BAB I

PENDAHULUAN

A. Laiar Belakang Masalah

Kedudukan informasi dalam suatu organisasi merupakan

salah satu unsur penting yang memberi kemungkinan hidup,

berkembang, dan memperlancar kegiatan organisasi baik pada

tingkat pembuatan kebijakan maupun pada tingkat operasional.

la diakui sebagai salah satu sumber daya utama organisasi

yang menghendaki tindakan manajemen yang memadai terhadapnya

CParker, 1989) . Demikian pula keberadaan informasi dengan

jumlah dan mutu yang memadai adalah suatu kebutuhan demi

kelangsungan hidup organisasi.

Kondisi yang menjadi prasyarat lahirnya informasi ini

meliputi berbagai unsur organisasi, seperti unsur manusia

(perangkat akal), perangkat keras, dan perangkat lunak.

(Nugroho,dkk, 1990). Idealnya adalah bahwa semua unsur

sistem ini berada dalam satu tata hubungan yang harmonis dan

fungsional. Persoalan yang muncul kemudian dari kondisi ini

adalah bagaimana menata unsur-unsur informasi dalam suatu

kesatuan yang fungsional untuk mengemban misi memprodukai

informasi dalam jumlah dan kualitas yang dibutuhkan dan

mengalirkannya keseluruh bagian organisasi.

Kontribusi organisasi pada aktivitas keorganisasian

terletak pada kenyataan bahwa ia membebaskan pelaku-pelaku

organisasi dari situasi ketidakpastian dalam pengambilan

keputusan dan tindakan. Semakin ia membebaskan pelaku

organisasi dari situasi ketidakpastian, semakin bermakna

informasi itu. Informasi merupakan aset yang sangat berharga

dalam produktivitas organisasi setelah berintekrasi dengan

unsur-un3ur lain dalam organisasi sebagai satu kesatuan.

Pengelolaan informasi demikian merupakan tuntutan mutlak

dalam terproduksinya informasi yang dibutuhkan, baik untuk

kelancaran fungsi organisasi pada umumnya maupun untuk

kelancaran pelayanan informasi buat pemakai sesuai dengan

kebutuhannya pada saat tertentu. Pengelolaan perlu

dilakukan secara cermat dalam arti semua unsur yang terlibat

ditata dalam satu hubungan yang serasi. Masalah-masalah yang

menimbulkan kebutuhan akan suatu sistem informasi manajemen

perlu diidentifikasi, dirumuskan secara jelas dan

diantisipasi perkembangannya, sehingga sistem informasi yang

dibangun akan menjadi lebih akomodatif. Sistem informasi

yang demikian diharapkan dapat memenuhi keperluan informasi

suatu organisasi.

Pengelolaan sistem informasi pada Dinas P dan K Kodya

Pekanbaru tak dapat pula dilepaskan dari proposisi di atas.

Demikian pula pengelolaan sistem informasi data personil

Sekolah Dasar. Pengelolaan sistem informasi sebagai 3uatu

proses, proses itu adalah proses yang bersubstansi, dan

substansi itu adalah personil Sekolah Dasar.

Kajian terhadap sistem informasi personil difokuskan

pada upaya untuk membuatpola pengelolaannya yang berhubungan

dengan pembuatan disain/rancangan, organisasi/ prosedur,

tenaga, sarana/prasarana, pendanaan/pembiayaan dan hasil

yang diharapkan.

Pembuatan pola pengelolaan sistem imformasi data

personil SD pada Dinas P dan K Kodya Pekanbaru berdasarakan

studi pendahuluan yang ditujukan langsung kepada upaya

aktual pengadaan unsur-unsur sistem seperti perangkat keras,

perangkat lunak dan perangkat akalnya. Disain/rancangan

memberikan arahan lebih lanjut pada tingkat operasinal tidak

dilakukan secara cermat. Keadaan ini membawa konsekwensi

pada aktualisasi sistem berupa reaksi-reak3i terhadap

kebutuhan yang aktual dan mendesak. 'Output dari tahap

disain konseptual adalah seperangkat dokumen yang

menguraikan Manajemen Imformasi Sistem secara cukup terinci

untuk para teknisi guna memulai kerja mereka dalam di3ain

yang terinci" CMoerdick dkk, 1982 : 260D.

Pola kerja pengelolaan sistem tanpa suatu konsepsi

yang jelas sebagai titik pijak tidak menguntungkan karena

cenderung tidak konprehensif mengakomodasi kebutuhan

informasi data personil secara menyeluruh. la cenderung

mengacu kepada masalah-masalah yang timbul dan bersifat

kuratif. Akibatnya dapat terjadi suatu ketika kebutuhan akan

informasi personil tertentu untuk keperluan manajemen tidak

tersedia, oleh karena masalahnya tidak aktual. Sistem

informasi yang demikian tidak akomodatif dan kurang

antisifatif.

Uraian di atas memperlihatkan bahwa upaya pengelolaan

sistem informasi data personil baik pada tingkat disain/

rancangan maupun pada operasionalnya merupakan jaminan

ketepatan berfungsinya sistem, tidak saja dalam jangka

pendek tapi juga dalam jangka panjang. Artinya produk

pengelolaan itu akan menjadi titik tolak berfungsinya

sistem, dan melalui evaluasi upaya pengelolaan akan terus

berlanjut ke arah yang semakin sempurna.

Pada tingkat makro upaya pengelolaan sistem pendidikan

dasar mendapat perhatian pula. Hal ini terbukti antara lain

dengan adanya PP Nomor 28 Tahun 1990 tentang Pendidikan

Dasar yang merupakan petunjuk operasional dari UU Nomor 2

Tahun 1989. Khususnya tentang pengelolaan pendidikan dasar

pada Bab I pasal (2) dijelaskan bahwa "Pendidikan Dasar

merupakan pendidikan sembilan tahun terdiri dari program

pendidikan enam tahun di Sekolah Dasar dan program tiga

tahun di Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama".

Selanjutnya pada Bab VI pasal (8) khusus tentang

pengelolaan dijelaskan pula bahwa 'Pengelolaan pendidikan

dasar sebagai bagian dari sistem pendidikan nasional

merupakan tanggung jawab Menteri". Namun operasional di

lapangan dan untuk efektivitas pelaksanaan adalah menjadi

tanggung jawab Kepala Sekolah.

Berdasarkan PP Nomor 65 Tahun 1951 yakni tentang,

"penyerahan sebagian dari tugas Pemerintah Pusat di lapangan

pendidikan, pengajaran dan kebudayaan kepada Propinsi",

secara teknis operasional pengelolaan dan pembinaan Sekolah

Dasar di tingkat nasional dan daerah dilaksanakan oleh dua

instansi. Pertama, oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

dengan jajarannya sampai ke Kandep Dikbud Kecamatan dalam

urusan kurikulum dan pengawasan terhadap jalannya

pengajaran. Kedua, oleh Pemerintah Daerah dengan aparatnya

Dinas P dan K untuk menangani urusan personil, keuangan dan

sarana prasarana. Sedangkan di tingkat mikro atau institusi

keseluruhan tugas teknis administratif dan edukatif dimaksud

sepenuhnya menjadi tanggung jawab kepala sekolah.

Adanya pelimpahan tugas dan wewenang yang diserahkan

di bidang pendidikan ini oleh Pemerintah Daerah merupakan

wewenang pangkal dalam melaksanakan tugas perbantuan dan

otonomi. Tugas yang diserahkan ini, seperti pembinaan

personil, mengelola dan mengatur kesejahteraan personil,

membangun sarana dan prasarana fisik, menyediakan buku dan

alat pelajaran, tidak terlepas dari kebijakan nasional dan

merupakan suatu kesatuan dengan tugas kurikulum dan

pengajaran. Otonomi di bidang pengelolaan Sekolah Dasar,

akan memperluas peran dan tanggung jawab Pemerintah Daerah

dalam usaha bersama dengan Departemen Pendidikan dan

6

Kebudayaan meningkatkan kualitas pendidikan.

Dilihat dari fungsi Dinas P dan K Dati II, maka beban

tugas yang harus dilaksanakan meliputi : . 1) menyediakan

informasi yang diperlukan untuk Bupati Kepala Daerah dalam

penyelenggaraan Sekolah Dasar; 2) menyediakan informasi

untuk Dinas P dan K Propinsi dan Instansi lainnya yang ada

kaitannya dengan penyelenggaraan Sekolah Dasar; 3)

menyiapkan berbagai data dan informasi yang berhubungan

dengan bidang personil, keuanngan, dan perlengkapan Sekolah

Dasar; 4) menerbitkan surat pemberitahuan kenaikan gaji

berkala untuk semua personil; 5) membuat usul mutasi

personil; 6) menyiapkan rencana alokasi sarana pendidikan;

7) menyiapkan rencana alokasi pembiayaan pendidikan; 8)

memberikan pelayanan administrasi bagi semua personil

Sekolah Dasar.

Dinas P dan K Dati II secara struktural bertanggung

jawab kepada Bupati Kepala Daerah, secara fungsional

bertanggung jawab kepada Dinas P da K Dati I. Dinas P dan K

Dati II mempunyai hubungan secara vertikal keatas, dengan

Bupati Kepala Daerah, Dinas P dan K Dati I, dan Kanwil Dep.

Dikbud Propinsi, serta instansi terkait. Ke bawah dengan

Kantor Departemen P dan K Kecamatan, dan Sekolah Dasar.

Secara harizontal dengan Kantor E>ep. Dikbud Kabupaten.

Kantor Departemen Agama, dan instansi terkait lainnya.

Hubungan secara vertikal, dan horizontal ini mempunyai

konsekwensi terhadap jaringan informasi manajemen. Luasnya

jaringan komunikasi dari informasi ini merupakan persoalan

tersendiri bagi Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru yang

memerlukan pengelolaan secara sistematis, efektif, dan

efisien. Persoalan yang dihadapi ialah bagaimana mengelola

sistem informasi data personil SD agar memberikan data dan

informasi secara akurat, cepat, dan tepat waktu sesuai

dengan kebutuhan.

Seksi Tenaga Guru dan Tanaga Teknis (TGTT) merupakan

sub-seksi dari sistem organisasi Dinas P dan K Dati II.

Seksi ini terdiri dari sub-seksi Pimpinan dan Jaga SD,

sub-seksi Guru SD, dan sub-seksi Tenaga Pendidikan Luar

Sekolah. Tugas seksi TGTT adalah ; 1) merencanakan

kebutuhan, pengadaan, dan pengangkatan pegawai; 2) Hak dan

kewajiban PNS seperti kenaikan gaji, usul kenaikan pangkat,

usul cuti, permintaan berhenti dari calon PNS/PNS,

permintaan pensiun, permintaan pembayaran pensiun pertama,

permintaan pensiun janda/duda pertama, permintaan pensiun

janda/duda bagi anak-anak, permintaan pensiun janda/duda

bagi anak-anak yang diajukan wali, pengaduan permohonan

pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran pensiun, pengaduan

pensiun janda/duda; 3) mengolah data seperti daftar riwayat

hidup/perkerjaan, buku catatan penilaian PNS, DP3 PNS, DUK

PNS, daftar susunan keluarga, daftar hadir/tidak hadir

8

pegawai/guru, daftar rangkuman tidak hadir pegawai/guru,

daftar rangkuman tidak hadir pegawai/guru per-triwulan, data

kepegawaian, dan kartu pribadi pegawai/guru.

Dinas P dan K Dati II Kodya Pekanbaru akan dijadikan

objek pembahasan dalam pengelolaan sistem informasi data

personil SD. Hal ini didasarkan atas beberapa alasan,

sebagai berikut :

a. Penulis adalah salah seorang staf yang bertugas

pada instansi Dinas P dan K.

b. Pengelolaan sistem informasi personil SD pada

Dinas P dan K Kodya Pekanbaru masih menggunakan

cara manual.

c. Berdasarkan pengalaman, banyak masalah yang

dihadapi sering tidak dapat diselesaikan tepat

pada waktunya, sehingga sulit untuk membuat

keputusan yang tepat waktu.

d. Sistem file personil SD yang ditata secara manual

yang banyaknya 2.942 buah, memerlukan sarana dan

tempat penyimpanan file yang cukup banyak, serta

sukar memperoleh file personil sacara cepat.

B. Masalah

Proses pengelolaan sistem informasi personil SD

mengandung arti bahwa informasi yang ingin diperoleh dari

langkah-langkah pengelolaan itu adalah informasi yang

berhubungan dengan personil.

9

Pengelolaan sistem informasi personil pada dasarnya

mengandung dua aspek. Pertama, aspek proses yang mengacu

kepada rangkaian kegiatan yang dilakukan dan kedua, aspek

isi atau substansi yaitu apa yang menjadi materi

pengelolaan. Dalam kenyataan kedua aspek ini menyatu. Adalah

mustahil suatu proses tanpa isi dan sebaliknya, suatu

substansi tanpa dikenai suatu proses atau kegiatan. Maka

pengelolaan sistem informasi data personil mengandung misi

membuat personil SD dapat berfungsi dalam konteks

organisasi. Semakin jelas dan konprehensip pengelolaan

sistem informasi data personil, semakin menjadikan personil

dapat berfungsi lebih baik dan bermakna untuk organisasi.

Perspektif fisik dalam kajian sistem informasi data

personil ini mengacu kepada tiga unsur pokok yaitu perangkat

akal, perangkat keras, dan perangkat lunak. Masing-masing

unsur diarahkan untuk siap berfungsi mendukung terproduk3i-

nya informasi yang berhubungan dengan personil SD.

Apabila dilihat dari jumlah personil Sekolah Dasar di

Kodya Pekanbaru telah mencapai 2.942 orang, sedangkan tenaga

pegawai yang mengelola data personil SD h'anya empat orang,

atau rasio pengelola : personil SD = 4 : 2.942. Jumlah

personil SD akan terus bertambah setiap tahun seauai dengan

pengangkatan pegawai/guru baru.

Berdasarkan pengamatan sementara tentang pengelolaan

sistem informasi data personil SD pada Dinas P dan K Kodya

10

Pekanbaru terdapat beberapa kendala antara lain:

- Bertambahnya beban tugas pengelola sehubungan

dengan dilaksanakannya sistem angka kredit bagi

guru Sekolah Dasar sejak tahun 1990.

- Proses penyelesaian kenaikan gaji berkala, kenaikan

pangkat, pemindahan, dan mutasi personil SD

lainnya, sering mengalami kelambatan.

- Bertambahnya jumlah personil SD, maka jumlah berkas

akan bertambah pula, sedangkan fasilitas ruang

tidak berubah dan bertambah.

Penyebab dari permasalahan ini antara lain :

- Lambatnya data yang diperoleh dari SD, karena

sistem yang ada kurang menunjang arus informasi

secara cepat dan tepat waktu.

- Belum tersedianya secara lengkap file atau berkas

data personil SD di tingkat Kota Madya tentang

administrasi personil.

- Tidak seimbangnya antara tenaga pengelola dengan

jumlah personil SD yang akan dikelola.

Adapun alternatif-alternatif pemecahan untuk mengatasi

kendala yang ditemui di atas antara lain :

- Perlu adanya perangkat akal, perangkat keras,

perngkat lunak serta sarana/prasarana penunjang

dalam usaha mempercepat proses administrasi perso

nil SD sesuai dengan kebutuhan.

11

- Perlu dirancang pengelolaan sistem informasi data

personil SD secara bertahap untuk peningkatan

pelayanan bagi mereka.

- Perlu dibuat rancangan sistem informasi data

personil SD sebagai pengembangan sistem yang sudah

ada pada Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru.

1. Masalah Pokok.

Sebagai pedoman dalam memecahkan masalah penelitian

dirumuskan masalah pokok sebagai berikut: Bagaimana pola

pengelolaan sistem informasi data personil SD untuk

meningkatkan efektivitas hasil pengambilan keputusan oleh

Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru ?

2. Pertanyaan Penelitian.

Rumusan masalah pokok di atas dijabarkan ke dalam

sejumlah pertanyaan penelitian yang mengacu kepada pola

kegiatan aktual pengelolaan sistem informasi data personil

SD sebagai berikut :

a. Kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan dalam

pembuatan disain/rancangan, pembentukan organisasi/

prosedur, pengadaan tenaga, sarana/prasarana, dan

penyediaan dana/biaya untuk meningkatkan

efektivitas pengelolaan sistem informasi data

personil SD ?

b. Apa Kriteria yang diharapkan dari hasil pengelolaan

sistem informasi data personil SD ?

C. Tujuan Dan Kriteria Keberhasilan Penelitian

Tujuan penelitian ini dapat dirumuskan sebagai

berikut:

1. Tujuan umum

Menata pola kerja sistem informasi data personil SD

pada Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru guna meningkatkan

efektivitas pengelolaan dan pelayanan informasi.

2. Tujuan khusus

a. Mendeskripsikan dan menganalisis langkah-langkah

yang dilakukan dalam pembuatan disain/rancangan,

pembentukan organisasi/prosedur, pengadaan tenaga,

sarana/prasarana, dan penyediaan dana/biaya

b. Membuat pola kerja pengelolaan sistem informasi

yang menggunakan data base untuk meningkatkan

efektivitas pengelolaan dan dapat di ukur dengan

kriteria keberhasilan sitem, yaitu lengkap, akurat,

cepatdan tepat waktu, terbuka untuk pengembangan,

dan bermanfaat.

Kriteria keberhasilan pengelolaan sistem informasi

data personil SD adalah sebagai berikut :

a. Lengkap, data personil pada Dinas P dan K Kodya Dati II

Pekanbaru berasal dari sekolah, data tersebut

dihimpun dari format-format isian yang telah

dibakukan, dan berisikan data mengenai personil

Sekolah Dasar.

b. Akurat, data yang ada pada file personil merupakan data

mutahir. Data tersebut diperoleh dari laporan

bulanan setiap sekolah.

c. Cepat dan Tepat Waktu. data yang tersedia dapat

diinformasikan dengan cepat dan tepat waktu

sesuai dengan pola pengelolaan untuk menunjang

pengambilan keputusan.

d. Terbuka Untuk Pengembangan, pengelolaan sistem informasi

terbuka untuk pengembangan sesuai dengan

kemajuan sistem informasi itu sendiri.

e. Bermanfaat, informasi yang dihasilkan dapat melayani

kebutuhan personil, hal ini dapat dilihat dari

kepuasan terhadap produk informasi itu sendiri.

D. Kegunaan Penelitian

Kegunaan hasil penelitian dapat dilihat dari dua segi

yaitu teoritis dan praktis.

1. Kegunaan Teoritis

Pengembangan sistem informasi yang dilakukan pada

lembaga apapun sesungguhnya merupakan aplikaai teori.

14

Artinya pengembangan sistem informasi ini telah

disistematisasikan menjadi suatu pengetahuan ilmiah untuk

selanjutnya diaplikasikan untuk kepentingan praktis tertentu.

Hal ini berarti bahwa kajian pentingnya penelitian secara

teoritis bermula dari identifikasi teori pengembangan sistem

informasi sebagai titik tolak dan selanjutnya digunakan

sebagai "tongkat pemukul" terhadap praktek pengembangan

sistem informasi pada Dinas P dan K Kodya Pekanbaru. Sistem

informasi yang ditata atas dasar teori tertentu, dimana teori

tersebut dibangun atas studi yang sistematis, tidak selalu

cocok diaplikasikan pada ruang dan waktu tertentu,

artinyakeberlakuan teori adalah relatif. Bila dimungkinkan

adanya modifikasi tertentu dapat mengarah pada pembentukan

atau perbaikan teori sebelumnya, maka adalah penting upaya

untuk mengetahui sejauh mana keberlakuan teori tersebut dalam

praktek. Asumsinya adalah bahwa status aplikasi teori itu

bergerak antara dua ujung ekstrim. Ujung ekatrim yang pertama

adalah penerapan teori dalam arti semurni-murninya. Ujung

ekstrim yang kedua adalah pengembangan aiatem informasi itu

tidak mengikuti sama sekali teori. Walaupun hal ini sulit

ditemu- kan dalam praktek tetapi sebagai kemungkinan t-etap

ada.

2. Kegunaan Praktis

Jika tinjauan yang pertama dari identifikasi teori

15

sebagai pijakan, maka pada tinjauan operasional ini kajian

berawal dari praktek itu sendiri. Disini terlihat bahwa

kedua sudut pandangan ini adalah suatu kontinum. Ketika

tinjauan pertama berhenti tinjauan kedua mulai. la berusaha

mencermati praktek itu, melihat kelemahan-kelemahan yang

mungkin ada atau kelebihan yang ada untuk selanjutnya

memberi umpan balik dimaksudkan sebagai upaya penyempurnaan

atau penguat terhadap praktek yang ada. Umpan balik ini

hanya mungkin diberikan apabila ada pemuasaan teori yang

baik tentang pengembangan sistem informasi.

Disamping pertimbangan praktis operasional dalam

rangka umpan balik, kegunaan penelitian ini dapat juga

dilihat dari alasan-alasan sebagai berikut :

1) Pengembangan sistem informasi adalah suatu bidang kajian

yang relatif baru dengan perkembangan perangkat keras dan

perangkat lunak yang begitu cepat menarik untuk dikaji.

Keterkaitan ini didukung oleh kenyataan bahawa informasi

saat ini merupakan sumber daya yang pemilikannya akan

memberikan peluang-peluang yang lebih menguntungkan baik

untuk organisasi maupun individu. Pemilikan informasi ini

akan lebih dimungkinkan oleh pengenalan, penguasaan dan

pemanfaatan teknologi informasi secara memadai. Hal ini

merupakan tantangan yang perlu dihadapi dengan ke-

sungguhan.

2) Pengembangan sistem informasi terutama yang berhubungan

16

E. Bagan/Kerangka Berpikir

Bila digambarkan keterkaitan antara permasalahan,

teori, aspek yang diteliti, hasil yang diharapkan dan kegunaan

hasil pengelolaan sistem informasi data personil SD, maka

dapat digambarkan dalam bentuk bagan sebagai berikut:

Teori: Langkah Pengelolaan

Masalah

a.

b.

d.

Pengelolaan Sistem Informasi

Data Personil SD

Mmbuat Desain/Rancangan

ttnbentuk Org./ProsedurMngadakan Tenaga, Sara-na/Prasarana.

Mnyediakan Dana/Biaya

Aspek yang diteliti

Perencanaan kebutuhan

pengadaan dan pengangkatan Peg./Guru

Pelayanan Hak danKewajiban Peg./GuruPengolahan Data Peg./Guru.

Gambar 1.

Hasil yangDiharapkan

a. Lengkap,b. Akurat,

c. Cepat,d. Tepat waktue. Terbuka utk

pengembangan,

f. Bermanfaat.

Bagan Keterkaitan antara Permasalahan, Teori,Aspek yang Diteliti, Hasil yang Diharapkan

dan Kegunaan Hasil Pengelolaan Sistem

17

Mutasi

Promosi

Demografi