Bahan Kuliah

KONSEP SISTEM INFORMASI

Semester Genap Tahun Akademik 2010/2011

Jurusan S1 Teknik InformatikaFakultas Dakwah IAIN Antasari Banjarmasin

- 2 -

D A F T A R I S I

DAFTAR ISI

1.1. Pengertian Sistem 1.2. Pengertian Informasi

1.4. Manajemen Informasi 1.5. Perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer 1.6. Kebutuhan Sistem Informasi 2. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi 2.1. Tantangan Mengembangkan Sistem Informasi 2.2. Prinsip Mengembangkan Sistem Informasi 2.3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem 2.4. Pemeliharaan Sistem Sesudah Implementasi 2.5. Metodologi Perekayasaan Informasi 3. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 3.1. Analisis Sistem Informasi 3.2. Pendekatan Terstruktur Untuk Mengembangkan Sistem 3.3. Peran Dan Jenis Perangkat Pemodelan 3.3.1. Diagram Arus Data 3.3.2. Kamus Data 3.3.3. Digram Entitas Relasi 3.3.4. Diagram Transisi Keadaan 3.3.5. Bagan Terstruktur 3.3.6. Program Flow Chart 4. Teknologi Dan Peranan Sistem Informasi 4.1. Jenis Sumber Daya Informasi 4.2. Perencanaan Strategis Fungsional Dan Sumber Daya Informasi 4.3. Manajemen Kualitas 4.4. Model Sistem Perusahaan 5. Perencanaan Kegiatan Pembangunan Sistem Informasi 5.1. Manajemen Proyek 5.2. Bagan Chart 5.3. Sistem Perekayasaan Perangkat Lunak Berbantuan Komputer

1. Konsep Dasar Sistem Informasi

1.3. Pengertian Sistem Informasi

- 38 -

Solusi untuk penggambaran gantt chart :

Perencanaan Sistem

Analisis Sistem

Perencanaan Sistem Umum

Evaluasi dan Seleksi Sistem

Perencanaan Sistem Terinci

TA

HA

PA

N S

DLC

Pelaksanaan Sistem

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 W A K T U

5.3. SISTEM PEREKAYASAAN PERANGKAT LUNAK BERBANTUAN KOMPUTER Sistem perekayasaan perangkat lunak berbantuan computer (Computer Aided Systems and Software Engineering / CASE) merupaka salah satu rekayasa perangkat lunak untuk mengotomatisasi metodologi, perangkat pemodelan dan teknik-teknik dan alat dalam pengembangan system. Tujuan utama CASE adalah meningkatkan produktivitas para professional system dan memperbaiki kualitas system yang dihasilkan. Ciri-ciri CASE diantaranya :

Workstation CASE Tempat penyimpanan pusat Menggunakan perangkat pemodelan (DFD, Kamus Data, ERD, Bagan Struktur, dll)

Manajemen proyek Laporan terdokumentasi Generator sandi perangkat lunak Sandi perangkat lunak yang dapat digunakan ulang (Library modul dan obyek) Pemeliharaan perangkat luak (perekayasaan balik, ulang dan restrukturisasi)

C

- 3 -

KOSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1.1. PENGERTIAN SISTEM Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Definisi ini lebih banyak diterima oleh umum, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub sistem atau sistem-sistem bagian. Contohnya sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi biaya dan lain-lain. Subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat lepas berdiri sendiri, tetapi harus saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. 1.2. PENGERTIAN INFORMASI Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih luas berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Kesatuan nyata adalab berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. 1.3. Sistem Informasi merupakan

Sistem user mesin yang terintegrasi Untuk mengolah dan menyediakan informasi Mendukung fungsi-fungsi operasi, manajemen, analisa dan pengambilan keputusan

Ada dalam suatu organisasi

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

- 4 -

SI memanfaatkan : Hardware dan software Prosedur-prosedur manual (aktifitas manusia) Modul untuk analisa, perencanaan, kontrol dan pengambilan keputusan Basis data.

SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi, yang berarti terdiri dari kumpulan dari sistem-sistem informasi. 1.4. MANAJEMEN INFORMASI Manajer mengelola lima jenis sumber daya yaitu :

Manusia Material Mesin Uang Informasi

Sumber daya fisik akan dikelola setelah diperoleh, agr sat diperlukn sumber daya tersebut siap digunakan secara optimal, bila diganti maka menjadi tidak efisien/usang. Contoh upgrade mesin, rekruitmen pegawai baru, dll. Mendapatkan data mentah lalu mengolahnya menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan suatu keputusan guna menggantikan sumber daya fisik yang sudah tidak efisein lagi. Alasan perlunya memperhatikan manajemen informasi yaitu :

Kompleksitas kegitan bisnis meningkat Kemampuan komputer yang semakin baik Keahlian manajemen

1.5. PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Terdiri dari : Sistem Pengolahan Data (Electronic Data Processing) Ciri-ciri berkembangnya Sistem Pengolahan Data adalah : a. Populer antara tahun 1960 – 1970 b. Dukungan pada level operasional organisasi c. Tipe informasi yang dihasilkan adalah laporan informasi dan rangkuman d. Fokusnya adalah pengolahan data transaksi

- 37 -

5.2. GANTT CHART Gantt chart mulai dikenalkan oleh Henry Gantt, karena itulah bagan ini dinamakan dengan Gantt chart. Gantt chart merupakan suatu bagan batang yang menunjukkan tahapan atau tugas pada sisi kiri dari bagan dan unit waktu melintas di atas. Pada bagan ini, batang-batang yang berwarna kuning adalah waktu yang semula dijadwalkan untuk tahapan SDLC suatu proyek. Waktu nyata yang dihabiskan pada masing-masing tahap hingga akhir ditunjukkan dengan batang berwarna hijau. Huruf C pada ujung batang berwarna menunjukkan tahap tersebut telah selesai dilaksanakan. Bagan Gantt digunakan untuk membandingkan kinerja yang direncanakan dengan kinerja nyata untuk menentukan apakah proyek tersebut mendahului, ketinggalan atau tepat sesuai jadwal perencanaan. Keuntungan gantt chart adalah kemudahannya. Orang akan dengan mudah memahami jadwal untuk proyek system. Akan tetapi, kelemahan gantt chart adalah tidak bisa menunjukkan hubungan antara tugas-tugas khusus. Contoh penggunaan gantt chart untuk membangun system informasi dengan perencanan sebagai berikut :

NO TAHAPAN SDLC DIJADWALKAN AKTUAL 1. Perencanaan Sistem 10 hari 10 hari 2. Analisis Sistem 10 hari 15 hari 3. Perancangan Sistem Umum 20 hari 20 hari 4. Evaluasi dan Seleksi Sistem 10 hari 10 hari 5. Perancangan Sistem Terinci 20 hari 15 hari 6. Implementasi Sistem 30 hari 30 hari

Proyek selesai dilaksanakan : 100 hari 100 hari

- 36 -

PERENCANAAN KEGIATAN PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI

5.1. TINJAUAN UMUM MANAJEMEN PROYEK Proyek system merupakan suatu usaha/kegiatan dengan permulaan dan akhir yang ditentukan sehingga menghasilkan laporan terdokumentasi yang siap diserahkan secara spesifik dan system yang terimplementasi. Untuk memastikan bahwa SDLC diterapkan dengan benar dan bekerja sebagaimana mestinya, maka manajemen proyek harus dilibatkan. Pada dasarnya, manajemen proyek adalah masalah penggunaan empat fungsi manajemen yaitu :

Perencanaan Langkah-langkah dalam perencanaan yaitu :

Menyebutkan apa yang harus dikerjakan Mengestimasi waktu yang dibutuhkan Mengestimasi biaya yang dibutuhkan

Pengorganisasian

Langkah-langkah dalam pegorganisasian yaitu : Mengangkat staf untuk tim proyek sistem Menyatukan pemakai, manajer dan anggota tim proyek system untuk focus

pada proyek system yang direncanakan.

Pengendalian Langkah-langkah dalam pengendalian yaitu :

Memonitor laporan perkembangan dan laporan terdokumentasi yang siap diserahkan

Membandingkan rencana dengan apa yang sebenarnya terjadi

Pengarahan Langkah-langkah dalam pengarahan yaitu :

Beradaptasi dengan dinamika perusahaan dan mengatasi kemunduran Menuntun dan mendorong orang untuk bekerja sesuai dengan kemampuan

optimalnya.

- 5 -

Sistem Informasi Manajemen (Manajement Information System) Ciri-ciri berkembangnya Sistem Informasi Manajemen adalah : a. Populer antara tahun 1970 – 1980 b. Dukungan pada semua level organisasi c. Tipe informasi yang dihasilkan adalah laporan terjadwal dan tak terjadwal,

laporan berdasarkan permintaan. d. Fokusnya adalah informasi dan efisiensi

Sistem Otomatisasi Perkantoran (Office Automation System) Ciri-ciri berkembangnya Sistem Otomatisasi Perkantoran adalah : a. Populer antara tahun 1970 – 1980 b. Dukungan pada semua level organisasi c. Tipe informasi yang dihasilkan adalah pengiriman pesan dan surat

elektronik d. Fokusnya adalah otomatisasi informasi perkantoran dengan dukungan LAN

(Local Area Network) Sistem Pendukung Keputusan (Decession Support System) Ciri-ciri berkembangnya Sistem Pendukung Keputusan adalah : a. Populer antara tahun 1980 – 1990 b. Dukungan pada semua level organisasi c. Tipe informasi yang dihasilkan adalah membantu keputusan spesifik d. Fokusnya adalah keputusan, fleksibilitas dan adaptabilitas

Sistem Pakar (Expose System) Ciri-ciri berkembangnya Sistem Pakar adalah : e. Populer antara tahun 1980 – 1990 f. Dukungan pada level atas organisasi g. Tipe informasi yang dihasilkan adalah saran dan penjelasan h. Fokusnya adalah inferensi (penarikan kesimpulan) dan transformasi

1.6. KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI Kebutuhan sistem informasi yng harus diperhatikan adalah :

Keandalan Ketersediaan Keluwesan Skedul Instalasi Umur yng diharapkan dan potensi pertumbuhan Kemudahan pemeliharaan.

- 6 -

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 2.1. TANTANGAN MENGEMBANGKAN SISTEM INFORMASI Penyebab kurang berhasilnya pengembangan sistem informasi meliputi hal berikut ini :

Sistem yang dikembangkan tidak mendukung strategi dan sasaran bisnis. Perencanaan sistem buruk dan manajemen proyek kurang memadai. Kegagalan untuk menetapkan atau memahami kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai dalam pengembangan sistem.

Kelalaian dalam memperkirakan biaya dan manfaat. Timbulnya kerusakan dan kesalahan rancangan yang banyak sekali. Tidak seorangpun mengetahui cara menggunakan komputer. Pemasangan teknologi yang tidak cocok. Kelalaian menerapkan pengendalian yang memadai. Pengembangan perangkat lunak tidak terstruktur dan terpelihara. Implementasi tugas kurang memadai

Menghapuskan penyebab kegagalan sistem terletak pada penerapan metodologi, perangkat pemodelan, dan teknik untuk merancang pengembangan sistem informasi dan membangun sistem informasi yang tidak hanya memenuhi kebutuhan para pemakai tetapi juga disampaikan tepat waktu dan tidak lebih dari yang dianggarkan. Sekarang ini dengan siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) dan metodologi prototipe perangkat pemodelan, teknik manajemen proyek, dan sistem berbantuan komputer dan sistem perekayasaan perangkat lunak berbantuan komputer (Computer Aided And Software Engineering/CASE), mempunyai cara untuk melaksanakan pengembangan sistem yang berhasil dengan :

Menekankan keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem Menerapkan perencanaan sistem dan penggunaan teknik manajemen proyek Mengembangkan rancangan sistem alternatif untuk evaluasi sebelum membuatn komitmen terhadap rancangan akhir, teknologi, dan pengembangan perangkat lunak.

Merancang seluruh komponen rancangan sistem secara fungsional. Menggunakan rancangan fungsional terinci sebagai pedoman untuk rancangan perangkat lunak, penyandian dan pengujian.

- 35 -

Dimensi kualitas produk, yaitu : Kinerja Berpandangan ke depan Keandalan Kesesuaian Daya tahan Kemudahan perbaikan Keindahan Persepsi terhadap kualitas

Dimensi kualitas jasa, yaitu :

Berwujud Keandalan Responsive Kepastian Empathy

Total quality manajement (TQM), yaitu :

Kualitas didefinisikan oleh pemakai Kualitas dicapai oleh pihak manajemen Kualitas adalah tanggung jawab seluruh elemen perusahaan

Keuntungan yang didapat perusahaan karena menyediakan produk dan jasa berkualitas baik berasal dari pendapatan penjualan yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah yang menghasilkan profitbilitas dan pertumbuhan. 4.4. MODEL SISTEM PERUSAHAAN Model adalah peyederhanaan dari sesuatu yng mewakili sejumlh objek atau aktifitas. Ada empat jenis dasar mdel yaitu :

Model fisik Model naratif Model grafik Model matematika

Kegunaan model :

Mempermudah pengertian Mempermudah komunikasi Memperkirakan masa depan

Model system yang umum digunakan pada perusahaan, yaitu :

Sistem lingkaran terbuka Sistem lingkaran tertutup

- 34 -

TEKNOLOGI DAN PERANAN SISTEM INFORMASI

4.1. JENIS SUMBER DAYA INFORMASI Jenis-jenis sumber daya informasi yaitu :

Perangkat keras computer Perangkat lunak informasi Para spesialis informasi Pemakai Fasilitas Database Informasi

4.2. PERENCANAAN STRATEGIS FUNGSIONAL DAN SUMBER DAYA

INFORMASI Perencanaan strategis fungsioal yang dilakukan adalah :

Rencana strategis sumber daya informasi Rencana strategis sumber daya keuangan Rencana strategis sumber daya manusia Rencana strategis sumber daya manufaktur Rencana strategis sumber daya pemasaran

Perencanaan strategis sumber daya informasi yang dilakukan adalah : 4.3. MANAJEMEN KUALITAS Kualitas merupakan kesesuaian dengan spesifikasi yang diinginkan oleh pemakai. Kunci untuk mencapai kualitas adalah dengan mengetahui siapa pemakai kita dan apa yang diinginkannya.

Kumpulan Strategi

Misi Tujuan Atribut strategi organisasi lain

Kumpulan Strategi SIM

Tujuan sistemKendala sistem Strategi rancangan sistem

Proses Perencanaan

- 7 -

Membuat dokumentasi yang jelas, lengkap dan mutakhir. Menggunakan pendekatan terkoordinir dan terencana terhadap penerapa sistem. Melaksanakan peninjauan ulang setelah penerapan. Merancang dan melakukan pemeliharaan sistem.

2.2. PRINSIP MENGEMBANGKAN SISTEM INFORMASI Dalam melakukan proses pengembangan sistem, beberapa prinsip harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut :

Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen; Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar; Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik; Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses

pengembangan sistem; Jangan takut membatalkan proyek; Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

2.3. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) terdiri atas enam tahap yaitu:

Perencanaan sistem Analisis sistem Rancangan sistem general Evaluasi dan pemilihan sistem Rancangan sistem terinsi (fungsional) Implementasi sistem

Tahap front end merepresentasikan aspek konseptual pengembangan sistem. Tahap ini harus digerakkan oleh pemakai. Salah satu alasan utama seseorang melaksanakan tahap front end adalah untuk menyelidiki konsep sistem baru dan menentukan dengan tepat apa yang dibutuhkan para pemakai sebelum merancang sistem secara terinci. Penyelesaian tahap front end memberikan dasar yang kuat untuk menerapkan rancangan sistem konseptual yaitu rancangan sistem terinci dan implementasi sistem. Tahap back end terdiri atas aspek fungsional pengembangan sistem, tahap ini terutama digerakan oleh perancang dan teknokrat. Bentuk laporan dan isi laporan yang harus dipersiapkan dalam pengembangan sistem yaitu :

a. Laporan Rencana Sistem

Merepresentasikan aspek konseptual. Merupakan tahap front end yang digerakkan oleh user/pemakai

Merepresentasikan aspek fungsional. Merupakan tahap back end yang digerakkan oleh user/pemakai

- 8 -

Komponen keseluruhan • Sumber daya aktual yang diperoleh • Dana yang dijalankan

Komponen penerapan • Usulan proyek sistem • Kelayakan dan skor-skor faktor strategis

b. Laporan Analisis Sistem Alasan dan cakupan analisis sistem Daftar masalah utama yang ditetapkan Pernyataan lengkap dan definisi kebutuhan pemakai Daftar asumsi kritis Rekomendasi

c. Laporan Rancangan Sistem Umum Alternatif rancangan sistem umum yang disampaikan sesuai dengan

komponen rancangan sistem yaitu keluaran, masukan, proses database kontrol dan platform teknologi

d. Laporan Pemilihan dan Evaluasi Sistem Ringkasan penetapan skor nilai sistem Analisis biaya/keuntungan Rekomendasi Jadwal

e. Laporan Rancangan Sistem Terinci Spesifikasi rancangan sistem terinci dan fungsional yaitu keluaran,

masukan, proses database kontrol dan platform teknologi f. Laporan Implementasi Sistem

Rencana implementasi Deskripsi tugas-tugas implementasi

2.4. PEMELIHARAAN SISTEM SESUDAH IMPLEMENTASI Walaupun pemeliharaan sistem sering merupakan tahapan terlama dan termahal dari siklus hidup sistem tetapi tahapan ini bukanlah merupakan tahap SDLC. Pemeliharaan sistem dititikberatkan karena keberhasilan tahap SDLC sebagian besar bergantung pada seberapa baik pemeliharaan sistem dapat dimungkinkan dan dilaksanakan setelah sistem tersebut diubah dari pengembangan ke pengoperasian. Beberapa penyebab masalah pemeliharaan sistem adalah :

Rancangan sistem tidak memenuhi kebutuhan pemakai dan organisasi, penyebab pertama dapat dipecahkan dengan mengikuti tahapan SDLC dan membuat laporan-laporannya .

Rancangan yang tidak fleksibel dan rancangan yang cacat sehingga tidak memungkinkan dilaksanakannya pemeliharaan sistem atau terpaksa dilaksanakan dengan biaya yang tinggi, solusi untuk penyebab ini dapat dihilangkan dengan menggunakan teknik dan perangkat pemodelan yang menunjang SDLC diantaranya adalah prototipe (prototype)

- 33 -

Seleksi instruksi berdsarkan pada beberapa criteria keputusan dalam bentuk konsepsi IF-THEN-ELSE

Pengulangan instruksi berdasarkan pada DO WHILE atau DO UNTIL T F F T F T

?

?

?

Urutan

Seleksi IF-THEN-ELSE

DO WHILE Pegulangan DO UNTIL

- 32 -

Menambah modul dan menunjukkan arus data Menulis rincian modul

Contoh : Dibawah ini diketahui DFD sebagian yang merupakan model sistem penetapan biaya pekerjaan. Buatkan Bagan struktur untuk DFD sebagian tersebut. Solusi : Bagan struktur model perangat lunak untuk menghitung daftar gaji Catatan Bayaran Bayaran Rincian Cek EOF Gaji Karyawan Bruto Neto Karyawan Gaji

Potongan Jumlah Kecepatan Bayaran Gaji dan jam Bruto 3.3.6. FLOW CHART PROGRAM Flow chart program merupakan salah satu perangkat pemodelan yang bagus untuk membantu menggambarkan logika perangkat lunak. Ini bisa diterapkan pada pendekatan terstruktur untuk pengembangan perangkat lunak. Yang dirancang berdasarkan tiga konsepsi pengendalian standar, yaitu :

Serangkaian instruksi

Pencatat Waktu 4.3.3

Menghitung Daftar Gaji

4.3.4 Mengalokasikan

Biaya tenaga kerja

Karyawan Mengupdate catatan

karyawan Rincian daftar gaji

Lembaran catatan waktu

Biaya tenaga kerja

Menghitung Daftar Gaji

Menghitung bayaran Bruto Untuk Gaji dan Tunjangan Karyawan

Menghitung bayaran Neto Untuk Gaji dan Tunjangan Karyawan

Membuat Catata Karyawan

Cetak Cek Gaji

Mendapatkan Jumlah Gaji

Mendapatkan Kecepatan dan jam

Menghitung Potongan

- 9 -

Prototipe Prototipe merupakan suatu model kerja dari suatu sistem atau subsistem dengan mempergunakan suatu teknik analisis dan rancangan yang memungkinkan pemakai ikut serta dalam menentukan kebutuhan dan pembentukan sistem apa yang akan dikerjakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Dalam banyak hal, prototipe membantu menentukan kebutuhan pemakai yang belum ditentukan selama analisis sistem, hal ini bergantung pada sistem, jumlah prototipe bisa lebih dari satu. Contoh prototipe : Misalkan para profesional sistem bekerja untuk menemukan kebutuhan pemakai dalam menggunakan biaya utilitas. Biaya utilitas yang ada disistem yang sedang berjalan adalah : Maka untuk itu perlu mengadakan perbaikan pada sistem tersebut dengan menggunakan teknik pemodelan prototipe. Solusinya adalah sebagai berikut :

Revisi Revisi Layar Prototipe 1 Layar Prototipe 2 Layar Model Kerja

Biaya Utilitas

Tk. Pemakaian : Biaya :

Biaya Utilitas

Tk. Pemakaian : Biaya :

Profil Pemakaian Utilitas

Departemen : Tanggal : Tk. Pemakaian : Biaya : Biaya Hingga Sekarang :

Profil Pemakaian Utilitas

Departemen : Tanggal : Tk. Pemakaian : Bulan ini : Biaya : Bulan ini : Sampai sekarang :

Profil Pemakaian

Analisis Sistem

J F M A M J J A S O N D

- 10 -

SDLC jauh lebih panjang dan lebih luas dalam ruang lingkup daripada siklus hidup prototipe. Prototipe merupakan suatu pandangan SDLC berskala kecil, kecuali bahwa prototipe membuat suatu model kerja fisik dari rancangan yang diusulkan, sementara SDLC membuat strategi rancangan general dan konseptual. Prototipe dapat membantu selama pengembangan sistem dengan menjelaskan kebutuhan pemakai dan meninjau ulang alternatif model rancangan. Sebagai suatu perangkat rancangan, prototipe hanya digunakan untuk mencapai suatu definisi fungsional tentang apa yang diinginkan pemakai dari sistem baru. Setelah prototipe dikembangkan untuk kepuasan para pemakai, maka selanjutnya prototipe digunakan sebagai acuan untuk proyek sistem yang selebihnya. Dibawah ini adalah gambaran bagaimana prototipe bekerja dalam hubungannya dengan SDLC : Tidak Tidak Ya Ya Tidak

Ya

Ya Tidak Ya Tidak

Perencanaan sistem

Analisis sistem

Rancangan Sistem umum

Evaluasi dan Pemilihan Sistem

Rancangan Sistem Terinci

Implementasi Sistem umum

Pemeliharaan Sistem

Kebutuhan pemakai

didefinisikan

Kebutu-han

pemakai didefinisi

kan

Kebutuhan pemakai

didefinisikan

Kebutuhan pemakai

didefinisikan

Perencanaansistem

Perencanaansistem

Perencanaansistem

Kebutuhan pemakai

didefinisikan

RevisiPrototipe

Minta Perubahan

A

B

B

A

Akhiri sesiprototipe

- 31 -

lunak, tetapi juga sebagai pemandu untuk pengujian perangkat lunak. Bagian ini menuntun penyandian modul-modul, urutan dimana modul-modul akan dibangun atau dibuat dan diuji dan tugas dari pembuat sandi untuk modul-modul khusus. Bagan ini juga berfungsi sebagai dokumntasi eksternal utuk pemeliharaan perangkat lunak selanjutnya setelah sistem diimplementasikan. Simbol-simbol bagan struktur adalah :

A r t i S i m b o l Segi empat menggambarkan suatu modul. Nama dalam modul ini merupakan suatu frase atau akronim sederhana yang menggambarkan fungsinya.

Anak panah dari modul A ke modul B menunjukkan bahwa modul A berisi satu Call (atau Perform) atau lebih ke modul B. Pernyataan Call atau Perform digunakan untuk meminta suatu modul. Dalam hal subrutin Fortran, secara sederhana ini dapat berupa pemasukan nama-nama modul dalam suatu ekspresi.

Dua jenis parameter dapat dikomunikasikan diantara modul-modul: data dan pengendalian. Data digunakan untuk memberikan input & output untuk pemrosesan & ditandai dengan anak panah dengan bulatan kosong pada ekornya. Ini disebut pasangan data. Data pengendalian, semacam end of file (eof) atau kesalahan, dirancang dengan bulatan hitam pada ekornya, yang disebut pasangan pengendalian atau flag.

Palang ganda pada kedua segi empat menunjukkan modul yang sudah ditentukan sebelumnya dan telah diperiksa kesalahannya (debugged) dan tersedia dalam perpustakaan modul.

Seleksi dilakukan dimana Modul A secara bersyarat mengerjakan (Perform) Modul B berdasarkan pada keputusan dalam modul A. Pengulangan merujuk pada pengendalian loop. Modul A mengerjakan Modul B dalam suatu loop modul A

Langkah-langkah penting dalam mepersiapkan bagan struktur adalah :

Mengidentifikasi transformasi sentral; Membuat bagan struktur potongan pertama;

Menghitung Daftar Gaji

Modul A

Modul B

Menghitung Daftar Gaji

Dptkan Cttn gaji Karyawan

Eof flag

Catatan gaji karyawan

Cetak Cek Bayaran

Modul A

Modul B

Modul A

Modul B

- 30 -

Langkah 2 3.3.5. BAGAN STRUKTUR Bagan struktur biasanya digunakan dalam hubungannya dengan DFD. DFD membuat model sistem dan bagan struktur membuat model perangkat lunak yang disandikan dan diuji untuk menunjang sistem. Bagan struktur (structure chart) menggambarkan suatu hierarki modul program perangkat lunak, termasuk dokumntasi antarmuka antara modul-modul. Bagan struktur bertindak bukan hanya sebagai blue print desain bagi software yang mengkode tetapi juga sebagai cetak biru rancangan untuk penyandian perangkat

Menayangkan menu pemasukan permintaan

Menunggu untuk meminta informasi departemen

Menunggu untuk informasi bahan baku

Mencari nama bahan baku

Menayangkan pesan“bahan baku tidak ditemukan”

Menunggu untuk meminta informasi item baris

C : pemakai memilih permintaan masuk A : memicu awal permintaan

C : nama departemen dimasukkan A : memicu pemasukan bahan baku

C : nama bahan baku dimasukan A : memicu pencarian bahan baku

C : nama bahan baku ditemukan A : memicu penayangan rincian permintaan item

C : nomor departemen dimasukkan A : memicu pemasukan bahan baku

C : pemakai memilih coba lagi A : memicu pemasukan bahan baku

C : pemakai memilih stop (quit) A : memicu pengembalian ke awal menu

C : nama bahan baku tidak ditemukan A : memicu penayangan pesan kesalahan

- 11 -

2.5. METODOLOGI PEREKAYASAAN INFORMASI Organisasi yang berbeda menggunakan metodologi pengembangan sistem yang berbeda yang bisa mempunyai langkah-langkah lebih sedikit atau lebih banyak dan disebut dengan nama yang berbeda. Akan tetapi, mereka semua mempunyai tahap yang sama dengan metodologi yang diketahui yaitu SDLC. Sebagai contoh lain yaitu Siklus Hidup Perekayasaan Informasi (Information Engineering Life Cycle – IELC) dibagi menjadi tahap berikut :

Perencanaan strategi informasi Analisis bisnis Rancangan sistem bisnis Rancangan teknik Konstruksi Transisi Produksi

Metodologi pengembangan sistem yang lain adalah Metodologi Perekayasaan Informasi (Information Enggineering Methodologi – IEM), meliputi empat tahap :

Perencaan sistem Analisis sistem Rancangan sistem Konstruksi dan implementasi sistem

Pengembangan aplikasi bersama (Joint Aplication Development – JAD) merupakan suatu teknik yang dikembangkan oleh James Martin untuk menyatakan tujuan keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem. JAD dapat digunakan dalam semua tahapan metodologi pengembangan sistem terutama selama perencanaan sistem, analisis sistem dan rancangan sistem general. Untuk mencapai hasil yang diinginkan maka perlu ditata ruang JAD. Penataan ruang JAD yang disarankan adalah sebagai berikut :

Flip Chart Papan Tulis Layar Papan Tulis

Flip Chart Flip Chart

FASILITATOR

P E N G A M A T

MEJA PESERTA JAD

TerminalU/ penulisan

- 12 -

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 3.1. ANALISIS SISTEM INFORMASI Analisis sistem informasi merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebebkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang lingkup tugasnya. Di analisis sistem, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem merupakan penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan. Di dalam analisis sistem terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu : a. Mengidentifikasi (identify) masalah; b. Memahami (understand) kerja dari sistem yang ada; c. Menganalisis (analyze)sistem; d. Membuat (repost) laporan hasil analisis. Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam menganalisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi, langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu :

Mengidentifikasi penyebab masalah; Mengidentifikasi titik keputusan; Mengidentifikasi personil-personil kunci.

Memahami Kerja Dari Sistem Yang Ada Dalam memahami kerja dari system yag ada perlu mempelajari secara terinci bagaimana system beroperasi yaitu dengan melakukan penelitian. Analis system perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari system yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai system untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Data-data perlu dikumpulkan dengan menggunakan

- 29 -

3.3.4. DIAGRAM TRANSISI KEADAAN Perangkat pemodelan yang dibicarakan sejauh ini tidak menggambarkan secara memadai aspek temporal, atau tergantung waktu dari sebuah sistem. Untuk sistem real time diperlukan perangkat pemodelan yang menggambarkan aspek-aspek temporer. Alat seperti ini adalah Diagram Transisi Keadaan (State Transition Diagram – STD). STD digunakan untuk membuat model perangkaian banyak sistem real time. Apapun aplikasinya, susunan STD memerlukan dua langkah, yaitu : Langkah 1 : mengidentifikasi semua keadaan terbatas yang mungkin ada untuk sistem Langkah 2 : mengidentifikasi aktivitas yang menyebabkan transisi dari satu keadaa ke

keadaan yang lain Contoh kasus : Buatlah STD untuk sistem permintaan bahan baku realtime yang on line. Sistem ini menggunakan menu pada layar dan antarmuka (interface) dialog pemasukan data guna mengendalikan pemindahan bahan baku dari persediaan ke bagian produksi suatu operasi manufaktur. Solusi Langkah 1 :

Menayangkan menu pemasukan permintaan

Menunggu untuk meminta informasi departemen

Menunggu untuk informasi bahan baku

Mencari nama bahan baku

Menayangkan pesan“bahan baku tidak ditemukan”

Menunggu untuk meminta informasi item baris

- 28 -

2. Menunjukkan relasi antar entitas. Entitas dan relasi mereka yang dihubungkan oleh garis membentuk ERD, sebagai contoh FAKULTAS ditugaskan ke BAGIAN.

3. Menentukan kunci untuk tiap entitas

Contoh mengenai kunci diatas adalah : No_Jurusan, SSN (Social Securuty Number), No_MtKuliah, dan No_Bagian.

4. Menentukan dan memetakan elemen data utnuk tiap entitas 5. Menormalkan model data

JURUSAN Anggota

dari

FAKULTAS

MATA KULIAH

Tawuran Menggambarkan

Mengajar

Advis

MATA KULIAH UTAMA

MAHASISWA

Memilih

BAGIAN

Menca-kup

Diberikan kepada

Mengam-bil

Menerima

NILAI

Menggambarkan

JURUSAN

No_Jurusan Nama

FAKULTAS

SSN Nama

MAHA-SISWA

SSN Nama

MT KULIAH

UTAMA

MT KULIAH

No_MtKuliah No_Jurusan

BAGIAN

No_Bagian Kredit

NILAI

No_Bagian Nilai

- 13 -

teknik pengumpulan data yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sample. Langkah-langkah yang harus dilakukan, yaitu : 1. Menentukan jenis penelitian 2. Merencanakan jadwal penelitian

Mengatur jadwal wawancara Mengatur jadwal observasi Mengatur jadwal pengambilan sampel

3. Membuat penugasan penelitian 4. Membuat agenda wawancara 5. Mengumpulkan hasil penelitian Menganalisis Sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalis hasil penelitian sulit dilakukan oleh analis system yang masih baru, karena itu diperlukan pengalaman. Yang harus dilakukan dalam menganalisis system adalah :

Menganalisis kelemahan system Dalam menganalisis kelemahan sistem perlu ditemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul. Yang perlu untuk dikaji dn ditelaah dalam menganalisis kelemahan system diantaranya :

Menganalisis distribusi pekerjaan Menganalisis pengukuran pekerjaan Menganalisis keandalan Menganalisis dokumen Menganalisis laporan Menganalisis teknologi

Menganalisis kebutuhan informasi pemakai/manajemen Setelah selesai menganalisis kelemahan system, maka tugas lainnya adalah menganalisis untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai.

Membuat Laporan Hasil Analisis Setelah semua proses analisis selesai dilakukan, tugas berikutnya adalah membuat laporan hasil analisis dengan tujuan :

Melaporkan bahwa analisis selesai dilakukan Meluruskan kesalahpahaman mengenai apa yang ditemukan dan dianalisis oleh

analis system yang tidak sesuai menurut manajemen Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen Meminta persetujua untuk tindakan selanjutnya.

- 14 -

3.2. PENDEKATAN TERSTRUKTUR UNTUK MENGEMBANGKAN SISTEM Pendekatan terstruktur digunakan dalam analisis system, rancangan system, dan pengembangan perangkat lunak. Tujuan pendekatan terstruktur adalah agar pada akhir proyek system dapat diperoleh system informasi yang memenuhi kebutuhan pemakai, tepat waktu dan sesuai anggaran serta mudah digunakan, dimengerti dan dipelihara. Ciri utama yang mendukung pendekatan terstruktur meliputi :

Perangkat Pemodelan Perangkat pemodelan digunakan untuk membuat model dan mendeskripsikn berbagai macam system, subsistem dan rancangan perngkat lunak diatas kertas atau layer untuk pemeriksaan dan penilaian baik oleh professional system maupun pemakai system. Tugas pokok perangkat pemodelan adalah menguraikan system menjadi bagian-bagian yang dapat diatur dan mengkomunikasikan cirri konseptual dan fungsional system kepada semua pengmat.

Modularisasi Modularisasi adalah proses penguraian system menjadi modul-modul yang dapat dioperasikan secara independent. Keuntungan modularisasi adalah dengan cara menguraikan modul-modul berulangkali sampai setiap modul berisi satu fungsi yang terdefinisi dengan baik dengan sasarannya adalah untuk mengurngi kompleksitas, meningkatkan penyederhanaan dan memudahkan pemeliharaan.

Dekomposisi top-down Iterasi Aktivitas parallel Otomatisasi pengembangan sistem

3.3. PERAN DAN JENIS PERANGKAT PEMODELAN Perangkat pemodelan digunakan untuk mengembangkan model dari system yang telah ada atau yang baru direncanakan. Peran perangkat pemodelan yaitu :

Komunikasi Eksperimen Prediksi

Jenis-jenis perangkat pemodelan yaitu :

Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Kamus Data (Data Dictionary) Diagram Entitas Relasi (Entity Relationship Diagram) Diagram Transisi Keadaan (State Transition Diagram) Bagan Struktur Diagram Alur Program Terstruktur Dll.

- 27 -

3.3.3. DIAGRAM ENTITAS RELASI

ERD menggambarkan data diam misalnya file juga bisa digunakan untuk tugas-tugas pemodelan lain, misalnya kita menggunakan ERD untuk pemodelan di seluruh perusahaan dan kita menggunakan ERD yang dimodifikasi untuk membuat model rancangan perangkat lunak yang berorientasi pada objek. Sekarang kita akan bahas ERD dalam peran tradisional sebagai penyimpanan data pemodelan.

Simbol-simbol yang digunakan untuk mengembangkan ERD adalah sebagai berikut :

ARTI SIMBOL Entitas adalah orang, tempat, objek, kejadian atau kosep tentang data yang tercatat. Segi empat digunakan untuk menggambarkan entitas pada ERD.

Suatu relasi adalah abstraksi dari seperangkat asosiasi yang mengikat diantara entitas entitas yang berbeda. Relasi digambarkan dengan kotak berbentuk wajik dengan garis yang dihubungkan dengan tipe-tipe entitas terkait. Kotak tersebut berisi kata kerja yang menjelaskan relasi yang memungkinkan analis menjelaskan relasi diantara entitas-entitas secara eksplisit. Suatu relasi juga berisi garis wajik ke entitas-entitas yang terkait. Garis dengan notasi yang sesuai menunjukkan kejadian-kejadian dianta-ra entitas. Relasi mungkin satu dengan satu (1:1), satu dengan banyak (1:M), atau banyak dengan banyak (M:N).

1 : 1

1 : M

M : N

Langkah-langkah penggambaran ERD adalah sebagai berikut : 1. Mengenali entitas, meliputi pengenalan dan pemberian label pada entitas yang

terdiri ats sistem yang sedang dikembangkan contoh sistem pelaporan universitas dengan entitas-entitasnya adalah JURUSAN, FAKULTAS, MAHASISWA, MATA KULIH POKOK, MATA KULIAH, BAGIAN DAN NILAI

NAMA ENTITAS

NAMAENTITAS

Kata Kerja

NAMA ENTITAS

NAMAENTITAS

Kata Kerja

NAMA ENTITAS

NAMAENTITAS

Kata Kerja

NAMA ENTITAS

- 26 -

MENDEFINISIKAN STRUKTUR DATA Notasi-notasi untuk informasi tambahan di kamus data dengan menggunakan :

Notasi Arti

= Terbentuk dari (is composed) atau terdiri dari (consist of) atau sama dengan (is equivalent of)

+ AND (dan)

[ ] Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data di dalam kurung ini)

| Sama dengan simbol [ ]

M{ }N Iterasi (elemen data di dalam kurung beriterasi mulai minimum N kali dan maksimum M kali)

( ) Optional (elemen data di dalam kurung sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada)

= Keterangan setelah tanda ini adalah komentar Contoh penggunaan notasi ini misalnya arus data LANGGANAN mempunyai struktur data :

KODE LANGGANAN NAMA LANGGANAN = NAMA KECIL + (NAMA KELUARGA) ALAMAT = JALAN + KOTA + KODE POS (TELP) PENGECER GROSIR BATAS KREDIT *Jumlah kredit maksimum yang diijinkan ATAU struktur data bisa didefinisikan sebagai berikut :

KEY NAMA FIELD TIPE DATA LEBAR KETERANGAN Ya KDLGN Char 5 Kode Langganan NMLGN Char 20 Nama Langganan ALMT Char 30 Alamat Langanan TELP Char 11 Nomor Telepon PGCR Char 20 Pengecer GRSR Char 20 Grosir BTSKDT Numerik 6 Batas Kredit

- 15 -

3.3.1. DIAGRAM ARUS DATA

Bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem mulai dikenalkan tahun 1967 oleh Martin dan Estrin yang memperkenalkan algoritma program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E. Yourdan dan L.L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk menggambarkan arus data dalam perancangan program. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus data dan data sistem dikenal dengan nama diagram arus data.

DFD adalah : Untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan

dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan.

Alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design)

Dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Merupakan dokumantasi dari sistem yang baik

SIMBOL YANG DIGUNAKAN DFD Simbol-simbol yang digunakan di DFD adalah : a. Kesatuan luar/batas sistem (external entity/boundary), merupakan kesatuan di

lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Yang termasuk kesatuan luar diantaranya ;

Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi diluar sistem yang dikembangkan.

Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.

Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok.

Sistem informasi lain di luar sistem yang sedang dikembangkan. Sumber asli dari suatu transaksi Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Simbol kesatuan luar adalah : Contoh :

a. Langganan

b. Pemasok

c. Gudang

- 16 -

b. Arus data (data flow), menunjukkan adru dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :

Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem. Masukan untuk komputer. Komunikasi ucapan. Surat-surat atau memo. Data yang dibaca atau direkam ke suatu file. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

Simbol arus ada adalah : Perhatikan konsep-konsep arus data di bawah ini : 1. Konsep paket dari data (packet of data), bila dua atau lebih data mengalir dari

sumber yang sama ke tujuan yang sama maka harus dianggap sebagai satu arus data tunggal. Contoh arus data yang salah : order langganan pembayaran Contoh arus data yang benar : order langganan dan pembayaran Bila dua buah data ini akan ditangani oleh dua proses yang berlainan, berarti mempunyai tujuan yang berbeda, walaupun sumbernya sama, maka dapat digambarkan sebagai berikut : Order langganan pembayaran

2. Konsep arus data menyebar (diverging data flow), arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda.

a. Langganan

1

Proses order langganan

a. Langganan

1

Proses order langganan

a. Langganan

1

Proses order langganan

2

Proses Penerimaan kas

- 25 -

Contoh :

a. Langganan

c. Bag. Gudang

d. Bag. Pengiriman

Order langganan

Rekam back order

1.1P Mengecek peme-

nuhan orde

1.2P Merekamkan back

order

1.4P Membuat faktur

penjualan

Order tdk terpenuhi

Faktur, tembusan kredit, Tembusan jurnal

D1 Langganan

D8 Order penjualan

Order penjualan

Nama langganan

Order penjualan

1.2P Merekamkan back

order Order yang terpenuhi

D8 Order penjualan

Rekam order penjualan 2P

Memverifikasi kredit

D6 Persediaan

D7 Back order

Tembusan permintaan persediaan

Nama arus data: TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAANAlias : FAKTUR, TEMBUSAN JURNAL, TEMBUSAN KREDIT Bentuk data : Dokumen cetakan komputer Arus data : - Proses 1.4P - Bag. Gudang - Proses 1.4P - Bag. Pengiriman - Bagian Pengiriman - Proses 3 Penjelasan : Tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang Periode : Setiap kali terjadi penjualan (harian) Volume : Volume rata-rata tiap hari adalah 100 dan volume puncak adalah 150 Struktur data : TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN terdiri dari item data : KODE LANGGANAN NAMA LANGGANAN TANGGAL PENJUALAN NOMOR FAKTUR Satu sampai dengan maksimum 10 kali : KODE BARANG NAMA BARANG UNIT JUAL HARGA SATUAN TOTAL HARGA TOTAL PENJUALAN POTONGAN PENJUALAN PAJAK PENJUALAN TOTAL DIBAYAR JENIS PENJUALAN

- 24 -

3.3.2. KAMUS DATA Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD. Arus data di DAD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DAD secara lebih terinci dapat dilihat di Kamus Data. ISI KAMUS DATA Kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya, oleh karena itu kamus data harus memuat hal-hal berikut ini : Nama arus data, nama arus data harus dicatat di kamus data agar yang membaca

DAD dan memerlukan penjelasan tentang arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya di Kamus Data

Alias, atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untu orang atau departemen satu dengan yang lainnya.

Bentuk data, bentuk data yang mengalir bisa berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor, variabel, parameter dan field.

Arus data, menunjukkan dari mana data mengalir da ke mana data akan menuju. Penjelasan, dapat diidi keterangan-keterangan lain tentang arus data yang

tersebut. Periode, menunjukkan kapan terjadinya arus data ini sehingga dapat digunakan

untuk mengidentifikasi kapan input data dimasukkan, kapan proses program dilakukan dan dan kapan laporan dihasilkan.

Volume, menunjukkan volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Struktur data, menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-

item data apa saja.

- 17 -

Tembusan Jurnal Order penjualan Tembusan perminta- Tembusan kredit an barang 3. Konsep arus data mengumpul (converging data flow), arus data yang

mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tuuan yang sama.

faktur pengiriman slip pengepakan ATAU faktur slip pengepakan 4. Konsep sumber dan tujaun arus data , semua arus data harus dihasilkan dari

proses atau menuju ke suatu proses (dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu proses atau berasal dari bukan proses tetapi menuju ke suatu proses atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu proses). Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu dai hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan suatu proses.

c. Proses (process), adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin

atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedangkan untuk logical data flow diagram proses hanya menunjukkan proses dari komputer.

b. Gudang

2

Proses order langganan

3

Proses Verifikasi kredit

1

Proses Penerimaan kas

a. Langganan

1

Proses Pembuatan faktur

2

pembuatan slip pengepakan

a. Langganan

1

Proses Pembuatan faktur

2

pembuatan slip pengepakan

- 18 -

Simbol proses adalah : atau Keterangan :

Identifikasi proses, umumnya berupa angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.

Nama proses, menunjukkan apay yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama harus jelas dan lengkap yang menggambarkan kegiatan prosesnya yang biasanya diawali dengan kata kerja.

Pemroses, menunjukkan siapa atau dimana proses dilakukan (bersifat opsional).

Berikut ini adalah berbagai kemungkinan arus data dalam suatu prose : 1. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah

arus data. Kartu jam kerja daftar gaji

2. Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus dan menghasilkan sebuah arus data.

Kartu jam kerja daftar gaji tingkat upah 3. Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebih dari

sebuah arus data. Laporan umum piutang Rincian piutang Laporan piutang ditagih

d. Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut :

Suatu file atau database di sistem komputer Suatu arsip atau catatan manual Suatu kotak tempat data di meja seseorang Suatu tabel acuan manual Suatu agenda atau buku.

Simbol simpanan adalah sebagai berikut :

media nama data store contoh D1 penjualan

Identifikasi proses

Nama proses

Pemroses

1

Hitung gaji

Personalia

1

Hitung gaji

Personalia

1

Hitung gaji

Personalia

- 23 -

8. Setelah semua penggambaran tesebut beres, maka semua DAD ini digabung

dalam satu diagram.

d. Bag. Pengiriman

4.1P Membuat laporan order langganan

DFD LEVEL 1 UNTUK PROSES MEMBUAT LAPORAN

D8 Order Penjualan Order Penjualan

4.2P Membuat laporan

back order

4.3P Membuat laporan penjualan langganan

4.4P Membuat laporan penjualan harian

D1 Langganan Kode Langganan

Langganan

D7 Back Order Back order

D1 Langganan Kode Langganan

Langganan

D4 Penjualan Detail Penjualan

D1 Langganan Kode Langganan

Langganan

D4 Penjualan Detail Penjualan

Laporan order langganan

Laporan back order

Laporan penjualan berdasarkan langganan

Laporan penjualan harian

- 22 -

7. Seteleh semua level DAD digambar, berikutnya adalah menggambar DAD untuk

pelaporan manajemen yang digambar secara terpisah.

a. Langganan

c. Bag. Gudang

d. Bag. Pengiriman

Order langganan

Rekam back order

1.1P Mengecek peme-

nuhan orde

1.2P Merekamkan back

order

1.4P Membuat faktur

penjualan

Order tdk terpenuhi

Faktur, tembusan kredit, Tembusan jurnal

D1 Langganan

D8 Order penjualan

Order penjualan

Nama langganan

Order penjualan

1.2P Merekamkan back

order Order yang terpenuhi

D8 Order penjualan

Rekam order penjualan 2P

Memverifikasi kredit

D6 Persediaan

D7 Back order

Tembusan permintaan persediaan

DFD LEVEL 1 UNTUK PROSES MEMPROSES ORDER LANGGANAN

d. Bag. Pengiriman

Tembusan jurnal

3.1P Merekam transaksi

D2 Buku besar 3.2P

Posting Buku Besar

Ringkasan penjualan

Piutang pelanggan

DFD LEVEL 1 UNTUK PROSES MEREKAM TRANSAKSI DAN POSTING

D1 Langganan

D3 Piutang dagang

D4 Penjualan

D6 Persediaan

Transaksi piutang

Detail penjualan

D5 Transaksi barang Detail transaksi barang

Barang dijual

Ringkasan penjualan

- 19 -

Didalam penggambaran simpanan data perlu diperhatikan hal-hal berikut : Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang

menggunakan atau merubah data simpanan data adalah suatu proses. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan

proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa proses : a. menambah atau menyimpankan record baru atau dokuman baru ke

dalam simpanan data. b. Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data. c. Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di

simpanan data. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan

bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa simpanan luar komputer (disk) berarti membaca data dari suatu record di file sedang untuk simpanan data berupa media manual berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat isinya dari suatu simpanan data.

Untuk suatu proses yang yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan dan update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran sebagai berikut : a. Menggunakan sebuah garis dengan panah mengarah ke kedua arah yang

berlawanan dari simpanan data b. Menggunakan arus data yang terpisah.

BENTUK DIAGRAM ARUS DATA Terdapat 2 bentuk DAD yaitu : a. Diagram Arus Data Fisik (DADF), lebih tepat digunakan untuk menggambarkan

sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanannya adalah bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual.

b. Diagram Arus Data Logika (DADL), lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem baru), dengan tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan, tetapi penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan sistem, yaitu proses apa secara logika yang dibutuhkan oleh sistem.

PEDOMAN MENGGAMBAR DAD

Berikut pedoman bagaimana menggambar DAD baik untuk DADF atau DADL. Contoh dibawah ini adalah untuk DADL tetapi bisa juga digunakan untuk DADF. 1. Identifikasi dulu semua kesatuan luar yang terlibat di dalam sistem. Misalnya

untuk sistem penjualan mempunyai kesatuan luar yang terlibat seperti langganan, manajer kredit, bagian gudang dan bagian pengiriman.

2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. Misalnya untuk sistem penjualan ini, input/output yang terlibat dengan kesatuan luar adalah:

- 20 -

Kesatuan Luar Input Output Langganan Order langganan -

Bag. Gudang - Tembusan permintaan persediaan

Bag. Pengiriman Tembusan jurnal Faktur, tembusan kredit dan tem-busan jurnal

Manajer Kredit - Status piutang 3. Gambarlah dulu diagram konteks (context diagram). DAD merupakan alat untuk

structured analysis. Pendekatan struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (top level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih terinci (lower level) disebut overview diagram (level 0).Tiap-tiap overview akan digambar lebih terinci lagi disebut level 1, dan tiap proses di level 1 akan digambar kembali dengan terinci disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lagi.

4. Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih

dahulu. Bagan berjenjang (hirarchy chart) digunakan untuk mempersiapkan panggambaran DAD ke level-level lebih bawah lagi. Bagan berjenjang bisa digambar menggunakan notasi proses pada DAD. Untuk sistem penjualan ini, semua proses yang bila digambarkan sesuai dengan jenjangnya dalam baga berjenjang akan tampak sebagai berikut :

0

Transaksi Penjualan

1

Memproses order langganan

1.1

Mengecek pemenuhan

order

1.2

Merekam back order

1.3

Membuat order

penjualan

1.4

Membuat faktur dan tembusan

3.1

Merekam transaksi

3.2

posting buku besar

4.1

Membuat laporan order

langganan

4.2

Membuat laporan

back order

4.3

Membuat laporan

penjualan langganan

4.4

Membuat laporan

penjualan harian

2

Memverifikasi kredit

3

merekam transaksi dan posting

4

membuat laporan

Top level

Overview diagram Level 0

Level 1

a. Langganan

b. Manajer Kredit

c. Bag. Gudang

d. Bag. Pengiriman

Order langganan

Status langganan Tembusan permintaan persediaan

Faktur, Tembusan kredit Tembusan Jurnal

0 Transaksi Penjualan

- 21 -

5. Gambarlah sketsa DAD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang. Untuk level 0, proses berhubungan dengan pembuatan laporan pada manajemen (dicontoh merupakan proses 4) sebaiknya tidak digambarkan agar memudahkan penggambarannya.

6. Gambarlah DAD untuk level-level berikutnya yaitu level 1 dan seterusnya.

Misalnya contoh apliasi transaksi penjualan DAD yang harus digambar adalah level 1 untuk proses 1, proses 2 dan proses 3.

a. Langganan

c. Bag. Gudang

b. Manajer Kredit

d. Bag. Pengiriman

Order langganan

Status langganan

Tembusan permintaan persediaan

Faktur, Tembusan kredit , Tembusan jurnal

1 Memproses order

langganan

D7 Back order

2P Memverifikasi

kredit

3 Merekam transaksi

dan posting

D8 Order penjualan

Rekam back order Rekam order penjualan

Order penjualan

Order penjualan

Kode langganan

D2 Back order

Tembusan jurnal

Ringkasan penjualan

D1 Langganan

D3 Piutang dagang

D4 Penjualan

D6 persediaan

D8 Order penjualan

D5 Transaksi barang

Piutang langganan

Transaksi Piutang

Detail penjualan Detail transaksi barang

Barang dijual

Order penjualan