Knowledge Management

Organizational Maturity Model

Kelas A

Oleh :

Andika Febrianta 1201110160

MANAJEMEN BISNIS TELEKOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

TELKOM ECONOMICS AND BUSINESS SCHOOL

TELKOM UNIVERSITY

2014

Organizational Maturity Model

Organizational Maturity model adalah model deskriptif dari tahapan yang dilalui

organisasi berkembang karena mereka menentukan, melaksanakan, terus berkembang dan

meningkatkan proses mereka. Ini adalah model organisasi yang menggambarkan evolusi lima

tahap (tingkat) di mana sebuah organisasi mengelola proses tersebut. Organisasi harus

mampu menyerap dan menjalankan aplikasi perangkat lunak. Model ini juga memberikan

langkah-langkah spesifik dan kegiatan untuk mendapatkan dari satu tingkat ke berikutnya.

The Capability Maturity Model (CMM) adalah framework untuk mengukur tingkat

“kematangan” pengembangan sistem informasi dan manajemen proses dan produk suatu

organisasi. Framework CMM untuk sistem dan perangkat lunak informasi bermaksud untuk

membantu organisasi meningkatkan kematangan dari proses pengembangan sistem. CMM

dibagi menjadi lima tingkatan kematangan yang mengukur kualitas dari proses

pengembangan sistem dan perangkat lunak organisasi (setiap level merupakan pra-syarat bagi

level sesudahnya).

Nilai-nilai yang dilihat dalam pengukuran CMM antara lain:

1. Apa yang akan diukur (Parameter)

2. Bagaimana cara mengukurnya (Metode)

3. Bagaimana standar penilaiannya (Skala penilaian)

4. Bagaimana Interpretasinya (Bagi Manusia).

Kegunaan CMM antara lain :

Untuk menilai tingkat kematangan sebuah organisasi pengembang perangkat lunak;

Untuk menyaring kontraktor yang akan menjadi pengembang perangkat lunak;

Untuk memberikan arah akan peningkatan organisasi bagi top management di dalam

sebuah oragnisasi pengembang perangkat lunak;

Sebagai alat bantu untuk menilai keunggulan kompetitif yang dimiliki sebuah

perusahaan dibandingkan perusahaan pesaingnya.

Bagan diatas adalah skala maturity pada organisasi :

Level 1 – Initial

Hampir setiap organisasi memulai dari level yang seringkali disebut anarki atau

kekacauan (chaos) ini. Pengembangan system tidak menggunakan proses yang terstruktur

dan tiap developer menggunakan alat dan metodenya masing-masing. Pada tahap ini

umumnya proses tidak dapat diprediksi, tidak berulang, sering mengalami krisis, over-budget,

dan gagal mencapai target waktu.

Ciri-ciri dari fungsi initial adalah tidak ada manajemen proyek, tidak adanya quality

assurance, tidak adanya mekanisme manajemen perubahan (change management), tidak ada

dokumentasi, adanya seorang ahli yang tau segalanya tentang perangkat lunak yang

dikembangkan, dan sangat bergantung pada kemampuan individual.

Level 2 – Repeatable

Proses dan praktek manajemen proyek pengembangan system telah dirancang untuk

melacak biaya proyek, jadwal, dan kegunaan dari sistem. Pada tahap ini, fokus ditekankan

pada manajemen proyeknya, bukan pada pengembangan sistem (pengembangan sistem

bervariasi untuk tiap proyek). Kesuksesan dan kegagalan masih bergantung pada kemampuan

dan pengalaman dari tim yang mengerjakan proyek. Walaupun begitu, telah terdapat usaha

untuk mengulang keberhasilan proyek sebelumnya, dan manajemen proyek yang efektif pun

akhirnya menjadi pondasi bagi standardisasi proses level berikutnya.

Ciri-ciri dari fungsi repeatable adalah kualitas perangkat lunak mulai bergantung pada

proses bukan pada orang, ada manajemen proyek sederhana, ada quality assurance

sederhana, ada dokumen sederhana, ada software configuration management sederhana, tidak

adanya knowledge management, tidak adanya komitmen untuk selalu mengikuti SDLC dalam

kondisi apapun, tidak adanya stastikal control untuk estimasi proyek dan rentan perubahan

struktur organisasi.

Level 3 – Defined

Proses pengembangan sistem standar (umumnya disebut metodologi) telah dimiliki

atau dikembangkan dan telah digunakan secara terintegrasi melalui unit sistem atau

pelayanan informasi organisasi. Sebagai hasilnya, hasil dari setiap proyek menjadi lebih

konsisten, dokumentasi serta penyampaian yang berkualitas tinggi, dan proses menjadi lebih

stabil, mampu diprediksi (predictable), dan berulang (repeatable).

Ciri-ciri dari level Defined adalah SDLC sudah ditentukan, ada komitmen untuk

mengikuti SDLC dalam keadaan apapun, kualitas proses dan produk masih bersifat kualitatif

atau hanya perkiraan saja, tidak menerapkan Activity Based Costing, dan tidak adanya

mekanisme umpan balik yang baku.

Level 4 – Managed

Telah memiliki tujuan yang terukur untuk kualitas dan produktivitas. Ukuran

mendetail mengenai proses pengembangan proses standar dan kualitas produk telah

dikumpulkan secara rutin dan disimpan dalam database. Pada tahap ini manajemen lebih

proaktif dalam melihat masalah pengembangan sistem. Jadi walaupun proyek menemui

masalah atau isu yang tidak diperkirakan, proses masih akan dapat disesuaikan berdasarkan

efek dari kondisi yang mampu diprediksi dan terukur.

Ciri-cirinya adalah sebagai berikut, sudah ada Activity Based Costing dan digunakan

untuk estimasi proyek berikutnya, proses penilaian kualitas perangkat lunak dan proyek

bersifat kuantitatif, terjadi pemborosan biaya untuk pengumpulan data karena proses

pengumpulan data masih dilakukan secara manual, cenderung belum jelas disebabkan karena

manusia ketika diperhatikan perilakuknya cenderung berubah, tidak ada mekanisme

pencegahan defect dan adanya mekanisme umpan balik.

Level 5 – Optimized

Proses pengembangan sistem terstandarisasi secara kontinu dimonitor dan

ditingkatkan berdasarkan ukuran dan analisa data di level 4. Setiap pembelajaran yang ada

disebarluaskan pada seluruh bagian organisasi dengan penekanan pada penurunan

ketidakefisienandalam proses pengembangan sistem ketika menjaga kestabilan kualitas.

Sebagai kesimpulan, organisasi telah menjadikan peningkatan proses pengembangan sistem

yang kontinu bagian dari dirinya.

Ciri-cirinya adalah sebagai berikut, Pengumpulan data secara automatis, adanya

mekanisme pencegahan defect, adanya mekanisme umpan balik yang sangat baik, dan adanya

peningkatan kualitas dari SDM dan juga peningkatan kualitas proses.

Model Bertingkat (Staged Model)

Model bertingkat menyediakan suatu peta jalan (roadmap) yang telah terdefinisi sebelumnya

untuk peningkatan organisasi berdasarkan pengelompokan dan pengurutan yang teruji untuk

proses dan hubungan-hubungan organisasi yang terkait. Istilah “bertingkat” (staged) berasal

dari cara model untuk menjelaskan peta jalan ini sebagai rentetan tingkat dari daerah proses

yang mengindikasikan dimana sebuah organisasi seharusnya berkonsentrasi untuk

meningkatkan proses organisasinya.

Lima Tingkat Kematangan (Five Maturity Levels)

Tahap Initial (Level 1)

Pada tingkat kematangan 1, proses-proses yang ada biasanya berantakan dan sifatnya ad hoc.

Organisasi biasanya tidak menyediakan lingkungan yang stabil untuk mendukung

berjalannya proses. Kesuksesan pada organisasi-organisasi semacam ini bergantung pada

kompetensi dan pengorbanan dari orang-orang di dalam organisasi dan bukan mengandalkan

proses-proses yang telah terbukti kehandalannya.

Tahap Managed (Level 2)

Pada tingkat kematangan 2, proyek-proyek organisasi telah memastikan bahwa kebutuhan-

kebutuhan dikelola dengan baik dan proses-proses yang ada telah terencana, terukur, dan

terkendali. Disiplin dari proses pada tahap ini membantu memastikan bahwa praktek-praktek

yang dijalankan tetap dipertahankan walaupun dalam waktu tekanan yang tinggi tingginya

(peak time). Ketika praktek-praktek ini dilakukan, proyek-proyek dilaksanakan dan dikelola

menurut rencana-rencana yang didokumentasi. Pada tingkat 2, status dari produk dan

pelepasan layanan dapat terlihat oleh pihak manajemen pada titik-titik yang telah

didefinisikan. Komitmen dibangun di antara stakeholder yang berwenang dan diperbaiki

apabila diperlukan. Produk-produk dikendalikan secara tepat. Produk dan layanan

memmenuhi deskripsi proses, standar proses, dan prosedur proses mereka.

Tahap Defined (Level 3)

Pada tahap ini, proses-proses telah dikarakterisasi dan dimengerti dengan baik, dan dijelaskan

melalui standar, prosedur, tool, dan metode yang ada. Kumpulan proses standar dari

organisasi, yang merupakan dasar dari tingkat kematangan 3, didirikan dan ditingkatkan

seiring berjalannya waktu. Proses-proses standar ini digunakan untuk membangun konsistensi

di dalam organisasi. Proyek membangun proses terdefinisi mereka dengan mengacu kepada

proses standar yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

Tahap Quantatively Managed (Level 4)

Pada tahap kematangan 4, organisasi dan proyek membangun tujuan kuantitatif untuk

kualitas dan kinerja proses, dan menggunakan mereka sebagai kriteria dalam pengelolaan

proses. Tujuan kuantitatif didasarkan pada kebutuhan pelanggan, pengguna kahir, organisasi,

dan pihak yang mengimplementasi proses. Kualitas dan kinerja proses dimengerti dalam

istilah-istilah statistik dan dikelola sepanjang waktu pemakaian proses. Untuk subproses yang

terpilih, pengukuran detil akan kinerja proses dikumpulkan dan dianalisa secara statistik.

Pengukuran kualitas dan kinerja proses dimasukkan ke dalam penyimpanan pegukuran

organisasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang berdasarkan fakta.

Penyebab khusus dari variasi proses diidentifikasi dan, apabila tepat, sumbernya dikoreksi

untuk mencegah kejadian lagi di lain waktu.

Tahap Optimizing (Level 5)

Pada tahap ini, sebuah organisasi secara berkesinambungan meningkatkan proses-prosesnya

berdasarkan pengertian kuantitatif akanpenyebab-penyebab umum dari variasi proses.

Tingkat kematangan 5 mengkonsentrasikan kepada peningkatan secara berkesinambungan

akan kinerja proses melalui proses incremental dan inovatif, dan juga peningkatan secara

teknologi. Tujuan peningkatan proses secara kuantitatif untuk organisasi dibangun, diperbaiki

secara berkesinambungan untuk menangani tujuan bisnis yang dinamis, dan digunakan

sebagai kriteria dalam mengelola peningkatan proses. Akibat-akibat dari peningkatan proses

yang diterapkan diukur dan dievaluasi secara berlawanan terhadap tujuan peningkatan proses

kauntitatif. Baik proses terdefinisi maupun kumpulan proses standar organisasi merupakan

tujuan dari aktivitas peningkatan yang dapat diukur.