yang diterapkan dalamkegiatan rutinitas perusahaan tersebut. Salah satu dari sistem prosedur tersebutadalah sistem prosedur yang dijadikan penyusun dalam penyusunan laporanKuliah Kerja Lapangan yaitu Sistem Prosedur Pengelolaan Sub Kontrak .Adapun diagram alir dari sistem prosedur tersebut digambarkan sebagai berikut :

18

Gambar 5. Diagram Alir Pengelolaan Sub Kontrak (hal. 1)

19

Gambar 5. Diagram Alir Pengelolaan Sub Kontrak (hal. 2)

20

4.4.2. Rincian Kegiatan Sistem Prosedur

Selain dibuatkan diagram alir dalam sistem prosedur, untuk lebihmemperjelas aktifitas kegiatan dibuat juga rinciannya. Adapun rinciankegiatannya adalah sebagai berikut :

1. Berdasarkan konfirmasi order yang diterima dari Bagian Marketingmaka Kepala Produksi mengevaluasi Jadwal Produksi yang sedangberjalan dan kerumitan order yang diterima.

2. Selanjutnya berdasarkan persetujuan Direktur maka Kepala Produksidapat menyelesaikan order melalui Sub Kontrak.

3. Berdasarkan data kinerja Sub Kontrak, model dan spesiflkasi yangakan dibuat, lokasi pengrajin dan tahapan proses yang akan dilaluimaka Kepala Produksi melakukan seleksi Sub Kontrak denganpersetujuan Direktur.

4. Selama pengerjaan kayu di lokasi Sub Kontrak maka Kepala Produksimerencanakan kegiatan pengawasan dan pengendalian mutu dilapangan sesuai IK.PD.04.01 Instruksi Kerja Produk Setengah Jadidan IK.PD.05.01 Instruksi Kerja Pengawasan Sub Kontrak.

5. Setiap saat setelah pengawasan maka Supervisor QC wajib memonitorpelaporan work sheet oleh petugas untuk selanjutnya disahkan olehKepala Produksi

6. Pada saat Sub Kontrak rnenyerahkan produk setengah jadi (Putihan)maka petugas QC melakukan pengendalian mutu sesuai IK.PD.04.01,Instruksi Kerja Pengendalian Mutu Produk Setengah Jadi danmengkonfirmasi Purchasing order (PO) sesuai dengan produk yanglulus inspeksi.

7. Selanjutnya konfirmasi PO dilaporkan kepada Bagian Finance untukdilakukan proses administrasi dan pembayaran.

8. Secara berkala setiap akhir semester Kepala Produksi melakukanrekapitulasi atas data kinerja setiap Sub Kontrak yang terkait dengan

21

laporan work sheet pengawasan, laporan sub bagian QC dan ketepatanwaktu penyampaian sesuai dengan format FR.AD.06.00.01.

9. Penilaian masing-masing aspek dalam skala (1-100)% dengan syaratkelulusan minimum 60%. Dalam hal Sub Kontrak telah memenuhipersyaratan maka Sub Kontrak tetap tercantum pada Daftar SubKontrak atau dicantumkan sebagai tambahan daftar jika Sub Kontrakyang bersangkutan merupakan Sub Kontrak baru.

10. Dalam hal kinerja Sub Kontrak tidak memenuhi persyaratan rnakapaling minimal perusahaan menyampaikan informasi atas kualitas

pasokan yang tidak memuaskan dan Sub Kontrak diminta untukmeningkatkan kinerja.

11. Dalam beberapa hal, jika diperlukan maka perusahaan dapatmelakukan bimbingan teknis/pelatihan untuk meningkatkankemampuan kinerja Sub Kontrak melalui Program PengembanganSub Kontrak.

12. Selanjutnya Sub Kontrak yang telah diikutkan dalam ProgramPengembangan Sub Kontrak dievaluasi ulang kinerjanya pada satusemester berjalan dan dievaluasi kinerja operasionalnya. Jika SubKontrak belum dapat mencapai nilai persyaratan minimal makadilakukan komunikasi persuasif atau terminasi sementara olehDirektur.

22

BAB VKESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Penyusunan laporan ini bertujuan untuk membahas suatu sistem prosedur dalamsuatu perusahaan, khususnya mengenai sistem prosedur pengelolaan sub kontrakpada Ari Art Shop. Penyusun laporan menyimpulkan bahwa suatu sistemprosedur perlu dirancang dan dibuat dalam suatu perusahaan, terutama untukmanangani suatu proses kegiatan yang terjadi secara rutin, dalam hal inipenyusun mengambil salah satu contoh sistem prosedur yaitu sistem prosedurpengelolaan sub kontrak.Dengan adanya suatu sistem prosedur yang jelas, dalam hal ini denganimplementasi sistem prosedur yang sudah dibuat dan disetujui oleh pihakmanajemen, membuat sistem prosedur tersebut harus dijalankan dalammenjalankan kegiatan operasional perusahaan. Komitmen tersebut ditunjukansalah satunya adalah dengan didapatkannya sertifikasi ISO 9001:2008. Dengandidapatkannya sertifikasi tersebut, perusahaan akan secara rutin akan diauditpenerapan sistem prosedurnya baik secara internal maupun eksternal.Sistem prosedur pengelolaan sub kontrak ini dibuat dengan tujuan agar dapatmenjamin pengadaan barang dan jasa dilakukan secara transparan, akuntabel,wajar dan sesuai spesifikasi memenuhi kebutuhan dari yang akan menggunakan(user). Selain dari tujuan tersebut, sistem prosedur berikut dibuat untuk menjagakualitas dari suatu produk dengan cara menstandarkan proses produksinyakhususnya dalan pengelolaan sub kontrak.

23

5.2. Saran

Dari hasil pengumpulan data yang dilakukan penyusun dengan cara observasi,wawancara dan dokumentasi. Penyusun ada beberapa saran khususnya mengenaisistem prosedur pengelolaan sub kontrak yang diterapkan pada Ari Art Shopadalah sebagai berikut :

1. Pada kegiatan pemberian informasi konfirmasi PO, pada diagram alirmaupun rincian kegiatan kurang dijelaskan bahwa informasi yangdiperoleh bagian finance berupa apa. Mungkin dapat digambarkan bahwainformasi dapat berupa dokumen masukan yaitu dokumen PO final,dikarenakan pada kegiatan konfirmasi PO menghasilkan dokumenkeluaran berupa PO final. Sehingga dalam proses pembayaran yang akandilakukan oleh bagian finance sudah lengkap dan jelas dari sisikelengkapan dokumen administrasinya.

2. Pada kegiatan evaluasi lanjutan pada sub kontrak, apabila sub kontraktidak sesuai dengan pencapaian nilai persyaratan minimal. Pada diagramalir ada tindakan penalty pada sub kontrak, sedangkan pada rinciankegiatan tindakan tersebut tidak ada dan hanya sebatas komunikasipersuasif atau terminasi sementara yang dilakukan oleh Direktur.Seharusnya pada diagram alir dan rincian kegiatan harus sama, karenaapabila ada perbedaan akan membuat bingung pada pelaksanaannya.

3. Tindakan penalty pada sub kontrak perlu diterapkan disampingkomunikasi persuasif, dikarenakan dalam menjaga kualitas produkdiperlukan suatu ketegasan dan kejelasan. Mungkin selain penempatanPurchase Order, diperlukan juga adanya perjanjian sub kontrak atau MOUantara pihak Ari Art Shop dengan sub kontrak. Hal tersebut diperlukanuntuk menjalin hubungan kerjasama yang lebih profesional disampingkerjasama yang hanya di dasari hanya dengan rasa saling percaya.

Selain dari beberapa hal yang perlu dibenahi dari sistem prosedur pengelolaansub kontrak diatas, penyusun memperoleh beberapa hal melalui wawancara

24

(proses tanya jawab) yang perlu dibenahi dalam sistem prosedur yang berjalan diAri Art Shop adalah mengenai sistem pengontrolan piutang dagang. Dengansistem pembayaran piutang dagang yang mayoritas menggunakan TelegraphicTransfer (TT) dibanding dengan Letter of Credit (LC) padahal kegiatan penjualanyang dominan adalah eksport, penyusun menganggap hal tersebut terlalu lemahdalam pengamanan aset perusahaan dalam hal ini adalah piutang dagang.Pembayaran piutang dagang dengan LC ada beberapa keunggulan dankelemahannya. Keunggulan pembayaran piutang dagang dengan LC adalahadanya jaminan kepastian pembayaran ke pihak beneficiary (eksportir) olehadvising bank (bank eksportir) selama pihak eksportir tidak melakukandiscrepancy (penyimpangan) dari klausul yang sudah ditetapkan di LC.Sedangkan kelemahan dari pembayaran piutang dengan LC sendiri adalah biayaLC yang ditanggung eksportir cukup besar yaitu meliputi biaya penerimaan LC,biaya povisi negosiasi LC, biaya discrepancy (apabila ada penyimpangan) danbiaya bunga diskonto/discounting interest (apabila ada proses diskonto LCdengan jenis Usance LC).

25

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto HM, Sistem Tatakelola Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta,2003

Marshall B. Romney, Sistem Informasi Akuntansi (Accounting InformasiSystems), Salemba Empat, Yogyakarta, 2003

Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta, 2001Wing Wahyu Winarno, Sistem Informasi Akuntansi, UPP STIM YKPN,

Yogyakarta, 1994Zaki Baridwan, Sistem Informasi Akuntansi, BPFE UGM, Yogyakarta, 1990