3.3 Standar manajemen klinik3.3.1 Pembagian kerja Semua pegawai yang bekerja di klinik Smile mengerti dengan jelas pembagian kerjanya masing-masing. Dokter keluarga memiliki bukti bahwa telah mengikuti pelatihan/ pendidikan kedokteran bersinambungan/ program pengembangan profesionalisme kedokteran yang di dalamnya berisi mengenai menejemen administrasi klinik. Pelayanan dokter keluarga memiliki kerja sama dan adanya pembagian kerja antar semua personil. Pelayanan dokter keluarga juga menyelenggarakan pertemuan berkala antar semua personil yang bekerja di klinik Smile setiap 1 bulan sekali untuk mengevaluasi kinerja setiap bulannya.

3.3.2 Program pelatihanUntuk personil yang baru mulai bekerja di klinik Smile diadakan pelatihan kerja (job training) terlebih dahulu selama 1 2 bulan. Pelatihan / magang diadakan untuk pegawai baru, baik petugas kesehatan atau staf pengunjung lainnya, pelatihan tersebut bertujuan untuk melakukan pendekatan kedokteran keluarga bagi seluruh petugas yang bekerja. Materi pelatihan yang diselenggarakan untuk memastikan setiap personil di klinik Smile mengerti pendekatan pelayanan yang di selenggarakan, mengerti kode etik dan hukum yang diikuti serta mengerti kualitas pelayanan yang ingin dicapai klinik secara keseluruhan.

3.3.3 Program kesehatan dan keselamatan kerja (K3)Semua personil yang bekerja di klinik mengikuti prosedur K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) untuk pusat pelayanan kesehatan. Pelayanan dokter keluarga mempunyai dokumen prosedur K3 untuk pusat pelayanan, serta dokter keluarga harus memiliki bukti telah mengikuti pelatihan kedokteran berkesinambungan/ program pengembangan profesionalisme kedokteran yang di dalamnya berisi K3 untuk pusat pelayanan kesehatan. Prosedur kesehatan dan keselamatan kerja dianjurkan untuk dipahami oleh dokter keluarga bukan hanya untuk kepentingan dirinya dan stafnya, namun dapat juga untuk melayani pasien yang mempunyai masalah yang berhubungan dengan pekerjaannya (occupational diseases). Mengimunisasikan semua petugas yang bekerja di klinik Smile merupakan salah satu cara mengurangi resiko tertularnya penyakit sesuai dalam prosedur K3 serta menggunakan alat-alat pencegahan untuk terpajan langsung serta menjaga kehigienitasan seperti sarung tangan, kacamata pelindung, apron plastik dan sebagainya juga dapat meminimalisasikan penularan penyakit. Pelayanan dokter keluarga harus mempunyai sistem untuk menempatkan dokter atau staf pengganti bila salah satu dokter atau stafnya berhalangan bekerja karena sakit serta memiliki jadwal cuti bagi dokter dan stafnya dalam rangka memelihara kinerja pekerjaannya. Sebagai penunjang terlaksananya K3 pada tempat pelayanan dokter keluarga, klinik Smile juga dapat mengikutsertakan dokter dan karyawannya pada satu badan asuransi atau bapel dalam rangka memperoleh jaminan pemeliharan kesehatan baginya dan keluarganya.

3.3.4 Pembahasan administrasi klinikPimpinan dan staf klinik secara teratur membahas pelaksanaan administrasi klinik yang berlangsung. Dalam klinik Smile pelayanan dokter keluarga yang telah berkembang dan terdiri dari beberapa orang sebagai pemilik, dapat menunjukkan laporan bulanan administrasi klinik yang telah ditanda tangani pimpinan klinik. Administrasi klinik yang baik dan lancar sangat mendukung kualitas pelayanan, oleh karena ini pelayanan dokter keluarga perlu mengevaluasi bukan hanya dari segi pelayanan medis namun juga dari segi administrasi. Selain itu dalam pertemuan berkala yang diadakan setiap bulannya dapat pula membahas administrasi klinik seyogyanya bukan hanya diikuti oleh pengelola administrasi, namun juga oleh pengelola pelayanan, agar dapat saling menunjang bidang pekerjaan satu sama lain.