KERANGKA ACUAN KERJA (TERMS OF REFERENCE)INFORMATION TECHNOLOGY AUDIT & MASTER PLAN

DEVELOPMENTUNIVERSITAS BUDI LUHUR JAKARTA

Pendahuluan Secara prinsip, kerangka induk yang kerap dinamakan sebagai Information Technology Master Plan (ITMP) adalah merupakan dokumen turunan dari corporate business plan (rencana bisnis korporat). Di dalam dokumen rencana bisnis korporat tersebut disebutkan secara eksplisit fungsi atau peranan strategis dari sistem informasi dalam kerangka bisnis organisasi.

Dokumen formal ini secara resmi disahkan oleh pimpinan organisasi sebagai panduan atau bahan acuan dalam berbagai usaha organisasi untuk merencanakan dan mengembangkan sistem informasinya untuk jangka waktu tertentu. Seperti halnya tipe perencanaan lain, esensi dari ITMP adalah sebagai berikut:

o Berdasarkan visi dan misi yang ingin dicapai, organisasi dapat membayangkan situasi seperti apa yang diinginkan di kemudian hari (TO-BE Environment);

o Kemudian organisasi mencoba untuk mengkaji status yang dimilikinya saat ini (AS-IS Environment); sehingga

o Dengan demikian dibuatlah sebuah ”perencanaan” untuk dapat ”menutup” gap yang terjadi antara kedaaan sekarang dengan yang diinginkan di kemudian hari.

Tujuan Pengembangan Information Technology Master Plan Tujuan pengembangan ITMP adalah untuk menghindarkan organisasi dari adanya kemungkinan-kemungkinan pengembangan teknologi informasi sebagai berikut:

o Pengembangan sistem informasi yang tidak sejalan dengan strategi bisnis organisasi;

o Pembangunan sistem informasi yang tidak terpola (sporadis) sehingga tidak terjadi keterpaduan antara sub-sistem yang ada (tidak terintegrasi, tidak holistik, dan tidak koheren);

o Implementasi sistem informasi yang tidak mendatangkan manfaat (benefit) seperti yang diharapkan oleh para stakeholder terkait (mereka yang berkepentingan);

o Alokasi dana investasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan seharusnya, baik yang sifatnya kurang dari kebutuhan (under investment) maupun yang ber-lebihan (over investment);

o Penerapan berbagai modul sistem informasi (sub-sistem) yang tidak memperhatikan asas-asas seperti prioritas dan kritikalitas; dan

o Kualitas sistem informasi yang relatif rendah dipandang dari berbagai standar yang ada.

Pengukuran Kinerja Organisasi Teknologi Informasi Pengukuran kinerja dilakukan dengan menggunakan standar COBIT pada awal pembuatan master plan yang sekaligus digunakan untuk memotret kondisi aktual saat ini. Kondisi aktual akan dilihat berdasarkan skala kematangan dengan mengggunakan 34 proses pada empat domain COBIT. Untuk dapat terus-menerus meningkatkan kemampuan kinerja organisasi teknologi informasi, maka di dalam master plan juga terlihat rekomendasi untuk melakukan audit kinerja teknologi informasi secara periodik.

34 proses yang dimaksud terkmaktub di dalam domain perencanaan dan organisasi, pengadaan dan implementasi, dukungan dan layanan serta pengawasan. Metodologi yang digunakan untuk melakukan audit adalah sebagai berikut:

o Assessment dilakukan terhadap berbagai sumberdaya TI seperti manusia, sistem aplikasi, teknologi, fasilitas dan data.

o Material assessment, termasuk dalam hal ini adalah daftar pertanyaan berdasarkan standar dan struktur Cobit. Materi assessment terdiri atas 4 domain: Planning & Organization (PO), Acquisition & Implementation (AI), Delivery & Support (DS) dan Monitoring (M).

o Audit akan didasarkan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Berdasarkan fakta-fakta yang ditemukan, tim konsultan melakukan analisa tingkat efektivitas dan efisiensi dari manajemen teknologi informasi.

Sementara obyek teknologi informasi yang akan diaudit adalah sebagai berikut:

o Effectiveness – informasi yang dihasilkan haruslah relevan dan dapat memenuhi kebutuhan dari setiap proses bisnis terkait dan tersedia secara tepat waktu, akurat, konsisten, dan dapat dengan mudah diakses;

o Efficiency – informasi dapat diperoleh dan disediakan melalui cara yang ekonomis, terutama terkait dengan konsumsi sumber daya yang dialokasikan;

o Confidentiality – informasi rahasia dan yang bersifat sensitif harus dapat dilindungi atau dijamin keamanannya, terutama dari pihak-pihak yang tidak berhak mengetahuinya;

o Integrity – informasi yang dihasilkan haruslah lengkap, akurat, valid,dan memiliki nilai bisnis sesuai dengan harapan yang membutuhkannya;

o Availability – informasi haruslah tersedia bilamana dibutuhkan dengan kinerja waktu dan kapabilitas yang diharapkan;

o Compliance – informasi yang dimiliki harus dapat dipertanggung-jawabkan kebenarannya dan mengacu kepada hukum maupun regulasi yang berlaku, termasuk di dalamnya mengikuti standar nasional atau internasional yang ada; dan

o Reliability – informasi yang dihasilkan haruslah berasal dari sumber yang dapat dipercaya sehingga tidak menyesatkan para pengambil keputusan yang menggunakan informasi tersebut.

Keseluruhan informasi tersebut dihasilkan oleh sebuah sistem informasi (dan teknologi informasi) yang dimiliki organisasi, dimana di dalamnya teradapat sejumlah komponen sumber daya penting, yaitu:

o Data – yang merupakan “bahan mentah” dari setiap informasi yang dihasilkan, dimana di dalamnya terkandung fakta dari aktivitas transaksi dan interaksi sehari-hari masing-masing proses bisnis yang ada di organisasi;

o Aplikasi – yang merupakan sekumpulan program untuk mengolah dan menampilkan data maupun informasi yang dimiliki oleh organisasi;

o Teknologi – yang terdiri dari sejumlah perangkat keras dan infrastruktur teknologi informasi sebagai teknologi pendukung untuk menjalankan portofolio aplikasi yang ada;

o Fasilitas – yang berupa sarana fisik seperti ruangan dan gedung dimana keseluruhan perangkat sistem dan teknologi informasi ditempatkan; dan

o Manusia – yang merupakan pemakai dan pengelola dari sistem informasi yang dimiliki.

Anatomi Master Plan Pada umumnya sebuah master plan sistem informasi korporat dikembangkan dengan menggunakan lima anatomi berikut sebagai kerangka dasar pengembangan sistem informasi.

Anatomi 1 : Merupakan kerangka aplikasi yang memiliki fungsi sebagai teknologi untuk melakukan transaksi bisnis dan transaksi lainnya sesuai dengan proses bisnis organisasi. Anatomi 2 : Merupakan kerangka database yang memiliki fungsi sebagai penyimpan data dan informasi berharga lainnya sebagai teknologi untuk dasar kegiatan pengambilan keputusan. Anatomi 3 : Merupakan kerangka hardware, network dan communication yang digunakan sebagai teknologi dan alat bantu jaringan kerja dan komunikasi. Anatomi 4 : Merupakan kerangka struktur organisasi dan manusia yang berperan dalam mengadakan, mengimplementasikan, menjalankan dan merawat sistem yang ada sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Anatomi 5 : Merupakan kerangka governance yang digunakan sebagai pendukung dan layanan yang sekaligus merupakan tolak ukur keberhasilan implementasi sistem informasi di dalam organisasi.

Langkah-Langkah Pengembangan Information Technology Master Plan Pengembangan Information Technology Master Plan Universitas Budi Luhur dilakukan dengan menggunakan lima langkah berdasarkan kerangka berikut ini:

Langkah 1. Pengkajian Visi, Misi, Strategi dan Obyektif Universitas Budi LuhurFase awal pengembangan pada Bab 1 adalah dengan melakukan pengkajian atas visi, misi, strategi dan obyektif bisnis dari universitas Budi Luhur. Inti dari bagian ini adalah membangun landasan atau jembatan penghubung antara visi dan misi yang dicanangkan organisasi dengan peranan strategis sistem informasi yang ingin dibangun.

Langkah 2. Pengkajian Kebutuhan Sistem Informasi Merupakan bagian yang mendefinisikan spesifikasi teknis dari berbagai komponen sistem informasi berdasarkan kebutuhan yang telah didefinisikan sebelumnya. Karena komponen utama dari sebuah sistem informasi adalah teknologi informasi – disamping proses dan sumber daya manusia – maka mayoritas dari bagian ini akan membahas berbagai komponen teknologi informasi yang dibutuhkan. Untuk organisasi yang telah memiliki sejumlah komponen teknologi informasi seperti aplikasi, database, perangkat keras, dan jaringan, perlu dikaji seberapa jauh keberadaannya telah memenuhi kebutuhan organisasi.

Langkah 3. Pengkajian Spesifikasi Teknologi InformasiMerupakan bagian yang menjelaskan bagaimana mekanisme organisasi dalam usahanya untuk mengelola seluruh sumber daya terkait dengan pengembangan sistem informasi yang ada, terutama yang berhubungan dengan proses perencanaan, pembangunan, penerapan, dan pengawasan. Aspek ini sangat terkait dengan keberadaan sebuah struktur tim implementasi yang akan bertanggung jawab untuk menyusun strategi yang tepat agar pemenuhan kebutuhan organisasi terhadap sistem informasi yang ada dapat secara efektif terpenuhi.

Langkah 4. Pengkajian Manajemen Sistem InformasiMerupakan bagian yang menjelaskan bagaimana mekanisme organisasi dalam usahanya untuk mengelola seluruh sumber daya terkait dengan pengembangan sistem informasi yang ada, terutama yang berhubungan dengan proses perencanaan, pembangunan, penerapan, dan pengawasan. Aspek ini sangat terkait dengan keberadaan sebuah struktur tim implementasi yang akan bertanggung jawab untuk menyusun strategi yang tepat agar pemenuhan kebutuhan organisasi terhadap sistem informasi yang ada dapat secara efektif terpenuhi.

Langkah 5. Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi Merupakan bagian yang memperlihatkan seluruh portfolio proyek sistem informasi beserta rencana pembangunannya berdasarkan tata kala waktu yang ada (jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang). Bagian ini dikatakan lengkap jika dikembangkan dengan menggunakan standar baku manajemen proyek seperti misalnya berpedoman pada standar PMBOK (Project Management Body of Knowledge) yang menekankan pentingnya diperhatikan 9 (sembilan) buah aspek proyek atau knowledge areas yaitu masingmasing: ruang lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumber daya manusia, material, komunikasi, resiko, dan integrasi.

Metode Kajian Organization Strategic Planning Assessment & AnalysisLangkah pertama untuk melakukan kajian adalah dengan memetakan visi, misi, obyektif dan strategi Universita Budi Luhur. Pengkajian ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana peran sistem informasi nantinya di masa yang yang akan datang. Proses kajian dilakukan dengan menggunakan kerangka sebagai berikut:

Berdasarkan gambar di atas, maka proses kajian dilakukan dengan melihat visi, misi dan manfaat dari keberadaan teknologi informasi. Langkah kedua adalah dengan menentukan obyektif berdasarkan kajian sebelumnya. Penentuan obyektif dilakukan bersamaan dengan menentukan faktor-faktor yang menjadi kunci sukses dan performa yang akan dilakukan. Kedua kunci tersebut kemudian diterjemahkan berdasarkan kajian atas strategi bisnis dan juga strategi TI dengan bentuk proses bisnis dan prosedur taktis dilapangan sampai dengan aktivitas operasional sehari-hari. Organization Bisnis Process Mapping

Langkah kedua adalah dengan melakukan pemetaan proses bisnis organisasi ke dalam dua bentuk aktivitas untuk mendukung visi dan misi yang telah ditentukan sebelumnya. Bentuk aktivitas yang dimaksud adalah aktivitas utama sebagai core activity dan aktivitas pendukung sebagai support activity. Required Data and Information Characteristics/Properties Mapping

Langkah berikutnya adalah dengan memetakan karakteristik data dan informasi yang dibutuhkan oleh setiap stakeholder yang terlibat di dalam sistem informasi. Pemetaan dilakukan berdasarkan karakteritik sumber informasi, frekuensi penggunaan, skala waktu, jangkauan waktu, batasan dan tingkat keputusan yang diambil. Pemetaan dilakukan berdasarkan karakteristik tugas dan tanggung jawab dari setiap stakeholder yang terlibat. IT Related Activities Value Proposition and Capability Analysis

Langkah selanjutnya adalah melakukan penjabaran atas setiap aktivitas yang telah ditentukan kerangka value chain sebelumnya. Penjabaran dilakukan berdasarkan nilai dari tiap aktivitas dan dukungan seperti apa yang harus dilakukan agar aktivitas tersebut dapat berhasil dilakukan. Strategic Priorities AnalysisSetelah dapat ditentukan nilai dari setiap aktivitas yang adalah, maka dilakukan analisis terhadap skala prioritas aktivitas tersebut. Penentuan skala prioritas dilakukan dengan menggunakan satuan ukuran berdasarkan tingkat kritikalitas aktivitas dan implikasinya terhadap proses bisnis. Berbagai variabel lainnya bisa disertakan misal berdasarkan waktu, biaya, potensi pendapatan dan peluang.

IT System-Business Process Analysis and MappingSetelah dapat ditentukan berbagai aktivitas pada organisasi bersangkutan, maka dilakukan pemetaan ke dalam sistem teknologi informasi. Sampai pada bagian ini sudah ditentukan sistem seperti apa saja yang dibutuhkan untuk mendukung aktivitas yang ada.

IT Conceptual Architecture Framework Development Setelah dapat menentukan sistem apa saja yang mendukung berbagai aktivitas yang ada, maka dikembangkan sebuah kerangka arsitektur teknologi informasi. Dikarenakan sistem yang ada dapat dikategorikan sebagai kelas enterprise, maka digunakan karangka Zahman untuk dapat menentukan arsitektur informasi yang akan dihasilkan.

Application and Database Modules And Standard SpecificationDari kerangkat Zachman kemudian dapat dilakukan pemetaan berbagai aplikasi dan modul database yang dibutuhkan. Pemetaan biasanya juga sudah dapat menentukan peta aplikasi besar dengan dukungan database.

IT Hardware, Network, and Infrastructure Standard SpecificationDari kerangka Zachman ini kemudian dapat ditentukan berbagai perangkat spesifik yang digunakan untuk mendukung sistem informasi yang ada. IT Quality Assurance DeterminationPenentuan jaminan kualitas digunakan untuk memudahkan dilakukan pengukuran terhadap kualitas sistem yang akan dikembangkan. Penentuan ini berguna agar dikemudian hari dapat dipakai sebagai ukuran untuk dapat menentukan apakah pengembangan sistem informasi berhasil memenuhi harapan yang ingin dicapai atau tidak.

Taks Force Appointment and Responsibilities Determination

Sampai pada bagian ini juga ditentukan staf pendukung yang dibutuhkan terhadap pengembangan sistem yang menyeluruh. Penentuan staf pendukung dilakukan berdasarkan analisis aktivitas, lingkup pekerjaan yang dibutuhkan dan analisa yang dilakukan sebelumnya. Penentuan staf pendukung dibentuk berdasarkan struktur organisasi yang ada.

Projects Portfolio Mapping and Schedule DevelopmentSetelah dapat ditentukan staf pendukung dari seluruh aktivitas yang ada, maka dibuat pemetaan pengembangan proyek sistem informasi dengan menggunakan model penjadwalan. Penjadwalan terhadap setiap portfolio dilakukan dengan menggunakan rangkaian analisis sebelumnya terhadap berbagai variabel ukuran dan tingkat kritikalitasnya.

Hasil-hasil Pekerjaan Berdasarkan langkah-langkah pekerjaan diatas, maka akan diperoleh laporan dokumen Information Technology Master Plan (ITMP) yang berisikan obyektif sebagai berikut:

o Kebutuhan Sistem Informasi (Obyektif Stakeholder, Proses, Informasi, Struktur Organisasi, dan Teknologi Informasi)

o Suplai Teknologi Informasi (Obyektif User, Program&Aplikasi, Struktur Basis Data, Jaringan dan Sistem Informasi, dan Perangkat Keras dan Peralatan Lainnya).

o Strategi Manajemen Sistem Informasi (Obyektif Manajemen User, Manajemen Aplikasi Terpadu, Sistem Manajemen Basis Data, Manajemen Jaringan dan Manajemen Perangkat Keras).

o Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi (Obyektif integrasi, biaya, komunikasi, ruang lingkup kerja, kualitas, resiko, waktu, SDM dan pengadaan) dan jadwal pengembangan keseluruhan pengembangan sistem informasi yang dibagi atas pengembangan berdasarkan tata kala waktu (bulanan, satu tahunan dan lima tahunan).