Konsep Sistem

6-1

Model

Model adalah abstraksi dari sesuatu hal. Di

dalamnya direpresentasikan obyek atau

aktifitas yang disebut entitas.

Manajer menggunakan model untuk

merepresentasikan masalah yang akan

diselesaikan.

Empat Jenis Model

1) Model fisik

– Representasi tiga dimensi, contoh maket dan

prototipe kendaraan.

2) Model naratif

– Lisan atau tertulis

3) Model grafis

– Abstraksi garis, simbol, atau bentuk geometris

4) Model matematis

– PersamaanEOQ =

2PS

M6-3

Cost

Order Quantity

0EOQ

Total cost

Purchasing cost

Model Grafis dari

Konsep Economic Order Quantity (1)

6-4

A. A Flowchart

Sales

Orders

Sales

Orders

Report

Sales

Orders

Sales

Orders

Edit

Sales

Orders

Enter Sales

Order Data

Prepare Sales

Order Report

Sales Order

History

File

B. A Data Flow Diagram

Customers

1.

2.

3.

Sales

Orders

Sales

Order

Data

Sales

Order

Report

Enter Sales

Orders

Edit Sales

Orders

1. Edit

Sales

Orders2. Enter

Sales

Order

Data

3. Prepare

Sales

Order

Report

Sales Order

History File

Sales

Manager

6-5Model Grafis Alur Sales Order

Kegunaan Model

Keempat model tersebut memfasilitasi

adanya pengertian dan komunikasi.

Model matematis juga dapat memprediksi

masa depan.

6-6

The General Systems Model

Diagram grafis yang disertai dengan narasi

menggambarkan seluruh organisasi secara

umum menggunakan kerangka kerja sistem

(systems framework).

Sistem Fisik:

– Aliran Material

– Aliran Personnel

– Aliran Mesin

– Aliran Uang 6-7

Proses

Transformasi

The Physical System of the Firm

Sumberdaya

Input

Sumberdaya

Output

Lingkup perusahaan

(Boundary of the Firm)

6-8

The Conceptual System

Open-loop systems:

– Sistem tanpa feedback loop/mekanisme pengendalian

Closed-loop systems (feedback loop)

– Sistem dengan feedback loop/mekanisme pengendalian

Pengendalian manajemen

– Manajer berfungsi sebagai pengendali/controller

Information processor

6-9

Proses

Transformasi

Mekanisme

Pengendalian

(control)

Sumberdaya

Input

Sumberdaya

Output

A Closed-Loop System

Umpan balik Umpan balik

6-10

Manajemen

Proses

Transformasi

Sumberdaya

Input

Sumberdaya

Output

Informasi Informasi

The Physical System of the Firm

as a Controlled System

6-11

Laporan Penjualan dari

Fast-Moving Products

Year-to-Date % of Total

Item Number Item Description Sales Volume Year-to-Date Sales

400293 BRAKE PIPE $1,702.93 .068

319421 DOOR HANDLE GASKET 1,624.00 .065

786402 CLUTCH DRIVEN PLATE 1,403.97 .056

190796 CARPET SNAP 1,102.00 .044

001007 SPARK PLUG 1,010.79 .040

739792 HOSE CLIP 949.20 .038

722210 RUBBER PLUG 946.73 .038

410615 UPPER DOOR HINGE 938.40 .038

963214 REAR TUBE SHOCK 922.19 .037

000123 NEEDLE VALVE 919.26 .037

Totals $11,519.47 .461 6-12

Informasi Dikumpulkan dari

Seluruh Elemen Sistem Fisik

Manajemen

Proses

TransformasiSumberdaya

Output

Sumberdaya

Input

Informasi Informasi

6-13

Laporan Analisa Pemasok

Item Number: 410615

Item Description: Upper Door Hinge

SUPPLIER LAST UNIT DAYS TO PCT.

NUMBER NAME DATE P.O. # QTY. PRICE RECEIPT REJECTS

3062 CARTER 7/12 1048-10 360 $8.75 12 .00

& SONS

4189 PACIFIC 4/13 962-10 350 $9.10 08 .02

MACHINING

0140 A.B. MERRIL 1/04 550-10 350 $8.12 03 .00

2111 BAY AREA 8/19 1196-10 360 $11.60 19 .04

6-14

Laporan Satus Pekerjaan Memberikan

Informasi Mengenai Proses Transformasi

Job Number: 84-182

Customer: Wankel Automotive

CURRENT STATUS

Step 4-weld supports to frame

Department 410-Welding

Date and Time Begun-10/8; 10:15A

Projected Job Completion-10/14; 9:30A

NEXT PROCESS

•Step 5-paint frame

•Department 632-Paint

6-15

Manajemen Information

Processor

Sumberdaya

Output

Sumberdaya

Input

Informasi Informasi

Data

Proses

Transformasi

Pemroses Informasi (information processor)

Mentransformasi Data Menjadi Informasi

6-16

Sistem Konseptual (cont.)

Dimensi Informasi

– Relevan

– Akurat

– Tepat waktu

– Lengkap

Terlalu banyak informasi disebut ‘Information Overload’

6-17

Sistem Konseptual (cont.)

Standard

– Mengukur kinerja yang

telah disepakati

– Umumnya dinyatakan

secara spesifik

– Digunakan untuk

mengendalikan sistem

fisik

Objectives

– Seluruh tujuan (goal)

yang harus dicapai

sistem

– Sistem memmiliki satu

atau lebih tujuan

(objectives)

6-18

Dengan demikian, sistem konseptual terdiri dari 3 elemen

kunci :

- Manajemen

- Information Processor

- Standard

Perbandingan tujuan (objectives) dan standar

Objectives Standar Kinerja

Mencapai volume penjualan tahunan minimum $25 juta

Menjaga 20% pangsa pasar

Menjaga tingkat pertumbuhan tahunan 15%

Membayar dividen kepada pemegang saham setiap

triwulan

Menjaga harga saham (common stock) diatas $85/saham

Realisasi laba setelah pajak 15% dari penjualan

Menjaga catatan hari bebas kecelakaan

Menjaga employee turnover di bawah 10%

Investasi minimum 15% dari penjualan pada riset dan

pengembanganMencapai stockout tidak lebih dari 2% pada items dalam

inventori sepanjang tahun ini.

Menjaga angka backorders kurang dari 5% dari seluruh

order yang diproses

Tidak ada penutupan pabrik karena ketidaktersediaan

materialPerusahaan tidak memiliki catatan/tuntutan hukum dari

pelanggan, supplier, dan pemerintah

Memenuhi Kebutuhan

Pelanggan

Menghasilkan return

on investment bagi

pemilik

Beroperasi secara

efisien

Invetasi di Masa Depan

Mengembangkan

sumberdaya

penawaran

Beroperasi secara

etis6-19

Sumberdaya

Output

Sumberdaya

Input

ManajemenInformation

Processor

Proses

Transformasi

Standard

Informasi Informasi

Data

Standar Kinerja Tersedia

untuk Manajemen and Information Processor

6-20

Conceptual System (cont.)

Management by exception

– Membandingkan standar dengan output

informasi dari sistem

– Manajer menjadi terlibat ketika kinerja sistem

berada diluar acceptable range

– Kemampuan yang diberikan oleh CBIS

Conceptual by Business Information system

6-21

Conceptual System (cont.)

Critical Success Factors (CSFs)

– CSF merupakan aktifitas-aktifitas perusahaan

yang berpengaruh kuat terhadap kemampuan

perusahaan untuk memenuhi tujuan perusahaan

– Perusahaan memiliki beberapa CSFs

– CSFs memfokuskan perhatian pada sebagian

aktifitas perusahaan

6-22

Standard

ManajemenInformation

Processor

Sumberdaya

OutputProses

TransformasiSumberdaya

Input

Data

InformasiKeputusan

Perubahan Dibuat di dalam Sistem Fisik

Melalui Aliran Keputusan

6-23

Conceptual System (cont.)

Aliran Keputusan

– Modifikasi lain dari general model - relabel

informasi menjadi keputusan.

– Data ditransformasikan menjadi informasi oleh

information processor.

– Manajer mentransformasikan informasi

menjadi keputusan. Keputusan dilakukan untuk

mengubah/memperbaiki kinerja sistem.

6-24

The General Systems Model of the Firm

Standards

Management Information

Processor

Output

Resources

Transformation

ProcessInput

Resources

Data

InformationDecisions

Environment

Physical

Resources Physical

Resources

Information

and

Data

6-25

General Systems

Model in Context – for student

Membantu penyesuaian terhadap perusahaan

Memberikan a sense of stability

Memberikan gambaran mengenai apa yang

dapat diharapkan

6-26

Problems -- Good and Bad

Penyelesaian Masalah (problem solving):

– Menghentikan dampak buruk

– Mengkaptalisasi kesempatan-kesempatan (opportunities) menjadi keuntungan bagi perusahaan

Keputusan (decision)

– Tindakan memilih suatu strategi atau aksi yang dipercaya dapat memberikan penyelesaian terhadap permasalahan.

6-27

Elemen dari problem solving

Kondisi yang diinginkan

(desired state)

Kondisi saat ini (current state)

Hambatan-hambatan (constraints)

– Internal – sumberdaya terbatas

– Lingkungan (environmental) – tekanan untuk

membatasi aliran sumberdaya

}Selisih

= Solution Criterion

6-28

Problem

Standards

Information

Problem

solver

(manager)

Solution

Alternate

solutions

Constraints

Desired state

Current state

Element dari conceptual system

Elements of the

Problem-Solving

Process

6-29

Problems versus Symptoms

Ketahui perbedaannya

– Gejala (symptoms) dihasilkan oleh

permasalahan (problem)

– Permasalahan menyebabkan gejala

– Jika permasalahan dikoreksi gejala akan hilang,

tapi tidak sebaliknya

6-30

Problem Structure

1. Structured

– Elemen-elemen and hubungan dimengerti

2. Unstructured

– Tidak ada elemen atau hubungan keterkaitan

yang dimengerti

3. Semistructured

– Beberapa elemen dimengerti

Konsep DSS tentang manajer dan

komputer yang bekerja bersama-sama

menyelesaikan permasalahan. 6-31

Problem Structure

DSSComputer

Solve

Manager

Solve

Structured Semi-structured Unstructured

6-32

Notes ; DSS (Decision support system) : Sistem yang mendukung keputusan manajemen

The Systems Approach

Systematic problem solving process.

John Dewey, 1910

Columbia philosophy professor

1. Kenali kontroversi

2. Timbanglah beberapa

claim alternatif

3. Buat suatu judgement

Problem

Solution

6-33

Fase I: Preparation EffortLangkah 1. Lihat perusahaan sebagai suatu sistem

Langkah 2. Kenali environmental system

Langkah 3. Identifikasi sub sistem perusahaan

Fase II: Definition EffortLangkah 4. Laksanakan mulai dari sebuah sistem sampai tingkat subsistem

Langkah 5. Analisa bagian-bagian sistem dalam urutan tertentu

Fase III: Solution EffortLangkah 6. Identifikasi alternatif penyelesaian

Langkah 7. Evaluasi alternatif solusi

Langkah 8. Pilih solusi terbaik

Langkah 9. Implementasikan solusi

Langkah 10. Follow up untuk menjamin solusi berjalan efektif

Fase-fase dan Langkah-langkah Systems Approach

Keputusan dibuat pada setiap langkah

dari fase definisi dan solusi6-34

Preparation Effort

Langkah 1 – Lihat perusahaan sebagai

sebuah sistem

Langkah 2 - Kenali lingkungan dari sistem

Langkah 3 - Identifikasi subsistem perusahaan– Business areas

– Level manajemen

– Aliran sumberdaya

Langkah-langkah dapat diambil tidak berurutan atau bersamaan.

Preparation effort untuk membentuk frame of mind

dalam penyelesaian masalah.6-35

The Systems Approach Memerlukan Pengambilan Keputusan

Definition

Effort

Solution

Effort

FASE Langkah (step) Keputusan (decision)

4. Laksanakan dari suatu

sistem sampai level sub

sistem.

5. Analisa bagian-bagian

sistem dengan urutan

tertentu.

6. Identifikasi alternatif

penyelesaian.

7. Evaluasi alternatif solusi.

8. Pilih solusi terbaik.

9. Implementasikan solusi.

10. Follow up untuk

menjamin solusi efektif.

Dimana permasalahan?

Perlukah data baru dikumpulkan, ataukah data

sudah ada?

Bagaimana data akan dikumpulkan?

Apa yang menyebabkan permasalahan?

Berapa banyak alternatif yang harus

diidentifikasi?

Apakah alternatif-alternatif tersebut feasible?

Kriteria mana yang harus digunakan?

Bagaimana masing-masing alternatif memenuhi

setiap kriteria?

Apakah semua kriteria memiliki bobot yang

sama?

Apakah informasi cukup untuk melakukan

seleksi?

Alternatif mana yang paling sesuai dengan

kriteria yang dikehendaki?

Kapan solusi tersebut diimplementasikan?

Bagaimana solusi harus diimplementasikan?

Siapa yang harus melakukan evaluasi?

Seberapa baik solusi sesuai dengan objectives?6-36

Society

FinancialCommunity

GovernmentGlobal

Community

SuppliersThe

Firm

Laborunions

Stockholdersor owners

Customers

Competitors

Lingkungan Perusahaan

2-37

Source: RG Ch 2

Marketing Subsystem Manufacturing Subsystem Finance Subsystem

President

Setiap Area Fungsional adalah Subsistem

Human Resources

Subsystem

Information Services

Subsystem6-38

Sesuatu Memicu Definition Effort

Definition effort didorong karena adanyasignal feedback yang diluar acceptable range (bisa lebih baik/lebih buruk).

Signal tersebut disebabkan oleh pemicu(problem trigger), yakni:

1. Suatu tindakan

2. Berlalunya waktu

3. Dari dalam perusahaan atau lingkungan

6-39

Definition Effort

Langkah 4: Laksanakan mulai dari suatu

sistem hingga ke level sub sistem

– Setiap level adalah suatu sistem

– Apakah subsistem-subsistem terintegrasi di

dalam suatu unit fungsional dengan baik?

– Apakah sub sistem perlu dibagi lebih lanjut?

6-40

Definition Effort [cont.]

Langkah 5: Analisa elemen-elemen sistem

dengan suatu urutan tertentu:

1. Standar evaluasi. Standar haruslah valid,

realistis, dapat dimengerti, dapat diukur

2. Bandingkan system outputs dengan standar

3. Evaluasi manajemen

4. Evaluasi information processor

5. Evaluasi input dan sumberdaya input

6. Evaluasi proses transformasi

7. Evaluasi sumberdaya output 6-41

1.

Standards

3.Management

4.Information

processor

5. Input

resources

6.Transformation

processes

7.Output

resources

2.Outputs

Setiap Bagian dari Sistem Dianalisan Berurutan

+Inputs.

6-42

Solution Effort

Langkah 6: Identifikasi alternatif-alternatif

– Carilah cara-cara lain untuk menyelesaikan masalah

yang sama

» Brainstorming

» Joint Application Design (JAD) session

Langkah 7: Evaluasi setiap alternatif solusi

Langkah 8: Pilih solusi terbaik

– Mintzberg mengidentifikasi 3 cara untuk memilih

alternatif terbaik:

» Analysis – evaluasi sistematis dari beberapa opsi

» Judgment – proses pemikiran seorang manajer

» Bargaining – negosiasi diantara beberapa manajer6-43

Langkah Akhir dari Solution Effort

Langkah 9: Implementasikan solusi

Langkah 10: Follow-up untuk menjamin

bahwa solusi berjalan efektif

6-44

Review of Systems Approach

Integrasi setiap langkah dari systems

approach merupakan tantangan manajerial

Upaya persiapan manajerial merupakan titik

awal yang bagus.

Selanjutnya, manajer terlibat didalam

dekomposisi fungsional

– Definition effort

Akhirnya, manajer menyelesaikan

permasalahan

– Solution Effort6-46