BAB IPENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Teknologi informasi saat ini mengalami perkembangan yang sangat

pesat dan tidak dapat terlepas dalam berbagai aspek kehidupan manusia.

Khususnya bagi suatu organisasi, teknologi infomasi komputer dirasakan

semakin penting sebagai alat bantu dalam mendukung kegiatan produksi

maupun pelayanan. Bermacam-macam aplikasi sistem informasi diciptakan

tidak lain untuk mempermudah berbagai pekerjaan dan untuk mendapatkan

hasil yang optimal. Tentu saja membuat banyak organisasi yang belum

menggunakan alat bantu ini mulai menyadari pentingnya teknologi ini, begitu

juga bagi organisasi yang telah menggunakan teknologi ini semakin berupaya

untuk memberdayakan teknologi ini.

Tak lepas dari perkembangan teknologi informasi tersebut, dibutuhkan

tenaga-tenaga yang terampil agar tujuan pemberdayaan dapat tercapai. Oleh

karena itu, pengguna-pengguna dipersiapkan untuk menjadi tenaga-tenaga

ahli. Khususnya mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Program Studi Strata

Satu (S-1) Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen Universitas Sains dan

Teknologi Jayapura (USTJ) kini dipersiapkan melalui kerja praktek agar

mahasiswa dapat mengenal dunia usaha mempelajari teknologi informasi yang

telah berjalan, sehingga mahasiswa dapat menerapkan keahlian dan

pengetahuan dalam perusahaan di tempat dimana mahasiswa melakukan kerja

praktek.

Perusahaan Daerah Irian Bhakti yang lahir sejak masa penjajahan

Belanda ini, memiliki tujuan meningkatkan sumber Pendapatan Asli Daerah

(PAD) dan sebagai sarana pengembangan perekonomian dalam rangka

pembangunan daerah. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, PD Irian Bhakti

mengembangkan beberapa kegiatan usaha, seperti Penyaluran beras PNS ke

1

distrik pedalaman di Provinsi Papua dan Provinsi Papua Barat, Apotek,

Pertokoan, Pecetakan, Kontraktor, serta Groundhandling di bandara. Oleh

sebab itu Perusahaan memiliki begitu banyak informasi data-data dari tahun

ke tahun. Mencoba mengikuti arus perkembangan teknologi yang telah

berkembang saat ini, khususnya teknologi informasi, perusahaan merasa perlu

adanya sistem komputerisasi yang dapat berjalan di dalam perusahaan. Saat ini

penyimpanan data-data informasi hanya disimpan secara manual atau

menggunakan program-progran sederhana seperti Microsoft Office dan

system under DOS.

B. Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek

1. Tujuan pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah:

a. Mengetahui sejauh mana mahasiswa-mahasiswi mampu menerapkan

pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki dalam pelayanan kepada

masyarakat.

b. Merencanakan suatu sistem komputerisasi pada bagian operasi

khususnya yang melayani data mengenai pengawasan tindak lanjut

hasil pemeriksaan yang diharapkan dapat digunakan untuk menunjang

pekerjaan yang dilakukan.

2. Manfaat pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah:

a. Bagi Instansi

1) Instansi dapat menilai seberapa besar kualitas dan potensi dari

mahasiswa-mahasiswi sehingga menjadi masukan bagi instansi

dalam melakukan perekrutan tenaga kerja.

2) Membantu instansi dalam kegiatan memanajemenkan data

khususnya pada pengawasan tindak lanjut hasil pemeriksaan, serta

dapat memberikan masukan dalam rangka meningkatkan kinerja

instansi.

2

b. Bagi Mahasiswa

1) Meningkatkan pengetahuan serta wawasan mahasiswa-mahasiswi

dalam dunia kerja.

2) Mendidik mahasiswa-mahasiswi agar bertanggung jawab, dalam

melaksanakan tugas yang diberikan.

3) Merupakan pengalaman tersendiri bagi mahasiswa-mahasiswi

tentang dunia kerja setelah menyelesaikan studi.

3

BAB IITEMPAT KERJA PRAKTEK

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek yaitu pada Kantor Pusat

Perusahaan Daerah Irian Bhakti (PD Irian Bhakti), yang beralamat di Jl. Jend.

A. Yani No. 24 Jayapura. Pelaksanaan Kerja Praktek dimulai pada tanggal 18

Januari 2009 sampai dengan 20 Febuari 2009.

Kerja Praktek dilaksanakan 5 kali dalam seminggu yaitu dari hari

Senin sampai hari Jumat. Waktu pelaksanaan Kerja Praktek dalam sehari

adalah 8 Jam, dimulai dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 16.00 WIT.

Masing – masing ditempatkan pada tiga bagian yang berbeda di

perusahaan, yaitu bagian Pelayanan dan Jasa, bagian Umum dan bagian

Personalia.

B. Gambaran Umum Organisasi Perusahaan

1. Gambaran umum institusi

I. Profil Perusahaan

a. Tujuan

Meningkatkan sumber Pendapatan Asli Daerah (PAD) dan

sebagai sarana pengembangan perekonomian dalam rangka

pembangunan daerah.

b. Visi

Perusahaan Daerah Irian Bhakti yang mandiri dan tangguh di

Tanah Papua

c. Misi

1) Menjadikan Perusahaan sebagai bagian Holding Company

2) Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yangm aju, mandiri

dan profesional

4

3) Meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan masyarakat melalui

pemberdayaan ekomnomi rakyat dan peningkatan PAD bagi

daerah.

4) Meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan masyarakat melalui

pemberdayaan ekonomi rakyat dan peningkatan PAD bagi daerah.

5) Memberdayakan kekayaan perusahaan untuk meningkatkkan

pendapatan.

6) Membuka usaha baru untuk meningkatkan pendapatan perusahaan

serta menciptakan lapangan kerja.

d. Strategi Usaha

Membangun komitmen untuk menjadikan PD Irian Bhakti

sebagai “Holding company” dalam rangka pemberdayaan ekonomi

masyarakat dalam memasuki pasar bebas.

e. Bidang Usaha

1) Bidang Perdagangan Umum

2) Bidang Ekspor-Impor

3) Bidang Produksi

4) Bidang Distribusi

5) Bidang Jasa

6) Bidang Farmasi

II. Sejarah Perusahaan

Rintisan sejarah berdirinya PD Irian Bhakti tidak terlepas dari

perjuangan Bangsa Indonesia merebut wilayah Irian Barat dari

penjajahan Belanda. Perusahaan Daerah Irian Bhakti yang pada masa

penjajahan Belanda di Irian Barat bernama NV. Nigimy dan bergerak di

bidang perdagangan. Setelah Pemerintah Belanda menyerahkan wilayah

Irian Barat ke Pemerintah RI maka NV. Nigimy (perusahaan dagang

milik pemerintah Belanda) dibeli sahamnya oleh Pemerintah Indonesia

dan selanjutnya diberi nama Perusahaan Negara Irian Bhakti (PN. Irian

Bhakti).

5

Dalam rangka mengisi Otonomi Daerah Irian Barat maka

Pemerintah Pusat menyerahkan PN. Irian Bhakti kepada Pemerintah

Daerah Propinsi Irian Barat yang kemudian berubah nama menjadi

Perusahaan Daerah Irian Bhakti. Dalam perkembangan lebih lanjut

Pemerintah Daerah melalui Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi

Irian Jaya menetapkan Peraturan Daerah No. 5 Tahun 1986 tentang

Perusahaan Daerah Irian Bhakti dengan tujuan meningkatkan

perekonomian daerah khususnya dan nasional umumnya.

III. Program Unggulan

a. Bidang Kesehatan

1) Rencana pembukaan pengembangan apotek.

2) Mengaktifkan kembali PD Fharmasi Irian Bhakti (Fhariba).

b. Bidang Perikanan

Sektor perikanan merupakan sektor usaha yang belum digarap

secara maksimal bidang perikanan dan akan dikembangkan di

daerah: Biak- Waigeo utara- Kaimana- Yapen Waropen.

c. Bidang General trading

1) Mengembangkan unit-unit toko di daerah-daerah dan

melaksanakan distribusi sembilan bahan pokok kepada

masyarakat.

2) Pengelolaan sewa ruang toko di Sorong dan Manokwwari.

6

2. Struktur organisasi institusi

I. Bagan

Adapun bagan Struktur Organisasi PD. Irian Bhakti di Kantor Pusat dan Kantor Cabang adalah sebagai berikut:

7

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PD. Irian Bhakti Kantor PusatSumber: Kepegawaian PD. Irian Bhakti

II. Uraian Wewenang, Tugas dan Tanggung Jawab

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Irian

Jaya nomor 5 Tahun 1986 Bab IV pasal 9 Ayat 6 bahwa: “Kepala

Daerah menetapkan pedoman dan perincian lebih lanjut susunan

organisasi dan tata kerja Perusahaan Daerah”. Berpijak pada isi ayat

tersebut maka Direksi berkewajiban menyusun konsep Susunan

Organisasi Perusahaan dan selanjutnya disahkan kepala daerah sebagai

Ketua Badan Pengawas. Organisasi disusun sedemikian rupa sehingga

penyederhanaan struktur organisasi sesuai dengan situasi dan kondisi

Perusahaan dewasa ini dapat dicapai. Dalam melaksanakan kegiatan

operasional perusahaan, bagian-bagian yang ada di dalam struktur

organisasi memiliki spesialisasi tugas dan tanggung jawab tersendiri

dalam pekerjaan. Berikut uraian wewenang, tugas dan tanggung jawab

dari masing-masing bagian tersebut:

a. Direktur Utama.

1) Direktur Utama bertanggung jawab kepada Gubernur Kepala

Daerah sebagai pemegang saham atas pengelolaan Perusahaan.

Direktur Utama dibantu oleh para Direktur yang diberikan

wewenang memimpin Direktorat Niaga dan Direktorat

Administrasi dan Keuangan.

2) Disamping tugasnya sebagai penangung jawab ke dalam maupun

ke luar perusahaan, direktur utama membawahi bagian-bagian:

i. Bagian Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan

membawahi:

a) Sub Bagian Penelitian, Pengembangan Perusahaan

membawahi jabatan non struktural:

i) Pengkaji dan Peneliti Pengembangan Sarana.

ii) Pengkaji dan Penelitian Pengembangan Niaga.

iii) Penelaahan dan Penelitian Pelaksanaan Program

Perusahaan.

8

b) Sub Bagian Data dan Informasi membawahi jabatan non

struktural .

i) Pengumpul dan Pengolah Data realisasi Program kerja.

ii) Penyaji informasi laporan rencana dan hasil

pelaksanaan program kerja.

ii. Bagian Pengawasan Intern membahwahi:

a) Sub Bagian Analisis & Evaluasi membawahi jabatan non

struktural:

i) Penganalisis Bidang Operasional

ii) Penganalisis Bidang Perlengkapan dan Bangunan

iii) Penganalisis Bidang Keuangan dan Pembukuan.

iv) Penganalisis Bidang Kepegawaian dan Tata Usaha.

b) Sub Bagian Pemeriksaan membawahi jabatan non struktural:

i) Pemeriksa Bidang Perlengkapan dan Bangunan

ii) Pemeriksa Bidang Keuangan dan Pembukuan

iii) Pemeriksa Bidang Opersional

iv) Pemeriksa Bidang Kepegawaian dan Tata Usaha.

b. Direktur Niaga

Direktur Niaga bertanggung jawab kepada Direktur Utama

Perda ( nomor 5 tahun 1986 pasal 9 ayat 5 ) dan diberi wewenang

memimpin Direktorat Niaga yang membawahi Bagian-Bagian:

1) Bagian Pelayanan dan Jasa membawahi:

i. Sub Bagian Jasa angkutan beras Pegawai negeri Sipil

membawahi jabatan non struktural:

a) Penyusunan tagihan ongkos angkut beras Pegawai Negeri

sipil

b) Pengadministrasi Penerimaan Laporan realisasi angkutan

beras Pegawai Negeri Sipil

9

ii. Sub Bagian Ekspor Impor membawahi jabatan non struktural:

a) Penyelenggara bidang ekspor

b) Penyelenggara bidang impor

iii. Sub Bagian Penyimpanan dan Pergudangan barang

membawahi jabatan non struktural:

a) Penyelenggara tata angkutan

b) Pengadministrasi gudang

2) Bagian Pemasaran dan Keagenan

i. Sub Bagian Distribusi Bahan Pokok membawahi jabatan non

struktural:

a) Penyusunan Pengadaan Bahan Pokok

b) Pemroses Pemmbelian Bahan Pokok

c) Pengirim Barang

ii. Sub Bagian Perdagangan Umum dan Keagenan membawahi

jabatan non struktural:

a) Pramu Niaga bidang Perdagangan Umum

b) Pengadministrasi Pemasaran Barang

iii. Sub Bagian Farmasi membawahi jabatan non struktural:

a) Pramu Niaga Bidang Obat-obatan

b) Penanggung Jawab Obat-obatan.

c. Direktur Administrasi dan Keuangan

Direktur Administrasi dan Keuangan bertanggung jawab

kepada Direktur Utama ( Perda Nomor 5 Tahun 1986 pasal 9 ayat 5 )

dan diberi wewenang memimpin Direktorat Administrasi dan

Keuangan yang membawahi bagian-bagian:

1) Bagian Kepegawaian dan Tata Usaha membawahi:

i. Sub Bagian Kepegawaian membawahi jabatan non struktural:

a) Pemroses bidang kepegawaian

b) Pemroses bidang kesejahteraan pegawai

10

ii. Sub Bagian Tata Usaha membawahi jabatan non struktural:

a) Agendaris dan Pengarsipan Surat

b) Sekretaris Direktur Utama

c) Pengetik

d) Operator Komputer

e) Ekspeditur

f) Caraka

2) Bagian Perlengkapan dan Bangunan membawahi:

i. Sub Bagian Perlengkapan membawahi jabatan non struktural:

a) Perawat dan penginventaris perlengkapan kantor

b) Pemroses penghapusan perlengkapan dan kendaraan

kantor

c) Penyetensil

d) Pramu Kantor

e) Pengemudi

ii. Sub Bagian Bangunan dan Tanah membawahi jabatan non

struktural:

a) Penginventaris dan Pemroses sertifikat tanah dan

bangunan.

b) Pengadministrasi biaya perawatan, pemeliharaan dan

penghunian bangunan dan tanah.

c) Pemelihara bangunan

3) Bagian Keuangan membawahi:

i. Sub Bagian Verifikasi membawahi jabatan non struktural:

a) Verifikatur Pendapatan

b) Verifikatur Biaya

c) Pengadministrasi Bidang Keuangan

d) Kasir

11

ii. Sub Bagian Hutang Piutang dan Klaim membawahi jabatan

non struktural:

a) Pemroses Hutang Piutang

b) Pemroses Klaim/ Asuransi Pajak/ Fiscal

4) Bagian Pembukuan membawahi:

i. Sub Bagian Pembukuan Kantor Pusat membawahi jabatan

non struktural:

a) Pemegang Buku

b) Pengetik Bidang Pembukuan

ii. Sub Bagian Neraca membawahi jabatan non struktural:

a) Pengadministrasi kelengkapam laporan Pembukuan

cabang.

C. Sarana dan Prasarana

Sarana adalah barang atau benda bergerak yang dapat dipakai sebagai

alat dalam pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Prasarana adalah barang atau

benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan

tugas dan fungsi unit kerja. Berikut uraian sarana-prasarana pendukung di

Kantor Pusat PD Irian Bhakti:

1. Sarana Pendukung Kegiatan Operasional

Nama Sarana Jumlah Keterangan

Personal Komputer 14 Unit -

Laptop 8 Unitdi pegang Kepala Bagian masing – masing 1 unit

Projektor / Infokus 1 Unit -

UPS 7 Unit -

Printer 12 Unit -

Faximile 1 Unit -

Televisi 1 Unit -

Kipas Angin 6 Unit -

Kendaraan Jenis Truck 1 Mobil -

12

2. Prasarana Kantor Pusat PD Irian Bhakti

Kantor Pusat PD Irian Bhakti saat ini menempati gedung yang

berlokasi di Pusat Kota Jayapura, yang beralamat di Jl. Jend. A. Yani No.

24 Jayapura. Dimana semua aktivitas pekerjaan kantor dilakukan di

Gedung ini, yang dimulai dari pukul 08.00 sampai 16.00 WIT. PD Irian

Bhakti memiliki kantor cabang di Kota Jayapura, Kota Biak, Kota Serui,

Kota Merauke, Kota Wamena, Kota Timika, Kota Nabire, Kota Fakfak,

Kota Manokwari, dan Kota Sorong.

Prasarana Ruang Kantor Pusat sebagai berikut:

Nama Prasarana Jumlah Keterangan

Ruang Kerja 10 Ruangan

Ruang Dir.Ut; Dir.Keu; Dir.Um; Dir.Ga; Kabag.Personalia; Kabag.PelJas; Kabag.Umum; Kabag. Pemasaran; Kabag. Perencanaan&SPI; Kabag. Keu&Pembukuan;

Ruang Kerja Kasub. - Ruangan Bersekat

Ruang Rapat 1 Ruangan -

Toilet 3 Ruangan -

13

BAB IIIHASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Kegiatan Kerja Praktek

Dalam melaksanakan Kerja Praktek selama 1 (satu) bulan, masing –

masing kami ditempatkan pada 3 bagian. Tugas utama dari Bagian Pelayanan

dan Jasa yaitu menyalurkan bahan pokok terutama beras kepada PNS yang

berada di wilayah pedalaman Papua dan Papua Barat. Kemudian tugas utama

dari Bagian Kepegawaian yaitu mengatur data-data pegawai di Kantor Pusat

maupun di Kantor Cabang. Sedangkan tugas utama dari Bagian Umum yaitu

mengatur semua aset-aset yang dimiliki kantor pusat meliputi tanah, gedung,

dan lain-lain.

Adapun tugas yang diberikan kepada kami pada Bagian Pelayanan

dan Jasa yaitu membuat rekapitulasi daftar perincian hasil PNS per tahun.

Pada Bagian Kepegawaian, tugas yang diberikan yaitu membuat database

data-data kepegawaian. Pada Bagian Umum, tugas yang diberikan yaitu

membantu tugas dari bagian kepegawaian. Selain itu kami juga diberikan

tugas untuk mengetik misalnya mengetik peraturan – peraturan pada PD. Irian

Bhakti, surat – surat dan lain – lain. Dan membantu kegiatan rapat rekonsiliasi

PD. Irian Bhakti Tahun 2009.

B. Kendala-Kendala Yang Dihadapi

Selama melaksanakan Kerja Praktek dan mengikuti kegiatan yang

dilaksanakan oleh perusahaan, kendala yang dapat kami lihat pada sistem

kerja perusahaan yaitu, “Belum adanya sistem yang khusus untuk menangani

data – data Pegawai yang saat ini masih tergantung pada program Microsoft

Office yang ditangani secara manual”.

14

C. Kondisi Ideal Yang Diharapkan

Kondisi ideal yang diharapkan agar permasalahan tersebut dapat

teratasi yaitu diperlukan suatu sistem informasi yang menangani data – data

kantor secara khusus data – data Pegawai yang ada pada perusahaan, selain itu

juga dapat memudahkan dalam pembuatan laporan.

D. Bagan Sistem Berjalan

Berikut ini adalah bagan alir sistem pengelolaan data pegawai

perusahaan:

Keterangan :1. Pegawai dan pegawai tidak tetap (karyawan kontrak) pada Kantor Pusat

memasukkan data diri ke bagian Kepegawaian Kantor Pusat.2. Pegawai tidak tetap (karyawan kontrak) pada kantor cabang memasukkan

data diri ke bagian Umum Kantor Cabang masing-masing.3. Karyawan Unit Usaha memasukkan data diri ke setiap unit usahanya.4. Unit Usaha yang berada dibawah kantor Cabang melaporkan data

karyawannya, ke bagian Umum masing-masing Kantor Cabang.5. Unit Usaha yang dibawah kantor Pusat melaporkan data karyawannya, ke

bagian Kepegawaian Kantor Pusat.

15

Gambar 3.1. Bagan Sistem Pengelolaan Data Pegawai PerusahaanSumber: Kepegawaian PD. Irian Bhakti

6. Bagian umum Kantor Cabang melaporkan semua data karyawan kontrak yang diterima di kantor cabang dan karyawan Unit Usaha yang dilaporkan dari Unit Usaha dan mengajukan permohonan untuk pegawai-pegawai yang berada di kantor cabang maupun di unit usaha yang akan pindah kantor, golongan dan jabatan.

7. Kepegawaian Kantor Pusat mengajukan permohonan dan meminta persetujuan kepada Direksi untuk pegawai-pegawai yang berada di kantor pusat dan melanjutkan permohonan dari setiap bagian umum bagi pegawai-pegawai yang akan pindah kantor, golongan dan jabatan.

8. Direksi menyetujui/tidak pegawai-pegawai yang akan pindah kantor maupun golongan dan jabatan kemudian dikembalikan ke bagian Kepegawaian Kantor Pusat.

9. Kepegawaian Kantor Pusat meminta persetujuan kepada Pengawas untuk pegawai-pegawai yang akan pindah kantor, golongan dan jabatan yang telah di setujui Direksi.

10. Pengawas menyetujui/tidak pegawai-pegawai yang pindah kantor maupun golongan dan jabatan kemudian dikembalikan ke bagian kepegawaian Kantor Pusat.

11. Kepegawaian Kantor Pusat melanjutkan keputusan yang diambil Direksi dan Pengawas untuk memberitahukan kepada pegawai dalam bentuk surat keputusan untuk penempatan pegawai, maupun pindah golongan dan jabatan.

12. Kepegawaian Kantor Pusat memberikan surat keputusan ke setiap cabang dan menempatkan pegawai ke setiap Cabang sesuai persetujuan dari Direksi dan Pengawas.

13. Kepegawaian Kantor Pusat memberikan surat keputusan ke setiap unit usahah dan menempatkan pegawai ke setiap Unit Usaha sesuai persetujuan dari Direksi dan Pengawas.

14. Kepegawaian Kantor Pusat melaporkan data-data pegawai kepada Direksi.15. Kepegawaian Kantor Pusat melaporkan data-data pegawai kepada

Pengawas yang sebelumnya sudah dilaporkan kepada Direksi.

16

BAB IVPEMBAHASAN MASALAH

A. Data Flow Diagram

1. Identifikasi Data/Informasi, Tujuan serta Sumber Data/Informasi

Berikut ini adalah tabel identifikasi data/informasi, tujuan serta

sumber data sistem informasi:

Data / Informasi Arah Aliran Terminator

Data Pengawas Menuju sistem Pengawas

Data Direksi Menuju sistem Direksi

Data Keputusan Menuju sistem Pengawas dan Direksi

Data Pegawai Tetap Menuju sistem Pegawai/Karyawan

Data Pegawai Tak Tetap (Karyawan Kontrak)

Menuju sistem Pegawai/Karyawan

Data Karyawan Unit Usaha Menuju sistem Pegawai/Karyawan

Data Gologan Menuju Sistem Kepegawaian Kantor Pusat

Data Jabatan Menuju sistem Kepegawaian Kantor Pusat

Data Kantor Menuju sistemKepegawaian Kantor Pusat dan Bagian Umum Kantor Cabang

Data Unit Usaha Menuju sistem Unit usaha

Laporan Data Pengawas Dari sistem Pengawas dan Direksi

Laporan Data Direksi Dari sistem Pengawas dan Direksi

Laporan Data Pegawai Dari sistem Pengawas dan Direksi

Laporan Data Karyawan Kontrak Dari sistem Pengawas dan Direksi

Laporan Data Karyawan Unit Usaha Dari sistem Pengawas dan Direksi

Laporan Data Waktu Pindah Golongan Pegawai Tetap

Dari sistem Pengawas dan Direksi

Laporan Data Waktu Cuti Tahunan Pegawai Tetap

Dari sistem Pengawas dan Direksi

17

Tabel 4.1. Identifikasi Data/Informasi, Tujuan serta Sumber Data/Informasi

2. Context Diagram

Context Diagram ialah diagram yang menggambarkan aliran-aliran data ke

dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas

eksternal.

18

Gambar 4.1. Diagram Konteks Sistem Kepegawaian PD Irian Bhakti

3. Diagram Berjenjang

Diagram yang menggambarkan proses sistem yang dirancang secara berjenjang

19

Gambar 4.2. Diagram Berjenjang Sistem Kepegawaian PD Irian Bhakti

4. DFD Leveled

Diagram yang menggambarkan proses sistem yang dirancang secara per

level.

I. Data Flow Diagram Level 0

II. Data Flow Diagram Level 1

20

Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 0 Sistem Kepegawaian PD Irian Bhakti

a. Proses 8, Pengolahan Data Pegawai.

21

Gambar 4.5. DFD Level 1 Proses 8 Sistem Kepegawaian PD Irian Bhakti

b. Proses 11, Pembuatan Laporan.

22

Gambar 4.6. DFD Level 1 Proses 11 Sistem Kepegawaian PD Irian Bhakti

B. Entity Relationship Diagram

I. Berikut ini adalah rancangan Entity Relationship Diagram Konsep.

II. Berikut ini adalah rancangan Entity Relationship Diagram Physical.

23

Gambar 4.6. ERD Physical

Gambar 4.5. ERD Konsep

C. Kodefikasi

Untuk mempermudah pengelompokkan pengolahan data dan laporan, maka perlu diberikan kode kepada setiap key pada setiap file.

Pengkodean dilakukan untuk field-field di bawah ini :

1. Kd_pengawas dari file pengawasKd_pengawas terdiri dari 7 digit.Contoh : 1.07.10.01Keterangan : 1 merupakan nomor menunjukan Pengawas

07 merupakan awal periode tahun jabatan 10 merupakan akhir periode tahun jabatan01 merupakan nomor urut

2. kd_direksi pada file direksiKd_direksi terdiri dari 7 digit.Contoh : 2.07.10.01Keterangan : 1 merupakan nomor menunjukan Direksi

07 merupakan awal periode tahun jabatan 10 merupakan akhir periode tahun jabatan01 merupakan nomor urut

3. Kd_kary_kKd_kary_k terdiri dari 7 digit Contoh : 3.06.01.01Keterangan : 3 merupakan nomor menunjukan karyawan kontrak

06 merupakan tahun masuk 01 merupakan dua digit dari awal kode kantor01 merupakan nomor urut

4. Kd_kary_usKd_kary_us terdiri dari 7 digit Contoh : 4.06.01.01Keterangan : 4 merupakan nomor menunjukan karyawan unit usaha

06 merupakan tahun masuk 01 merupakan dua digit dari awal kode unit usaha01 merupakan nomor urut

5. Kd_jabatan Kd_jabatan terdiri dari 4 digit Contoh : 01.01Keterangan : 01 merupakan tingkat jabatan

01 merupakan tingkat bagian

6. Kd_kantorKd_kantor terdiri dari 3 digit Contoh : P01

24

Keterangan : P/C merupakan hurus menunjukan kantor01 merupakan nomor urut kantor

7. Kd_unitKd_unit terdiri dari 5 digitContoh : u0201Keterangan : u merupakan kode yang menunjukan jenis usaha

02 merupakan nomor urut di bawah naungan kantor cabang01 merupakan nomor urut unit usaha

8. kd_golongankd_golongan terdiri dari 2 digit Contoh : 2.AKeterangan : kode golongan merupakan kode yang sesuai dengan

standarisasi pns. 9. NPK

NPK terdiri dari 9 digit Contoh : 966.002.900Keterangan : 966 merupakan 3 digit akhir tahun lahir pegawai

002 merupakan kode bulan awal masuk bekerja900 merupakan gabungan dari dua digit tahun awal bekerja

dan satu digit nomor urut kantor.10. KD_Dasar

kd_dasar terdiri dari 6 digit Contoh : PS.2007Keterangan : PS / DR merupakan tanda menunjukan Pengawas atau Direksi

2007 merupakan Tahun awal menjabat

11. KD_Kontrak_Golkd_kontrak_gol terdiri dari 11 digit Contoh : 966.002.900.01Keterangan : 966.002.900 merupakan NPK pegawai

01 merupakan nomor urut kenaikan

12. KD_Kontrak_Jbtnkd_kontrak_Jbtn terdiri dari 11 digit Contoh : 966.002.900.01Keterangan : 966.002.900 merupakan NPK pegawai

01 merupakan nomor urut kenaikan

25

D. Implementasi

1. Desain Form Input/Output

a. Form Menu Utama (Sebelum Login)

Form Menu Utama merupakan tampilan utama dari Aplikasi

Sistem Informasi Keuangan PT. Global Intermedia sebelum user

melakukan login.

b. Form Login

Form Password digunakan sebagai pengamanan terhadap

Sistem Informasi. Apabila pemakai salah memasukkan password,

maka pemakai tersebut tidak diperkenankan untuk menggunakan

Sistem Informasi tersebut. Form Password terdiri dari 2 Kotak isian,

yaitu kotak untuk User Name dan Password.

26

Gambar 4.7. Form Menu Utama (Sebelum Login)

Gambar 4.8. Form Login

c. Form Menu Utama

Menu Utama merupakan Form Induk dari keseluruhan dari

form-form yang ada dalam aplikasi. Menu Utama digunakan untuk

menghubungkan atau memasuki form-form yang ada.

d. Form Data Rekening

Form Data Rekening digunakan untuk memasukkan data

rekening.

27

Gambar 4.9. Form Menu Utama

Gambar 4.10. Form Kode Rekening

d. Form Edit Koderekening

Form Edit Koderekening digunakan untuk mengedit data

rekening. Dalam Form Koderekening ini kita dapat menyimpan,

mengubah serta menghapus data.

e. Form Transaksi

Form Transaksi digunakan untuk menginput data pengeluaran

dan pemasukan keuangan perusahaan.

28

Gambar 4.12. Form Transaksi

Gambar 4.11. Form Edit Data Rekening (Tambah/Edit)

f. Form Edit Data Transaksi

Form Edit Data Transaksi digunakan untuk mengedit data

pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan.

29

Gambar 4.13. Form Edit Data Transaksi

g. Form Laporan

Form Laporan digunakan untuk menampilkan laporan jurnal

umum, laporan buku besar dan laporan neraca saldo.

h. Form Laporan Jurnal Umum

Form Laporan Jurnal Umum digunakan untuk mencetak

laporan jurnal umum per tanggal, periode maupun mencetak semua

laporan sekaligus.

30

Gambar 4.14. Form Menu Utama (Laporan)

Gambar 4.15. Form Laporan Jurnal Umum

i. Form Laporan Buku Besar

Form Laporan Buku Besar digunakan untuk mencetak laporan

jurnal umum per tanggal, periode maupun mencetak semua laporan

sekaligus.

j. Form Laporan Neraca Saldo

Form Laporan Neraca Saldo digunakan untuk mencetak

laporan jurnal umum per tanggal.

31

Gambar 4.16. Form Laporan Buku Besar

Gambar 4.17. Form Laporan Neraca Saldo

2. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan

Keuangan Perusahaan ini yaitu:

a. Jurnal Umum

Berisikan laporan yang memberikan informasi siklus

pengeluaran-pemasukan dana perusahaan secara umum.

32

Gambar 4.18. Laporan Junal Umum

b. Buku Besar

Berisikan laporan yang memberikan informasi siklus

pengeluaran-pemasukan dana perusahaan per-Rekening.

33

Gambar 4.19. Laporan Buku Besar

c. Neraca Saldo

Berisikan laporan yang memberikan informasi saldo akhir dari

seluruh rekening per-tanggal laporan.

3. Aplikasi Sistem Informasi Keuangan ini dapat diinstalasi pada komputer

yang sudah tersedia pada kantor tersebut dan tidak membutuhkan

perangkat keras maupun perangkat lunak tambahan.

34

Gambar 4.20. Laporan Buku Besar